proiect
TRANSCRIPT
Proiect pentru implementarea intranetului
in compania Outsourcing Ltd
Anca Onuţă
Iuliana Oancea
Adrian Lăscăteu
Dan Jipa
2
I. Prezentarea companiei........................................................... pag. 3
II. Structura organizationala a companiei................................... pag. 4
III. Structura functional informationala....................................... pag. 8
IV. Proiectarea logica a intranetului.......................................... pag. 11
V. Alte modalitati de telelucru.................................................. pag. 20
VI. Proiectarea fizica a intranetului............................................ pag. 24
VII. Analiza SWOT a telelucrului.................................................. pag. 26
VIII. Graficul Gantt, devizul estimativ al cheltuielilor................... pag. 30
3
1. Prezentarea companiei
Pentru ilustrarea implementarii intranetului intr-o companie vom alege ca material de studiu un
pioner in domeniul outsourcing-ului – Outsourcing Ltd. Aceasta este o companie internationala
ce are sediul central in Tara si sedii in alte 42 de tari, numarand peste 150.000 de angajati.
Outsourcing Ltd activeaza in domeniul IT, ca si consultant, dezvoltator si implementator de
produse software.
Avand o traditie de aproape 60 de ani, compania se bucura de o popularitate si incredere in
radul clientilor. Astfel compania aleasa ofera servicii la intreprinderi din diferite domenii de
activitate: bancar (Banc Post, ING Bank, Alpha Bank, UniCredit Tiriac Bank), IT (Microsoft, IBM,
Nokia, Dell, Hewlett Packard), medical (Schmitz, Medfarm, EBNeuro), transporturi (British
Airways, OBB, Jet Airways).
Compania doreste crearea unui intranet propriu pentru facilitarea comunicatiilor si
imbunatatirea fluxurilor de informatii intre diferitele sale sedii luand in considerare si planurile
de extindere in alte locatii. Intranetul va trebui sa imbunatateasca si posibilitatea de trecere a
unor angajati in regim de telelucru. Astfel, platforma va trebui sa ofere acces facil la informatii,
posibilitatea de acces in fluxurile de lucru, de la distanta, sa ofere mijloace de comunicare
rapide si ieftine intre angajati indiferent de locatia acestora, precum si o serie de alte servicii ce
vor fi detaliate pe parcursul lucrarii.
Vom incepe prin a prezenta structura organizationala a companiei in ansamblul ei urmand ca
ulterior sa ne axam in cadrul exemplelor concrete pe departamentul de IT. Folosind structura
organizationala, precum si cea functional-informationala, vom elabora un plan logic al
intranetului pe baza cerintelor identificate. Structura fizica se va stabili tinand cont de serviciile
pe care intranetul trebuie sa le ofere precum si de dispunerea geografica a companiei
Outsourcing. In final vom realiza o propunere de proiect pentru implementarea intranetului
atasand si un deviz estimativ al cheltuielilor. In sprijinul deciziei de aprobare a proiectului se va
realiza o analiza SWOT a intranetului propus.
4
2. Structura organizationala a companiei
Compania Outsouring are o structura descentralizata prezentata in Figura 1.
CEO
DIRECTIA
EXECUTIVA
IT
DIRECTIA
EXECUTIV
COMERCIAL
DIRECTIA
EXECUTIVA
HUMAN
RESOURCES
DIRECTIA
EXECUTIVA
FINANCIAR
&ACHIZITII
DEPARTAMENT
ADMINISTRATIV
DIRECTIA
EXECUTIVA
HUMAN
RESOURCES
Dep.
RESOURCE
MANAGEMENT
GROUP
Dep.
TALENT
ALLOCATION
Dep.
MANAGEMENT
CONTRACTE
DE MUNCA
Dep.
SECURITATEA
MUNCII
Comp. SANATATE & PROTECTIA
MUNCII pentru angajati
Comp. ENVIRONMENT pentru
angajati
Figura 1. Structura organizatiei
Figura 2. Directia executiva Human Resources
5
Cele 5 directii principale – Directia IT, Directia Comerciala, Directia Financiar & Achizitii, Directia
Human Resources, Directia Administrativ – sunt compuse din departamente care pot avea
subordonate la randul lor compartimente. Structurile directiilor sunt prezentate in Figurile 3-6.
Figura 3. Directia executiva IT
In cadrul exemplelor din proiect care necesita referirea la un departament specific vom avea
mereu in vedere Directia de IT de aceea pe figura apare marcat distinctiv cu albastru.
DIRECTIA
EXECUTIVA
IT
Dep.
CONTURI
CLIENTI
Dep.
INNOVATION
LABS
Dep.
IMPLEMENTARE
PRODUSE IT
Dep.
ASIGURARE
SERVICII IT
Dep.
QUALITY
OF
SERVICES
Compartiment
HEWLETT PACKARD
Compartiment IBM
Compartiment
MICROSOFT
Compartiment
CISCO
Compartiment DELL
Compartiment
PROIECTARE
SOLUTII IT
Compartiment
INTEGRARE SOLUTII
IT
6
Figura 4. Directia executiva comercial
DIRECTIA
EXECUTIVA
COMERCIAL
Dep.
MARKETING
Dep.
MANAGEMENT
DE PRODUS
Dep.
SALES
Dep.
CALL
CENTER
Compartiment
DEZVOLTARE
PRODUSE ALE
COMPANIEI
Compartiment
CLIENTI & SERVICII
CU SLA (SERVICE
LEVEL AGREEMENT)
Compartiment
SALES PRIN
REPREZENTANTI
Compartiment
SALES PRIN
E-COMMERCE
7
DIRECTIA
EXECUTIVA
FINANCIAR
& ACHIZITII
Dep.
CONTROL
FINANCIAR
Dep.
CONTABILITATE
Dep.
INVESTITII
FINANCIARE
Dep.
ACHIZITII
Compartiment
MANAGEMENTUL
RISCULUI
Compartiment
RAPORTARE DATE
FINANCIARE
Compartiment
ANALIZA
INVESTITII
Compartiment
BUGETARE&
RAPORTARE
INVESTITII
Dep.
SALARII
Compartiment
ACHIZITII
PRODUSE &
SERVICII pentru
companie
Compartiment
TRAVEL &
ACCOMODATION
DEPARTAMENT
ADMINISTRATIV
Compartiment
SECURITATE
ACCES
Compartiment
CANTINE
Compartiment
ENTERTAINMENT
ANGAJATI (relaxare,
odihna)
Figura 5. Directia executiva Financiar & Achizitii
Figura 6. Directia executiva Administrativ
8
3. Structura functional informationala
In aceasta sectiune este prezentata structura functionala a directiei de IT precum si fluxurile
informationale asociate. Vom analiza relatiile pe orizontala si verticala in cadrul organizatiei precum si
relatiile cu exteriorul.
In Figura 7 sunt prezentate directiile cu care directia IT interactioneaza, precum si departamentele de pe
nivelul 2 al acestora (relatiile din cadrul directiei de IT nu au fost figurate pentru a evita aglomerarea
figurii, ele fiind prezentate in cadrul analizei).
Relatii interne directiei:
A. Relatii pe verticala:
• angajatii din cadrul unui compartiment raporteaza sefului de compartiment (zilnic
sau saptamanal in functie de stadiul proiectelor);
• sefii de compartiment raporteaza sefului departamentului caruia i se subordoneaza
(saptamanal);
• sefii de departament se subordoneaza sefului directiei de IT raportandu-i acestuia
periodic sau la cerere, activitatea departamentului;
B. Relatii pe orizontala:
• Quality of Service - Servicii IT Interne: colaboreaza impreuna la rezolvarea
problemelor primite de la Call Center furnizandu-i acestuia in final rapoarte cu
solutii;
• Quality of Service - Conturi Clienti: asigurarea calitatii in procesul de dezvoltare a
produselor prin monitorizare si evaluare continua;
• Innovation Labs - Conturi Clienti: analiza cerintele clientilor si prezentarea
propunerilor de solutii sub forma de proiecte;
• Implementare Produse IT - Conturi Clienti – Quality of Service: colaboreaza pentru
finalizarea produselor;
• toate dep. lucreaza si cu dep. Servicii IT Interne in cazul aparitiei unor probleme
legate de echipamentele cu care se lucreaza.
Relatiile directiei cu alte directii si cu exteriorul: A. Relatii pe verticala:
• directia de IT se subordoneaza direct CEO-ului raportand periodic (rapoarte lunare)
activitatea ei;
• nu are relatii pe verticala cu directii sau departamente din exterior.
B. Relatii pe orizontala:
• Innovation Labs si Implementare Produse IT trimit bugetele proiectelor dupa ce au
fost aprobate de sefii de departament (in unele cazuri chiar si de seful directiei sau
chiar CEO) dep. Achizitii din cadrul directiei Financiare; o copie a bugetelor este
trimisa de asemenea si departamentului Control Financiar;
9
Figura 7. Relatiile departamentului de IT
10
Legenda:
Legatura bidirectionala
Legatura unidirectionala
Informatii transmise/documente
• cand elaboreaza un proiect nou, Innovation Labs se consulta cu dep. Investitii al directiei
Financiare in vederea obtinerii aprobarii;
• angajatii din cadrul dep. Conturi Clienti pot cere redistribuirea in alt compartiment
adresandu-se dep. Talent Allocation al directiei Resurse Umane;
• atunci cand este gata sa lanseze un nou produs, dep. Implementare Produse furnizeaza
rapoarte continand detalii despre produs dep. Marketing al directiei Comerciale;
• cu dep. Marketing colaboreaza, de data aceasta bidirectional, si dep. Conturi Clienti in
vederea stabilirii strategiilor de promovare ale produselor cerute de clienti;
• produsele create pentru clienti precum si cererile de produse noi sunt gestionate si
monitorizate in cadrul relatiei dintre dep. Conturi Clienti si Management de Produs (dir.
Comercial);
• pentru solutionarea intrebarilor venite de la clienti prin intermediul dep. Call Center (dir.
Comercial) colaboreaza dep. Quality of Service si Servicii IT Interne;
• membrii directiei primesc informatii despre salariu de la dep. Salarii al directiei Financiar
lunar;
• contractele de munca ale membrilor sunt gestionate de dep. Contracte de munca al
directiei Resurse Umane;
• directia IT colaboreaza cu dep. Vanzari al directiei Comerciale schimband informatii despre
produse sau cerinte ale pietei;
• cand un angajat are nevoie de servicii de transport el va adresa o cerere compartimentului
Travel & Accomodation al dep. Achizitii (dir. Financiar);
• directia IT colaboreaza cu departamentele de IT ale companiilor aflate in parteneriat cu
compania Outsourcing;
• specialistii se consulta cu firmele furnizoare in vederea achizitionarii de echipamente noi
(dupa ce s-a stabilit o lista si un buget acestea sunt trimise spre aprobare la seful de
departament);
11
4. Proiectarea logica a intranetului
In aceasta sectiune vom propune solutia pentru intranet prezentand stuctura logica a acestuia (Figura 8).
Se vor identifica facilitatile pe care le va pune la dispozitie, continutul informational al intranetului si se
vor descrie functionalitatile acestuia in detaliu.
Figura 8. Schema logica a intranetului
Acces securizat
Resursele oferite de reteaua Intranet a companiei sunt accesibile prin:
� Setarile de retea specifice retelei Intranet,
� Acces la Internet (daca accesul fizic direct este imposibil)
� Navigator web,
� Utilizator si parola.
In momentul in care o persoana devine angajat al firmei i se va aloca un nume de utilizator si o parola.
Din punct de vedere tehnic, odata cu crearea unui nou cont se va mentiona si functia ocupata, precum si
departamentul din care face parte persoana.
12
Protocoale de securitate
In functie de departament si functia ocupata, fiecare angajat al companiei are acces la diferite resurse.
Incercarea de acces a unor resurse din afara postului/departamentului sau este raportata de catre
sistem, printr-o notificare administratorului sistemului.
In continuare se vor analiza componentele principale ale intranetului.
4.1. Avizier digital
In aceasta sectiune, accesibila direct din prima pagina accesibila prin navigatorul web, fiecare utilizator
gaseste noutatile cu caracter general (de exemplu o invitatie la petrecerea aniversara a companiei), cat
si informatii cu caracter specific departamentului/proiectelor in care acesta e implicat.
In cadrul avizierului digital, utilizatorii Intranetului gasesc stirile de interes filtrate pentru departamentul
din care fac parte, stiri pentru toate departamentele, cat si stiri externe companiei, specifice industriei in
care aceasta activeaza. Spre exemplu, utilizatorii din departamentul de finante, primesc zilnic evolutia
cursului valutar precum si prognozele specialistilor.
4.2. Resurse
Utilizatorii intranetului au la dispozitie o multitudine de resurse:
- Phone book
- Wiki
- Documente
- Info companie
- Biblioteca virtuala
Resursele vor fi accesibile in functie de departamentul si pozitia din care face parte angajatul, dar exista
si resurse comune pentru toti. Printre resursele comune se numara sistemul propriu de tip wiki
(functioneaza la fel ca si bine-cunoscutul Wikipedia.org), biblioteca electronica, cursurile online,
informatii despre companie (structura organizationala, date de contact, sedii, directori, documentatii
tehnice ale produselor lansate, etc), informatii despre cantinele companiei.
Totodata fiecare departament va avea documente specifice care vor fi vizibile doar persoanelor
autorizate. Aici se incadreaza rapoartele de vanzari, evaluari ale colegilor, strategia companiei in
domeniul resurselor umane, planuri de proiect si multe altele.
13
Phonebook
O sectiune utila tuturor angajatilor in momentul in care vor sa afle informatii despre un
coleg/sef/subaltern. Profilul unei persoane include: numele complet (cu o notificare pentru ziua
onomastica), data nasterii, *o fotografie, functie, departament, *telefon.
Wiki
Avand drept model cunoscuta enciclopedie Wikipedia.org, sistemul ruleaza pe platforma Media:Wiki, si
are rolul de a sprijini angajatii in cunoasterea companiei, abrevierilor folosite, procedurilor de lucru, si
facilitarea impartasirii experientelor diverse cu partenerii si noile tehnologii.
Continutul adaugat/actualizat de utilizatori este aprobat de catre persoanele cu un grad superior.
Documente
O solutie software dezvoltata in-house, de arhivare a documentelor. Fiecare document are versiuni, este
catalogat in functie de departament, cuvinte cheie, drepturi de acces. Documentele au permisiuni
speciale, prin care pot fi vazute/editate doar de cei cu drepturi specifice (asignate in functie de
organigrama companiei).
Info companie
Aici angajatii gasesc informatii complete despre istoria companiei, fondatori, scopul si misiunea acesteia.
Intr-un panel special sunt prezentati angajatii firmei care s-au remarcat de-a lungul istoriei. Tot in
aceasta sectiune este prezenta organigrama companiei, si angajatul lunii.
Pentru a sprijini politica de mobilitate a companiei, exista o zona speciala numita „Oportunitati”, in care
managerii posteaza pozitii libere, pentru a primi aplicarile celor interesati.
Biblioteca virtuala
Biblioteca este formata dintr-un catalog interactiv de carti si documente electronice, cat si dintr-un
spatiu generos de stocare (pe serverul ftp), de unde pot fi descarcate documentele electronice.
Documentele electronice gazduite de biblioteca includ manuale pentru principalele limbaje de
programare software folosite in companie (JAVA, Flash ActionScript3.0, C.NET), carti vechi de referinta
in domeniul algoritmilor de programare, cat si documentatii pentru fiecare versiune a unui produs
dezvoltat de companie.
Alaturi de cartile de profil tehnic, in biblioteca virtuala regasim o serie extraordinara de carti din domenii
complementare Management, Vanzari, Marketing, Finante,Resurse umane.
14
4.3. Comunicatii
In cadrul acestei sectiunii ce urmeaza vom trata urmatoarele metode de comunicare in cazul
telelucrului:
1. Telefonul
2. Chat intern
3. Forum
4. Email intern
5. Instrumente specifice
6. Partajarea documentelor
4.3.1. Telefonul
In ceea ce priveste serviciile de telefonie fixa, o companie de dimensiunea celei alese are avantajul de a
putea folosi propriile linii telefonice, precum si posibilitatea de a inchiria un bridge phone. Acesta din
urma este folosit zilnic pentru sedintele sau discutiile cu clientii, colaboratorii sau angajatii firmei ce se
gasesc in alte locatii (mai ales in alte locatii ale lumii).
Avantajul major pe care aceasta solutie il ofera este ca toti cei care participa la o discutie se pot conecta
separat la conferinta, astfel incat nu se va aglomera excesiv o linie telefonica, iar in caz de o defectiune
la una din linii, doar o singura persoana va pierde legatura, comunicarea dintre ceilalti parteneri nefiind
compromisa. Totodata costurile sunt foarte mici, convorbirile internationale fiind chiar la pretul uneia
locale.
Pe de alta parte, accesul la o linie proprie de telefonie permite personalizarea mesajului de intampinare
a celor care suna la serviciile compartimentului tehnic de exemplu, intrucat pentru acesta exista un
robot care faciliteaza interactiunea dintre angajati. Astfel o persoana este indrumata catre persoana
corespunzatoare si i se mentioneaza ce informatii trebuie sa ofere sau ce pasi trebuie urmati pentru
rezolvarea problemei, ca in cazul call center-ului unui furnizor de telefonie mobila.
Asa cum se poate observa, in cadrul unei companii de talie mondiala, utilitatea telefoniei fixe este de
nelipsit in activitatea zilnica a angajatilor. Asadar aceasta este folosita nu doar pentru sedinte, ci si
pentru sustinerea de cursuri, sau sedinte de transfer de cunostinte catre o echipa aflata intr-o alta
locatie, date fiind costurile ridicate si timpul necesar deplasarii. In cazul in care este necesar, telefonia
fixa poate oferi si servicii de video conferinta.
Pe de alta parte, angajatii din departamentului de vanzari detin un telefon mobil al companiei pe care il
vor folosi pentru a pastra legatura cu sefii si colegii in momentul in care se afla pe teren.
15
4.3.2. Chat intern
Pe langa functia clasica de comunicare (chat room) intre doi sau mai multi angajati aflati de obicei la
sedii diferite in diferite colturi ale lumii sau in acelasi oras, acesta are o optiune prin care se pot afla
informatii despre angajat: numele complet, filiala de care apartine, adresa de email, functie, numar de
telefon, adresa fizica.
Utilitatea acestui serviciu apare in momentul in care dorim sa contactam o persoana despre care
cunoastem doar numele, aceasta functie ajutandu-ne sa aflam toate informatiile necesare. Aceasta
facilitate este folosita cu precadere de catre departamentul de resurse umane.
16
4.3.3. Forum
Avand ca suport tehnic o platforma PHPBB (BB-bulletin board), forumul creaza un cadru deschis de
comunicare asincrona intre angajatii companiei. Aici se pot adresa intrebari, se pot programa competitii
sportive, discuta noile produse, etc.
4.3.4. E-mail intern
In cadrul companiei exista un server de email dedicat operatiunilor interne si orice angajat are o adresa
de e-mail unica. Ca si utilitate, email-ul este folosit pentru transmitere de informatii, comunicare intre
parti, schimbul de documente, si multe altele.
Pentru o coordonare mai buna aceste adrese de e-mail sunt organizate ierarhic in functie de filiala de
care apartine angajatul. Totodata fiecarei adrese de email ii este atasat numarul de indentificare al
angajatului: Nume Prenume/Locatie geografica/Filiala/. Acest lucru este foarte folositor in cazul in care
sunt mai multe persoane cu acelasi nume, sau dorim sa stim de ce filiala apartine un anumit angajat. De
exemplu daca scriem 123456 la campul to, serviciul va sti sa trimita mesajul angajatului cu numele Ion
Ionescu. Acelasi efect si daca scriem Ion Ionescu/RO/HR.
In cadrul departamentelor exista grupuri pentru a facilita circulatia informatiilor la nivelul intregului
departament si a nu elimina din greseala un angajat din bucla.
O utilitate demna de remarcat este posibilitatea de a trimite invitatii. Sedintele vor fi instiintate astfel
prin e-mail trimitand o invitatie catre toti cei vizati. Acestia vor primi invitatia si in functie de optiunea
lor, vor confima sau infirma prezenta.
Astfel persoana care va lansa invitatia va sti cate persoane vor fi prezente. Eventual se vor putea
introduce si alte optiuni de genul agenda, sala, etc. In cadrul clientului de e-mail avem atasat un
calendar (asemanator Outlook Calendar) care ne permite sa vizualizam agenda pe care o avem si daca
exista activitati care se suprapun, putand astfel sa ne administram timpul intr-un mod optim.
Demn de remarcat este faptul ca absolut toate deciziile si actiunile oficiale vor fi documentate de catre
un e-mail intre partile implicate.
17
4.3.5. Instrumente specifice
In functie de job-ul pe care il presteaza, o persoana va folosi diverse tool-uri la comun cu colegii sai.
Informatia stocata cu aceste tool-uri este stocata pe un server dedicat ce poate fi accesat de oriunde din
lume, desigur respectand anumite reguli de securitate. Pentru a intelege mai bine aceasta notiune avem
cateva exemple de tool-uri si cine le foloseste: bug tracker (echipa de quality assurance, echipa de
development, manager proiect, manager produs), agenda (oricine), tool-uri pentru evidenta activitatii
de vanzari (echipa de agenti de vanzari, manager).
4.3.6. Partajarea documentelor
In cadrul companiei alese, persoanele aflate in regim de telelucru ocazional folosesc partajarea
documentelor pentru a lucra impruna cu ceilalti membrii ai echipei, desi se afla in locatii diferite. In
consecinta angajatii vor folosi fie Microsoft Exchange Server, asa cum este descris mai sus, dar si utilitare
online care permit lucrul pe acelasi document al mai multor persoane (Gdocs).
18
4.4. Servicii
Asistenta tehnica (Helpdesk)
Aici angajatii primesc suport tehnic de specialitate prin intermediul unui sistem de ticketing. Fiecare
problema tehnica raportata se eticheteaza printr-un identificator, si toata conversatia desfasurata pana
la solutionarea problemei contine acest identificator. Conversatia se desfasoara in mod electronic, intre
2 parti: angajatul care raporteaza problema intalnita si specialistul care o trateaza.
De-a lungul timpului, s-a constatat utilitatea unui sistem de evaluare pentru angajatii biroului HelpDesk,
astfel incat Intranetul include acest instrument, accesibil managerilor.
Raportare probleme tehnice
Foarte asemanator cu punctul anterior, sistemul este focusat strict pe comportamentul defectos al unei
aplicatii software dezvoltate de catre companie. Fiecare „bug” are o prioritate, o categorie careia ii este
atasat (securitate, interfata, interoperabilitate, etc) si un responsabil.
Cautare
Datorita volumului mare de resurse generate in mod constant de angajati, aceasta functionalitate este
de nelipsit. Cautarea este implementata prin solutia Google Enterprise Search, folosind intreaga putere
a algoritmilor Google Search de indexare si calculare a relevantei.
Asistenta deplasari si timp liber
Politica de mobilitate a companiei se reflecta puternic si in proiectarea Intranetului. Astfel incat intreaga
asistenta de care angajatii au nevoie este facilitata de un sistem de rezervare a hotelurilor, zborurilor,
caselor de vacante (atat in interes personal, in functie de pozitia in companie si rezultate cat si in interes
business <<ex: team buildinguri>>).
Fiecare proprietate a companiei, cu toate echipamentele electronice, este intretinuta de catre un
administrator de locatie. Plata taxelor, repararea utilitatilor, schimbarea designului interior
(contractarea unei firme specializate) intra in sarcina acestuia.
19
4.5. E-learning: sali virtuale de curs
Scop
Un sistem propriu de e-learning ajuta angajatii in aprofundarea cunostiintelor necesare dezvoltarii
competentelor software.
Descriere
Sunt folosite in special pentru prezentarea unei versiuni demonstrative a proiectului catre client.
In cadrul unei clase virtuale pot participa mai multi cursanti din locatii diferite, acestia putand sa
utilizeze aplicatiile care sunt impartasite. Avantajele pe care le prezinta in comparatie cu "Desktop
Share" sunt ca persoanele implicate vor vedea doar aplicatia pe care se face demonstratia si nu tot
desktop-ul, faptul ca se pot conecta un numar nelimitat de persoane, existenta unor optiuni speciale
care permit luarea de notite (asa numita tabla) si la sfarsit se poate genera un raport al sedintei, in mod
automat. Acesta poate fi trimis ulterior si catre sefii care nu au participat la intalnire, avand astfel o
documentare a celor intamplate, fapt ce va ajuta si la eventualele intrebari sau clarificari.
Evaluare cursanti
Printr-un sistem inteligent de evaluare al parcursului cursurilor, cursantilor vor intalni intrebari din
zonele in care nu si-au demonstrat aprofundarea cunostintelor.
20
5. Alte modalitati de telelucru
Pentru o mai buna exemplificare a functionarii telelucrului in compania aleasa vom folosi
compartimentul Dell pentru exemplificarea operatiunilor.
Structura compartimentului Dell
………………
Figura 9. Structura detaliata a compartimentului Dell
MC Manager de Cont
TL Team Leader
Dev Developer / echipa de dezvoltatori software
QA Quality Assurance / echipa de testeri
Admin Echipa de administratori de retea
HR HR-ul compartimentului
Edu Persoanele ce sustin traininguri
Audit Persoanele ce efectueaza auditul proiectelor
Asa cum se poate observa din organigrama companiei, exista un manager de compartiment, team
leader si membrii echipelor. Fiecare echipa dezvolta un proiect separat. La inceputul unui proiect, cei
mai experimentati membri ai echipelor vor fi trimisi in telelucru la locatia clientului pentru a acumula cat
mai multe informatii despre proiectul ce urmeaza a fi dezvoltat, a intelege mai bine cerintele si piata pe
care umeaza a fi lansat produsul dezvoltat.
Exista o echipa dedicata de administrator de retea care asigura in permanenta conditiile tehnice.
In mod constant la sediul firmei client (Dell, in acest caz) se afla o persoana de la resurse umane (HR-ul).
Desi aceasta persoana lucreaza mai tot timpul in acest sediu, sediul de care ea apartine este in Strada
Vointei, unde se afla departamentul de resurse umane, si unde se duce regulat pentru diverse sedinte.
Comunicarea dintre HR si sediul central al acestuia se va face prin telefon, email sau chat intern sau
MC
TL
Dev QA
TL
Dev QA
TL
Admin
Edu
HR
Audit
21
direct cand aceasta va fi prezenta la sediul mama, iar documentele vor fi stocate pe platform interna in
sectiunea dedicata departamentului de resurse umane.
Tot din partea departamentului de resurse umane, vor veni regulat la client doua sau trei persoane
pentru a livra traininguri (Edu) pe diverse teme. Acestea vor lua legatura cu HR-ul compartimentului si
vor stabili orarul si tema trainingurilor ce urmeaza a fi oferite. Odata stabilite aceasta, HR-ul va promova
trainingurile in randul compartimentului (postand in sectiunea de stiri interne a compartimentului pe
platform web) si va asigura necesarul de logistica pentru desfasurarea trainingurilor. Comunicarea se
realizeaza prin email, telefon sau chat intern.
Pentru asigurarea calitatii proiectelor dezvoltate, o data pe luna compartimentul de Managmentul
Calitatii isi va delega persoane pentru a efectua auditul proiectelor din cadrul compartimentului Dell
(Audit). Aceasta persoana va contact Team Leaderul al carui proiect il are in subordine si vor stabili
impreuna o sedinta de evaluare a proiectului. Comunicarea se face in general prin intermediul email-ului
intern sau telefon. Intotdeauna auditorul va lucra in regim de telelucru la sediul proiectului auditat.
Totodata, la sfarsit se va realiza un raport de evaluare ce va fi stocat in sectiunea de resurse a
compartimentului Dell, putand fi vizualizata doar de catre persoanele din conducerea
compartimentului.
La nivel de echipe, membrii vor lucra practic in regim de telelucru, deoarece sediul central al firmei
Outsourcing, si cel de care apartin, este la o alta adresa iar in momentul in care proiectul se incheie
trebuie sa se prezinte la acel sediu pentru a fi alocati unui alt proiect. In timp ce lucreaza pentru proiect
in cadrul compartimentului Dell, acestia vor comunica cu team leaderul si colegii prin email, personal
sau chat intern. In ceea ce priveste evaluarea acestora, ea va fi facuta pe baza chestionarului de
evaluare de pe platforma ce va fi completat initial de catre membrii echipei, apoi de catre team leader,
fiind accesibil de catre cei de la departamentul de resurse umane pentru a putea calcula performantele
angajatilor.
Echipa de administratori se deplaseaza ocazional la un alt sediu al firmei, unde se afla serverele ce sustin
activitatea de dezvoltare a proiectelor pentru clientul Dell. Aceste servere sunt in general accesate de la
distanta cu ajutorul platformei web.
Interactiunile prezentate mai sus sunt sumarizate in Figura 10.
22
Diagrama completa a activitatilor de telelucru:
Figura 10. Diagrama activitatilor de telelucru
Legenda
Dell
Outsourcing, Personalul aflat la filiala in care se desfasoara proiectul si se ocupa cu
implementarea proiectului
Outsourcing, Personalul aflat la filiala in care se desfasoara proiectul, dar care nu se
ocupa de implementarea directa a proiectului
Outsourcing, Personalul aflat in telelucru permanent la filiala in care se desfasoara
proiectul, avand sediul intr-o alta locatie
Outsourcing, Personalul aflat in telelucru ocazional la filiala in care se desfasoara
proiectul, avand sediul intr-o alta locatie
Firma externa ce ofera servicii
Comunicare prin posta electronica
Comunicare prin telefon / conferinta telefonica
Comunicare prin messenger intern din cadrul companiei Outsoursing
Comunicare face-to-face
Platforma web interna
MP Manager de Produs
MC Manager de Cont
TL Team Leader
Dev Developer / echipa de dezvoltatori software
MC
TL
MP
Dev QA
Audit
HR
Adm
PM
Edu
23
QA Quality Assurance / echipa de testeri
Adm Administratori de retea
Audit Auditorul proiectului
HR Human Resource / Persoana de la Resurse Umane responsabila de cont
PM Protectia Muncii / persoanele ce vor efectua simularile in caz de dezastru
Edu Persoanele ce efectueaza traininguri pe diferite teme
24
6. Proiectarea fizica a intranetului
In aceasta sectiune va fi prezentata structura fizica a cadrului pe care este implementat intranetul.
Server stocare
Spre deosebire de stocarea in-cloud, serverul de stocare propriu pastreaza documentele vitale
companiei. Acesta foloseste o solutie de back-up incremental RAID 1.
Figura 11. Structura fizica a intranetului
25
Server DB
Serverul bazelor de date foloseste solutia MySQL, optimizata pentru specificul companiei. Aceasta nu
este accesibila din exteriorul companiei din motive de securitate.
Server E-learning
In urma analizei SWOT a principalelor solutii de e-learning, s-a ales solutia produsa de Microsoft:
Microsoft E-Learning. Aceasta solutie se pliaza perfect pe infrastructura deja existenta (fiecare cursant
necesita un terminal conectat la internet, si un navigator web), costurile fiind semnificativ reduse.
Server www
Portalul web, principala componenta a Intranetului, prin care toate resursele sunt accesibile, este
sustinut de un server Apache. Administrarea acestuia intra in sarcina administratorului de retea.
Server DNS
Un server DNS (Domain Name System) pastreaza toate corespondentele adresa ip – nume pentru siturile
companiei. Spre exemplu: in loc sa accesam portalul prin adresa ip a serverului www, tastam direct in
browser www.mycompany.com. Administrarea acestuia intra in sarcina administratorulului de retea.
Conexiuni utilizatori
Utilizatorii intranetului (in cazul de fata angajatii companiei) pot accesa toate resursele acestuia din orice
colt al lumii prin intermediul conexiunii la internet. Ei configureaza calculatorul/laptopul folosit pentru
Intranet, isi introduc datele de autentificare, si sistemul le permite accesarea tuturor sectiunilor ca si
cand ar fi in sediul central.
Cloud computing
Salvarea datelor, construita pe tehnologia cloud-computing a Google, permite transferul de fisiere mari
intre angajati aflati in diverse locuri pe glob, rapid si sigur. Tot in spatiul de stocare al fisierelor este
pastrata si arhiva proiectelor terminate si livrate catre client. Datorita scalabilitatii acestei solutii, toate
costurile sunt in raport cu necesitatile companiei.
Microsoft Exchange Server
Solutia de e-mailing folosita a fost aleasa ca urmare a unei analize SWOT. Serverul ruteaza toate
comunicatiile prin email, sustine planificarea conferintelor, sedintelor, si calendarul de lucru (se poate
impartasi cu colegii implicati in proiect).
26
7. Analiza SWOT a telelucrului
In aceasta sectiune am prezentat o analiza SWOT a implementarii telelucrurului in compania
Outsourcing. In elaborarea analizei s-a tinut cont in special de elementele de noutate aduse de
intranetul propus.
Strengths Weaknesses
Internal Origin
• flexibilitate in ceea ce priveste locatia
de desfasurare a activitatii (angajatul isi
poate desfasura activitatea la
domiciliu, la distanta in afara
domiciliului, la domiciliul clientului,
telecentre si in regim de telenaveta);
• angajatii isi pot indeplini obiectivele
sociale prin balansarea muncii cu viata
de familie;
• reducerea timpului pe care angajatii il
ocupa cu transportul de acasa pana la
sediul organizatiei si inapoi;
• reducerea costurilor de intretinere
pentru organizatie prin reducerea
spatiului utilizat pentru angajati,
reducerea resurselor consumate de
angajati (documente virtuale);
• beneficii pentru companie aduse
datorita cresterii calitatii muncii
angajatilor, reducerii absenteismului, a
intarzierilor de la programul de lucru, a
reducerii zilelor de concediu medical;
• program aleator pentru angajati;
• o sanatate mai buna pentru angajati
datorita reducerii stresului;
• autonomia angajatilor;
• cresterea calitatii serviciilor oferite de
angajati;
• reducerea timpului de ne-
productivitate la sediul organizatiei;
• cresterea timpului liber pentru
angajati;
• cresterea timpului pe care angajatii il
petrec cu familia;
• reducerea costurilor angajatilor cu
transportul particular catre si dinspre
sediul organizatiei (reducerea
cheltuielilor cu combustibilul, cu
• pierderea contactului social direct cu
angajatii din structurile organizatiei;
• neuniformitatea unui program de lucru
pentru angajati;
• probleme de sanatate pentru angajati
datorita riscului de obezitate;
• diminuarea spiritului de echipa al
angajatilor, acestia nu mai lucreaza in echipa
ci mai mult individual;
• retelele de teleworking sunt fragile datorita
atitudinii conservatoare a managerilor si a
angajatilor;
• diminuarea oportunitatilor de cariera pentru
angajati;
• lipsa controlului managerial;
• pierderea loialitatii angajatilor;
• lipsa culturii organizationale;
• activitatea efectuata de persoana aflata in
telelucru (ex: o persoana a carei job implica
vorbitul foarte mult la telefon) poate
deranja persoanele din jur;
• este necesara o investitie initiala in
echipamente pentru infrastructura;
• fiecare angajat are nevoie de propria
logistica, in loc de una comuna, fapt ce
implica niste costuri mai ridicate;
• productivitatea angajatilor poate fi mai greu
de masurat;
• nu in orice job se poate aplica telelucrul;
• angajatii in telelucru au nevoie de reguli
bine definite;
• este nevoie de un managementul al timpului
foarte eficient;
27
parcarea);
• reducerea congestiilor de trafic si
parking;
• protectia mediului prin reducerea
consumului de resurse;
• eliminarea timpului pierdut de
intreruperile celorlalti colegi;
• eliminarea conflictelor dintre colegi;
• atragerea persoanelor foarte
competente din alte orase sau tari care
nu sunt disponibile sa-si reloce familia;
• sarcinile urgente vor fi rezolvate
indiferent de conditiile meteorologice
sau de trafic;
• serviciile de telecomunicatii bazate pe
tehnologii avansate permit
comunicarea in mod facil a
telelucratorilor cu managerii aflati la
sediul organizatiei sau a telelucratorilor
cu clientii;
• accesul la informatiile generale ale
organizatiei si specifice fiecarei
structuri, disponibile pe intranetul
organizatiei in sectiuni dedicate
• comunicarea prin intermediul mediilor
de comunicare: telefon, e-mail, chat,
sali virtuale, instrumente specifice cu
ceilalti membri ai proiectului afalati fie
la sediile clientilor fie in headquarterul
outsourcing-ului;
• posibilitatea informarii angajatilor prin
intranet despre programele de training
si orarul acestora (informatii
disponibile in sectiunea de stiri interne
in intranet);
• accesul angajatilor la informatiile
generale despre companie disponibile
la avizierul digital din intranet (ex:
decizii ale directorului general
referitoare la activitati ale companiei,
modificari in structura organizatorica,
informatii despre elaborarea si
promovarea produselor noi pe care
compania le furnizeaza, acorduri de
colaborare cu organizatii externe,
informatii despre evenimente la care
compania a luat parte);
28
• posibilitatea furnizarii rapoartelor de
lucru in sectiuni dedicate din intranet;
• posibilitatea vizualizarii rapoartelor de
performanta de catre telelucratori pe
care managerul impreuna cu
reprezentantii HR le intocmeste si le
incarca in aplicatii specifice din intranet
pe care apoi telelucratorul le
acceseaza;
• posibilitatea ca telelucratorii (aflati in
locatii diferite) sa lucreze pe acelasi
document;
• posibilitatea de a lucra mai aproape de
client;
• persoanele cu handicap locomotor pot
lucra de acasa;
• rezolvarea problemelor tehnice
utilizand serviciul de raportare din
intranet.
Opportunities Threats
External Origin
• telelucru constituie oportunitati de
imbunatatire a conditiilor de munca si
eficienta in cazul extinderii activitatii
organizatiei de la nivel local la nivel
international (ex: dezvoltarea
aplicatiilor software);
• dezvoltarea serviciilor de
telecomunicatii datorita cresterii cererii
de tehnologie necesara realizarii
teleworking-ului (cresterea cererii de
servicii elaborate care permit
comunicarea telelucratorilor, a
dezvoltarii aplicatiilor software utilizate
in mediul de telelucru);
• platforma tehnica utilizata de
telelucratori poate fi utilizata pentru e-
learning;
• de multe ori capitalele sunt cu mult
mai dezvoltate decat celelalte orase,
iar posibilitatea telelucrului, firme
precum Outsourcing face posibila
dezvoltarea altor orase, si astfel se
evita aglomerarea marilor orase;
• echipa de marketing poate lucra pentru
• telelucratorii depind de tehnologii
sofisticate care pot deveni nefunctionale la
un moment dat datorita problemelor ce ar
putea sa apara in infrastructura de
telecomunicatii;
• tehnologia folosita in sistemele hardware,
software, retele de telecomunicatii se
schimba rapid. Daca aceste sisteme nu sunt
up-gradate ele devin invechite iar ritmul de
lucru este redus;
• “atacul” programelor software utilizate de
telelucratori datorita securitatii scazute;
• in cazul telecentrelor, stabilite cu un
angajator, telelucratorii pot evita
desfarurarea activitatii in aceste telecentre
si aleg sa lucreze la domiciliu, telecentrele
ramanand nefolosite;
• reducerea cererii de spatii pentru birouri din
parcurile de business duc la nefosirea
acestora (investitiile in aceste parcuri de
dovedesc neprofitabile, se reduc locuri de
munca din zona de administrare a acestor
parcuri);
• gradul de retentie si performanta angajatilor
29
noua campanie de promovare a
produselor companiei (ex: echipa de
marketing poate lucra intr-un cadru de
vacanta ) schimband infromatii prin
intranet;
• in cazul carantinelor (ex: epidemiile de
gripa) compania nu risca inghetarea
activitatii;
• dezvoltarea infrastructurii (pt ca multe
persoane lucreaza in alte orase decat
cele de rezidenta);
• diminuarea costurilor logistice, va face
ca numarul de angajati sa creasca (mai
multe locuri de munca);
• guvernul ofera reduceri la
achizitionarea de case/terenuri/etc in
zonele mai putin populate;
• posibilitati de dezvoltare a companiei
in zonele in care rata de telelucru este
mai mare (SUA).
scade in timp;
• angajatii pot incalca regulilele de
confidentialitate si extrage cu usurinta
informatii din companie avand acces la
intranet;
• noile coduri de munca limiteaza telelucrul -
(in cazul lucrului de acasa, mediul nu
respecta normele de securitate).
30
8. Graficul Gantt, devizul estimativ al cheltuielilor
In sectiunile anterioare am vazut care este structura logica a intranetului in cadrul companiei
Outsourcing, pe ce fel de cadru tehnic este implementat acesta, dar si cum este folosit in cadrul
companiei atat de angajatii care lucreaza la sediu, cat si de cei care lucreaza in regim de telelucru.
In aceasta sectiune, pe baza celor mentionate mai sus si a analizei SWOT vom realiza graficul Gantt al
activitatilor necesare pentru crearea si implementarea intranetului. Totodata graficul va contine si
devizul estimativ de cheltuieli.
8.1. Identificarea activitatilor
Pentru crearea si implementarea intranetului am identificat urmatoarele activitati:
Figura 12. Activitatile proiectului de implementare
31
Dupa cum se poate observa din imaginea de mai sus, ce descrie succesiunea logica a activitatilor,
activitatile de creare fizica a cadrului tehnic necesar functionarii platformei se realizeaza in paralel cu
activitatile de implementare. Am atasat si numarul corespunzator pozitiei din WBS. In lista de activitati
se regasesc task-uri din aceeasi categorie, si tocmai din acest motiv au fost grupate in task-uri si subtask-
uri. Mai multe detalii despre activitati se regasesc in comentariile asociate. Dependentele dintre task-uri
vor fi evidentiate si in graficul Gantt.
8.2. Bugetul
Fiecarei activitati i-au fost asociate resursele necesare (personal, timp, bani), precum si alte detalii ce se
pot observa in documentul MS Project atasat. Asadar bugetul final va fi constituit din suma tuturor
costurilor activitatilor. La alocarea resursele am avut grija sa nu avem resurse suprasolicitate sau
nefolosite.
Tot in buget se poate observa foarte clar care este costul fiecarei intarzieri (suma tuturor resurselor
utilizate pentru acea activitate pe perioada intarzierii).
Figura 13. Bugetul proiectului (fragment)
32
8.3. Graficul Gantt
In ceea ce priveste graficul Gantt, am evidentiat lucrurile ce erau mai importante (drumul critic cu rosu,
dependentele dintre activitati, jaloanele, rezerva de timp). Pentru a simplifica graficul am eliminat
orice alt text, dar dupa demararea proiectului pot fi adaugate in view si alte date in functie de
nevoi.
Figura 14. Graficul Gantt asociat proiectului
Demn de remarcat este faptul ca activitatile critice pot fi realizate si cu ajutorul telelucrului, aspect
foarte bine analizat in punctul anterior. Astfel, folosind cele doua surse de informatii (analiza SWOT si
graficul Gantt), coordonatorul de proiect va sti in ce directie sa isi orienteze strategia manageriala.