projekt- manual - pmu · projekt-manual denna produkt är finansierad med stöd av sida (styrelsen...

Projekt-manual

Projekt-manual

Denna produkt är finansierad med stöd av Sida (Styrelsen för internationellt utvecklingssamarbete). Sida delar inte nödvändigtvis de åsikter som framförs. Ansvaret för innehållet är uteslutande PMUs.

4 P M U P R O J E K T M A N U A L n 2 0 1 2

förord:

BakgrundSvenska pingstförsamlingar har ända sedan början av

1900-talet arbetat med samhällsutveckling både i

Sverige och utomlands. År 1965 startade församlingarna

PMU, som då hette Pingstmissionens U-landshjälp, för att

möjliggöra internationella utvecklingsinsatser med stöd

av Swedish International Development Cooperation

Agency (Sida). PMU är nu en del av Pingst – fria försam-

lingar i samverkan (Pingst ffs), som består av Pingst

Nationellt och Pingst Internationellt. Inom avdelningen

Pingst Internationellt finns förutom PMU också verksam-

heter inom församlingsarbete, teologisk utbildning, media

m.m. PMU har enbart ansvar för det diakonala arbetet,

dvs. för utvecklingssamarbete och humanitärt bistånd.

Missionssatsningar som handlar om evangelisation, för-

samlingsplantering och församlingsutveckling tas därför

inte upp i denna manual.

PMU har i över 40 år utvecklats i samspel med pingst-

församlingar i Sverige och i utvecklingsländer, och även

med andra biståndsorganisationer, både statliga och

enskilda. PMU är en av fyra kristna organisationer som

har eget avtal med Sida.

Samarbetet med Sida bygger på ett ömsesidigt för-

troende och gemensamma mål. Ett framtida stöd

förutsätter ett fortsatt förtroende och goda resultat av

utvecklingssamarbetet. De medel som PMU förvaltar

från Sida, The European Commission Humanitarian

Aid Department (ECHO) eller andra finansiärer, svenska

församlingar och enskilda gåvogivare förmedlas till lokala

organisationer och kyrkor i ett 60-tal utvecklingsländer,

där de används för att på olika sätt skapa förutsättningar

för människor som lever i fattigdom att förbättra sina

livsvillkor.

5P M U P R O J E K T M A N U A L n 2 0 1 2

PMUs uppdragPMUs uppdrag är att leda och utveckla svenska pingst-

församlingars gemensamma utvecklingssamarbete. PMU

samarbetar i huvudsak med svenska pingstförsamlingar

och deras internationella samarbetspartner. Formerna

för samarbetet och de enskilda insatserna baseras på en

långsiktig överenskommelse om samarbete och partner-

skap, som regleras i avtal mellan svensk församling, lokal

samarbetspartner och PMU. Inom det humanitära arbetet

samarbetar PMU direkt med den lokala genomförande

samarbetspartnern.

Metoderna för biståndsarbete omprövas ständigt, efter-

som verkligheten förändras och nya kunskaper tillkommer.

Genom att lära av och dokumentera erfarenheter från fält,

svenska församlingar, utvärderare och andra bistånds-

aktörer blir PMU en värdefull resurs för både församlingar,

volontärer och samarbetspartner när det gäller rådgivning,

kurser, seminarier och informations/mediematerial. PMU

har också i uppdrag att arbeta med opinionsbildning och

annan informations- och insamlingsverksamhet, som

vänder sig till svensk pingströrelse och den svenska

allmänheten.

ProjektmanualenProjektmanualen är i första hand skriven för svenska

församlingar och deras lokala samarbetspartner, som har

eller vill påbörja ett samarbete med PMU.

Syftet med manualen är att underlätta hanteringen

av insatser finansierade framförallt av Sida eller ECHO.

Manualen är ett styrdokument och en handledning för

projekthantering, från projektidé till resultatredovisning.

Manualen omfattar flera typer av insatsstöd inom ut-

vecklingssamarbete samt humanitärt arbete. Manualen

är indelad i fem huvudavsnitt: 1 PMUs verksamhet

allmänt, 2 Utvecklingsverksamhet – projekt, 3 Utveck-

lingsverksamhet – övrigt, 4 Humanitärt bistånd och

5 Ekonomi och administration. Den första delen

beskriver PMUs värdegrund* och det förhållningssätt som

ska genomsyra all verksamhet med stöd från PMU. Våra

relationer och vårt sätt att bemöta och beskriva andra

är viktigt och påverkar hur väl och i vilken grad vi når de

gemensamma målen.

PMUs arbetssätt präglas i hög grad av folkbildnings-

metodiken*. Vi vill vara en lärande organisation där dia-

logen står i fokus. Detta innebär att vi i samtal med våra

samarbetspartner lyssnar och ständigt omprövar vad vi

gör och hur vi gör det. Vi strävar efter att se och förstå hur

allt hänger ihop, i en process där vi ständigt påverkar var-

andra. Projektmanualen är därför ett levande samarbets-

dokument, som revideras löpande. De regler och riktlinjer

vi har i dag utgår från Sidas och ECHOs anvisningar, men

bygger också på våra praktiska erfarenheter.

PMUs strävan i bearbetningen av manualen har varit att

skriva ”enkelt om det svåra”, och att skapa olika verktyg

för det praktiska arbetet.

Bilagor och PMUs hemsida De bilagor vi hänvisar till i de olika avsnitten finns inte med

i manualen. De flesta kan dock hämtas på PMUs hemsida

www.pmu.se. Övriga skickas av PMUs handläggare vid

beredning av projekt etc.

På hemsidan kan man också följa vad som händer

utöver världen och få mer information om projekt m.m.

Så besök gärna www.pmu.se då och då, eller gör den till

startsida för Internet.

Termer och begreppBegreppen Nord och Syd används ofta inom bistånds-

världen som en beteckning på givar- och mottagarländer

för biståndsmedel. I manualen har vi undvikit den typen av

indelning, men i textavsnitt där det bedömts nödvändigt

att särskilja länderna har de behållits.

I manualen förekommer många termer som används i

biståndssammanhang. Dessa är oftast förklarade i texten,

men det finns också en ordlista över svårare termer.

För information om PMUs opinions-, informations- och insamlingsverksamhet kontakta PMUs kommunikationsavdelning på [email protected] eller tel: 08-608 96 00.

* Se ordlista


innehåll:

avsnitt 1: PMUs verksamhet 9 A.Inledning 9 B.Värdegrundochförhållningssätt 9 C.ViktigasynsättinomPMUsverksamhet 10 D.Förändringsteori 12 E. Partnerskap–ettförhållningssättochensamarbetsform 12 F. PMUsövergripandemål 13 G.Policiesförverksamheten 14 H.Bilageförteckning 15

avsnitt 2: Utvecklingsverksamhet – projekt 17 A.Inledning 17 B.Mål,perspektivochhelhetstänkande 17 C.Detcivilasamhälletochdessrolliutvecklingssamarbetet 19 D.Villkorförutvecklingssamarbetemellansvenskförsamling, 21 lokalsamarbetspartnerochPMU E. PMUsallmännariktlinjerförstödtillutvecklingssamarbete 22 F. Metoderochverktygförolikatematiskaområden 24 G.Projektcykeln 25 1.Planering 26 2.Genomförandeochuppföljning 30 3.Utvärdering 32 4.Resultatredovisning 34 H.Attblienlärande,kompetentorganisation 35 I. Bilageförteckning 35

Avsnitt 3: Utvecklingsverksamhet – övrigt 3a: Utbytesprogram 37

A.Syftetmedutbytesprogram 37 B.Riktlinjerallmänt 38 C.Schablonbidragförutbytesprogram 39 D.Ansökan 39 E. Riktlinjerekonomi 40 F. Rapporter 40 G.Bilageförteckning 40

3b: Volontärbidrag 41

A.Syftetmedvolontärbidrag 41 B.Riktlinjerallmänt 42 C.Rollerochansvarsfördelning 43 D.Ansökningsprocessen 44 E. Utbildningochförberedelser 45 F. Riktlinjerekonomi 45 G.Rapporter 46 H.Bilageförteckning 46


3c: Praktikantbidrag 47

A.Syftetmedpraktikantbidrag 47 B.Riktlinjer 48 C.Ansökan 48 D.Rollerochansvarsfördelning 49 E. Rapporter 49 F. Bilageförteckning 50

3d: Stipendier 51

A.Syftetmedstipendier 51 B.Riktlinjerallmänt 52 C.Stipendiekommittén 53 D.Ansökan 53 E. Beslut 53 F. Studiestart 53 G.Riktlinjerekonomi 54 H.Rapporter 55 I. Bilageförteckning 55

Avsnitt 4: Humanitärt bistånd 57 A.Inledning 57 B.Målochhumanitäraprinciper 58 C.Villkorförhumanitärtsamarbetemellanlokalorganisation 60 ochPMU D.PMUsriktlinjerförstödtillhumanitärainsatser 61 E. Metoderochverktygförhumanitärainsatser 63 F. Detcivilasamhälletsrollihumanitärasituationer 63 G.Projektcykeln 64 1.Planering 65 2.Genomförandeochuppföljning 70 3.Utvärdering 71 4.Resultatredovisning 72 H.Bilageförteckning 73

Avsnitt 5: Ekonomi och administration 75 A.Viktenavgodadministrationochredovisning 75 B.Reglerochriktlinjerförekonomiochadministration 76 C.Reglerochrutinerförekonomiochadministration 78 D.Rutinerförbokföring 79 E. Ansöknings-ochrapportmallar 80 F. Budgetuppföljning 81 G.Bilageförteckning 82

Ordlista och länkar 84


avsnitt 1: PMUs verksamhet

Projekt för att förebygga sexuella övergrepp på barn, Argentina.


A. Inledning PMUs syn på människor, omvärlden, utvecklingssam-

arbete och fattigdomsbekämpning bygger på PMUs

värdegrund. Denna värdegrund ger oss en stabil bas

för en hållbar samhällsförändring. Vi har som kristna

tillsammans fått i uppdrag att upprätta hela skapel-

sen.

En grundläggande uppgift för PMU i detta arbete

är att skapa en god miljö, där människor enskilt och

tillsammans kan växa och utvecklas. Vi vill att värde-

grunden och vår syn på människor och världen också

ska speglas i vårt förhållningssätt och vårt bemö-

tande av människor. Vi vill inkludera människor och

skapa delaktighet kring gemensamma mål.

PMU vill ge människor förutsättningar att lära,

genom dialog och genom att uppmuntra och bekräfta

var och en, så att alla förstår sitt värde och sin rätt till

ett värdigt liv och tror på sin egen förmåga.

Det här avsnittet handlar om PMUs värdegrund,

förändringsteori och förhållningssätt, vilka ska styra

allt samarbete och all verksamhet med stöd från

PMU.

B. Värdegrund och förhållningssätt Alla människor har värderingar och en uppfattning

om världen, även om värderingarna ofta är outtalade

och visar sig indirekt genom attityder och handlingar.

Trots olika värdegrunder kan människor ha många

gemensamma värderingar, som gör ett samarbete

möjligt kring målet att forma en bättre värld.

Detta är PMUs värdegrund:

Foto

:Ro

GER

SVAn

Ell


Guds skapelse och allas lika värdePMU InterLifes värdegrund utgår från Bibelns berät-telse om världen och människan som Guds skapelse. Gud skapade människan till en bild av honom själv och med uppdrag att förvalta skapelsen, vilket ger alla människor samma unika och okränkbara värde.

Förebilder för ett gott samhälleI en värld där Guds goda vilja får råda arbetar män-niskor tillsammans för att bygga och utveckla ett gott samhälle. Det är en av grundstenarna i det som kallas Guds rike. Gud finns överallt i världen och påverkar människor till skapande och utveckling enligt hans vilja. Bibeln ger oss en också bild av de kristna som en enda kropp, där varje individ är en del av kroppen, och alla delar är till för att hjälpa varandra. Jesus Kristus själv är dessutom, genom det utgivande liv han levde här på jorden, en sann förebild för allt mänskligt liv.

Gemenskapen förstörd och återupprättadEnligt Bibeln förstördes Guds ursprungliga tanke om fullkomlig gemenskap då ondskan kom in i skapelsen och skadade relationen mellan Gud och människor.

Detta påverkade också mänskliga relationer och vår förmåga att ta hand om skapelsen. Resultatet blev konflikter, förtryck, ohälsa och ekologisk obalans. Men grunden i den kristna tron är att Gud älskade världen så mycket att han blev människa genom Jesus Kristus för att möjliggöra försoning, befrielse och upprät-telse, och att Jesus liv efter döden ger framtidshopp åt mänskligheten, både för den här tiden och för evigheten.

Målet med denna upprättade relation mellan Gud och människor var räddning för hela skapelsen, även för naturen. För människan innebär den en ny chans att leva i frihet och utvecklas mot att bli lika sant mänsklig som Jesus Kristus.

Kyrkans uppgiftKyrkan har fått i uppdrag att tillsammans med andra forma ett samhälle där Guds goda vilja får råda. Hon ska hjälpa till med befrielsen av människor och natur både i lokalsamhället och globalt. Kyrkan ska inbjuda till en upprättad relation och dialog med både Gud och människor, och till en kreativ gemenskap där alla behandlas lika och strävan är att ekono-

PMUs värdegrund

��



Värdegrunden finns också att hämta på www.pmu.se

miska resurser fördelas rättvist. Kyrkan har också en speciell uppgift att förklara vad det eviga framtids-hoppet innebär.

Holistisk syn på fattigdom och förtryckMänniskans behov är både materiella och existentiella. Frågor om livets mening och etik är därför en naturlig del i dialogen om utveckling. Fattigdom och förtryck kan handla om andlig, kulturell, social eller materiell fattigdom, och arbetet för en positiv samhällsförändring måste omfatta alla dessa områden.

SamarbetePMU InterLife vill samarbeta och bygga nätverk med kyrkor, organisationer och grupper som bidrar till att forma ett gott samhälle. Vi vill arbeta för enhet, bejaka mångfald och se allas förmågor som en resurs. Vi vill tillsammans med samarbetspartner och målgrupper verka för fred och demo-krati, för mänskliga rättigheter och jämställdhet samt för en rättvis fördelning av resurser och ett hållbart utnyttjande av naturen. PMU InterLife vill se befriade och upprättade människor, som tillsammans kan utveckla sina förmågor och själva skapa sig ett bättre liv och en ljusare framtid.

PMUs människosyn och kunskapssyn utgår från värde-

grunden och måste spegla sig i vårt förhållningssätt och

vårt bemötande av människor.

Människosyn Värdegrunden och vår tro på att varje individ är skapad

och älskad av Gud får oss att se varje människa som en

kreativ individ med förmåga till utveckling och lärande.

En inkluderande människosyn får oss att lyfta, stärka

och upprätta människor och inbjuda till gemenskap. Vår

förebild är Jesus Kristus själv, som alltid behandlade

människor med kärlek, förlät dem, trodde på dem och

hoppades på förändring. En exkluderande människosyn

däremot tar sig uttryck i stigmatisering, marginalisering

och utanförskap. Ett exempel på detta är samhällen, famil-

jer och även församlingar som utesluter hivsmittade och

aidssjuka från social gemenskap.

Jesus inbjöd människor till att dela gemenskap med

honom och exkluderade ingen. Han behandlade alla män-

niskor lika och visade tydligt att människor har samma

värde, oavsett hur deras livssituation ser ut eller hur andra

värderar dem. Därför ska också vi se och bekräfta varje

människa som en unik och värdefull person.

Vi engagerar oss inte i utvecklingssamarbete främst

därför att vi tycker synd om människor eller för att deras

behov är så stora. Vi gör det därför att alla har samma rätt

till ett värdigt liv. Detta stämmer också med FNs allmänna

deklaration om de mänskliga rättigheterna från 1948, som

säger att ”alla människor är födda fria och lika i värde

och rättigheter”.

Vi ska utgå från att varje människa har en inneboende

förmåga att förändra sitt liv, och ge henne makt och

möjlighet att göra det genom att inbjuda henne att delta i

vårt samarbete. Det är detta som menas med det engel-

ska begreppet empowerment, som är ett nyckelord inom

utvecklingssamarbetet.

Det är också viktigt att komma ihåg att vår människo-

syn påverkas av de ord och begrepp vi själva använder

då vi beskriver människor. Om vi till exempel kallar de

människor som lever i fattigdom för ”de fattiga”, riskerar vi

att reducera människor och låta fattigdomstillståndet bli

en del av deras identitet. Vårt ordval kommer att påverka

oss till att tro att fattigdom är ett permanent tillstånd

som ingen kan ta sig ur. Eftersom PMU i värdegrunden slår

fast att fattigdom kan vara både andlig,

kulturell, social och materiell finns det dessutom all

anledning att reflektera över vem som egentligen är

”fattig” eller ”rik”.

Kunskapssyn En av PMUs roller är att skapa förutsättningar för enskilda

och organisationer att lära, genom att använda och upp-

muntra till metoder där deltagare i dialog kan bearbeta

sina förhållanden. När människor möts och delar erfaren-

heter skapas kunskap som på djupet förändrar individen

och samhället. Med denna kunskapssyn hamnar männi-

skan och hennes erfarenheter i fokus.

Traditionellt har lärandet setts som en börda, och kun-

skap som något som bara kan överföras från en person till

en annan. Kunskapen blir reducerad till information som

��

C. Viktiga synsätt inom PMUs verksamhet


bara behöver memoreras. Sådan information är inget som

nyskapas eller tolkas, och inlärningen kräver bara ett gott

minne. Enligt traditionell kunskapssyn behövs inga frågor

och ingen reflektion.

Att lära genom dialog och reflektion däremot kräver att

man erkänner att man inte vet och kan allt utan är öppen

för förändring. Nyfikenhet, och förmåga att lyssna och

gemensamt komma fram till slutsatser, är viktiga egen-

skaper för alla som arbetar med utveckling och lärande.

Nya kunskaper formas i en skapande process mellan

människor, där både känsla och intellekt involveras. I

sociala sammanhang kan kreativa idéer födas om hur

man tillsammans kan förbättra sin egen och andras livs-

situation. Utveckling är alltså en naturlig, ständigt på-

gående process som sker i och mellan människor.

Lärande och utveckling Utbildning, av alla slag, är en av de mänskliga rättigheterna.

Utbildning bidrar till demokrati och ger människor makt

och möjlighet att påverka sin egen livssituation. När den

svenska pingströrelsen startade var folkbildningens utbild-

ningstradition viktig. Folkbildningens pedagogik och förhåll-

ningssätt, där allas bidrag är viktiga och alla lär tillsammans,

ligger också nära PMUs värdegrund, som sätter människans

erfarenheter och egen kapacitet i fokus.

Allt lärande kräver ödmjukhet, och om man leder eller

deltar i en grupp är det framför allt viktigt att ställa bra

frågor, eftersom frågorna styr samtalet. Målet för vårt

arbete är att skapa förutsättningar för människor att

lära och utvecklas. Men öppna och kreativa samtal kan

bara uppstå om deltagarna tillåts ha olika perspektiv och

synsätt och blir respekterade av alla. Därför ska allt vårt

samarbete präglas av dialog och av tillåtande samlingar

där alla parter kan lära av varandra.

Folkbildningens pedagogik och förhållningssätt gäller

framförallt icke formell utbildning (exempelvis alfabeti-

sering, sykurser m.m.) och informellt lärande (då man lär

av andra i vardagen). Men även inom formell utbildning

(grundskola, gymnasium m.m.) präglas all modern peda-

gogik av öppenhet för dialog och en respekt för elevens

åsikter och rätt att styra över sitt eget lärande.

Varje människa har ansvar för sitt eget lärande. Vår uppgift

är att se till att detta lärande blir möjligt. Varje organi-

sation har också ett ansvar för att hitta arbetssätt som

medvetandegör enskilda och grupper om behovet av att

lära tillsammans och underlättar för dem att mötas.

Även PMU vill vara en lärande organisation, som värde-

sätter människors upplevelser och erfarenheter och tar

vara på resurser och förmågor som finns hos människor,

organisationer och i samhällen. Vi är därför öppna för ett

brett samarbete med andra organisationer. Det är med

stor ödmjukhet vi närmar oss det gemensamma arbe-

tet att bekämpa fattigdom. Det finns inga färdiga, enkla

lösningar.

Människor är inte tomma kärl som ska fyllas med kunskap.

1+1=3, dvs. nya kunskaper och insikter föds vid dialog.



Förändringsteorin finns också att hämta på www.pmu.se

D. Förändringsteori* Vår omvärld förändras ständigt, och vi måste därför både

som individer och som organisationer vara beredda på

utveckling och förändring. Detta är PMUs teori om hur

detta ska gå till och målet med förändringen:

Definition av förändring och utveckling:Förändring och utveckling innebär att lämna något gammalt och hitta nya former, bättre anpassade till en förändrad om-värld. Detta kan ske spontant, om en bra idé uppstår, eller då omvärlden tvingar oss. Men förändringen kan också vara styrd och genomtänkt.

Grundteser:n En förändrad omvärld kräver förändring hos individer

och organisationer.n Varje människa har en inneboende kapacitet att

utvecklas och lära sig det som är meningsfullt för henne.

n Varje människa är villig till förändring om förändringen är positiv.

n Tron på människors egen förmåga och på att Gud påverkar människor till en positiv utveckling är en förutsättning för förändringsarbete som innefattar både materiella och existentiella behov.

Genomförande:n Förändring sker där människor tror på sin förmåga och

ser en möjlighet till förändring.n Överallt där människor möts, ser behovet av förändring

och enas om en gemensam plan för utveckling sker en styrd förändringsprocess.

PMUs roll är:n Att skapa förutsättningar för människor att få ökad

kunskap om både sina egna utvecklingsmöjligheter och möjligheten att påverka samhället och världen.

n Att medverka till att forma kreativa miljöer där männis-kor kan mötas för att i dialog bearbeta både sina egna förhållanden och förhållandena i samhället.

PMUs vision är: n Att människor ska få upprättade relationer och kunna

leva i harmoni med varandra.n Att samhället och världen ska vara formade efter Guds

vilja, dvs. att fred, frihet, demokrati och mänskliga rät-tigheter ska finnas för alla, och att ekonomiska resurser ska vara rättvist fördelade.

n Att människor ska leva i harmoni med naturen och säkra framtiden för kommande generationer.

PMUs förändringsteori

E. Partnerskap – ett förhållningssätt och en samarbetsformAllt vårt samarbete ska präglas av långsiktigt partnerskap

och en vilja att tillsammans ta ansvar för skapelsen. Detta

förhållningssätt grundas på den gemensamma uppgift vi

fått från Gud att vårda, skydda och förvalta skapelsen.

Människans förmåga till relationer och till kollektivt

ansvar är en förutsättning för jordens överlevnad och en

enorm drivkraft och resurs för samhällsbyggande. I vår tid

med globalisering, ökad information och flitig kommuni-

kation krymper världen. Klimatförändringar, maktförskjut-

ningar och ändrad världsekonomi gör det också tydligt

att världen är en helhet och att alla goda krafter måste

samverka för att utveckla samhället.

Vi behöver bredda vårt samarbete och se även andra

aktörer som samarbetspartner i kampen mot fattigdom. Vil-

jan att inkludera andra och förmågan att kommunicera och

samarbeta över gränserna vidgar våra perspektiv och gör

effekterna av våra insatser större och mer spridda. Gräns-

överskridande samarbete och partnerskap, där vi arbetar

mot ett gemensamt mål, ger oss ny inspiration och nya

idéer. Genom samarbete visar vi respekt för våra medmän-

niskor och bejakar olikheter och mångfald. Samarbete före-

bygger också konflikter och bidrar till fred och försoning.

För att ett partnerskap ska fungera krävs en gemensam

bas, ett gemensamt syfte och en stor portion god vilja

och flexibilitet. Här följer en kort beskrivning av vad ett

partnerskap innebär enligt PMU:

* Se ordlista


Partnerskapets bas:n en relation som baseras på förtroenden gemensamma värderingar

Partnerskapets syfte: n gemensam målsättningn samarbete inom områden av gemensamt intressen ömsesidig utvecklingn ökad effektivitetn uthållighet och långsiktighet

Inom ett partnerskap: n visar man förståelse och respekt för varandran anser man kommunikation värd både tid och resurser n för man en dialog på lika villkor och delar erfarenhetern är man öppen och ärlign visar man förändringsviljan har man en tydlig ansvarfördelningn bidrar alla med resursern bidrar alla med kompetens

Samarbetspartner och målgruppMänniskor som lever i fattigdom är alltid den yttersta

målgruppen* för alla insatser med stöd från PMU. Detta

gäller även vid insatser som syftar till att stärka den

lokala samarbetspartnern genom kapacitets- och organi-

sationsutveckling.

Partnerskap

Samma förhållningssätt om partnerskap som gäller för

vårt samarbete med andra organisationer ska också gälla

för våra relationer till olika lokala målgrupper.

Att involvera målgruppen är lika viktigt i alla typer av

insatser. Även mycket svaga och utsatta grupper, som

exempelvis barn, hiv-smittade och funktionsnedsatta

ska vara med och fatta beslut angående insatser som

berör dem.

F. PMUs övergripande mål

PMUs mål utgår från kyrkans uppdrag att upprätta män-

niskor och forma ett samhälle där Guds goda vilja får råda.

”Nothing for us without us”

”PMU vill främja utvecklingen av ett livskraftigt

och demokratiskt civilt samhälle**, där människor

i grupp agerar för sina egna eller andras intressen,

så att människor som lever i fattigdom får ökade

möjligheter att förbättra sina levnadsvillkor.

Vårt mål är också att öka engagemanget för

globala frågor i Sverige och att bidra till en rättvis

och hållbar global utveckling tillsammans med alla

berörda parter.”

Så här lyder PMUs mål:

* Se ordlista ** Se avsnitt 2 C. Det civila samhället och dess roll i utvecklingssamarbetet.



De fullständiga policydokumenten finns att hämta på www.pmu.se

FattigdomsbekämpningFattigdom och utsatthet handlar inte bara om brist på resurser. Det handlar också om människors brist på säker-het, rättigheter, kunskap, hälsa eller inflytande över sina egna liv. Att arbeta för rättvisa och upprättelse för utsatta grupper är en självklar del av kyrkans kallelse, och ett prioriterat område för PMU.

Alla människor har förmågor och kunskaper som är viktiga att ta tillvara. Utsatta grupper måste själva få vara med och beskriva behov och lösningar, så att de så långt som möjligt får styra arbetet med att förändra situationen.

MiljöMänniskan har fått i uppdrag att förvalta jorden. Vi måste leva på ett sådant sätt att den jord vi lämnar efter oss är i bättre skick än den vi själva fick ärva. Alla insatser med stöd från PMU ska genomföras med omsorg om miljön och med en god hushållning av jordens resurser.

Vi måste ta ansvar för en rad olika områden som vatten, energi, naturresurser, befolkningstäthet, transporter, kon-sumtion, produktion, klimat etc.

JämställdhetMerparten av de som lever i fattigdom är kvinnor, och deras inflytande är begränsat. Jämställdhet är därför ett viktigt mål vid alla insatser och i allt samarbete. Kvinnorna står ofta för familjens sammanhållning, och utgör en stor och aktiv del av kyrkorna, utan att ha motsvarande inflytande. Vi behöver kvinnors medverkan vid konfliktlösning, i lokala samarbetspartners strategiska planering och i olika insatser.

Fred och försoningUtvecklingsinsatser är ett sätt att förebygga konflikter. Det är också viktigt att inom humanitärt bistånd arbeta med förebyggande insatser som undanröjer orsakerna till

förtryck, konflikter och krig. Alla insatser ska bygga broar mellan människor och grupper, bidra till försoning och för-medla hopp och framtidstro.

I detta sammanhang har kyrkan en viktig roll, eftersom den erbjuder en gränsöverskridande gemenskap med bred social sammansättning och respekt för den enskilde.

Mänskliga rättigheter PMU arbetar för att alla ska få del av sina rättigheter i enlig-het med Bibelns budskap och FNs olika konventioner, som t.ex. den allmänna deklarationen om de mänskliga rättighe-terna, barnkonventionen eller konventionerna om diskrimi-nering av kvinnor och rasdiskriminering. Religions-frihet och stärkta rättigheter för religiösa minoriteter är ett av flera prioriterade områden för PMU.

DemokratiPMUs arbete baseras på värdegrunden och alla människors lika värde. PMU vill verka för ett samhälle där människor har samma rättigheter och skyldigheter.

Vi ska arbeta för att ge alla människor möjlighet till med-bestämmande och uppmuntra till ett aktivt deltagande i beslutsprocesser i samhället och i utvecklingsprojekten*.

AntikorruptionKorruption skapar en orättvis makt- och resursfördelning. Den urholkar staters ekonomi, sänker samhällsmoralen, bryter ner rättsväsende och ekonomiska system och skapar sociala orättvisor. För att bekämpa fattigdom måste biståndet även bekämpa korruption.

Utöver ovanstående allmänna policies har PMU specifika riktlinjer för olika tematiska områden och insatstyper.

PMUs övergripande policies

G. Policies för verksamhetenPMUs övergripande policies* bygger på gemensamma

erfarenheter från samarbetspartner runt om i

världen. Dessa policies måste alltid beaktas och ska

genomsyra alla insatser. Det är därför viktigt att känna

till dessa policies redan innan man börjar ett samarbete.

Här följer korta sammanfattningar av de övergripande

policies som finns:

* Se ordlista


H. BilageförteckningFöljande bilagor finns till avsnitt 1:

n Bilaga 1.1 PMUs värdegrund

n Bilaga 1.2 PMUs förändringsteori

n Bilaga 1.3 Policy för fattigdomsbekämpning

n Bilaga 1.4 Policy för miljö

n Bilaga 1.5 Policy för jämställdhet

n Bilaga 1.6 Policy för fred och försoning

n Bilaga 1.7 Policy för mänskliga rättigheter

n Bilaga 1.8 Policy för demokrati

n Bilaga 1.9 Policy för antikorruption

Dessa bilagor finns inte med i manualen, med undantag

för värdegrunden och förändringsteorin. De flesta kan

dock hämtas på www.pmu.nu. Övriga skickas av PMUs

handläggare vid beredning av projekt.

Studiematerial för svenska församlingar

Besöksadress: Regulatorvägen 11, Huddinge

Postadress: 141 99 STOCKHOLM

Tfn: 08-608 96 00

E-post: [email protected]

Internet: www.pmu.nu

världHela min

PMU har också tagit fram studiematerialet Hela min värld.

I den finns information om utvecklingssamarbete och tips

om hur man kan jobba med internationella frågor i svenska

församlingar.

avsnitt 2: Utvecklingsverksamhet – projekt


Projekt för mänskliga rättigheter, Filippinerna.


A. Inledning

Bistånd i förändringUnder årens lopp har förutsättningarna ändrats

för fattigdomsbekämpning och kampen för social

rättvisa. Även aktörer och arbetssätt har förändrats,

och till de mer djupgående förändringarna hör att

utvecklingen går mot ett mer jämlikt partnerskap

och en maktförskjutning mot den lokala samarbets-

partnern. ”U-landshjälp” och ”bistånd” kallas numera

”utvecklingssamarbete”.

Fattigdomen har också omdefinierats från att

enbart ha gällt brist på pengar och resurser till att

även gälla sårbarhet, rättslöshet och bristande

möjlighet att påverka sitt eget liv. Fokus har flyttats

från överföring av materiella resurser till människors

kapacitetsutveckling, från en enkelriktad överföring

av kunskap till ett gemensamt lärande, från kortsiktig

välgörenhet till långsiktig utveckling. Även målen för

biståndet har omdefinierats.

Svenskt utvecklingssamarbeteDet övergripande målet för svenskt utvecklingssam-

arbete är en ökad utveckling i länder som lider av

utsatthet och fattigdom. Sverige har också tillsam-

mans med de flesta andra länder i världen lovat att

bidra till att nå de s.k. millenniemålen för de åtta

högst prioriterade utvecklingsområdena.

Den största delen av det svenska utvecklings-

biståndet förmedlas bilateralt, dvs. direkt till andra

stater, genom Swedish International Development

Cooperation Agency (Sida). Sverige har också

valt att kanalisera en del av biståndet via svenska

enskilda organisationer, som till exempel PMU, som

har ett samarbetsavtal med Sida genom Sida Team

Civila Samhället, Sidas avdelning för enskilda organi-

sationer. Projektstöd från PMU ger lokala samarbets-

partner stora möjligheter att genomföra insatser av

olika slag, men det finns samtidigt begränsningar och

ramar för stödet.

Läs mer om millenniemålen på www.sida.se (sv/eng) eller på www.millenniemalen.se (sv), www.undp.org/mdg (eng), www.undp.org/french/mdg (fr) eller www.undp.org/spanish/mdg (sp).

B. Mål, perspektiv och helhetstänkande

Centrala perspektiv i utvecklingssamarbetetDet finns två centrala perspektiv som alltid måste

finnas med i utvecklingssamarbetet:n Fattigdomsperspektivet – kvinnor och män som

lever i fattigdom ska få delta i och påverka de

beslutsprocesser som berör dem; deras behov,

synsätt och förutsättningar ska styra allt vi gör. n Rättighetsperspektivet – alla människor har

samma värde, och varje människa har rätt till ett

värdigt liv, fritt från fattigdom.

HelhetstänkandeFattigdomens orsaker är många och förstärker varan-

dra. Det finns därför några mycket viktiga byggstenar

eller komponenter som måste finnas med i allt utveck-

lingssamarbete om det ska leda till minskad fattigdom:n demokrati och god samhällsstyrningn respekt för mänskliga rättighetern jämställdhet mellan män och kvinnorn hållbart utnyttjande av naturresurser och omsorg

om miljönn ekonomisk tillväxtn social utveckling och trygghetn konflikthanteringn globala gemensamma nyttigheter (dvs. allt sådant

som vi alla är beroende av och måste fatta gemen-

samma beslut om, t.ex. vatten, luft, handel, energi

m.m.).

Det går inte att utrota fattigdomen genom att kon-

centrera sig på endast en av dessa byggstenar. De är

alla nödvändiga komponenter i det helhetstänkande

Foto

:to

MAS

ER

IkSS

on


* Se C. Det civila samhället och dess roll i utvecklingssamarbetet.

”PMU vill främja utvecklingen av ett livskraftigt

och demokratiskt civilt samhälle*, där män-

niskor i grupp agerar för sina egna eller andras

intressen, så att människor som lever i fat-

tigdom får ökade möjligheter att förbättra sina

levnadsvillkor.”

PMUs mål för utvecklingssamarbetet:



som behövs för att utrota fattigdomen och bygga ett

samhälle där Guds goda vilja får råda. På samma sätt som

problemen förstärker varandra och hänger ihop, gör också

komponenterna i utvecklingssamarbetet det.

Sedan måste man naturligtvis bedöma i varje situation

vilka av byggstenarna som ska prioriteras. Det viktiga är

att samarbetet i sin helhet utgår från fattigdoms- och rät-

tighetsperspektivet, och att det är inriktat på att nå målet

att främja utvecklingen av ett livskraftigt och demokratiskt

civilt samhälle, där människor i grupp arbetar för sina egna

eller andra intressen, så att människor som lever i fattig-

dom får ökade möjligheter att förbättra sina levnadsvillkor.

En rättvis världUtifrån vår värdegrund tror vi att varje människa har fått

rätten till en egen identitet och frihet att uttrycka och

bejaka sin unika personlighet och utveckla sina förmågor.

Att respektera, bejaka, skydda och bevara mångfalden

i skapelsen, både bland människor och i naturen, är ett

uttryck för en kristen holistisk världsbild, där allt hör ihop

och är skapat för att fungera som en helhet, i ett ömsesi-

digt beroende.

I detta arbete med att bygga en rättvis värld för alla, en

hel värld, måste de utsatta, exkluderade och marginalise-

rade få delta. Rättvisan kräver att också de nästan en och

en halv miljard människor som lever i extrem fattigdom,

dvs. på mindre än 1,25 USD per dag, får vara med och

forma världen.

Utifrån vår kristna värdegrund skulle utvecklingssam-

arbetets övergripande mål och olika byggstenar också

kunna utryckas och sammanfattas i tre mål: att upprätta

mänskligheten, att bygga en värld där Guds goda vilja

får råda och att stärka människors gemenskap. De olika

komponenterna i utvecklingssamarbetet passar väl in

under dessa tre mål.

Alla byggstenar är viktiga och förstärker varandra.


En upprättad mänsklighetn de mänskliga rättigheterna respekterasn jämställdhet råder mellan kvinnor och män n människor har makt över sin egen livssituationn människors egna behov och perspektiv respekteras

En värld där Guds goda vilja får rådan demokrati råder på alla nivåern hållbart utnyttjande av naturtillgångar och miljönn jämn fördelning av ekonomiska resurser och makt

Gemenskap mellan människor n grupper bildas där tillit och förtroende kan råda n grupper kan fritt växelverka med övriga delar

av samhälletn grupper och övriga samhället samverkar för

ekonomisk utvecklingn samhällen och länder samverkar för en rättvis

fördelning av skapelsens resurser

C. Det civila samhället och dess roll i utvecklingssamarbetetAllt utvecklingssamarbete med stöd från PMU ska främja

utvecklingen av ”ett livskraftigt och demokratiskt civilt

samhälle”. Men vad menas då med det civila samhället

inom utvecklingssamarbetet? Här följer en förklaring.

Definition av det civila samhälletI alla samhällen har människor behov av att träffas, efter-

som människan är en social varelse som vill identifiera sig

med andra. När människor på eget initiativ samlas kring

något de har gemensamt, blir de en del av det som kallas

det civila samhället. Det civila samhället består av grup-

per, religiösa sammanslutningar och samfund, föreningar,

enskilda organisationer och nätverk av olika slag. Dessa

grupperingar har vuxit fram under historiens gång och

är ett uttryck för de traditioner, värderingar, behov och

intressen som finns i samhället.

Inom utvecklingssamarbete definierar man ofta det ci-

vila samhället som ”en arena, skild från staten, markna-

den och det enskilda hushållet, där människor på eget

initiativ organiserar sig och agerar för sina egna eller

andras intressen”. Enligt denna definition är den privata

sfären, dvs. familjer, släkter, stammar etc. inte en del av

det civila samhället. I många delar av världen kan dock

den privata sfären fungera som starkt organiserade grup-

per. I vissa länder är dessutom den politiska och ekono-

miska makten, dvs. staten och marknaden, i händerna på

enskilda familjer, släkter eller stammar.

Definitionen av det civila samhället beror alltså på

vem som gör den och på vilket samhälle man utgår från.

Utvecklingssamarbete med stöd från PMU grundar sig

dock i huvudsak på ovanstående västerländska definition

av det civila samhället, där familjen inte inkluderas. PMU

kan därför inte stödja insatser som har som mål att stärka

enskilda familjer, släkter eller stammar. Däremot kan stöd

ges till insatser som fokuserar på familjefrågor, som

exempelvis jämställdhet och barns rättigheter.

En bild av det civila samhället skulle kunna se ut här:

Samverkan över gränsernaI verkligheten går de olika sfärerna in i varandra på olika

sätt i alla samhällen, genom sammanslutningar som rör sig

i gränslandet mellan sfärerna, och genom att man sam-

arbetar över gränserna. Aktörer som rör sig i gränslandet

mellan olika sfärer är t.ex. politiska partier och policy-

organisationer, medieaktörer, kooperativ, konsument- och

näringslivsorganisationer och fackföreningar.

Den streckade linjen i bilden skiljer organisationer som

vill samverka med andra från sådana som endast är inrik-

tade på de egna medlemmarnas intressen.

Alla byggstenar är viktiga och förstärker varandra.

Staten Marknaden

Civila samhället

Partieroch fack-

föreningarOffentligt / Publikt

Privat / Personligt

Kyrkor ochorganisationer

Media

Familj,släkter och

stammar



Det är viktigt att komma ihåg att det civila samhället var-

ken är gott eller ont. Inom det civila samhället finns både

demokratiska och odemokratiska, lagliga och olagliga

organisationer och nätverk. PMU stöder och utvecklar

bara sådana aktörer som genom samverkan med andra vill

bidra till stärkt demokrati och en positiv samhällsutveck-

ling.

Dialog med stat och marknadFör en god samhällsutveckling krävs ett fungerande

växelspel mellan stat, marknad och det civila samhället.

Det civila samhället måste dock vara politiskt oberoende

och präglas av tolerans, dialog och jämlikhet om det ska

fungera.

Det civila samhällets aktörer har en viktig uppgift att i

dialogen med stat och marknad agera holistiskt, och föra

in också etiska, kulturella och andliga aspekter på utveck-

ling. Kyrkan, som samlar hundratals miljoner människor

världen över, är en mycket viktig aktör i det civila samhäl-

let och PMUs huvudsakliga samarbetspartner.

Specifika roller i utvecklingssamarbetet Vid planering av en insats är det viktigt att fundera över

hur den stärker det civila samhället. Detta är också något

som PMU bedömer då man ska fatta beslut om insatsen.

Här följer några av de specifika roller som det civila sam-

hället, och därmed lokala samarbetspartner och enskilda

projekt, har eller kan ha i utvecklingssamarbetet:

1. Påverkansarbete och demokratiska reformerDet räcker inte med att ha en demokratiskt vald regering

för att få en fungerande demokrati. Statliga myndigheter

och institutioner måste följa demokratiska principer och

tjäna medborgarnas intressen. Vid behov kan det civila

samhället mobilisera befolkningen och bidra till att demo-

kratiska reformer införs.

Genom lobby- och opinionsarbete kan det civila sam-

hället även bidra till att lyfta fram frågor som annars inte

skulle uppmärksammas.

Det civila samhället kan ensamt, eller tillsammans med

marknaden, ta upp frågor om korruption, maktmissbruk,

lagstiftning, jämställdhet, hiv/aids, miljö, övergrepp på

mänskliga rättigheter i allmänhet och särskilt när det gäl-

ler utsatta grupper som etniska och religiösa minoriteter,

funktionsnedsatta, barn med flera.

2. Träning i demokratiDet civila samhället kan bidra till en demokratisk kultur

och träna befolkningen i att aktivt ta ansvar för samhällsli-

vet. Genom att delta, mötas och samarbeta under demo-

kratiska former i olika grupper och organisationer bidrar

man till att sprida demokratiska normer och värderingar

som öppenhet, mångfald, tillit, gemenskap, tolerans,

respekt för andras åsikter, kompromissvilja, jämlikhet,

delaktighet, samarbete och solidaritet.

I samhällen där det råder konflikt kan spridandet av

demokratiska normer och värderingar stärka möjligheter-

na till fred och försoning. Organisationer i det civila

samhället kan inbjuda diskriminerade grupper till sam-

arbete, och på så sätt bidra till mångfald i samhället.

3. Fattigdomsbekämpning och människors organiseringOrganisationer i det civila samhället har stora möjligheter

att hjälpa människor som är marginaliserade och lever i

fattigdom att själva organisera sig och gemensamt agera

för sina eller andras intressefrågor. Genom att utgå från

människors egen drivkraft och stödja deras samverkan

kan människors självbild upprättas och deras kapacitet

frigöras. Genom organisering kan människor öka sitt

inflytande i samhället och själva driva sina utvecklings-

processer. Organisationer i det civila samhället kan också

driva olika typer av utvecklingsprojekt och på så sätt agera

för en minskning av fattigdomen. Det civila samhället kan

även stödja olika samverkansformer för ekonomisk ut-

veckling. Genom att mötas i nätverk och grupper utvecklar

människor ett så kallat socialt kapital, dvs. förtroende,

tillit och normer, vilket ökar deras möjligheter att bedriva

ekonomisk verksamhet och handel.

Det civila samhället har även en viktig uppgift i att ge sitt

specifika perspektiv på ett lands samhällsutveckling, och

bör därför delta i utformningen och genomförandet av

landets nationella fattigdomsstrategier, de så kallade

Poverty Reduction Strategy Papers (PRSP).

4. Samhällstjänster för befolkningenEnligt FNs allmänna deklaration om de mänskliga rättig-

heterna har alla rätt till bl.a. hälsovård och utbildning. I ett

land där staten är en svag aktör inom dessa områden, kan

det civila samhället göra en viktig insats genom att bidra

till att tillgodose människors grundläggande behov och

rättigheter.


Det civila samhällets organisationer bör dock parallellt

med sina serviceinsatser försöka påverka staten att ta sitt

ansvar inom dessa områden.

5. Brobyggande och dialog Det civila samhällets förmåga att bygga broar mellan olika

grupper kan bidra till att öka tilliten och förtroendet mellan

dem. I samhällen där det råder fred kan lokala organisa-

tioner och nätverk som själva präglas av en demokratisk

kultur bidra till att bevara freden och till att lösa intresse-

konflikter på ett fredligt sätt.

Samverkan och dialog mellan olika grupper skapar

förutsättningar för försoning och fredlig samexistens i

samhällen där det råder konflikt. Olika organisationers och

kyrkors initiativ för religionsdialog och bidrag till återupp-

byggnad och försoning är andra viktiga roller för det civila

samhället.

6. Mötesplatser för gränsöverskridande frågorUtvecklingen av kommunikationer, ökad handel och re-

sande gör att världen krymper och att människor blir allt

mer beroende av varandra.

Det blir allt viktigare att uppmärksamma gränsöverskri-

dande frågor, som hanteringen av vattenresurser, bevaran-

de av biologisk mångfald eller förebyggande av sjukdomar

som hiv/aids. Det ömsesidiga beroendet gör att de globala

utmaningarna kräver gemensamma åtgärder och beslut.

Det globala civila samhället som växer fram kan skapa

gränsöverskridande mötesplatser där människor kan ut-

byta viktiga erfarenheter om globala frågor och nå samsyn

om gemensamma mål och lösningar.

n Se bilaga 2.1: Fördjupning om det civila samhället.

n Se bilaga 2.2: Metod för analys av det civila samhället.

Som redan tidigare påpekats i detta avsnitt, kan PMU

bara stödja och utveckla sådana organisationer i det civila

samhället som genom samverkan med andra vill bidra till

stärkt demokrati och en positiv samhällsutveckling. Men

utöver denna huvudregel finns det ett antal villkor som

måste uppfyllas vid ett eventuellt samarbete.

D. Villkor för utvecklingssamarbete mellan svensk församling, lokal samarbetspartner och PMUFöljande grundförutsättningar gäller för stöd till utveck-

lingsinsatser med medel från PMU:n Ett partnerskap finns mellan en svensk pingstförsam-

ling och en lokal nationell samarbetspartner. Samar-

betet finns reglerat i avtal mellan svensk församling,

lokal partner och PMU. För mer information om avtal

se avsnitt 5 Ekonomi och administration.n Den lokala samarbetspartnern är en nationell, öppen

och demokratisk organisation (samfund, kyrka eller

annan organisation) med en nationell styrelse.n Den lokala samarbetspartnern finns presenterad

i PMUs land-/regionprogram*. Undantag kan göras för

mycket små projekt där man prövar nya metoder och

samarbeten.n Den lokala samarbetspartnern genomför projektet.

Undantag kan göras där det civila samhället är svagt

och lokal organisation/församling fortfarande saknas.

Undantaget måste beviljas av Sida. n Den svenska församlingen har kapacitet och kompe-

tens (inkl. språkkompetens) att aktivt stödja den lokala

samarbetspartnern.n Den svenska församlingen bidrar med en egeninsats*

på max 10 % av den totala budgeten för varje insats.

Egeninsatsen ska utgöras av kontanta medel insam-

lade i Sverige. Eget eller insamlat material får inte

räknas som del av egeninsatsen, inte heller värdet av

eget arbete.n De planerade insatserna överensstämmer med de

övergripande mål och prioriterade verksamhetsområ-

den som beskrivs i land-/regionprogrammet. Undantag

kan göras för mycket små projekt där man prövar nya

metoder och samarbeten.

Bedömning av lokala samarbetspartnerUtöver ovanstående grundförutsättningar måste den lo-

kala samarbetspartnern uppfylla de krav som PMU ställer

på sina samarbetspartner angående relevans, kompetens

och kapacitet. Dessa kriterier gäller för både utvecklings-

projekt och humanitära projekt*.

n Se bilaga 2.3: Mall för bedömning av lokal samarbetspartner.

* Se ordlista



1. Stärka människors rättigheterAlla utvecklingsinsatser ska bidra till att människor som lever i fattigdom kan framföra sina åsikter och får sina grundläggande rättigheter och behov tillgodosedda. Insat-serna ska bidra till att människor kan organisera sig och göra sin röst hörd i samhället, eller stärka redan existerande organisationer i deras arbete med att tillgodose människors grundläggande rättigheter och behov av t.ex. hälsa, mat, utbildning och säkerhet.

2. Strukturell förändringMaktstrukturer och system, ibland dolda sådana, kan orsa-ka fattigdom och brist och finns i alla sammanhang. Insatser ska därför också bidra till att förändra förtryckande sociala, ekonomiska, religiösa eller kulturella strukturer och system i det civila samhället och att påverka lagstiftning och stat och myndigheter på strukturell nivå.

3. Lokalt ägandeskapProjekt ska initieras, planeras och genomföras av lokal samarbetspartner.

4. Målgruppens medverkanEn utvecklingsinsats ska möta målgruppens specifika behov och rättigheter och ha som mål att stärka eller frigöra människors förmåga att förändra sina egen livssitua-tion. Målgruppens behov, drömmar och initiativ ska vara utgångspunkten vid planeringen, och representanter för målgruppen ska delta i, och påverka, hela projektprocessen.

5. Dialog och deltagaraktivt lärandeDialog, lärande och erfarenhetsutbyte ska vara i fokus un-der genomförandet av alla insatser. Aktiviteter som syftar

till lärande och utbildning ska präglas av en deltagaraktiv pedagogik där alla delar med sig av kunskaper och erfaren-heter.

6. Flexibilitet och anpassningEtt projekt måste anpassas efter den lokala situationen och kan aldrig överföras från en kontext till en annan, eftersom varje kontext är unik och kräver sin unika lösning. En ut-vecklingsinsats är inte en isolerad företeelse utan påverkas av de lokala förhållandena under genomförandet och måste därför anpassas när kontexten förändras.

7. Organisationsutveckling*Utvecklingssamarbetet ska syfta till organisations-, kompetens- och kapacitetsutveckling. För att insatser och program ska bli hållbara och få långsiktiga effekter, ska planering, uppföljning och redovisning ske på ett sådant sätt att kunskaper och framgångsrika metoder inte stannar på individnivå utan tas tillvara och återförs till organisationen.

8. Mötesplatser och samverkanSom utvecklingsaktörer har vi ansvar för att skapa goda mil-jöer och förutsättningar för utveckling, fred och försoning. I alla insatser bör vi därför sträva efter att skapa mötes-platser mellan människor eller grupper i samhället, så att människor och grupper kan lära tillsammans, samverka och skapa förutsättningar för förändring.

9. Hiv/aids Hiv/aids-problemet ska uppmärksammas i alla typer av insatser. Specifika hiv/aids-insatser ska i första hand inriktas på prevention, medvetandegörande och

Följande allmänna riktlinjer gäller för alla utvecklingsinsatser:

Att arbeta med samhällsutveckling kräver ett genuint

samarbete mellan olika intressenter* både inom och utom

det civila samhället. Alla deltagare i utvecklingssamarbe-

tet måste ha kunskap om fattigdomens olika dimensioner

och en förståelse för hur människor själva kan ändra sin

livssituation. Ett brett samarbete och engagemang ska

eftersträvas, så att alla intressenters resurser tas tillvara

och mer hållbara utvecklingseffekter kan uppnås. Utifrån

vår syn på ett jämlikt partnerskap måste vi sträva efter

ett ömsesidigt lärande, där vi möts för att tillsammans

formulera både frågor och svar. En viktig del av detta är

också att lära känna varandra, både som finansiärer och

som samarbetspartner i Syd eller i Sverige.

Observera att alla planerade insatser måste ligga i linje

med de mål och prioriteringar som finns i PMUs land-/

regionprogram. Programmen tas fram tillsammans med

lokala samarbetspartner och svenska församlingar och

grundar sig på de lokala samarbetsparternas erfarenheter,

situationsanalyser och initiativ.

E. PMUs allmänna riktlinjer för stöd till utvecklingsinsatser

��

* Se ordlista


information till olika grupper i samhället, men kan också innehålla vård, stöd och behandling av smittade personer.

10. Konflikter Biståndet får inte orsaka eller förstärka spänningar och kon-flikter, utan måste främja fred och försoning. Vid planering av insatser ska den lokala samarbetspartnern därför göra en analys av den planerade insatsens positiva eller negativa påverkan på eventuella konflikter, för att säkerställa att projektet inte skapar eller ökar spänningar i området.

11. Jämställdhet Alla insatser ska bidra till ökad jämställdhet mellan kvinnor och män. Kvinnorna i målgruppen ska vara representerade vid planering, genomförande, uppföljning och utvärdering av projekt.

12. Miljöpåverkan En insats påverkan på miljön ska alltid uppmärksammas. Miljöfrågor är komplicerade och innefattar områden som vatten, sanitet, energianvändning, resursanvändning, befolkningstäthet, transporter, konsumtion, produktion, klimatförändringar etc.

Ökad kunskap om miljöfrågor är en förutsättning för att identifiera rätt lösningar i insatser där dessa områden berörs. Miljöfrågor kan vara aktuella på både lokal, regional och global nivå.

n Se bilaga 2.4: Miljökonsekvensbedömning för utvecklingsprojekt

13. Hållbarhet och långsiktiga effekterInsatser ska skapa förutsättningar för målgruppens själv-ständighet och oberoende. För att en insats ska få lång-variga och bestående effekter, ska den planeras och genomföras på ett sådant sätt att målgruppen (lokal sam-arbetspartner eller lokal målgrupp) efter insatsens slut har kapacitet och nödvändiga förutsättningar att driva utveck-lingen vidare utan externt stöd.

14. Ansvarighet* och transparens*Varje part i ett samarbete ansvarar för att genomföra och redovisa sin del av verksamheten på ett sätt som tål extern granskning och kontroll. Insatserna ska genomföras på ett sådant sätt att samtliga intressenter har god insyn i, och kunskap om, insatsernas mål och aktiviteter och kan följa insatsernas utveckling. Öppenhet och transparens ökar verksamhetens genomslagskraft och organisationens tro-värdighet inför allmänhet och intressenter.

15. EffektivitetAlla parter i en insats har ansvar för att hitta arbetsmetoder och system som ökar effektiviteten och håller kostnaderna nere. Det man främst bör titta på är tidsåtgång, resursan-vändning, logistik och infrastruktur samt administrativa rutiner och system.

16. Materiella resurserUtvecklingsinsatser syftar i första hand till att stärka män-niskor och till att stödja människors och/eller organisatio-ners utveckling. Hårdvara, dvs. byggnation, fordon, datorer etc., kan i mindre grad inkluderas i en insats om det är nödvändigt för att syftet ska nås. Stora materiella resurs-förstärkningar leder sällan till någon hållbar förändring inom utvecklingsverksamheten.

��

Utöver dessa allmänna riktlinjer för utvecklingssamarbetet har PMU

tagit fram specifika riktlinjer för följande tematiska områden:n Jämställdhet n Fred och försoning n Hiv/aidsn Alfabetiseringn Formell utbildningn Insatser för förskolebarnn Utsatta barnn Mikrofinansn Organisationsutvecklingn Media som instrument för samhällsutveckling

* Se ordlista



F. Metoder och verktyg för olika tematiska områden PMU har utifrån våra gemensamma erfarenheter och lär-

domar från utvecklingssamarbete och projektverksamhet

också tagit fram metoder och verktyg för olika tematiska

områden till stöd vid planering och genomförande av

insatser. Om insatser planeras inom dessa områden bör

man ha läst PMUs material innan man börjar planera.

Dessa metoder och verktyg kan beställas från ansvarig handläggare på PMU eller hämtas från www.pmu.se

n Jämställdhet n Fred och försoning n Hiv/aidsn Alfabetiseringn Formell utbildningn Insatser för förskolebarn

n Utsatta barnn Mikrofinansn Folkbildningn Organisationsutvecklingn Media som instrument för samhällsutveckling

Metoder och verktyg finns för följande tematiska områden:


G. Projektcykeln

Inledning

För att ett projektsamarbete ska bli framgångsrikt krävs

kommunikation och dialog, så att alla inblandade parter

får en samsyn och bygger upp ett ömsesidigt förtroende.

Ett projekt behöver tillräckligt med tid för samtal och

lärande under alla de fyra huvudfaserna: planering, ge-

nomförande, utvärdering och resultatredovisning.

Alla intressenter, inklusive målgruppen, måste vara

involverade under hela projektet om det ska bli ett gott

resultat och man ska kunna lära tillsammans. Det är också

mycket viktigt att dokumentera och arkivera lärdomar, re-

sultat, målgruppens berättelser m.m. under hela insatsen,

så att kunskapen om projektet finns tillgänglig i framtiden.

Detta lärande handlar inte bara om nya tekniker eller me-

toder, utan också om ett ömsesidigt lärande om varandra.

Kunskap och insikter föds då man gemensamt reflekte-

rar över erfarenheter, lärdomar och visioner, och sådant

lärande måste få ta tid och resurser, så att det till sist blir

en del av organisationens kultur.

Roller i projektsamarbetetProjektsamarbetet sker i partnerskap mellan svensk för-

samling, lokal samarbetspartner och PMU. n Lokal samarbetspartner genomför alltid projektet, och

har också ansvar för att leda arbetet med planering,

genomförande, uppföljning, utvärdering och resultatre-

dovisning. Mötena mellan projektledning och målgrupp

är mycket viktiga under hela arbetet.n Svensk församling ansvarar för att stödja lokal samar-

betspartner under projektets genomförande och är en

viktig kommunikations- och kunskapslänk mellan lokal

samarbetspartner och PMU. Den svenska församling-

ens specifika roll är att stödja lokal samarbetspartner

genom bön och omsorg och att bygga en god relation

med den lokala partnern. Svenska församlingarnas

aktiva deltagande är en förutsättning för partnerskap

och bidrar till kontinuitet i utvecklingssamarbetet. n PMUs roll är att kvalitetssäkra projektsamarbetet, att

utbilda svensk församling och lokal samarbetspartner,

att ge stöd vid planering, uppföljning och utvärdering

samt att redovisa resultat och effekter till olika finan-

siärer som Sida, svenska församlingar och enskilda

gåvogivare.

Ansvarsfördelning och roller mellan lokal samar-

betspartner, svensk församling och PMU regleras i

samarbets- och projektavtal.

Samtal och lärande måste få ta tid.



1. Planering

Vikten av god planering

Den tid man lägger ner på att planera och förankra ett

projekt får man tillbaka många gånger om, eftersom ett

välplanerat projekt går lättare, snabbare och effektivare

att genomföra. Misstag, förseningar, fördyringar och

tråkiga överraskningar kan till stora delar undvikas om

man från början tar reda på alla fakta och diskuterar

insatsen ordentligt med alla involverade. Man bör aldrig

ha för bråttom med att komma igång.

Initiativet till en insats bör alltid komma från målgrup-

pen. Målet med vårt samarbete är människors utveckling,

och om målgruppen får vara med vid planeringen och

definiera behov och inriktning, kommer de också att vara

motiverade och engagerade under insatsen. Den lokala

samarbetspartnerns kanske viktigaste uppgift under

planeringen är att ställa frågor till målgruppen och lära

känna den.

Målgruppen själv känner bäst till de verkliga behoven.

De vet också vilka resurser som finns och har idéer om

hur en förändring kan ske. Det är först när man vet de

verkliga behoven, som man kan hitta lösningar som leder

till utveckling och en hållbar förändring.

Planeringen av en insats ska alltid börja med att lokal

samarbetspartner, målgrupp och övriga intressenter möts

i en workshop för att kartlägga behov, möjligheter och

risker. När man tillsammans analyserar situationen, funde-

rar över faktorer som påverkar situationen och definierar

målen, händer det ofta att nya insikter totalt omkullkastar

tidigare föreställningar om behov och lösningar. Det är

därför viktigt att inte låsa sig fast vid färdiga svar innan

alla berörda parter bidragit till analysen.

Det är viktigt att tänka på att målgruppen kan uppfatta

den gemensamma planeringen som ett löfte om stöd.

Man bör därför förklara redan från början att analysen

kanske visar att ett projekt inte är den bästa lösningen.

Innan ett projekt startas är det viktigt att se till alla

samarbetspartner och målgrupper känner till insatsens

innehåll och är överens om allt som berör dem.


Roller vid projektplaneringn Lokal samarbetspartner ansvarar för projekt-

planeringen.n Svensk församling ansvarar för att kommunicera med

den lokala samarbetspartnern under planeringen och

kan eventuellt också göra fältbesök.n PMU stöder planeringen genom rådgivning, stegvisa

bedömningar och utskick av material.

PMUs stöd till projektplaneringsresa Svensk församling kan ansöka om PMU-stöd för att delta

i ovanstående projektplanering och tillföra nödvändig

projektkompetens.

n Se bilaga 2.5: Ansökningsmall för projektplaneringsresa.

PMUs stöd till förstudie Ibland kan man under planeringen upptäcka att man behö-

ver gå tillbaka och göra en förstudie, dvs. en grundlig ana-

lys av situationen. Svensk församling kan då ansöka om

förstudiestöd. Förstudien finansieras av PMU, men svensk

församling betalar 10 % i egeninsats. Förstudien planeras

och genomförs i samarbete mellan lokal samarbetspartner

och svensk församling under ledning av PMUs handläggare

för förstudier.

n Se bilaga 2.6: Ansökningsmall för förstudie.

PMUs handbok för planering, uppföljning och utvärdering Det finns många olika sätt att planera en insats, och olika

slags planeringsverktyg har skapats av framför allt de

stora finansiärerna inom bistånd. Logical Framework

Approach (LFA) skapades redan på 1960-talet och

används i dag av de flesta biståndsgivare, bl.a. PMU och

Sida. Inom den Europeiska Unionen (EU) är LFA den enda

arbetsmodellen för projektsamarbete.

PMU har tagit fram en egen handbok för planering, upp-

följning och utvärdering som baseras på PMUs kunskaps-

syn, där lärandet ses som en process som uppstår i mötet

mellan människor. PMUs planeringsverktyg sätter in det

traditionella LFA-verktyget i ett större sammanhang och

kompletterar det med en inledande kartläggning och ana-

lys. Begreppet Appreciative Inquiry (AI) används alltmer

inom utvecklingssamarbetet och betyder värdesättande/

bekräftande samtal. Det innebär att man vid planeringen

fokuserar på möjligheter och resurser, dvs. på vad män-

niskor redan har och kan.

PMUs planeringsverktyg stöder lokal samarbetspartner

genom hela planeringen, från projektidé till färdig ansökan.

Den inledande planeringen görs i dialog med målgrupp och

övriga intressenter under en workshop och ska genom-

föras innan man skriver själva projektansökan. Syftet med

detta är bl.a. att ta till vara all samlad kunskap och erfa-

renhet, men också att få samtliga medverkande i projektet

att känna delaktighet och personligt ansvar. Workshopen

ger lokal samarbetspartner ett rikt underlag inför arbetet

med att formulera själva projektet.

Workshopen inleds med en nuläges- och behovsana-

lys, som utgår från deltagarnas berättelser. Målgruppen

får beskriva vad som redan fungerar i deras omgivning.

Deras upplevelser och syn på situationen värdesätts och

bekräftas. Det betyder inte att man negligerar problemen,

utan bara att man börjar med det som är positivt och går

att utveckla. Man fokuserar på de intressen, behov och

förhoppningar som döljer sig bakom problemen. Hand-

lingsalternativen och utvecklingsmöjligheterna blir fler om

man utgår från målgruppens behov och drömmar, efter-

som detta frigör människors egen energi och kreativitet

att förändra situationen.

Den lokala samarbetspartnern dokumenterar allt som

kommit fram under planeringsworkshopen, och gör sedan

en LFA-matris, dvs. en logisk struktur för projektet. I nästa

steg formuleras projektet enligt PMUs projektansök-

ningsmall.

n Se bilaga 2.7: Handbok för planering, uppföljning

och utvärdering.



Ansökningsprocessen Beredningen av utvecklingsprojekt sker i tre steg. De

tre stegen gör det möjligt för PMU att vid olika tillfällen

bedöma om projektets inriktning och förväntade resultat

och effekter stämmer överens med land-/regionprogram

och de krav som finns för finansiering. Det hjälper också

lokal samarbetspartner att öka kvaliteten i sina projekt,

och både lokal samarbetspartner och svensk församling

slipper lägga ned tid på omöjliga projektidéer.

Steg 1 Intresseanmälan När lokal samarbetspartner har en projektidé som en

svensk församling beslutat stödja, ska en intresseanmä-

lan göras till ansvarig handläggare på PMU. Syftet med

intresseanmälan är att säkerställa att projektidén ligger

i linje med land-/regionprogrammet samt PMUs riktlinjer

och policies. Om projektidén inte ligger i linje med land-/

regionprogram, riktlinjer och policies avslås den av PMUs

projektbeslutsforum (PF) redan nu. I annat fall ger PMU

inom tre veckor klartecken att projektplaneringen kan

börja enligt steg 2. Ansvarig handläggare skickar också

PMUs handbok för planering, uppföljning och utvärdering.

n Se bilaga 2.8:

Mall för intresseanmälan.

Steg 2 Projektplanering och LFA-matris Lokal samarbetspartner inbjuder nu målgrupp och andra

lokala intressenter till en workshop, där man planerar

projektet med hjälp av PMUs handbok. Svensk försam-

ling gör en eventuell planeringsresa för att stödja lokal

samarbetspartner vid dennes planering. Efter workshopen

ska den lokala samarbetspartnern utifrån dokumentatio-

nen fortsätta analysen och bl.a. definiera mål, resultat

och indikatorer* som skrivs i en LFA-matris. Om det finns

behov av en förstudie är det lämpligt att genomföra den i

detta skede. Matrisen skickas till svensk församling som

vidarebefordrar den till PMU. Matrisen och annan eventu-

ell information bereds och kommenteras av PMUs hand-

läggare i en projektberedningsgrupp.

Om mål, resultat eller indikationer måste förtydligas,

hjälper ansvarig handläggare lokal samarbetspartner med

råd och förklaringar. PMUs projektbeslutsforum (PF) fattar

beslut om fortsatt planering enligt steg 3.

n Se bilaga 2.9: Mall för LFA-matris.n Se bilaga 2.7: Handbok för planering,

uppföljning och utvärdering.

Steg 3 Projektansökan När PMU har godkänt LFA-matrisen för fortsatt planering

skriver lokal samarbetspartner en komplett ansökan

och budget enligt PMUs mallar. Dokumentationen från

planeringsworkshopen och LFA-matrisen utgör under-

lag för ansökan. När färdig ansökan och budget skickats

till PMU av svensk församling bereds och kommenteras

den av PMUs handläggare i en projektberedningsgrupp.

Ansvarig handläggare ger sedan skriftliga kommentarer till

lokal samarbetspartner, som skickar en reviderad version

av ansökan och budget. PMUs projektbeslutsforum (PF)

fattar ett definitivt beslut om projektet. När projektet god-

känts skickar PMU ett beslutsbrev till ansökande svensk

församling och ett startpaket till lokal samarbetspartner

och svensk församling med all nödvändig projektinforma-

tion, rapportmallar, revisionsinstruktioner, avtal m.m.

Notera att PMU aldrig betalar för kostnader som upp-

kommit innan ett projekt beviljats, och att projektet inte

får startas upp innan det har beviljats och alla avtal är

undertecknade.

n Se bilaga 2.10: Ansökningsmall för utvecklingsprojekt.n Se bilaga 2.11: Budgetmall för utvecklingsprojekt.

Intresse-anmälan

LFA-matris

Projekt-ansökan

Budget

* Se ordlista


Ansökningsdatum för utvecklingsprojekt Ansökningsdatum för utvecklingsprojekt är olika beroende

på budgetnivå.

Detta är vad som gäller:

≠ Ansökan om utvecklingsprojekt med budget över

400 000 SEK görs som regel en gång vart tredje år,

beroende på Sidas avtalsperiod med PMU. För aktuellt

ansökningsdatum kontakta ansvarig handläggare på

PMU. Ansökan blir en del av land-/regionprogrammet

för kommande avtalsperiod, och måste ha kommit

åtminstone till steg 2 i projektplaneringen (se föregå-

ende sida).

≠ Ansökan om utvecklingsprojekt med budget under

400 000 SEK, s.k. miniprojekt, kan göras två gånger

per år och ska finnas på PMU senast den 15 april

respektive 15 oktober. Endast ett begränsat antal

miniprojekt kan dock beviljas under löpande program-

period. PMU rekommenderar därför att även mini-

projekten läggs in i land-/regionprogrammet. Ansökan

om miniprojekt som ska bli en del av land-/region-

program ska finnas på PMU samtidigt som de större

utvecklingsinsatserna.

≠ Ansökningar om utvecklingsinsatser med en budget

under 200 000 SEK (med syfte att pröva nya metoder

eller samarbeten) kan göras två gånger per år och

ska finnas på PMU senast den 15 april respektive

15 oktober. Beredningen av dessa projekt är något

förenklad. För mer information kontakta ansvarig

handläggare på PMU.

PMUs bedömningsgrunder för projektansökan Projektansökan bedöms av PMU utifrån en bedöm-

ningsmall som innehåller en rad viktiga frågor om insat-

sens relevans, genomförbarhet, hållbarhet, kostnadsef-

fektivitet samt påverkan på eller roll i det civila samhället.

Mallen kan också användas av lokal samarbetspartner och

svensk församling som ett stöd vid planeringen.

n Se bilaga 2.12: Bedömningsmall för utvecklingsprojekt.

Nedan finns ett diagram över de tre stegen i ansöknings-

processen och över samarbetsparternas roller och ansvar

vid planeringen av utvecklingsprojekt:

Roller och ansvar i utvecklingsprojekt

Steg 1:En projektidé föds i fält, och

svensk församling kontaktas.

Steg 2:Projektplanering i workshop med mål-

grupp och andra intressenter enligt PMUs handbok. Eventuell förstudie genomförs.

LFA-matris skickas till svensk församling.

Steg 3:Ansökan och budget skrivs enligt

PMUs mallar och skickas till svensk församling.

Svensk församling beslutar om att stödja insatsen och skickar

intresseanmälan till PMU.

Svensk församling gör en eventuell förstudieresa eller planerings-

resa. Svensk församling skickar LFA-matrisen till PMU.

Svensk församling skriver under ansökan och budget och

skickar dem till PMU.

PMU bedömer intresseanmälan och meddelar inom tre veckor beslut om

eventuell fortsatt planering.

PMU bedömer LFA-matrisen, skickar kommentarer och

beslutar om fortsatt planering.

PMU bereder ansökan och skickar kommentarer. Definitivt beslut

fattas om projektet.

Planera!

Skriv ansökan!

Anmäl!Lokal samarbetspartner Svensk församling PMU



Vem ska skriva ansökan? Ansökan skrivs av lokal samarbetspartner med hjälp av

PMUs ansökningsmall, som innehåller en handledning.

Ansökan bygger på LFA-matrisen som godkänts av

PMU och på dokumentation från den första

planeringsworkshopen och övriga projektsamtal. Den

person som skriver ansökan tolkar det som intressenterna

kom överens om angående behov, resurser och mål.

Men om dokumentationen vid samtalen var dålig ris-

kerar ansökan att bli en förvrängning av projektidén. Det

är därför viktigt att de personer som deltog i planerings-

samtalen också finns med då man skriver ansökan, så att

ansökan inte blir en enda persons verk. Eftersom projektet

ska ägas och utformas av lokal samarbetspartner är det

inte heller lämpligt att ansökan skrivs av svensk försam-

ling eller PMU. Avsteg från denna viktiga riktlinje försvagar

det lokala ägandeskapet.

I ett samtal flödar tankarna fritt och utan någon tydlig

styrning eller struktur. Den som ska skriva ner och återge

innehållet i planeringssamtal och berättelser, behöver

därför ha en god uppfattningsförmåga och en förmåga att

analysera och sammanfatta information på ett logiskt sätt.

Att dokumentera samtal och skriva en projektansökan är

därför ett tidskrävande arbete som kräver mycket kompe-

tens, och denna kompetens måste finnas hos varje lokal

samarbetspartner.

2. Genomförande och uppföljning

Lärande under genomförandet Eftersom projekt genomförs i sammanhang som ständigt

förändras krävs bra system för genomförande och uppfölj-

ning, så att projektet kan anpassas efter behov. Projektbe-

skrivningen ska användas som en plan vid genomförandet

av projektet, men det är inte realistiskt att förvänta sig att

en projektbeskrivning kan följas exakt, eftersom projekt-

beskrivningen bygger på antaganden om situationen

och på förväntningar om vad projektet ska leda till.

Om aktiviteterna inte verkar leda till planerade resultat

och förväntade effekter måste projektplanen revideras.

För det mesta räcker det med att göra små justeringar av

aktiviteter. Men om projektaktiviteterna behöver ändras


och budgeten justeras måste man kontakta PMUs hand-

läggare och svensk församling. I avsnitt 5 Ekonomi och

administration kan man läsa mer om PMUs regler för

budgetförändringar.

Man ska inte vara rädd för att upptäcka problem och

svårigheter i ett projekt. Att bli medveten om ett problem

är första steget mot att lösa det. Om man däremot strun-

tar i att ta tag i svårigheterna brukar ett projekt förr eller

senare köra fast. Det är genom att sitta ned tillsammans

och fundera över eventuella misslyckanden som man lär

sig mest. Ett prestigelöst projektsamarbete, där tid för

kommunikation prioriteras, leder till ett gemensamt

lärande för både lokal samarbetspartner, målgrupp,

svensk församling och PMU.

En plan för hur uppföljning, utvärdering och rapportering

ska organiseras måste finnas redan i projektbeskrivningen.

Tid och resurser måste avsättas för regelbundna uppfölj-

nings- och rapportmöten, där projektledning, medarbetare

och eventuellt också representanter för lokal/nationell

organisation deltar. Detta leder inte bara till ökad projekt-

kvalitet utan också till ökat engagemang från alla intres-

senter.

Uppföljnings- och rapportmötena ska dokumenteras, så

att berörda parter som inte deltog, t.ex. lokal församling,

nationellt samfund, svensk församling och PMU kan få

information. En god dokumentation av projektet gör det

möjligt att följa dess utveckling över lång tid och minnas

olika resonemang och viktiga iakttagelser, resultat och

effekter.

PMUs och svensk församlings roller vid genomförande och uppföljningPMU har det övergripande ansvaret för kvalitetssäkring

av projekt inför Sida. Svensk församling samarbetar med

PMU genom att läsa och följa upp rapportering, ha kontakt

med projektledning och göra uppföljningsbesök. Kostnader

för församlingens uppföljning kan läggas in i projektbud-

geten med max ett besök/år för en person. Uppföljningen

ska fokusera på resultatredovisning och måste göras

enligt en godkänd uppdragsbeskrivning. Uppföljningen ska

sedan rapporteras skriftligt till PMU.

n Se bilaga 2.13: Mall för uppdragsbeskrivning och rapport vid projektuppföljning.

Det är viktigt att följa projektplaneringen och att hålla sig till budgeten.

Metoder för uppföljningPMUs handbok för planering, uppföljning och utvärdering

underlättar och skapar en struktur för analys och resultat-

redovisning. Uppföljningen görs för att kontrollera budget,

aktiviteter och tidsplan och för att reflektera över resultat

och effekter. Hur avstämning* av ekonomin görs enligt

PMUs riktlinjer kan man läsa mer om i avsnitt

5 Ekonomi och administration.

En del av uppföljningen består av målgruppens berät-

telser. Berättelser är effektiva verktyg för att mäta hur

kvaliteten i människors levnadsvillkor förbättrats, och de

blir ett viktigt underlag för den kvalitativa resultatredovis-

ningen av projektet. Genom människors egna berättelser

lär vi oss hur de ser på sin livssituation, hur projektet

uppfattas av deltagarna och hur insatsen påverkar deras

liv. Målgruppen känner dessutom att de får komma till tals

och att deras erfarenheter värdesätts och dokumenteras.

n Se bilaga 2.7: Handbok för planering, uppföljning och utvärdering.

Om man vill läsa mer om metoder för målgruppsbaserad

resultatmätning kan man hämta det engelska verktyget

Most Significant Change (MSC) på www.pmu.se.

* Se ordlista



Intern utvärderingEn utvärdering handlar framförallt om lärande. När ett

utvecklingsprojekt går mot sitt slut ska man därför alltid

avsluta med en gemensam utvärdering.

Den gemensamma utvärderingen genomförs under en

workshop, och representanter för målgrupp och andra

intressenter som deltog i planeringsworkshopen bör

delta. Workshopen genomförs med stöd av utvärderings-

verktyget i PMUs handbok för planering, uppföljning och

utvärdering. Syftet med workshopen är att utvärdera vilka

resultat och effekter som nåtts, och ifall insatsen genom-

förts effektivt.

Målgruppens berättelser om förändringar och erfaren-

heter spelar en central roll vid utvärderingen. Det är därför

viktigt att dessa berättelser har kategoriserats, analyse-

rats och dokumenterats löpande under projektets gång.

Genomgången av målgruppens berättelser är något man

kan lära mycket av, eftersom de kvalitativa förändringarna

då blir synliga. Även oväntade effekter och resultat kan

komma fram.

Man behöver även gå tillbaka till dokumentation från

tidigare uppföljnings- och rapportmöten och säkerställa

att viktiga erfarenheter, frågeställningar och resultat inte

tappas bort i samtalen. Passa gärna på att fira framgång-

arna, gratulera varandra och särskilt målgruppen!

Den fysiska slutrapporten, dvs. resultatredovisningen till

PMU, görs av projektpersonalen efter den gemensamma

utvärderingen med målgrupp och övriga intressenter.


Extern utvärdering inom projektetVid större projekt, eller inför en ansökan om en ny fas, kan

det även vara värdefullt att låta en extern konsult utvär-

dera insatsen.

Fördelen med att anlita en extern konsult är att en

utomstående, professionell utvärderare kan se insatsen

utifrån och uppfattar samband och sammanhang som

projektpersonalen inte ser. Utvärderingen kan göras under

pågående projekt eller efter att aktiviteterna avslutats.

Finansieringen av utvärderingen läggs in i projektansökan

och godkänns av PMU när projektet beviljas.

Den lokala samarbetspartnern ansvarar för att anlita en

lokal/regional, extern konsult och ska se till att utvärde-

ringen genomförs enligt projektbeskrivning och budget.

3. Utvärdering


Roller i utvärderingsfasen Det är bra om den svenska församlingens årliga uppfölj-

ningsbesök sker samtidigt som den lokala samarbets-

partnerns planerade utvärderingar, så att man kan lära

tillsammans.

PMUs stöd till extern utvärdering av program/tematiskt områdeDet kan ibland vara motiverat med en djupare analys

av ett projekt eller ett program/tematiskt ämne på flera

platser. Initiativet kan tas av någon av samarbetsparterna

svensk församling, lokal samarbetspartner eller PMU.

Utvärderingarna finansieras helt av PMU, men de planeras

och genomförs i samarbete med lokala samarbetspartner

och svensk församling under ledning av PMUs handläggare

för utvärderingar. Slutsatser som dras av utvärderingarna

är styrande för det fortsatta projektsamarbetet även i

andra länder.

För att PMU ska kunna prioritera dessa ansökningar

till Sida, måste samarbetspartner i god tid anmäla sitt

intresse för en sådan utvärdering till ansvarig geografisk

handläggare.

Fira framgångarna tillsammans.



RapporteringResultatredovisningen till PMU ska ge en god och samlad

helhetsbild av insatsens resultat och effekter under

rapportperioden. Intern uppföljning och dokumentation

samt interna rapporter utgör grunden för de rapporter

som skickas till PMU och till svensk församling.

Rapporteringsarbetet ger tillfälle att fortlöpande följa

upp det som sker i projektet. Rapporterna består av eko-

nomiska kvartals-, års- och slutrapporter samt skriftliga

halvårs-, års-, och slutrapporter. Den skriftliga rapporten

har fokus på resultatredovisning, reflektion och lärande.

n Se bilaga 2.14: Mall för skriftlig halvårsrapport för utvecklingsprojekt.

n Se bilaga 2.15: Mall för skriftlig slutrapport för utvecklingsprojekt.

n Se bilaga 2.16: Ekonomisk rapportmall för utvecklings- och humanitära projekt.

PMU och svensk församling använder rapporterna till att

följa upp och kvalitetssäkra projektet, till att dra generella

lärdomar av insatsen som kan spridas inom utvecklings-

samarbetet, samt för att resultatredovisa insatsen till

Sida eller annan finansiär. Rapporterna används även för

att informera församlingar, regionråd* och den svenska

allmänheten om utvecklingssamarbetet.

Resultatredovisningskedjan De resultat som uppnås med medel som kanaliserats

med stöd från PMU/Sida måste mätas och redovisas på

ett tydligt sätt. Bilden på nästa sida visar den kedja av

aktörer som är involverade i svenskt utvecklingssamar-

bete. Pilarna åt höger visar hur i huvudsak finansiellt stöd

och resurser kanaliseras, och pilarna åt vänster visar hur

resultat från samarbetet redovisas. Varje aktör i kedjan

har ansvar både för att förvalta medel och för att redovisa

resultat. Varje aktör har också sin specifika funktion och

verksamhet. Finansiärer och förmedlare av stöd är dess-

utom tillsammans ansvariga inför målgruppen, dvs. inför

de människor som lever i fattigdom och utgör fokus för all

verksamhet.

En viktig funktion för biståndsaktörerna i Nord är att

ständigt kommunicera värdet av stöd till det civila samhäl-

let, eftersom det civila samhällets roll för fattigdomsbe-

kämpning ifrågasätts allt oftare. PMU arbetar därför aktivt

med att skapa engagemang och en positiv debatt genom

att i media i Sverige och i övriga Europa lyfta fram insatser

och program som genomförs med medel från PMU/Sida.

Ekonomisk rapport

Skriftlig rapport

4. Resultatredovisning

* Se ordlista


H. Att bli en lärande, kompetent organisationSyftet med utvecklingssamarbetet är att hjälpa människor

att organisera sig och att stärka och utveckla redan exis-

terande organisationer i det civila samhället. Vi vill också

bli skickligare i vårt uppdrag att upprätta människor. Alla

utvecklingsinsatser och allt samarbete ska därför genom-

föras på ett sådant sätt att kunskaper och framgångsrika

metoder inte stannar på individnivå utan tas tillvara och

återförs till organisationen och alla intressenter.

Biståndsvärlden blir alltmer professionaliserad och

varje organisation utsätts för konkurrens. Det är därför

viktigt att visa att man är en kompetent samarbetspartner

som strävar efter utveckling och kvalitet och kan uppnå

goda resultat. Om man inte är nöjd med de resultat man

uppnår, måste man våga göra något annorlunda. Men det

krävs både vilja och mod att bryta gamla mönster och

rutiner.

Alla organisationer måste uppmuntra till lärande och

utveckling, så att projektpersonalen ser nya utmaningar

och idéer som något positivt. Personalen ska inte bara

producera resultat utan måste också få tid att reflektera

och dra lärdomar av insatserna. På så sätt kan erfarenhe-

ter och framgångsrika metoder tas till vara och kan till slut

genomsyra hela organisationens sätt att tänka och arbeta.

Men om detta ska kunna ske, måste organisationen av-

sätta både tid och resurser till lärande.

Här följer några tips på vad man kan göra för att bli en

lärande organisation:

≠ Ha goda rutiner och system för uppföljning

och utvärdering.

≠ Var noggrann med att dokumentera och arkivera

information.

≠ Presentera projektet för andra inom organisationen.

≠ Ordna workshops för personal, målgrupp och andra

intressenter.

≠ Ordna utbildning för personal, målgrupp och andra

intressenter.

≠ Ordna tematiska konferenser för personal, målgrupp

och andra intressenter.

≠ Inbjud andra organisationer till erfarenhetsutbyte.

I. BilageförteckningFöljande bilagor finns till avsnitt 2:

n Bilaga 2.1 Fördjupning om det civila samhället

n Bilaga 2.2 Metod för analys av det civila samhället

n Bilaga 2.3 Mall för bedömning av lokal samarbetspartner

n Bilaga 2.4 Miljökonsekvensbedömning för utvecklingsprojekt

n Bilaga 2.5 Ansökningsmall för projektplaneringsresa

n Bilaga 2.6 Ansökningsmall för förstudie

n Bilaga 2.7 Handbok för planering, uppföljning och utvärdering

n Bilaga 2.8 Mall för intresseanmälan

n Bilaga 2.9 Mall för LFA-matris

n Bilaga 2.10 Ansökningsmall för utvecklingsprojekt

n Bilaga 2.11 Budgetmall för utvecklingsprojekt

n Bilaga 2.12 Bedömningsmall för utvecklingsprojekt

n Bilaga 2.13 Mall för uppdragsbeskrivning och rapport vid projektuppföljning

n Bilaga 2.14 Mall för skriftlig halvårsrapport för utvecklingsprojekt

n Bilaga 2.15 Mall för skriftlig slutrapport för utvecklingsprojekt

n Bilaga 2.16 Ekonomisk rapportmall för utvecklings- och humanitära projekt

Dessa bilagor finns inte med i manualen, men de flesta

kan hämtas på www.pmu.se. Övriga skickas av PMUs


Invånare i Sverige

Regeringoch

riksdagSida

Sida TeamCivila Samhället

PMUSvensk

församling

Lokalsamarbets-

partner

Målgrupp

avsnitt 3: Utvecklingsverksamhet – övrigt


Träning av rehabiliteringspersonal i Bangladesh.


A. Syftet med utbytesprogramUtbytesprogram är en möjlighet för olika typer av

intresse- eller yrkesgrupper att mötas och lära av

varandra. Varje grupp i ett samhälle har sin roll och

ingår i ett specifikt sammanhang, där man lever

och arbetar tillsammans och på så vis formar och

påverkar samhällsutvecklingen. Det blir allt viktigare

att förstå och dela erfarenheter av hur samhällsut-

vecklingen ser ut i Sverige och i andra länder, och att

förstå den globala samhällsutvecklingen. Ett utbytes-

program, där man möts för att samtala kring dessa

frågor, blir därför en berikande process för alla.

Syftet med utbytesprogram är att främja nya kon-

takter mellan intresse- eller yrkesgrupper i Sverige

och olika samarbetsländer i Syd, så att man får ett

ökat engagemang och en dialog i samhället kring

globala rättvisefrågor.

Målet med utbytesprogram är:

≠ att deltagarna ska förstå att länder i Syd och

Nord är ömsesidigt beroende av varandra, och att

fattigdomsproblemen måste lösas i samarbete

och dialog.

≠ att kontakter och relationer ska upprättas för ett

ömsesidigt lärande mellan kyrkor, organisationer

och andra grupper i samhället i Sverige och i

samarbetsländerna.

≠ att nya människor och grupper i Sverige ska enga-

geras för utvecklingssamarbete.

≠ att information om internationellt utvecklings-

samarbete ska spridas i respektive land.

Målgrupp Bidraget ges till svenska intresse- eller yrkesgrupper

och deras motsvarande grupper i samarbetsländer-

na. Deltagarna kan var intresse- eller yrkesgrupper

inom en församling, och/eller motsvarande grupper

utanför församlingen om det finns ett samarbete

med församlingen.

Förhållningssätt och metod för ömsesidigt lärandeNyckelorden inom utbytesprogram är ömsesidighet

och dialog. Programmen måste därför planeras,

genomföras och följas upp av grupperna i båda län-

der. Vid planeringen utgår man från en gemensamt

formulerad frågeställning som tydligt relaterar till

gruppernas verksamhet. Alla aktiviteter, från

Foto

:MIk

AEl

StjE

Rn

BERG


Läkarteam i utbyte mellan Sverige och lokal organisation.

3a: Utbytesprogram



planering till uppföljning, måste genomsyras av folkbild-

ningens pedagogik och förhållningssätt. Det betyder, att

vid alla samtal, workshops etc., ska samtliga deltagarna

medverka aktivt och inbjudas till ömsesidigt utbyte och

dialog. Det gemensamma lärandet ska utgå från, och ta

tillvara, deltagarnas erfarenheter och kunskaper.

Under utbytesprogrammet utgår man från den gemen-

samt formulerade frågeställningen. Man skriver ner det

man lär sig och vilka slutsatser man kommer fram till vid

samtalen. Dessa anteckningar utgör sedan grunden för

rapportering och överföring av lärdomar till den egna

gruppen, till det egna landet och till PMU.

n Se bilaga 3a.1: Handledning för deltagaraktivt lärande inom utbytesprogram.

Utbytets innehåll1. Utbytet ska ha ett formulerat mål, en frågeställning och

ett program. Det ska även finnas en plan för deltagarnas informationsarbete efter utbytet.

2. Planering, genomförande, uppföljning och rapportering ska göras av båda grupperna tillsammans.

3. Ansökande svensk församling ansvarar för kvaliteten i utbytesprogrammet och för att det följer riktlinjerna.

4. Utbytesaktörerna, dvs. både den svenska och den nationella samarbetspartnern, ska förbereda utbytes-deltagarna inför utbytet.

Kriterier för deltagare och länder 5. Den svenska gruppen och gruppen i samarbetslandet ska

sedan tidigare ha en etablerad relation och någon form av samverkan.

6. Prioritet ges till utbyte med länder som PMU har presen-terat till Sida i land-/regionprogram, och till utbyte med mål som ligger i linje med detta program.

7. Kunskaps- och erfarenhetsnivån i grupperna från båda länder bör vara jämförbara för att möjliggöra ett ömsesi-digt lärande.

8. Deltagarna från båda länder måste ha ett gemensamt språk som de förstår och kan tala.

9. Deltagarna ska vara representativa för sina grupper. De ska ha inblick i verksamheten och vara aktiva medlem-mar. Även deras ålder och kön ska representera gruppen.

10. Man ska eftersträva en jämn könsfördelning i utbytes-programmen.

11. Deltagare i utbytesprogram måste ha fyllt 18 år och bo permanent i sitt land.

12. I Sverige ges bidrag endast till personer som saknar tidigare erfarenhet av vistelse eller arbete i utvecklings-länder (semesterresor räknas inte), och som inte är aktiva inom internationellt utvecklingssamarbete. Deltagarna från samarbetslandet får inte tidigare ha besökt Sverige. Denna riktlinje gäller dock inte för eventuella handledare eller vid förberedelseresa (se 1. Förberedelseschablon under C. Schablonbidrag för utbytesprogram).

13. Utbytesprogrammet måste ha 2–10 utbytespar, dvs. minst 2 och max 10 deltagare från Sverige och lika många från samarbetslandet.

Tid för utbyte och eventuell uppföljning14. Utbytesprogrammet ska sträcka sig över minst två

veckor i Sverige och minst två veckor i samarbetslandet. Båda utbytesresorna måste genomföras och avslutas inom 12 månader.

15. Eventuella uppföljningsresor får göras tidigast 6 måna-der efter hemkomsten från den sista utbytesresan och ska vara slutförda senast 12 månader efter hemkomsten.

Information och rapportering16. Grupperna måste i all extern information uppge att ut-

bytesprogrammet delvis är finansierat av PMU och Sida.17. Rapporteringen till PMU ska göras på det gemensamma

språket.

Följande allmänna riktlinjer gäller för utbytesprogram:

B. Riktlinjer allmänt


C. Schablonbidrag för utbytesprogramDet finns tre slags schablonbidrag för utbytesprogram:

förberedelseschablon, utbytesschablon och uppföljnings-

schablon. Schablonbeloppet är detsamma för alla sökan-

de, och ska endast ses som ett bidrag till kostnaderna för

förberedelse, utbyte eller uppföljning.

1. FörberedelseschablonEn förberedelseschablon kan sökas motsvarande maxi-

malt 0,8 prisbasbelopp. Detta gäller endast utbytespro-

gram med minst fyra utbytespar. Schablonen möjliggör en

förberedande resa för en person i var riktning, för gemen-

sam planering och kvalitetssäkring av utbytesprogrammet

i båda länder. Vid förberedelseresan kan man även besluta

att inte starta något utbyte, om det till exempel visar sig

att förutsättningar saknas för ett kvalitativt utbyte.

AnsökanAnsökan om förberedelseschablon görs på ansöknings-

mallen för utbytesprogram (se D. Ansökan). Endast en

kort beskrivning av det tänkta utbytet görs under de två

rubrikerna Syfte och Frågeställning.

RapportNormalt leder förberedelseresorna till ett utbyte, och man

skickar då en komplett ansökan om utbytesprogram till

PMU. Beslutar man däremot under förberedelsen att inte

genomföra något utbyte skickas en kort skriftlig rapport,

där man förklarar skälen till beslutet. För ekonomisk

rapportering, se F. Rapporter.

2. UtbytesschablonMan har rätt att ansöka om en schablon per utbytespar,

motsvarande 0,95 prisbasbelopp.

Ansökan

Se D. Ansökan

Rapport

Se F. Rapporter

3. Uppföljningsschablon

En uppföljningsschablon kan sökas för utbytesprogram

med minst fyra utbytespar, motsvarande 0,8 prisbas-

belopp. Schablonen möjliggör en resa i var riktning för

gemensam utvärdering av hur kyrkorna, organisationerna

eller arbetsplatserna påverkats (exempelvis ökade kontak-

ter med andra länder, ändrade arbetsmetoder etc.).

AnsökanAnsökan om uppföljningsschablon görs på ansöknings-

mallen för utbytesprogram (se D. Ansökan). Endast en

repetition av syften och mål med utbytet är nödvändig,

samt en beskrivning av vilka mätmetoder man tänker

använda för att påvisa långsiktiga resultat och effekter.

RapportEn kort skriftlig rapport över resultat och effekter skickas

till PMU senast en månad efter den sista uppföljningsre-

san. Den skrivs på det gemensamma språket, och svensk

församling är ansvarig. För ekonomisk rapportering,

se F. Rapporter.

D. AnsökanKontakta gärna PMU i god tid inför planeringen, för att

underlätta beredning av utbytesprogrammet.

Ansökan om schablonbidrag kan göras vid två tillfällen per

år och ska finnas på PMU senast den 15 mars respektive

15 september.

≠ Svensk församling skickar in ansökan till PMU.

≠ Ansökan undertecknas av svensk församling och lokal

samarbetspartner.

I ansökan till PMU ska följande ingå: ≠ Försättsblad och sammanfattande budget enligt mall,

se bilaga 3a.2.≠ Ansökan för utbytesprogram enligt mall, se

bilaga 3a.3.

≠ Garantiförbindelse* enligt mall, se bilaga 3a.4.

≠ En eventuell beskrivning av samarbetspartnern och

dess relation till svensk församling (gäller partner som

inte är beskriven i land-/regionprogram).

* Garantiförbindelsen är ett intyg om att deltagarna valts ut enligt riktlinjerna och är försäkrade.



F. Rapporter

Rapporteringen av utbytet är ett tillfälle för uppföljning

och reflektion. PMU använder rapporten främst till att

dra generella lärdomar av insatsen som kan spridas inom

utvecklingssamarbetet, men också för att resultatredovisa

insatsen till Sida.

Ansökande svensk församling ansvarar för rapportering

till PMU efter avslutat utbyte.

E. Riktlinjer ekonomi

1. Schablonerna kan täcka resor och bidra till boende och transporter under förberedelse, utbyte eller upp-följning. Schablonerna kan även täcka kostnader för lokalhyra. De kan dessutom täcka kostnader för pass, visum och försäkring för deltagare från samarbets-landet och visum för svenska deltagare. Kostnader för handledare kan inkluderas i budgeten för utbytes-programmet om det ryms inom totalbudgeten.

2. Revision bekostas av svensk församling och ska redovisas i den ekonomiska rapporteringen.

3. Ansökande svensk församling ansvarar för hur grupp-erna löser övriga kostnader (gruppernas egeninsats).

4. Bidraget täcker inte löner och ersätter inte förlorad arbetsinkomst etc.

5. Eventuellt överskott måste återbetalas till PMU.

6. Utbytesschablonen skickas till ansökande svensk församling, som också har det ekonomiska ansvaret inför PMU och Sida.

7. Resor måste beställas från den resebyrå som PMU har samarbetsavtal med (2008: Tranås resebyrå).

8. Alla deltagare måste vara försäkrade (se Garanti-förbindelse under D. Ansökan). Ansökande svensk församling tecknar försäkring för deltagare från samarbetslandet under deras vistelse i Sverige. PMU kan kontaktas för rådgivning.

Följande ekonomiska riktlinjer gäller för utbytesprogram:

I rapporteringen till PMU ska följande ingå: ≠ Skriftlig rapport för utbytesprogram, se bilaga 3a.5.

≠ Ekonomisk rapport för utbytesprogram, se

bilaga 3a.6.

≠ Revision enligt PMUs revisionsinstruktioner för svensk

församling, se bilaga 3a.7.

Skriftlig rapportSkriftlig rapport skickas till PMU efter avslutat utbytespro-

gram. Ansökande svensk församling samlar in information

från deltagande grupper och sammanställer rapporten,

som ska skrivas på det gemensamma språket.

Rapporten ska finnas på PMU senast den 15 februari

året efter utbytet. Om aktiviteterna genomförs under två

kalenderår skickas en skriftlig delrapport till PMU efter det

första året vid samma datum.

Ekonomisk rapport och revisionFörberedelse-, utbytes- och uppföljningsschablon rappor-

teras på samma ekonomiska rapportmall. Den ekonomiska

rapporten ska redovisa utbytets kostnader och intäkter

enligt beviljad budget och ska omfatta PMUs och svensk

församlings bidrag. Rapporten ska undertecknas av svensk

församling och revisor. Revision görs enligt PMUs revi-

sionsinstruktioner för svensk församling och skickas till

PMU.

G. BilageförteckningFöljande bilagor finns till avsnitt 3a:

n Bilaga 3a.1 Handledning för deltagaraktivt lärande inom utbytesprogram

n Bilaga 3a.2 Försättsblad och sammanfattande budget för utbytesprogram

n Bilaga 3a.3 Ansökningssmall för utbytesprogram

n Bilaga 3a.4 Garantiförbindelse för utbytesprogram

n Bilaga 3a.5 Skriftlig rapportmall för utbytesprogram

n Bilaga 3a.6 Ekonomisk rapportmall för utbytesprogram

n Bilaga 3a.7 Revisionsinstruktioner för svensk församling



handläggare vid beredning av utbytesprogram.


Termen svensk personal används här synonymt med

termen volontär.

A. Syftet med volontärbidrag Svensk pingströrelse har en lång tradition av att sända ut

medarbetare. Missionärer sändes ut till länder där männis-

kor levde i fattigdom för att sprida det kristna budskapet

om försoning, nåd och människans upprättelse. Socialt

arbete och solidaritet med svaga grupper som levde i fat-

tigdom var en självklar del av det kristna livet och evang-

eliet. De nationella kyrkor som växte fram bedrev tillsam-

mans med missionärerna pionjärarbete och banade väg

för dagens stora internationella utvecklingssamarbete.

Förutsättningarna för volontärarbete och behovet av

stöd har förändrats med tiden. I dag har de nationella

kyrkorna i hög grad själva kapacitet att bedriva andlig och

social verksamhet. Det stöd från Sverige som efterfrågas

av lokala samarbetspartner gäller framför allt rådgivning

för lokala ledare och träning av nationell personal.

PMU anser det också viktigt att volontären är med och

bygger nätverk mellan olika grupper, organisationer och

samfund.

Syftet med volontärbidraget är att stärka den utveck-

lingsverksamhet som den lokala samarbetspartnern utför.

Volontärbidrag kan dock endast sökas om det saknas

kvalificerad lokal personal för uppgiften och om tjänsten

efterfrågas av lokal samarbetspartner. Bistånd i form av

personal utgör en metod bland många andra inom utveck-

lingssamarbetet. Målet är att utveckla det civila samhället,

där kyrkan är en del.

Ömsesidigt lärande.

3b: Volontärbidrag (2009*)

* Obs! Nya riktlinjer för insatser med svensk personal införs fr.o.m. 2010. Dessa kan beställas från ansvarig handläggare på PMU eller hämtas från www.pmu.se.



Det är i mötet mellan volontären och de nationella som

förutsättningar för utveckling skapas. Ömsesidigt lärande

kräver öppenhet och vilja till både gemenskap och egen

personlig utveckling. Den tidigare betoningen inom mis-

sion och bistånd låg på kunskaps- och kompetensöver-

föring. Utgångspunkten för det tänkandet var att försam-

lings- och samhällsutvecklingen i Nord är den rätta och

önskvärda, och att Nords utvecklingsmodell därför kan

kopieras och överföras till Syd.

Med ett sådant synsätt blir Nords bidrag till Syds ut-

veckling en överföring av Nords kunskaper, värden och

kultur medan Syds specifika kompetens, kulturanpassade

kunskaper och värden går förlorade.

I ett modernt utvecklingssamarbete kan inte det pågå-

ende samhällsbygget ses som en ensidig kompetens- eller

kunskapsöverföring från Nord till Syd. I ett utvecklings-

samarbete som bedrivs på kristen grund måste betoning-

en ligga på ömsesidigt lärande, ett bekräftande och beja-

kande av varandras olikheter och ett gemensamt ägande

och ansvar för hela skapelsen. Volontärbidraget måste

alltid stärka den lokala samarbetspartnerns självständiga,

pågående utveckling och styras av dess behov.

Sett ur ett globalt kristet perspektiv präglas relationen

mellan kyrkor och samfund i världen främst av ett ömsesi-

digt beroende och en absolut jämlikhet genom vår gemen-

skap med Kristus. Den världsomfattande kyrkan bekän-

ner att vi är ett och att vi tillsammans utgör Kristi kropp.

Men vi är samtidigt smärtsamt medvetna om de ojämlika

resurs- och maktförhållanden som råder i världen, och att

dessa ibland påverkar våra relationer och vårt samarbete.


Kriterier för tjänsten1. Lokal samarbetspartner som önskar få stöd av en

volontärtjänst måste finnas med i PMUs land-/region-program.

2. Volontärtjänstens mål måste stämma överens med de mål och verksamhetsområden som definierats i PMUs land-/regionprogram.

3. Personal med volontärbidrag kan endast komma ifråga när det saknas kvalificerad lokal personal för uppgiften.

4. Arbetsuppgifterna avgör om tjänsten kan finansieras med volontärbidrag.

5. Lokal samarbetspartner ska ha kapacitet att ta emot personal, vara med och analysera behov och utforma kriterier för tjänsten, samt ta del i rekrytering och urval av personer.

6. Personalinsatser ska uppfylla samma krav och kriterier som övriga utvecklingsinsatser med stöd från PMU/Sida.

7. En lokal arbetsledare ska finnas för personalinsatser.

8. I humanitära insatser kan det behövas svensk personal. Ibland är detta också ett krav från biståndsgivaren.* (Se avsnitt 4 Humanitärt bistånd).

Personliga kvalifikationer9. Volontären ska ha goda yrkeskunskaper och de erfaren-

heter som passar för uppdraget och efterfrågas av lokal samarbetspartner.

10. Volontären ska ha tillräckliga språkkunskaper och kunna fungera och arbeta i en främmande kultur.

11. Volontären ska vara svensk medborgare eller ha perma-nent uppehållstillstånd i Sverige, alternativt vara medbor-gare i annat EU-land eller i Norge.

12. Innan utresa ska volontären ha gått en obligatorisk utbildning anordnad av PMU och Sida Härnösand. (Se E. Utbildning och förberedelser).

Följande allmänna riktlinjer gäller för volontärbidrag:

��

* Detta gäller exempelvis The European Commission Humanitarian Aid Department (ECHO).

Förhållningssätt – delaktighet och ömsesidigt lärande


Utsändande svensk församling≠ bereder volontärtjänsten i samråd med lokal

samarbetspartner och PMU.

≠ skickar behovsanalys och ansökan till PMU.

≠ samråder med PMU vid rekrytering av volontär

(arbetsbeskrivningen är vägledande).

≠ deltar i planeringssamtal tillsammans med volontären

på inbjudan av PMU.

≠ är arbetsgivare för volontären.

≠ stödjer aktivt volontären före, under och efter

tjänsteperioden.

≠ betalar 10 % av lön och sociala kostnader för

volontären.

≠ har huvudansvaret för volontärens säkerhet

(se Handlingsplan vid krissituationer, som finns att

hämta på www.pmu.se).

≠ planerar eventuell fortbildning för volontären tillsam-

mans med PMU, volontär och lokal samarbetspartner.

Lokal samarbetspartner≠ bereder volontärtjänsten i samråd med svensk

församling och PMU.

≠ ordnar en introduktion för volontären vid ankomst

till fält, där bl.a. kulturförståelse ska ingå.

≠ utser arbetsledare för volontären och följer

regelbundet upp volontärens arbete.

≠ diskuterar eventuella senare förändringar av

arbetsbeskrivning tillsammans med svensk

församling, volontär och PMU.

Volontären≠ deltar i planeringssamtal tillsammans med svensk

församling på inbjudan av PMU.

≠ ansvarar för att arbetstillstånd ordnas i fält.

≠ förbereder sig för tjänsten genom utbildning i

samråd med PMU och svensk församling. ��

Tjänstgöringstid13. Arbetsperioden ska vara 3–28 månader.

14. Korttidsinsatser är möjliga om kompetent nationell per-sonal saknas och det bedöms vara kostnadseffektivt.

Förlängning av tjänstgöringstid15. En volontärtjänst kan förlängas om volontären, utsän-

dande svensk församling, PMU och lokal samarbetspart-ner är överens om detta.

16. Ansökan om förlängning måste göras senast 6 månader före ursprungligt hemresedatum. Ansökan ska innehålla:

i. en redovisning av volontärens erfarenheter ii. en rapport över resultat och effekter på utvecklingsverksamheten iii. en motivering till behovet av förlängning (ny behovsanalys)

17. Korttidsinsatser kan förlängas, men den sammanlagda tjänstgöringstiden får inte överstiga 9 månader.

18. En person får tjänstgöra kontinuerligt på en eller flera volontärtjänster under maximalt 6 år.

Arbetet19. Volontärens arbete ska stärka den utvecklingsverksam-

het som den lokala samarbetspartnern utför.

20. Volontärens arbete ska genom träning och rådgivning leda till att medarbetare och andra som berörs av arbetet utvecklar sina kunskaper och sin kompetens.

21. I undantagsfall kan en svensk volontär arbeta operativt. Detta gäller bland annat då den nationella personalsitua-tionen påverkats allvarligt av en kris, som exempelvis hiv/aids eller krig. Insatsen måste vara tidsbegränsad och ska bidra till kompetensutveckling i form av träning av nationella ledare, utbildning av personal samt till organisationsutveckling vid behov.

22. Alla volontärtjänster ska ha en tydlig arbetsbeskrivning och mål som kan resultatredovisas. Detta gäller även korttidsinsatser.

23. En eventuell ändring av arbetsbeskrivningen beslutas av PMU efter samråd med svensk församling, lokal sam-arbetspartner och volontär.

PoliciesFöljande särskilda policies gäller för svensk personal/ volontärer:

≠ Uppförandekod för svensk personal i fält, se bilaga 3b.1. ≠ Handlingsplan vid krissituationer, se bilaga 3b.2.

C. Roller och ansvarsfördelning

��



≠ deltar i eventuell fortbildning under tjänsten i samråd

med PMU, svensk församling och lokal samarbets-

partner.

≠ skriver halvårsrapporter till PMU med kopia till

utsändande församling.

≠ skriver slutrapport till PMU med kopia till utsändande

församling.

PMU≠ bereder ansökan och fattar beslut om volontärbidrag.

≠ rekryterar volontär i samråd med svensk församling

(arbetsbeskrivningen är vägledande).

≠ planerar utbildning och förberedelser i samråd med

volontär och svensk församling.

≠ planerar eventuell fortbildning för volontären i

samråd med svensk församling, volontär och lokal

samarbetspartner.

≠ beslutar om eventuella förändringar av volontärens

arbetsbeskrivning efter samråd med svensk försam-

ling, lokal samarbetspartner och volontär, samt

dokumenterar förändring och beslut.

OBS! Alla parter inblandade i volontärtjänsten måste

känna till de åtgärder som vidtas vid krissituationer, enligt

Handlingsplan vid krissituationer, som finns att hämta

på www.pmu.se. PMU bidrar också med stöd i nödsitua-

tioner.

D. Ansökningsprocessen

Steg 1 Behovsanalys påbörjasLokal partner kartlägger behovet av en volontär och

samråder med svensk församling. Lokal partner skriver

en behovsanalys, där man tillsammans med svensk för-

samling bedömer behov, fastställer mål och undersöker

om det finns förutsättningar i Sverige och i fält för en

volontärinsats. Detta görs då man tar fram PMUs land-/

regionprogram. Volontärtjänstens mål måste stämma

överens med övriga mål och verksamhetsområden i land-/

regionprogrammet.

Steg 2 Behovsanalysen skickas till PMUSedan svensk församling, lokal samarbetspartner och

PMU kommit överens om vilka volontärtjänster som ska

prioriteras i landet/regionen, inkluderas dessa i land-/regi-

onprogrammet. Behovsanalysen för den enskilda tjänsten

slutredigeras av lokal partner och svensk församling och

skickas till PMU av svensk församling så snart som möjligt.

I analysen ingår även en beskrivning av den lokala samar-

betspartnern.

Om volontärtjänsten är kopplad till ett projekt ska

behovsanalysen istället ingå i planeringen av projektet.

(Se avsnitt 2 Utvecklingsverksamhet – projekt).

n Se bilaga 3b.3: Mall för behovsanalys och presentation av samarbetspartner.

Steg 3 Arbetsbeskrivning skrivs och volontär rekryterasNär PMU accepterat behovsanalysen, gör lokal samar-

betspartner en arbetsbeskrivning i samråd med svensk

församling. I arbetsbeskrivningen presenteras mål, syfte,

förväntade effekter samt volontärens roll som tränare och

rådgivare inom den lokala organisationen.

Arbetsbeskrivningen ska vara tydlig och målen konkreta

och realistiska, så att det blir möjligt att följa upp och

utvärdera insatsen. Om tjänsten är kopplad till ett projekt

ska tjänsten också bidra till att projektmålen nås.

Efter att PMU har rekryterat volontär i samråd med

svensk församling, och volontären har fått ge synpunkter

på arbetsbeskrivningen, skickas denna tillsammans med

övriga ansökningshandlingar till PMU av svensk försam-

ling.För humanitära insatser görs speciella arbetsbeskriv-

ningar (Se avsnitt 4 Humanitärt bistånd).

Steg 4 Ansökan skickas till PMU och beslut fattasSvensk församling skickar ansökningshandlingarna till

PMU för bedömning. Ansökan bereds och kommenteras

sedan av en projektberedningsgrupp på PMU. Personal-

handläggare ger råd och förklaringar till svensk församling

om ytterligare ändringar behöver göras i arbetsbeskriv-

ningen. PMU kompletterar budgeten sedan beslut fattats

om svensk församlings egeninsats och lokal samarbets-

partners eventuella bidrag. Efter beslut av PMU skickas

Behovs-analys

��


besked till ansökande svensk församling.

Ansökan kan göras två gånger per år och ska finnas på

PMU senast den 1 juni respektive 1 december.

I ansökan till PMU ska följande ingå:

Se följande bilagor:

n Bilaga 3b.4: Försättsblad ansökan volontärbidrag

n Bilaga 3b.5: Arbetsbeskrivning för volontär

n Bilaga 3b.6: Personuppgifter för volontär

n Bilaga 3b.7: Meritförteckning och CV för volontär

n Bilaga 3b.8: Budgetmall för volontär

Ansökningshandlingarna finns att hämta på www.pmu.se.

E. Utbildning och förberedelserPMU inbjuder volontären och församlingsrepresentanter

till ett planeringssamtal, där man diskuterar förberedelser

och ansvarsfördelning. Planeringen bör påbörjas minst ett

år före önskat utresedatum, så att det finns gott om tid

för nödvändiga förberedelser, som exempelvis ansökan

om arbetstillstånd, och för utbildning bl.a. på Sida Civil

Society Center i Härnösand.

I den förberedande utbildningen ingår relevant bistånds-

utbildning. Delar av utbildningen är individuellt anpassad

beroende på förkunskaper, specifika behov och krav för

tjänsten och den kontext volontären ska arbeta i. Relevan-

ta ämnesområden kan vara ledarskapsfrågor och organi-

sationsutveckling, folkbildning och pedagogik, mänskliga

rättigheter och demokrati, administration och ekonomi,

psykologi och stresshantering, hiv/aids, utvecklingsteori,

Försättsblad Arbets-beskrivning

Person-uppgifter

Merit- förteckningCV

Budget

1. Ansökande svensk församling betalar 10 % av lön och sociala kostnader för volontären.

2. Volontärbidraget täcker följande:≠ 90 % av lön och sociala kostnader≠ en resa tur o retur till stationeringsorten≠ volontärförsäkring≠ bidrag till bostad≠ utrustnings- och fraktbidrag≠ vaccinationer≠ kurskostnader för förberedelseutbildning godkänd

av PMU≠ hemkomstbidrag≠ hälsokontroll efter hemkomst≠ revisionskostnader (betalas av PMU mot faktura)

3. Lön utbetalas i förskott till utsändande församling.4. Anställningen börjar två veckor före utresa, och lön

utbetalas.5. Anställningen avslutas två veckor efter hemkomst.6. För regler om upphandling, fordon, transporter och

frakt från Sverige m.m., se avsnitt 5 Ekonomi- och administration.

Samordningen av eventuella insamlingar i Sverige bör göras av svensk församling eller en organisation som exempelvis PMU eller IBRA Media, och inte av den en-skilda volontären.

Följande ekonomiska riktlinjer gäller för volontärbidrag:

antropologi och kulturförståelse, eller en eventuell språk-

fördjupning.

Utöver denna utbildning och förberedelse i Sverige, bör

lokal samarbetspartner ge volontären en introduktion vid

ankomst, där man bl.a. diskuterar landets kultur. Det kan

också bli aktuellt med fortbildning för volontären. Denna

planeras i så fall tillsammans med PMU, svensk församling

och lokal samarbetspartner.

F. Riktlinjer ekonomi

För information om PMUs insamlingsverksamhet kontakta PMUs kommunika-tionsavdelning på [email protected] eller tel. 08-608 96 00.



G. RapporterRapporteringen av volontärbidraget är ett tillfälle för upp-

följning och reflektion. PMU använder rapporten främst

till att dra generella lärdomar av insatsen som kan spridas

inom utvecklingssamarbetet, men också för att resultatre-

dovisa insatsen till Sida.

≠ Volontären ansvarar för skriftlig rapportering till PMU

och svensk församling

≠ Ansökande svensk församling ansvarar för ekonomisk

slutrapport och revision.

I rapporteringen till PMU ska följande ingå: ≠ Skriftliga halvårsrapporter, se bilaga 3b.9.

≠ Slutlig arbetsrapport, se bilaga 3b.10.

≠ Ekonomisk slutrapport från svensk församling, se

bilaga 3b.11.

≠ Revision enligt revisionsinstruktioner för svensk för-

samling, se bilaga 3a.7.

Skriftlig rapportSkriftliga halvårsrapporter skickas till PMU och svensk

församling. När volontärperiod avslutats ska

volontären sända en slutlig arbetsrapport till PMU och

svensk församling. Volontären inbjuds även till ett uppfölj-

ningssamtal, som ett komplement till den slutliga arbets-

rapporten.

Ekonomiska rapporter och revisionFör volontärer krävs slutlig ekonomisk rapport och revision

enligt PMUs revisionsinstruktioner för svensk församling.

Den ekonomiska rapporten ska endast omfatta PMUs

bidrag och innehålla redovisning av kostnader och intäk-

ter per volontär. Rapporten ska undertecknas av svensk

församling och revisor. Den slutliga ekonomiska rapporten

samt revision skickas till PMU senast tre månader efter

avslutad period. Revisionskostnaderna betalas av PMU

mot faktura.

H. BilageförteckningFöljande bilagor finns till avsnitt 3b:

n Bilaga 3b.1 Uppförandekod för svensk personal i fält

n Bilaga 3b.2 Handlingsplan vid krissituationer

n Bilaga 3b.3 Mall för behovsanalys och presentation av samarbetspartner

n Bilaga 3b.4 Försättsblad ansökan för volontärbidrag

n Bilaga 3b.5 Arbetsbeskrivning för volontär

n Bilaga 3b.6 Personuppgifter för volontär

n Bilaga 3b.7 Meritförteckning och CV för volontär

n Bilaga 3b.8 Budgetmall för volontär

n Bilaga 3b.9 Mall för skriftlig halvårsrapport för volontär

n Bilaga 3b.10 Slutlig arbetsrapport för volontär

n Bilaga 3b.11 Ekonomisk slutrapport för volontär



handläggare vid beredning av volontärinsatser.


A. Syftet med praktikantbidrag

PMU/Pingst Internationellt erbjuder svenska församlingar

att söka praktikantbidrag för personer som vill pröva

församlings- eller biståndspraktik utomlands. Försam-

lingspraktik finansieras av Pingst Internationellt med egna

medel, och biståndspraktik finansieras av PMU/Sida.

Nedanstående riktlinjer och anvisningar gäller både

församlings- och biståndspraktik.

Syftet med praktikantbidraget är att ge unga människor,

med intresse för globala frågor, en möjlighet att under

3–12 månader göra en praktisk insats i något land. Syftet

är också att bygga och stärka relationer mellan försam-

lingar i Sverige och samarbetspartner i andra länder, så att

man får ett ökat engagemang för globala rättvisefrågor i

Sverige.

Målet med praktikantbidraget är:

≠ att praktikanten ska få ett ökat engagemang för inter-

nationellt utvecklingssamarbete/församlingsarbete.

≠ att praktikanten ska få förståelse för olika kulturer.

≠ att hemförsamlingen ska få ett ökat engagemang för

internationellt utvecklingssamarbete/församlingsar-

bete.

≠ att information om internationellt utvecklingssamar-

bete ska spridas utanför församlingen.

MålgruppPraktikantbidrag kan sökas för personer mellan 20 och

35 år.

Att se och lära är praktikantens viktigaste uppgift.

3c: Praktikantbidrag



B. Riktlinjer

Kriterier för bidrag1. Vid biståndspraktik finansierad med Sida-medel ska

den lokala samarbetspartnern finnas med i PMUs land-/regionprogram. Vid praktik som inte finansieras med Sida-medel ska den lokala samarbetspartnern ha en relation till svensk pingstmission.

2. Utresa kan ske tidigast det år man fyller 20 år, och måste ske senast det år man fyller 35 år.

3. Praktikanten ska vara svensk medborgare eller ha perma-nent uppehållstillstånd i Sverige.

4. Prioritet ges till medlemmar i pingstförsamlingar, men bidraget kan sökas även av medlemmar i andra kristna församlingar.

5. Praktikantbidrag ges inte till personer som vuxit upp i praktiklandet. Undantag görs om man var under 13 år då man lämnade landet.

6. Praktikantbidrag ges inte till personer som tidigare vis-tats eller arbetat i praktiklandet längre än tre månader i sträck. Praktikantbidrag ges inte heller till personer som tidigare varit ute med Sida-bidrag.

Personliga kvalifikationer7. Det finns inga formella krav på yrkesutbildning, men

praktikanten bör ha en viss yrkeserfarenhet och ska ha intresse för bistånds- och missionsfrågor.

8. Praktikanten och samarbetspartnern måste ha ett gemensamt språk som de förstår och kan tala.

Utbildning, tid och praktik9. Utöver praktiken måste antagna praktikanter delta i en 1

månads utbildning anordnad av PMU och Sida Härnösand.10. Praktikperioden måste vara 3–15 månader. Tiden

utomlands ska vara 3–12 månader.11. Praktikanten får inte starta eller ha ansvar för någon

verksamhet, eftersom stödet syftar till lärande och relationsbyggande.

12. Samarbetspartnern måste utse en handledare som aktivt stödjer praktikanten under hela praktikperioden.

13. Efter hemkomsten ska praktikanten under 1–2 månader informera i exempelvis församlingar, skolor och närsam-hälle. Uppdraget utformas av hemförsamling i samråd med PMU.

Ansökan om flera praktikantbidrag14. Svensk församling kan ansöka om flera praktikantbidrag

vid ett och samma tillfälle. 15. Om två eller tre praktikanter åker till samma plats ska

de ha individuella praktikuppgifter.

PoliciesFöljande särskilda policies gäller för praktikanter:

≠ Uppförandekod för svensk personal i fält, se bilaga 3b.1≠ Handlingsplan vid krissituationer, se bilaga 3b.2

Följande allmänna riktlinjer gäller för praktikantbidrag:

C. AnsökanPraktikantens hemförsamling ansöker om praktikantbidrag

och är ansvarig arbetsgivare under praktiktiden. Praktikant

och hemförsamling ansvarar gemensamt för att kontakta

organisation/församling utomlands och hitta en lämplig

praktikplats. PMU kan kontaktas för stöd och rådgivning.

Praktikant och hemförsamling ska se till att mottagande

organisation/församling redan på planeringsstadiet läser

manualen En vägledning för att ta emot praktikanter.

Denna manual finns att hämta på

www.pmu.se/praktikantbidrag

≠ Svensk församling skickar ansökan till PMU.

≠ Ansökan undertecknas av svensk församling och lokal

samarbetspartner.

I ansökan till PMU ska följande ingå:≠ Försättsblad till ansökan praktikantbidrag, se

bilaga 3c.1.

≠ Praktikbeskrivning enligt mall med en presentation

av lokal samarbetspartner, skriven av lokal partner i

samråd med praktikant och hemförsamling, se

bilaga 3c.2.


≠ Personligt brev med motivering och egen målformu-

lering enligt mall, gjord av praktikanten i samråd med

hemförsamling, se bilaga 3c.3.

≠ Praktikantens CV

≠ Kopia på samarbetsavtal mellan svensk församling och

PMU, se bilaga 5.1.

Om församlingen saknar samarbetsavtal med PMU, ska

avtal skrivas i två exemplar och skickas till PMU för under-

skrift.

PMU kallar den ansökande till intervju, och därefter fat-

tas beslut om bidrag. Besked skickas till hemförsamlingen

och praktikanten.

Ansökan kan göras två gånger per år och ska finnas på

PMU senast den 1 april respektive 1 oktober.

Ansökningshandlingar och mer info finns att hämta på

www.pmu.se/praktikantbidrag.

D. Roller och ansvarsfördelning

Svensk församling≠ är arbetsgivare, och har därmed huvudansvaret för

stöd till praktikanten.

≠ betalar egeninsatsen för praktikantbidraget

(700 SEK/mån).

≠ hjälper lokal organisation/församling att ta fram

en praktikbeskrivning.

≠ tecknar försäkring för praktikanten hos Pingst – fria

församlingar i samverkan.

≠ har huvudansvaret för praktikantens säkerhet

(se Handlingsplan vid krissituationer, som finns att

hämta på www.pmu.se).

≠ hjälper praktikanten att utforma informations-

uppdraget.

≠ skickar ekonomisk slutrapport till PMU

(se E. Rapporter).

Lokal samarbetspartner ≠ har huvudansvar för att ta fram en lämplig praktik-

beskrivning.

≠ utser lokal handledare.

≠ ordnar med boende och annat praktiskt på praktik-

platsen.

≠ skickar utvärdering efter avslutad praktik till PMU och

svensk församling.

PMU/Pingst Internationellt≠ ger råd före, under och efter praktikperioden till

praktikant och dennes hemförsamling.

≠ fattar beslut om praktikantbidrag.

≠ har huvudansvar för praktikantens utbildning innan

utresa.

≠ erbjuder praktikanter uppföljningssamtal efter

hemkomst.

≠ ordnar återträff för praktikanter efter hemkomst för

gemensamt erfarenhetsutbyte.

≠ ger tips inför informationsuppdraget i Sverige.

Praktikanten≠ har kontakt med hemförsamling och PMU före, under

och efter praktikperioden.

≠ skriver halvtidsrapport till hemförsamling och PMU

under praktikperioden.

≠ skriver slutrapport till hemförsamling, PMU och lokal

organisation/församling efter avslutad praktikperiod.

≠ informerar under 1–2 månader i exempelvis försam-

lingar, skolor och närsamhälle efter hemkomsten.

OBS! Alla parter inblandade i praktiksamarbetet måste

känna till de åtgärder som vidtas vid krissituationer, enligt

Handlingsplan vid krissituationer, som finns att hämta

på www.pmu.se. PMU bidrar också med stöd i nödsitua-

tioner.

E. RapporterRapporteringen av praktikantbidraget är ett tillfälle för

uppföljning och reflektion. PMU använder rapporten

främst till att dra generella lärdomar av insatsen som kan

spridas inom utvecklingssamarbetet, men också för att

resultatredovisa insatsen till Sida.

Skriftliga rapporterPraktikanten skickar efter halva praktikperioden en

skriftlig rapport till PMU. Praktikanten skickar senast två

månader efter avslutad praktikperiod en skriftlig slutrap-

port till PMU.

n Se bilaga 3c.4: Skriftlig rapportmall för praktikantbidrag.

Ekonomisk slutrapport och revisionEkonomisk slutrapport skickas till PMU av praktikantens



ansökande församling. Den ekonomiska rapporten ska

endast omfatta PMUs bidrag och innehålla redovisning

av kostnader och intäkter per praktikant. Rapporten ska

undertecknas av församlingsrepresentant och revisor.

Revision ska göras enligt PMUs revisionsinstruktioner för

svensk församling och bekostas av församlingen.

n Se bilaga 3c.5: Ekonomisk rapportmall för praktikantbidrag.

n Se bilaga 3a.7: Revisionsinstruktioner för svensk församling.

För mer detaljerad information om praktikantbidraget, se

www.pmu.se/praktikantbidrag.

F. BilageförteckningFöljande bilagor finns till avsnitt 3c:

n Bilaga 3c.1 Försättsblad till ansökan praktikantbidrag

n Bilaga 3c.2 Praktikbeskrivning enligt mall med en presentation av lokal samarbetspartner

n Bilaga 3c.3 Mall för personligt brev med motivering och målformulering för praktikant

n Bilaga 3c.4 Skriftlig rapportmall för praktikantbidrag

n Bilaga 3c.5 Ekonomisk rapportmall för praktikantbidrag

Dessa bilagor finns inte med i manualen, men de flesta kan hämtas på www.pmu.se. Övriga skickas av PMUs handläggare vid beredning av praktikantansökningar.


A. Syftet med stipendierSyftet med stipendier är att stärka kompetensen hos de

lokala samarbetspartner som svenska församlingar och

PMU/Pingst Internationellt har avtal med. Stipendierna är

i första hand ett stöd till samarbetspartnern och landets

utveckling och får inte uppfattas som ett stöd till enskilda

individers personliga utveckling.

Församlingsrelaterade stipendier kan beviljas med

finansiering av egna medel från Pingst Internationellt.

Stipendier som rör utvecklingssamarbetet finansieras av

PMU/Sida.

Nedanstående riktlinjer gäller stipendier för både för-

samlingsarbete och utvecklingssamarbete.

Målet med stipendierna är:

≠ ökad kunskaps- och kompetensnivå inom

organisationen

≠ ökad jämställdhet mellan kvinnor och män inom

organisationen

≠ ökad kapacitet inom organisationen att bedriva

utvecklingsprojekt

≠ en spridning av kunskaperna inom organisationen,

genom att utbildade personer utbildar andra

MålgruppSe Val av stipendiater och utbildningsområden på nästa

sida.

3d: Stipendier




Val av stipendiater och utbildningsområden1. Stipendier som finansieras med Sida-medel måste

stämma överens med de mål och verksamhetsområden som definierats i PMUs land-/regionprogram.

2. Val av utbildningsområde ska ske utifrån den lokala samarbetspartnerns behov.

3. Stipendiaten ska arbeta hos den lokala samarbetspart-nern efter avslutad utbildning, och inom de arbetsområ-den som partnern efterfrågar.

4. Prioritet ges till personer som efter avslutad utbildning bli nyckelpersoner som ska:≠ leda kyrkans eller organisationens arbete, exempel-

vis ledare på nationell nivå eller verksamhetsansvarig inom formell utbildning, sjukvård eller projekt

≠ vidareutbilda andra hos samarbetspartnern genom kunskaps- och kompetensutveckling, exempelvis skol- eller sjukvårdspersonal med specialkompetens och utbildningsansvar eller lärare på bibelskolor på nationell nivå.

≠ arbeta med opinionsbildning och attitydförändring i det omgivande samhället. Denna möjlighet ges endast till länder där detta beskrivits som ett mål och verksamhetsområde i land-/regionprogrammet. Stipen-dierna kan gälla utbildning inom journalistik för att de kristnas röst ska höras i samhällsdebatten, inom juridik för att förbättra utsatta gruppers situation i samhället, eller inom fred/försoning och konflikthantering i krigs- och konfliktdrabbade länder.

5. Normalt ges inte stipendier till utbildning av lärare och sjuksköterskor utan särskilt lednings- eller utbildningsan-svar. Stipendier ges inte heller till utbildning av pastorer. Om stipendiaten inte kommer att arbeta som utbildare av andra direkt efter utbildningen, ska den nationella sti-pendiekommittén skicka med ett underskrivet dokument som beskriver planerna på hur personen på sikt kommer att arbeta som utbildare av andra. Denna möjlighet ges normalt endast till kvinnor.

6. Av ansökningarna ska minst en tredjedel gälla kvinnor:≠ 1 ansökan = 1 kvinna≠ 2-3 ansökningar = 1-3 kvinnor≠ 4-6 ansökningar = 2-6 kvinnor

7. Varje land får ansöka om max sex stipendier per ansök-ningstillfälle.

Studier8. Stipendierna är i första hand avsedda för studier i det

egna landet och på den egna kontinenten. Stipendierna betalar inte kostnaderna för en eventuellt medföljande familj.

9. Studierna måste påbörjas inom ett år efter beviljat stipen-dium, annars måste ny ansökan skickas in.

10. Efter avslutade studier bör stipendiaten arbeta för sam-arbetspartnern i minst lika många år som utbildningen pågått.

11. Stipendierna gäller främst universitetsutbildning eller motsvarande. Gäller ansökan utbildning på lägre nivå ska den nationella stipendiekommittén skicka med ett un-derskrivet dokument som beskriver personens planerade framtida studier på universitetsnivå eller motsvarande. Denna möjlighet ges endast till kvinnor i länder där kvinnor generellt har låg utbildningsnivå.

12. Ett eventuellt byte av skola eller studieort innan studiestart eller under studierna måste godkännas av PMU/Pingst Internationellt.

Förlängning eller budgettillägg13. En eventuell förlängning av studierna, eller en budget-

ökning av ett beviljat stipendium, måste motiveras väl, rekommenderas av nationell stipendiekommitté och i förväg godkännas av PMU/Pingst Internationellt.

14. En eventuell förlängning av studier, eller en budget-ökning av ett beviljat stipendium, ses som en ny ansökan. Denna räknas då med bland de maximalt sex ansökningar som kan skickas in till nästa ansökningstillfälle.

Följande allmänna riktlinjer gäller för stipendier:


C. Stipendiekommittén

SammansättningDen lokala samarbetspartnern utser en stipendiekommit-

té. Den ska vara sammansatt av representanter för olika

sektorer inom organisationens verksamhetsgrenar och

för olika geografiska områden. Det får inte finnas något

jävsförhållande mellan kommittémedlemmarna, och kom-

mittén ska bestå av både kvinnor och män. Undantag görs

för länder där samarbetspartnern är liten, eller där man av

olika skäl inte kan bilda en stipendiekommitté. Nedanstå-

ende ansvar måste då vila på någon annan.

Roll och ansvarStipendiekommittén ansvarar för följande:

1. informerar inom organisationen om möjligheten

till stipendier.

2. studerar och godkänner ansökningsunderlag från de

sökande.

3. rekommenderar ansökande personer till PMU

InterLife och ställer upp dem i prioritetsordning.

4. garanterar att stipendiater välj utifrån PMUs kriterier,

och att inga enskilda personer eller grupper särskiljs

och gynnas vid urvalet.

5. intygar att de sökande med säkerhet vet att utbild-

ningsinstitutionerna har en kvalificerad utbildning

inom aktuella områden.

6. bedömer om kostnaderna för utbildningarna är

rimliga.

7. skickar ansökningarna till PMU/Pingst

Internationellt, som fattar beslut om stipendier.

8. ser till att studierna påbörjas och avslutas i rätt tid.

9. skriver avtal med stipendiater.

10. meddelar studiestart till PMU/PI.

11. meddelar förändringar till PMU/PI.

12. rapporterar till PMU/PI.

13. stöder PMU/PI vid utvärdering av stipendiatverk-

samheten.

D. AnsökanAnsökan kan göras två gånger per år och ska finnas på

PMU/Pingst Internationellt senast den 15 mars respektive

15 september.

≠ Lokal stipendiekommitté ser till att alla ansöknings-

formulär är komplett ifyllda och underskrivna.

≠ Lokal stipendiekommitté skickar in ansökan till

PMU/Pingst Internationellt.

I ansökan till PMU/Pingst Internationellt ska följande ingå:

≠ formulär A, D, E* och G (fylls i av stipendie-

kommittén)

≠ formulär B (fylls i av stipendiaten)

≠ formulär C (fylls i av församlingspastor/projektledare/

nuvarande eller framtida arbetsgivare)

≠ intyg eller prospekt från utbildningsinstitutionen

som styrker avgifterna/kostnaderna för utbildningen

≠ Vid ansökan om stipendier på doktorsnivå måste

behovet av utbildningen styrkas av exempelvis

skrivningar från landets myndigheter.

Ansökningsformulären finns att hämta som bilagor, se

under rubriken I. Bilageförteckning.

Notera att om man ansöker om utbildning på en icke-

statlig utbildningsinstitution ska skälet till detta anges i

ansökningsformulär C.

Ansökningar sänds i original till:

Stipendieansvarig

PMU Inter Life

SE-141 99 Stockholm

Sverige

E. BeslutFör närvarande gäller att PMU/Pingst Internationellt

föreslår godkännande respektive avslag på stipendie-

ansökningarna till Styrgruppen för Pingst Internationellt,

som fattar det avgörande beslutet. Stipendieansvarig på

PMU meddelar sedan de lokala stipendiekommittéerna

besluten under maj respektive november.

F. StudiestartEfter meddelande om beviljade stipendier ansvarar den

lokala stipendiekommittén för:

≠ att alla stipendiater börjar sina studier senast

12 månader efter beviljat stipendium. ��

* Formulär E är inte obligatoriskt för alla.



≠ att meddela datum för studiestart till PMU/Pingst

Internationellt.

≠ att upprätta ett avtal med stipendiaten enligt

formulär F (se bilaga 3d.f) och bevaka att avtalet

följs. Avtalet skickas till PMU/PI och ska innehålla:

i. information om hur rapportering av studierna

ska ske till den lokala stipendiekommittén.

ii. antal år stipendiaten ska arbeta hos

samarbetspartnern efter utbildningen.

iii. vad som händer om stipendiaten av egen

vilja avbryter studierna.

iv. eventuell skyldighet att återbetala

stipendiemedel.

Om avtalet bryts ska den lokala stipendiekommittén

besluta att bidraget till stipendiaten dras in, och

beslutet ska meddelas PMU/PI.

≠ att kontakta PMU/PI om en förändring av skola/

studieort blir aktuell. Detta gäller även om det i övrigt

är oförändrade villkor, dvs. oförändrad budget, ut-

bildningsprogram och planerad framtida tjänst.

PMU/PI måste i förväg godkänna förändringen av

skola/studieort. Om PMU/PI inte kontaktas för

god-kännande kan bedömningen av kommande

ansökningar påverkas negativt.

n Se bilaga 3d.f: Avtal med stipendiat (formulär F).

G. Riktlinjer ekonomi

1. Det beviljade ekonomiska stödet från PMU/ Pingst Internationellt ska bidra till att täcka kostnaderna för de kurser/program som godkänts, och pengarna ska använ-das enligt den godkända budgeten (ansökningsformulär D). Stipendium utbetalas inte retroaktivt, dvs. för studier som skett före godkännande av PMU/PI. Studietiden före godkännandet räknas bort vid utbetalning.

2. PMU/PI gör utbetalningar för stipendier ett år i taget till samarbetspartnern enligt utbetalningsplan (meddelas i beslutsbrev). Villkoret är att rapporter skickas till PMU/PI av den lokala stipendiekommittén.

3. Den lokala stipendiekommittén ska hålla stipendiaten in-formerad om budget, riktlinjer och villkor, och ska skicka det ekonomiska stödet vidare till stipendiaten.

4. Vid studier i annat land blir den ansökande samarbets-partnern återbetalningsskyldig till PMU/PI om stipendia-ten inte återvänder till hemlandet efter avslutade studier (se ansökningsformulär G).

5. Den lokala stipendiekommittén ska i budgeten föreslå nivån på stipendiatens ekonomiska egeninsats.

6. Den lokala samarbetspartnern ska finansiera 10% av den totala kostnaden för stipendiaten. Undantag görs för krigs- och konfliktdrabbade länder.

Följande ekonomiska riktlinjer gäller för stipendier:

��


H. Rapporter Rapporteringen av stipendiebidraget är ett tillfälle för upp-

följning och reflektion. PMU använder rapporten främst

till att dra generella lärdomar av insatsen som kan spridas

inom utvecklingssamarbetet, men också för att resultatre-

dovisa insatsen till Sida.

≠ Stipendiekommittén ansvarar för skriftlig slutrappor-

tering (en rapport per stipendiat) till PMU/PI.

≠ Stipendiekommittén ansvarar för att årlig ekonomisk

rapport och revision görs.

All rapportering ska gå till PMU och i den ska följande ingå:

≠ Skriftlig slutrapport och examensbevis, se bilaga 3d.1.

≠ Årlig ekonomisk rapport, se bilaga 3d.2.

≠ Revision enligt PMUs revisionsinstruktioner för

stipendiebidrag, se bilaga 3d.3.

Skriftlig rapportNär stipendiaten avslutat sina studier ska stipendie-

kommittén sända en skriftlig slutrapport till PMU/Pingst

Internationellt. Rapporten ska innehålla slutbetyg, utvär-

dering och information om vad stipendiaten ska arbeta

med i framtiden. Om slutbetyg inte finns tillgängligt direkt

efter avslutad utbildning ska detta skickas till

PMU/PI senast 12 månader efter avslutade studier.

Om slutrapport inte skickats till PMU/PI kan handläggning

av nya stipendiatansökningar tillfälligt avbrytas.

Ekonomiska rapporter och revisionFör stipendiater krävs årlig ekonomisk rapport och revi-

sion enligt PMUs revisionsinstruktioner för stipendiebi-

drag. Den ekonomiska rapporten ska innehålla redovisning

av kostnader och intäkter per stipendiat och år. Rapporten

ska undertecknas av stipendiekommittén och revisorn.

Den årliga ekonomiska rapporten samt revision skickas

till PMU senast den 15 mars. Om detta inte sker håller

PMU/ Pingst Internationellt inne utbetalningen av medel

till stipendiaten.

Den lokala stipendiekommitténs revisionskostnader

bekostas av PMU/PI mot faktura som skickas till PMU.

n Se bilaga 3d.3: Revisionsinstruktioner för stipendiebidrag.

Vid frågor om stipendier kontakta PMU/Pingst Internatio-

nellt på [email protected].

I. BilageförteckningFöljande bilagor finns till avsnitt 3d:

n Bilaga 3d.a Ansökningsformulär A för stipendier

n Bilaga 3d.b Ansökningsformulär B för stipendier

n Bilaga 3d.c Ansökningsformulär C för stipendier

n Bilaga 3d.d Ansökningsformulär D för stipendier

n Bilaga 3d.e Ansökningsformulär E för stipendier

n Bilaga 3d.f Formulär F för stipendier, avtal med stipendiat

n Bilaga 3d.g Ansökningsformulär G för stipendier

n Bilaga 3d.1 Mall för skriftlig slutrapport för stipendier

n Bilaga 3d.2 Mall för årlig ekonomisk rapport för stipendier

n Bilaga 3d.3 Revisionsinstruktioner för stipendiebidrag



handläggare vid beredning av ansökan.

avsnitt 4: Humanitärt bistånd


Fördelning av utsäde i Liberia 2008.


A. Inledning

Orsaker till humanitära situationerBrist på demokrati och rättvisa, och kamp om re-

surser, skapar spänningar i ett samhälle och mellan

stater. Allt för ofta utmynnar spänningarna i väpnade

konflikter och krig, där stora grupper av civilbefolk-

ningen drabbas. Även när man känner väl till att det

finns en grogrund för väpnade konflikter kan händel-

seförloppen vara snabba, och människors livsvillkor

försämras för lång tid framöver. Många länder är ock-

så utsatta för naturkatastrofer som översvämningar,

torka och jordbävningar. De ökande utsläppen av

växthusgaser leder till klimatförändringar som får allt

större negativa konsekvenser i många länder. Proble-

men med allvarliga översvämningar på vissa platser

och allt längre torrperioder på andra förutspås öka

kraftigt i framtiden. Den globala uppvärmningen med

alla dess konsekvenser är ett av de största hoten

mot mänskligheten.

Stora krav på samordningHumanitärt bistånd – eller det som tidigare kallades

katastrofbistånd – handlar om stöd till människor

som drabbats av väpnade konflikter och krig eller av

naturkatastrofer. Det humanitära biståndet har vuxit

kraftigt de senaste 20 åren, efter det kalla krigets

slut, bl.a. genom att det har blivit betydligt lättare att

få tillträde till många av de länder och områden som

tidigare var svåra att nå. Antalet biståndsorganisatio-

ner, såväl lokala som internationella, har ökat mycket

kraftigt, vilket ställer stora krav på koordinering av

humanitära insatser.

Svenskt och europeiskt biståndDen största delen av det svenska humanitära bistån-

det förmedlas till FN och dess olika organisationer

samt till Röda Korset. Vid naturkatastrofer förmedlas

bistånd också bilateralt, dvs. direkt till andra stater.

Liksom för utvecklingsbiståndet har Swedish Inter-

national Development Cooperation Agency (Sida)

också valt att kanalisera en del av det humanitära

biståndet genom svenska enskilda organisationer,

som t.ex. PMU. Detta stöd går via Sidas humanitära

avdelning.

EU är världens största finansiär av humanitärt

bistånd, genom sitt humanitära organ The Euro-

pean Commission Humanitarian Aid Department

(ECHO). Den största delen av detta bistånd förmedlas

genom enskilda organisationer, som t.ex. PMU.

PMUs stöd till humanitära insatserPMU har genom egen insamlingsverksamhet, genom

samarbete med svenska pingstförsamlingar och

secondhandbutiker, samt genom avtal med Sida och

med ECHO, möjlighet att förmedla bistånd till huma-

nitära insatser. Det gäller såväl akuta insatser vid

t.ex. översvämningar och jordbävningar som längre

humanitära projekt i områden där det på grund av

krig och konflikter råder permanent humanitär kris

(s.k. Complex Political Emergencies) och rehabilite-

ringsinriktade insatser efter katastrofer.

För finansiering av akuta insatser har PMU ett

särskilt ramavtal med Sida som kallas ”Ramen för

smärre humanitära insatser”. Följande typer av insat-

ser kan få stöd ur denna ram:

≠ akuta, smärre humanitära insatser i ett tidigt

skede i samband med naturkatastrof eller väpnad

konflikt

≠ insatser i samband med extraordinära epidemier

av katastrofliknande karaktär i direkt anslutning

till en humanitär kris, samt vid enskilda epidemi-

utbrott av katastrofliknande karaktär

≠ insatser för tidig återhämtning och återupp-

byggnad av enklare slag i direkt anslutning till en

humanitär kris

PMU/Sida kan bevilja maximalt två miljoner SEK för

en enskild akut insats under förutsättning att beho-

ven är stora och att samarbetspartnern har mycket

god kapacitet att göra en insats. Maximal tid för

genomförandet är 1 år för denna typ av insats, men

vanligen 3–6 månader.

Vid större och längre insatser i områden där de

humanitära behoven har permanentats, eller vid

Foto

:PM

U




rehabiliteringsinriktade insatser efter katastrofer, kan PMU

ansöka till Sida om finansiering utanför ramen. Alternativt

söker PMU finansiering från ECHO.

Riskanalys och förebyggande arbeteDet blir allt viktigare att förstå orsakerna till väpnade kon-

flikter och naturkatastrofer, så att man i förväg kan ana-

lysera risker, bedöma konsekvenser och arbeta förebyg-

gande. Inom biståndsvärlden används begreppet Disaster

Risk Reduction (DRR) för att beskriva det arbete som

görs för att reducera risker och förebygga katastrofer.

Det kan handla om förbättrad planering av infrastruktur,

säkrare byggnader, varningssystem för naturkatastrofer

eller förbättrad beredskap i händelse av katastrof.

Lokala samarbetspartners bör stödja staten i dess

arbete att minska riskerna, men framför allt planera sina

egna insatser så att de minskar riskerna för människor

och egendom istället för att öka dem. Ett jordbruksprojekt

t.ex. kan misslyckas därför att området drabbas av en

översvämning. Denna kunde lätt ha förutsetts om man

gjort en riskanalys, och insatsen hade då kunnat utformas

annorlunda.

När PMU, svenska församlingar och lokala samarbets-

partnerns möts för att ta fram land-/regionprogram är det

mycket viktigt med diskussioner om hur vi kan bidra till

att minimera riskerna för konflikter och katastrofer. Det

ingår nämligen i vårt uppdrag att utifrån de riskanalyser vi

gör, planera insatser som bidrar till att bygga upp en lokal

kapacitet att bistå människor som trots förebyggande

åtgärder drabbas av väpnade konflikter eller naturkata-

strofer. Dessa insatser för beredskapsuppbyggnad befin-

ner sig i gränslandet mellan utvecklingssamarbete och

humanitärt bistånd.

B. Mål och humanitära principer

Humanitärt bistånd från Sida ska också medverka till att

nå målet för Sveriges internationella utvecklingssamarbete

enligt den av regering och riksdag antagna utvecklingspoli-

cyn Politik för Global Utveckling (PGU).

Koordinering av insatser är viktig både under planering, genomförande och uppföljning.

”Målet för Sidas humanitära bistånd är att bidra till

att rädda liv, lindra nöd och upprätthålla mänsklig

värdighet, till förmån för nödlidande människor som

har utsatts för, eller står under hot att utsättas för

väpnade konflikter, naturkatastrofer och andra

katastrofliknande förhållanden.”

”Målet för EUs humanitära bistånd är att upprätt-

hålla en behovsbaserad beredskap i syfte att rädda

liv, förebygga och lindra mänskligt lidande och slå

vakt om den mänskliga värdigheten varhelst ett

behov uppstår för den händelse regeringar och

lokala aktörer dignar under bördor och inte kan

eller vill gripa in. EU:s humanitära bistånd omfattar

biståndsinsatser, hjälp och skyddsinsatser för att

rädda och skydda människoliv vid och omedelbart

efter humanitära kriser, men också insatser som

syftar till att underlätta eller möjliggöra tillträde till

nödlidande människor och fri framkomlighet för

Sidas mål för det humanitära biståndet:

EUs mål för det humanitära biståndet:

��


EU klargör vidare att:“Lokala krisinsatser och katastrofförebyggande åtgärder,

inklusive katastrofberedskap och återhämtning, är av

avgörande betydelse när det gäller att rädda liv och ge

samhällen ökad förmåga att återhämta sig i nödsitua-

tioner. Kapacitetsuppbyggnadsverksamhet för att före-

bygga katastrofer och mildra dess verkningar samt öka

de humanitära insatserna ingår också i EU:s humanitära

bistånd.”

Även EU anser det alltså mycket viktigt med insatser som

minimerar riskerna för humanitära katastrofer.

Kopplingen mellan utvecklingssamarbete och humanitärt biståndDet finns en stark koppling mellan fattigdom, brist på

rättvisa och risken för humanitära katastrofer. Väpnade

konflikter och krig är i grunden orsakade av bristande

demokrati, dålig samhällsstyrning, ekonomiska orättvisor,

brist på jämlikhet, bristande respekt för mänskliga rättig-

heter etc. Genom utvecklingssamarbete inom dessa områ-

den kan konflikter förebyggas och humanitära situationer

undvikas.

Vid naturkatastrofer är det oftast de sämst lottade som

drabbas, eftersom de bor i enkla, instabila bostäder och

på utsatta platser. Ett brett och aktivt utvecklingssamar-

bete med organisationer i det civila samhället kan därför

förebygga skador och mänskligt lidande vid katastrofer.

Det finns också exempel på situationer där människor

lever under mycket svåra omständigheter, men där orsa-

ken inte är väpnade konflikter eller naturkatastrofer. Det

kan t.ex. vara i stater där det råder starkt politiskt förtryck

eller där politiska omvälvningar skapat en svår situation

för många. En sådan politisk och/eller ekonomisk kollaps

är normalt inte ett kriterium för humanitärt stöd, utan

återigen ett område för utvecklingssamarbete eller annat

påverkansarbete.

Det humanitära imperativet

Denna regel om att varje land måste ta ansvar kallas för

det humanitära imperativet. PMU kan därför bara förmedla

humanitärt stöd i situationer där landets och lokalsamhäl-

lets kapacitet inte räcker till för att möta behoven hos de

katastrofdrabbade.

Humanitärt bistånd ska möta de drabbades grundläg-

gande behov av mat, vatten, hälsa, tak över huvudet och

skydd mot övergrepp. Humanitärt bistånd kan också om-

fatta insatser som stärker den internationella humanitära

rätten så att det blir möjligt att genomföra insatser som

räddar liv, lindrar nöd och upprätthåller mänsklig värdighet

på ett opartiskt, neutralt och oberoende sätt.

De humanitära principernaDe grundläggande humanitära principerna finns beskrivna

i den humanitära konventionen (The Humanitarian Char-

ter), som bygger på internationell humanitär rätt, den

allmänna deklarationen om de mänskliga rättigheterna,

flyktingkonventionen och den internationella uppförande-

koden (Code of conduct, se nedan).

Allt humanitärt stöd ska utgå från de grundläggande hu-

manitära principerna om:

≠ humanitet – fokus är att rädda liv och lindra nöd

≠ opartiskhet – stödet grundas endast på behov och

särskiljer inte individer eller grupper

≠ neutralitet – humanitära insatser får inte gynna någon

sida i en konflikt

≠ oberoende – humanitärt bistånd ska vara skilt från

andra intressen som t.ex. politiska, ekonomiska, reli-

giösa eller militära intressen

Internationell uppförandekodDet humanitära imperativet om det utsatta landets och

det internationella samfundets respektive ansvar, samt

de grundläggande humanitära principerna om humanitet,

denna hjälp. EU:s humanitära bistånd sätts in

vid katastrofer som människan orsakat (inklusive

komplicerade krissituationer) och vid naturkata-

strofer, allt efter omständigheterna.”

��

”Varje stat har förstahandsansvar att möta de

humanitära behov som uppstår inom det egna

landets gränser. I de fall staten eller andra insti-

tutioner i det utsatta landet inte vill eller kan leva

upp till detta ansvar faller det på det internationella

samfundet att möta dessa behov.”



opartiskhet, neutralitet och oberoende, utgör grunden

för den internationella uppförandekoden för humani-

tärt bistånd. Denna uppförandekod har tagits fram av

bl.a. Röda Korset och Röda Halvmånen och har antagits

av de flesta internationella humanitära organisationer.

Uppförandekoden kallas Code of Conduct – Principles

of Conduct for the International Red Cross and Red

Crescent Movement and NGOs in Disaster Response

Programmes, och den är inte förhandlingsbar. I de flesta

fall är uppförandekoden i harmoni med konstitutionen i

det katastrofdrabbade landet, men uppförandekoden har

främst med värderingar att göra och mindre med lagar och

förordningar. All personal som arbetar med humanitärt

bistånd måste respektera Code of Conduct oberoende av

lokala traditioner och landets kultur.

Code of Conduct sammanfattas i tio principer, där de

tre första är särskilt viktiga att kommentera med tanke på

det arbete som utförs av lokala kyrkor och kristna organi-

sationer. Det är genom att arbeta enligt Code of Conduct

som en humanitär insats utan ord kan bli ett verkligt

vittnesbörd för omgivningen.

1. Den första principen är det humanitära imperativet

(se föregående sida). Denna princip innebär att det

drabbade landet och dess olika institutioner måste ta

ansvar för att möta behoven vid en humanitär situa-

tion. Kyrkorna är i många länder den starkaste delen

av det civila samhället och har ofta resurser att bistå

i katastrofsituationer. De har dessutom ett moraliskt

ansvar att hjälpa sina medmänniskor. När de egna

resurserna inte räcker till kan PMU ge humanitärt stöd

genom lokala samarbetspartner.

2. Den andra principen gäller att stöd ska ges obero-

ende av mottagarens ras, tro eller nationalitet och

utan negativ särbehandling av något slag. Beslut om

stöd är endast baserat på behov.

Detta innebär:

≠ att en kyrka eller kristen organisation vid planering

och genomförande av en humanitär insats inte på

något sätt får utgå ifrån behoven bland de egna

medlemmarna eller ge fördelar till medlemmar eller

andra kristna.

≠ att den genomförande samarbetspartnern i samver-

kan med myndigheter och andra organisationer mås-

te hitta sin specifika roll och uppgift för att bistå de

mest behövande inom aktuellt geografiskt område.

≠ att det inte får finnas någon form av villkor kopplade

till det humanitära biståndet. Enda undantaget till

denna regel är att fullt arbetsföra människor med

god hälsa kan få mat mot utfört arbete, exempelvis

vid uppbyggnad av infrastrukturen i ett område.

Detta är vanligt i samband med t.ex. torkkatastrofer

med ett långsamt förlopp. Mat mot arbete (Food for

Work) bör uppmuntras i dessa situationer, eftersom

stödet ofta uppskattas mer om det inte distribueras

helt utan motprestation.

3. Den tredje principen gäller att humanitär hjälp inte

får användas till att sprida ett visst politiskt eller

religiöst budskap.

Humanitära insatser är endast till för att möta grund-

läggande fysiska behov. Man får därför inte kombinera

humanitärt arbete med t.ex. distribution av biblar eller

traktater. Människor som drabbats av en katastrof

är utsatta och sårbara, och insatser måste genom-

föras med stor känslighet och respekt för människors

situation. En kristen organisation får däremot förklara

att det är deras kristna tro som motiverar dem att ge

humanitärt stöd till katastrofdrabbade.

För mer information om den internationella uppförande-koden se www.ifrc.org/publicat/conduct.

Om svensk personal ingår i insatsen, ska denna dessutom

följa PMUs uppförandekod för svensk personal i fält.

n Se bilaga 3b.1: Uppförandekod för svensk personal i fält.

C. Villkor för humanitärt samarbete mellan lokal organisation och PMU

PMU har en ledande och koordinerande roll när det gäller

humanitära insatser som genomförs av de svenska pingst-

församlingarnas lokala samarbetspartner. Vid humanitära

insatser samarbetar PMU direkt med lokal samarbetspart-

ner, och det finns flera motiv till detta:

≠ PMU måste ofta mycket snabbt kunna matcha behov

och kapacitet i fält med möjligheterna till finansiering

och stöd.

≠ PMU och finansiärerna Sida och ECHO står för 100 %

av finansieringen.

≠ Humanitära insatser kräver mycket god koordinering

med andra internationella organisationer.


Även humanitära insatser genomförs dock i kontakt och

samarbete med svenska pingstförsamlingar, så att man

gemensamt kan bedöma förutsättningarna för en insats

och avgöra den lokala samarbetspartners kapacitet. Man

planerar också tillsammans gemensamma insamlingar och

eventuella svenska personalinsatser.

Eftersom PMU vid humanitära insatser samarbetar

direkt med lokala organisationer finns det inga krav på

avtal med svensk församling. Istället skriver PMU avtal

med lokal genomförande samarbetspartner. Mer infor-

mation om dessa avtal finns i avsnitt 5 Ekonomi och

administration. För lokal samarbetspartner gäller också

nedanstående grundförutsättningar.

Lokal samarbetspartner: ≠ ska vara en nationell, öppen och demokratisk orga-

nisation (samfund eller annan organisation) med en

nationell styrelse. PMU samarbetar normalt inte med

en enskild lokal församling inom ett samfund, då

humanitära insatser kräver god nationell koordinering.

PMU kan i undantagsfall samarbeta direkt med en

statlig myndighet.

≠ ska normalt finnas med i PMUs land-/regionprogram

som presenteras Sida. Humanitärt bistånd bör vara ett

prioriterat verksamhetsområde och ett övergripande

mål för lokal samarbetspartner enligt programmet.

≠ måste ha tillräcklig kapacitet och humanitär

kompetens att genomföra en insats i den aktuella

situationen. Projektledaren bör ha tidigare erfarenhet

av humanitära insatser eller utvecklingsprojekt.

≠ måste följa den internationella uppförandekoden

Code of Conduct.

≠ ska normalt initiera den humanitära insatsen,

Initiativet kan dock ibland komma från PMU, svensk

församling, Sida eller ECHO.

≠ ska planera och genomföra insatsen med stöd från

PMU. Vid större Sida- eller ECHO-finansierade insatser

skriver dock PMU avtal med finansiärerna, och har ett

stort ansvar för både planering och genomförande. I

situationer där lokal partner saknas eller har mycket

begränsad kapacitet, kan PMU i undantagsfall ansvara

för både planering, genomförande och administration i

fält, om denna lösning anses mest effektiv.

Bedömning av lokala samarbetspartnerUtöver ovanstående grundförutsättningar måste den

lokala samarbetspartnern uppfylla de krav som

PMU ställer på sina samarbetspartner angående relevans,

kompetens och kapacitet. Dessa kriterier gäller för både

utvecklingsprojekt och humanitära insatser.

n Se bilaga 2.3: Mall för bedömning av lokal samarbetspartner.

1. Koordinering av humanitära insatser Att arbeta med humanitärt bistånd kräver en mycket god förmåga att tillsammans med andra organisationer, myndig-heter och internationella organisationer, och i synnerhet FN, planera, genomföra och utvärdera insatser.

Den lokala samarbetspartnern måste snabbt kunna an-sluta sig till de koordineringssystem som byggs upp på såväl lokal nivå som distrikts/regionnivå och eventuellt också nationell nivå. FNs organ för koordinering av humanitärt bistånd, Office for the Coordination of Humanitarian Affairs (OCHA), finns ofta närvarande vid humanitära katastrofer.

OCHAs hemsida www.reliefweb.int är den främsta gemensamma källan för generell information om situatio-nen, behoven och planerade insatser.

PMU har riktlinjer för koordinering av humanitära insatser som beskriver roll och ansvar för nationell sam-arbetspart-ner, PMUs huvudkontor samt för svensk humanitär koordi-nator i fält om sådan finns.

n Se bilaga 4.1: Policy for Coordination of, and Visibility in, Humanitarian Assistance.

Följande riktlinjer gäller för alla humanitära insatser:

��

D. PMUs riktlinjer för stöd till humanitära insatser



2. Bedömning av konfliktrisk och negativ påverkan (Do No Harm)

Biståndet får inte orsaka eller förstärka spänningar och konflikter, utan måste främja fred och försoning. Vid planering av humanitära insatser ska den lokala samarbets-partnern därför göra en analys av den planerade insatsens positiva eller negativa påverkan på eventuella konflikter, för att säkerställa att projektet inte skapar eller ökar spänningar i området. Erfarenheten visar nämligen att humanitära projekt kan skapa ökade spänningar och konflikter, genom att stora resurser överförs och genom att organisationer och enskilda inte arbetar med den känslighet för lokala kulturer och förhållanden som krävs för att inte skapa ökade spänningar. Den mest använda metoden för bedömning av konfliktrisker går under beteckningen Do No Harm och innehåller ett enkelt verktyg för analys.

Verktyget Do No Harm finns att hämta på olika språk på www.cdainc.com/dnh

3. Riskbedömning och säkerhetsfrågorVid varje humanitär insats måste man göra en generell riskanalys, där man beskriver riskerna, bedömer hur stora de är och har en plan för hur riskerna ska hanteras. En generell riskbedömning är särskilt viktig vid planering av humanitära insatser i komplexa situationer som snabbt kan förändras. Frågan om säkerhet är central vid humanitära insatser i områden med väpnad konflikt eller krig. I konfliktsitua-tioner är den politiska situationen och säkerhetssituationen oftast skör, och respekten kan vara låg även för humanitära organisationer.

Genomförande organisation har ansvar för säkerheten vad gäller liv och egendom. Lokal samarbetspartner ska vara ansluten till FNs och de nationella myndigheternas säkerhetssystem, dvs. arbeta enligt de riktlinjer som finns för god säkerhet och delta aktivt vid säkerhetsmöten. Samarbetspartnern bör också utveckla interna riktlinjer för personalens säkerhet. Lokal samarbetspartner ska kunna presentera dessa interna riktlinjer för PMU vid förfrågan.

Om svensk personal deltar i insatsen, har PMU särskilda riktlinjer för deras säkerhet.

n Se bilaga 3b.2: Handlingsplan vid krissituationer, som finns att hämta på www.pmu.se.

4. Utsatta grupperKvinnor, barn, funktionsnedsatta, hiv/aids-sjuka och gamla är oftast de som drabbas värst vid katastrofer. I de inledan-de analyserna måste man därför ta hänsyn till dessa olika gruppers specifika behov och förutsättningar. Humanitära insatser ska också ta hänsyn till kvinnors och mäns olika roller i samhället, och både kvinnor och män måste aktivt få delta i planering och genomförande. Även barnens situation

och särskilda behov ska uppmärksammas vid planering och genomförande. Barnadödligheten är ofta mycket hög i kata-strofsituationer. I många konfliktsituationer får barnen t.ex. ingen möjlighet till grundskoleutbildning under lång tid. En regelbunden skolgång hör till det viktigaste för att förebygga trauma bland barn.

En projektansökan bör innehålla statistik och konkret information om utsatta grupper, främst kvinnor och barn. Även om det är svårt att vid planeringen samla befolknings-statistik så är det möjligt att göra det under insatsens genomförande.

I konfliktsituationer utgör interflyktingar* många gånger en utsatt grupp, eftersom de enligt flyktingkonventionen inte omfattas av de fastslagna rättigheter som gäller för externflyktingar. Internflyktingar ska i stället enligt lag ”skyddas” av den egna regeringen, även om regeringen har orsakat deras flykt eller inte har lyckats skydda dem från rebell-grupper.

Mer information om flyktingkonventionen finns på www.unhcr.org/protect

5. Hiv/aids-perspektivHiv/aids-problemet ska uppmärksammas i alla typer av insatser. Katastrofsituationer innebär ofta folkomflyttningar, vilket ökar risken för spridning av hiv/aids. Det är därför bra att låta information eller andra förebyggande åtgärder bli en del av insatsen.

6. MiljökonsekvensbedömningEn insats påverkan på miljön ska alltid uppmärksammas. En miljökonsekvensbedömning (MKB) ska därför alltid göras, men omfattningen anpassas efter insatsen. I många huma-nitära situationer utsätts naturen för stor påverkan. Folk-förflyttningar och befolkningskoncentration vid t.ex. konflik-ter eller översvämningar skapar bl.a. sanitära problem och leder till avskogning pga. ökat behov av virke och ved.

n Se bilaga 4.2: Miljökonsekvensbedömning för humanitära projekt.

7. Utvecklingsfrämjande biståndHumanitära insatser, även akuta sådana, får alltid långsik-tiga effekter. Man måste därför redan vid planeringen tänka på att insatsen inte får bidra till att nödsituationen blir ”permanent” eller målgruppen biståndsberoende. Humanitära insatser ska istället främja utvecklingen i området (Developmental Humanitarian Assistance).

��

* Se ordlista


E. Metoder och verktyg för humanitära insatser

Minimistandarder vid humanitära insatser – The Sphere handbookRöda Korset, Röda Halvmånen och en grupp andra in-

ternationella humanitära organisationer har tillsammans

utvecklat en humanitär handbok, The Sphere handbook.

Denna utgår från den humanitära konventionen (se B. Mål

och humanitära principer) och innehåller riktlinjer och

minimistandarder för humanitära insatser inom olika

sektorer. PMU verkar för att lokala samarbetsparter ska

följa dessa minimistandarder, Sphere Standards.

I The Sphere handbook kan man få information om:

≠ minimistandarder som är gemensamma för

alla sektorer

≠ minimistandarder för vattentillgång, sanitet och hygien

≠ minimistandarder för mattillgång, näringsbehov

och matutdelning

≠ minimistandarder för skydd, bosättning och

förnödenheter

≠ minimistandarder för hälsovård

Var och en av dessa sektorer är i sin tur indelade i under-

sektorer. För varje undersektor finns miniministandarder

med viktiga indikatorer. I handboken finns dessutom en

vägledning för hur man tillämpar dessa minimistandarder

i olika situationer. Vägledningen ger råd om prioriteringar,

tipsar om praktiska lösningar och beskriver en del svårig-

heter som kan uppstå. Dessa minimistandarder används

i dag över världen och utgör grunden för gemensamma

bedömningar och analyser. De används också som en

gemensam utgångspunkt då man koordinerar humanitära

insatser.

The Sphere handbook är ett mycket praktiskt verktyg

vid genomförandet av ett projekt. Den hjälper använda-

ren hela vägen, från en inledande analys till utvärdering.

Handboken hjälper också användaren att identifiera pro-

blem och möjligheter och att sätta upp mål med hjälp av

planeringsverktyget Logical Framework Approach (LFA).

Avsnittet om projektplanering förklarar närmare hur hand-

bokens minimistandarder passar in i LFA-matrisen.

The Sphere handbook är även användbar vid planering

av humanitär beredskap och påverkansarbete.

n Se bilaga 4.3: The Humanitarian Charter.

För mer information om The Sphere handbook, se

www.sphereproject.org.

PMUs metoder och verktyg för olika tematiska områden Vid planering av längre insatser i komplexa situationer

eller av mer rehabiliteringsinriktade humanitära insatser

kan man också använda sig av PMUs metoder

och verktyg för olika tematiska områden.

F. Det civila samhällets roll i humanitära situationerNär en humanitär situation uppstår utgör organisationer

i det civila samhället* en viktig lokal kapacitet. Det gäller

inte minst i länder där det råder krig och konflikt, och där

staten är svag och har del i konflikten. En av det civila

samhällets roller är här att tillfredställa befolkningens

grundläggande behov av mat, skydd, hälsa etc.

I humanitära situationer arbetar FN och många interna-

tionella organisationer ofta som genomförande organisa-

tioner med egen personal. Det är dock de lokala organisa-

tionerna som bäst känner till förhållandena och kommer

Dessa metoder och verktyg kan beställas från ansvarig handläggare på PMU eller hämtas från www.pmu.se

≠ Fred och försoning ≠ Hiv/aids≠ Formell utbildning≠ Organisationsutveckling

Metoder och verktyg som kan vara relevanta vid humanitära insatser finns för följande tematiska områden:

* För en definition av det det civila samhället, se avsnitt 2 C. Det civila samhället och dess roll i utvecklingssamarbetet.



att leva kvar och verka efter att det humanitära biståndet

är avslutat. Kyrkan är många gånger den starkaste aktören

i det civila samhället. Kyrkan har en folklig bas, är organi-

serad och har administrativ kapacitet. Kyrkan ser det sam-

tidigt som sitt uppdrag att bistå människor som drabbats

av krig och naturkatastrofer.

PMUs roll är att stödja lokala organisationer med resur-

ser, kompetens och kapacitet, eftersom kraven är höga

vid humanitära insatser vad gäller analys, koordinering

och samarbete, respekt för internationella riktlinjer och

resultatredovisning av insatsen. Det råder ofta ett stort

gap mellan de internationella humanitära organisationerna

med alla deras resurser, krav och riktlinjer, och de gräs-

rotsorganisationer som lever och verkar för utveckling i

det lokala sammanhanget. PMU försöker därför vara en

tolk mellan dessa två världar. PMU arbetar också för att

kompetensutveckla sina samarbetspartner, så att de blir

medvetna om de särskilda förutsättningar och krav som

finns inom humanitärt bistånd.

G. Projektcykeln

InledningHumanitära insatser kan, liksom utvecklingsinsatser, delas

in i fyra huvudfaser: planering, genomförande, utvärdering

och resultatredovisning. Även om tidsförloppen ofta är

kortare än för utvecklingsinsatser, framför allt vid akuta

humanitära insatser, är dialog, kommunikation och lärande

viktigt. Så många intressenter som möjligt bör vara invol-

verade i processen. Vid längre humanitära insatser, som är

inriktade på rehabilitering efter en katastrof, finns det ofta

tid för en grundlig planering så att insatsen bidrar till en

hållbar utveckling. PMU ger stöd i alla dessa faser, men

framför allt vid planering, uppföljning och utvärdering.

Liksom för utvecklingsprojekt är det viktigt att vid huma-

nitära insatser identifiera de resurser som redan finns,

dvs. vad människor har och kan, så att projektet förstärker

målgruppens styrkor och inneboende kapacitet. Männi-

skors egen energi och potential att förändra situationen är

den främsta tillgången och gör en insats mer framgångs-

rik. Alla parter i en insats har också ansvar för att hitta

arbetsmetoder och system som ökar effektiviteten och

håller kostnaderna nere. Det man främst bör titta på är

tidsåtgång, resursanvändning, logistik och infrastruktur

samt administrativa rutiner och system. All planering, upp-

följning och redovisning av insatser ska dessutom genom-

föras på ett sådant sätt att kunskaper och framgångsrika

metoder kan tas tillvara inom organisationen och rappor-

teras till PMU.


1. Planering

Vikten av god planeringDen tid man lägger ner på att planera och förankra ett

projekt får man tillbaka många gånger om, eftersom ett

välplanerat projekt går lättare, snabbare och effektivare

att genomföra. Detta gäller såväl vid akuta insatser som

vid större och längre insatser på 1–2 år i komplexa huma-

nitära situationer, dvs. i länder med långvariga konflikter

där de humanitära behoven har permanentats, eller vid

rehabiliteringsinriktade insatser efter katastrofer.

I humanitära situationer är det ofta svårt att bedöma

situationen och behoven, samtidigt som det finns många

aktörer. Det är därför mycket viktigt med en inledande

kartläggning av behov, möjligheter och risker. Kartlägg-

ningen ska göras i nära dialog med myndigheter och lokala

och internationella organisationer på olika nivåer, samti-

digt som målgruppen får bidra med synpunkter.

Det finns dock en risk att målgruppen uppfattar den

gemensamma planeringen som ett löfte om stöd. Man bör

därför förklara redan från början att analysen kanske visar

att ett projekt inte är den bästa lösningen.

Roller vid projektplaneringAnsvaret för planeringen ligger normalt hos den lokala

samarbetspartnern. PMU stöder dock aktivt genom e-post

och telefonkontakt. Vid behov kan PMU också sända egen

personal eller en konsult för att hjälpa till med plane-

ringen i fält. Detta avgörs från fall till fall och i samråd med

svensk församling. PMU står för samtliga kostnader vid

externt projektplaneringsstöd.

PMU samordnar eventuella insamlingar och initiativ i

Sverige. PMU sköter också kontakterna med sina systeror-

ganisationer i främst Skandinavien, som ofta har samma

samarbetspartner i fält, och med andra organisationer i

Sverige och Europa.

Planering av utbildning och kompetensutvecklingVid planering av humanitära insatser bör man även ana-

lysera behovet av kompetensutveckling för projektperso-

nalen. Utbildning för att stärka den lokala samarbetspart-

nerns förmåga att genomföra insatsen kan finansieras av

projektet. Det kan t.ex. handla om en kortare utbildning

och träning av projektledare eller lokalanställd personal



i ett flyktingläger. En kort beskrivning och motivation av

utbildningen ska göras i ansökan.

Metoder för projektplaneringDet finns många olika sätt att planera en insats, och olika

slags planeringsverktyg har skapats av framför allt de

stora finansiärerna inom biståndet. PMU har också skapat

ett eget verktyg.

≠ PMUs handbok för planering, uppföljning och

utvärdering

PMU har tagit fram en handbok för projekt-planering,

uppföljning och utvärdering av utvecklingsinsatser.

Planeringsverktyget som finns i denna handbok kan

med fördel användas också vid planeringen av huma-

nitära insatser om tiden tillåter det, även om mål och

frågeställningar är något annorlunda. Verktyget finns

beskrivet i avsnitt 2 Utvecklingssamarbete – projekt.


≠ Logical Framework Approach – LFA

LFA ska användas för planering och projektbeskriv-

ning, om man inte använder PMUs verktyg för plane-

ring, uppföljning och utvärdering. LFA är ett vanligt

förekommande redskap för planering, genomförande

och utvärdering av projekt inom biståndsvärlden. Me-

toden började användas redan på 1960-talet och har

sedan dess fått stor spridning över världen. De flesta

biståndsgivare, bl.a. PMU och Sida, använder meto-

den, och inom EU är LFA den enda arbetsmodellen för

projektsamarbete.

n Se bilaga 4.4: Mall för Logical Framework Approach (LFA).

≠ The Sphere handbook

Planering och projektbeskrivning blir också lättare om

man använder den humanitära handboken The Sphere

handbook. Där finns riktlinjer om minimistandarder,

nyckelindikatorer för mål och resultat samt vägledning

för planeringen (Guidance Notes). Handboken finns

beskriven under E. Metoder och verktyg för humani-

tära insatser.

Figuren nedan visar hur olika minimistandarder, nyckelindikatorer och vägledningen för planering kan användas när man

fyller i en LFA-matris:

Projekt- beskrivning

Mätbara indikatorer

Informations-källor

Risker och antaganden

Input/resurser

Övergripande mål/långsiktiga effekter

Den humanitära konventionen och minimistandarder

Kortsiktiga effekter eller mål

Minimistandarder Nyckelindikatorer

Förväntade outputs/resultat

Nyckelindikatorer Nyckelindikatorer

Aktiviteter Nyckelindikatorer och vägledning för planering

Nyckelindikatorer Se Guidance Notes


Ansökningsprocessen Planering av akuta humanitära insatser sker vanligen i två

steg. Planeringen av större och längre insatser i områden

med permanent humanitärt tillstånd eller av rehabilite-

ringsinriktade insatser efter en katastrof, sker vanligen i

tre steg, precis som för utvecklingsprojekt. Planeringen

anpassas efter situationen och den tid som finns till förfo-

gande. Planeringen i olika steg gör det möjligt för PMU att

vid olika tillfällen bedöma om behov och planer stämmer

överens med de krav finansiärerna ställer för bidrag.

Steg 1 Upprop om bistånd till PMU a. Lokal samarbetspartner gör en generell behovsana-

lys, om möjligt tillsammans med myndigheter och

organisationer i området, och bedömer den egna

organisationens förutsättningar att göra en insats.

Information om den humanitära situationen, generella

behov och planerade insatser finns på www.reliefweb.

int, hemsidan för FNs Office for the Coordination of

Humanitarian Affaires (OCHA).

b. Lokal samarbetspartner identifierar målgrupp och

gör en preliminär projektplanering som fokuserar på

de viktigaste punkterna enligt listan nedan. Tänk dock

på att inte ge målgruppen signaler som kan uppfattas

som ett löfte om stöd.

c. Lokal samarbetspartner gör ett s.k. upprop om

bistånd till PMU. Uppropet måste motiveras utifrån

den generella information som finns på

www.reliefweb.int.

Vid akuta insatser: ring till PMU och skicka samtidigt

via e-post en kortfattad beskrivning, som ska inne-

hålla:

≠ övergripande behov och specifika behov i insats-

området

≠ planering och koordinering med andra

organisationer

≠ preliminär målgrupp

≠ preliminära mål för insatsen

≠ förslag på projektledare

≠ bankkonto och fullständiga bankuppgifter för

eventuell överföring av projektmedel

PMU rekommenderar att man använder PMUs ansök-

ningsmall för humanitärt bistånd vid akuta insatser, men

det är inget krav.

Vid större, längre insatser i områden med perma-

nenta humanitära behov, eller vid rehabiliteringsinrik-

tade insatser efter en katastrof, måste PMUs ansök-

ningsmall för humanitärt bistånd användas vid upprop

om bistånd. Ansökan behöver dock i detta steg endast

innehålla samma kortfattade beskrivning som för akuta

insatser enligt listan ovan.

n Se bilaga 4.5: Ansökningsmall för humanitära projekt.n Se bilaga 4.6: Budgetmall för humanitära projekt.

PMUs gensvarPMU bedömer nu projektidén, den lokala samarbets-

partnerns kapacitet, möjligheten till finansiering, samt

behovet av planeringsstöd. I akuta situationer fattar

PMU ett snabbt beslut antingen om fortsatt planering

eller om avslag. I vissa akuta situationer kan PMU redan

efter steg 1 fatta beslut om stöd. PMU beslutar också

om en eventuell insamling av medel i Sverige. En kopia

av uppropet skickas till svensk församling för informa-

tion.

Om insatsen bedöms kunna finansieras av ECHO,

sammanställer lokal samarbetspartner en kortfattat

projektbeskrivning enligt ECHOs mall (Concept Paper),

som skickas till ECHO.

Vid planering av ECHO-projekt spelar PMU en aktiv roll

redan från början, eftersom PMU som europeisk sam-

arbetsorganisation, enligt avtal med ECHO, har ansvar

för planering, genomförande och uppföljning av projekt.

Steg 2 Projektbeskrivning och LFA-matrisa. Lokal samarbetspartner fördjupar sina kontakter med

myndigheter och organisationer på lokal, distrikts och

nationell nivå för fortsatt planering och koordinering av

humanitärt bistånd till de katastrofdrabbade.

b. Lokal samarbetspartner gör en mer detaljerad

behovsanalys tillsammans med målgrupp och andra

aktörer. PMU kan i vissa fall ge stöd genom en kortare

personalinsats eller konsultinsats från Sverige, utifrån

samarbetspartnerns behov. Man utarbetar först en

LFA-matris och skriver sedan en full ansökan enligt

PMUs ansökningsmall för humanitärt bistånd. I denna

beskrivs också den lokala samarbetspartnerns roll i

det övriga arbetet i området.


nent humanitärt tillstånd, eller vid rehabiliteringsin-

riktade insatser efter en katastrof, kan planeringen



göras i en workshop där man följer PMUs handbok för

planering, uppföljning och utvärdering.

c. Lokal samarbetspartner skickar ansökan till PMU.


n Bilaga 4.4: Logical Framework Approach (LFA).

n Bilaga 4.5: Ansökningsmall för humanitärt projekt.

n Bilaga 4.6: Budgetmall för humanitära projekt.

n Bilaga 2.7: Handbok för planering, uppföljning och utvärdering.

PMUs gensvarVid akuta insatser fattar PMU eller Sida beslut om stöd

efter steg 2, med projektbeskrivningen och LFA-matri-

sen som underlag. PMU skickar information om beviljad

insats till OCHA, FNs kontor för koordinering av humani-

tära insatser.


nent humanitärt tillstånd, eller vid rehabiliteringsinrik-

tade insatser efter en katastrof, tar PMU efter steg 2

en fördjupad kontakt med Sida eller annan finansiär om

finansiering. Därefter bearbetas ansökan ytterligare

enligt steg 3.

För ett eventuellt ECHO-projekt, där ECHO accepterat

den första kortfattade projektbeskrivningen från steg 1,

gör PMU en fullständig ansökan enligt ECHOs särskilda

formatmall (Single Form). PMU planerar projektet i nära

dialog med ECHOs fältkontor.

Steg 3 Detaljerad projektbeskrivning vid större, längre insatser

När det gäller större, längre insatser där Sida, ECHO eller

annan finansiär gett ett klart besked om möjligheten till

stöd, gör den lokala samarbetspartnern och PMU den

slutliga planeringen av insatsen. PMU ansvarar för den

slutliga utformningen av projektansökan till finansiären,

då det ställs höga krav på beskrivningen av insatsen,

och projektansökan också måste innehålla en beskriv-

ning av PMU som organisation samt PMUs plan för att

kvalitetssäkra insatsen.

Efter att finansiären gett ett definitivt besked om stöd,

skickar PMU information om insatsen till OCHA, FNs

kontor för koordinering av humanitära insatser.

PMUs bedömningsgrunder för projektansökanProjektansökan bedöms av PMU utifrån en bedöm-

ningsmall som innehåller en rad viktiga frågor om insat-

sens relevans, genomförbarhet, samordning och delta-

gande, kostnadseffektivitet, uppföljning och utvärdering,

risker och riskhantering samt uthållighet och långsiktiga

effekter. Mallen kan också användas av lokal samarbets-

partner som ett stöd vid planeringen.

nSe bilaga 4.7: Bedömningsmall för humanitära projekt.

På motstående sida finns ett diagram över dessa steg och

över samarbetsparternas roller och ansvar vid humanitära

insatser.


Roller och ansvar i humanitära insatser

Steg 1: Inledande planering i samarbete med andra aktörer och målgrupp. Upprop med kort projekt-

beskrivning skickas till PMU.

Steg 2:Fortsatt planering i samarbete

med andra aktörer och målgrupp. LFA-matris och projektbeskrivning

skickas till PMU, med kopia till svensk församling.

Steg 3:Detaljerad projektbeskrivning görs

med stöd av PMU. (Gäller större, längre insatser.)

PMU gör en snabb bedömning av behov och partnerns

kapacitet, samt möjligheten till finansiering, och ger därefter

svar till fält.

PMU beslutar om stöd vid akuta insatser. Vid större, längre

insatser fattas beslut om fort-satt planering efter kontakt med

möjliga finansiärer.

PMU skickar projektansökan till Sida, ECHO

eller annan finansiär, med kopia till svensk församling.

PMU kontaktar svensk församling om lokal partners kapacitet

och om behovet av personalstöd och eventuell insamling i Sverige.

Svensk församling får kopia på ansökan och dialogen mellan PMU och församlingen fortsätter gällande

t ex personalstöd och övrigt engagemang i insatsen.

PMU beslutar i kontakt med svensk församling och lokal

samarbetspartner om personalstöd och övrigt engagemang i insatsen.

Lokal samarbetspartner PMU Svensk församling



2. Genomförande och uppföljning

Flexibilitet och god uppföljning Eftersom humanitära insatser i särskilt hög grad genom-

förs i komplexa sammanhang som ständigt förändras

krävs ett bra system för uppföljning, så att projektet kan

anpassas efter situation och behov. Projektbeskrivningen

ska användas som en plan vid genomförandet av pro-

jektet, men det är inte realistiskt att förvänta sig att en

projektbeskrivning kan följas exakt, eftersom projektbe-

skrivningen bygger på antaganden om situationen och på

förväntningar om vad projektet ska leda till. Om aktivite-

terna inte verkar leda till planerade resultat och förvän-

tade effekter måste projektplanen revideras. Detta gäller

framför allt större, längre insatser i områden med per-

manent humanitärt tillstånd eller rehabiliteringsinriktade

insatser efter en katastrof. För det mesta räcker det med

att göra små justeringar av aktiviteter. Men om projektak-

tiviteterna behöver ändras och budgeten justeras måste

man kontakta PMUs handläggare. I avsnitt 5 Ekonomi och

administration kan man läsa mer om PMUs regler för

budgetförändringar.

Att reflektera över de förändringar som uppstår är en

nyckel till lärande och ökad projektkvalitet, och det bästa

lärandet sker i möten mellan de humanitära aktörerna och

målgruppen. Man ska inte vara rädd för att upptäcka

problem och svårigheter i ett projekt. Att bli medveten

om ett problem är första steget mot att lösa det. Ett pre-

stigelöst projektsamarbete där tid för kommunikation och

reflektion prioriteras leder till ett gemensamt lärande för

både lokal samarbetspartner, PMU och målgrupp.

En plan för hur uppföljning, utvärdering och rapportering

ska organiseras måste finnas redan i projektbeskrivningen.

Tid och resurser måste avsättas för regelbundna uppfölj-

ningsmöten, där projektledning och medarbetare deltar.

Uppföljnings- och rapportmötena ska dokumenteras, så

att övriga berörda parter som t.ex. nationellt samfund

och PMU kan få information. En god dokumentation av

projektet gör det möjligt att följa dess utveckling över lång

tid och minnas olika resonemang och viktiga iakttagelser,

resultat och effekter.

Metod för uppföljningPMU har det övergripande ansvaret för kvalitetssäkring av

projekt, och har tagit fram ett uppföljningsverktyg för att

underlätta analys och resultatredovisning. Uppföljningen

görs för att kontrollera budget, aktiviteter och tidsplan och

för att reflektera över resultat och effekter. Hur avstäm-

ning* av ekonomin görs enligt PMUs riktlinjer kan man läsa

* Se ordlista


mer om i avsnitt 5 Ekonomi och administration.

En del av uppföljningen består av målgruppens berät-

telser. Berättelser är effektiva verktyg för att mäta hur

kvaliteten i människors levnadsvillkor förbättrats, och de

är ett viktigt underlag för den kvalitativa resultatredovis-

ningen av projektet. Genom människors egna berättelser

lär vi oss hur de ser på sin livssituation, hur projektet

uppfattas av deltagarna och hur insatsen påverkar deras

liv. Målgruppen får genom detta komma till tals, och deras

erfarenheter värdesätts och dokumenteras.


3. Utvärdering

Intern utvärdering

En utvärdering handlar framförallt om lärande. När ett

humanitärt projekt går mot sitt slut ska man därför alltid

avsluta med en gemensam utvärdering.

Den gemensamma utvärderingen genomförs under en

workshop, och representanter för samma aktörer och

målgrupp som deltog i den eventuella planeringswork-

shopen bör delta. Utvärderingsworkshopen genomförs

med stöd av utvärderingsverktyget i PMUs handbok för

planering, uppföljning och utvärdering. Syftet med work-

shopen är att utvärdera vilka resultat och effekter som

nåtts, och ifall insatsen genomförts effektivt.

Målgruppens berättelser om förändringar och erfaren-

heter spelar en central roll vid utvärderingen. Det är

därför viktigt att dessa berättelser har kategoriserats,

analyserats och dokumenterats löpande under projek-

tets gång. Genomgången av målgruppens berättelser är

något man kan lära mycket av, eftersom de kvalitativa

förändringarna då blir synliga. Även oväntade effekter och

resultat kan komma fram. Man behöver även gå tillbaka

till dokumentation från tidigare uppföljnings- och rapport-

möten och säkerställa att viktiga erfarenheter, frågeställ-

ningar och resultat inte tappas bort i samtalen.

Den fysiska slutrapporten, dvs. resultatredovisningen till

PMU, görs av projektpersonalen efter den gemensamma

utvärderingen med målgrupp och övriga aktörer.




Extern utvärdering inom projektetVid större humanitära projekt, eller inför en ansökan om

en ny fas, kan det vara värdefullt att låta en extern konsult

utvärdera insatsen. Fördelen med att anlita en extern kon-

sult är att en utomstående, professionell utvärderare kan

se insatsen utifrån och uppfattar samband och samman-

hang som projektpersonalen inte ser. Utvärderingen kan

göras under pågående projekt eller efter att aktiviteterna

avslutats. Finansieringen av utvärderingen läggs som regel

in i projektansökan och godkänns av PMU när projektet

beviljas. Huvudansvaret för utvärderingen kan ligga antin-

gen på den lokala samarbetsparten eller på PMU. Detta

ska klargöras i ansökan.

4. Resultatredovisning

RapporteringResultatredovisningen till PMU ska ge en god och sam-

lad helhetsbild av insatsens resultat och effekter under

rapportperioden. Intern uppföljning och dokumentation

samt interna rapporter utgör grunden för de rapporter

som skickas till PMU. Rapporteringsarbetet ger tillfälle att

fortlöpande följa upp det som sker i projektet.

När det gäller större och längre insatser kräver PMU

ekonomiska och skriftliga kvartals-, års- och slutrap-

porter. När det gäller akuta insatser krävs ibland tätare

rapportering, vilket beslutas från fall till fall. Den skriftliga

rapporten har fokus på resultatredovisning, reflektion och

lärande.

PMU använder rapporterna till att följa upp och kvalitets-

säkra projektet, till att dra generella lärdomar av insatsen

som kan spridas inom det humanitära arbetet, samt för

att resultatredovisa insatsen till Sida och ECHO (eller an-

nan finansiär). Rapporterna används även för att informera

församlingar, regionråd* och den svenska allmänheten om

det humanitära biståndet.

Ekonomisk rapport

Skriftlig rapport

* Se ordlista


n Se bilaga 4.8 Mall för skriftlig rapportmall för humanitära projekt.

n Se bilaga 2.16 Ekonomisk rapportmall för utvecklings och humanitära projekt.

Resultatredovisningskedjan De resultat som uppnås med medel som kanaliserats med

stöd från PMU/Sida måste mätas och redovisas på ett

tydligt sätt. Nedanstående bild visar den kedja av aktörer

som är involverade i det humanitära biståndet. Pilarna åt

höger visar hur i huvudsak finansiellt stöd och resurser

kanaliseras, och pilarna åt vänster visar hur resultat redo-

visas. Varje aktör i kedjan har ansvar både för att förvalta

medel och för att redovisa resultat. Varje aktör har också

sin specifika funktion och verksamhet. Finansiärer och för-

medlare av stöd är dessutom tillsammans ansvariga inför

målgruppen, dvs. inför de människor som lever i fattigdom

och utgör fokus för all verksamhet.

En viktig funktion för biståndsaktörerna i Nord är att

ständigt kommunicera värdet av att det humanitära stödet

kanaliseras via lokala enskilda organisationer. Humanitära

insatser som genomförs av lokala trosbaserade organisa-

tioner ifrågasätts nämligen ofta. PMU arbetar därför aktivt

med att skapa engagemang och en positiv debatt genom

att i media i Sverige och i övriga Europa lyfta fram insatser

och program som genomförs med medel från PMU, Sida

eller ECHO.

H. Bilageförteckning

Följande bilagor finns till avsnitt 4:

n Bilaga 4.1 Policy for Coordination of, and Visibility in, Humanitarian Assistance

n Bilaga 4.2 Miljökonsekvensbedömning för humanitära projekt

n Bilaga 4.3 The Humanitarian Charter

n Bilaga 4.4 Mall för Logical Framework Approach (LFA)

n Bilaga 4.5 Ansökningsmall för humanitära projekt

n Bilaga 4.6 Budgetmall för humanitära projekt

n Bilaga 4.7 Bedömningsmall för humanitära projekt

n Bilaga 4.8 Skriftlig rapportmall för humanitära projekt




Invånare i Sverige/EU-medborgare

Regering och riksdag/EU-parlamentet och

EU-kommissionen

Sida/ECHO

PMULokal

samarbetspartner

Målgrupp

avsnitt 5: Ekonomi och administration


Thailand 2008.


De regler, riktlinjer och rutiner för ekonomi och

administration som beskrivs i detta avsnitt gäller

för både utvecklingsprojekt och humanitära projekt.

Övriga regler och riktlinjer för dessa typer av insatser

kan man läsa om i avsnitt 2 Utvecklingsverksamhet

– projekt respektive avsnitt 4 Humanitärt bistånd.

Alla regler och riktlinjer för utbytesprogram, volontär-

bidrag, praktikantbidrag och stipendier finns under

respektive del i avsnitt 3 Utvecklingsverksamhet –

övrigt.

A. Vikten av god administration och redovisning Administration och redovisning är en stor och viktig

del av både utvecklingsprojekt och humanitära pro-

jekt. God administration, redovisning och ekonomisk

styrning hjälper lokal samarbetspartner att använda

resurserna effektivt och nå uppsatta mål. Det bidrar

också till att skapa förtroende för organisationen hos

målgrupp, svensk församling, finansiärer och samhäl-

let i stort. Biståndsvärlden blir alltmer professionali-

serad och varje organisation utsätts för konkurrens.

En väl fungerande ekonomisk styrning är därför en

förutsättning om man vill bedriva projekt. Allt pro-

jektsamarbete kräver ansvarighet och transparens.

Administration och redovisning kräver oftast mer

tid, resurser och kompetens än vad man tror då man

planerar ett projekt. Man bör därför redan från början

engagera personer med god kunskap om redovisning

och administration i organisationen och knyta dem

till projektet.

Det finns flera typer av avtal som styr projektverk-

samheten och olika slags insatser. Allmänt gäller

dock att det ska finnas samarbetsavtal mellan lokal

samarbetspartner och PMU samt mellan svensk

församling och PMU. För varje insats skrivs också ett

projektavtal mellan dessa tre parter. Utöver detta

skrivs ett projektledaravtal mellan projektledare och

lokal samarbetspartner.


n Bilaga 5.1 Mall för samarbetstavtal mellan svensk församling och PMU

n Bilaga 5.2 Mall för samarbetsavtal mellan lokal samarbetspartner och PMU

n Bilaga 5.3 Mall för projektavtal utvecklingsprojekt

n Bilaga 5.4 Mall för projektavtal humanitära projekt

n Bilaga 5.5 Mall för projektledaravtal

Intern styrning och kontrollEn organisations interna styrning och kontroll syftar

till att säkerställa att organisationen fullgör sina

uppdrag och uppnår sina mål, samt att projektmedel

och andra tillgångar hanteras och används på ett kor-

rekt sätt. Det är avgörande att organisationens och

projektets ledning skapar ett fungerande system för

intern styrning och kontroll samt att man följer upp

att systemet används.

En god intern styrning och kontroll är en

förutsättning för:

≠ att organisationens och projektets mål nås på

ett kostnadseffektivt sätt

≠ att ekonomisk rapportering och resultatrapporte-

ring till PMU är korrekt och sker i rätt tid

≠ att projektlandets lagar och regler följs liksom

allt övrigt som regleras genom de avtal som styr

projektverksamheten

En god intern styrning och kontroll bidrar till:

≠ att upptäcka och förhindra att projektmedel

eller tillgångar används fel, genom oegentligheter

och korruption eller genom enskilda personers

okunskap


Foto

:PM

U



≠ att skydda de personer som hanterar projektmedlen,

så att ingen enskild blir misstänkt om det uppstår

problem i den ekonomiska redovisningen

≠ att skapa en god ordning som möjliggör transparens

och ansvarighet

≠ att minska sårbarheten vid personalförändringar

≠ att skydda organisationens egna tillgångar och

resurser

En god intern styrning och kontroll kännetecknas av:

≠ att man gör en riskanalys, dvs. att man identifierar

de händelser som kan hindra projekt eller organisation

att uppnå sina mål

≠ att man bedömer sannolikheten för att en händelse

ska inträffa och vilken konsekvens det skulle få för

projektet eller organisationen

≠ att man vidtar åtgärder och inför kontroller för att helt

undvika dessa risker eller för att minska konsekven-

serna av en inträffad händelse

Lokal samarbetspartner har ansvar för att säkerställa att

projektadministrationen sköts på ett tillförlitligt sätt och

att den interna styrningen och kontrollen är tillfredstäl-

lande, bl.a. genom att man följer samtliga regler, riktlinjer

och rutiner i avsnitt 5 i PMUs projektmanual.

För att ytterligare hjälpa lokala samarbetspartner att

stärka intern styrning och kontroll har PMU tagit fram

två nya bilagor till avsnitt 5. Den ena är ett formulär som

används av PMU vid de avtalsrevisioner som genomförs

av alla lokala samarbetspartner. Formuläret kan också

användas för en intern avtalsrevision, där organisationen

upptäcker de områden som eventuellt behöver stärkas.

Den andra bilagan är en uppdragsbeskrivning som förkla-

rar syftet med PMUs avtalsrevision.

n Se bilaga 2.21: Uppdragsbeskrivning för avtalsrevision n Se bilaga 2.22: Formulär för avtalsrevision

Finansiärers kontroll och granskningPMU och Sida, eller annan finansiär, har rätt att besöka,

revidera och/eller utvärdera varje projekt som

finansieras helt eller delvis med deras medel. En gransk-

ning av användningen av projektmedel kan genomföras på

begäran av vilken som helst av de inblandade finansiärer-

na. Vid misstanke om oegentligheter och/eller korruption

gör PMU alltid en utredning.


1. Roller och ansvarsfördelning Projektets ekonomi och administration måste hanteras av minst tre personer – projektledare, ekonom och kassör. Dessa tre personer får inte vara släkt med varandra, dvs. de får inte vara föräldrar, barn eller syskon till varandra och inte heller make/maka till någon av de andra tre. De får dessut-om inte stå i ekonomiskt eller annat beroendeförhållande till varandra. Lokal samarbetspartner kan vid behov definiera ytterligare släktband eller relationer som ska undvikas för att stärka den interna kontrollen. Rollfördelningen mellan projektledare, ekonom och kassör beskrivs på nästa sida.

Projektledarens roll och ansvar:≠ Projektledaren ska attestera alla utbetalningar tillsam-

mans med ekonomen innan de verkställs, både kontan-ter, checkar, överföringsuppdrag etc. Utbetalningar till projektledare eller ekonom måste dock attesteras av överordnad (se 2. Attestordning nedan).

≠ Projektledaren ska kontrollera att siffrorna i den ekono-miska rapporten till PMU stämmer med bokföringen och att kassa- och banksaldon är verifierade och korrekta.

≠ Projektledaren ska underteckna de ekonomiska rapporterna till PMU tillsammans med ekonomen, och vid årsslut även tillsammans med revisor (se C. Regler och rutiner för ekonomi och administration).

Ekonomens roll och ansvar:≠ Ekonomen ska bokföra alla transaktioner/ekonomiska

händelser enligt riktlinjerna i D. Rutiner för bokföring. ≠ Ekonomen ska försäkra sig om att underlagen till de

ekonomiska transaktionerna är korrekta och innehåller alla de uppgifter som krävs.

≠ Ekonomen ska ta fram de rapporter projektledaren önskar ur bokföringen.

≠ Ekonomen ska sammanställa de ekonomiska rappor-terna till PMU och underteckna dem tillsammans med projektledaren, och vid årsslut även tillsammans med revisor (se C. Regler och rutiner för ekonomi och administration).

≠ Ekonomen ska stämma av bankkontot en gång i måna-den genom att jämföra kontoutdrag från banken med bokföringen, se riktlinjer för avstämning nedan.

Kassörens roll och ansvar:≠ Kassören ska verkställa utbetalningar, efter att projekt-

ledaren och ekonomen godkänt dem.≠ Kassören ska skriva kvitton för alla eventuella inkomster

till projektet.≠ Kassören ska föra en enkel kassabok på samtliga in- och

utbetalningar till kassan.

≠ Kassören ska stämma av kassan minst en gång i veckan, se riktlinjer för avstämning nedan.

≠ Kassören ska se till att större summor förvaras i kassaskåp.

2. Attestordning≠ Den lokala samarbetspartnern ska ha en fastställd

attestordning.≠ Alla ersättningar (som t.ex. reseersättningar eller

traktamenten) till projektledare och ekonom, eller till dem närstående personer, ska attesteras av överordnad enligt fastställd attestordning. Överordnad kan vara samfundsledare eller ordförande/medlem i styrelse eller projektkommitté.

3. Projektmedlens användningBeviljade projektmedel får endast användas enligt godkänd projektbeskrivning och budget. Projektmedel får inte lånas ut till annan verksamhet eller person (exv. till kyrka, organi-sation, pastor, överordnad, anställd/medarbetare, mis-sionär). Lån får heller inte förekomma mellan olika projekt finansierade via PMU.

4. Antikorruption Lokal samarbetspartner måste känna till PMUs policy för antikorruption och arbeta enligt denna. Lokal samarbets-partner måste aktivt förebygga samt genast stoppa och avslöja varje form av olaglig eller icke tillåten användning av projektmedel.

n Se bilaga 1.9 Policy för antikorruption.

5. Anställning av personal≠ All projektpersonal ska vara anställd av lokal samarbets-

partner. Det innebär att lokal organisation har arbets-givaransvaret och måste se till att projektlandets lagar och regler följs vad gäller anställningsvillkor, skatter, försäkringar och pension, etc. Dessa kostnader ska läg-gas in i budgeten för alla projekt finansierade via PMU

≠ Projektledare, ekonom och kassör behöver inte vara anställda endast för projektet/projekten. För mindre projekt kan exempelvis ekonomi- och/eller kassörsrol-len skötas av personer med liknande uppgifter inom organisationen. Projektet ersätter då endast den tid de använt för projektet. Regeln om minst tre olika personer gäller dock även för små projekt.

≠ Skriftliga anställningsavtal ska upprättas för all projektpersonal. ��

* Se ordlista

B: Regler och riktlinjer för ekonomi och administration



IT-PolicyLokal samarbetspartner ska ha en skriven IT-policy som är kommunicerad till all projektpersonal. Följande punkter bör ingå i policyn:

≠ Dator är en arbetsredskap som ska användas i projekt-administrationen. Dator får inte lånas ut till obehöriga, eller användas till egen verksamhet.

≠ Privat surfning på Internet får inte medföra merkostna-der för projektadministrationen. Annan privat använd-ning som kan skada eller förslöa systemen är förbjuden.

≠ Dator ska förvaras stöldsäkert.≠ Dator ska ha antivirusprogram installerat.≠ Dator ska skyddas av lösenord, som byts regelbundet.

Lösenordet bör bestå av stora och små bokstäver samt siffror, tillsammans minst 8 tecken. Lösenordet får inte meddelas andra personer.

≠ Bokföringsprogram ska ha ett eget lösenord på använ-darnivå. Lösenordet ska bytas regelbundet, och bör bestå av stora och små bokstäver samt siffror, tillsam-mans minst 8 tecken. Lösenordet får inte meddelas andra personer.

≠ Back-up på ska göras minst en gång i veckan. Back-up-kopian ska förvaras stöldsäkert och i en annan byggnad än datorn.

Kontoplan*≠ Ansökande lokal samarbetspartner ska göra en konto-

plan för projektet enligt PMU budgetmall, som skickas av ansvarig PMU-handläggare.

≠ När projektet är godkänt tar PMU fram en ekonomisk rapportmall med den godkända kontoplanen. Mallen används för den ekonomiska rapporteringen till PMU.

≠ Lokal samarbetspartner bör lägga upp projektets bok-föring enligt godkänd kontoplan. Detta underlättar för både organisationen, projektledaren, ekonomen och revisorn.

Räkenskapsår*Räkenskapsåret ska vara kalenderår (1 jan–31 dec). Om lokal samarbetspartner måste ha ett annat räkenskapsår pga. projektlandets lagar, ska detta kommuniceras skriftligt till PMU, och godkännas skriftligt av ansvarig handläggare.

≠ Skriftliga arbetsbeskrivningar ska upprättas för projekt-personal med centrala funktioner, t.ex. projektledare, koordinator, ekonom och kassör.

≠ Lokal samarbetspartner ska ha nedskrivna interna regler för närvaro, frånvaro, normal arbetsvecka, semester etc. Lokal samarbetspartner ansvarar för att de interna reglerna följs.

6. Löner ≠ Endast personer som arbetar i projektet får budgeteras

och kostnadsföras i projektet. ≠ De löner som kostnadsförs i projektet ska motsvara

uppskattad, nedlagd arbetstid i projektet.≠ Lönerna för projektpersonalen bestäms av lokal sam-

arbetspartner, så att organisationen kan ha en gemensam lönepolicy för all sin personal. Kom ihåg att i samband med planering av ett projekt beräkna och budgetera för löneökningar.

≠ Lokal samarbetspartner måste se till att en person som arbetar i flera projekt, oberoende av finansiär, inte får lön för mer än en sammanlagd heltidstjänst, dvs. 100 %.

≠ Lokal samarbetspartner ska betala ut alla löner till projektpersonalen och bokföra dessa i sin ordinarie bokföring.

≠ Projektet debiteras för löner till projektpersonalen. I projektets bokföring ska det klart framgå vilka personer och tjänster det rör sig om, och hur många procent av deras totala arbetstid som lagts ner på projektet under perioden.

≠ Lönekostnader ska bokföras löpande för att möjliggöra god uppföljning.

7. Lagar och regler gällande redovisning och skatter

≠ Lokal samarbetspartner ansvarar för att följa nationella redovisnings- och skatteregler.

Notera att avvikelser från ovanstående regler och riktlinjer måste kommuniceras skriftligt till PMU InterLife, och godkännas skriftligt av ansvarig hand-läggare, innan avvikelsen genomförs.

��

* Se ordlista

C. Regler och rutiner för ekonomi och administration

��


Rekvisition och utbetalning av medel ≠ Rekvisition av projektmedel måste göras på den ekono-

miska rapporten, med undantag av den första rekvisitio-nen som dock måste göras skriftligt av projektledaren, t.ex. via e-post.

≠ Den begärda summan ska täcka den kommande rap-portperiodens behov. Vid beräkning av behovet måste man räkna in vad projektet har kvar i kassa- och bank från förra perioden.

≠ PMU gör utbetalning av medel endast sedan under-tecknade ekonomiska och skriftliga rapporter skickats till PMU och godkänts. Vid årsslut, eller oftare för vissa projekttyper, måste även rapportering från revisor ha inkommit enligt aktuell revisionsinstruktion och ha godkänts av PMU.

≠ När rekvirerade medel har mottagits ska en bekräftelse av mottagen summa skickas till ansvarig handläggare på PMU, t.ex. via e-post.

≠ Notera att PMU aldrig betalar för kostnader som upp-kommit innan ett projekt beviljats.

Bankkonto och ränta≠ Medel från PMU ska betalas ut till och hållas på separat

bankkonto. Kontot ska innehas av samarbetsorganisa-tionen och tecknas av minst två personer i förening.

≠ Eventuell ränta ska tillfalla projektet och redovisas i den ekonomiska rapporten till PMU.

≠ Kopia av bankontoutdrag med banksaldo per sista dagen av räkenskapsåret (den 31 december, eller annan dag om annat räkenskapsår överenskommits med PMU), ska skickas till PMU tillsammans med den ekonomiska rapporten vid årets slut.

≠ Ändring av bankkonto ska begäras skriftligt i bilaga 5.3c Avtalsförändringsmall – bankkonto, och måste godkän-nas skriftligt av ansvarig handläggare på PMU.

ValutakursvinsterVinster som uppstår på grund av variationer i växlings-kursen, och som resulterar i en ökning av mottagna medel jämfört med budget i lokalvaluta, ska användas i projektet inom ramen för godkänd projektbeskrivning. De regler som finns beskrivna under F. Budgetuppföljning gäller även vid växelkursvinster.

Inköp/Upphandling i fält≠ En skriftlig prisjämförelse ska göras vid alla inköp som

överstiger 20 000 SEK.≠ Upphandling av varor eller tjänster som överstiger

50 000 SEK ska ske i konkurrens och enligt bilaga 5.7 Riktlinjer för inköp/upphandling av varor och tjänster.

≠ Alla upphandlingar och prisjämförelser måste dokumen-teras skriftligt och arkiveras.

För fullständiga riktlinjer, se:

n Bilaga 5.7: Riktlinjer för inköp/upphandling av varor och tjänster

n Bilaga 5.8: Mall för dokumentation vid upphandling

Inköp via Sverige≠ Inköp ska i första hand göras

i projektlandet eller i regionen.≠ Vid planerat inköp via Sverige måste projektledaren

kontakta ansvarig handläggare på PMU för ett godkännande.

≠ Efter godkännande skickas inköpsorder, attesterad av projektledare och ekonom, till handläggaren, som kontaktar PMUs inköpsavdelning i Vårgårda.

Projektfordon≠ Fordon som köpts för projektmedel ska användas för

projektverksamheten, och en körjournal ska upprättas. ≠ En plan för överlämnande av fordon ska föreslås i

slutrapporten. I första hand ska fordon användas för fortsatt projektverksamhet, eller för liknande verksam-het. Om det inte finns fortsatt projektverksamhet eller liknande verksamhet, ska fordonet säljas till marknads-pris och intäkten bokföras och rapporteras i projektet innan det avslutas.

För fullständiga riktlinjer, se bilaga 5.9: Riktlinjer för användning av projektfordon.

LagerVid inköp av varor i små eller stora volymer, till ett sam-manlagt högt belopp, ska ett eller flera lager upprättas. Projektledaren ska i samråd med lokal samarbetspart-ner bedöma huruvida ett lager bör upprättas.

≠ Lagret bör administreras av tre personer.≠ En lagerbok ska upprättas≠ Lagret inventeras inför revisionen den 31 december

varje år och stäms då av mot lagerboken.≠ Lagerbok ska finnas tillgänglig vid revision och kan

eventuellt begäras in av PMU. Vid inköp av varor i små eller stora volymer, till ett sammanlagt mindre belopp, räcker det med en enklare hantering, t.ex. att en person ansvarar för en enkel lagerbok och inventering.

För fullständiga riktlinjer, se bilaga 5.10: Riktlinjer för lager och övriga projekttillgångar.

Inventarier≠ All utrustning och alla inventarier som köps in av

projektet ska märkas och numreras, så att det fram-går vilket projekt de tillhör.

≠ En inventarielista ska upprättas för utrustning ��

��



och inventarier som projektet köpt in eller förfogar över.

≠ Inventarielistan ska uppdateras i samband med inköp av inventarier och ska stämmas av minst en gång per år av minst två personer, då man kontrollerar att alla inventarier på listan existerar, deras status, att de används på rätt plats och för rätt ändamål etc. Den årliga avstämningen ska dokumenteras, signeras och förvaras tillsammans med övrig projektdokumentation.

≠ Inventarielista ska finnas tillgänglig vid revision och kan eventuellt begäras in av PMU.

För fullständiga riktlinjer, se bilaga 5.10: Riktlinjer för lager och övriga projekttillgångar.

Avskrivning*Tillgångar som köpts in till projektet, t.ex. fordon och inven-tarier, eller byggnader som uppförts inom projektet, ska inte skrivas av. Hela kostnaden ska bokföras direkt i projektet vid inköp eller bygge.

Rapporter ≠ De ekonomiska rapporterna ska skrivas på PMU

rapportmall för projektet. ≠ Ekonomiska rapporter skickas varje kvartal, om inget

annat meddelats. Rapporter ska finnas i original på PMU senast sex veckor efter avslutat kvartal. Det kan också vara bra att skanna de underskrivna original-rapporterna och skicka dem via e-post till ansvarig PMU-handläggare, eller att faxa dem, innan de läggs på posten. Det är viktigt att alla rapporter är kontroll-räknade innan de skickas.

≠ Kopia av rapporter skickas till svensk församling. ≠ Observera att den sista kvartalsrapporten i räken-

skapsåret samtidigt är den ekonomiska årsrapporten. Den måste verifieras och skrivas under av den av PMU godkända, kvalificerade revisorn.

n Se bilaga 2.16 Ekonomisk rapportmall för utvecklings- och humanitära projekt.

Revision ≠ Revision av projekt finansierat av PMU med stöd från

Sida eller annan finansiär ska genomföras enligt PMUs revisionsinstruktioner för utvecklings och humanitära projekt.

≠ Revisionen ska utföras av kvalificerad revisor, enligt PMUs definition, och enligt internationellt erkänd revi-sionsstandard, ISA. Innan projektstart måste revisions-byrån/revisorn godkännas av PMU.

≠ Efter avslutad revision ska revisorn skriva en re-visionsrapport och en granskningsrapport (Mana-gement Letter). Lokal partner ska bifoga sitt svar, Management response, på revisorns rekommenda-tioner i Management Letter. Svaret skickas tillsam-mans med revisorns rapportering till PMU.

≠ Projekt måste revideras efter varje årsslut, samt vid projektets slut. Revision måste också göras vid ett eventuellt projektledarbyte.

För fullständiga riktlinjer, se bilaga 5.11a: Revisionsinstruk-tioner för utvecklings och humanitära projekt.

Återbetalning av icke förbrukade medelProjektmedel som inte förbrukats inom avtalad projekttid, ska redovisas och återbetalas till PMU, alternativt överföras till ett annat projekt efter att ansvarig handläggare på PMU skriftligt godkänt överföringen.

Förvaring och arkiveringAllt bokföringsmaterial och annan relevant dokumenta-tion ska under projekttiden förvaras på en säker plats där projektansvariga har tillgång till den. Efter projektets slut ska materialet arkiveras och förvaras stöld- och brandsäkert under minst 10 år. Information om var materialet förvaras ska lämnas till PMU i slutrapporten.

Notera att avvikelser från ovanstående regler och rutiner måste kommuniceras skriftligt till PMU InterLife, och godkännas skriftligt av ansvarig handläggare, innan avvikelsen genomförs.

��

* Se ordlista


BokföringsprinciperFrån och med 2011 ska lokal samarbetspartner ange vilken bokföringsprincip som används i redovisningen. Detta anges i en bilaga som bifogas den ekonomiska rapporten vid årets slut.Det finns två olika bokföringsprinciper:Principen bokföringsmässiga grunder innebär att alla utgifter och inkomster som hör till ett räkenskapsår ska kostnads- respektive intäktsföras och påverka räken-skapsårets resultat. En affärshändelse bokförs när den utförs, inte när den betalas. De inkomster och utgifter som hör till kommande räkenskapsår periodiseras, dvs. bokförs som tillgångar respektive skulder i bokslutet för innevarande år. De ska sedan intäkts- respektive kostnadsföras kommande år. Kontantprincipen är en förenklad form av bokföring där affärshändelsen bokförs då den betalas. Vid räkenskaps-årets utgång ska dock alla obetalda fordringar och skulder bokföras.

Löpande bokföringAll bokföring ska göras löpande, dvs. senast nästa arbets-dag eller snarast möjligt.

Huvudbok *≠ En ny bokföring läggs upp för varje projekt, så att denna

klart separeras från den lokala samarbetspartnerns övriga bokföring.

≠ Projektets bokföring bör vara upplagd enligt den av PMU godkända kontoplanen, så att det enkelt går att härleda beloppen i den ekonomiska rapporten från bokföringen. Detta gäller både resultat- och balanskonton.*

Kassa och kassabok≠ En enkel kassabok ska föras manuellt, även om bokfö-

ringen sker med hjälp av dator.≠ Kassan är till för mindre utgifter. Större utgifter betalas

via bankkonto.

Avstämningar≠ Kassaboken stäms av minst en gång i veckan av kas-

sören genom att kassan räknas. Avstämningen doku-menteras enligt en egen mall där man anger datum för avstämningen, vem som räknat kassan, beloppet i kassan samt beloppet enligt kassaboken. Eventuella dif-ferenser måste redas ut och korrigeras. Den dokumen-terade avstämningen ska godkännas och skrivas under av ansvarig projektledare, eller den som projektledaren delegerat detta ansvar till. Vid mycket stora kontantkas-sor bör två personer närvara vid avstämningen.

≠ Bankkontot stäms av en gång i månaden av ekono-

men genom att kontoutdrag från banken jämförs med bokföringen. Vid fel i bokföringen, kontrollerar man om samtliga verifikationer har blivit bokförda och om belop-pen stämmer. Avstämningen dokumenteras enligt en egen mall där man anger datum för avstämningen och vem som gjort den samt en beskrivning av differensen mellan bankkontoutdrag och bokföring. Den doku-menterade avstämningen ska godkännas och skrivas under av minst två personer, varav en ska vara ansvarig projektledare eller överordnad om fler projekt använder samma bankkonto. Därefter korrigeras bokföringen.Notera att avstämning av bankkonto ska vara möjligt att genomföra även om flera projekt använder ett bank-konto.

≠ Samtliga balanskonton (även t.ex. fordranskonton, skuldkonton) ska stämmas av regelbundet enligt samma principer som för bank och kassa. En specifika-tion av de affärshändelser som utgör utgående balans ska tas fram vid avstämningen.

Verifikationer*≠ Varje transaktion/ekonomisk händelse ska dokumen-

teras med ett underlag/en verifikation som intygar att transaktionen inträffat.

≠ Alla transaktioner /ekonomiska händelser ska doku-menteras med kvitto/faktura som utfärdats av den som tillhandahåller varan eller tjänsten. Denna regel gäller även i sådana lokala situationer där möjligheten att få kvitto/faktura kan medföra högre pris eller ökade trans-portkostnader i samband med inköp.

≠ En verifikation ska innehålla följande information: datum, en kort beskrivning av vad händelsen gäller, be-lopp, inblandade parter (t.ex. köpare och säljare), samt en eventuell hänvisning till underlag som inte förvaras tillsammans med verifikationen (t.ex. seminariedoku-mentation, avtal).

≠ Verifikationerna ska numreras både på verifikationen och i bokföringen.

≠ Vid rättelse i bokföringen ska ny verifikation göras. Rät-telser i bokföringen ska attesteras av projektledare.

≠ Om säljaren inte kan lämna ett kvitto, kan man i undan-tagsfall, för mindre belopp, skriva en egen verifikation med följande information: datum, en kort beskrivning av affärshändelsen, belopp, namn på inblandade parter, samt en eventuell hänvisning till underlag som inte för-varas tillsammans med verifikationen (t.ex. avtal). Både säljare och köpare ska skriva under verifikationen. En egen verifikationen ska attesteras av projektledaren.

≠ Seminarier som genomförs i projektverksamheten ska dokumenteras med deltagarlistor och schema,

D. Rutiner för bokföring

* Se ordlista

��



förutom de kvitton eller fakturor som mottas. För fullständiga riktlinjer kring seminariedokumentation, se bilaga 5.13: Riktlinjer och mallar för dokumentation av seminarier.

Inbetalningar*≠ Kvittoblock med numrerade kvitton i tre exemplar

används för att kvittera alla inbetalningar.≠ Ett kvitto ska innehålla följande information: datum,

vad betalningen gäller, belopp och inblandade parter.≠ Originalkvitto lämnas till inbetalaren. Den första kopian

används som verifikation i bokföringen och den andra lämnas kvar i kvittoblocket.

Utbetalningar≠ Utbetalning sker med hjälp av en numrerad betalnings-

order i två exemplar, som attesteras av projektledaren och ekonomen.

≠ En utbetalningsorder ska innehålla följande information: datum, motpartens namn, adress och/eller telefon-/mobilnummer, belopp och vad betalningen gäller. Till betalningsordern bifogas underlag som exempelvis fakturor och kvitton.

≠ Originalet av betalningsordern används som verifikation i bokföringen, medan kopian förvaras i nummerordning tillsammans med övriga betalningsorder.

Förskott≠ Förskott får inte bokföras som en kostnad utan ska

bokföras som en fordran på ett balanskonto.≠ Det måste framgå av bokföringen vilka personer som

mottagit förskott.≠ När förskott betalas ut ska följande information skrivas

på betalningsordern: person, ändamål, belopp, datum för förskott och eventuellt också preliminärt datum för redovisning. Betalningsordern ska skrivas under av den som tar emot förskottet och attesteras av projektleda-re. Förskott till projektledaren attesteras av överordnad enligt fastställd attestordning. Originalet av betalnings-ordern används som verifikation i bokföringen.

≠ Förskott ska redovisas med originalkvitton. Summan av kvittona ska överensstämma med kostnaden i bokfö-ringen och lista på förskott. Balanser ska återbetalas.

≠ När eventuella balanser återbetalas till kassören ska kassören skriva ett kvitto på återbetalat belopp. En hän-visning till verifikationsnumret på förskottet bör göras i bokföringen och på kvittot.

≠ Lokal samarbetspartner ska ha regler för inom vilken tid förskott ska redovisas och rutiner för åtgärder som vidtas om förskott inte redovisas i tid.

≠ Inga nya förskott får lämnas till en person med oredovi-sade förskott där tidsfristen löpt ut.

≠ När förskottet redovisas ska kostnaden godkännas av projektledare och ekonom innan den bokförs.

≠ Avstämning av förskott ska göras minst en gång per må-nad genom att man i bokföringen kontrollerar vilka för-skott som har redovisats. Avstämningen dokumenteras enligt en egen mall där man anger datum för avstäm-ningen, person som gjort avstämningen, personer med ännu inte redovisade förskott samt belopp per person. Summan av dessa belopp ska stämma med balansen i bokföringen.

≠ Samtliga förskott ska vara redovisade eller återbetalade när projektet avslutas.

Löneförskott≠ Lokal samarbetspartner ska ha regler för hur löneför-

skott ska hanteras och inom vilken tid de ska regleras ≠ Ett löneförskott får inte överstiga motsvarande en

månadslön. ≠ Löneförskott som inte är reglerade vid projektavslut ska

återbetalas till projektet.≠ Löneförskott får inte bokföras som en kostnad utan ska

bokföras som en fordran på ett balanskonto.

Lönelista≠ För varje månad ska lokal samarbetspartner upprätta

en lönelista. Lönelistan ska innehålla namn på alla personer som får lön den aktuella månaden, samt för varje person: bruttolön, skatteavdrag och andra avdrag som gjorts samt den utbetalade lönen. Vid kontant utbetalning av lön ska lönelistan, eller ett separat löne-besked som häftas ihop med lönelistan, signeras av den anställde när han/hon tagit emot lönen. Bruttolönen på lönelistan ska stämma överens med överenskommen lön i anställningsavtal.

Notera att avvikelser från ovanstående rutiner måste kommuniceras skriftligt till PMU, och godkännas skrift-ligt av ansvarig handläggare, innan avvikelsen genom-förs.

��


PMU skickar en budgetmall tillsammans med övriga

ansökningsmallar, då svensk församling tillsammans med

lokal samarbetspartner ansöker om ett utvecklingsprojekt,

eller då lokal samarbetspartner ansöker om ett humani-

tärt projekt. Budgetmallen innehåller viktiga instruktioner

om hur man lägger upp budget och kontoplan m.m. När

ansökan och budget beviljats skickar PMU ett startpaket

till lokal samarbetspartner och svensk församling som

innehåller ett brev om godkännande (Letter of Confirma-

tion), rapportmallar, revisionsinstruktioner, avtal som ska

undertecknas m.m.

Fullständig information om ansöknings och rapportmal-

lar finns i avsnitt 2. Utvecklingsverksamhet – projekt

respektive avsnitt 4. Humanitärt bistånd.

Budgetuppföljning på totalnivå bör göras i svenska kronor (SEK). Projektbudgeten godkänns i SEK och total-budget framgår av projektavtalet. Motsvarande belopp i lokalvaluta finns angivet i budgeten och i den ekonomiska rapportmallen.

Växelkursändringar under projektets gång kan göra att den utbetalade summan i lokalvaluta vid projektets slut inte stämmer med det belopp som angavs i den beviljade budgeten. Därför är det viktigt att kontinuerligt följa upp hur mycket den mottagna lokalvalutan motsvarar i SEK. Motsva-righeten i SEK visas i den ekonomiska uppföljningsrapport som PMU skickar, se Ekonomisk uppföljningsrapport från PMU på nästa sida. Utrymme för eventuella växelkursänd-ringar bör budgeteras under posten ”Oförutsett”.

Om man vid budgetuppföljningen upptäcker att det finns risk för avvikelser från godkänd budget finns det tre alterna-tiv: att göra en mindre omfördelning mellan budgetposter, eller att ansöka om en budgetförändring eller ett budget-tillägg.

Observera att förändringar som inte följer nedanstående regler kan leda till att lokal samarbetspartner blir återbetal-ningsskyldig.

1. Smärre avvikelser/ Omfördelning mellan budgetposter Smärre avvikelser från enskilda budgetposter tillåts om:

≠ godkända aktiviteter inte förändras utan genomförs helt enligt projektbeskrivningen.

≠ avvikelsen från budgetposten är max 10 %.≠ avvikelsen kompenseras med neddragning av en eller

flera andra budgetposter, så att totalbudgeten inte påverkas.

≠ avvikelsen inte innebär att man överskrider någon av de procentsatser som PMU har fastställt för vissa bud-getposter. För detaljer, se bilaga 2.10: Budgetmall för

utvecklingsprojekt, alternativt bilaga 4.6: Budgetmall för humanitära projekt.

Detta innebär att enskilda budgetposter tillåts avvika med max 10 % utan revidering av budget. De uppkomna budgetavvikelserna måste dock kommenteras i den skrift-liga periodiska rapporten. Samtliga budgetavvikelser måste dessutom förklaras i den skriftliga slutrapporten.

Om man riskerar att överskrida en budgetpost med över 10 %, måste man i förväg få skriftligt godkännande från ansvarig PMU-handläggare.

Notera att budgetposten ”Oförutsett” är en buffert i budgeten som endast kan användas för att öka godkända budgetposter, vid exempelvis prisökningar eller valutaför-luster. Beslut om användning av medlen i budgetposten ”Oförutsett” fattas av PMU.

2. Större budgetförändringar/ revidering av budget*En budgetförändring, dvs. en revidering av budgeten, krävs om:

≠ budgetavvikelsen innebär att de godkända projekt-aktiviteterna ändras.

≠ förändringen innebär att man överskrider någon av de procentsatser som PMU har fastställt för vissa bud-getposter. För detaljer, se bilaga 2.11: Budgetmall för utvecklingsprojekt, alternativt bilaga 4.6: Budgetmall för humanitära projekt.

Vid behov av budgetrevidering måste lokal samarbetspart-ner, efter avstämning med svensk församling, kontakta an-svarig PMU-handläggare. PMU skickar då en budgetföränd-ringsmall, där man fyller i förslag på omfördelning mellan budgetposterna och motiverar behovet av ändringar. Lokal samarbetspartner får ett skriftligt besked från handlägga-ren och vid beviljande en ny ekonomisk rapportmall med en reviderad, godkänd budget. Svensk församling får en

F. Budgetuppföljning

��

E. Ansöknings – och rapportmallar



kopia på beslut och eventuell rapportmall.Notera att en budgetförändring inte ökar projektets totala

budget i SEK.

3. Budgettillägg*Ett budgettillägg behövs om:

≠ totalbudgeten kommer att överskridas.Om man redan har försökt anpassa aktiviteter och kostna-der efter godkänd budget enligt ovan, och detta inte räcker, kan man ansöka om ett budgettillägg. För utvecklings-projekt ansöker svensk församling tillsammans med lokal samarbetspartner till PMU. Svensk församling kontaktar PMUs handläggare, som skickar en budgetförändringsmall till lokal samarbetspartner. Lokal partner fyller i förslag på

ny totalbudget och omfördelning mellan budgetposter samt motiverar behovet av ett tillägg. Budgettillägget kräver egeninsats från svensk församling. Svensk församling och lokal samarbetspartner får ett skriftligt besked från hand-läggaren och vid beviljande en ny ekonomisk rapportmall med en reviderad, godkänd budget.

Vid behov av budgettillägg för humanitära projekt kontaktar den lokala samarbetspartnern PMU direkt. I övrigt är handläggningen densamma som för utvecklings-projekt.

n Se bilaga 5.12: Mall för budgetförändring och budgettillägg.

��

PMU skickar varje kvartal en ekonomisk uppföljningsrap-

port till projektledaren, där budget jämförs med utfall.

Rapporten är ett viktigt instrument för att följa upp budget

mot utfall och underlättar för lokal samarbets-partner

att följa upp den totala förbrukningen av medel i SEK

och budgeterade kostnader i Sverige. I den ekonomiska

uppföljningsrapporten finns en detaljerad information om

innehållet, men här följer en kort förklaring.

≠ Uppföljningsrapporten är en sammanställning av de

ekonomiska rapporter som skickats till PMU och even-

tuella kostnader bokförda i Sverige, t.ex. kostnader för

utrustning köpt i Sverige. Den visar även hur mycket

SEK som är utskickat till lokal samarbetspartner för

projektet under aktuell period och hur stor del av detta

som inte förbrukats och därmed inte återrapporterats

till PMU i ekonomiska rapporter.

≠ Perioden som uppföljningsrapporten avser finns

angiven under rubriken ”Rapportperiod”.

≠ Alla belopp i uppföljningsrapporten är i SEK.

≠ Redovisningen sker på kontonivå.

≠ Den ekonomiska uppföljningsrapporten från PMU är

uppdelad i tre olika rapporter:

1. Rapporten ”Budgetuppföljning” visar alla kostnader i

Sverige och i projektlandet och ger en helhetsbild av

projektekonomin.

2. Rapporten ”Kostnader i Sverige/projektlandet” ger

samma information som föregående rapport, men

delar upp kostnader bokförda i de olika länderna.

3. Rapporten ”Detaljer” redovisar de transaktioner

som gjorts.

Innan budgetuppföljning görs i fält, måste man kontrollera

vilken ekonomisk rapport till PMU som är den senast bok-

förda i PMUs uppföljningsrapport. Detta framgår av rap-

porten ”Detaljer”. Man måste sedan lägga till den förbruk-

ning som skett i fält efter den i Sverige senast bokförda

ekonomiska rapporten.

Ekonomisk uppföljningsrapport från PMU


G. Bilageförteckning

Följande bilagor finns till avsnitt 5:

n Bilaga 5.1 Mall för samarbetsavtal mellan svensk församling och PMU

n Bilaga 5.2 Mall för samarbetsavtal mellan lokal samarbetspartner och PMU

n Bilaga 5.3 Mall för projektavtal utvecklingsprojekt

n Bilaga 5.4 Mall för projektavtal humanitära projekt

n Bilaga 5.5 Mall för projektledaravtal

n Bilaga 5.7 Riktlinjer för inköp/upphandling av varor och tjänster

n Bilaga 5.8 Mall för dokumentation vid upphandling

n Bilaga 5.9 Riktlinjer för användning av projektfordon

n Bilaga 5.10 Riktlinjer för lager och övriga projekttillgångar

n Bilaga 5.11a Revisionsinstruktioner för utvecklings- och humanitära projekt (projekt med slutdatum efter 2011-11-30)

n Bilaga 5.11b Mall för uppdragsbeskrivning för revision av utvecklings- och humanitära projekt (projekt med slutdatum efter 2011-11-30)

n Bilaga 5.12 Mall för budgetförändring och budget- tillägg

n Bilaga 5.13 Riktlinjer och mallar för dokumentation av seminarier


kan hämtas på www.pmu.se. Övriga skickas vid behov av

PMU s handläggare vid beredning av projekt, eller efter

godkännande.

ordlista:


Ansvarighet

Ansvarighet handlar om att göra tydliga avgränsningar för

ansvar. Den som har fått en uppgift utkrävs också ansvar

för verksamheten. Avgränsningarna skrivs in i t.ex. avtal

eller kontrakt.

Appreciative Inquiery (AI)

Se avsnitt 2 sid 27.

Egeninsats

Ett finansiellt bidrag till en utvecklingsinsats insamlat i

Sverige.

Folkbildning

En pedagogik och ett förhållningssätt som innebär ett

deltagaraktivt lärande, där allas erfarenheter och kun-

skaper tas tillvara. Folkbildning används som metod

inom utvecklingssamarbetet.

Förändringsteori

En teoretisk modell som förklarar hur förändring och

utveckling uppstår.

Holism

Ett synsätt där världen eller människan uppfattas som en

helhet, där alla delar hänger ihop och påverkar varandra.

Humanitärt projekt

En planerad, styrd och tidsbegränsad insats till stöd för

människor som drabbats av väpnad konflikt, krig eller

naturkatastrof.

Indikator

En kvantitativ eller kvalitativ faktor som används för att

mäta resultat eller visa på en förändring.

Internflykting

Person som är på flykt inom det egna landets gränser.

Intressent

En organisation, grupp eller person utanför själva

projektorganisationen som har förväntningar på projektet

eller som påverkar/påverkas av dess genomförande och

resultat.

Logical Framework Approach (LFA)

Ett verktyg som underlättar planering, genomförande och

resultatredovisning av ett projekt.

Se avsnitt 2 sid 27.

Målgrupp

Den organisation eller grupp som i första hand ska

påverka och kommer att påverkas av ett projekt.

Målgrupp översätts allt oftare med begreppet

huvudintressent.

Organisationsutveckling

Organisationsutveckling handlar om förändring inom

en organisation som syftar till att öka organisationens

kompetens, kunskaper och kapacitet som aktör i det

civila samhället.

Policy

Grundläggande regler och ramar för hur en verksamhet

ska bedrivas.

Poverty Reduction Strategy Papers (PRSP)

Ett lands strategi för att bekämpa fattigdomen i landet.

Praktikantbidrag

Bidrag till svenska ungdomar som vill lära mer om

utvecklingssamarbete eller församlingsarbete och göra

en praktisk insats i ett land. Se avsnitt 3c sid 47.

Program

En grupp av projekt eller insatser som syftar till att uppnå

gemensamma resultat och effekter i ett område.

Regionråd

En rådgivande samling inom svensk pingstmission som

planerar och beslutar om strategiska inriktningar inom

ett visst geografiskt område.

Stipendium

Finansiellt utbildningsstöd till en person för att stärka

kompetensen hos en lokal samarbetspartner.

Se avsnitt 3d sid 51.

Här förklaras några centrala begrepp i projektmanualen.

Om förklaringen är komplicerad hänvisar vi istället till aktuell sida i manualen, där begreppet finns definierat.

Avsnitt 1-4


Transparens

Transparens inom utvecklingssamarbetet innebär att man

öppet redovisar mål, syften, verksamhet och ekonomi.

Utbytesprogram

Program som främjar nya kontakter mellan intresse-

eller yrkesgrupper i Sverige och olika samarbetsländer

i Syd, och som syftar till en dialog om globala rättvise-

frågor. Se avsnitt 3a sid 37.

Utvecklingsprojekt

En planerad, styrd och tidsbegränsad insats som syftar till

långsiktig utveckling och hållbar förändring i ett avgränsat

område.

Volontärbidrag

Bidrag till yrkesutbildad person som genom träning och

rådgivning ska medverka till ökad kunskap och kompetens

hos lokal samarbetspartner. Se avsnitt 3b sid 41.

Värdegrund

En organisations eller grupps uppfattning om världen,

vilken ligger till grund för deras värderingar.

Avsnitt 5

Avskrivning

Innebär att anskaffningsutgiften för utrustning, inventarier,

byggnader etc. inte bokförs som en kostnad utan som en

tillgång, och att kostnaden sedan fördelas på det antal år

som motsvarar den beräknade ekonomiska livslängden.

Avstämning

När man vid ett bestämt datum stämmer av beloppen i

bokföring och bankbok mot kontoutdrag från banken eller

stämmer av pengarna i kassan mot beloppet i kassaboken.

Balanskonto

Konto i balansräkningen (se nedan). Kontot kan ligga under

tillgångar eller skulder.

Balansräkning

Visar organisationens ekonomiska ställning vid ett visst

tillfälle, exempelvis sista dagen på räkenskapsåret.

Balansräkningen består av två sidor, en tillgångssida

och en skuldsida. Tillgångssidan visar vilka tillgångar

organisationen äger, t.ex. likvida medel, fordringar,

maskiner eller inventarier. På skuldsidan finns poster

som banklån, leverantörsskulder, checkkrediter m.m.

Budgetförändring

En revidering av en budget som innebär att två eller flera

budgetposter förändras utan att totalbudgeten berörs.

Budgettillägg

Ett tillskott av medel som ökar totalbudgeten.

Huvudbok

Ett systematiskt upplägg av organisationens/

projektets redovisning på olika konton, vilket ger

en översikt över organisationens eller projektets

ställning och resultat.

Inbetalning

Likvida medel som kommer in till organisationen/

projektet.

Ingående balans

De belopp som överförs som ingående saldon på konton

för tillgångar och skulder i balansräkningen i början av

en ny period, t.ex. kvartal eller räkenskapsår. Saldona

på de olika kontona hämtas från utgående balans i

balansräkningen per sista dagen för föregående period.

Kassa

En organisations eller ett projekts likvida medel i form av

kontanter.

Kontoplan

Sammanställning över samtliga de konton

organisationen/projektet använder i sin bokföring.

ordlista:


Likvida medel

Tillgångar i bank och i kassa.

Räkenskapsår

Den tid som en organisations redovisning omfattar,

vanligtvis ett år.

Resultatkonto

Konto i resultaträkningen. Kontot kan ligga under

intäkter eller kostnader.

Resultaträkning

Hämtas från organisationens redovisning och visar i

sammandrag organisationens/projektets samtliga

intäkter och kostnader under en bestämd period.

Intäkter minus kostnader ger resultatet.

Skuld

Skyldighet att fullgöra en ekonomisk förpliktelse, t.ex.

att betala en faktura.

Tillgång

Resurser i form av bankmedel, fordringar, kassa, varor,

byggnader m.m.

Transaktion/ekonomisk händelse/affärshändelse

En händelse som påverkar organisationens/projektets

ställning, dvs. dess tillgångar eller skulder.

Utbetalning

Likvida medel som betalas ut från organisationen/

projektet.

Utgående balans

Saldona på kontona för tillgångar och skulder per kvar-

talets eller räkenskapsårets sista dag. Utgående saldo år 1

blir ingående saldo år 2 (se Ingående balans ovan).

Verifikation/verifikat

Ett skriftligt dokument, t.ex. ett kvitto eller en faktura,

som visar att en affärshändelse inträffat. För varje affärs-

händelse måste det finnas en verifikation/ett verifikat.

Illustrationer: Anders ParsmoFoto omslag: ComstockGrafisk form och produktion: Joakim Strandh, Strandh Grafisk Produktion #0790.Tryck: Lenanders Grafiska AB, #38179.

Denna produkt är finansierad med stöd av Sida (Styrelsen för internationellt utvecklingssamarbete). Sida delar inte nödvändigtvis de åsikter som framförs. Ansvaret för innehållet är uteslutande PMUs.

länkar:

Här följer en lista över de hemsidor vi hänvisar till i projektmanualen,

tillsammans med några andra användbara hemsidor:

www.pmu.se PMU

www.sida.se Swedish International Development Cooperation Agency

www.un.org FN

www.undp.org/mdg Millenniemålen (engelska)

www.undp.org/french/mdg Millenniemålen (franska)

www.undp.org/spanish/mdg Millenniemålen (spanska)

www.millenniemalen.se Gemensam hemsida för svenska organisationer som arbetar med millenniemålen

www.unaids.org FNs program för hiv/aids

www.unesco.org FNs organ för utbildning, kultur och kommunikation

www.gapminder.org Statistik med illustrativa power point-presentationer

www.childrensworld.org Hemsida för barn om barns rättigheter

www.who.org Världshälsoorganisationen

www.wto.org Världshandelsorganisationen

www.hrw.org Human Rights Watch som bevakar mänskliga rättigheter i världen

www.ifrc.org/publicat/conduct Information om den internationella uppförandekoden Code of Conduct

www.reliefweb.int FNs hemsida för generell information om humanitära situationer, behov och planerade insatser

www.cdainc.com/dnh Hemsida där verktyget Do No Harm kan hämtas

www.unhcr.org/protect FNs information om flyktingkonventionen

www.sphereproject.org Information om The Sphere Handbook

Besöksadress: Regulatorvägen 11, HuddingePostadress: 141 99 STOCKHOLMTfn: 08-608 96 00E-post: [email protected]: www.pmu.se

projekt- manual - pmu · projekt-manual denna produkt är finansierad med stöd av sida (styrelsen...

Documents