UNIVERSIDAD DE COSTA RICA

VICERRECTORÍA DE ADMINISTRACIÓN PROGRAMA GESTIÓN DE RIESGO Y PREVENCIÓN DE LOS

DESASTRES

LA GESTIÓN DE RIESGO Y LA PREVENCIÓN DE LOS DESASTRES EN LA EDUCACIÓN SUPERIOR:

EL CASO DE LA UNIVERSIDAD DE COSTA RICA

Dra. Eulile Ma. Vargas Villalobos

San José, Costa Rica Octubre 2003

LA GESTIÓN DE RIESGO Y LA PREVENCIÓN DE LOS DESASTRES EN LA

EDUCACIÓN SUPERIOR: EL CASO DE LA UNIVERSIDAD DE COSTA RICA

Eulile Ma. Vargas Villalobos1

RESUMEN El presente trabajo permite conocer la trayectoria de la Universidad de Costa Rica como institución de educación superior, en el abordaje de la atención de las emergencias en Costa Rica desde 1988. Por otra parte, describe las etapas el proceso académico que se está viviendo en la institución, a partir de la definición de una política y de su articulación en la docencia, la investigación y la acción social por medio de líneas operativas que favorecen el desarrollo de planes, proyectos y múltiples actividades en el tema. Lo anterior ha permitido la formulación de un Programa Institucional con estrategias ancladas en cada una de las instancias universitarias responsables de ejecutarlas, de manera que se pueda contar con el respaldo de los recursos humanos y del presupuesto, indispensables para su puesta en marcha, garantizando la sostenibilidad del Programa. Sobre esta base, se fortalece la incorporación del enfoque de gestión del riesgo como un eje transversal de la currícula universitaria. De esta manera, no solo se posiciona el tema en la agenda institucional, sino que también, se construye una experiencia para que las y los futuros profesionales incorporen en su formación académica, conocimientos, actitudes y prácticas que les permitan proyectarse en la sociedad costarricense como agentes de cambio y co-gestores del desarrollo. La experiencia desarrollada a partir de un enfoque integrador, está redefiniendo también, la participación de todas las disciplinas en la temática y no únicamente aquellas que tradicionalmente han sido sujetas de formación en este campo, a saber, Medicina, Enfermería, Farmacia, Odontología, Tecnologías en Salud, Geología, Geografía, Ingenierías, entre otras. Se dejan planteados los logros, las limitaciones y los desafíos del proceso.

1 Médica Cirujana. MSc. en Salud Pública. Directora Ejecutiva del Programa “Hacia una Gestión del Riesgo en materia de reducción de los Desastres de la Universidad de Costa Rica”. San José. Costa Rica.

Antecedentes La Universidad de Costa Rica es una institución pública de educación superior , de carácter autónomo, fundada el 26 de agosto de 1940, como parte de la creación de una serie de instituciones de la reforma social en Costa Rica. Durante varios años esta universidad garantizó la democratización de la enseñanza superior en el país y favoreció su desarrollo, mediante la formación de profesionales comprometidos con la sociedad costarricense. Hasta los años setenta fue la única institución pública de educación superior. A partir de la década de los ochenta, se introduce la oferta de educación superior privada en el país. Actualmente cuenta con sedes en cinco regiones geográficas del país, con un total aproximado de 24000 estudiantes y 5000 funcionarios docentes y administrativos. Tiene 101 bachilleratos, 105 licenciaturas en diversas disciplinas y posgrados: 73 maestrías académicas, 63 maestrías profesionales, 66 especialidades y 7 doctorados, distribuidos en 45 escuelas, 13 facultades, 12 institutos y 26 centros de investigación, 10 fincas y estaciones experimentales y cinco vicerrectorías: Docencia, Administración, Vida Estudiantil, Investigación y Acción Social. Además, en el año 2002 se concretaron 1190 proyectos y actividades de investigación, 513 proyectos de acción social con 212 cursos de educación continua y 85 proyectos de trabajo comunal universitario Desde sus inicios, la Universidad de Costa Rica ha estado vinculada con la problemática de los desastres en el país. Pasando por la antigua Oficina de Defensa Civil, varias décadas atrás, hasta la actual Comisión Nacional de Gestión de Riesgo y Atención de las Emergencias, esta institución ha puesto toda su capacidad instalada al servicio del país, para el abordaje de la atención de las distintas emergencias que se han vivido, a partir de sus diversas amenazas de origen natural o humano y de las condiciones de vulnerabilidad de sus comunidades. Es así como, sus facultades y escuelas, han venido ejecutando programas, proyectos y actividades de docencia, de investigación y de acción social vinculados con otras instituciones públicas y sectores diversos de la sociedad costarricense. Cabe destacar el esfuerzo de las escuelas del área académica de salud: Medicina, Salud Pública, Enfermería, las escuelas de Geología, Geografía, Ingeniería Civil, Trabajo Social, entre otras y, más recientemente, la Escuela de Psicología. Su compromiso ha estado relacionado también con países de la región centro y suramericana. Sin embargo, pese a esta importante proyección universitaria, su organización interna para la prevención de los desastres y la atención de las emergencias inició en el año de 1988, cuando el país fue amenazado por el huracán Juana, el cual logró movilizar su capacidad instalada para coadyuvar en la atención de los damnificados por el mencionado evento. En ese año se constituyó el primer equipo interdisciplinario denominado Comisión Institucional de Emergencias, el cual fue responsable de la planificación de la atención de cerca de quinientas personas procedentes de la provincia del Limón y de la Zona Sur del país, quienes fueron albergadas en las instalaciones deportivas de la universidad.

A partir de esa experiencia, se definieron en varias oportunidades, planes de trabajo con la participación de unidades académicas y administrativas, con el objetivo de hacer un Plan de Emergencias con características propias para hacerle frente a estas situaciones. Hasta ese momento, la visión tradicional de los desastres como fenómenos naturales peligrosos, difíciles de prevenir o controlar fue la que prevaleció. Desde esa concepción de los desastres, el quehacer académico se había venido llevando a cabo de manera poco articulada, facilitando la duplicación de esfuerzos en ese campo, lo cual no permitió identificar con precisión los diversos recursos humanos y materiales con que cuenta la institución y limitó el avance hacia una cultura de prevención en materia de desastres y más recientemente hacia un enfoque de gestión de riesgo, que incidiera en la vida académica en todas sus expresiones. El enfoque de la gestión del riesgo Se entiende gestión del riesgo como la capacidad de las sociedades y de los actores sociales de transformar sus condiciones de riesgo, con el fin de evitar o disminuir el impacto de futuros desastres.2 Por lo tanto, las acciones y formas de intervención deben orientarse a la transformación de aquellas condiciones o factores de riesgo que, de no ser corregidos, desembocan en un desastre. La gestión del riesgo es una opción que busca prevenir, mitigar y reducir el riesgo existente en la sociedad. La visión convencional de los desastres los enfoca como hechos cumplidos, inevitables, sobre cuyas causas es difícil intervenir. Desde esta visión, las intervenciones se dirigen hacia el desastre mismo y se privilegian las acciones hacia la atención de las emergencias, no yendo más allá de los preparativos para enfrentar los “inevitables” desastres y a algunas actividades de alerta. Sin desmerecer como importantes las tareas de atención de la emergencia propiamente dicha, de la reconstrucción o de la recuperación, éstas deben ubicarse en el contexto que les corresponde, desde el reconocimiento de la compleja red de interacciones entre los eventos, las amenazas y las vulnerabilidades y las condiciones de vida de las personas y de sus comunidades. De aquí parten las condiciones de riesgo que hacen probable la ocurrencia de un desastre. 3 Los desastres son procesos dinámicos y complejos que requieren respuestas de los distintos actores sociales para transformar el riesgo, actuando sobre las causas que los producen. Los desastres son la consecuencia de riesgos no manejados. Por lo tanto, la existencia de condiciones de riesgo y la ocurrencia de los desastres están determinadas tanto por el tipo de amenazas como por las condiciones de vulnerabilidad de los grupos

2 Linda Zilbert Soto. Guía de La Red para la Gestión Local del Riesgo. Módulos para la Capacitación. 1ª ed. Ed Delta. Quito. Ecuador. 1998. pág 4 3 Ibid. Pág 24-25

de población. Al identificar, analizar y entender esas condiciones vulnerables, se puede eliminar o disminuir la probabilidad de que ocurra un desastre en ese determinado grupo humano. El análisis de la vulnerabilidad de las poblaciones depende de múltiples factores ecológicos, económicos, físicos, políticos, educativos, ideológicos, culturales, institucionales y educativos. La suma de vulnerabilidad y amenaza conlleva a un riesgo determinado en un momento dado para una localidad determinada. Partiendo de este enfoque, cada persona en cada comunidad es un actor social que comparte el riesgo y puede participar como agente de cambio. Se consideró importante incorporar esta perspectiva para enriquecer el abordaje teórico metodológico y fortalecer las acciones que la Universidad de Costa Rica había venido realizando en el campo de la atención a los desastres.

Los avances en el abordaje integral de la atención de los desastres. En el año de 1997, la mencionada Comisión Institucional de Emergencias queda bajo la jurisdicción de la Vicerrectoría de Administración y en este contexto se promovió, con el concurso de diferentes actores y actoras universitarios, un proceso de reflexión sobre el trabajo que se había venido realizando. Durante los años 1998 y 1999, esta Comisión convocó a tres talleres, con participación de amplios sectores de la Universidad de Costa Rica, cuyo objetivo fundamental fue replantear el quehacer institucional en este tema, para que, desde el enfoque de gestión de riesgo se formulara una propuesta de acción que señalara el quehacer de la institución en este campo. Se elaboró entonces una propuesta de Programa, de construcción colectiva, a partir de los siguientes elementos metodológicos:

1- Explicación y apropiación del referencial teórico gestión del riesgo 2- La construcción de un futuro posible o imagen objetivo 3- El análisis de la situación actual 4- La identificación y explicación de las brechas entre la situación actual y la imagen

objetivo 5- Varios diagramas de la red explicativa a partir de los problemas identificados 6- La delimitación de al menos dos nudos críticos prioritarios: el desconocimiento de

las vulnerabilidades de la comunidad universitaria y la diversidad y aislamiento de información global del quehacer universitario.

7- La propuesta de estrategias y acciones con base en los elementos identificados dentro de los nudos críticos

8- La identificación de instancias universitarias responsables de ejecutar las acciones planteadas

9- La movilización de los niveles de toma de decisiones institucionales para la aprobación y puesta en marcha del Programa, garantizando su sostenibilidad académica y financiera.

A setiembre del año 2003, se presentan los siguientes avances del Programa: 1- Política universitaria El Consejo Universitario de la Universidad de Costa Rica aprobó en la sesión 4636 del 23 de mayo del 2001, la creación del Programa “Hacia una gestión del riesgo en materia de desastres de la Universidad de Costa Rica”., adscrito a la Rectoría de la Universidad, considerando los siguientes enunciados de las políticas generales de la institución, rubricadas en las sesiones 4534 y 4624 del 5 de abril del 2000 y del 4 de abril del 2002, respectivamente:

1- Promover una cultura de la salud que favorezca el desarrollo de los seres humanos y el mejoramiento de la calidad de vida

2- La Universidad mantendrá una participación activa en la gestión de riesgo Al integrar en sus planes de desarrollo la prevención de los riesgos en un programa docente, de investigación y de acción social, se empodera a la comunidad universitaria como gestora del desarrollo y reconoce a los integrantes de esa comunidad como corresponsables y copartícipes del mejoramiento de sus condiciones de vida. El Programa ha logrado ubicar esta temática en la agenda cotidiana de la vida universitaria, generando diversas acciones para minimizar la vulnerabilidad, en un proceso que articula la respuesta social por medio de planes, proyectos y actividades. A continuación se detallan las estrategias del Programa: 2- Estrategias y actividades del Programa “Hacia una gestión del riesgo en materia de desastres de la Universidad de Costa Rica” Estrategia 1: Identificación de las potencialidades y fortalezas de todas las unidades académicas en materia de gestión de riesgo y reducción de desastres, que permita reconocer su potencial de aporte al proceso 1.1 Actividades:

i. Levantar y mantener actualizado un registro de todas las actividades docentes, de investigación y de acción social que se hayan realizado en materia de desastres en la universidad

ii. Inventario de recursos humanos docentes, administrativos y estudiantes, capacitados e interesados, con su respectivo soporte lógico-informático.

iii. Sensibilización y divulgación a la comunidad universitaria. iv. Diseño de una oferta académica de extensión docente en materia de reducción

de desastres, que integre el quehacer de las unidades académicas que imparten

cursos en este tema, cuya población meta en primera instancia sean los recursos humanos vinculados al Plan de atención de emergencias de la propia institución.

Estrategia 2: Creación de escenarios que promuevan la integración e interdisciplinariedad en materia de reducción de desastres 2.1 Actividades:

i. Conformar un equipo interdisciplinario que apoye la ejecución de la estrategia 1. ii. Foro permanente inscrito en la Vicerrectoría de Acción Social que convoque a los

diversos organismos, instituciones y sociedad civil costarricense a la discusión en materia de reducción de los desastres.

iii. Diseño y promoción de líneas de acción y metodologías interdisciplinarias para promover y capacitar en materia de reducción de los desastres.

iv. Convocar a las unidades académicas para identificar y seleccionar cursos en esta temática.

v. Integrar gestión de riesgo en los procesos de inducción del estudiante, docente y administrativo que ingresan por primera vez a la institución.

vi. Creación de espacios de sensibilización y capacitación hacia docentes, administrativos y estudiantes acerca del tema.

vii. Incorporar la temática de reducción de los desastres utilizando gestión de riesgo como enfoque básico en currícula y planes de estudio

viii. Diseño y ejecución de cursos interdisciplinarios en materia de gestión del riesgo en desastres en cada unidad académica o en unidades estratégicas identificadas a partir de la Estrategia 1.

ix. Selección de cursos existentes en la currícula que, por sus características, se conviertan en espacios de intervención universitaria en situaciones de emergencia.

x. Incorporar en los Programas de Realidad Nacional la temática en gestión del riesgo en materia de reducción de desastres con una participación interdisciplinaria.

xi. Diseño y ejecución de un Trabajo Comunal Universitario con este enfoque y que pueda ser activado en situaciones de respuesta a las emergencias.

xii. Incentivar y lograr la definición de una oferta de cursos libres, seminarios y otras modalidades de extensión docente de tipo interdisciplinario en temas vinculados con la reducción de los desastres.

Estrategia 3: Definición de una línea de investigación en materia de reducción de desastres que se articule con proyectos de Acción Social. 3.1 Actividades:

I. Realizar un taller para la definición de las prioridades de la línea de investigación en esta materia.

II. Definir con los investigadores la oferta que hará posible el avance en las prioridades planteadas en el taller mencionado, involucrando la perspectiva de gestión del riesgo.

III. Convocar a sesiones de trabajo a los institutos de investigación, para involucrarlos en el desarrollo de proyectos conjuntos.

Estrategia 4: Integración de una red especial en materia de reducción de los desastres con los medios de comunicación de la Universidad de Costa Rica, creando espacios definidos y permanentes. 4.1 Actividades:

I. Diseñar y ejecutar un taller para definir las estrategias de comunicación y difusión en esta materia.

II. Crear y mantener un espacio permanente en la radio, el periódico y la televisión universitarios.

III. Diseñar y mantener una página Web del Programa. Estrategia 5: Reconocimiento de que la “comunidad universitaria”, incluidas todas sus sedes, son áreas con amenazas y vulnerabilidades, de índole geográfica, infraestructural y sociocultural, entre otras 5.1 Actividades:

I. Levantamiento del mapa de riesgos de las sedes universitarias II. Incluir gestión de riesgo y atención de los desastres en los procesos de

acreditación de las unidades académicas. III. Incluir como obligatorio un curso de capacitación en gestión del riesgo en materia

de desastres en los mecanismos de contratación y ascenso del personal administrativo

IV. Diseñar y desarrollar el Plan de Atención de Emergencias de la Universidad de Costa Rica.

3- Estructura y funcionamiento del Programa El Programa está actualmente en un proceso de consolidación de su autonomía funcional, con personal especializado y administrativo permanente y estructura física adecuada. Tiene pendiente elaborar su propia reglamentación y agilizar su funcionamiento interno. En condiciones habituales su estructura es la siguiente:

ORGANIZACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN RIESGO Y

REDUCCIÓN DE LOS DESASTRES EN CONDICIONES HABITUALES

RECTORIA

VICERRECTORÍA DEADMINISTRACIÓN

CONSEJO ASESOR DEL PROGRAMA

DIRECCIÓN EJECUTIVA Director(a) Ejecutivo(a), Coordinadores

de Áreas y asistentes

COORDINACIÓN ÁREA DE

CONTINGENCIAS

COORDINACIÓN ÁREA DE ESTUDIOS E INVESTIGACIÓN

COORDINACIÓN ÁREA DESARROLLO

DE RECURSOS HUMANOS

CENTRO COORDINADOR

INSTITUCIONAL DE OPERACIONES

(CCIO)

LOGÍSTICA

OPERATIVA

TÉCNICA

VOLUNTARIADO

COMITÉS DE GESTIÓN DE

RIESGO DE LOS EDIFICIOS

Dentro de la estructura mencionada, se conformó un equipo de once personas, profesionales en distintas disciplinas afines a la temática y que representan a diferentes unidades académicas y administrativas, al cual se le denomina Consejo Asesor del Programa. Son funciones de ese Consejo Asesor:

1- Proponer políticas y planes en materia de desastres 2- Conocer y aprobar el Plan Presupuesto del Programa 3- Nombrar a la persona que asume la Dirección Ejecutiva 4- Nombrar a las y los coordinadores de las áreas del Programa 5- Definir los lineamientos, estrategias y líneas de acción 6- Establecer los mecanismos para el monitoreo y evaluación de la ejecución del

Programa 7- Procurar la captación de recursos para promover el desarrollo sostenible del

Programa 8- Servir de enlace con entes nacionales en situaciones habituales

Dentro del marco de este Programa, adscrito a la Rectoría y en ejecución en la Vicerrectoría de Administración, también se han venido realizando reuniones y talleres con el fin de lograr definir la mejor forma de organización del Programa, de acuerdo con las tres áreas operativas previamente establecidas:

Área de Contingencias Área de Desarrollo de Recursos Humanos Área de Estudios e Investigación

A continuación se exponen las funciones más importantes de esas áreas: 4- Definición de las Áreas del Programa Partiendo de que, el quehacer de las áreas no puede ser aislado o fragmentado, deben buscarse mecanismos de comunicación efectivos y constantes entre éstas. De esta manera, se lograrán superar las brechas existentes entre la situación actual y los objetivos que persigue el Programa, evitando “la fragmentación de los esfuerzos del hacer y el saber en un contexto de insuficiente elaboración e implementación de las políticas universitarias, en lo interno y en su vinculación externa, en materia de reducción de desastres” 4 Debe haber un coordinador (a) y un subcoordinador (a) en cada área. La coordinación será asumida por quien es miembro del Consejo Asesor. La subcoordinación se puede establecer durante el desarrollo del taller que se convocará, en fecha a definir, para integrar las áreas e iniciar el plan de trabajo de cada una de éstas. Se define que, los integrantes del Consejo Asesor se distribuyan en las tres áreas.

4 Programa “Hacia una Gestión del Riesgo en Materia de reducción de desastres en la Universidad de Costa Rica”. Año 2000. Pág. 16

Cada área integra al menos a 8 personas. Dentro del plan de trabajo de cada área, se pueden ir integrando más equipos de trabajo con tareas específicas, de acuerdo con los proyectos que se vayan necesitando para cumplir con las estrategias del Programa. Las coordinaciones de área junto con la dirección ejecutiva del Programa tienen reuniones periódicas de trabajo y comunicación asertiva. El hecho de que las coordinaciones de área estén en el Consejo Asesor del Programa, facilitará este proceso de retroalimentación continuo y permanente. Cada área tendrá posibilidad de gestionar convenios o alianzas estratégicas, con instancias internas o externas, de acuerdo con sus necesidades, así como definir los procesos de capacitación y actualización que se requieran. 4.1- Área de Contingencias Es el área encargada del diseño, organización, evaluación y seguimiento de los planes de emergencia en la institución, de los diferentes edificios de las diferentes Sedes Universitarias, con los grupos humanos allí ubicados. Aunque la ejecución de estos planes no es resorte exclusivo de esta área, sí debe asumir el compromiso de dar seguimiento a este aspecto fundamental. Dadas las funciones mencionadas y desde lo que el Programa define como gestión del riesgo, los actuales integrantes del Centro Coordinador Institucional de Operaciones5 (CCIO) estarán ubicados en esta área, por cuanto, si estamos hablando de este enfoque, la toma de decisiones durante situaciones de emergencia debe estar totalmente articulada con procesos previos de prevención: capacitación, actualización, mapas de riesgo, entre otros. Por otra parte, esta área debe integrar representación estudiantil, ya que también son actores del proceso de organización para la atención de las emergencias y deben recibir la capacitación necesaria en este campo. En cada unidad administrativa o académica de la universidad debe existir una Comisión de Gestión de Riesgo con el respaldo institucional que garantice la ejecución de las directrices del Programa, mediante el Área de Contingencias. Sus objetivos estarán enmarcados dentro de la Estrategia V y sus actividades: “Reconocimiento de que la comunidad universitaria, incluidas todas las sedes, son áreas con amenazas y vulnerabilidades, de índole geográfica, infraestructural y sociocultural”. Estas actividades, entre otras, son:

5 Está aprobada la estructura para la Atención de Emergencias en la Universidad de Costa Rica, con el CCIO y las áreas: logística, operativa, técnica y voluntariado y los comités de emergencia de los edificios (talleres 2001). Además está un documento base con el diseño del Plan de Atención de Emergencias elaborado por una comisión redactora del Plan

Levantamiento del mapa de riesgos de la comunidad universitaria Incluir como obligatorio un curso de capacitación en gestión de riesgo en materia

de desastres en los mecanismos de contratación y ascenso del personal administrativo

Diseñar el Plan de Atención de Emergencias de la Universidad. En esta área se ha venido realizando un proceso de conformación del Centro Coordinador Institucional de Operaciones, el cual está integrado por quienes tienen a su cargo las jefaturas de oficinas administrativas clave para la toma de decisiones en situaciones de emergencia, a saber: Oficina de Bienestar y Salud, Oficina de Recursos Humanos, Oficina de Divulgación, Centro de Informática, Oficina de Servicios Generales, Oficina de Suministros y Oficina de Administración Financiera. Con talleres de metodología participativa se han ido definiendo las funciones de este grupo y se les ha brindado capacitación en este campo. Actualmente trabajan en el diseño de protocolos de atención de diferentes tipos de accidentes o emergencias. Dentro de esta área se definen cuatro equipos de trabajo en logística, voluntariado, aspectos técnicos y operativos para la atención de las emergencias. El área de Desarrollo de los Recursos Humanos apoyará con actualización y capacitación a estos grupos, responsables de desarrollar los mecanismos de alerta, entre otros para la atención de los desastres. Es fundamental conformar equipos en los diferentes edificios de la universidad, que realicen una serie de actividades como el mapa de riesgos y el plan de atención de desastres. Se diseñó un perfil deseable para los integrantes de estos comités. Ver Anexo 1. En el anexo 2 se detalla el Plan de Capacitación para los comités de los edificios así como las guías metodológicas que hasta el momento se han diseñado. A la fecha existen los planes de emergencia de las Facultades de Medicina y de Ciencias Sociales. También se estableció la organización para la atención de las emergencias, quedando de la siguiente manera:

ORGANIZACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN RIESGO Y REDUCCIÓN DE LOS DESASTRES EN SITUACIONES DE

EMERGENCIA

CENTRO COORDINADOR INSTITUCIONAL DE

OPERACIONES

AREAS DE TRABAJO LOGÍSTICA, OPERATIVA,

TÉCNICA Y VOLUNTARIADO

RECTOR

COMITÉS DE GESTIÓN DE RIESGO Y ATENCIÓN DE EMERGENCIAS

DE LOS EDIFICIOS

4.2- Área de Desarrollo de Recursos Humanos Partiendo de que la Universidad está integrando en sus planes de desarrollo, la prevención de los riesgos de los desastres, mediante la ejecución de este Programa docente, investigativo y de acción social que empodera a la comunidad universitaria como gestora del desarrollo y que reconoce a sus actores sociales (docentes, administrativos y estudiantes) como corresponsables y copartícipes del mejoramiento de las condiciones de vida,6 esta área desarrolla sus metas con base en dos componentes fundamentales: la capacitación y la incorporación en los planes de estudio de las carreras de este tema. Los procesos de capacitación deben organizarse en el marco institucional existente para la obtención de títulos o reconocimiento de diversas actividades de actualización: cursos, talleres, extensión docente, entre otras. En este sentido, es fundamental el apoyo de la Vicerrectoría de Docencia, de la Vicerrectoría de Acción Social y de sus respectivas instancias. La oferta académica que se pueda desarrollar debe proyectarse tanto a las instancias internas como externas.. Sus objetivos están enmarcados dentro de la Estrategia I y sus actividades: “Identificación de las potencialidades y fortalezas de todas las unidades académicas en materia de gestión del riesgo y reducción de desastres, que permita reconocer su potencial de aporte al proceso” y la Estrategia II y sus actividades: “Creación de escenarios que promuevan la integración e interdisciplinariedad en materia de reducción de desastres”

Así, por ejemplo, algunas de las actividades que realizará serán 7

Levantar y mantener actualizado un registro de todas las actividades docentes, de investigación y acción social que se hayan realizado y se realicen en esta materia.

Inventario de recursos humanos capacitados e interesados (docentes, administrativos y estudiantes).

Diseñar un soporte lógico informático que contenga ese registro. Capacitación sistemática de los recursos humanos vinculados a los planes de

emergencia de la institución. Integrar gestión del riesgo a los procesos de inducción del estudiante de nuevo

ingreso, docentes y administrativos. Incorporar la temática de reducción de desastres utilizando gestión de riesgo

como enfoque básico en currícula y planes de estudio.

6 Programa “Hacia una Gestión del Riesgo en Materia de reducción de desastres en la Universidad de Costa Rica”. Año 2000. Pág. 15 7 La lista de actividades no es exhaustiva y se encuentra bien definida en el documento del Programa.

4.3- Área de Estudios e Investigación Establece las acciones necesarias para ejecutar la Estrategia III: “Definición de una línea de investigación en materia de reducción de desastres, como parte del Programa, que se articule con proyectos de Acción Social”. Es la responsable de promover los proyectos de investigación que den soporte al quehacer de las áreas de contingencia y de desarrollo de los recursos humanos. Por otra parte, convoca a los institutos de investigación a sesiones de trabajo para exponer las áreas problema e involucrarlos en el desarrollo de proyectos conjuntos. Esta área deberá crear y mantener mecanismos de comunicación con las vicerrectorías de Investigación y de Acción Social, de manera que no se dupliquen esfuerzos y se logren los objetivos del Programa. Por ejemplo, una meta en el corto plazo es hacer el mapa de riesgos de la Ciudad Universitaria Rodrigo Facio dentro del contexto del distrito San Pedro del cantón de Montes de Oca de la provincia de San José. Como parte de las actividades de esta área, en la Vicerrectoría de Investigación de la Universidad de Costa Rica se realizó en el año 2000, un diagnóstico de necesidades en materia de desastres de las instituciones públicas del país, en sectores vitales como son: telecomunicaciones, electricidad, educación, salud, infraestructura vial, ambiente, vivienda, entre otros, a partir del cual se definieron proyectos de investigación en orden de prioridad que se están asignando a expertos para su correspondiente diseño y ejecución. A partir de ese diagnóstico, la Vicerrectoría de Investigación elaboró el Programa de Investigación en Desastres, cuya misión establece.” La participación institucional por medio de una política de investigación, con enfoque interdisciplinario para proponer alternativas de manejo del riesgo, con el fin de reducir la vulnerabilidad económica, social, cultural y ambiental ante la realidad nacional y regional”. 8 Está en marcha el proceso de integración de estas áreas con representantes de los sectores académicos y administrativos universitarios. En el mes de noviembre del 2002 se definió la misión de cada área y sus principales líneas de acción. Los retos pendientes La movilización de la comunidad universitaria en este tema ha requerido del esfuerzo constante de líderes académicos comprometidos con el avance del Programa de gestión del riesgo y reducción de los desastres.

8 Universidad de Costa Rica. Vicerrectoría de Investigación. Programa Institucional de Investigación en Desastres. Setiembre 2000

En principio ha implicado la sensibilización del nivel de autoridades universitarias para la definición de políticas en esta materia y la asignación de recursos humanos y presupuestarios necesarios para el desarrollo del Programa. En el nivel de las unidades académicas de las escuelas y facultades se han conciliado puntos de vista y enfoques teórico metodológicos de diversa índole, ya que en el ámbito académico hay muchos posicionamientos ideológicos que han enriquecido el debate para allanar el camino de la incorporación en la currícula de este tema. Ya existen muchas carreras que tienen módulos docentes y trabajo comunal universitario. Se está desarrollando un proyecto que actualiza toda la oferta académica en este campo. Garantizar la sostenibilidad académica y financiera del Programa es un desafío constante, tomando en cuenta todas las prioridades que la Universidad de Costa Rica debe considerar en la formación de las y los futuros profesionales, comprometidos con las transformaciones que la sociedad costarricense requiere. Otro reto importante, desde la perspectiva académica, es involucrar a otras disciplinas distintas de las tradicionalmente convocadas para trabajar el tema de los desastres, de manera que el enfoque interdisciplinario facilite más herramientas para las respuestas integrales en este campo. El Programa debe incorporar en su quehacer mecanismos de monitoreo y evaluación que permitan medir impacto y visibilizar las acciones que se vayan logrando, de manera que la comunidad universitaria y la comunidad nacional reciban los beneficios esperados. Es necesario definir y ejecutar una estrategia de comunicación que facilite la divulgación de los logros del Programa. Finalmente, la búsqueda de alianzas estratégicas del Programa dentro y fuera del país lo fortalecerán, de manera que se puedan compartir experiencias, que desde la misión universitaria, posibiliten el avance en capacitación de recursos humanos, desarrollo de metodologías de enseñanza novedosas en este tema, por ejemplo, educación a distancia, páginas web, entre otras.

BIBLIOGRAFÍA

1. Beirute B, Leda. Hacia una gestión del riesgo en materia de desarrollo. Documento de Trabajo. Comisión Institucional de Emergencias. Universidad de Costa Rica. San José, Costa Rica. 1998

2. Instituto Nacional de Seguros de Costa Rica. Plan para el Desarrollo de una Administración para situaciones de desastre. Anteproyecto. San José Costa Rica. Noviembre 1992.

3. Peraldo, Giovanni. Ideas para replantearse el desastre. Esbozo de un marco conceptual. Documento de Trabajo. Comisión Institucional de Emergencias. Universidad de Costa Rica. San José, Costa Rica. 1998.

4. PNUD-UCR. Costa Rica, Huracán César: de la vivencia del desastre al aprendizaje organizacional de la sociedad costarricense para el desarrollo sostenible. San José, Costa Rica 1997.

5. Reed, Sheila B. Introducción a las Amenazas. Programa de Entrenamiento para el Manejo de Desastres. Programa de Naciones Unidas para el Desarrollo. 1ª edición. 1994. 173 pp.

6. Universidad de Costa Rica. Documento del Programa Gestión de Riesgo y Reducción de

los Desastres. Ciudad Universitaria Rodrigo Facio. 1999

7. Universidad de Costa Rica. Vicerrectoría de Investigación. Programa Institucional de Investigación en Desastres. Setiembre 2000.

8. Zilbert Soto, Linda. Guía de La Red para la Gestión Local del Riesgo. Módulos para la Capacitación. 1ª ed. Ed Delta. Quito. Ecuador. 1998.

ANEXOS

UNIVERSIDAD DE COSTA RICA PROGRAMA GESTION DEL RIESGO Y REDUCCIÓN DE LOS DESASTRES

DISEÑO DEL PROCESO DE CAPACITACION PARA LA ELABORACIÓN DE LOS PLANES DE EMERGENCIA EN LOS EDIFICIOS DE LAS SEDES DE LA

UNIVERSIDAD DE COSTA RICA Ingrid Behm Amazzini9

Eulile Ma. Vargas Villlalobos10 INTRODUCCIÓN. La Universidad se ha comprometido, mediante una política universitaria específica, a participar activamente en la gestión de reducción del riesgo en materia de desastres. Su concreción es la aprobación del Programa Gestión de Riesgo para la prevención de los desastres y la atención de las emergencias. La ejecución de la presente propuesta, que es una de las metas del Programa para el año 2002, sólo es posible con el claro compromiso institucional de brindar el apoyo logístico y financiero para la conformación de los Comités de Emergencia y para el desarrollo de sus planes de emergencia. Ya que, un plan de emergencia es un procedimiento de respuesta cuya finalidad es delimitar los pasos a seguir en circunstancias de probable o inminente situación de emergencia, se hace necesario la demarcación clara y precisa de los espacios poblacionales a los cuales éstos responden. En la Sede Rodrigo Facio la estructura académica administrativa no corresponde necesariamente a la distribución de esos espacios poblacionales. Encontramos por ejemplo, que la Facultad de Ingeniería tiene tres edificios geográficamente separados, por lo que sería ineficiente conformar un único Comité y Plan de Emergencia. Estratégicamente entonces, el proceso de capacitación se hará de acuerdo con la distribución por edificio de la población universitaria. Para el logro de este objetivo, el Consejo Asesor del Programa sostendrá reuniones de coordinación con los Consejos Asesores de facultades y escuelas.

9 Docente Programa de Tecnologías en Salud. Facultad de Medicina. Universidad de Costa Rica. Miembro del Consejo Asesor del Programa Gestión de Riesgo y Reducción de los Desastres. 10 Médica Cirujana. Oficina de Bienestar y Salud. Miembro de la Dirección Ejecutiva del Programa Gestión de Riesgo y Reducción de los Desastres. Universidad de Costa Rica.

Diseño del proceso de capacitación. Consideraciones Generales:

• Se requiere que el Programa designe un equipo técnico con los recursos necesarios para que asuma la responsabilidad de acompañar y facilitar los procesos de capacitación.

• Es indispensable el compromiso de las autoridades responsables de cada unidad

académica en los diferentes edificios, en las figuras de: decano, directores y jefes administrativos.

Componentes: El proceso de capacitación en cada uno de los edificios tiene tres momentos fundamentales:

1- Un proceso de conformación del Comité de Gestión de riesgo y atención de emergencias.

2- Proceso de elaboración del Plan. 3- Ejecución y seguimiento del Plan.

Primer Momento: Proceso de conformación del Comité de Gestión de Riesgo y atención de emergencias Se caracteriza fundamentalmente por un análisis cuidadoso del personal docente y administrativo, quienes por la índole de sus labores cotidianas sean los más idóneos para constituir el Comité. Las personas que constituyen el comité deben reunir las siguientes características: poder de decisión en los asuntos de organización y de planificación, acceso a los recursos institucionales, permanencia en el recinto de trabajo durante las horas de jornada laboral y habilidad para trabajar en equipo. Además, es deseable una disposición para participar, una clara conciencia sobre la importancia de organizarse en torno a estos problemas y una actitud favorable hacia la incorporación de nuevos conocimientos y destrezas. Una guía para este momento se detalla en el Anexo 1. Segundo Momento: Proceso de elaboración del Plan. Este momento se aboca inicialmente a la identificación de los riesgos en sus dos dimensiones, las amenazas y las vulnerabilidades, de diverso origen, con el apoyo del Comité Técnico Asesor definido dentro de la estructura del Plan de Atención de Emergencias de la Universidad. Así como por la identificación de los recursos propios y externos existentes y de los que se puedan gestionar.

Además, se debe identificar y planificar las necesidades en capacitación. Los productos de este análisis son los insumos por considerar para la definición del Plan de Emergencias del edificio, el cual como ya se ha señalado es un procedimiento de respuesta ante situaciones de emergencia. Este Plan se formula en un formato básico y estándar que comprende al menos los siguientes puntos:

Justificación Objetivo Integrantes del Comité Funciones de los integrantes Identificación de las instancias operativas Definición del Puesto de mando Mecanismos de activación y de alerta Sistema de evacuación. Glosario de conceptos.

Las guías metodológicas para este momento se detallan en el anexo 2. Tercer momento: Ejecución y seguimiento del Plan. Se evalúa la viabilidad y efectividad de lo planificado en el momento anterior. Es el espacio en que se desarrollan las habilidades y destrezas organizativas y de coordinación, donde se desarrollan los procesos de capacitación específica y se afianzan y ajustan los aspectos operacionales, se introducen medidas correctivas, se reformulan, afinan y complementan las acciones o tareas no especificadas o débiles del Plan de Emergencias. Se realizan además acciones puntuales (simulacros) destinadas a incorporar en el quehacer cotidiano de la comunidad universitaria una respuesta efectiva y eficaz ante las situaciones de emergencia.

UNIVERSIDAD DE COSTA RICA VICERRECTORÍA DE ADMINISTRACIÓN PROGRAMA GESTIÓN DEL RIESGO Y REDUCCIÓN DE LOS DESASTRES GUÍA BÁSICA DE ELABORACIÓN DEL PLAN DE EMERGENCIA PARA LOS EDIFICIOS DE LA UNIVERSIDAD DE COSTA RICA

Carlos Picado11 1. INTRODUCCIÓN La presente guía expone algunos de los elementos básicos que es necesario considerar en el diseño del denominado "Plan de Emergencia" para edificios. En realidad, en su sentido más concreto, dicho plan debe entenderse como un procedimiento de respuesta a situaciones de emergencia pues su finalidad es delimitar los pasos a seguir en circunstancias en que se hace probable o inminente una situación de emergencia. Delimitar los pasos a seguir en situaciones de emergencia es una labor preparatoria que es obligadamente complementada con otros aspectos de la preparación tales como la capacitación, la asignación de recursos y las mejoras físicas, estructurales y no estructurales, del edificio que sin ser parte del procedimiento de respuesta, son necesarias para una respuesta confiable y oportuna. Por esa razón, esta guía refiere en una primera parte los requisitos previos que son necesarios para la elaboración del plan. En la segunda expone los aspectos a considerar para decidir y ordenar los pasos del procedimiento de respuesta y en una última parte expone algunos mecanismos de prueba y evaluación para medir la efectividad del plan y la capacidad de respuesta del personal que lo tiene a cargo. La guía debe tenerse como un aporte elemental para el desarrollo de las acciones básicas de preparación que deben realizar los funcionarios universitarios que comparten una misma sede de trabajo, pero es absolutamente viable imaginar y crear otras opciones de planificación, igual de básicas o más complejas, para lograr un producto de mayor nivel técnico.

11 Profesor Escuela de Psicología. Universidad de Costa Rica

2. OBJETIVO Aportar los elementos de planeación básicos, necesarios para que los funcionarios de la Universidad de Costa Rica puedan diseñar un plan de emergencias para sus sedes de trabajo, donde se delimiten las acciones a seguir en caso de emergencia, así como las otras medidas de preparación que hagan viable su ejecución. 3. REQUISITOS PREVIOS El diseño de un plan de emergencia debe considerar la necesidad previa de delimitar, en primer término, la disposición de las condiciones materiales, humanas y organizativas para que el plan pueda ser aplicado. En segundo término, debe contarse con algunos elementos de diagnóstico que permitan establecer el marco de realidad en que el plan se ejecuta. Por tal motivo, a continuación se propone un mínimo de acciones básicas que deben ser desarrolladas previo al diseño del plan. 3.1. El Comité de Gestión de riesgo y Atención de las Emergencias El Comité de Emergencia debe ser estructurado con la responsabilidad fundamental coordinar las acciones de preparación para emergencias que se desarrollen en el edificio. Como parte de esa responsabilidad, una tarea básica es el diseño del plan de emergencia, en el cual, si bien debe procurar la participación del mayor número de personas, es el responsable de promoverlo, diseñarlo, ejecutarlo y evaluarlo. 3.1.1. Integración El material escrito que trata sobre la integración de este tipo de comités, hace mucho hincapié sobre la motivación e interés que deben tener los integrantes, no obstante, también es importante considerar las responsabilidades ordinarias que tienen las personas que forman parte de él, pues en lo fundamental, quienes forman parte del mismo deben ser personas que además de estar convencidos de la necesidad de organizarse, puedan movilizar los recursos instituciones para resolver los distintos problemas que la preparación y la atención de las emergencias implica, ello sin obviar que sean capaces de influir en el ánimo de otras compañeros, en razón del liderazgo que ejercen en su centro de trabajo.

De tal modo, el perfil de quienes participan en un comité de emergencia debe tener como mínimo cuatro características: i. Poder de decisión en los asuntos de organización y planificación interna del áreas u organización donde se aplica el plan de emergencia. ii. Acceso a los recursos con que cuenta la organización, con libertad de criterio para decidir y priorizar el uso de los mismos. iii. Permanecen en el recinto de trabajo durante las horas de jornada laboral y preferiblemente durante el tiempo que el edificio permanece ocupado. iv. Capacitación y experiencia en el manejo de situaciones de crisis. En el caso de la UCR., no obstante, al menos existen dos circunstancias de realidad que deben considerarse al escoger a los integrantes de los comités, a saber: i. Los tomadores de decisión poco intervienen en los procesos de preparación para emergencia. De igual modo, la naturaleza de sus ocupaciones los lleva a delegar el. manejo de los recursos a otros funcionarios, especialmente a los que cumplen funciones de asistencia administrativa y por las mismas razones permanecen en el recinto de trabajo pocas horas al día, dado el carácter dinámico de las funciones que tienen a cargo, no teniendo tampoco relación su tiempo de permanencia con los posibles tiempos de ocupación del edificio. ii. La autoridad sobre el uso y mantenimiento de los edificios no la ejerce un solo ente o funcionario, pues los aspectos de la gestión interna, según naturalezas distintas de funcionamiento, son atendidos por dependencias distintas que jerárquicamente dependen de entes distintos (por ejemplo vicerrectorias). En consecuencia un mismo edificio puede tener diversos usos y sus ocupantes responder a estructuras jerárquicas y organizativas separadas. De tal modo, parece necesario que al escoger a quienes formen parte de un comité, se revisen las cualidades enunciadas para escoger a los que en razón de su puesto mejor puede desempeñar las tareas dentro del comité, amén del interés que muestren en la organización.

3.1.2. Estructura La estructura de un comité de emergencia para un edificio puede ser tan variada o amplia como pueda quererse, ello depende de lo complejo que pretenda ser el trabajo de un comité. En su organización más básica, el comité debe tener al menos siguientes puestos: . Coordinador (a) Es el responsable de coordinar las labores del comité, tanto en su fase de preparación como en las acciones de respuesta a emergencias. Se espera que sea la persona con más alto poder de decisión en el espacio de trabajo que constituye el edificio, no obstante, en caso de que sea otra persona, debe consentirse en que este es representante de la máxima autoridad y que goza de las potestades necesarias para disponer de los recursos y el mando necesario para la labor. . Subcoordinador(a) Es un funcionario que hace de sustituto, en ausencia en complemento, del coordinador (a). El perfil de responsabilidad es similar al del coordinador. . Secretario (a) Es el (la) funcionario ( a) responsable de mantener al día los documentos que tramita el comité y el que gestiona todo acuerdo o solicitud que entra o sale del mismo. Es responsable de mantener la agenda y la memoria de los puntos que el comité asume. Encargados de Área Son los responsables de coordinar las acciones de las Areas de Gestión que integran los comités . 1- Áreas de Gestión Los comités deben organizar grupos de tareas, a los que denominamos "Áreas de Gestión". Son los responsables de planificar y ejecutar las tareas específicas de preparación y respuesta que el comité lleva a cabo. EL número de estos grupos depende de las acciones que el comité esté dispuesto a realizar y del recurso humano con que cuente. Se aconseja que su integración, incluyendo al encargado, no sea

menor de tres ni mayor de cinco. Entre los Áreas de Gestión que comúnmente se organizan están:

El Área de Respuesta Es el grupo de trabajo de aquellos funcionarios responsables de ejecutar las acciones de evacuación, rescate, atención de víctimas y control de incendios y del escenario en caso de emergencia. En el pasado se organizaban varias brigadas para atender cada uno de estos aspectos, hoy en día se procura una labor poli funcional por parte de los integrantes de esta única área de trabajo, cuyas destrezas y capacidades les permite asumir más de una tarea, dependiendo de las circunstancias. Debe tenerse muy presente que el llamado plan de respuesta está principalmente orientado a las tareas que esta área de gestión tiene a cargo y que las actividades de las otras áreas son aspectos de preparación, incluso de prevención que viablilizan la labor de este grupo.

El Área de Capacitación Es el grupo de trabajo encargado de delimitar las necesidades y buscar los medios para la capacitación tanto de los integrantes del comité como de todo el personal que se trabaja en ele edificio. Ello implica determinar los recursos internos que puedan aprovechar, así como realizar con otros agentes de orden externo que puedan colaborar en la capacitación.

El Área de Prevención Este grupo de trabajo tiene a su cargo la responsabilidad de realizar y mantener actualizado el diagnóstico de riego, pero además de promover las acciones necesarias y la inversión para lograr disminuir tales condiciones de riego del centro de trabajo. Esto constituye una labor permanente, implica tareas que a veces suponen el reordenamiento de todo el espacio físico, no solo en lo referente a las condiciones de la estructura física del edificio sino también acerca del uso del mismo, así como de la conducta y costumbres de la población que lo ocupa.

Es importante anotar que las tareas que se le asignan a este mínimo de tres áreas de gestión son responsabilidad de todo el comité en pleno. La organización de los grupos de gestión lo que busca es contar con un mecanismo de organización para distribuir las tareas según afinidades, entre el posible personal que participa del comité. 3.1.3. La Convocatoria La constitución de un comité de emergencia requiere de la convocatoria y participación del mayor número de personas interesadas. No obstante, al momento de su integración es fundamental la intervención las personas que ejercen autoridad formal en el lugar donde el plan se aplica. Para ello, es necesario que se realice una reunión en la que participen todos los interesados y se elijan los puestos del comité, dejando el cargo de coordinador para quienes representan la autoridad de mayor jerarquía. 3.2. El Escenario de Riesgo La primera tarea que debe asumir un comité de emergencia, una vez que se organiza, es la elaboración del escenario de riesgo, que es, como se ha señalado, es el diagnóstico de las condiciones que hacen probable o previsible una situación de emergencia. Este diagnóstico debe considerar aspectos tales como los siguientes:

Condiciones del entorno interno, físico y humano que constituyen debilidad y que pueden causar emergencia.

Condiciones del entorno externo, físico y humano que constituyen fortaleza, es

decir, aquellos elementos que potencian la respuesta ante la emergencia, así como la posible recuperación al daño ocurrido una vez que pasa la fase más crítica.

Factores externos, físicos y humanos que contribuyen a aumentar las

condiciones de riesgo para quienes ocupan el edificio.

Factores externos, físicos y humanos que contribuyen a las potenciar una mejor respuesta y recuperación a situaciones de emergencia.

La identificación de estos elementos del riesgo, positivos y negativos, se logra mediante una fórmula muy básica que consiste en separar y ordenar los factores físicos y ambientales respecto de los factores sociales o humanos que determinan el riesgo. Los primeros son conocidos como factores de amenaza y los segundos como factores de vulnerabilidad. 3.2.1. El Diagnóstico de Amenaza La amenaza es todo factor de índole física que como consecuencia de un evento disparador puede causar daño, cuya magnitud depende del grado de exposición de quien lo sufre. En todo espacio físico, en menor o mayor medida, existen factores de amenaza y cuando se trata de un edificio, el mismo puede constituir una amenaza, en especial si su construcción y mantenimiento no son los adecuados. Pero normalmente las amenazas se encuentran asociadas, de modo que la activación de una provoca un efecto disparador sobre otras, de modo que se da un efecto en cadena al que podemos llamar de multiamenaza y que puede maximizar el nivel de daño en una emergencia. El diagnóstico consiste en la determinación de todos los factores de amenaza existentes en el espacio físico que interesa que para el caso es el edificio mismo. El trabajo debe iniciar por la identificación de los posibles eventos disparadores de emergencia que se puedan dar, tales como los sismos, los incendios, las inundaciones y deslizamientos y a partir de ellos determinar los elementos del entorno físico que pueden causar o maximizar el impacto de los mismos sobre la población que vive o trabaja en el sitio. Cuando se trata de edificios, se puede considerar que además de factores externos, existen condiciones estructurales y condiciones no estructurales que los toman amenazantes, por lo que parte del trabajo consiste en la identificación de tales condiciones. Los factores estructurales son los referidos a la estructura básica del edificio, mientras que los no estructurales son todos aquellos factores instalados a la estructura a efecto de hacerlo útil a objetivo de uso, tales como la instalación eléctrica, las puertas, las señales, los sistemas de agua, los muebles, las dimensiones de los pasillos, entre otros. En la evaluación del estado de amenaza de un edifico es recomendable obtener la asesoría de profesionales de la construcción y de salud ocupacional.

3.2.2. El Diagnóstico de Vulnerabilidad La vulnerabilidad es una condición de susceptibilidad de las personas al impacto probable o latente de las amenazas. Por una parte determina el grado de exposición a la amenaza y por otro la dificultad intrínseca para enfrentar y reponerse al efecto del desastre una vez que sobreviene. Debe tenerse presente que al identificar las amenazas, implícitamente estamos determinando la existencia de una población vulnerable, que en menor o mayor grado puede ser afectada, por ello, es necesario identificar las características de esa población para determinar las debilidades y fortalezas con que cuentan y con que hay que trabajar para reducir tal vulnerabilidad. El diagnóstico consiste en la determinación de los factores humanos, individuales y sociales que inciden en hacer vulnerable a la población que se ubica en el entorno fisico que nos interesa, que en este caso es el edificio. La tarea empieza por identificar y describir los actores involucrados, tanto los internos, que hacen uso del edificio, como los externos, que tienen que ver con la administración y respuesta en la comunidad universitaria y en la zona donde el recinto está ubicado, es decir, las autoridades estatales y no estatales del cantón que tienen responsabilidades sobre las emergencias. 3.2.3. El mapa de Riesgo Toda la información que se obtenga debe ser graficada. En el caso de la información referida al estado del edificio, debe ser trabajada en un plano del mismo, poniendo especial énfasis de detalle en los sectores de mayor riesgo, así como en los que brindan mayor seguridad. La parte externa debe ser trabajada en un mapa o croquis que identifique las principales amenazas externas y las principales rutas de evacuación y tránsito, así como las zonas de seguridad. Esta información gráfica es esencial para la elaboración del plan de emergencia, pero también es información de mucho valor para el desarrollo de acciones paralelas de prevención, orientadas a corregir o mejorar las condiciones del edificio y la capacidad de personal, en especial porque la evidencia de los problemas es útil para justificar la asignación de los recursos que deben ser invertidos. 3.2.4. Identificación de Recursos Un ejercicio adicional al diagnóstico de riesgo, directamente relacionado con la preparación del plan de emergencia, es el referido a la identificación de los recursos propios y externos con que se cuentan para hacerle frente a una emergencia. En esta tarea es conveniente realizar el inventario de todos los recursos existentes para luego discriminar los que efectivamente pueden ser usados si la emergencia se presenta. Para ello es necesario determinar el acceso que se tiene al recurso, es decir, la

capacidad de los miembros del comité de disponer del recurso cuando se amerite de modo que si el acceso no es efectivo, entonces no sumarIo. El instrumento adecuado para esta tarea es una matriz o cuadro que permita identificar cada artículo y luego calificarlo como accesible o no. 4. EL PLAN DE EMERGENCIA El plan de emergencia debe contar con un formato sencillo, escrito en la forma de pasos que orientan a un orden de acciones a seguir en caso de emergencia. Como se ha señalado, se formula como un procedimiento de operación que le indica a cada uno de los actores lo que tiene que hacer para resguardar la integridad física cuando es posible predecir un evento que puede causar emergencia o en el mismo momento que se presenta una situación crítica. A continuación se describe un formato para la elaboración de los planes de cada edificio: 4.1. Justificación Consiste en una breve descripción del diagnóstico de riesgo elaborado que sirva de base para la propuesta de plan. 4.2. Objetivo Debe plantearse al menos un objetivo que exprese el propósito del plan. Debe recordarse que el mismo esta orientado en lo fundamental a las acciones de respuesta para resguardar la vida y los bienes en la fase más crítica de la emergencia. 4.3. Responsables Deben identificarse todas las instancias operativas que forman parte del plan, sean estas unidades académicas, de investigación, de asociación o administrativas. Es decir, todas aquellas instancias que operan en el edificio. 4.4. Conceptos Por formalidad, es oportuno hacen un breve glosario de los conceptos técnicos más frecuentes que van a ser empleados a lo largo del plan, para clarificar su sentido. 4.5. Integración del Comité Mediante un cuadro, como el siguiente, se identifica a los integrantes del comité, con la siguiente datos:

INTEGRACIÓN DEL COMITÉ Nombre Cargo en el Comité Puesto Teléfono Coordinador (a) Subcoordinador (a) Secretario (a) Area de Respuesta Area de Capacitación Area de Prevención 4.6. Puesto de Mando Identifica el lugar de reunión del comité desde donde asumirán sus funciones en caso de emergencia. Se aconseja que sea un lugar seguro, ventilado y con iluminación natural, con acceso desde fuera del edificio, con acceso a teléfono y acondicionado para reuniones. Preferiblemente, debe tener una zona de parqueo cercana. 4.7. Activación para Emergencias El comité de emergencia debe elaborar un procedimiento sumamente elemental que indique el mecanismo de activación en caso de emergencia. Consiste en la redacción de un máximo de diez pasos que indiquen la forma en que son convocados los integrantes del comité, tanto en horas de trabajo como fuera de jornada. Debe indicarse el instrumento (teléfono, radio, altavoz, otros) y las personas que se hacen cargo de la convocatoria, así como el punto de reunión. 4.8. Funciones Retornando la lista de responsables que aparece en el punto 3 de este plan, se identifican las funciones que cada uno tendrá durante una situación de emergencia. Debe iniciarse con las funciones que son propias de los integrantes del comité y seguir con las propias de cada uno (a) de loa (as) responsables de las unidades operativas que trabajan en el edificio. Todas las funciones, por elementales que parezcan, deben ser descritas. Del mismo modo, en cada instancia deben identificarse las personas que lo tendrán a cargo. Para efectos de redacción es aconsejable establecen dos niveles de procedimiento: los que corresponden a las acciones de emergencia que se realizan bajo alerta y lo que ocurren de manera súbita, es decir, sin que de previo exista una alerta.

4.8.1. Bajo alerta Se recomienda trabajar con tres niveles de alerta: Alerta Verde A viso de una emergencia probable, que obliga a informar a la comunidad del edificio a efecto de que conozcan de la situación Alerta Amarilla Anuncia la inminencia de un evento que puede provocar emergencia por lo que todos deben preparar sus recursos y tiempo para la emergencia. Alerta Roja Es el estado de emergencia mismo, que obliga a las labores de emergencia que cada uno tiene asignados. 4.8.2. Emergencia Súbita Es la condición de un estado de emergencia del que no hubo tiempo de comunicar dado lo rápido de su evolución. Supone las acciones previstas para una condición de alerta roja que normalmente no se declara. Para efectos didácticos se trabaja mediante cuadros, según nivel de alerta, que en su columna inicial identifica la alerta, en la siguiente columna a la figura responsable y en la siguiente las acciones que debe realizar. ALERTA VERDE

. Alerta Roja Es el estado de emergencia mismo, que obliga a las labores de emergencia que cada uno tiene asignados.

4.8.2. Emergencia Súbita Es la condición de un estado de emergencia del que no hubo tiempo de comunicar dado lo rápido de su evolución. Supone las acciones previstas para una condición de alerta roja que normalmente no se declara. Para efectos didácticos se trabaja mediante cuadros, según nivel de alerta, que en su columna inicial identifica la alerta, en la siguiente columna a la figura responsable y en la siguiente las acciones que debe realizar. ALERTA VERDE RESPONSABLE ACCIONES PERSONA ALERTA AMARILLA RESPONSABLE ACCIONES PERSONA ALERTA ROJA RESPONSABLE ACCIONES PERSONA EMERGENCIA SUBITA RESPONSABLE ACCIONES PERSONA

4.9. La evacuación del edificio Bajo condiciones de emergencia súbita, una tarea indispensable es la evacuación del edificio. Para ello es necesario considerar que si bien el ejercicio es conducido, deben prepararse las condiciones para que sea bien orientada y bajo mínimo peligro. Para tal efecto, la información del diagnóstico de riesgo es muy importante. El comité debe determinar las rutas internas del edificio que son más seguras, considerando aspectos tales como las condiciones de las paredes y columnas, las dimensiones y estado de las puertas y pasillos, los desniveles y elementos no estructurales y muebles dispuestos en cada uno de los espacios, así como la cercanía a los sitios más seguros, entre otros. Adicionalmente, deben definirse los sitios externos para la ubicación de las personas una vez que han evacuado, las que comúnmente se denominan zonas de descarga. Deben ser sitios al aire libre, preferiblemente explanadas o jardines distantes del edificio y donde no exista ningún elemento de riesgo tales como árboles, tendido eléctrico, tanques de combustible, tránsito de vehículos, entre otros. El trabajo consiste en la delimitación de las rutas y las zonas de descarga, que necesariamente deben ser trabajadas en un plano o croquis. Un principio de organización importante es el ordenamiento de la evacuación es la cercanía del de las personas y el espacio fisico que se tiene que evacuar respecto a los puntos de salida y las zonas de descarga; de tal modo que la evacuación se debe organizar por zonas o segmentos del edificio, según la cercanía y capacidad del punto de descarga. 4.10 Señalización Con base en el diagnóstico de riesgo y una vez concluida la delimitación de las rutas de evacuación y puntos de descarga, se debe proceder a realizar la señalización del edificio, identificando por lo memos los siguientes elementos: Zonas seguras (internas) Rutas: Salida, pasillos, entradas, otros Zonas de descarga

La señalización debe realizarse con rótulos llamativos con letras fosforescentes. Generalmente se usan los colores verde y blanco, para los puntos de entrada y salida, mientras que los sitios de seguridad se pintan de color amarillo. 4.11. Iluminación Es necesario instalar mecanismos de iluminación alterna, especialmente en gradas y salidas. 4.12. Recursos Con base en el inventario de recursos que se elaboró en el diagnóstico, se deben elaborar un cuadro que identifique los artículos existentes, su ubicación y la persona que lo tiene a cargo, de modo que los integrantes del comité puedan disponer de ellos en caso de requerirlos. Debe tenerse presente que en el proceso de preparación, a partir de la información precedente, se identifican artículos de respuesta con los que no se cuenta y que son necesarios, de modo que una labor permanente del comité es la coordinación con las autoridades administrativas para la adquisición de tales artículos, que una vez obtenidos deben registrarse en el cuadro de existencia referido. 4.13. Directorio El comité de emergencia debe elaborar un directorio en el que registre los datos de las siguientes instancias y personas: Miembros del comité de emergencia Funcionarios que trabajan en el edificio Autoridades de la Institución Organismos de respuesta externos Especialistas en temas específicos. Este directorio debe ser elaborado con varias copias, una debe permanecer en ~llugar definido como puesto de mando, una la debe tener el (la) coordinador (a) y otra el (la) secretario (a).

5. ACCIONES PARALELAS Paralelo a la elaboración del plan de emergencia deben diseñarse otros dos instrumentos que no son naturaleza de esta guía, pero que inciden en los alcances y posibilidades de aplicación de este plan; nos referimos al plan de capacitación y al plan de prevención. El primero debe estar orientado a toda población que hace uso del edificio, tanto en lo que se refiere a las funciones que deben asumir durante las emergencias, sino también hacia la prevención. El segundo que incluso puede determinar muchas de las necesidades de capacitación para reducir la vulnerabilidad, debe estar orientado, en general, a disminuir las condiciones de riego del edificio, con medidas e inversión que contribuyan a eliminar o corregir los defectos o daños que tiene el edificio, así como para mejorar el uso de los espacios. Entre las medidas adicionales que un plan preventivo debe de tener, es una labor de difusión sobre el plan de emergencia y las medidas preventivas que la población docente, administrativa y estudiantil deben de tener. 6. LOS SIMULACROS Concretado el plan de emergencia e iniciado el proceso de capacitación es necesario que el comité de emergencia organice ejercicios de evaluación, de los cuales los más conocidos y aplicados son los simulacros. Los simulacros consisten en ejercicios orientados a la práctica de las acciones que cada uno de los actores integrados al plan, tienen a cargo. Existen una serie de guiones y material diverso que puede ser consultado para la planeación de los ejercicios de simulacro. Pero igual, cualquier comité puede diseñar su propio guión. Se espera que a partir de cada ejercicio de simulacro los planes de emergencia sean revisados y actualizados, pero además, las medidas preventivas que se van aplicando en cada edificio suponen cambios positivos que reducen el nivel de riesgo, lo que supone reducir el nivel de exigencia de los planes de emergencia; hecho que los simulacros deberían evidenciar.

UNIVERSIDAD DE COSTA RICA VICERRECTORÍA DE ADMINISTRACIÓN PROGRAMA GESTIÓN DEL RIESGO Y REDUCCIÓN DE LOS DESASTRES PERFIL DE LOS (AS) INTEGRANTES DE LOS COMITÉS DE EMERGENCIA EN EDIFICIOS DE LA UCR

Carlos Picado Eulile Ma. vargas

l. CONSIDERACIONES La teoría indica que el perfil de quienes participan en un comité de emergencia debe tener como mínimo, tres características: Poder de decisión en los asuntos de organización y planificación interna del áreas u organización donde se aplica el plan de emergencia. Acceso a los recursos con que cuenta la organización, con libertad de criterio para decidir y priorizar el uso de los mismos. Permanecer en el recinto de trabajo durante las horas de jornada laboral y preferiblemente durante el tiempo que el edificio permanece ocupado. Capacitación y experiencia en el manejo de situaciones de crisis. En la práctica y concretamente para el caso de la UCR. ocurre que los tomadores de decisión poco intervienen en los procesos de preparación para emergencia. -De igual modo, la naturaleza de sus ocupaciones los lleva a delegar el manejo de los recursos a otros funcionarios, especialmente a los que cumplen funciones de asistencia administrativa y por las mismas razones permanecen en el recinto de trabajo pocas horas al día, dado el carácter dinámico de las funciones que tienen a cargo, no teniendo tampoco relación su tiempo de permanencia con los posibles tiempos de ocupación del edificio. Del mismo modo, surge la dificultad de que la autoridad sobre el uso y mantenimiento de los edificios no la ejerce un solo ente o funcionario, pues los aspectos de la gestión interna, según naturalezas distintas de funcionamiento, son atendidos por dependencias distintas que jerárquicamente dependen de entes distintos (por ejemplo vicerrectorías). En consecuencia un mismo edificio puede tener diversos usos y sus ocupantes responder a estructuras jerárquicas y organizativas separadas. Otro aspecto de tomar en cuenta es que la mayor parte de los edificios de la UCR. están destinados a la labor académica, por lo que cuentan con aulas, auditorios y en general espacios que reciben a una gran cantidad de población flotante, en especial estudiantes, tanto en tiempo de jornada laboral ordinaria como fuera de ella. El problema en este sentido consiste en el hecho de que se trata de una población no articulada a una estructura de organización, que difícilmente podrá ser incorporada a las

labores de preparativos para desastre y que en situaciones de emergencia deberá ser conducida. Por esta razón, hoy en día priva el criterio de que quienes se integren a la estructura organizativa de los comités no necesariamente deben ser los jerarcas de cada edificio, pero si contar con al menos las siguientes característica que les haga posible ejercer su papel como miembros del comité. II. CARACTERÍSTICAS Tener funciones vinculadas a la toma de decisión, sea por razones propias de su puesto o por delegación. En caso de que se incorpore al comité por delegación de su superior, el jerarca que lo o la designe debe tener muy presente que al delegarle la representación le está delegando también la autoridad para ejercer en situaciones de emergencia, incluso, en situaciones extremas, debe ejercer autoridad sobre el personal. Tener acceso irrestricto a los recursos con que cuenta el edificio o sede de trabajo. Tener una rutina de trabajo ordinaria que le obligue a permanecer la mayor parte de la jornada laboral en la sede o edificio a que responde el plan de emergencia. Tener suficiente tiempo de trabajo con la unidad o nivel que representa en el comité como para contar con una oportuna vinculación de trabajo con el personal administrativo y docente que labora en el edificio y conocer la dinámica de funcionamiento general de la UCR. Disposición positiva al tema y a la organización para emergencias.

Es deseable que se incorpore personal que haya tenido experiencia en materia de organización para emergencia o que ya haya intervenido en alguna labor de atención. En todo caso, es importante recordar la necesidad de una buena disposición al aprendizaje por parte de quienes asuman representación en el comité, tengan experiencia o no. La integración de los comités debe contar con participación de todas las unidades y de todos los niveles organizativos que operen en cada edificio, de modo que haya representación de todos. El personal que forme parte de los comités debe contar con un mínimo de tiempo laboral para asistir a reuniones, charlas y ejercicios de capacitación y de planificación. Este tiempo debe ser reconocido por los superiores inmediatos.

UNIVERSIDAD DE COSTA RICA ESCUELA DE PSICOLOGÍA MÓDULO DE DESASTRES COMITÉS DE EMERGENCIA EN LAS FACULTADES DE CIENCIAS SOCIALES y DE CIENCIAS DE LA SALUD

Lorena Sáenz Carlos Picado

1. DESCRIPCIÓN El Módulo de Desastres de la Escuela de Psicología, durante el segundo semestre del 2001, desarrollará el acompañamiento necesario a las Facultades de Ciencias Sociales y Ciencias de la Salud para la conformación de los comités de emergencia y el diseño de los planes de emergencia para cada una de sus sedes de trabajo. Dicho acompañamiento lo realizará mediante la intervención de dos equipos de estudiantes, uno en cada facultad, así como el seguimiento del equipo docente. Como contraparte, cada facultad, en la persona del Decano respectivo, apoyará el proceso de trabajo de los comités, mediante la incorporación de los funcionarios requeridos y la asignación de los recursos necesarios. 2. PERIODO 11 Semestre del 2001 3. LUGAR Ciudad Universitaria Rodrigo Facio 4. RESPONSABLE 4.1. Módulo de Desastres de la Escuela de Psicología 4.2. Estudiantes: Por definir 4.3. Profesor Supervisor: Licda. Lorena Saénz Lic. Carlos Picado Rojas

UNIVERSIDAD DE COSTA RICA ESCUELA DE PSICOLOGIA MODULO DE DESASTRES 5. OBJETIVOS 5.1 Constituir el comité de emergencia en los edificios de las facultades de Ciencias Sociales y Ciencias de la Salud. 5.2 Orientar metodológicamente a los integrantes de los comités de emergencia para la construcción del escenario de riesgo en sus edificios. 5.3 Asesorar a los integrantes de los comités de emergencia para la elaboración del plan de emergencia en cada edificio. 6. PROCEDIMIENTO 6.1 En el marco del Módulo de Desastres de la Escuela de Psicología se integrarán dos equipos de estudiantes. 6.2 Los decanatos de facultades de Ciencias Sociales y de Medicina nombrarán un representante, que sirva de enlace a cada uno de los equipos de estudiantes. 6.3 Los docentes del Módulo asignaran un equipo de estudiantes por cada facultad y mediante reunión con los representantes de cada facultad se iniciara el proceso de trabajo. 6.4 Con base en la "Guía de elaboración de los planes de emergencia para edificios de la Universidad de Costa Rica", preparada por los docentes del Módulo, los equipos de estudiantes diseñarán los aspectos metodológicos para la su aplicación en cada facultad. 6.5 El trabajo de los estudiantes contempla tres aspectos: Conformación de los comités, construcción del escenario de riesgo, elaboración del plan de emergencia. 6.6 La posibilidad de avance en otros aspectos de la planificación de emergencia por parte de los equipos de estudiantes, dependerá del progreso que al cabo del semestre logre cada uno de los comités.

6.7. A lo largo del semestre los estudiantes llevarán registro de cada una de las actividades y cada uno de los resultados logrados, los cuales serán constantemente supervisados por el equipo docente del Módulo de Desastres, en las sesiones de supervisión que para el efecto se definirán entre el profesor supervisor y los estudiantes. 6.8. Al finalizar el semestre los estudiantes deberán elaborar un informe final que considere al menos una actividad de evaluación con las autoridades de las facultades, el cual deberá ser presentado al equipo docente del Módulo y a los integrantes del comité de emergencia que corresponda.