projetos na prática
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Esta cartilha faz parte do material didático da XXIII Oficina de Planejamento e Projetos da disciplina “Teoria Geral da Administração” do curso de pós graduação “Gestão da Comunicação nas Organizações”, realizado pelo CEUB, em Brasília, DF, nos dias 12, 13, 26 e 27 de setembro de 2014. Professora Bia SimonassiTRANSCRIPT
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GESTão de projetos
M A N U A L B Á S I C O P A R A G E R E N C I A R P R O J E T O S
NA PRÁTICA
Bia Simonassi 2014
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Esta car(lha faz parte do material didá(co da XXIII Oficina de Planejamento e Projetos
da disciplina “Teoria Geral da Administração” do curso de pós graduação
“Gestão da Comunicação nas Organizações”, realizado pelo CEUB, em Brasília, DF,
nos dias 12, 13, 26 e 27 de setembro de 2014. Professora Bia Simonassi
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CONTEÚDO DESTA CARTILHA 1. Ciclo de Vida dos Projetos 2. Ciclo PDCA e Deming 3. Planejamento de Projetos 4. Sinopse de Projeto 5. Miopia de Obje(vo 6. Relação entre Obje(vo, Produtos e Metas 7. Desenvolvimento de Projetos 8. Plano de Ação e Método 5W2H 9. Acompanhamento Físico de Projetos 10. Situação (status) de Projeto e Gráfico de Ganc 11. Ação Preven(va e Ação Corre(va 12. Encerramento de Projeto
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OBJETIVO DA DISCIPLINA
Construir um esquema mental para entender a realidade e a aplicabilidade da Administração e da Gestão de Projetos.
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METODOLOGIA
TEORIA ILUSTRADA
EXERCÍCIOS ATIVIDADES DE FIXAÇÃO
TRABALHO FINAL
LEITURA HORIZONTAL
LEITURA VERTICAL
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AGENDA DA DISCIPLINA
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BIBLIOGRAFIA BÁSICA
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BIBLIOGRAFIA COMPLEMENTAR
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Todo projeto nasce, produz resultados previstos e termina, na data marcada.
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Cada fase tem suas próprias caracterís(cas e problemas opicos.
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As fases do projeto formam um ciclo conhecido como PDCA (Deming).
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PDCA é a sigla para planejar, desenvolver, controlar e agir.
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O PDCA forma uma espiral posi(va, de baixo para cima, ao se completar.
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Esta espiral é uma mola com um força traduzida pela Lei de Hooke.
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É esta força orgânica que sustenta a melhoria prome(da no ciclo PDCA.
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É este mecanismo que produz a mudança prome(da pelos projetos.
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Quando o ciclo PDCA completa um giro, a curva de desempenho sobe.
PDCA
PDCA
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A fase de planejamento do projeto termina com a aprovação da sinopse.
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A sinopse (project chart) é a cer(dão de nascimento do projeto.
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Uma vez aprovada, vira referencial e não pode mais ser alterada.
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A sinopse deve ser aprovada, antes da execução do projeto.
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É sua aprovação que dá o sinal verde para o desenvolvimento do projeto.
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Mas atenção! Depois de aprovada, a sinopse não pode mais ser alterada.
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O item mais importante da sinopse é o obje(vo do projeto.
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O obje(vo é O QUE o projeto pretende fazer, dito de maneira direta.
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É fundamental enxergar direito o que vai ser feito, antes de começar a fazer.
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Se o obje(vo não for claro e direto, o projeto pode sofrer de miopia.
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Obje(vo míope é indicador de falta de foco e insucesso do projeto.
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Se o obje(vo for mal definido, todo o planejamento fica comprome(do.
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Obje(vo do projeto Apollo: “levar o Homem à Lua”.
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Era uma vez duas tribos que queriam conquistar o espaço sideral...
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Uma delas inventou uma super caneta para ser usada pelos astronautas.
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A outra manteve o foco e saiu na frente da conquista espacial.
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Para a(ngir um obje(vo, portanto, é preciso manter o foco do projeto.
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Se houver desvios, o projeto não gera os resultados (produtos) esperados.
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Obje(vo mal definido é meio caminho para o fracasso do projeto.
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Portanto, o obje(vo SEMPRE começa com um verbo que indica ação:
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Criar, lançar, mudar, aperfeiçoar, melhorar, alcançar, descobrir...
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Todo obje(vo alcançado produz resultados tangíveis e quan(ficáveis.
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Produto é o resultado do esforço do projeto.
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É algo mensurável que comprova que aquele obje(vo foi a(ngido.
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Para cada produto prome(do, defina, pelo menos, uma meta.
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Metas são passos intermediários para se chegar ao des(no final (obje(vo).
ABASTECER EM CRISTALINA, às 10h
ALMOÇAR EM 3 MARIAS, às 13h
JANTAR EM BH, às 20h
ABASTECER EM BARBACENA, às 2h
CHEGAR AO RJ, às 12h DO DIA SEGUINTE
SAIR DE BSB, às 4h
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O cumprimento das metas dá uma sensação de aproximação do obje(vo.
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Atenção para os pontos crí(cos do planejamento de projetos.
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EXERCÍCIO EM GRUPO
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MODO DE USAR: 1. Forme grupos de até 4 pessoas. Anote os
nomes dos par(cipantes. 2. Verifique os obje(vos de projetos
propostos a seguir. 3. Defina produtos ou resultados tangíveis que
comprovem que o obje(vo foi a(ngido. 4. Para cada produto, defina, pelo menos,
uma meta. 5. Entregue as respostas do grupo para a
professora, dentro do prazo acordado. 6. Vale 10 pontos.
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Lançar o site da organização
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Lançar o site da organização
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Lançar um novo produto
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Lançar um novo produto
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Apresentar o TCC da pós
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Apresentar o TCC da pós
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Concluído o planejamento do projeto, começa seu desenvolvimento.
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Executar o projeto significa cumprir as metas, dentro dos prazos.
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Você também pode detalhar as metas em um plano de ação 5W2H.
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5W2H é a sigla para what, why, who, where, how e how much.
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Com a execução, começam também o Controle e a Ação do ciclo PDCA.
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Controlar significa medir e comparar com o plano inicial.
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Significa verificar se as coisas (metas) estão sendo feitas...
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...dentro do escopo (qualidade), dos custos e dos prazos previstos.
PRAZO
ESCOPO
CUSTO
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Significa verificar periodicamente os resultados parciais (% das metas)...
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...para corrigir os desvios e manter os stakeholders informados.
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Agir significa reconhecer um desvio e corrigi-‐lo, a tempo.
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A ação pode ser preven(va ou corre(va.
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A ação visa recolocar o projeto nos trilhos, conforme planejado.
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Para acompanhar o projeto, pode-‐se u(lizar o gráfico de Ganc.
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A segunda ferramenta mais importante do gerente de projetos.
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Ferramenta é um acessório (tecnologia) que auxilia o Homem.
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Existem muitos so{wares para gerenciar projetos.
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Mas o principal deles você já tem!
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EXERCÍCIO EM GRUPO
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MODO DE USAR: Forme grupos de até 4 pessoas. Analise as situações a seguir, conforme modelo. Entregue as resposta do grupo para a professora, dentro do prazo combinado. Vale 10 pontos.
1. Observe o percentual de progresso de cada meta do projeto.
Este percentual é definido com base nas informações prestadas durante o cumprimento das a(vidades que compõem cada meta. Normalmente, usa-‐se 100% para representar as a(vidades concluídas, 0% para as a(vidades não iniciadas e 25, 50 ou 75% para as a(vidades parcialmente concluídas.
2. Preencha as barras do gráfico de Ganc, considerando a data de hoje e os percentuais de progresso das metas.
3. Iden(fique as metas concluídas, adiantadas e atrasadas para propor ações corre(vas e/ou preven(vas.
4. Finalmente, estabeleça o percentual de progresso do projeto e comente sua situação (em andamento, adiantado, atrasado...)
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HOJE
M1
M2
M3
M4
M5
M6
FIM INÍCIO
%
100
25
0
75
0
0
PROJETO A EXEMPLO
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M1
M2
M3
M4
M5
M6
FIM INÍCIO
%
100
25
0
75
0
0
Atrasada
Não iniciada
Não iniciada
Não iniciada
Adiantada
HOJE
Meta concluída
PROJETO A EXEMPLO
![Page 77: Projetos na Prática](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052308/568c553f1a28ab4916c20535/html5/thumbnails/77.jpg)
M1
M2
M3
M4
M5
M6
FIM INÍCIO
33
%
100
25
0
75
0
0
O projeto está atrasado!
Atrasada
Não iniciada
Não iniciada
Não iniciada
Adiantada
HOJE
Meta concluída
PROJETO A EXEMPLO
![Page 78: Projetos na Prática](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052308/568c553f1a28ab4916c20535/html5/thumbnails/78.jpg)
HOJE
M1
M2
M3
M4
M5
FIM INÍCIO
%
50
0
50
75
0
PROJETO B
![Page 79: Projetos na Prática](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052308/568c553f1a28ab4916c20535/html5/thumbnails/79.jpg)
HOJE
M1
M2
M3
M4
FIM INÍCIO
%
25
25
25
25
M5 25
PROJETO C
![Page 80: Projetos na Prática](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052308/568c553f1a28ab4916c20535/html5/thumbnails/80.jpg)
M1
M2
M3
M4
FIM INÍCIO
%
50
25
25
25
M5 0
HOJE
PROJETO D
![Page 81: Projetos na Prática](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052308/568c553f1a28ab4916c20535/html5/thumbnails/81.jpg)
M1
M2
M3
M4
FIM INÍCIO
%
100
100
75
0
M5 0
HOJE
PROJETO E
![Page 82: Projetos na Prática](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052308/568c553f1a28ab4916c20535/html5/thumbnails/82.jpg)
O projeto termina quando cumpre seu obje(vo e entrega os produtos.
![Page 83: Projetos na Prática](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052308/568c553f1a28ab4916c20535/html5/thumbnails/83.jpg)
Os clientes devem validar os produtos, caso eles estejam dentro dos padrões.
![Page 84: Projetos na Prática](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052308/568c553f1a28ab4916c20535/html5/thumbnails/84.jpg)
Os produtos devem estar dentro dos prazos, custos e escopo (qualidade).
![Page 85: Projetos na Prática](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052308/568c553f1a28ab4916c20535/html5/thumbnails/85.jpg)
Afinal, o projeto existe para atende às necessidades do cliente.
![Page 86: Projetos na Prática](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052308/568c553f1a28ab4916c20535/html5/thumbnails/86.jpg)
No fim do projeto, a equipe se desfaz e as lições aprendidas são registradas.
![Page 87: Projetos na Prática](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052308/568c553f1a28ab4916c20535/html5/thumbnails/87.jpg)
Assim, a memória do projeto fica preservada para ocasiões futuras.
![Page 88: Projetos na Prática](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052308/568c553f1a28ab4916c20535/html5/thumbnails/88.jpg)
O fim do projeto celebra o fim do ciclo de PDCA de melhoria cononua.
![Page 89: Projetos na Prática](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052308/568c553f1a28ab4916c20535/html5/thumbnails/89.jpg)
O projeto também pode ser paralisado ou cancelado, além de concluído.
![Page 90: Projetos na Prática](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052308/568c553f1a28ab4916c20535/html5/thumbnails/90.jpg)
Tudo isso afeta o prazo, o custo e o escopo do projeto.
![Page 91: Projetos na Prática](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052308/568c553f1a28ab4916c20535/html5/thumbnails/91.jpg)
O ideal é encerrar o projeto dentro dos parâmetros planejados.
![Page 92: Projetos na Prática](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052308/568c553f1a28ab4916c20535/html5/thumbnails/92.jpg)
Para poder comemorar e divulgar o sucesso da empreitada!
![Page 94: Projetos na Prática](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052308/568c553f1a28ab4916c20535/html5/thumbnails/94.jpg)
![Page 95: Projetos na Prática](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052308/568c553f1a28ab4916c20535/html5/thumbnails/95.jpg)
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