Proje Yönetimi Notları

Aytekin ÖZEL

Proje

● Benzersiz bir ürün, hizmet ya da sonuç ortaya çıkarmak için yürütülen geçici bir girişimdir.

● Proje, bir yenilik getirmek üzere, belli bir amacı gerçekleştirmek için, belirli bir sürede ve bir arada yapılması gereken, birbirine bağlı veya birbiriyle ilişkili faaliyetler grubudur.– Kritik kelime : Geçici(Bu nedenle projelerin kesin başlangıç ve bitiş tarihleri vardır)– Örgütler iş yapmak üzere kurulurlar. İş genelde

«operasyon» veya projeleri kapsar.

Projenin ÖzellikleriHer Proje;• Her proje benzersiz bir ürün, hizmet ya da sonuç

oluşturur.• Bir projeye tek bir kişi, tek bir organizasyon veya

birçok organizasyon dahil olabilir.• Tanımlanmış bir zamanda başlar ve biter, sürelidir• Tanımlanmış hedef ve amaçlara sahiptir• Sınırlı kaynaklara bağımlıdır• Planlama, Uygulama ve Kontrol süreçlerinden

geçer

Bazı Proje Örnekleri

● Yeni bir ürün ya da hizmet geliştirmek● Bir kuruluşun yapısında, personel

kadrosunda bir değişiklik gerçekleştirmek● Bir bina yada altyapı inşa etmek.● Yeni bir iş sürecini ya da prosedürünü

uygulamaya sokmak

Proje X Operasyon

● Operasyonlar «süre giden» ve tekrarlanan● Projeler «geçici» ve «özgün» dür.

Ortak Noktalar

Bazı yönleriyle birbirleriyle çakışan bu iki kavramın ortak özellikleri şunlardır:

İnsanlar tarafından uygulanırlar

Sonlu kaynaklarla yapılırlar

Süreç veya alt süreçlerle tanımlanabilirler

Planlanır, yürütülür ve kontrol edilirler.

Projenin Ana Elemanları

Proje, insan gücü ve diğer kaynakların belirli bir bütçe ve süre dahilinde, belirli bir amaç yada amaçlar dizisine ulaşmak için bir araya geldiği rutin olmayan kendine has bir iş yapısıdır.

* Zaman sınırlı * Kaynak sınırlı

-  para, - malzeme, - teçhizat, - insan gücü, - v.b.

● Zaman ve maliyet, kapsam ile birleştiğinde projenin ana elemanları tanımlanmış olur.

Başarılı Projede Denge

Başarılı bir proje yönetimi, her üç kısıt için

Maliyet - Zaman - Kapsam

belirlenen hedeflere ulaşılması ve proje finansörünün veya müşterinin memnuniyeti

ile ölçülür.

Proje Kısıtları

Zaman-Maliyet-Kapsam üçlü kısıtın da;

Zamanı azaltmak özelikle fazla mesai gerekiyorsa maliyetlerde artışa sebep olacaktır.

Maliyetleri düşürmeye çalışmak proje takvimini olumsuz yönde etkiler. Hatta kapsamdan ödün vermek gerekebilir.

Kapsamı arttırmak maliyet ve zamanın artmasına neden olur. Kapsamı düşürmek maliyet ve zaman kısıtlarında azalış sağlasa da

kaliteyi olumsuz yönde etkileyeceğinden, finansör veya müşterinin tatminsizliğine yol açar. Bu ise yeniden düzenleme, zamanda gecikme, verimlilikte düşüş ve maliyetlerin artması demektir.

kaynak eklemek Devam eden bir proje için proje bütünlüğüne zarar verebileceğinden verimsizliğe yol açabilir.

ÖZETLE PROJE YÖNETİMİ ÜÇ BOYUTLU BİR BÜTÜNDÜR.

Projelerin Sınıflandırılması

Projeler genel olarak, üretilecek mal veya hizmetin yer aldığı sektöre göre sınıflandırılır.

tarımsal projeler, madencilik projeleri, enerji projeleri, imalat sanayi projeleri, ulaştırma-haberleşme projeleri, turizm projeleri gibi

Projeler Niteliklerine Göre 3’e Ayrılır

1-Yeni yatırım projeleri, (Yeni yatırım projeleri, özellikle gelişmekte olan ülkelerde, sayısal ve parasal yönden önemi büyük olan gruptur.)

2-Tevsi projeleri, (Tevsi projeleri, kurulu bir tesisin, mal veya hizmet üretim kapasitesini artırmak amacıyla yapılan yatırımlardır. Tamamlama ve modernizasyon projeleri de tevsi projeleri kapsamında ele alınır)

3-Yenileme ve idame yatırımları projeleri(Yenileme ve idame yatırımları, mal ve hizmet üretiminde kapasite artırımı amaçlanmaksızın teknik veya ekonomik ömrünü tamamlayan altyapı, tesis makine ve teçhizatın vb. yenilenmesi amacıyla yapılan yatırımlardır. )

Proje Yönetimi Nedir?

● Proje yönetimi; bilgilerin, becerilerin, araçların ve tekniklerin, projenin gereksinimlerini yerine getirmek amacı ile projenin aktivitelerine uygulanmasıdır.

● Proje yönetimi, mantıksal olarak gruplanmış 42 proje yönetimi sürecinin uygun şekilde uygulanması ve entegrasyonu yolu ile gerçekleştirilir.

● Bu süreçler 5 ana süreç grubunda toplanmıştır.

5 Süreç Grubu

Başlangıç

Planlama

Yürütme

İzleme ve Kontrol Etme

Kapanış

Projelerin Yönetilmesi Neleri İçerir?

● Gereksinimlerin belirlenmesi● Projenin planlanması ve yürütülmesi

aşamalarında paydaşların çeşitli ihtiyaçlarının, kaygılarının ve beklentilerinin ele alınması.

● Projenin birbiri ile çekişen kısıtlarının dengelenmesi.

Projenin Birbiri ile Çekişen Kısıtları Nelerdir?

● Kapsam● Kalite● Zaman Çizelgesi● Bütçe● Kaynaklar● Risk

Projenin Kısıtlarının Değişmesi

● Projenin kendine özgü koşullarından dolayı kısıt faktörleri arasında değişiklik olabilir.

● Örneğin;– Zaman çizelgesi kısaltıldığında projenin kaynağını

artırmak gerekebilir. Veya projenin kapsam ve kalitesinden ödün vermek durumunda kalınabilir.

● Proje kısıt faktörlerinde değişiklik durumunda, proje paydaşları arasında farklı görüşler olabilir. Bunların dengelenmesi gerekmektedir.

Proje Yönetimi, Program Yönetimi, Portföy Yönetimi İlişkisi

● Gelişmiş proje yönetimi organizasyonlarında proje yönetimi; program yönetimi ve portföy yönetimince yürütülen daha geniş bir bağlamda ele alınır.

● Portföyler ile programlar arasında, programlar ile projeler arasında ilişkiler vardır.

● Projelerin, programların ve portföylerin farklı yaklaşımları vardır.

Portföy Yönetimi

● Portföy, stratejik iş hedeflerine ulaşmak için etkin yönetim yapmak amacı ile bir araya getirilmiş projelerden, programlardan ve diğer işlerden oluşan bir derlemedir.

● Portföydeki projelerin ve programların mutlaka birbirleri ile bir bağlantıları olması gerekmez.– Örneğin; stratejik hedefi “Yatırımların getirisini

maksimum yapmak” olan bir alt yapı firması enerji, su, karayolu, demiryolu ve telekom gibi alanlara yönelik projelerin karışımını içeren bir portföy oluşturabilir.

Portföy Yönetimi

● Bir ya da daha fazla portföyün merkezi yönetimi anlamına gelir.

● Belirli stratejik iş hedeflerine ulaşmak için projeleri, programları ve diğer bağlantılı işleri saptama, öncelik sırasına sokma, onaylama, yönetme ve kontrol etme işlerini yapar.

● Portföyün yönetimini yaparken kaynak tahsisinde öncelikleri belirlemenin yanında proje ve programların organizasyonun stratejisi ile uyumlu olmasını gözetler.

Proje, Program ve Portföy Karşılaştırma

PROJELER PROGRAMLAR PORTFÖYLER

Kapsam Projelerin tanımlanmış hedefleri vardır. Proje yaşma döngüsü boyunca, kapsam olgunlaşmaktadır.

Programlar daha geniş kapsamlıdır. Daha önemli faydalar sağlar.

Portföylerin organizasyonun değişen stratejilerine göre değişen bir kapsamı vardır.

Değişim Proje yöneticileri daima değişiklik beklentisi içinde olup sürekli olarak değişimi yönetmeye odaklanırlar.

Program yöneticisi hem program içi hem de program dışı değişiklikleri beklemeli ve bunları yönetmelidir.

Portföy yöneticisi, değişiklikleri sürekli olarak daha geniş çerçevede izler.

Planlama Üst düzey bilgiler aşamalı olarak olgunlaştırılıp ayrıntılı planlar oluşturulur.

Genel program planı geliştirilip bileşen düzeyinde ayrıntılı planlamaya yöne verilir.

Portföyün tamamına ilişkin süreçler oluşturulur ve iletişim kurulur.

Yönetim PJY ler proje hedeflerine ulaşmak için proje ekibini yönetirler.

PGY ler program personelini ve PJY leri yönetir.Genel bir vizyon ve liderlik sunar.

PFY ler portföy yönetimi personelini yönetebilir ya da koordine edebilir.

Başarı Başarı ürün ve proje kalitesi, süre, bütçe, müşteri memnuniyeti ile ölçülür.

Başarı, programın başlangıçta hedeflenen ihtiyaçları ve faydaları karşılama derecesiyle ölçülür.

Başarı, portföy bileşenlerinin toplam performansı ile ölçülür.

İzleme PJY ler projenin hedefi olan ürünleri, hizmetleri ya da sonuçları izler ve kontrol eder.

PGY ler programın genel hedefleri ve amaçlanan faydalar ulaşmayı kontrol eder.

PFY ler toplam performansı ve değer göstergelerini izler.

Program Yönetimi

● Tek tek yönetildiğinde sağlanamayan fayda ve kontrolü elde etmek için koordinasyon içerisinde yönetilen bağlantılı bir projeler grubu olarak tanımlanır.

● Programlar, bünyesindeki projelerin kapsamı dışında kalan bağlantılı işlerin unsurlarını da içerebilir.

● Bir proje bir program parçası olabilir ya da olmayabilir, ama her programın içinde mutlaka projeler vardır.

Program Yönetimi

● Bir programın içindeki projeler, ortak bir sonuç ya da kolektif bir kapasite açısından birbiri ile bağlantılıdır.

● Projeler arasındaki ilişki bir müşterinin, satıcının, teknolojinin ya da kaynağın ortak olmasından ibaretse, çalışma bir program olarak değil, bir projeler portföyü olarak yönetilmelidir.

Program Yönetimi

● Projelerin karşılıklı bağımlılıklarına odaklanır.● Projelerin yönetilmesi için optimal yaklaşımın

belirlenmesine yardımcı olur.– Sistemdeki çok sayıda projeyi etkileyen kaynak

kısıtlarını ve/veya çatışmaları çözmek.– Program ve proje amaçlarını ve hedeflerini

etkileyen organizasyonel/stratejik doğrultuyu belirlemek

– Sorunları ve değişiklik yönetimini, paylaşılan bir yönetim yapısı içinde çözmek

İletişim Uydusu Sisteminin Devreye Sokulması (Program Örneği)

● Program örnek; yeni bir iletişim uydusu sisteminin devreye sokulması gösterilebilir.

● Bu program içerisinde, uydunun ve yer istasyonlarının tasarımı, bunların inşa edilmesi, sistemin entegrasyonu ve uydunun fırlatılması gibi farklı projeler olacaktır.

Projeler ve Stratejik Planlama● Projeler, organizasyonun stratejik planına

ulaşmak için bir yol olarak değerlendirilebilir.

Projeler ve Stratejik Planlama

Proje Yönetim Ofisi

Projeler ve Stratejik Planlama

• Projeler, organizasyonun stratejik planına ulaşmak için bir yol olarak değerlendirilebilir.• Pazardaki talep• Stratejik Fırsat• Müşteri talebi• Teknolojik ilerleme• Yasal zorunluluklar

Proje Yönetim Ofisi

● Kendi alanına giren projelerin merkezi olarak ve koordinasyon içinde yönetimiyle bağlantılı çeşitli sorumluluklar üstlenen organizasyonel bir organ ve birimdir.

● Sorumluluklar; Proje yönetimi destek fonksiyonları sağlamak Veya projenin doğrudan yönetimini duruma

göre üstlenmek

Proje Yönetimi

● PYO nun desteklendiği veya yönettiği projeler arasında bir arada yönetilmeleri dışında bir bir bağlantı olmak zorunda değildir.

● Bir PYO'ya her bir projenin başlangıcında ayrılmaz bir paydaş ve başlıca karar alıcılardan biri olarak hareket etme, tavsiyelerde bulunma, projeleri sona erdirme ya da iş hedeflerinin tutarlılığını korumak için gerekli başka eylemlerde bulunma yetkileri verilebilir.

● Buna ek olarak, PYO, ortak kullanılan ya da projeye tahsis edilmiş kaynakların seçimine, yönetimine ve konumlandırılmasına katkıda bulunabilir.

PYO nun PJY leri Desteklemeleri

• PYO'nun idare ettiği tüm projelerde ortak kullanılan kaynakların yönetilmesi;

• Proje yönetim metodolojisinin, en iyi uygulama ve standartların saptanması ve geliştirilmesi;

• Koçluk, rehberlik, eğitim ve gözetim;• Proje denetimleri yoluyla proje yönetimi standartlarına,

politikalarına, prosedürlerine ve şablonlarına uyumun izlenmesi;

• Proje politikalarının, prosedürlerinin, şablonlarının ve diğer ortak belgelerin (organizasyon el süreç varlıklarının) oluşturulması ve izlenmesi;

• Projeler arasındaki iletişimin koordine edilmesi.

PJY ler ve PYO lar Arasındaki Farklar

● Proje yöneticisi belirlenmiş proje hedeflerine odaklanırken , PYO iş hedeflerini daha iyi bir şekilde yerine getirmek için potansiyel fırsatlar olarak görülebilecek büyük çaplı program kapsamı değişikliklerini yönetir.

● Proje yöneticisi tahsis edilen proje kaynaklarını proje hedeflerini en iyi şekilde yerine getirmek üzere kontrol ederken, PYO tüm projelerde ortak kullanılan organizasyonel kaynakların kullanımını optimize eder.

● Proje yöneticisi kendi projesindeki kısıtları (kapsam, zaman çizelgesi, maliyet, kalite vb.) yönetirken PYO projeler arasında işletme düzeyindeki metodolojileri, standartları, toplam riskleri ve fırsatları ve karşılıklı bağımlılıkları yönetir.

Proje Yönetimi ve Operasyon Yönetimi

● Organizasyonlar, aynı ürünü üreten aktiviteleri sürekli olarak yürüten ya da tekrarlanan bir hizmet üreten organizasyon fonksiyonlardır.

Örnek; üretim operasyonları, imalat operasyonları, muhasebe operasyonları vb.

● Projeler, proje yönetimi gerektirirken, operasyonlar iş süreci yönetimi ya da operasyon yönetimi gerektirir.

Projelerin Ürünün Yaşam Döngüsü ile Kesişmesi

● Her bir kapanış aşamasında;● Yeni bir ürün geliştirirken, bir ürünü

iyileştirirken ya da çıktıları genişletirken ;● Operasyonların ya da ürün geliştirme

sürecinin iyileştirilmesinde;● Ürünün yaşam döngüsünün sonunda,

operasyonların sona erdirilmesine kadar.

Operasyon ile Proje Temel Farkı

● Operasyonların doğaları gereği süreklilik arz etmelerine karşılık projeler geçici girişimlerdir.

● Operasyonlar, tekrarlanan çıktılar üreten kalıcı girişimlerdir ve bir ürünün yaşam döngüsünde kurumsallaştırılan standartlara uygun şekilde, esas itibariyle, aynı görevler kümesini yerine getirmek için tahsis edilmiş kaynakları kullanırlar.

Proje Yöneticisinin Rolü

Proje Yöneticisinin Rolü

● Proje yöneticisi, projeyi yürüten organizasyonun, proje hedeflerine ulaşılması görevini verdiği kişidir.

● Proje yöneticisinin rolü, bir fonksiyonel veya operasyonel yöneticinin rolünden farklıdır. Genellikle, fonksiyonel yöneticiler idari bir alan içinde yöneticilik gözlemi yaparken, operasyonel yöneticilerde ana faaliyetin bir yönünden sorumludur.

● Organizasyona göre proje yöneticisi bir fonksiyonel yöneticiye bağlı olarak çalışabilir.

Proje Yöneticisinin Sahip Olması Gereken Özellikler

● BİLGİ:Proje yöneticisinin proje yönetimi hakkında bilgi sahibi olması

● PERFORMANS:PJY nin projeyi yönetimi bilgilerini uygularken neler yapabildiğidir.

● KİŞİSEL ETKİNLİK:Tutum, karakter ve liderlik özellikleri ile proje ekibine rehberlik etme becerisidir.

Çevresel İşletme Faktörleri

● Organizasyonel kültür, yapı ve süreçler● Devlet yada sektör standartları● Altyapı(mevcut tesisler, sermaye teçhizatı)● Mevcut İnsan Kaynakları(Beceriler, disiplinler, hukuk,

satınalma…)● Personel yönetimi(işe alma, işte tutma, eğitim)● Şirketin iş onay sistemleri● Pazar koşulları● Paydaşların risk tolerasnları● Siyasi ortam● Organizasyonların iletişim kanalları● Ticari veritabanları(standartlaştırılmış maliyet tahmin verileri,

sektör risk bilgileri vs.)● Proje yönetim bilgi sistemleri(Proje yönetimi için toollar)

Proje Yaşam Parametreleri

Proje Yaşam Döngüsü

Proje Yaşam Döngüsü ve Organizasyon

● Proje yaşam döngüsü, genellikle sıralı ve bazen iç içe geçen proje fazları grubudur.

● Projeler, boyut ve karmaşıklık düzeyleri açısından farklılıklar gösterir. Ancak tüm küçük büyük projeler şu yaşam döngüsüne oturabilir; Projeye başlamak Organizasyon ve hazırlık işleri Proje işlerini yerine getirmek Projeyi kapatmak

Projenin ayrıntılarına vakıf olmayan yüksek yönetim kademeleriyle ya da başka kuruluşlarla iletişime girildiğinde çoğu zaman bu genel yaşam döngüsüne atıfta bulunulur. Bu yüksek düzeyli bakış açısı, doğaları gereği birbirine benzemeyen projeleri bile karşılaştırmak için ortak bir referans çerçevesi sağlayabilir.

Proje Yaşam Döngüsü Boyunca Maliyet ve Personel Düzeyleri

Proje Süresine Bağlı Olarak Etkilerin Azalması

Ürün ve Proje Yaşam Döngüleri Arasındaki İlişkiler

● Ürün yaşam döngüsü, genellikle, organizasyonun imalat ve kontrol ihtiyacının belirlediği, sıralı olan ve birbiri içine geçmeyen ürün aşamalarından oluşur. Bir ürün için ürün yaşam döngüsünün son aşması ürünün devre dışı bırakılmasıdır.

● Proje yaşam döngüsü, çoğu zaman bir ya da daha çok ürün yaşam döngüsünün bir parçasıdır.

Proje yaşam döngüsünü, ürün yaşam döngüsünden ayırt etmeye özen gösterilmelidir.

Ürün daha üst perspektif olarak göze çarpmaktadır(aö)

Projenin Fazları

● Bir proje fazı, bir proje yönetimi süreç grubu değildir.

● Fazlı yapı, yönetimi, planlamayı ve kontrolü kolaylaştırmak için projenin mantıksal alt kümelere ayrılmasına izin verir.

● Fazların sayısı, projenin büyüklüğüne, karmaşıklık düzeyine ve potansiyel etkisine bağlıdır.

● Fazlar benzer özellikler gösterir.

Yaşam Döngüsü Boyunca Proje Yönetişimi

● Proje yönetişimi, projeyi kontrol etmek ve proje başarısı için kapsamlı ve tutarlı bir yöntem sağlar.

● Proje Yönetişimi yaklaşımı, proje yönetimi planında açıklanmalıdır.● Projede birden fazla fazın olup olmayacağına karar verilmelidir. Birden

fazla faz olursa o proje uygun faz yapısının belirlenmesi gerekir.● Bir fazın bitimi, yürütülen işlerin yeniden değerlendirilmesi ve

gerekiyorsa projenin değiştirilmesi ya da sona erdirilmesi için doğal bir noktadır.1. Projenin devamına ve bir sonraki faz geçilmesine karar verilmesi2. Hataların maliyet açısından etkin bir şekilde saptanıp düzeltilmesi için

teslimatların ve proje performansının gözden geçirilmesi iyi bir uygulama olarak değerlendirilmelidir.(Resmi faz kapanışı her zaman bir sonraki fazın onaylanmasını kapsamaz. Örneğin projeye devam edilmesinin risklerinin çok büyük olduğu düşünülürse ya da hedeflere artık ihtiyaç duyulmuyorsa, faz başka bir fazın başlatılmaması kararı ile sonlanabilir)

Fazlar Arası İlişkiler

● Projeler çok fazlı olduğunda fazlar, projenin uygun şekilde kontrol edilmesini ve istenen ürün, hizmet ya da sonuca ulaşılmasını sağlamaya yönelik tasarlanmış, genellikle sıralı bir sürecin parçalarıdır.

● Ancak iç içe geçen ya da eş zamanlı fazların proje açısından daha önemli olduğu durumlar da vardır.

Fazlar Arası 3 Temel İlişki Türü

● Sıralı, bir önceki fazın bitmesi gereken müteselsil fazlar

● İçi içe geçmiş fazlar● Bir fazın planlanıp diğer fazların planlama ve

teslimatları ilişkin çalışmaların sürmesi

Müteselsil Fazlar (3 Fazlı bir örnek)

İç İçe Geçmiş Fazlar

Belirsiz Fazlar Olduğu Halde Başlayan Projeler

● Belli bir zamanda sadece bir faz başlamış olur ve bir sonraki faz için planlama, mevcut faz ve teslimatlara ilişkin çalışmalar ilerlerken yürütülür. Bu yaklaşım, büyük ölçüde tanımlanmamış, belirsiz ya da hızla değişen ortamlarda, örneğin araştırma alanında yararlıdır. Ama uzun vadeli planlama becerisini azaltabilir.

Proje ile Operasyonel İş

● Organizasyonlarda gerçekleştirilen işler proje ya da operasyon çalışması olarak sınıflandırılır. Bu iki tür çalışmanın ortak özellikleri şunlardır;– Bireyler tarafından gerçekleştirilirler– Kısıtlarla sınırlandırılırlar (kaynak kısıtları dahil)– Planlanır, yürütülür, izlenir ve kontrol edilirler.– Organizasyonun hedeflerine ve stratejilerine

ulaşmak için gerçekleştirilirler.

Proje ile Operasyonel İş Karşılaştırması

● Temel FarkOperasyonların sürekli olması ve tekrarlanan ürünler, hizmetler ve sonuçlar üretmesidir.

● Projeler geçici ve sonludur.

Paydaşlar

● Paydaşlar, projeye aktif olarak katılan ya da projenin yürütülmesinden ya da tamamlanmasından olumlu yada olumsuz yönde etkilenen kişi ya da kuruluşlardır.

● Başarılı bir proje yöneticisi çeşitli paydaşların proje gereksinimleri ile ilgili etkisini yönetmelidir.

Paydaşlar ve Proje Arasındaki İlişki

Proje Paydaşları

● Müşteriler/Kullanıcılar● Sponsor● Portföy Yöneticileri● Program yöneticileri● Proje Yönetim Ofisi● Proje yöneticileri● Proje ekibi● Fonksiyonel Yöneticiler● Operasyon Yönetim● Satıcılar/iş ortakları

Organizasyon

Üst yönetimin onay vermesiyle proje faaliyetlerine başlanır.

Ancak daha önceden proje ekibinin seçilmiş ve proje organizasyonunun yapılmış olması

gereklidir.

Proje Yönetiminde Organizasyon

Karmaşık yapıda uzun süreli büyük projelerin gerçekleştirilmesi farklı uzmanlık alanlarında

çalışanları gerektirir.

Projelerin amacına uygun olarak başarılı bir şekilde yürütülmesi ve tamamlanabilmesi için

etkin bir proje organizasyonu ve yönetimi gerekir.

Proje Organizasyonu

Sorunları çözebilme deneyimi

Değişen duruma çabuk uyabilme

İlerlemenin ve harcamaların etkili kontrolünü içermelidir.

Organizasyonun Proje Üzerindeki Etkisi

● Ortak vizyonlar, değerler, normlar, inançlar ve beklentiler

● Politikalar, yöntemler, prosedürer,● Yetki ilişkilerine bakış● İş etiği ve saatleri

Proje yöneticisi projesini etkileyebilecek farklı organizasyon tarzlarını ve kültürlerini anlamalıdır. Örneğin bir organizasyon şemasının en tepesinde olan kişi aslında göstermelik bir yönetici olup gerçek bir yetkiye sahip olmayabilir. PJY, organizasyonda kimlerin gerçek karar alıcılar olduğunu bilmek ve projenin başarısı için onlarla birlikte çalışmak zorundadır.

Organizasyonun Proje Üzerindeki Etkisi

Organizasyon yapısı bir çevresel işletme faktörüdür. Temel organizasyon yapılarının proje bağlantılı başlıca özellikleri;

Geleneksel Yönetim

Projelere, proje yöneticisi veya yöneticilerinin atanmasına karar vermek, geleneksel

yönetimin modelinde önemli değişikliklere yol açar.

Geleneksel yönetim, hiyerarşik bir kuruluş ve çeşitli fonksiyonlar etrafında uzmanlaşmaya

dayanan teşkilat biçimlerini aşağıdan yukarıya dikey bir komuta zincirini ve yetkinin

merkezileşmesini esas alır.

Projenin Kapsamına Göre Organizasyonlar

Saf (arı) proje organizasyonu Kurmay proje organizasyonu Proje grubu (tipi) organizasyonu Matris organizasyonu

Fonksiyonel Organizasyon

Zayıf Matris

Dengeli Matris

Güçlü Matris

Proje Bazlı Organizasyon

Karma Organizasyon

Organizasyonel Süreç Varlıkları

● Organizasyonel süreç varlıkları, projeye dahil olan organizasyonların bazılarından ya da hepsinden gelen ve projenin başarısını etkilemek için kullanılabilen, süreçle bağlantılı varlıkların bazılarını veya hepsini kapsar.

● Resmi ve gayri resmi planlar, politikalar, prosedürler, kılavuzlar, bu süreç varlıklarına dahildir.

● Tamamlanan zaman programlarını, risk verilerini ve kazanılmış değer verilerini de içine alabilir.

● Organizasyonun bilgi tabanıarını, örneğin a l ınan dersleri ve tarihsel bilgileri de içerir.

Organizasyonel Süreç 2 Kategori

1. Süreçler ve prosedürler● Organizasyonun standart süreçleri, örneğinstandartlar ve politikalar (örneğin, sağlık ve güvenlik

politikası , etik politikası ve proje yönetimi politikası), standart ürün ve proje yaşam döngüleri, kalite politika ve prosedürleri (örneğin, süreç denetimleri, iyileştirme hedefleri , kontrol listeleri ve organizasyon içinde kullanılacak süreç tanımları);

● Standartlaştırılmış kılavuzlar, iş talimatları, teknik teklif değerlendirme kriterleri ve performans ölçüm kriterleri;

● Proje kapanış kılavuzları ya da şartları (örneğin, nihai proje denetimleri, proje değerlendirmeleri, ürün onaylamaları ve kabul kriterleri);

● Sorun ve kusur kontrollerini, sorun ve kusur saptama ve çözümünü ve eylem öğesi izlemeyi içeren sorun ve kusur yönetimi prosedürleri; ……………..

.…….

1. Kurumsal Bilgi Tabanı● Süreç ve ürünlere ilişkin ölçüm verilerini toplamak ve hazır hale getirmek için kullanılan süreç ölçüm

veritabaniarı,● Proje dosyaları (örneğin, kapsam, maliyet, zaman çizelgesi)● işgücü saatleri, gerçekleşen maliyetler, bütçeler ve proje maliyet aşımı gibi bilgiler içeren mali

veritabaniarı.

……..

Bir Proje İçin Proje Yönetim Süreçleri

● Proje yönetimi, bilgilerin, becerilerin, araçların ve tekniklerin, projenin gereksinimlerini yerine getirmek amacıyla proje aktivitelerine uygulanmasıdır.

● Bilgilerin uygulanması, uygun süreçlerin etkin yönetimini gerektirir.

Süreç

● Süreç, önceden belirlenmiş bir ürün, sonuç ya da hizmete ulaşmak için yerine getirilen birbiri ile bağlantılı eylemler ve aktiviteler kümesidir.

Projenin Başarılı Olabilmesi İçin Yapılması Gerekenler

● Proje hedeflerine ulaşmak için gerekli ve uygun olan süreçleri seçmek,

● Gereksinimleri karşılamak için benimsenebilecek tanımlanmış bir yaklaşım kullanmak,

● Paydaşların ihtiyaçlarını ve beklentilerini karşılamak için gereksinimlere uymak,

● Belirlenen ürünü, hizmeti ya da sonucu üretmek için kapsamın , sürenin, maliyetin, kalitenin, kaynakların ve riskin birbiri ile çekişen taleplerini dengelemek.

Proje Süreçleri

1. Proje Yönetim SüreçleriBeceri ve yeteneklerin uygulanmasında kullanılan

araç ve teknikler..

2. Ürüne Yönelik Süreçler Projenin kapsamı, belirlenen ürünün nasıl yapılacağı

konusunda temel bir anlayış olmadantanımlanamaz . Örneğin , inşa edilecek bir evin

genel karmaşıklık düzeyi belirlenirken çeşitli inşaatteknikleri ve araçları değerlendirilmelidir.

Proje Süreçleri

● Ürüne yönelik süreçlerin de proje yöneticisi tarafından göz ardı edilmemesi gerekir.

● Proje yönetimi süreçleri ve ürüne yönelik süreçler, bir projenin yaşam süresi boyunca iç içe geçer ve etkileşirler.

● Proje yönetimi süreçleri küresel ölçekte ve her sektör grubunda geçerlidir. İyi uygulama, proje yönetimi süreçlerinin uygulanmasının çok çeşitli projelerde başarı olasılığını artırdığı yönünde genel bir fikir birliği olması anlamına gelir.

Proje Yönetimi Süreç Grupları

1. Başlangıç Süreçleri Grubu: Yeni bir proje ya da mevcut bir projenin yeni bir fazına başlamak için onay alarak bu projeyi ya da fazı tanımlamak amacıyla yürütülen süreçler

2. Planlama Süreçleri Grubu: Projenin kapsamını belirlemek, hedeflerini netleştirmek için gerekli eylem dizisinin tanımlandığı süreçler

3. Yürütme Süreçleri Grubu: Proje şartnamelerini karşılamak üzere proje yönetimi planında tanımlanan çalışmayı tamamlamak üzere yürütülen süreçler.

4. İzleme ve Kontrol Süreçleri Grubu: Projenin ilerlemesini, performansını izlemek, gözden geçirmek ve gerekirse düzenlemek, planda değişiklik yapılması gereken alanları belirlemek ve bunlarla ilgili süreçleri başlatmak

5. Kapanış Süreçleri Grubu: Projenin ya da fazın resmi kapanışında tüm süreç gruplarındaki tüm aktiviteleri sonuçlandırmak için yürütülen süreçler.

PJ Yönetimi Süreç Etkileşimleri

● Proje Yönetimi Süreç Grupları

Bir Fazda ya da Projede Süreç Gruplarının Etkileşimi

Proje Yönetimi Süreç Grupları

● Bir süreç grubu, bir projenin sonucunun ya da çıktısının bir diğerinin girdisi olduğu, karşılıklı girdi ve çıktılarla birbirine bağlanmış proje yönetimi süreçlerinden oluşur.

● Süreç grupları, proje fazları değildir.● Büyük ve karmaşık projeler, fizibilite çalışması,

konsept geliştirme, tasarım, prototip, inşa, test vb. şeklinde farklı fazlara veya alt projelere ayrıldıklarında, normal koşullarda tüm süreç grupları her faz veya alt proje için tekrarlanır.

PJ Yönetim süreçleri etkileşimi

Başlangıç Süreçleri Grubu

● Yeni bir projeye veya mevcut bir projenin yeni bir fazına başlamak için onay alarak bu projeyi ya da fazı tanımlamak için yürütülen süreçlerdir.

● Başlangıç süreçlerinde, başlangıçtaki kapsam tanımlanır ve başlangıçtaki mali kaynaklar tahsis edilir.

● Projenin nihai sonucunu etkileyecek ve bundan etkilenecek firma içi ve firma dışı paydaşlar belirlenir.

● Daha önceden atanmadı ise Proje Yöneticisi atanır.● Bu bilgiler proje başlatma belgesine ve paydaş listelerine işlenir.● Proje başlatma belgesi onaylanınca, proje için resmi onay

alınmış olur.● Proje yönetim ekibi proje başlatma belgesinin yazımına katkıda

bulunabilir, ama onay ve finansman proje sınırlarının dışında gerçekleştirilecektir.

Proje Sınırları

Başlangıç Süreçleri Grubu

Proje Başlatma Belgesinin Geliştirilmesi

● Bir projeyi veya fazı resmi olarak onaylayan bit belge geliştirme ve paydaşların ihtiyaçlarını ve beklentilerini karşılamaya yönelik başlangıç gereksinimlerini belgeleme sürecidir.

Paydaşların Belirlenmesi

● Paydaşların belirlenmesi, projeden etkilenen tüm kişi ve organizasyonları belirleme ve onların çıkarlarına, projeyle ilişkilerine ve projenin başarısı üzerindeki etkilerine ilişkin bilgileri belgeleme sürecidir.

Planlama

Plan, geniş anlamda tutulacak yön veya davranış biçimidir.

Planlama, ne yapılacağının önceden kararlaştırılmasıdır.

Planlama

Yani,

Neyin

Ne zaman

Nerede

Kim tarafından

yapılacağının önceden kararlaştırılma sürecidir.

Planlama Neden Gereklidir?

Kuruluşlar, içinde bulundukları çevre şartları nedeniyle, akılcı bir biçimde çalışmak

zorundadırlar.

Eldeki araç ve kaynaklardan en fazla verim sağlamak için,

Maliyetleri düşürmek,

Gelecekteki riskleri azaltmanın yollarını aramak için planlama yaparlar.

Planlamanın Yararları

Planlama zaman ve emek savurganlını azaltır.

Karar vericilerin dikkatlerini amaçlara doğru yöneltir.

Yapılan tüm faaliyetlerin uyumlaştırılmasını mümkün kılar.

Tüm kaynakların amaca yönelip yönelmediğinin kontrolünü sağlar.

Yetki devrini kolaylaştırır.

Daha akılcı ilke, yöntem ve kuralların geliştirilmesine zemin hazırlar.

Planlama Süreçleri Grubu

● İşin bütün kapsamını belirlemek, hedefleri tanımlamak ve netleştirmek ve bu hedeflere ulaşmak için gerekli eylemleri geliştirmek için yürütülen süreçlerdir.

● Projeye ilişkin yeni bilgiler toplandıkça ve projenin özellikleri daha iyi anlaşıldıkça ek planlama gerekebilir.

● Proje yaşam döngüsü boyunca gerçekleşen önemli değişiklikler, yeniden planlama süreçlerinden birine ya da birkaçına, hatta belki başlangıç süreçlerinin bazılarına dönülmesi ihtiyacını doğurabilir.

● Proje yönetimi planının bu şekilde giderek daha ayrıntılı hale gelmesi, çoğu zaman "yaklaşan dalga planlaması" olarak adlandırılır. Bu ifade, planlama ve belgelemenin tekrarlamalı ve kesintisiz süreçler olduğunu gösterir.

PlanlamaSüreçleri Grubu

Proje Yönetimi Planının Geliştirilmesi

● Tüm alt planların tanımlanması, hazırlanması, bütünleştirilmesi ve koordinasyonu için gerekli eylemlerin belgelenmesi sürecidir.

● Proje yönetimi planı, projenin nasıl planlanacağı, yürütüleceği, izleneceği, kontrol edileceği, ve kapatılacağı konularında başlıca bilgi kaynağı olacaktır.

Gereksinimlerin Toplanması

● Proje hedeflerine ulaşmak amacıyla, paydaşların ihtiyaçlarının tanımlanması ve belgelenmesi sürecidir.

Kapsamın Tanımlanması

● Proje ve ürünün ayrıntılı bir açıklamasının oluşturulması sürecidir.

İş Kırılım (İKY) Oluşturulması

● Proje teslimatlarının ve proje işlerinin daha küçük ve yönetilebilir bileşenlere ayrılması sürecidir.

Aktivitelerin Tanımlanması

● Proje teslimatlarını üretmek için yerine getirilecek özel eylemlerin belirlenmesidir.

Aktivitelerin Sıralanması

● Aktivitelerin sıralanması, proje aktiviteleri arasındaki ilişkileri belirleme ve belgeleme sürecidir.

Aktivite Kaynaklarının Tahmin Edilmesi

● Her bir aktiviteyi yerine getirmek için gerekli malzeme, insan ya da gereçlerin türünü ve miktarlarını tahmin etme sürecidir.

Aktivite Sürelerinin Tahmin Edilmesi

● Tahmin edilen kaynaklarla her bir aktivitenin tamamlanması için gerekli çalışma sürelerini yaklaşık tahmin etme sürecidir.

Zaman Çizelgesinin Geliştirilmesi

● Proje zaman çizelgesini oluşturmak üzere aktivite sıralamalarını, sürelerini, kaynak gereksinimlerini ve zaman çizelgesi kısıtlarını analiz etme sürecidir.

Maliyetlerin Tahmin Edilmesi

● Proje aktivitelerini tamamlamak için gerekli parasal kaynaklar için bir tahmin geliştirme sürecidir.

Bütçenin Belirlenmesi

● Onaylanmış bir maliyet temel çizelgesi belirlemek üzere her bir aktivitenin ya da çalışma paketlerinin tahmini maliyetlerinin bir araya toplanması sürecidir.

Kalitenin Planlanması

● Proje ve ürün için kalite gereksinimlerinin ve/veya standartlarının belirlenmesi ve projenin bunlara uyulduğunu nasıl göstereceğinin belgelenmesi sürecidir.

İnsan Kaynakları Planının Geliştirilmesi

● Projede rollerin, sorumlulukların ve gerekli becerilerin belirlenmesi ve belgelenmesi, ilişkilerin raporlanması ve personel yönetimi planının geliştirilmesi sürecidir.

İletişimin Planlanması

● Proje paydaşlarının bilgi ihtiyaçlarının belirlenmesi ve bir iletişim yaklaşımının tanımlanması sürecidir.

Risk Yönetiminin Planlanması

● Bir proje için risk yönetimi aktivitelerinin nasıl yürütüleceğinin tanımlanması sürecidir.

Risklerin Tanımlanması

● Hangi risklerin projeyi etkileyebileceğini belirleme ve bunların özelliklerini belgeleme sürecidir.

Niteliksel Risk Analizinin Yapılması

● Risklerin gerçekleşme olasılıklarını ve olası etkilerini değerlendirerek ve birleştirerek daha ayrıntılı bir analiz ya da eylem için riskleri önceliklendirme sürecidir.

Niceliksel Risk Analizi

● Tanımlanan risklerin genel proje hedefleri üzerindeki etkisini sayısal olarak analiz etme sürecidir.

Risk Yanıtlarının Planlanması

● Fırsatları çoğaltmaya ve proje hedeflerinin karşı karşıya olduğu tehditleri azaltmaya yönelik seçenekleri ve eylemleri geliştirme sürecidir.

Tedariklerin Planlanması

● Projenin satın alma kararlarının belgelenmesi, yaklaşımın belirtilmesi ve potansiyel satıcıların belirlenmesi sürecidir.

Yürütme Süreçleri Grubu

Yürütme Süreçleri Grubu

● Proje şartnamelerini karşılamak üzere proje yönetimi planında tanımlanan işleri yerine getirmek için yürütülen süreçlerden oluşur.

● Bu süreç grubu, insanların ve kaynakların koordine edilmesiyle ve proje aktivitelerinin proje yönetimi planına uygun olarak bütünleştirilmesi ve yerine getirilmesi ile ilgilidir.

Yürütme Süreçleri Grubu

Projenin Yürütülmesinin Yönlendirilmesi ve Yönetilmesi

● Projenin hedeflerine ulaşmak amacı ile proje yönetimi planında tanımlanan işlerin yerine getirilme sürecidir.

Kalite Güvencesinin Sağlanması

● Uygun kalite standartlarının ve operasyon tanımlarının kullanılmasını sağlamak amacı ile kalite gereksinim ve kontrol ölçümlerinin sonuçlarının kontrol edilmesini sürecidir.

Proje Ekibinin Oluşturulması

● Proje ekibinin oluşturulması, insan kaynağının kullanılabilirliğinin kontrolü ve proje görevlerini yerine getirecek ekibin kurulma sürecidir.

Proje Ekibinin Geliştirilmesi

● Proje performansının artırılması amacıyla yetkinliklerin, ekip etkileşiminin ve genel ekip ortamının iyileştirilmesi sürecidir.

Proje Ekibinin Yönetilmesi

● Proje performansını optimize etmek amacıyla ekip üyelerinin performanslarının izlenmesi, geri bildirim sağlanması, sorunların çözülmesi ve değişikliklerin yönetilmesi sürecidir.

Bilgilerin Dağıtılması

● Planlandığı şekilde ilgili proje bilgilerinin proje paydaşlarına sunulması sürecidir.

Paydaş Beklentilerinin Yönetilmesi

● Paydaşların ihtiyaçlarının karşılanması, ortaya çıkan sorunlar için onlarla iletişim kurma ve birlikte çalışma sürecidir.

Tedariklerin Yürütülmesi

● Satıcılardan yanıt alma, bir satıcı seçme ve sözleşme imzalama sürecidir.

İzleme ve Kontrol Süreçleri Grubu

● Projenin ilerlemesini ve performansını izlemek gözden geçirmek ve düzenlemek; planda değişiklik yapılması gereken alanları belirlemek; ve ilgili değişiklikleri başlatmak için gerekli süreçlerdir.

● Bu süreç grubunun başlıca faydası, proje performansını düzenli ve tutarlı bir şekilde izleyerek ve ölçerek proje yönetimi planından farklılık gösteren durumların saptanmasıdır.

İzleme ve Kontrol Grubu İçeriği

● Değişikliklerin kontrolü ve çıkabilecek sorunların önceden tahmin edilerek önleyici eylemlerin tavsiye edilmesi,

● Sürmekte olan proje aktivitelerinin izlenerek proje yönetimi planıyla ve proje performansı temel çizgisiyle karşılaştırılması ,

● Entegre değişiklik kontrolünü engelleyen faktörler üzerinde etkide bulunarak sadece onaylanan değişikliklerin uygulanmasının sağlanması.

İzleme ve Kontrol Süreçleri

Proje Çalışmalarının İzlenmesi ve Kontrolü

● Proje yönetimi planında tanımlanan performans hedeflerine ulaşmak üzere ilerlemeyi izleme, gözden geçirme ve düzenleme sürecidir.

Entegre Değişiklik Kontrolünün Gerçekleştirilmesi

● Tüm değişiklik taleplerinin gözden geçirilmesi, değişikliklerin onaylanması, teslimatlardaki, organizasyonel süreç varlıklarındaki, proje belgelerindeki ve proje yönetim planındaki değişikliklerin yönetilmesi sürecidir.

Kapsamın Doğrulanması

● Tamamlanan proje teslimatlarının kabulünü resmileştirme sürecidir.

Kapsamın Kontrol Edilmesi

● Proje ve ürün kapsamının durumunu gözden geçirme ve kapsam temel çizgisindeki değişikliklerin yönetilmesi sürecidir.

Zaman Çizelgesinin Kontrol Edilmesi

● Projedeki ilerlemeyi güncellemek üzere projenin durumunun izlenmesi ve zaman çizelgesi temel çizgisindeki değişikliklerin yönetilmesi sürecidir.

Maliyetlerin Kontrol Edilmesi

● Proje bütçesini güncellemek üzere projenin durumunun izlenmesi ve maliyet çizgisindeki değişikliklerin yönetilme sürecidir.

Kalite Kontrolünün Gerçekleştirilmesi

● Performansı değerlendirmek ve gerekli değişiklikleri tavsiye etmek üzere, yürütülen kalite aktivitelerinin sonuçlarını izleme ve kaydetme sürecidir.

Performansın Raporlanması

● Durum raporları, ilerleme ölçümleri ve tahminler gibi performans bilgilerinin toplanması ve dağıtılma sürecidir.

Risklerin İzlenmesi ve Kontrol Edilmesi

● Proje boyunca risk yanıt planlarının uygulanması , saptanan risklerin izlenmesi, artık risklerin izlenmesi, yeni risklerin saptanması ve risk süreci etkinliğinin değerlendirilmesi sürecidir.

Tedarik İşlerinin İdaresi

● Tedarik ilişkilerinin yönetilmesi, yüklenici performanslarının izlenmesi ve gerekli değişikliklerin ve düzeltmelerin yapılmasıdır.

Kapanış Süreçleri Grubu

● Projeyi, fazı ya da sözleşmelerden doğan yükümlülükleri resmi olarak bitirirken tüm proje yönetimi süreç gruplarındaki tüm aktiviteleri sonuçlandırmak için yürütülen süreçlerden oluşur.

● Projenin ya da fazın kapanışında şunlar gerçekleşebilir:– Müşteriden ya da sponsordan kabul alınması ,– Proje sonrası ya da faz sonu gözden geçirme işleminin

gerçekleştirilmesi ,– Süreçlerde yapılan uyarlamaların etkilerinin kaydedilmesi,– Alın an derslerin belgelenmesi,– Uygun güncellemelerin organizasyon el süreç varlıklarına

uygulanması ,– Tüm ilgili proje belgelerinin tarihsel veriler olarak kullanılm ak üzere

Proje Yönetimi Bilgi Sistemi'nde arşvilenmesi– Tedarikçi ilişkilerinin sonlandırılması.

Kapanış Süreçleri Grubu

Proje ya da Fazın Kapatılması

● Projenin ya da fazın resmi kapanışında tüm proje yönetimi süreç gruplarındaki tüm aktiviteleri sonuçlandırma sürecidir.

Tedariklerin Kapanması

● Proje kapsamındaki tüm tedariklerin kapanması sürecidir.

Proje Entegrasyon Yönetimi

● Proje Entegrasyon Yönetimi, Proje Yönetimi Süreç Grupları içindeki çeşitli süreçleri ve proje yönetimi aktivitelerini belirlemek, tanımlamak, birleştirmek ve koordine etmek için gerekli süreçleri ve aktiviteleri içerir.

Proje Entegrasyon Yönetimi Adımları

● Proje Başlatma Belgesinin Geliştirilmesi

● Proje Yönetimi Planının Geliştirilmesi● Projenin Yürütülmesinin Yönlendirilmesi

ve Yönetilmesi● Proje Çalışmalarının izlenmesi ve Kontrolü● Entegre Değişiklik Kontrolünün

Gerçekleştirilmes i● Projenin ya da Fazın Kapatılması

Proje Yönetim Ekibinin Yürüttüğü Aktiviteler

● Kapsamı analiz etmek ve anlamak. Bu aktivite, proje ve ürün gereksinimlerini, kriterlerini varsayımlarını , kısıtlarını ve projeyle bağlantılı diğer etkileri ve bunların her birinin proje çerçevesinde nasıl yönetileceğini ya da ele alınacağını içerir.

● PMBOK® Kılavuzu'nda açıklanan yapılandırılmış bir yaklaşımı kullanarak, belirlenmiş bilgilerin alınıp bir proje yönetimi planına nasıl dönüştürüleceğini anlamak.

● Proje teslimatlarını üretecek aktiviteler gerçekleştirmek .● Projenin ilerlemesinin tüm yönlerini ölçmek ve izlemek

ve proje hedeflerine ulaşmak için uygun eylemlerde bulunmak.

Proje Başlatma Belgesinin Oluşturulması

● Resmi yetkilendirme sağlar..● Paydaşların ihtiyaçlarını ve beklentilerini

karşılayan başlangıç gereksinimleri yazılır.

● Bu süreç projeyi yürüten organizasyonel projeyi talep eden organizasyon arasında bir ortaklık tesis eder..

● Onaylanan proje başlatma belgesi, projeyi resmi olarak başlatır.

● Projenin başlatıcısı ya da sponsoru, projenin finansmanı için uygun bir seviyede olmalıdır.

Proje Başlatma Belgesinin Geliştirilmesi