projektmanagement und ehrenamt
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Projektmanagement & Ehrenamt
Ehrenamt bei der Baunataler Diakonie Kassel
[Projektbericht und Gedankenaustausch]
Heiko Bartlog
GPM Heilbronn
30. November 2010
Projektmanagement und Ehrenamt 2/© Campana & Schott 29
Inner Circle ECM Partner
Premier Project Partner
Business Intelligence Partner
Process Integration Partner
Ein etabliertes und dynamisches Unternehmen
Campana & Schott – Unternehmen
…auch in Australien, Belgien, Bosnien-Herzegowina, Brasilien, Bulgarien, Dänemark, Finnland,
Großbritannien, Kosovo, Niederlande, Schweden, Serbien, Spanien, Tschechien, Ukraine, USA…
Kunden weltweit
Seit 1992 am Markt
Inhabergeführtes
Unternehmen
Niederlassungen in
Deutschland, Frankreich,
Österreich, Schweiz
Derzeit über 170
Mitarbeiter
Starke Allianzen und
weltweites Partnernetz
Überblick
Paris
Zürich
WienMünchen
Köln
Frankfurt
Berlin
Hamburg
Stuttgart
Allianzen
Projektmanagement und Ehrenamt 3/© Campana & Schott 29
Beratung – Technologie – Umsetzung
Campana & Schott – Kompetenzen
Managementberatung
Technologieberatung
Projektmanagement
PM-Prozesse
PM-Systeme
PM Offices
PM Services
Projektportfolio-Mgmt.
Prozessoptimierung
Workflow Applications
Collaboration
Content Management
Enterprise Search
Business Intelligence
Microsoft-Technologien
MS Project Server
MS SharePoint Server
MS SQL Server
MS Biztalk Server
MS Office (OBA) …
SW-Produkte, Integration
Realisierung
Professionelles
Projektmanagement
Automatisierung
von Prozessen
IT-Lösungen
Training und Support
Bereitstellung von
Projektmanagern
Management
of Change
Projektmanagement und Ehrenamt 4/© Campana & Schott 29
Zu Beginn eine kleine Runde Gehirnjogging
Projektmanagement & Ehrenamt
PM &
Ehren-
amt
…
Ehren-
amtliche
Projekt-
leiter
Projekt-
orientierte
Einbindung
von Ehren-
amtlichen
PM für
Ehrenamts-
Initiativen
PM als
Werkzeug
für Ehren-
amtliche
Ehren-
amtliche
im
Projekt-
team
Projektmanagement und Ehrenamt 5/© Campana & Schott 29
Die Würde des Menschen ist unantastbar – sie wird
niemals durch Krankheit oder Behinderung gemindert
Baunataler Diakonie Kassel
Quelle: http://www.baunataler-diakonie-kassel.de/
Projektmanagement und Ehrenamt 6/© Campana & Schott 29
Tue Gutes und rede darüber.
Es gibt nichts Gutes. Außer man tut es. [Erich Kästner]
Idee:
• Weihnachtsgeschenk
• Gemeinnütziger Zweck
Thema:
• Projektmanagement
• Ehrenamt
Umfang:
• Konzeption
• Umsetzung
Grundlage unserer Zusammenarbeit
Der Projektscope
Projektmanagement und Ehrenamt 8/© Campana & Schott 29
Gesamtprogramm (strategische Richtungsvorgaben) und
Einzelprojekte verlaufen „Hand in Hand“
Übersichtsskizze: Projektverlauf
2010
Gesamtprogramm
Weitere Einzelprojekte
…
Kick-off:
Scoping
Analyse:
Probleme
Konzeption:
Maßnahmen
Umsetzung/
SteuerungAbschluss
Pilotprojekt „Ehrenamt“
Laufende
Rückkopplung
Projektmanagement und Ehrenamt 9/© Campana & Schott 29
Bitte stellen Sie sich und Ihre Erwartungen an den
heutigen Workshop kurz vor
Was muss passieren, damit ich mit dem Workshop zufrieden bin?
Welche Fragen sollten heute unbedingt beantwortet werden?
Welche Themen sollten heute angesprochen werden?
Welche Themen sollten abgegrenzt werden?
Welche Ergebnisse verspreche ich mir von dem heutigen Workshop?
Welche Ergebnisse möchte ich eher vermeiden?
Leitfragen zum Workshop
Projektmanagement und Ehrenamt 10/© Campana & Schott 29
Nutzen/ Zielsetzung
Wie stelle ich mir die Situation nach Abschluss des
Vorhabens vor?
Was soll sich dadurch künftig verbessern?
Welche Probleme sollen nicht mehr auftreten?
Welche Nutzeneffekte sollen auftreten?
Welche Potentiale sollen durch das Vorhaben
gehoben werden?
Mithilfe von Leitfragen zu vier wichtigen Dimensionen
wurde das Thema diskutiert und das Projekt skizziert
Leitfragen zum Projekt
Ist-Situation
Potentiale/ Handlungsfelder
Beteiligte & Betroffene
Welche Personen/ Personengruppen sind potentiell
vom Ergebnis/ von der Durchführung betroffen?
Welche Betroffenen sind aktiv einzubinden?
Welche Personen/ Personengruppen sind negativ
betroffen – wer wird von der Veränderung
profitieren können?
Welche Betroffenen sind zu informieren?
Welche Aufgaben könnten künftig von
Ehrenamtlichen übernommen werden?
Sind neue Formen der Einbindung denkbar?
Können neue Zielgruppen eingebunden werden?
Sind Kooperationspartner denkbar?
Was motiviert zum ehrenamtlichen Engagement?
Welche Barrieren könnten Engagement verhindern?
Warum beschäftigen wir uns mit dem Thema PM
und mit der Einbindung von Ehrenamtlichen?
Wer sind die heutigen Ehrenamtlichen?
Wie werden Ehrenamtliche aktuell in die Aufgaben
der Diakonie eingebunden? In welche Aufgaben?
Was läuft heute sehr gut und soll bewahrt werden?
Gab es schon einmal ähnliche Initiativen?
Projektmanagement und Ehrenamt 11/© Campana & Schott 29
Zu jeder Dimension wurden Ideen auf Karten
festgehalten und anschließend gemeinsam diskutiert
Einige Diskussionsergebnisse
Projektmanagement und Ehrenamt 12/© Campana & Schott 29
Die im Wesentlichen zu betrachtenden Themen lassen
sich in 5 Bereiche gliedern
1. Ziele, Strategie, Standpunkte formulieren
• Für die Einbindung des Ehrenamtes
• Als Teil einer Gesamtstrategie
2. Akquise/Öffentlichkeitsarbeit
3. Taktische Maßnahmen (mittelfristig)
• Entwicklung der eigenen Strukturen ( Effizienz)
• Entwicklung von Ehrenamtlichen ( Qualifizierung)
• Entwicklung von Einsatzmöglichkeiten ( Betätigungsfelder)
4. Operative Maßnahmen (kurzfristig)
• Konkrete Einbindung in die Aufgaben und Prozesse
( z.B. im Geschäftsbereich)
5. Organisation, Verankerung, Koordination
Themenblöcke
Projektmanagement und Ehrenamt 13/© Campana & Schott 29
Welche Maßnahme soll in einem ersten Schritt
angegangen werden?
Was wäre ein passendes Maßnahmenpaket für Phase 1?
• Gut abgrenzbar (organisatorisch)
• Hohe Akzeptanz
• Schnell umsetzbar
• Schnelle Überprüfbarkeit der Nutzeneffekte
Konkreter Projektauftrag:
• Was soll geschehen?
• Wer übernimmt die Leitung?
• Wer ist Steuerungsgremium?
• Wer ist weiterhin einzubinden?
• Wann soll die Maßnahme begonnen werden?
• Bis wann soll die Maßnahme abgeschlossen sein?
Identifikation eines passenden Pilotprojektes
Das Pilotprojekt
Projektmanagement und Ehrenamt 15/© Campana & Schott 29
Grundlage des Projektes ist der formale Projektauftrag
durch Vorstand und GB-Leitungen als Lenkungsgremium
Formaler Projektauftrag
Projektmanagement und Ehrenamt 16/© Campana & Schott 29
Interview-
leitfaden
Die grobe Projektstruktur setzt sich aus den mehreren
Komponenten zusammen
EINSATZGEBIETE
ANNERKENNUNGSKULTUR
AKQUISE
KOORDINATION
REGELUNGEN
Themengebiete, Instrumente, Vorgehensskizze
Themengebiete
Ist-Analyse (inkl. Historie):
• Dokumente
• Interviews (intern)
• Workshop (WS)
Ideen und Soll-Konzept:
• Interviews (intern/ extern)
• Workshop (WS)
Instrumente
Dokumentenanalyse
Interviews
(intern/ extern)WS
Erstellung
Handbuch/
Umsetzung erster
Maßnahmen
Mai Juni/ Juli August September Oktober/ November/ Dezember
Projektmanagement und Ehrenamt 17/© Campana & Schott 29
Die Befragung der ehrenamtlichen Mitarbeiter brachte
wichtige Erkenntnisse für die weitere Ausgestaltung
Exemplarische Auswertung
2) Was motiviert Sie, diese ehrenamtliche Tätigkeit auszuüben?
Arbeitssuche
Atmosphäre i. d. Einrichtung
Aufbau von Kontakten / Arbeitskraft anbieten
Dankbarkeit
Eigene Betroffenheit
Eigene Fertigkeiten nutzen / einbringen (Hobby)
Eigene Fertigkeiten vermitteln
Freude und Dankbarkeit der BW / WfbM Beschäftigten
Gute Zusammenarbeit mit Mitarbeitern
Spaß an der Arbeit mit Menschen mit Behinderung
Suche nach (sinnvoller) Aufgabe
Suche nach (sinnvoller) Aufgabe im Ruhestand
Aktivitäten seit dem letzten Bericht Anstehende Aktivitäten
Entscheidungsbedarfe Sonstiges
Pilotprojekt Ehrenamt Hofgeismar
► Durchführung des überwiegenden Teils der Interviews
► Erfassung des aktuellen Standes der Interviewdurchführung
► Befragungen der Mitwirkungsgremien und Mitarbeitende in den Bereichen Werkstatt und Arbeit konnten teilweise bereits durchgeführt werden
► In Vorbereitung des geplanten Workshops am 27.07.2010 wurden die Ergebnisse in einer ersten Annäherung in qualitativ und / oder quantitativ unterschieden und in einem ersten Versuch Kriterien zur Auswertung der Ergebnisse entwickelt.
► Fortsetzung und Abschluss der Durchführung der Interviews
► Gesamterfassung und Darstellung der Ergebnisse der Interviews
► Festlegung der Auswertungsverfahren
► Ergänzung Überarbeitung und abschließende Festlegung des Katalogs der Auswahlkriterien
► Durchführung der Auswertung
► Darstellung und Zusammenfassung der Ergebnisse, Ableiten von Schlussfolgerungen aus den Ergebnissen
z. Z. sind keine Entscheidungen offenDie Interviewpartner zeigten sich sehr kooperativ
bei der Durchführung der Interviews, die bisher
sehr sachgerecht und engagiert erfolgte.
Beispielhafter Statusbericht
Projektmanagement und Ehrenamt 19/© Campana & Schott 29
Tätigkeiten für EA werden den Einsatzfeldern
zugeordnet, Anforderungsprofile abgeleitet
Skizze für eine spätere Einordnung der Erkenntnisse
Geschäftsbereiche der Diakonie/ Einsatzfelder
x
*) Legende: "x": bereits eingesetzt, "o": Potential, "-": nicht möglich
Ableitung von
Anforderungs-
profilen an EA
x
o
–
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o
Projektmanagement und Ehrenamt 20/© Campana & Schott 29
Nachhaltiges Projektergebnis wird der Entwurf eines
Handbuchs Ehrenamt als Organisationsbasis sein
Bedeutung (Ziele, Nutzen) des Ehrenamtes und Leitsätze
Abgrenzung zwischen Hauptamt und Ehrenamt
Organisation der Ehrenamtsarbeit
• Neue Stelle: Ehrenamtskoordinator (AKV und Schnittstellen)
• Ehrenamtsbeauftragte in den Geschäftsbereichen/ Standorten
• Arbeitsgruppe und Lenkungsgremium Ehrenamt
Schlüsselprozesse der Ehrenamtsarbeit
• Bedarfsermittlung, Akquise, Erstkontakt, Eignungsprüfung,
Vertragsabschluss, Konfliktklärung, Beendigung der Tätigkeit
Zusammenarbeit zwischen Ehrenamtlichen und Hauptamtlichen
• Umgang, Integration, Einarbeitung, Begleitung, Weiterbildung
Exemplarische Stellenprofile für ehrenamtliche Tätigkeiten
Würdigung des Ehrenamts/ Anerkennungskultur
Inhalte Handbuch Ehrenamt
Projektmanagement und Ehrenamt 21/© Campana & Schott 29
Aktuell suchen wir Nikoläuse – der Bürgermeister hat
bereits zugesagt!
Hofgeismar sucht Nikoläuse … und andere Freiwillige
Helfen Sie uns, am 6. Dezember in den Werkstätten
und Wohnhäusern der Diakonie in Hofgeismar und
Calden eine Freude bereiten! Wann und wo genau,
stimmen wir gemeinsam mit Ihnen ab. Um das
Kostüm und die Geschenke kümmern
selbstverständlich wir uns.
Sie sind kein Nikolaus oder haben am 6. Dezember
keine Zeit, möchten sich aber gerne trotzdem
ehrenamtlich engagieren? Sie haben Freude daran,
mit anderen Menschen zu musizieren, zu basteln, zu
malen, spazieren zu gehen, ihnen vorzulesen oder
andere Dinge zu tun?
Dann melden Sie sich bitte bei uns.
Wir freuen uns auf Ihr Engagement!
Ausblick
Projektmanagement und Ehrenamt 23/© Campana & Schott 29
Über das konkrete Projekt hinaus gedacht …
Früher waren Einzelpersonen teilweise von Kindesbeinen an, ein Leben
lang ehrenamtlich in Vereinen tätig
Durch den gesellschaftlichen Wandel (insb. häufigere Wechsel des
Arbeitsplatzes, verbunden mit Umzügen) ist eine solche Kontinuität kaum
noch möglich – zumindest nur schwer planbar
Das Interesse daran, sich ehrenamtlich für einen guten und nachhaltigen
Zweck zu engagieren, ist aber weiterhin vorhanden
Somit müsste eine große Chance darin bestehen, auch das Ehrenamt
verstärkt projektorientiert zu organisieren!
Hypothese und offene Frage
Projektmanagement und Ehrenamt 24/© Campana & Schott 29
Quelle: http://www.fc-union-berlin.de/stadion/stadionumbau-200809/bautagebuch/
Projektmanagement und Ehrenamt 25/© Campana & Schott 29
Quelle: http://www.ehrenamt-caritas-aachen.de/projekte_suchen.html
Projektmanagement und Ehrenamt 26/© Campana & Schott 29
Quelle: http://www.ehrenamtnetzwerk.de/
Projektmanagement und Ehrenamt 27/© Campana & Schott 29
Was können Sie tun?
Als Projektmanager können Sie durch ihr persönliches Engagement in
gemeinnützigen Projekten viele weitere Freiwillige mitreißen und damit
mehr Gutes bewirken als allein!
Projekte sind ein leichter Einstieg in ehrenamtliches Engagement!
Gemeinnützige Projekte können Organisationsstrukturen überwinden, für
Vernetzung sorgen und Synergien heben!
Der Dank ist Ihnen
gewiss!
Projekte verändern die Welt
Projektmanagement und Ehrenamt 28/© Campana & Schott 29
Wir werden uns auch im nächsten Jahr wieder aktiv mit
unserem PM-Know-how ehrenamtlich engagieren
Projektmanagement-Qualifizierungen für Unicef
Idee:
• Weihnachtsgeschenk
• Gemeinnütziger Zweck
• Hilfe zur Selbsthilfe
Thema:
• Projektmanagement als
Werkzeug/ Fertigkeit
Umfang:
• Konzeption
• Trainings
Projektmanagement und Ehrenamt 29/© Campana & Schott 29
Ich freue mich auf einen inspirierenden
Gedankenaustausch!
Heiko Bartlog
Diplom-Kaufmann, Georg-August-Universität Göttingen
Seit 2001 bei Campana & Schott
• Manager für die Region Deutschland-Südwest
• Web: http://www.campana-schott.com
• E-Mail: [email protected]
Fachverbandsengagement, u. a. bei PMI, GPM, GFO und ProSTEP
Projektleitercoaching, Trainings, Moderation von Workshops
Analyse, Einführung bzw. Optimierung von (Multi-) Projektmanagement
(Methoden, Prozesse und Organisation)
Auswahl, Konzeption und Einführung von passgenauen IT-Systemen
für Zusammenarbeit, Büroabläufe und Projektmanagement
Ideen- und Innovationsmanagement, Wissensmanagement,
innovative Ansätze im Projektmanagement, …
Projektmanagement und Ehrenamt 30/© Campana & Schott 29
We add value
Wir professionalisieren Projektmanagement und optimieren Prozesse
Dadurch helfen wir unseren Kunden
• ihre Unternehmensstrategie besser umzusetzen und
• die Wertschöpfung im Unternehmen zu steigern
Unser ganzheitliches Vorgehen verbindet Menschen, Organisation,
Abläufe und Technologien und hat seinen Erfolg in Hunderten von
Kundenprojekten bewiesen
Campana & Schott – Leitbild und Ansatz
Wertschöpfung
Menschen Organisation Abläufe Technologien
Umsetzungskompetenz
(Projekte und Prozesse)
Campana & Schott-Unternehmensgruppe
Frankfurt (Hauptsitz)
Gräfstr. 99
D-60487 Frankfurt am Main
Tel. + 49 (69) 97 78 83-0
Berlin
Friedrichstr. 122/123
D-10117 Berlin
Tel. + 49 (30) 28 04 46-83
Wien
Schwindgasse 7
A-1040 Wien
Tel. + 43 (1) 812 01 23
Zürich
Heinrichstr. 262
CH-8005 Zürich
Tel. + 41 (43) 960 33 22
Köln
Mittelstr. 15-17
D-50672 Köln
Tel. + 49 (221) 258 89 83-0
Paris
5 rue de Médicis
F-75006 Paris
Tel. + 33 (1) 77 62 46 99
München
Oettingenstr. 2
D-80538 München
Tel. + 49 (89) 210 29 78-0
www.campana-schott.com