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PROGRAMA DE ÉTICA EMPRESARIAL


EMPRESA DE ENERGÍA DE BOYACÁ S.A. E.S.P.

2017


VERSIÓN: 01

VIGENCIA: 22-03-2017

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Contenido

1. Introducción ............................................................................................................................... 4

2. Legislación Aplicable................................................................................................................ 5

3. Alcance ....................................................................................................................................... 6

4. Definiciones ............................................................................................................................... 6

5. Principios y Valores Corporativos .......................................................................................... 9

6. Identificación del Riesgo........................................................................................................ 10

6.1. Factores de Riesgo de Soborno Transnacional ........................................................ 10

6.2. Factores de Riesgo de Fraude y Corrupción ............................................................. 11

7. Evaluación del Riesgo ........................................................................................................... 14

7.1. Metodología de Evaluación del Riesgo ....................................................................... 14

7.2. Evaluación del Riesgo de Soborno Transnacional ................................................... 17

7.3. Evaluación del Riesgo de Fraude y Corrupción ........................................................ 21

8. Políticas .................................................................................................................................... 25

9. Gobierno Corporativo ............................................................................................................. 25

10. Ética Empresarial................................................................................................................ 25

11. Reporte de Incidentes ........................................................................................................ 26

12. Comunicación del Programa y Capacitación ................................................................. 26

12.1. Comunicación.............................................................................................................. 26

12.2. Capacitación ................................................................................................................ 27

13. Cumplimiento del Programa ............................................................................................. 27

14. Seguimiento al Programa. ................................................................................................. 27


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Tablas

Tabla 1. Valoración de la Probabilidad ....................................................................................... 14

Tabla 2. Valoración de la Consecuencia .................................................................................... 15

Tabla 3. Evaluación Global del Riesgo de Soborno Transnacional ....................................... 20

Tabla 4. Evaluación Global del Riesgo de Fraude y Corrupción ............................................ 24

Gráficas

Gráfica 1. Mapa de Calor para la Valoración del Riesgo ......................................................... 16

Gráfica 2. Evaluación del Riesgo Inherente y Residual de Soborno Transnacional ........... 19

Gráfica 3. Evaluación del Riesgo Inherente y Residual de Fraude y Corrupción ................ 23


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1. Introducción

La Empresa de Energía de Boyacá S.A. E.S.P. siempre ha tenido como política

que todas sus actividades sean realizadas con los más altos estándares de

honestidad e Integridad y cumpliendo con todos los requisitos, procedimientos

legales y reglamentarios, políticas y directivas que se impartan. La Compañía es

consciente de la importancia de promover entre sus directivos, trabajadores,

proveedores, contratistas y demás partes con las que la empresa tiene relación

una cultura ética de cero tolerancia ante el fraude, la corrupción y el soborno,

incluido el transnacional y trabaja arduamente para lograrlo.

El presente Programa de Ética Empresarial es diseñado con el fin de identificar,

detectar, prevenir, gestionar y mitigar los riesgos de fraude, corrupción, soborno,

incluido el transnacional y demás conductas que se relacionen con cualquier

acto de corrupción que pueda afectar a la EBSA, así mismo para cumplir con la

legislación y regulación propia de nuestra actividad.

El cumplimiento de los aspectos contenidos dentro del presente programa es

responsabilidad de todos los trabajadores de la Empresa, y debe acatarse con

el fin de proteger la reputación de la EBSA y sus miembros frente al riesgo de

fraude, corrupción y soborno, incluido el transnacional.


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2. Legislación Aplicable

El país ha celebrado diversos acuerdos internacionales que fueron aprobados por

el Congreso de la República, tales como la Convención Interamericana contra la

Corrupción de la Organización de Estados Americanos, en 1997, la Convención de

las Naciones Unidas contra la Corrupción – UNCAC – en 2005 y la Convención de

la Organización para la Cooperación y Desarrollo Económicos (“OCDE”) para

Combatir el Cohecho de Servidores Públicos Extranjeros en Transacciones

Comerciales Internacionales, en 2012.

Como resultado de los anteriores convenios internacionales, el país promulgó la Ley

1778 del 2 de febrero de 2016 (la “Ley 1778” o “Ley Anti-Soborno”), en virtud de la

cual se establece un régimen especial para investigar e imponer sanciones

administrativas a las empresas involucradas en conductas de soborno

transnacional.

Igualmente, la Superintendencia de Sociedades emitió con base en la anterior

normatividad la Circular 100-000003 y la Resolución No. 100-002657 del 25 de Julio

de 2016.

La Empresa de Energía de Boyacá S.A. E.S.P. tomará todas las medidas que

considere oportunas en cada momento, a fin de cumplir con la constitución política

de Colombia, las leyes nacionales e internacionales para prevenir el fraude, la

corrupción, el soborno y el lavado de dinero, incluyendo pero no limitando la Ley de

Secreto Bancario (EE.UU.), el Unir y Fortalecer América Proporcionando las

Herramientas Apropiadas para Interceptar y Obstruir el Terrorismo(EE.UU.), los

reglamentos administrados por el Departamento de la Oficina de Control de Activos

Extranjeros del Departamento del tesoro de EE.UU., el Producto del Delito ( Lavado

de Dinero) y la Ley de Financiamiento del Terrorismo ( Canadá) y la Ley del

Producto del Delito ( Reino Unido),la Convención de Palermo de 2000 de las


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Naciones Unidas, la Ley 599 de 2000 (Código Penal Colombiano), modificado por

la Ley 747 de 2002, la Ley 1357 de 2009, y la Ley 1453 de 2011, la Ley 1121 de

2006, la Ley 1474 de 2011 y demás disposiciones aplicables sobre la materia.

3. Alcance

El presente programa se aplica a todos los trabajadores, proveedores y/o

contratistas, accionistas y administradores de la Empresa de Energía de Boyacá

S.A. E.S.P., quienes según la circular externa 100-000003 del 26 de Julio de 2016

se denominan altos directivos, asociados, contratista, empleado.

4. Definiciones

Altos Directivos: Son las personas naturales o jurídicas, designadas de acuerdo con

los estatutos sociales o cualquier otra disposición interna de la empresa y la ley

colombiana, según sea el caso, para administrar y dirigir la empresa trátese de

miembros de cuerpos colegiados o de personas individualmente consideradas.

Asociados: Son aquellas personas naturales o jurídicas que han realizado un aporte

en dinero, en trabajo o en otros bienes apreciables en dinero a una sociedad a

cambio de cuotas, partes de interés, acciones o cualquier otra forma de participación

que contemplen las leyes colombianas.

Auditoría de Cumplimiento: Es la revisión sistemática, crítica y periódica respecto

de la debida ejecución del Programa de Ética Empresarial.

Contratista: Se refiere, en el contexto de un negocio o transacción nacional o

internacional, a cualquier tercero que preste servicios a una empresa o que tenga

con ésta una relación jurídica contractual de cualquier naturaleza. Los Contratistas

pueden incluir, entre otros, a proveedores, intermediarios, agentes, distribuidores,


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asesores, consultores y a personas que sean parte en contratos de colaboración o

de riesgo compartido con la empresa.

Corrupción: Actividad deshonesta en la cual los trabajadores, proveedores y/o

contratistas, Accionistas y Administradores actúan en contra de los intereses de la

misma y abusan de su posición para obtener un beneficio personal o una ventaja

para él o un tercero.

Conflicto de interés: Se presenta cuando el interés privado de una persona interfiere,

o incluso tiene la apariencia de interferir de alguna manera con los intereses de la

empresa.

Debida Diligencia: Alude, en el contexto de este programa, a la revisión periódica

que ha de hacerse sobre los aspectos legales, contables y financieros relacionados

con un negocio o transacción nacional o internacional, cuyo propósito es el de

identificar y evaluar los riesgos de fraude, corrupción y soborno, incluido el

transnacional, que pueden afectar a la empresa, sus Sociedades Subordinadas y a

los Contratistas. Respecto de estos últimos, se sugiere, además, adelantar una

verificación de su buen crédito y reputación.

Fraude: El fraude es la acción que resulta contraria a la verdad y a la rectitud o ley,

es una actividad que está diseñada para engañar a otros y generar sobre la víctima

una pérdida y/o sobre el autor lograr un beneficio.

Trabajador: Es el individuo que se obliga a prestar un servicio personal bajo

subordinación a una empresa o a cualquiera de sus Sociedades Subordinadas, a

cambio de una remuneración.

Ley 1778 o Ley Anti-Soborno: Es la Ley 1778 de febrero 2 de 2016.


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Manual de Cumplimiento: Es el documento que recoge el Programa Empresarial de

Ética y Anticorrupción de la empresa.

OCDE: Es la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos.

Oficial de Cumplimiento: Es la persona natural designada por la Junta Directiva para

liderar y administrar el Sistema de Gestión de Riesgos de fraude, corrupción y

soborno, incluido el transnacional.

Políticas de Cumplimiento: Son las políticas generales que adoptan los Altos

Directivos de la empresa para que esta última pueda llevar a cabo sus negocios de

manera ética, transparente y honesta y esté en condiciones de identificar, detectar,

prevenir y atenuar los riesgos relacionados con el fraude, la corrupción y el soborno,

incluido el transnacional, y otras prácticas corruptas.

Programa de Ética Empresarial: Son los procedimientos específicos a cargo del

Oficial de Cumplimiento, encaminados a poner en funcionamiento las Políticas de

Cumplimiento, con el fin de identificar, detectar, prevenir, gestionar y mitigar los

riesgos de fraude, corrupción y soborno, incluido el transnacional, así como otros

que se relacionen con cualquier acto de corrupción que pueda afectar a la empresa.

Servidor Público Extranjero: Tiene el alcance previsto en el Parágrafo Primero del

artículo segundo de la Ley 1778.

Sistema de Gestión de Riesgos de Soborno Transnacional: Es el sistema orientado

a la correcta articulación de las Políticas de Cumplimiento con el Programa de Ética

Empresarial y su adecuada puesta en marcha en la empresa.

Soborno: Es el acto de ofrecer, prometer, o dar cualquier valor en dinero o en

especie (atenciones, regalos, productos y servicios) con el fin de obtener o lograr

un beneficio o ventaja inapropiada a favor propio o de un tercero


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Soborno Transnacional: Es el acto en virtud del cual, una persona jurídica, por

medio de sus Empleados, Administradores, Asociados, Contratistas o Sociedades

Subordinadas, da, ofrece o promete a un servidor público extranjero, de manera

directa o indirecta: (i) sumas de dinero, (ii) objetos de valor pecuniario o (iii) cualquier

beneficio o utilidad a cambio de que dicho servidor público realice, omita o retarde

cualquier acto relacionado con sus funciones y en relación con un negocio o

transacción internacional.

Sociedad Subordinada: Tiene el alcance previsto en el artículo 260 del Código de

Comercio.

Sociedad Vigilada: Tiene el alcance previsto en el artículo 84 de la Ley 222 de 1995.

5. Principios y Valores Corporativos

Compromiso: Sentimos propios los objetivos de la Empresa, buscando

permanentemente la excelencia en la prestación de nuestros servicios.

Integridad: Actuamos conforme a principios éticos y sociales, haciendo siempre lo

correcto, sin obtener ventajas particulares derivadas del desarrollo de nuestra labor.

Respeto: Reconocemos y apreciamos el valor de las personas, la comunidad y el

medio ambiente, promoviendo en todas las relaciones nuestra más alta

consideración y cuidado sin exclusiones ni discriminaciones.

Seguridad: Protegemos la vida y promovemos la seguridad de las personas y el

entorno, mediante la prevención de situaciones de riesgo, como parte fundamental

de nuestras actividades y procesos.

Vocación de Servicio: Damos respuesta oportuna a las necesidades de nuestros

clientes y demás grupos de interés, de forma amable y efectiva.


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Trabajo en Equipo: Integramos nuestros esfuerzos y reconocemos el trabajo de los

demás para el logro exitoso de los objetivos de EBSA; tenemos claridad sobre lo

que cada colaborador y/o proveedor debe adoptar, manteniendo altos niveles de

rendimiento y calidad.

6. Identificación del Riesgo

6.1. Factores de Riesgo de Soborno Transnacional

Para una identificación de riesgo efectiva es fundamental definir y clasificar aquellos

factores que pueden dar lugar a la materialización del riesgo de soborno

transnacional en la compañía acorde a su tamaño, estructura, naturaleza, país de

operación y actividades específicas.

De acuerdo a lo anterior, la Empresa de Energía de Boyacá S.A. E.S.P. ha

identificado los siguientes factores de riesgo que representan una mayor posibilidad

de acaecimiento en el desarrollo de su operación:

a. Respecto a operaciones, negocios o contratos:

De acuerdo a lo definido en la Ley 1778 de 2016, se entiende que el riesgo de

soborno transnacional se configuraría cuando una persona jurídica por medio de

sus Empleados, Administradores, Asociados, Contratistas o Sociedades

Subordinadas, da, ofrece o promete a un servidor público extranjero, de manera

directa o indirecta: Sumas de dinero, objetos de valor pecuniario o cualquier

beneficio o utilidad a cambio de que dicho servidor público realice, omita o retarde

cualquier acto relacionado con sus funciones y en relación con un negocio o

transacción internacional.


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Actualmente la empresa no celebra o realiza operaciones, negocios o contratos con

servidores públicos de gobiernos extranjeros ni con empresas que tengan

participación accionaria de gobiernos extranjeros.

b. Respecto al País:

De acuerdo con el 1Índice de Percepción de Corrupción 2016, publicado por la

Organización Transparencia Internacional, el país ocupa el puesto 90 entre 176

países analizados, con un puntaje de 37 sobre 100 (siendo 0 altamente corrupto y

100 muy transparente), de acuerdo a esto Colombia es considerado como un país

de alto riesgo de corrupción.

c. Sector económico:

Según el 2informe preparado por la OCDE – Organización para la Cooperación y el

Desarrollo Económico para el año 2014, el 19% de los sobornos estuvo vinculado

al sector minero-energético, convirtiéndolo en un sector de alto riesgo.

6.2. Factores de Riesgo de Fraude y Corrupción

A continuación, se mencionan algunas de las acciones que pueden constituir fraude

en la Empresa de Energía de Boyacá S.A. E.S.P:

a. Relacionadas con Activos:

• Tomar dinero o activos de la Empresa de forma indebida o sin autorización.

• Desviar fondos de una cuenta de la Empresa para el beneficio personal o de

un tercero.

• Utilizar inadecuadamente los fondos de la caja menor.

1 Fuente: http://transparencia.org.es/wp-content/uploads/2017/01/tabla_sintetica_ipc-2016.pdf 2 Fuente: http://www.keepeek.com/Digital-Asset-Management/oecd/governance/oecd-foreign-bribery-report_9789264226616-en#.WN6BxG-GPIU#page24


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• Comprar, con recursos de la Empresa, bienes o servicios para el uso

personal o de un tercero.

• Sustraer o utilizar abusivamente los activos de la Empresa para beneficio

personal o de un tercero, como vehículos, equipos, muebles, inventarios,

inversiones, entre otros.

• Manejo o uso inadecuado de los activos de información de la Empresa para

el beneficio personal o de un tercero. Se incluyen, pero no se limitan a la

existencia entre otros de los siguientes:

Activos digitales de información: Información que reside o se transmite

mediante elementos de TI (Tecnologías de la Información).

Activos de información en otros medios físicos y/o electrónicos: estaciones

de trabajo, sistemas operativos, dispositivos móviles, impresoras, software,

sistemas de información, medios de almacenamiento, servidores, redes,

correo electrónico, entre otros.

b. Relacionadas con aspectos contables:

• Manipulación indebida de excedentes de tesorería para el beneficio propio o

de un tercero.

• Realizar pagos dobles, no autorizados o incurrir en gastos que no estén

soportados con documentos formales.

• Alterar o manipular indebidamente las cuentas de ingresos y/o gastos para

reflejar un desempeño que no corresponda con la realidad.

• Realizar registros contables en periodos inapropiados con el propósito de

reflejar una situación financiera que no corresponda con la realidad.

• Valorar inapropiadamente los activos de la Empresa para reflejar una

situación Financiera que no corresponda con la realidad.


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• Revelar inapropiadamente información en los estados financieros que pueda

inducir a decisiones equivocadas por parte de potenciales inversionistas,

prestamistas o cualquier otro usuario de los estados financieros.

• Realizar u omitir ajustes en los registros contables para el beneficio personal

o de terceros.

• Ocultar intencionalmente errores contables.

c. Relacionadas con corrupción:

Entre las acciones que son consideradas como conductas de corrupción para la

Empresa de Energía de Boyacá S.A. E.S.P. se encuentran:

• Prometer, ofrecer o dar, en forma directa o indirecta dinero o un beneficio a

un tercero con el fin de obtener provecho personal o un beneficio indebido en

contra de los intereses de la empresa.

• Solicitar o aceptar, en forma directa o indirecta, dinero o un beneficio a un

tercero con el fin de obtener provecho personal o un beneficio indebido en

contra de los intereses de la empresa.

• Pagar un soborno a un tercero (privado o público) para obtener una ventaja

ilegítima frente a la competencia, también para agilizar trámites de permisos

o licencias y/o para la obtención de los mismos.

• Realizar contribuciones, en dinero o en especie, en nombre, por cuenta o en

representación de la EBSA a una causa política con el propósito de obtener

una ventaja comercial o personal.

• Desviar dineros que tengan un objeto social o de patrocinio para el beneficio

personal o con el propósito de cometer un acto de corrupción.

• Alterar ilícitamente un procedimiento contractual.


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• Favorecer, en el ejercicio de sus funciones, los intereses propios o de un

tercero por encima de los intereses de la Empresa.

• No tener comportamientos afines o acordes con las políticas de fraude y

anticorrupción de la empresa.

7. Evaluación del Riesgo

7.1. Metodología de Evaluación del Riesgo

Para la evaluación del riesgo se tienen en cuenta los siguientes aspectos:

• Valoración de la Probabilidad: Se refiere a la posibilidad de ocurrencia o

materialización del riesgo de acuerdo a la siguiente escala de valoración:

Tabla para la Valoración de la Probabilidad

Probabilidad Definición Valor Probabilidad estadística Frecuencia Posibilidad

Altamente probable

a. Alta probabilidad de ocurrencia.

5 > 84% <= 100 Más de 10 veces

al año. > 4 y <= 5

b. Es probable que ocurra muchas veces.

Probable

a. Significativa probabilidad de ocurrencia.

4 > 50% <= 84% Entre 1 vez y 10

veces al año. > 3 y <= 4

b. Es probable que ocurra varias veces.

Ocasional

a. Mediana probabilidad de ocurrencia.

3 >16% <= 50% Una vez entre 1

y 5 años. > 2 y <= 3

b. Es probable que ocurra algunas veces.

Remota

a. Baja probabilidad de ocurrencia.

2 >2% <= 16% Una vez entre los 5 y los 20

años. > 1 y <= 2 b. Es poco probable que ocurra,

pero es posible.

Improbable

a. Es casi imposible que ocurra.

1 0% <= 2% Una vez en 20 o

más años. <= 1 b. Puede ocurrir en

circunstancias excepcionales.

Tabla 1. Valoración de la Probabilidad


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• Valoración de la Consecuencia: Se refiere al impacto al sistema que

ocasionaría la ocurrencia o materialización del riesgo de acuerdo a la

siguiente escala de valoración:

Tabla para la Valoración de la Consecuencia

Consecuencia Valor Criterio Cualitativo

Catastrófica 5 Las consecuencias afectan en forma total al sistema pueden hacerlo desaparecer pérdidas o daños de gran magnitud.

Mayor 4 Las consecuencias afectan totalmente al sistema generando daños irrecuperables, pero sin hacerlo desaparecer; pérdidas y daños considerables.

Moderada 3

Las consecuencias afectan de una manera total el funcionamiento del sistema de referencia, en forma temporal pero no de una manera irrecuperable; pérdidas y daños significativos.

Menor 2 Las consecuencias no afectan significativamente el funcionamiento del sistema de referencia; pérdidas o daños pequeños.

Insignificante 1

Las consecuencias no afectan de ninguna forma al sistema de referencia, las pérdidas o daños son muy pequeñas con relación a la capacidad económicas del sistema.

Tabla 2. Valoración de la Consecuencia


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• Definición del Nivel de Riesgo:

Teniendo en cuenta los valores de probabilidad y consecuencia asignados,

se determina si el nivel del riesgo es Mínimo, Bajo, Medio, Alto o Muy Alto

de acuerdo al siguiente mapa de calor:

Mapa de Calor para la Valoración del Riesgo

Gráfica 1. Mapa de Calor para la Valoración del Riesgo


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7.2. Evaluación del Riesgo de Soborno Transnacional

• Riesgo Inherente:

A pesar de que la EBSA opera en un país de alto riesgo de corrupción y que

pertenece al sector minero-energético el cual es considerado como sector de alto

riesgo de soborno la probabilidad de ocurrencia del riesgo de soborno transnacional

es Ocasional, teniendo en cuenta que actualmente la empresa no celebra o realiza

operaciones, negocios o contratos con servidores públicos de gobiernos extranjeros

ni con empresas que tengan participación accionaria de gobiernos extranjeros, sin

embargo no está exenta de hacerlo. Respecto a la consecuencia que generaría la

materialización de este riesgo en la EBSA, se considera que es Moderada ya que

su ocurrencia afectaría de una manera total el funcionamiento del sistema, en forma

temporal pero no de una manera irrecuperable; las pérdidas y daños serían

significativos.

Con una probabilidad Ocasional (valor 3) y una consecuencia Moderada (valor 3),

el nivel de riesgo inherente de soborno transnacional en la EBSA es considerado

como Medio.

• Controles para hacer frente al Riesgo de Soborno Transnacional

La EBSA en el evento que realice un negocio o transacción internacional

implementará controles tales como:

1. Consultar si existe participación de un gobierno en la composición accionaria

de la sociedad con la cual se pretende realizar la transacción internacional.

2. El código de ética de EBSA prohíbe ofrecer, dar y recibir sobornos.

Igualmente, no permite hacer directa o indirectamente pago o regalo de valor

en nombre de la compañía para obtener o retener un negocio, asegurando


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ventaja, o influenciando a un funcionario público en el desempeño de su

función oficial. También está prohibido la entrega de regalos u otros

obsequios a funcionarios públicos.

3. El Código de Ética es aplicable a los trabajadores, administradores y

accionistas; también es aplicable a contratistas, aspecto que está incluido en

los contratos y cuyo incumplimiento genera la terminación del contrato.

4. Manifestación expresa del contratista para cumplir con el Código de Ética, el

Programa de Ética Empresarial y demás normas relacionadas con la

prevención del fraude, la corrupción y el soborno, incluyendo el

transnacional, así como las consecuencias de infringirlo.

5. Procedimientos de debida diligencia para revisión periódica de aspectos

legales y verificación del buen crédito del contratista.

6. Proceso de evaluación previa a la realización del contrato con del proveedor.

7. Declaración de proveedor donde certifique no encontrarse incurso en

investigaciones por Corrupción con alcance nacional e internacional.

• Riesgo Residual:

En un escenario de post-mitigación, luego de la aplicación de los controles

previamente mencionados, se considera que el riesgo puede ocurrir únicamente en

circunstancias excepcionales, por tanto, la probabilidad de ocurrencia del riesgo de

soborno transnacional se reduce a Remota. La consecuencia de la materialización

del riesgo luego de la aplicación de controles, no afectaría significativamente el

funcionamiento del sistema y ocasionaría pérdidas o daños pequeños, por tanto,

esta sería Moderada.


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Con una probabilidad Remota (valor 2) y una consecuencia Moderada (valor 3), el

nivel de riesgo residual de soborno transnacional en la EBSA es considerado como

Bajo.

• Evaluación del riesgo inherente y residual

Gráfica 2. Evaluación del Riesgo Inherente y Residual de Soborno Transnacional


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Evaluación Global del Riesgo de Soborno Transnacional.

Evaluación Global del Riesgo de Soborno Transnacional Nivel de Riesgo

Inherente

Nivel de Riesgo

Residual

Descripción del Riesgo: Acto en el cual la EBSA por medio de sus

Contratistas o Proveedores ofrece o promete a un servidor público

extranjero, de manera directa o indirecta sumas de dinero, bienes o

cualquier beneficio o utilidad a cambio de que dicho servidor público

realice, omita o retarde cualquier acto relacionado con sus funciones y

en relación con un negocio o transacción internacional.

Medio

Bajo

Pre-Mitigación Mitigación

En un escenario de pre-mitigación se considera:

• Respecto a operaciones, negocios o

contratos: Actualmente, la empresa no

celebra o realiza operaciones, negocios o

contratos con servidores públicos de

gobiernos extranjeros ni con empresas que

tengan participación accionaria de gobiernos

extranjeros.

• Respecto al país: EBSA opera en un país de

alto riesgo de corrupción según la

Organización Transparencia Internacional.

• Respecto al sector: El sector minero-

energético se considera como sector de alto

riesgo de soborno de acuerdo a valoración

realizada por la OCDE - Organización para la

Cooperación y el Desarrollo Económico.

Controles:

• Consultar si existe participación de un gobierno

en la composición accionaria de la sociedad con

la cual se pretende realizar la transacción

internacional.

• Código de ética y conducta empresarial de

EBSA.

• Manifestación expresa del contratista para

cumplir con el Código de Ética, el Programa de

Ética Empresarial y demás normas relacionadas

con la prevención del fraude, la corrupción y el

soborno, incluyendo el transnacional, así como

las consecuencias de infringirlo.

• Procedimientos de debida diligencia.

• Proceso de evaluación de proveedores.

• Declaración de proveedor donde certifique no

encontrarse incurso en investigaciones por

Corrupción con alcance nacional e

internacional.

Tabla 3. Evaluación Global del Riesgo de Soborno Transnacional


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7.3. Evaluación del Riesgo de Fraude y Corrupción

• Riesgo Inherente:

En un escenario de pre-mitigación, existe un alto riesgo de soborno o Corrupción en

las operaciones de EBSA teniendo en cuenta que esta opera en un país de alto

riesgo (Colombia) y en un sector de alto riesgo (minero-energético). Por

consiguiente, la probabilidad de ocurrencia del riesgo de fraude y corrupción en

ausencia de controles es valorada como Probable (valor 4) y la consecuencia de la

materialización de este riesgo es considerada como Moderada (valor 3); con lo cual

se puede determinar que el nivel de riesgo inherente de fraude y corrupción es Alto.

• Controles para hacer frente al Riesgo de Fraude y Corrupción

La empresa ha implementado controles internos específicos en las diferentes áreas

para prevenir y detectar los riesgos de soborno, fraude y corrupción. Dentro de los

controles definidos se encuentran:

1. Funcionamiento permanente del Comité de Ética, conformado por 3

miembros del consejo, CEO y Asesor Jurídico, que supervisa y orienta la

implementación del programa ABC. El comité de ética revisa incidentes e

investigaciones y se reúne periódicamente (aproximadamente una vez al

mes).

2. Capacitación en ABC de la Casa Matriz es proporcionada anualmente a la

alta dirección.

3. Capacitación permanente a todos los empleados sobre políticas de soborno

y corrupción y otros temas incluidos en el Código de Ética de la EBSA

4. La alta dirección individualmente certifica y recertifica anualmente el Código

de Ética y Conducta Empresarial de EBSA


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5. Todos los nuevos empleados y contratistas deben certificar el Código de

Ética y Conducta Empresarial de EBSA

6. Existe una línea directa de ética (denuncia) disponible y promovida a todas

las partes interesadas.

7. El cumplimiento del Programa ABC se incluye en el programa de auditoría

interna.

8. Las políticas de ABC están incluidas en los contratos de EBSA con

proveedores y proveedores de servicios (due diligence y partes relacionadas)

9. Revisión y aprobación anual del Código de Ética y Conducta Empresarial de

EBSA por el Comité de Ética y la Junta Directiva.

10. Reuniones con el Sindicato de EBSA para explicar las políticas del Código

de Ética y Conducta Empresarial de EBSA.

• Riesgo Residual:

En un escenario de post-mitigación, el riesgo de Fraude y Corrupción es medio ya

que la empresa ya cuenta con su propio código de conducta el cual fue adoptado

de acuerdo a las políticas ABC de la Casa Matriz. Por lo tanto, la probabilidad de

ocurrencia del riesgo de fraude y corrupción luego de la implementación de los

controles previamente mencionados, es valorada como Ocasional (valor 3) y la

consecuencia de la materialización de este riesgo es considerada como Moderada

(valor 3); con lo cual se puede determinar que el nivel de riesgo residual de fraude

y corrupción es Medio.


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• Evaluación del riesgo inherente y residual

Gráfica 3. Evaluación del Riesgo Inherente y Residual de Fraude y Corrupción


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Evaluación Global del Riesgo de Fraude y Corrupción.

Evaluación Global del Riesgo de Fraude y Corrupción Nivel de Riesgo

Inherente

Nivel de Riesgo

Residual

Descripción del Riesgo: Acto en la cual un administrador, colaborador o

contratista de la EBSA, actúa en contra de los intereses de la misma y abusa de

su posición para obtener un beneficio personal o una ventaja para él o un

tercero.

Alto

Medio

Pre-Mitigación Mitigación

• El marco de evaluación del riesgo de

Fraude y Corrupción de EBSA, se

proporciona una calificación de alto riesgo

(operaciones exclusivamente en

Colombia, un país de alto riesgo, los

servicios públicos es una industria de alto

riesgo)

• EBSA confía en funcionarios de la ciudad

y del estado para aprobar permisos

incluyendo licencias ambientales y

reportes de cumplimiento

• Los empleados de servicios públicos y

algunos contratistas de servicios

interactúan con los clientes finales en sus

viviendas para la conexión, desconexión y

reconexión del servicio.

• Registro limpio en lo que respecta a

investigaciones de corrupción externa

desde que la Casa Matriz adquirió la

compañía

• La compañía tiene actualmente un código

de conducta y ética empresarial de

acuerdo con las políticas ABC de la Casa

Matriz.

• El acuerdo sindical vigente no requiere las

firmas de Código de Ética y Conducta

Empresarial.

Controles:

• Funcionamiento permanente del Comité de Ética, el cual

revisa incidentes e investigaciones y se reúne periódicamente

(aproximadamente una vez al mes).

• Capacitación en ABC de la Casa Matriz es proporcionada

anualmente a la alta dirección.

• Capacitación permanente a todos los empleados sobre

políticas de soborno y corrupción y otros temas incluidos en

el Código de Ética de la EBSA

• La alta dirección individualmente certifica y recertifica

anualmente el Código de Ética y Conducta Empresarial de

EBSA

• Todos los nuevos empleados y contratistas deben certificar el

Código de Ética y Conducta Empresarial de EBSA

• Existe una línea directa de ética (denuncia) disponible y

promovida a todas las partes interesadas.

• El cumplimiento del Programa ABC se incluye en el programa

de auditoría interna.

• Las políticas de ABC están incluidas en los contratos de EBSA

con proveedores y proveedores de servicios (due diligence y

partes relacionadas)

• Revisión y aprobación anual del Código de Ética y Conducta

Empresarial de EBSA por el Comité de Ética y la Junta

Directiva.

• Reuniones con el Sindicato de EBSA para explicar las políticas

del Código de Ética y Conducta Empresarial de EBSA.

Tabla 4. Evaluación Global del Riesgo de Fraude y Corrupción


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8. Políticas

La “Política Anticorrupción”, “Política de Control Interno” y el “Código de Ética y

Conducta Empresarial” son las guías primarias con las que la empresa cuenta para

luchar contra el fraude y la corrupción, en ellas no solo se proporciona orientación

en temas de fraude y corrupción, sino que también se proporcionan lineamientos

sobre el manejo de ciertas situaciones que pueden influir en una decisión y por

medio de las cuales se puede obtener una ventaja indebida o injusta.

9. Gobierno Corporativo

El Gerente General, la Junta Directiva y demás Administradores se han

comprometido con la prevención del fraude y la corrupción por parte de los

trabajadores de la EBSA y entidades asociadas, para lo cual han fomentado una

cultura donde el fraude y la corrupción no son aceptables. El Gerente General, la

Junta Directiva y demás Administradores proporcionan el liderazgo y supervisión

para el desarrollo, implementación y operación del presente Programa.

10. Ética Empresarial

La Empresa de Energía de Boyacá S.A. E.S.P. cuenta con un Código de Ética y

Conducta Empresarial, con el cual se busca establecer principios de ética y

conducta aplicables de manera general a cualquier cargo, como Gerente General,

Gerentes de Área, Jefes de Oficinas Asesoras, Directores, Jefes de Departamento,

Coordinadores, Profesionales, Técnicos y todos los demás trabajadores de la

empresa. Con lo anterior se pretende fomentar los más altos estándares de

honestidad, integridad y cumplimiento con todos los requisitos, procedimientos

legales y reglamentarios, políticas y directivas que se impartan.


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11. Reporte de Incidentes

La Empresa dispone de una Línea de Ética, administrada por un tercero, la cual

sirve para reportar presuntas violaciones al Código de Ética y al presente Programa

de Ética Empresarial, así como para dar orientación o realizar preguntas

relacionadas con el cumplimiento de los mimos. La información de la Línea de Ética

de la compañía está publicada en página web e intranet, en las versiones impresas

del Código de Ética y en las diferentes publicaciones de la organización.

Todas las llamadas registradas son reportadas de manera oportuna y directamente

por el contratista a los funcionarios de la Casa Matriz y/o EBSA según la directriz

dada por el Comité de Ética. Los reportes sobre las investigaciones realizadas de

cada llamada son presentados en el Comité de Ética de la compañía (compuesto

por sus miembros de la Junta Directiva, Gerente General de EBSA y Jefe Oficina

Jurídica de EBSA) que se reúne de manera periódica para realizar el análisis de las

mismas.

12. Comunicación del Programa y Capacitación

12.1. Comunicación

Nuestro objetivo es asegurar que las políticas, procedimientos y controles para la

prevención de los riesgos de fraude, corrupción y soborno, incluido el transnacional,

están implementados y comprendidos por toda la organización a través de la

comunicación interna y externa, incluyendo capacitación en todos los niveles.

Las comunicaciones están dirigidas a los Empleados y Asociados de la empresa y

reflejan de manera expresa e inequívoca, las obligaciones de los Altos Directivos

relacionadas con la prevención del fraude, la corrupción y el soborno, incluido el

transnacional. De igual forma, en tales comunicaciones se revelan los

procedimientos para divulgar, entre otros, la política de la empresa acerca de


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controles financieros, entrega de regalos y donaciones, la creación de canales

efectivos para recibir reportes confidenciales sobre actividades de fraude,

corrupción y soborno, incluido el transnacional y la información referente a las

sanciones para los Empleados que infrinjan el Programa de Ética Empresarial o

cualquier norma relacionada con el fraude, la corrupción y el soborno, incluido el

transnacional .

12.2. Capacitación

Las capacitaciones se realizan de manera habitual conforme a lo dispuesto por el

Oficial de Cumplimiento, por medio de las capacitaciones se busca crear conciencia

respecto de las amenazas que representa el fraude, corrupción y el soborno,

incluido el transnacional.

La EBSA dispone de un plan de capacitación, el cual es actualizado cuando las

circunstancias así lo requieren, en atención a la dinámica cambiante de los riesgos

específicos de fraude, corrupción y soborno, incluido el transnacional a los que se

vean enfrentados los Empleados de la empresa. Por lo anterior, se da mayor

atención a los individuos o negocios que estén expuestos en mayor grado a dichos

riesgos.

13. Cumplimiento del Programa

EBSA dispone de un Manual de Cumplimiento, donde se establecen las

responsabilidades frente al cumplimiento del presente Programa.

14. Seguimiento al Programa.

El presente programa será presentado anualmente al Comité de Ética de la EBSA

para asegurar que las políticas y procedimientos estén actualizados, de igual

manera se realizarán auditorias.

programa de Ética empresarial · 2019. 8. 31. · programa de Ética empresarial versiÓn: 01...

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