CURSO INTERNO

EXCEL

Agosto, 2010

MÓDULO 1

1. ALMACENAMIENTO EFECTIVO DE LOS DATOS

1.1. Conceptos básicos

Excel es una “Hoja Electrónica”, también conocida como hoja de cálculo; permite manejar diferentes tipos de datos (números, texto, fecha, etc.) los cuales se pueden modificar, eliminar, agregar, guardar y /o imprimir, permite realizar operaciones con datos organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos de préstamos hipotecarios.

Cuenta con funciones de cálculo especializadas en diversas áreas: financiera, estadística, matemáticas, etc.

Permite dar formato a los datos y presentarlos en una forma clara y profesional. Las fórmulas registradas dentro de la hoja se actualizan automáticamente cuando un

dato varía. Pueden generar gráficas, contando con una gran variedad de las mismas.

A continuación se encuentran los conceptos más básicos que utiliza Excel.

Libro de trabajo:

Es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en este programa se almacenará formando el libro de trabajo.

Los libros de trabajo de Excel tienen la extensión .XLS para ser reconocidos como tal.

Cuando se inicia una sesión de Excel automáticamente se abre un nuevo libro de trabajo con el nombre provisional de Libro1. Esto lo puedes comprobar en la pantalla de Excel, en la Barra de título en la parte superior de la ventana verás como pone Microsoft Excel - Libro1.

Cada vez que empezamos un nuevo trabajo de Excel el número de libro ira variando dependiendo de cuantos se hayan creado en la sesión. Así si empezamos otro trabajo, el nombre que se le asignará será Libro2, el siguiente Libro3 y así sucesivamente.

Cuidado que el nombre asignado sólo sirve como referencia para identificar los trabajos mientras no se haya guardado, en ningún caso significa que el archivo ya se encuentre guardado.

Un libro de trabajo está formado por varias hojas, en un principio constará de 3 hojas aunque el número de éstas puede variar entre 1 y 256. Si miras en la parte inferior de la ventana de Excel encontrarás las diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de ellas nombradas de la forma Hoja1, Hoja2 …

Los libros de trabajo son una gran herramienta de organización ya que por ejemplo todas las hojas referidas a un mismo proyecto o trabajo podrían agruparse en un sólo libro.

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Hoja de cálculo:

La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo. Es una herramienta muy útil para todas aquellas personas que trabajen con gran cantidad de números y necesitan realizar cálculos u operaciones con ellos.

Es como una gran hoja cuadriculada formada por 256 columnas y 65.536 filas. Las hojas de cálculo están formadas por columnas y filas.

Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada columna se nombra por letras, por ejemplo: A, B, C,.......AA, AB,........IV.

Cada fila se numera desde 1 hasta 65536 y es la selección horizontal de un conjunto de celdas de una hoja de datos.

La intersección de una columna y un fila se denomina Celda y se nombra con el nombre de la columna a la que pertenece y a continuación el número de su fila, por ejemplo la primera celda pertenece a la columna A y ala fila 1 por lo tanto la celda se llama A1.

Cuando el cursor está posicionado en alguna celda preparado para trabajar con ésta, dicha celda se denomina Celda Activa y se identifica porque aparece más remarcada que las demás.

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De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda activa y columna activa, columna de la celda activa.

Otro concepto muy importante en una hoja de cálculo es el de Rango que es un bloque rectangular de una o más celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son vitales en la Hoja de Cálculo, ya que todo tipo operaciones se realizan a base de rangos.

1.2. Procedimiento para acceder a Excel

Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Coloca el cursor y haz clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al colocar el cursor sobre Todos los programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador; coloca el puntero del ratón sobre la carpeta con el nombre Microsoft Office y haz clic sobre Microsoft Excel, y se iniciará el programa.

1.3. Componentes de la pantalla de Excel

Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes fundamentales, así conoceremos los nombres de los diferentes elementos. La pantalla que se muestra a continuación puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante.

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La Barra de Título

Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar, restaurar y cerrar.

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Barra de Menú Barra Estándar

Etiquetas de Hojas Encabezado de Columnas

Barra de Estado

Barra de Titulo

Barra deFórmulas

La Barra de Menú

Contiene las operaciones de Excel, agrupadas en menús desplegables. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con los diferentes elementos que se pueden insertar en Excel. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las cosas más habituales se realizan más rápidamente a partir de los iconos de las otras barras que veremos a continuación. En el extremo de la derecha están los botones para Minimizar y Cerrar del libro de trabajo.

En Excel la barra de menús tiene un comportamiento "inteligente", que consiste, básicamente, en mostrar de los menús sólo los comandos más importantes y los que el usuario va utilizando.

Los menús desplegables de la barra de menús contienen tres tipos básicos de elementos:

Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre del comando, o no aparece nada o bien aparece la combinación de teclas para ejecutarlo desde el teclado. Por ejemplo, en el menú Insertar, el comando Columnas, o el comando Hipervínculo que se activa pulsando al mismo tiempo las teclas Ctrl, Alt y K.

Otro menú desplegable. Al situarse sobre éste, se abre un nuevo menú a su lado con más opciones para que elijamos una de ellas. Se reconocen porque tienen un triángulo a la derecha. Por ejemplo, en el menú Insertar, Imagen.

Comando con ventana. Al hacer clic, aparece una ventana o cuadro de diálogo en el que nos pedirá que rellenemos algunos datos y que tendrá botones para aceptar o cancelar la acción. Se distinguen porque el nombre acaba en puntos suspensivos. Por ejemplo, en el menú Insertar, Gráfico...

Los diferentes menús de la barra de menús se pueden activar desde el teclado pulsando Alt + letra subrayada del nombre del comando. Por ejemplo Alt + i para desplegar el menú Insertar.

La Barra de Herramienta Estandar

Contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunas de las operaciones más habituales, como Guardar , Copiar , Cortar , etc.

La barra de formato

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Contiene las operaciones más comunes sobre formatos, como poner en negrita, cursiva, elegir tipo de fuente, etc.

Hay operaciones que no están disponibles en un determinado momento. Se identifican porque tienen el color atenuado. Por ejemplo, si no hay nada seleccionado, tanto como el icono Cortar como el comando Cortar aparecen con el color más claro.

La barra de formulas:

Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variará ligeramente, pero esto lo veremos más adelante.

La barra de etiquetas:

Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

Las barras de desplazamiento:

Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos.

1.4. Uso del Zoom y las formas de ver un libro en pantalla

En el cuadro Zoom , haga clic en el tamaño que desee o introduzca un número del 10 al 400.

Para ampliar el área seleccionada a fin de que llene la ventana, haga clic en Selección.

Nota Acercar o alejar no afecta a la impresión. Las hojas se imprimirán a 100%, salvo que cambie la escala en la ficha Página del cuadro de diálogo Configurar página (menú Archivo).

Hay varias maneras diferentes de ver las hojas de trabajo en Excel. Cada una de ellas lo ayuda a trabajar en distintas situaciones. Tres se encuentran en el menú Ver. Dos están en el menú Ventana y una más en el menú Archivo. Además el Zoom funciona en todas las vistas para agrandar o achicar lo que se ve en la pantalla.

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Opciones de Ver

Normal - la vista por defecto, que muestra una grilla y encabezados para las columnas y filas.

Vista preliminar de Salto de Página - una vista reducida de la hoja con líneas azules marcando donde se producirá el salto y que es lo que se imprimirá si se imprimiera la hoja en ese momento. Las líneas de la grilla y los encabezados todavía se ven. A diferencia de los procesadores de palabras, Excel le permitirá bloquear parte de una hoja de manera que esa parte no se imprima.

Pantalla Completa - esconde todo en la pantalla excepto la hoja misma. No hay barras de herramientas o menú. 

Impresión Preliminar - muestra como se verían las hojas sobre el papel. Disponible en el menú Archivo y como botón de la barra de herramientas.

1.5. Administración de las barras de herramientas

Para reorganizar y cambiar botones de barra de herramientas, menús y comandos de menú, utilice el mouse o bien el cuadro de diálogo Reorganizar comandos, al que puede obtener acceso mediante el teclado. Las tareas que se pueden realizar utilizando el teclado se identifican como accesibles desde el teclado.

a) En el menú Herramientas, haga clic en Personalizar y, a continuación, haga clic en la ficha Barras de herramientas.

b) Haga clic en Nuevo.

En el cuadro Nombre de la barra de herramientas, escriba el nombre que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.

c) Haga clic en la ficha Comandos.d) Siga uno de estos procedimientos:

Agregar un botón a la barra de herramientas Haga clic en una categoría del cuadro Categorías. Arrastre el comando que desee del cuadro Comandos a la barra de herramientas

que se muestra.

Agregar un botón a la barra de herramientas (accesible mediante teclado)

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Haga clic en Reorganizar comandos. Haga clic en Barra de herramientas y, en la lista Barra de herramientas, haga clic en

la nueva barra de herramientas. Haga clic en Agregar. En la lista Categorías, haga clic en una categoría. En la lista Comandos, haga clic en el comando que desea.

Agregar un menú integrado a la barra de herramientas En el cuadro Categorías, seleccione Menús integrados. Arrastre el menú que desee del cuadro Comandos a la barra de herramientas.

Agregar un menú integrado a la barra de herramientas (accesible mediante teclado) Haga clic en Reorganizar comandos. Haga clic en Barra de herramientas y, en la lista Barra de herramientas, haga clic en

la nueva barra de herramientas. Haga clic en Agregar. En la lista Categorías, seleccione Menús integrados. En la lista Comandos, haga clic en el menú que desea.

Una vez que haya agregado todos los botones y menús que desee, haga clic en Cerrar.

1.6. Movilizar e inmovilizar paneles

Dividir paneles

En la parte superior de la barra de desplazamiento vertical o en el extremo derecho de la barra horizontal, sitúe el puntero sobre el cuadro de división.

Cuando el puntero adopte la forma de puntero de división , arrastre el cuadro de división hacia abajo o hacia la izquierda, hasta la posición elegida.

Inmovilizar paneles

La inmovilización de paneles (panel: parte de la ventana de documento unida y a la vez separada de otras partes por barras verticales u horizontales.) permite seleccionar los datos que permanecen visibles al desplazarse en una hoja. Por ejemplo, permite mantener visibles los rótulos de las filas y las columnas mientras se desplaza.

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Para inmovilizar un panel, siga uno de estos procedimientos:

Panel horizontal superior Seleccione la fila situada debajo de donde desee que aparezca la división.

Panel vertical izquierdo Seleccione la columna situada a la derecha de donde desee que aparezca la división.

Paneles superior e izquierdo Haga clic en la celda situada debajo y a la derecha de donde desee que aparezca la división.

En el menú Ventana, haga clic en Inmovilizar paneles

Para restaurar una ventana que ha sido dividida en dos áreas no inmovilizadas, haga doble clic en cualquier parte de la barra de división que divida los paneles (panel: parte de la ventana de documento unida y a la vez separada de otras partes por barras verticales u horizontales.).

Para quitar los paneles inmovilizados, haga clic en Movilizar paneles del menú Ventana

1.7. Configuración de página

Configurar página.

Antes de imprimir una hoja de cálculo, Excel nos permite modificar factores que afectan a la presentación de las páginas impresas, como la orientación, encabezados y pies de página, tamaño del papel,...

Si deseamos modificar algunos de los factores anteriores, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar el menú Archivo. Elegir la opción Configurar página... Aparecerá el cuadro de diálogo Configurar página. Dicho cuadro consta de 4 fichas.

La primera de las fichas se denomina Página y permite indicar características como la orientación del papel, el tamaño del papel que utilizamos y otros parámetros.

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Selecciona la orientación del papel, vertical u horizontal. (En la impresora se colocará el papel siempre de la misma forma).

En el recuadro Escala nos permitirá indicarle si deseamos que la salida a impresora venga determinada por un factor de escala (100%, 50%, 200%,...) o bien ajustando automáticamente la hoja en un número de páginas específico (una página de ancho por 1 de alto, así se imprimirá en una sola hoja,...). Observa como en la parte derecha disponemos de 3 botones:

Uno para ir directamente a la Vista preliminar, explicada en el punto anterior. Si has entrado a este cuadro desde vista preliminar, este botón no aparecerá.

Otro para ir a la impresión, explicado en el punto siguiente. Y otro para ir a opciones específicas de la impresora seleccionada para imprimir.

Para modificar los márgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de las hojas a imprimir, utilizar la ficha Márgenes.

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En esta ficha podrás modificar los márgenes superior:, inferior:, derecho: e izquierdo: de las hojas a imprimir.

Si la hoja tiene encabezado: o pie de página:, también nos permite indicar a cuántos centímetros del borde del papel queremos que se sitúen.

Si deseas que tu salida tenga centradas las hojas tanto horizontal como verticalmente, Excel nos lo realizará automáticamente activando las casillas Horizontalmente y/o Verticalmente respectivamente.

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Para definir los encabezados y pies de páginas se utiliza la ficha Encabezado y pie de página.

En esta ficha tenemos dos recuadros, que en nuestro caso están vacíos, ya que no hay ningún encabezado ni ningún pie de página asignado a nuestra hoja de cálculo. En estos recuadros aparece una muestra del encabezado y pie cuando hay alguno definido.

En el recuadro Encabezado: aparece el tipo de encabezado elegido, en nuestro caso no hay ninguno. Pulsando la flecha de la derecha aparecerán posibles encabezados a utilizar.

Para modificar el encabezado, hacer clic sobre el botón Personalizar encabezado...

En el recuadro Pie de página: aparece el tipo de pie de página elegido, en nuestro caso no hay ninguno. Pulsando la flecha de la derecha aparecerán posibles pies de página a utilizar.

Para modificar el pie de página, hacer clic sobre el botón Personalizar pie de página...

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Dentro del cuadro de diálogo Configurar página tenemos la ficha Hoja que nos permite definir cómo queremos que se impriman los datos contenidos en la hoja.

En Área de impresión: podrás indicar qué rango de celdas quieres imprimir.

En Imprimir títulos podrás activar cualquiera de las siguientes opciones:

a. Repetir filas en extremo superior para que en cada página que se imprima aparezca como título de columnas aquella fila que está indicada en ese recuadro.

b. Repetir columnas a la izquierda para que en cada página que se imprima aparezca como título de la fila aquella columna indicada en el recuadro.

En el recuadro Imprimir podrás activar cualquiera de las siguientes opciones:

Líneas de división para imprimir las líneas que delimitan cada celda de la hoja.

Blanco y negro por si tenemos asignados colores en nuestra hoja y vamos a utilizar una impresora en blanco y negro o no queremos gastar el cartucho de colores.

Calidad de borrador para realizar una impresión rápida pero menos bonita de nuestra hoja. Sólo tendrá sentido si la impresora dispone de esta herramienta.

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Títulos de filas y columnas para imprimir los encabezados de filas (los números de filas de la izquierda) y columnas (las letras de los nombres de las columnas superiores) de la hoja.

2. CREAR y ABRIR LIBROS

2.1. Cómo crear un nuevo libro

Botón: Nuevo

El botón Nuevo crea un nuevo documento en blanco usando su plantilla por defecto.

El comando Archivo | Nuevo en el menú abre el panel de tareas Nuevo libro, el cual le ofrecerá opciones de plantillas

2.2. Definición de los tipos de datos

En una Hoja de Cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:

VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto.

FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo

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como +, -, x, /, Sen, Cos, etc... En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones.

2.3. Inserción y edición de datos

Introducción de datos en una celda

La forma más sencilla de introducir datos es seleccionar la celda correspondiente para que se convierta en celda activa, y a continuación introducir en ella los datos -texto, números, fórmulas, ...- mediante el teclado o Pegando una selección previamente almacenada en el Portapapeles.

Los datos introducidos aparecen tanto en la propia celda como en la Barra de Referencia. Estos datos pueden ser editados -borrar e insertar caracteres, sustituir texto, etc.- de la forma habitual en todas las aplicaciones de Windows. Para desplazarse sobre el texto introducido puede utilizarse el ratón o las flechas del teclado. También la selección de una parte del texto se hace del modo habitual. Los datos se terminan de introducir dando click sobre el botón de validar en la Barra de Referencia, pulsando Enter, o simplemente cambiando de celda activa.

Recuérdese que pueden introducirse los mismos datos y/o formatos en varias hojas de cálculo simultáneamente, teniéndolas seleccionadas todas ellas al mismo tiempo.

Introducción de datos en un rango de celdas

Como ya se ha dicho, la selección de celdas puede emplearse también para introducir datos en un conjunto de celdas de una hoja de cálculo. Cuando una zona de la hoja está seleccionada, los datos que se teclean se introducen en la celda activa de dicha zona. Cada vez que se pulsa Enter, la celda activa se traslada de modo automático a la celda siguiente de la selección. Las zonas rectangulares se recorren primero por columnas y luego por filas. Cuando se termina de recorrer toda la selección, si se pulsa Enter vuelve a comenzarse otra vez por la primera celda.

Es conveniente tener presente:

Para introducir un número o fórmula como texto primero se teclea una comilla simple antes del dato de entrada seguido de enter.

Si el dato es numérico y tiene una longitud mayor que la que tiene la celda en donde se encuentra, excel muestra el dato en notación científica (1.5 E2+3), para ver el dato tal y como se ha tecleado basta con aumentar el tamaño de la celda. Los números se alinean a la derecha.

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Si el dato es tipo texto se alinean a la izquierda y si excede en su tamaño el dato al tamaño de la celda, en pantalla sólo se observa parte del dato aunque el problema se resuelve aumentando el tamaño de la celda.

Modificar Datos

Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se esté escribiendo o más tarde, después de la introducción.

Si aún no se ha validado la introducción de datos y se comete algún error, se puede modificar utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carácter situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder éste una posición. No se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de datos.

Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, Seleccionaremos la celda adecuada, después activaremos la Barra de Fórmulas pulsando la tecla F2 o iremos directamente a la barra de fórmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar.

La Barra de Estado cambiará de Listo a Modificar.

En la Barra de Fórmulas aparecerá el punto de inserción o cursor al final de la misma, ahora es cuando podemos modificar la información.

Después de teclear la modificación pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el botón Aceptar

Si después de haber modificado la información se cambia de opinión y se desea restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda muestra la información que ya tenía.

Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se escribe el nuevo valor directamente sobre ésta.

2.4. Modificar el ancho de una columna y la altura de una fila

Ancho de columna

En Excel la anchura por defecto de una columna es de 8,43 caracteres o 10,71 puntos. A menudo, la anchura estándar de una columna no es suficiente para visualizar el contenido completo de una celda.

Si deseamos modificar la anchura de alguna columna, podemos utilizar dos métodos.

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El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello, seguiremos los siguientes pasos:

Seleccionar las columnas a las que quieres modificar la anchura. En caso de no seleccionar ninguna, se realizará la operación a la columna en la que nos encontramos.

Desplegar el menú Formato. Elegir la opción Columna. Se abrirá otro submenú. Elegir la opción Ancho...Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha. Escribir la anchura deseada. Hacer clic sobre el botón Aceptar

El segundo método consiste en utilizar el ratón. Para ello:

Situar el puntero del ratón en la línea situada a la derecha del nombre de la columna que desees modificar, en la cabecera de la columna. El puntero del ratón adopta la forma de una flecha de dos puntas.

Mantener pulsado el botón del ratón, y arrastrar la línea a la nueva posición. Observa como conforme nos movemos la anchura de la columna va cambiando.

Soltar el botón del ratón cuando el ancho de la columna sea el deseado.

Autoajustar a la selección

Podemos modificar la anchura de una columna para acomodarla al dato de entrada más ancho, utilizando dos métodos distintos. El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello:

Seleccionar las columnas a las que desees modificar la anchura. Desplegar el menú Formato. Elegir la opción Columna. Se abrirá otro submenú. Eligir la opción Autoajustar a la selección.

El segundo método es mucho más rápido.

Situarse sobre la línea divisoria a la derecha de la columna que deseas modificar, en la cabecera de la columna.

Tal como vimos a la hora de modificar la anchura con el ratón, el puntero del ratón se convertirá en una flecha de dos puntas.

Hacer doble clic, automáticamente se ajustará el tamaño de la columna al mayor texto que hayas introducido en la columna.

Ancho estándar de columna

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Excel nos permite modificar la anchura estándar para todas las columnas de la hoja que tienen asignada dicha anchura. Si deseamos modificarla, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar el menú Formato. Elegir la opción Columna, se desplegará un submenú como el que te mostramos. Elegir la opción Ancho estándar...Aparecerá un cuadro de diálogo. Escribir la anchura estándar deseada. Hacer clic sobre el botón Aceptar. Todas las columnas pasan a tener la anchura

estándar, excepto aquellas que tuvieran asignada una anchura particular.

Ocultar de columnas

Vamos a ver la posibilidad de ocultar columnas para que no se visualicen columnas sin perder su contenido con datos no imprescindibles a la hora de trabajar con la hoja de cálculo o simplemente porque contengan fórmulas intermedias y a continuación volver a visualizarlas.

Ocultar columnas es otra de las operaciones que en algún momento nos puede ser útil si por ejemplo en una fila aparecen fórmulas intermedias que no nos interesa visualizar una vez concluida la hoja de cálculo. En este caso no queremos que aparezcan las columnas de datos intermediarios pero no podemos borrarlas porque la hoja de cálculo las necesita para realizar sus cálculos.

La mecánica es:

Seleccionar las columnas ocultar. Desplegar el menú Formato. Elegir la opción Columna. Aparecerá otro submenú. Elegir la opción Ocultar Mostrar columnas ocultas.

Si deseamos mostrar las columnas ocultas, por ejemplo para cambiar alguna fórmula de cálculo intermedio:

Seleccionar entre qué columnas se encuentran las columnas o mostrar. Es decir, si queremos mostrar la columna C oculta, habrá que seleccionar desde la columna B hasta la D. Cuidado, el rango debe ser continuo, es decir, arrastrando desde B hasta D nunca con CTRL ya que sino la columna C no estaría incluida en la selección.

A continuación seleccionamos del menú Formato la opción Columna. Aparecerá otro submenú.

Elegimos la opción Mostrar

Alto de fila

Excel ajusta automáticamente la altura de una fila dependiendo del tipo de letra más grande utilizado en esa fila. Por ejemplo, cuando el tipo de letra mayor de la fila 2 es Arial de 10 puntos, la altura de esa fila es 12.75. Si aplicamos Times New Roman de 12 puntos a una celda de la fila 2, la altura de toda la fila pasa automáticamente a 15.75.

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Si deseamos modificar la altura de alguna fila, podemos utilizar dos métodos:

El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello, seguiremos los siguientes pasos:

Seleccionar las filas a las que quieras modificar la altura. En caso de no seleccionar ninguna, se realizará la operación a la fila en la que nos encontramos.

Seleccionar del menú Formato y la opción Fila. Se abrirá otro submenú. Elegir la opción Alto... Aparecerá el cuadro de diálogo Alto de fila en el que tendrás que indicar el alto de la

fila. Escribir la altura deseada, en este caso está 12.75 que es la altura que tiene la fila por

defecto. Hacer clic sobre el botón Aceptar para que los cambios se hagan efectivos.

El segundo método consiste en utilizar el ratón. Para ello:

Colocar el puntero del ratón en la línea situada debajo del número de la fila que desees modificar, en la cabecera de la fila.

El puntero del ratón adopta la forma de una flecha de dos puntas, tal como: Mantener pulsado el botón del ratón, y arrastrar la línea a la nueva posición. Conforme movemos el ratón, la altura de la fila cambia. Al final soltar el botón del ratón.

Autoajustar

Si hemos modificado la altura de una fila, podemos redimensionarla para ajustarla a la entrada más alta de la fila, utilizando dos métodos distintos.

El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello:

Selecciona las filas a las que desees modificar la altura. Despliega el menú Formato. Elige la opción Autoajustar.

Este segundo método es mucho más rápido:

Situarse sobre la línea divisoria por debajo de la fila que deseas modificar, en la cabecera de la fila.Tal como vimos a la hora de modificar la altura con el ratón, el puntero del ratón se convertirá en una flecha de dos puntas.

Haz doble clic, el tamaño se reajustará automáticamente.

Ocultar y mostrar filas

Vamos a ver la posibilidad de ocultar filas para que no se visualicen filas sin perder su contenido con datos no imprescindibles a la hora de trabajar con la hoja de cálculo o simplemente porque contengan fórmulas intermedias y a continuación volver a visualizarlas.

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Ocultar filas

La ocultación de filas es otra de las operaciones que en algún momento nos puede ser útil si por ejemplo en una fila aparecen fórmulas intermedias que no nos interesa visualizar una vez concluida la hoja de cálculo. En este caso no queremos que aparezcan las filas de datos intermediarios pero no podemos borrarlas porque la hoja de cálculo las necesita para realizar sus cálculos.

Los pasos son los siguientes:

Seleccionar las filas ocultar. Desplegar el menú Formato. Elegir la opción Fila. Aparecerá otro submenú. Elegir la opción Ocultar Mostrar filas

Si deseamos mostrar las filas ocultas, por ejemplo para cambiar alguna fórmula de cálculo intermedio:

Seleccionar entre qué filas o columnas se encuentran las filas a mostrar. Es decir, si queremos mostrar las filas ocultas 4 y 5, habrá que seleccionar desde la fila 3 hasta la 6. Cuidado, el rango debe ser continuo, es decir, arrastrando desde 3 hasta 6 nunca con CTRL ya que sino las filas a mostrar no estarían incluidas en la selección a mostrar.

A continuación seleccionamos del menú Formato la opción Fila. Aparecerá otro submenú. Elegimos la opción Mostrar.

2.5. Guardar el documento

Guardar un libro de trabajo

Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo en otra ocasión para modificarlo, imprimirlo, en fin, realizar cualquier operación posterior sobre éste, tendremos que almacenarlo en alguna unidad de disco, esta operación se denomina Guardar. También cuando tengamos un libro ya guardado y lo modifiquemos, para que los cambios permanezcan deberemos guardar el libro antes de cerrar.

Para almacenar un libro de trabajo, podemos utilizar varios métodos.

Un método consiste en almacenar el archivo asignándole un nombre:

Selecciona el menú Archivo y elige la opción Guardar como...

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Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

Si el fichero ya existía, es decir ya tenía un nombre, aparecerá en el recuadro Nombre de archivo su antiguo nombre, si pulsas el botón Guardar, sin indicarle una nueva ruta de archivo, modificaremos el documento sobre el cual estamos trabajando.

Por el contrario si quieres crear otro nuevo documento con las modificaciones que has realizado, sin cambiar el documento original tendrás que seguir estos pasos:

En el recuadro Guardar en haz clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la unidad donde vas a grabar tu trabajo.

Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la unidad seleccionada.

Haz doble clic sobre la carpeta donde guardarás el archivo.

En el recuadro Nombre de archivo, escribe el nombre que quieres ponerle a tu archivo y por último haz clic sobre el botón Guardar.

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Otro método consiste en almacenar el archivo con el mismo nombre que tenía antes de la modificación. Para ello:

Selecciona la opción Guardar del menú Archivo.

O bien, haz clic sobre el botón Guardar de la Barra de Herramientas, se guardará con el mismo nombre que tenía.

También puedes utilizar la combinación de teclas Ctrl +G.

Si el archivo era nuevo, aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como... que nos permitirá darle nombre y elegir la ruta donde lo vamos a guardar.

2.6. Procedimiento para cerrar un libro

Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendrá salir de él para no estar utilizando memoria inútilmente. La operación de salir de un documento recibe el nombre de Cierre del documento. Se puede cerrar un documento de varias formas.

Una de ellas consiste en utilizar el menú Archivo Selecciona el menú Archivo y elige la opción Cerrar.

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En caso de detectar un archivo al cual se le ha realizado una modificación no almacenada, Excel nos avisará de ello mostrándonos el siguiente cuadro de diálogo:

Haz clic sobre el botón:

Cancelar Para no cerrar el documento.

No Para salir del documento sin almacenar las modificaciones realizada desde la última vez que guardamos.

Sí Para almacenar el documento antes de salir de él.

En este último caso, si el archivo no tuviese aún ningún nombre, aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como para poder asignarle un nombre, en caso contrario, se almacenará con el nombre que tenía.

Otra forma consiste en utilizar el botón Cerrar de la barra de menú, cuidado no el de la barra de título que cerraría el programa Excel.

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2.7. Procedimiento para cerrar Excel

Vamos a ver la forma disponible en Excel para cerrar varios libros de trabajo al mismo tiempo.

Cerrar todos los libros abiertos.

Si tenemos abiertos varios libros de trabajo, podemos decirle a Excel que cierre automáticamente todos ellos con una sola operación. Para ello:

1. Pulsar la tecla MAYUS del teclado. 2. Manteniendo pulsada la tecla MAYUS, seleccionar el menú Archivo.

3. Soltar la tecla MAYUS.

4. Elegir la opción Cerrar todo.

5. Si al cerrar algún libro encuentra alguna modificación no guardada, nos avisará como vimos en la operación normal para cerrar un libro.

Se cerrarán automáticamente todos los libros abiertos y la pantalla será de color gris.

Despúes de esto puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones para cerrar Excel:

Hacer clic en el botón cerrar, este botón se encuentra situado en la parte superior derecha de la ventana de Excel.

También puedes pulsar la combinación de teclas ALT+F4, con esta combinación de teclas cerrarás la ventana que tengas activa en ese momento.

Hacer clic sobre el menú Archivo y elegir la opción Salir.

2.8. Abrir libros existentes

Si queremos recuperar algún libro de trabajo ya guardado, la operación se denomina Abrir.

Existen varias formas para abrir un archivo ya existente.

Una de ellas consiste en utilizar el menú: Selecciona la opción Abrir del menú Archivo.

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O bien, haz clic sobre el botón Abrir de la Barra de Herramientas.

Aparecerá el cuadro de diálogo siguiente:

Haz clic sobre la flecha de la derecha del recuadro Buscar en.

Se desplegará una lista con las unidades disponibles del ordenador.

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Elige la unidad deseada, haciendo clic sobre ésta.

En el recuadro inferior, aparecerán las distintas carpetas de la unidad elegida.

Haz doble clic sobre la carpeta donde se encuentra el archivo a recuperar.

Al abrir una carpeta, ésta se sitúa en el recuadro superior Buscar en, y ahora en el recuadro inferior aparecerá toda la información de dicha carpeta.

Haz clic sobre el archivo deseado. y después sobre el botón Abrir.

2.9. Trabajando con varios archivos a la vez

Compaginar sesiones Excel

Aquí te explicaremos cómo conseguir tener la pantalla dividida en dos partes, Cada una con libros diferentes. Al tener los dos libros abiertos, originalmente solo podemos ver una la vez.

Pulsar con el botón derecho sobre cualquier parte vacía de la barra de tareas, en la parte inferior de la pantalla. Elegir la opción Mosaico vertical.

Observa como la pantalla habrá quedado dividida en dos partes. Una vez tenemos las dos sesiones con el tamaño adecuado basta hacer clic con el ratón para pasar de la una a la otra.

Para volver a dejar las ventanas con su tamaño normal, hacer clic en el botón Maximizar de la ventana correspondiente.

Esto va bien con monitores grandes (de 17" o más), con monitores pequeños quizás prefieras dejar las ventanas con su tamaño normal e ir pasando de una a otra seleccionándolas del menú Ventana.

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3. EDICIÓN DE HOJAS DE CÁLCULO

3.1. Selección de celdas, rangos, filas y columnas

Selección de celdas

Antes de realizar cualquier modificación a una celda o a un rango de celdas con Excel, tendremos que seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos que se realice la operación. A continuación encontrarás algunos de los métodos de selección más utilizados.

A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del puntero del ratón para saber si realmente vamos a seleccionar celdas o realizar otra operación. La forma del puntero del ratón a la hora de seleccionar celdas consiste en una cruz gruesa blanca, tal como:

Selección de una celda

Para seleccionar una única celda sólo tienes que hacer clic sobre la celda a seleccionar con el botón izquierdo del ratón.

Selección de un rango de celdas

Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el botón izquierdo del ratón en la primera celda a seleccionar y mantener pulsado el botón del ratón mientras se arrastra hasta la última celda a seleccionar, después soltarlo y verás como las celdas seleccionadas aparecen con un marco alrededor y cambian de color.

Selección de una columna

Para seleccionar una columna hay que situar el cursor sobre el identificativo superior de la columna a seleccionar y hacer clic sobre éste.

Selección de una fila

Para seleccionar una fila hay que situar el cursor sobre el identificativo izquierdo de la fila a seleccionar y hacer clic sobre éste.

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Selección de una hoja entera

Situarse sobre el botón superior izquierdo de la hoja situado entre el indicativo de la columna A y el de la fila 1 y hacer clic sobre éste.

Si realizamos una operación de hojas como eliminar hoja o insertar una hoja, no hace falta seleccionar todas las celdas con este método ya que el estar situados en la hoja basta para tenerla seleccionada.

Añadir a una selección

Muchas veces puede que se nos olvide seleccionar alguna celda o que queramos seleccionar celdas NO contiguas, para ello se ha de realizar la nueva selección manteniendo pulsada la tecla CTRL.

Este tipo de selección se puede aplicar con celdas, columnas o filas. Por ejemplo podemos seleccionar una fila y añadir una nueva fila a la selección haciendo clic sobre el indicador de fila manteniendo pulsada la tecla CTRL.

Ampliar o reducir una selección

Si queremos ampliar o reducir una selección ya realizada siempre que la selección sea de celdas contiguas, realizar los siguientes pasos, manteniendo pulsada la tecla MAYUS, hacer clic donde queremos que termine la selección.

3.2. Insertar y eliminar columnas y filas

Insertar columnas en una hoja

Excel también nos permite añadir columnas, al igual que filas. Para añadir una columna, seguiremos los siguientes pasos:

Seleccionar la columna delante de la cual quieres añadir otra, ya que las columnas siempre se añaden a la izquierda de la seleccionada.

Seleccionar el menú Insertar. Elegir la opción Columnas. Todas las columnas por la derecha de la nueva se

incrementarán una posición.

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En caso de no haber seleccionado ninguna columna, Excel toma la columna donde estamos situados como columna seleccionada.

Si quieres añadir varias columnas, basta con seleccionar tantas columnas, en el primer paso, como columnas a añadir.

Añadir columnas a nuestra hoja de cálculo no hace que el número de columnas varíe, seguirán habiendo 256 columnas, lo que pasa es que se eliminan las últimas, tantas como columnas añadidas. Si intentas añadir columnas y Excel no te lo permite, seguro que las últimas columnas contienen algún dato.

Cuando insertamos columnas con un formato diferente al que hay por defecto, nos

aparecerá el botón para poder elegir el formato que debe tener la nueva columna.

Para elegir un formato u otro, hacer clic sobre el botón y apareceré el cuadro de la derecha desde el cual podremos elegir si el formato de la nueva columna seráel mismo que la columna de la izquierda, que la de la derecha o que no tenga formato.

No es obligatorio utilizar este botón, si te molesta, no te preocupes ya que desaparecerá al seguir trabajando con la hoja de cálculo.

Insertar filas en una hoja

En muchas ocasiones, después de crear una hoja de cálculo, nos daremos cuenta de que nos falta alguna fila en medio de los datos ya introducidos.

Para añadir una fila, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar la fila sobre la que quieres añadir la nueva, ya que las filas siempre se añaden por encima de la seleccionada.

Seleccionar el menú Insertar. Elegir la opción Filas. Todas las filas por debajo de la nueva, bajarán una posición. En caso de no haber seleccionado ninguna fila, Excel toma la fila donde está situado el

cursor como fila seleccionada

Si quieres añadir varias filas, basta con seleccionar, en el primer paso, tantas filas como filas a añadir.

Añadir filas a nuestra hoja de cálculo no hace que el número de filas varíe, seguirán habiendo 65536 filas, lo que pasa es que se eliminan las últimas, tantas como filas añadidas. Si intentas añadir filas y Excel no te deja, seguro que las últimas filas contienen algún dato.

Cuando insertamos filas con un formato diferente al que hay por defecto, nos aparecerá el

botón para poder elegir el formato que debe tener la nueva fila.

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Para elegir un formato u otro, hacer clic sobre el botón y aparecerá el cuadro de la derecha desde el cual podremos elegir si el formato de la nueva fila será el mismo que la fila de arriba, que la de abajo o que no tenga formato.

No es obligatorio utilizar este botón, si te molesta, no te preocupes ya que desaparecerá al seguir trabajando con la hoja de cálculo.

3.3. Deshacer y Rehacer

El botón Deshacer le permite revertir una acción que acaba de realizar. Rehacer le permite cambiar de idea y ejecutar esa acción toda de nuevo.

Excel mantiene el seguimiento de solo 16 acciones.

La lista de las acciones brinda la referencia de celda existente para algunas de ellas. Hay una sola lista para Deshacer, que cubre todas las hojas del libro de trabajo. Las referencias de celdas no incluyen el nombre de la hoja de cálculo. Es fácil confundirse

3.4. Copiar y mover celdas y rangos

Copiar celdas utilizando el Portapapeles

La operación de copiar duplica una celda o rango de celdas a otra posición. Cuando utilizamos el portapapeles entran en juego 2 operaciones Copiar y Pegar. La operación de Copiar duplicará las celdas seleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar copia la información del portapapeles a donde nos encontramos situados.

Para copiar unas celdas a otra posición, tenemos que realizar hacerlo en dos tiempos:

En un primer tiempo copiamos al portapapeles las celdas a copiar:

Seleccionar las celdas a copiar. Seleccionar el menú Edición. Elegir la opción Copiar. O bien, hacer clic sobre el botón Copiar de la barra de herramientas.

Observa como aparece una línea de marca alrededor de las celdas copiadas indicándote la información situada en el portapapeles.

En un segundo tiempo las trasladamos del portapapeles a la hoja:

Seleccionar las celdas sobre las que quieres copiar las primeras.

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Seleccionar el menú Edición. Eligir la opción Pegar. O bien, hacer clic sobre el botón Pegar de la barra de herramientas.

Cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no vacías, se borrará el contenido de éstas últimas.

En el cuarto paso del segundo tiempo no tienes por qué seleccionar el rango completo sobre el que se va a pegar, ya que si se selecciona una única celda, Excel extiende el área de pegado para ajustarlo al tamaño y la forma del área copiada. La celda seleccionada será la esquina superior izquierda del área pegada.

Para quitar la línea de marca alrededor del área copiada, pulsar la tecla ESC del teclado, mientras tengas la línea de marca puedes volver a pegar el rango en otras celdas sin necesidad de volver a copiar.

Copiar celdas utilizando el ratón

Para duplicar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma hoja, sin utilizar el portapapeles, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar las celdas a copiar. Situarse sobre un borde de la selección y pulsar la tecla CTRL.

Observa como el puntero del ratón se transforma en . Manteniendo pulsada CTRL, pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado,

arrastrarlo hasta donde se quiere copiar el rango. Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango en caso de

soltar el botón del ratón. Soltar el botón del ratón cuando estés donde quieres copiar el rango. Soltar la tecla CTRL.

Copiar en celdas adyacentes

Vamos a explicarte un método muy rápido para copiar en celdas adyacentes. Dicho método utiliza el autorrelleno, a continuación te explicamos cómo utilizarlo y qué pasa cuando las celdas que copiamos contienen fórmulas.

Para copiar un rango de celdas a otra posición siempre que ésta última sea adyacente a la selección a copiar, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar las celdas a copiar.

Situarse sobre la esquina inferior derecha de la selección que contiene un cuadrado negro, es el controlador de relleno.

Al situarse sobre el controlador de relleno, el puntero del ratón se convertirá en una cruz negra.

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Pulsar entonces el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta donde quieres copiar el rango.

Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango.

Soltar el botón del ratón cuando estés donde quieres copiar el rango.

Después de soltar el botón del ratón aparecerá en la esquina inferior derecha de las celdas

copiadas el icono de Opciones de autorrelleno .

Desplegando el botón podemos ver el Cuadro y elegir el tipo de copiado:

Nota: Si no aparece el controlador de relleno debemos activarlo entrando por el menú Herramientas, Opciones..., en la ficha Modificar activar la casilla Permitir arrastrar y colocar.

Cuando copiamos celdas con fórmulas que contienen referencias a otras celdas, como por ejemplo =A2+3, la fórmula variará, dependiendo de donde vayamos a copiar la fórmula, esto es porque las referencias contenidas en la fórmula son lo que denominamos REFERENCIAS RELATIVAS son relativas a la celda que las contiene.

Así si en la celda B3 tenemos la fórmula =A2+3 y copiamos la celda B3 a la celda B4 , esta última contendrá la fórmula =A3+3. A veces puede resultar incómodo la actualización anterior a la hora de trabajar y por ello Excel dispone de otros tipos de referencias como son las ABSOLUTAS y las MIXTAS.

Para indicar una referencia absoluta en una fórmula tendremos que poner el signo $ delante del nombre de la fila y de la columna de la celda, por ejemplo =$A$2, y así aunque copiemos la celda a otra, nunca variará la referencia.

Para indicar una referencia mixta, pondremos el signo $ delante del nombre de la fila o de la columna, dependiendo de lo que queremos fijar, por ejemplo =$A2 o =A$2.

Si en las celdas a copiar no hay fórmulas sino valores constantes como fechas o series de números, Excel2003 rellenará las nuevas celdas continuando la serie.

Pegado Especial

En algunas ocasiones nos puede interesar copiar el valor de una celda sin llevarnos la fórmula, o copiar la fórmula pero no el formato o aspecto de la celda, es decir, elegir los elementos del rango a copiar. Esta posibilidad nos la proporciona el Pegado especial.

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Para utilizar esta posibilidad:

Seleccionar las celdas a copiar. Seleccionar el menú Edición y elegir la opción Copiar, si esta opción no aparece,

situarse primero sobre el botón para ampliar el menú. O bien, hacer clic sobre el botón Copiar de la barra de herramientas. Observa como aparece una línea de marca alrededor de las celdas copiadas

indicándonos la información situada en el portapapeles. Seleccionar las celdas donde quieres copiarlas. Seleccionar el menú Edición y elegir la opción Pegado especial... O bien, hacer clic sobre la flecha de la derecha del botón Pegar de la barra de

herramientas y elegir la opción Pegado especial....

Aparecerá el cuadro de diálogo Pegado especial en el que tendrás que activar las opciones que se adapten al pegado que quieras realizar:

Todo: Para copiar tanto la fórmula como el formato de la celda.

Fórmulas: Para copiar únicamente la fórmula de la celda pero no el formato de ésta.

Valores: Para copiar el resultado de una celda pero no la fórmula, como tampoco el formato.

Formatos: Para copiar únicamente el formato de la celda pero no el contenido.

Comentarios: Para copiar comentarios asignados a las celdas (no estudiado en este curso).

Validación: Para pegar las reglas de validación de las celdas copiadas (no estudiado en este curso).

Todo excepto bordes: Para copiar las fórmulas así como todos los formatos excepto bordes.

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Ancho de columnas: Para copiar la anchura de la columna.

Formato de números y fórmulas: Para copiar únicamente las fórmulas y todas los opciones de formato de números de las celdas seleccionadas.

Formato de números y valores: Para copiar únicamente los valores y todas los opciones de formato de números de las celdas seleccionadas

Si hemos utilizado el botón de la barra de herramientas, al hacer clic sobre al flecha de la derecha del botón aparece una lista desplegable en la que, a parte de la opción Pegado especial, aparecen las opciones más importantes de las estudiadas anteriormente.

Sólo tendremos que elegir el tipo de pegado.

Mover celdas utilizando el Portapapeles

La operación de mover desplaza una celda o rango de celdas a otra posición. Cuando utilizamos el portapapeles entran en juego dos operaciones Cortar y Pegar. La operación de Cortar desplazará las celdas seleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar copia la información del portapapeles a donde nos encontramos situados.

Para mover unas celdas a otra posición, sigue los siguientes pasos:

Seleccionar las celdas a mover. Seleccionar el menú Edición y elegir la opción Cortar, si esta opción no aparece, sitúate

primero sobre el botón para ampliar el menú.

O bien, haz clic sobre el botón Cortar de la barra de herramientas.

Observa como aparece una línea de marca alrededor de las celdas cortadas indicándonos la información situada en el portapapeles.

A continuación seleccionar las celdas donde quieres que se sitúen las celdas cortadas (no hace falta seleccionar el rango completo sobre el que se va a pegar, ya que si se selecciona una única celda, Excel extiende el área de pegado para ajustarlo al tamaño y la forma del área cortada. La celda seleccionada será la esquina superior izquierda del área pegada).

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Seleccionar el menú Edición, elegir la opción Pegar, si esta opción no aparece, sitúate primero sobre el botón para ampliar el menú.

O bien, hacer clic sobre el botón Pegar de la barra de herramientas.

Cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no vacías, se borrará el contenido de éstas últimas, no podemos utilizar el pegado especial visto en el tema anterior.

Tampoco se modifican las referencias relativas que se encuentran en la fórmula asociada a la celda que movemos.

Mover celdas utilizando el ratón

Para desplazar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma hoja, sin utilizar el portapapeles, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar las celdas a mover. Situarse sobre un borde de la selección. El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y

una cruz de 4 puntas, tal como esto: . Pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta donde quieres

mover el rango. Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango en caso de

soltar el botón del ratón. Suelta el botón del ratón cuando hayas llegado a donde quieres dejar las celdas.

Si queremos mover algún rango de celdas a otra hoja seguiremos los siguientes pasos:

Seleccionar las celdas a mover. Situarse sobre un borde de la selección. El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y

una cruz de 4 puntas, tal como esto: . Pulsar el botón del ratón y sin soltarlo pulsar la tecla ALT, después pasar el puntero del

ratón sobre la pestaña de la hoja a la cual quieras mover el rango de celdas que hayas seleccionado, verás que esta hoja pasa a ser la hoja activa.

Una vez situado en la hoja deseada soltar la tecla ALT. Después, soltar el puntero del ratón una vez situado en el lugar donde quieres dejar las

celdas.

Vamos a ver la herramienta Autocorrección de Excel para que el programa nos corrija automáticamente ciertos errores que se suelen cometer a la hora de escribir texto en una hoja de cálculo, así como manejar la corrección ortográfica y dejar nuestras hojas de cálculo libres de errores lo que las hace más presentables.

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3.5. Ortografía y gramática

Configurar la Autocorrección

Esta herramienta nos ayuda a corregir automáticamente errores habituales de escritura. Para visualizar y poder modificar algunas de las opciones de autocorrección asignadas por defecto, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar el menú Herramientas. Sitúarse sobre el botón para ampliar el menú.

Eligir la opción Opciones de Autocorrección...

Aparecerá el cuadro de diálogo Autocorrección como el que se muestra.

Si activas la casilla Corregir DOs MAyúsculas SEguidas, no permitirá que a la hora de escribir una palabra las dos primeras letras estén en mayúscula y el resto en minúscula. Este es un error frecuente a la hora de escribir, por lo que interesa que esta opción esté activada.

Si activas la casilla Poner en mayúscula la primera letra de una oración, Excel comprueba a la hora de escribir una frase, si la primera letra está en mayúscula, en caso de que no lo esté automáticamente la cambiará. Si escribimos la frase toda con mayúscula, no se cambiará. Esta opción también interesa que esté activada.

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Si activas la casilla Poner en mayúscula los nombres de días, en caso de encontrar una palabra que corresponda a un día de la semana, Excel pondrá automáticamente la primera letra en mayúscula. Esta opción no siempre interesa que esté activada.

Si activas la casilla Corregir el uso accidental de bloq mayus, en caso de empezar una frase, si la primera letra está en minúscula y el resto en mayúscula, Excel entiende que BLOQ MAYUS del teclado está activado por error y automáticamente corrige el texto y desactiva la tecla. Esta opción interesa que esté activada.

La opción Reemplazar texto mientras escribe, activa la lista de sustituciones de la parte inferior del cuadro de diálogo, donde se encuentran muchos de los elementos comunes a sustituir, de esta forma Excel reemplazará el texto que coincida con alguno de la columna de la izquierda por el texto que aparece en la columna de la derecha.

Si deseas añadir algún elemento a la lista bastará con escribir en el recuadro Reemplazar: el error frecuente que deseamos que se corrija automáticamente, en el recuadro Con: escribir la corrección a realizar, y hacer clic en el botón Agregar.

Si deseas eliminar algún elemento de la lista, seleccionarlo de la lista y hacer clic sobre el botón Eliminar.

A final cuando hayamos configurado la autocorrección hacemos clic sobre el botón Aceptar para aceptar los cambios y cerrar el cuadro de diálogo.

Verificación de la ortografía

Excel dispone de un corrector ortográfico que nos permitirá detectar errores ortográficos dentro de nuestra hoja de cálculo. Para ello Excel busca cada palabra en su diccionario, y cualquier palabra que no encuentre la considerará como posible palabra errónea.

Evitar que hayan errores en nuestros textos es ahora mucho más fácil. No obstante conviene saber que si al revisar un documento, Excel no encuentra ningún error no quiere decir que, necesariamente, sea así. Ya que hay errores que Excel no puede detectar puesto que dependen del contexto, por ejemplo esta y está como las dos palabras están en el diccionario si escribimos Esta hoja esta bien, no detectará el error en el segundo esta .

Para corregir una hoja de cálculo o parte de ella, seguir los siguientes pasos :

Situarse en la primera celda de la hoja de cálculo. Seleccionar el menú Herramientas y eligir la opción Ortografía... O bien haz clic sobre el botón Ortografía de la barra de herramientas.

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En caso de encontrar algún posible error ortográfico, aparecerá el cuadro de diálogo Ortografía.

Observa como en la barra de título aparece el diccionario que está utilizando para corregir la ortografía, si queremos cambiar de diccionario porque el idioma es diferente o queremos utilizar un diccionario personal con palabras propias, solo tenemos que elegir el nuevo diccionario de la lista desplegable del recuadro Idioma del diccionario:.

En la parte superior aparece un mensaje que nos advierte de la palabra que no ha encontrado en su diccionario, y por lo tanto puede ser errónea.

En el recuadro Sugerencias: tenemos una lista con posibles soluciones a nuestra corrección.

Si la palabra es correcta, podremos utilizar cualquiera de los siguientes botones:

OMITIR UNA VEZ para ignorar esta palabra.

OMITIR TODAS para ignorar todas las ocurrencias de la palabra en la hoja de cálculo.

AGREGAR AL DICCIONARIO para añadir la palabra al diccionario que aparece en el recuadro Idioma del diccionario:

Si la palabra es errónea, y la palabra correcta se encuentra en la lista de Sugerencias: la seleccionaremos, si no se encuentra en la lista de Sugerencias la

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escribiremos directamente en el recuadro No está en el diccionario:, y a continuación utilizaremos cualquiera de los siguientes botones:

CAMBIAR para sustituir la palabra errónea por la que hemos escrito .

CAMBIAR TODAS para sustituir todas las ocurrencias de la palabra errónea por la que hemos escrito .

AUTOCORRECCIÓN para que además de realizar la corrección en la hoja, la sustitución se añada a la lista de autocorrecciones, explicadas en el punto anterior.

Al utilizar cualquiera de los botones anteriores, Excel seguirá con la corrección hasta el final, si encuentra otro error nos volverá a avisar con un mensaje.

Cuando Excel haya llegado al final del documento nos avisará, hacer clic sobre el botón Aceptar.

Excel nos permite crear nuestro propio diccionario de palabras y añadir nuevas palabras a un diccionario ya creado, bien sea uno que hayamos creado nosotros mismos o alguno de los diccionarios que incorpora Excel.

Crear un nuevo diccionario

Si pulsamos en el botón Opciones..., se abrirá la ventana que te mostramos a continuación.

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De la lista desplegable de la opción Idioma del diccionario podemos elegir el diccionario que queremos utilizar para corregir nuestro documento (Español, Inglés, Francés, etc).

En la lista desplegable Agregar palabras a: elegiremos el diccionario al cual se agregarán las nuevas palabras, en el caso de querer crear un nuevo diccionario unicamente tienes que escribir el nombre del nuevo diccionario, en nuestro caso hemos creado un diccionario llamado "personal". Los diccionarios se guardan con la extensión Dic como puedes apreciar.

Una vez creado el diccionario pulsar Aceptar.

Agregar una palabra nueva a un diccionario

Para agregar una nueva palabra a un diccionario habrá que abrir la revisión ortográfica, para ello seleccionar del menú Herramientas la opción Ortografía.

O también se puede pulsar en el botón o pulsando F7.

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En la ventana que se abre seleccionar Agregar al diccionario. La palabra se añadirá al diccionario que hayamos creado o seleccionado en el apartado anterior.

4. IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS

Vamos a ver las diferentes técnicas relacionadas con la impresión de datos, como puede ser la configuración de las páginas a imprimir, la vista preliminar para ver el documento antes de mandar la impresión y por supuesto la operación de imprimir los datos.

4.1. Vista previa de la hoja de cálculo

La vista preliminar es una herramienta que nos permite visualizar nuestra hoja antes de imprimirla. Nos permite ver los saltos de página, márgenes, encabezados y pies de página, el formato completo de la hoja.

Para visualizar la vista preliminar, seguir los siguientes pasos:

Selecciona el menú Archivo. Elige la opción Vista preliminar. Si esta opción no aparece amplía el menú.

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O bien, haz clic sobre el botón Vista preliminar de la barra de herramientas

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

En el centro de la ventana aparecerá una página de nuestra hoja de cálculo. Observa como en la parte inferior de la ventana nos informa que estamos visualizando la página 1 de un total de 1 página (Vista previa: Página 1 de 1).

En caso de tener más de una página, podremos cambiar la página a visualizar utilizando los botones:

para ir a la página anterior. También podríamos pulsar la tecla RE PAG del teclado.

para ir a la página siguiente. También podríamos pulsar la tecla AV PAG del teclado.

Si nuestra hoja sólo tiene 1 página éstos botones estarán desactivados.Al situarse sobre la hoja, dentro de vista preliminar, el puntero del ratón se convierte en una lupa, de tal forma que podremos ampliar o reducir cualquier zona de la página.

Si nos situamos sobre cualquier parte de la página y hacemos clic, se ampliará la parte de la página donde nos encontramos situados. Y si volvemos a hacer clic se volverá a visualizar la página entera.

Esta operación se puede realizar también haciendo clic sobre el botón

Si la hoja de cálculo se encuentra preparada para la impresión, hacer clic sobre el botón , para que aparezca el cuadro de diálogo Impresión.

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Si la hoja de cálculo necesita alguna modificación de aspecto, hacer clic sobre el botón , para que aparezca el cuadro de diálogo Configurar página.

En caso de desear volver a la hoja, hacer clic sobre el botón para cerrar la Vista preliminar.

Cuando volvemos a nuestra hoja de cálculo, aparecerán unas líneas discontinuas que nos indicarán donde hará Excel los saltos de página, estas líneas no se imprimirán.

4.2. Ajustar a un porcentaje del tamaño normal

Configurar página

Antes de imprimir una hoja de cálculo, Excel nos permite modificar factores que afectan a la presentación de las páginas impresas, como la orientación, encabezados y pies de página, tamaño del papel,...

Si deseamos modificar algunos de los factores anteriores, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar el menú Archivo. Elegir la opción Configurar página... Aparecerá el cuadro de diálogo Configurar página. Dicho cuadro consta de 4 fichas.

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La primera de las fichas se denomina Página y permite indicar características como la orientación del papel, el tamaño del papel que utilizamos y otros parámetros.

Selecciona la orientación del papel, vertical u horizontal. (En la impresora se colocará el papel siempre de la misma forma).

En el recuadro Escala nos permitirá indicarle si deseamos que la salida a impresora venga determinada por un factor de escala (100%, 50%, 200%,...) o bien ajustando automáticamente la hoja en un número de páginas específico (una página de ancho por 1 de alto, así se imprimirá en una sola hoja,...). Observa como en la parte derecha disponemos de 3 botones:

Uno para ir directamente a la Vista preliminar, explicada en el punto anterior. Si has entrado a este cuadro desde vista preliminar, este botón no aparecerá.

Otro para ir a la impresión, explicado en el punto siguiente. Y otro para ir a opciones específicas de la impresora seleccionada para imprimir.

Para modificar los márgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de las hojas a imprimir, utilizar la ficha Márgenes.

En esta ficha podrás modificar los márgenes superior:, inferior:, derecho: e izquierdo: de las hojas a imprimir.

Si la hoja tiene encabezado: o pie de página:, también nos permite indicar a cuántos centímetros del borde del papel queremos que se sitúen.

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Si deseas que tu salida tenga centradas las hojas tanto horizontal como verticalmente, Excel nos lo realizará automáticamente activando las casillas Horizontalmente y/o Verticalmente respectivamente.

Para definir los encabezados y pies de páginas se utiliza la ficha Encabezado y pie de página.

En esta ficha tenemos dos recuadros, que en nuestro caso están vacíos, ya que no hay ningún encabezado ni ningún pie de página asignado a nuestra hoja de cálculo. En estos recuadros aparece una muestra del encabezado y pie cuando hay alguno definido.

En el recuadro Encabezado: aparece el tipo de encabezado elegido, en nuestro caso no hay ninguno. Pulsando la flecha de la derecha aparecerán posibles encabezados a utilizar.

Para modificar el encabezado, hacer clic sobre el botón Personalizar encabezado...

En el recuadro Pie de página: aparece el tipo de pie de página elegido, en nuestro caso no hay ninguno. Pulsando la flecha de la derecha aparecerán posibles pies de página a utilizar.

Para modificar el pie de página, hacer clic sobre el botón Personalizar pie de página...

Dentro del cuadro de diálogo Configurar página tenemos la ficha Hoja que nos permite definir cómo queremos que se impriman los datos contenidos en la hoja.

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En Área de impresión: podrás indicar qué rango de celdas quieres imprimir.

En Imprimir títulos podrás activar cualquiera de las siguientes opciones:

Repetir filas en extremo superior para que en cada página que se imprima aparezca como título de columnas aquella fila que está indicada en ese recuadro.

Repetir columnas a la izquierda para que en cada página que se imprima aparezca como título de la fila aquella columna indicada en el recuadro.

En el recuadro Imprimir podrás activar cualquiera de las siguientes opciones:

Líneas de división para imprimir las líneas que delimitan cada celda de la hoja.

Blanco y negro por si tenemos asignados colores en nuestra hoja y vamos a utilizar una impresora en blanco y negro o no queremos gastar el cartucho de colores.

Calidad de borrador para realizar una impresión rápida pero menos bonita de nuestra hoja. Sólo tendrá sentido si la impresora dispone de esta herramienta.

Títulos de filas y columnas para imprimir los encabezados de filas (los números de filas de la izquierda) y columnas (las letras de los nombres de las columnas superiores) de la hoja.

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4.3. Comando imprimir

Una vez nuestra hoja esté preparada para imprimir, es aconsejable guardarla, y después, seguir los siguientes pasos:

Hacer clic sobre el botón Imprimir de la barra de herramientas. Con ello se inicia directamente la impresión.

Si queremos cambiar alguna opción de impresión como puede ser la impresora donde queremos que imprima o el número de copias deseadas, lo podremos hacer desde el cuadro de diálogo Imprimir que se abre desde la opción Imprimir... del menú Archivo.

En el recuadro Impresora, aparecerá el nombre de la impresora que tenemos instalada en nuestra computadora.

En caso de desear cambiarla, hacer clic sobre la flecha derecha del Nombre: para elegir otra impresora de la lista desplegable que se abrirá.

Con el botón Propiedades podremos cambiar algunas características de la impresora.

En el recuadro Intervalo de páginas, tendremos que indicar si deseamos imprimir Todas las páginas, o bien sólo un rango de Páginas, especificándolo en Desde: y hasta

En el recuadro Imprimir, podrás indicar si deseas imprimir Todo el libro, o sólo las Hojas activas (seleccionadas o nuestra hoja activa), o bien, Selección para imprimir sólo los objetos seleccionados de la hoja.

Por último en Número de copias: podrás indicar el número de copias a realizar y si las quieres Intercalar

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MÓDULO 2

5. LA HOJA DE CÁLCULO Y SU USO PROFESIONAL

5.1. Formato a los datos Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que también nos permite darle una buena

presentación a nuestra hoja de cálculo resaltando la información más interesante, de esta forma con un solo vistazo podremos percibir la información más importante y así sacar conclusiones de forma rápida y eficiente. Por ejemplo podemos llevar la cuenta de todos nuestros gastos y nuestras ganancias del año y resaltar en color rojo las pérdidas y en color verde las ganancias, de esta forma sabremos rápidamente si el año ha ido bien o mal.

Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo cambiando la fuente, el tamaño, estilo y color de los datos de una celda.

Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo, podemos utilizar la barra de menús o bien la barra de herramientas, a continuación te describimos estas dos formas, en cualquiera de las dos primero deberás previamente seleccionar el rango de celdas al cual se quiere modificar el aspecto:

Utilizando la barra de menús:

De la barra de menús desplegar el menú Formato. Elegir la opción Celdas...

Del cuadro de diálogo que se abre, Formato de celdas, haciendo clic sobre la pestaña Fuente, aparecerá la ficha de abajo.

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Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacemos clic sobre el botón Aceptar. Conforme vamos cambiando los valores de la ficha, aparece en el recuadro Vista previa un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda. Esto es muy útil a la hora de elegir el formato que más se adapte a lo que queremos.

A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones de la ficha Fuente.

Fuente: Se elegirá de la lista una fuente determinada, es decir, un tipo de letra.Si elegimos un tipo de letra con el identificativo delante de su nombre, nos indica

que la fuente elegida es True Type, es decir, que se usará la misma fuente en la pantalla que la impresora, y que además es una fuente escalable (podemos escribir un tamaño de fuente aunque no aparezca en la lista de tamaños disponibles).

Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son disponibles con cada tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva, Negrita, Negrita Cursiva.

Tamaño: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegirá un tamaño u otro. Se puede elegir de la lista o bien teclearlo directamente una vez situados en el recuadro.

Subrayado: Observa como la opción activa es Ninguno, haciendo clic sobre la flecha de la derecha se abrirá una lista desplegable donde tendrás que elegir un tipo de subrayado.

Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir un color para la letra.

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Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superíndice y subíndice. Para activar o desactivar uno de ellos, hacer clic sobre la casilla de verificación que se encuentra a la izquierda.

Fuente normal: Si esta opción se activa, se devuelven todas las opciones de fuente que Excel tiene por defecto.

En la Barra de Herramientas disponemos de unos botones que nos permiten modificar algunas de las opciones vistas anteriormente y de forma más rápida, como:

En este recuadro aparece el tipo de fuente o letra de la celda en la que nos encontramos situados. Para cambiarlo, hacer clic sobre la flecha de la derecha para elegir otro tipo.

Al igual que el botón de Fuente anterior, aparece el tamaño de nuestra celda, para cambiarlo puedes elegir otro desde la flecha de la derecha, o bien escribirlo directamente en el recuadro.

Este botón lo utilizamos para poner o quitar la Negrita. Al hacer clic sobre éste se activa o desactiva la negrita dependiendo del estado inicial.

Este botón funciona igual que el de la Negrita, pero en este caso lo utilizamos para poner o quitar la Cursiva.

Este botón funciona como los dos anteriores pero para poner o quitar el Subrayado simple.

Con este botón podemos elegir un color para la fuente. Debajo de la letra A aparece una línea, en nuestro caso roja, que nos indica que si hacemos clic sobre el botón cambiaremos la letra a ese color. En caso de querer otro color, hacer clic sobre la flecha de la derecha y elegirlo.

Alineación

Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados u orientados de una forma determinada.

Para cambiar la alineación de los datos de nuestra hoja de cálculo, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineación.

Seleccionar el menú Formato. Elegir la opción Celdas... Hacer clic sobre la pestaña Alineación del cuadro de diálogo Formato de celdas.

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Aparecerá la siguiente ficha.

Elegir las opciones deseadas. Una vez elegidas todas las opciones deseadas, hacer clic sobre el botónAceptar.

A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones de la ficha.

Alineación del texto Horizontal: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas horizontalmente, es decir respecto de la anchura de las celdas.

Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir entre una de las siguientes opciones:

General: Es la opción de Excel por defecto, alinea las celdas seleccionadas dependiendo del tipo de dato introducido, es decir, los números a la derecha y los textos a la izquierda.

Izquierda (Sangría): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la izquierda de éstas independientemente del tipo de dato. Observa como a la derecha aparece un recuadro Sangría: que por defecto está a 0, pero cada vez que se incrementa este valor en uno, la entrada de la celda comienza un carácter más a la derecha, para que el contenido de la celda no esté pegado al borde izquierdo de la celda.

Centrar: Centra el contenido de las celdas seleccionadas dentro de éstas.

Derecha (Sangría): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la derecha de éstas, independientemente del tipo de dato. Observa como a la derecha aparece un este valor en uno, la entrada de la celda comienza un carácter más a la izquierda, para que el contenido de la celda no esté pegado al borde derecho de la celda.

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Llenar: Esta opción no es realmente una alineación sino que repite el dato de la celda para rellenar la anchura de la celda. Es decir, si en una celda tenemos escrito * y elegimos la opción Llenar, en la celda aparecerá ************ hasta completar la anchura de la celda.

Justificar: Con esta opción el contenido de las celdas seleccionadas se alineará tanto por la derecha como por la izquierda.

Centrar En La Selección: Centra el contenido de una celda respecto a todas las celdas en blanco seleccionadas a la derecha, o de la siguiente celda en la selección que contiene datos.

Alineación del texto Vertical: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas verticalmente, es decir, respecto de la altura de las celdas. Esta opción sólo tendrá sentido si la altura de las filas se ha ampliado respecto al tamaño inicial. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir entre una de las siguientes opciones:

Superior: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte superior de éstas.

Centrar: Centra el contenido de las celdas seleccionadas respecto a la altura de las celdas.

Inferior: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte inferior de éstas.

Justificar: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas tanto por la parte superior como por la inferior.

Orientación: Permite cambiar el ángulo del contenido de las celdas para que se muestre en horizontal (opción por defecto), de arriba a abajo o en cualquier ángulo desde 90º en sentido opuesto a las agujas de un reloj a 90º en sentido de las agujas de un reloj. Excel ajusta automáticamente la altura de la fila para adaptarla a la orientación vertical, a no ser que se fije explícitamente la altura de ésta.

Ajustar texto: Por defecto si introducimos un texto en una celda y éste no cabe, utiliza las celdas contiguas para visualizar el contenido introducido, pues si activamos esta opción el contenido de la celda se tendrá que visualizar exclusivamente en ésta, para ello incrementará la altura de la fila y el contenido se visualizará en varias filas dentro de la celda.

Reducir hasta ajustar: Si activamos esta opción, el tamaño de la fuente de la celda se reducirá hasta que su contenido pueda mostrarse en la celda.

Combinar celdas: Al activar esta opción, las celdas seleccionadas se unirán en una sola.

Dirección del texto: Permite cambiar el orden de lectura del contenido de la celda. Se utiliza para lenguajes que tienen un orden de lectura diferente del nuestro por ejemplo árabe, hebreo, etc...

En la Barra de Herramientas disponemos de unos botones que nos permitirán modificar algunas de las opciones vistas anteriormente de forma más rápida, como:

Al hacer clic sobre este botón la alineación horizontal de las celdas seleccionadas pasará a ser Izquierda.

Este botón nos centrará horizontalmente los datos de las celdas seleccionadas.

Este botón nos alineará a la derecha los datos de las celdas seleccionadas.

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Este botón unirá todas las celdas seleccionadas para que formen una sola celda, y a continuación nos centrará los datos.

Bordes

Excel nos permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas.

Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo añadiendo bordes, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto. Desplegar el menú Formato. Elegir la opción Celdas... Hacer clic sobre la pestaña Bordes.

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo.

Elegir las opciones deseadas del recuadro.

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Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar. Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Borde un modelo de cómo quedará

nuestra selección en la celda.

A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.

Preestablecidos:Se elegirá una de estas opciones:

Ninguno: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas.

Contorno: Para crear un borde únicamente alrededor de las celdas seleccionadas.

Interior: Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas excepto alrededor de la selección.

Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de los botones preestablecidos. Dependiendo del borde a poner o quitar (superior, inferior, izquierdo,...) hacer clic sobre los botones correspondientes. ¡CUIDADO! Al utilizar los botones preestablecidos, el borde será del estilo y color seleccionados, en caso de elegir otro aspecto para el borde, primero habrá que elegir Estilo y Color y a continuación hacer clic sobre el borde a colocar.

Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de línea.

Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podrá elegir un color para los bordes.

En la Barra de Herramientas disponemos de un botón que nos permitirá modificar los bordes de forma más rápida:

Si se hace clic sobre el botón se dibujará un borde tal como viene representado en éste. En caso de querer otro tipo de borde, elegirlo desde la flecha derecha del botón. Aquí no encontrarás todas las opciones vistas desde el recuadro del menú.

TramasExcel nos permite también sombrear las celdas de una hoja de cálculo para remarcarlas de

las demás. Para ello, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto. Desplegar el menú Formato. Elegir la opción Celdas... Hacer clic sobre la pestaña Tramas.

Aparecerá esta ficha.

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Elegir las opciones deseadas del recuadro. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar.

Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda.

A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.

Color: Se elegirá de la lista un color de fondo determinado. Para quitar el efecto de sombreado, bastará con elegir Sin Color.

Trama: Se elegirá de la lista desplegable un estilo de trama, así como el color de la trama.

En la Barra de Herramientas disponemos de un botón que nos permitirá modificar el sombreado forma más rápida:

Si se hace clic sobre el botón se sombreará la celda del color indicado en éste, en nuestro caso, en amarillo. En caso de querer otro color de sombreado, elegirlo desde la flecha derecha del botón. Aquí no podrás añadir trama a la celda, para ello tendrás que utilizar el cuadro de diálogo Formato de celdas.

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Números

Excel nos permite modificar la visualización de los números en la celda. Para ello, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto de los números. Seleccionar el menú Formato. Elegir la opción Celdas... Hacer clic sobre la pestaña Número. Aparecerá la ficha siguiente:

Elegir la opción deseada del recuadro Categoría:. Hacer clic sobre el botón Aceptar.

Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda.

A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro Categoría:, se elegirá de la lista una categoría dependiendo del valor introducido en la celda. Las categorías más utilizadas son:

General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que utiliza Excel por defecto. Este formato admite enteros, decimales, números en forma exponencial si la cifra no coje por completo en la celda.

Número: Contiene una serie de opciones que permiten especificar el número de decimales, también permite especificar el separador de millares y la forma de visualizar los números negativos.

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Moneda: Es parecido a la categoría Número, permite especificar el número de decimales, se puede escoger el símbolo monetario como podría ser $ y la forma de visualizar los números negativos.

Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los símbolos de moneda y las comas decimales en una columna.

Fecha: Contiene números que representan fechas y horas como valores de fecha. Puede escogerse entre diferentes formatos de fecha.

Hora: Contiene números que representan valores de horas. Puede escogerse entre diferentes formatos de hora.

Porcentaje: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 y se le asigna el símbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostraría como 15,28%.

Fracción: Permite escoger entre nueve formatos de fracción.

Científica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos escoger el número de decimales.

Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se encuentre algún número en la celda.

Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el código postal, el número de teléfono, etc.

Personalizada: Aquí podemos crear un nuevo formato, indicando el código de formato.

En la Barra de Herramientas Formato disponemos de una serie de botones que nos

permitirán modificar el formato de los números de forma más rápida :

Si se hace clic sobre el botón , los números de las celdas seleccionadas se convertirán a formato moneda (el símbolo dependerá de cómo tenemos definido el tipo moneda en la configuración regional de Windows, seguramente tendremos el símbolo $).

Para que las celdas seleccionadas tengan el símbolo $ y dos decimales.

Para asignar el formato de porcentaje (multiplicará el número por 100 y le añadirá el símbolo %).

Para utilizar el formato de contabilidad (con separador de miles y cambio de alineación).

Para quitar un decimal a los números introducidos en las celdas seleccionadas.

Para añadir un decimal a los números introducidos en las celdas seleccionadas.

5.2. Aplicar estilos Si utiliza habitualmente las mismas opciones de formato para las celdas de las hojas de

cálculo, tal vez considere conveniente crear un estilo de formato (un conjunto de opciones de

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formato) que pueda guardar con su libro y utilizar siempre que aplique formato a los datos con los mismos atributos. Después de crear un nuevo estilo de formato, o modificar uno existente, puede utilizarlo en cualquier hoja de cálculo del libro, o puede copiarlo en otros libros abiertos. En Excel, resulta muy sencillo:

← Crear estilos propios← Aplicar estilos existentes← Copiar o combinar estilos de otros libros← Eliminar estilos personalizados

Crear estilos propios

Hay varias formas de crear estilos propios mediante el cuadro de diálogo Estilo (menú Formato, comando Estilos).

La forma más sencilla de crear un nuevo estilo consiste en utilizar las celdas que tienen las características de formato que desea asignar al estilo. Este proceso se denomina crear un estilo según un ejemplo, ya que se utiliza el propio formato de la hoja de cálculo para definir el estilo.

Si no aplica formato a las celdas antes de crear un estilo, se mostrará el estilo Normal en el cuadro Nombre del estilo. Excel contiene varios estilos predefinidos además del estilo Normal, entre los que se incluyen los estilos Millares, Moneda y Porcentual. Puede modificar cualquiera de estos estilos (o cualquier otro que defina).

Crear un nuevo estilo a partir de un formato existente

En el menú Formato, haga clic en Estilo. En el cuadro de nombres Estilo, escriba un nombre para el nuevo estilo.

Crear un estilo desde el principio

a) En el menú Formato, haga clic en Estilo.b) En el cuadro de nombres Estilo, escriba un nombre para el nuevo estilo.c) Haga clic en Modificar.d) En El estilo incluye, especifique las características de estilo que desee.

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e) Haga clic en Aceptar para guardar el estilo y aplicarlo al rango seleccionado, o haga clic en Agregar para guardar simplemente el estilo.

Modificar un estilo existente

1) En el menú Formato, haga clic en Estilo.2) Haga clic en Modificar.3) Actualice el estilo mediante las fichas del cuadro de diálogo Formato de celdas.4) Haga clic en Aceptar dos veces.

NOTA el estilo actualizado se cambiará en todo el libro.

Aplicar estilos existentesPuede aplicar rápidamente un estilo existente en el libro, ya sea un estilo predefinido o uno

que haya creado. Los estilos comunes, como el Estilo millares , Estilo moneda y Estilo

porcentual también están disponibles en la barra de herramientas Formato. Se pueden aplicar otros estilos mediante el comando Estilo del menú Formato.

Aplicar un estilo1. Seleccione la celda o el rango de celdas al que desea aplicar el estilo.2. En el menú Formato, haga clic en Estilo.3. En la lista desplegable Nombre del estilo, haga clic en el estilo que desea aplicar.4. En El estilo incluye, seleccione todas las clases de estilos que desea aplicar.

Combinar estilos de otros libros

Cuando crea un nuevo estilo, puede utilizarlo solamente en el libro donde lo crea: el nuevo estilo se guarda en el libro actual y no se muestra en los demás libros. (De este modo, no mezclará estilos de su cartera de valores con los del presupuesto de gastos de su compañero.) Sin embargo, puede copiar o combinar estilos de otros libros en el libro actual.

La combinación es una herramienta eficaz, pero debe utilizarla con cuidado. Si el libro en el que combina estilos tiene nombres de estilos coincidentes, los nuevos estilos pueden sobrescribir los estilos existentes y aplicarse a todo el libro.

Combinar estilos de otros libros de Excel

a) Abra el libro de origen (el libro del que desea copiar estilos) y el libro de destino (el libro en el que desea copiar los estilos).

b) Active el libro de destino.c) En el menú Formato, haga clic en Estilo.d) Haga clic en Combinar.e) En el cuadro Combinar estilos de, seleccione el nombre del libro del que desea copiar

estilos (el libro de origen) y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Excel copia todos los estilos del libro de origen al libro de destino. Si el libro de origen contiene estilos de formato que tienen los mismos nombres que los estilos del libro de destino, aparecerá un mensaje de advertencia en el que se le pregunta si desea combinar los estilos con nombres coincidentes. Si hace clic en Sí, se combinarán los estilos, y los estilos de origen se aplicarán a todo el libro.

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NOTA El comando Deshacer no puede revertir los efectos de la combinación. Asegúrese de que desea copiar todos los estilos del libro de origen en el libro de destino. Es posible que desee eliminar también todos los estilos que no desee antes de iniciar el proceso de combinación.

Eliminar estilos personalizados

Puede eliminar todos los estilos personalizados que ya no necesite. No puede eliminar el estilo Normal. Asimismo, si elimina el estilo Moneda, Millares o Porcentual, no podrá utilizar el

botón Estilo millares , Estilo moneda ni Estilo porcentual de la barra de herramientas Formato.

Eliminar un estilo

a) En el menú Formato, haga clic en Estilo.b) En la lista desplegable Nombre del estilo, seleccione el estilo personalizado que desea

eliminar y, a continuación, haga clic en Eliminar.

6. FORMATO AL LIBRO 6.1. Insertar hojas de cálculo

Si necesitas trabajar con más de tres hojas en un libro de trabajo, tendrás que añadir más. El número de hojas puede variar de 1 a 255.

Para añadir una hoja, seguiremos los siguientes pasos:

Situarse en la hoja posterior a nuestra nueva hoja, ya que las hojas siempre se añadirán a la izquierda de la seleccionada.

Seleccionar el menú Insertar. Eligir la opción Hoja de cálculo.

6.2. Renombrar una hoja de cálculo Como ya sabes, en Excel creamos libros de trabajo formados por varias hojas. Por defecto

cada hoja se referencia como Hoja1, Hoja2,....

Si trabajamos con varias hojas dentro del libro es aconsejable utilizar un nombre de hoja para identificarla de forma más rápida, así si utilizamos una hoja para manejar los ingresos y gastos de cada mes, la primera hoja se podría nombrar Enero, la segunda Febrero,...

La longitud máxima de los nombre de las hojas es de 31 caracteres.

No puede haber dos hojas de cálculo dentro del mismo libro de trabajo con el mismo nombre.

Si deseamos modificar el nombre de una hoja, podemos utilizar dos métodos:

El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello, seguir los siguientes pasos:

Situarse en la hoja a la cual se quiere cambiar el nombre. Seleccionar el menú Formato y Elegir la opción Hoja Se abrirá otro menú.

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Seleccionar la opción Cambiar nombre. Si te fijas en la etiqueta de la hoja, su nombre Hoja1 se seleccionará.

Escribir el nuevo nombre y pulsar INTRO.

El segundo método consiste en utilizar el menú contextual. Se debe seguir los siguientes pasos:

Situarse en la hoja a la cual se quiere cambiar el nombre. Pulsar el botón derecho del ratón, se desplegará un menú contextual. Seleccionar la opción Cambiar nombre. Si te fijas en la etiqueta de la hoja, su nombre

Hoja1 se seleccionará. Escribir el nuevo nombre y pulsar INTRO.

6.3. Mover una hoja de cálculo Si deseas cambiar de posición una hoja de cálculo, puedes utilizar tres métodos.

El primer método consiste en utilizar el menú:

Estar situado en la hoja de cálculo que queremos cambiar de posición. Seleccionar el menú Edición. Elegir la opción Mover o copiar hoja...

En el recuadro Al libro, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable para elegir el libro de trabajo donde queremos moverla. (Para moverla a otro libro, los dos libros deben estar abiertos antes de entrar en esta opción).

En el recuadro Antes de la hoja, seleccionar la hoja que quedará a la derecha de la hoja movida.

Hacer clic sobre el botón Aceptar.

El segundo método es muy rápido y muy cómodo si queremos mover la hoja dentro del mismo libro de trabajo.

Situarse sobre la etiqueta de la hoja a mover. Pulsar el botón del ratón y arrastrarlo hasta la posición donde queremos mover la hoja,

mientras mueves la hoja verás que aparece una flecha sobre las hojas

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indicándote dónde se situará la hoja en el caso de soltar en ese momento el botón del ratón.

Una vez situados donde queremos mover la hoja, soltamos el botón del ratón.

El tercer método consiste en utilizar el menú contextual. Situarse sobre la etiqueta de la hoja a mover. Pulsar el botón derecho del ratón, se desplegará un menú contextual.

Seleccionar la opción Mover o copiar hoja...

Los siguientes pasos a seguir son los mismos que los explicados en el primer método.

6.4. Copiar una hoja de cálculo

A lo mejor lo que deseamos no es cambiar de posición una hoja sino copiarla en otro libro o en el mismo. Al igual que para mover hoja podemos utilizar tres métodos.

El primer método consiste en utilizar el menú:

Estar situado en la hoja de cálculo que queremos copiar. Seleccionar el menú Edición. Elegir la opción Copiar o mover hoja. Aparece el mismo cuadro de diálogo que para mover una hoja. En el recuadro Al libro, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable para elegir el

libro de trabajo donde queremos copiarla. (Para moverla a otro libro, los dos libros deben estar abiertos antes de entrar en esta opción).

En el recuadro Antes de la hoja, seleccionar la hoja que quedará a la derecha de la hoja copiada.

Hacer clic sobre la casilla Crear una copia para activarla, si no marcas esta casilla lo que haremos será mover la hoja en vez de copiarla.

Hacer clic sobre el botón Aceptar.

El segundo método es muy rápido y muy cómodo si queremos copiar la hoja dentro del mismo libro de trabajo. Situarse en la hoja a copiar.

Pulsar la tecla CTRL del teclado. Manteniendo pulsada la tecla CTRL, pulsar el botón del ratón sobre la etiqueta de la

hoja a copiar y arrastrarlo hasta la posición donde queremos copiar la hoja.

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Una vez situados donde queremos copiar la hoja, soltar el botón del ratón y a continuación la tecla CTRL.

El tercer método consiste en utilizar el menú contextual.

Situarse sobre la etiqueta de la hoja a mover. Pulsar el botón derecho del ratón, se desplegará un menú contextual. Seleccionar la opción Mover o copiar hoja... Los siguientes pasos a seguir son los mismos que los explicados en el primer método de

este apartado.

6.5. Eliminar una hoja de cálculo

Para eliminar una hoja, seguir los siguientes pasos:

Situarse en la hoja a eliminar. Seleccionar el menú Edición. Situarse sobre el botón para que se amplíe el menú. Eligir la opción Eliminar hoja.

El segundo método consiste en utilizar el menú contextual. Se debe seguir los siguientes pasos:

Situarse en la hoja a la cual se quiere cambiar el nombre. Pulsar el botón derecho del ratón, se desplegará un menú contextual. Seleccionar la opción Eliminar.

7. HERRAMIENTAS DE BÚSQUEDA 7.1. Búsqueda y Reemplazo de Datos

Esta herramienta es útil sobre todo en hojas de cálculo grandes en donde es difícil encontrar una palabra.

Se puede hacer esta función de dos maneras:

1) Combinación de teclas CONTROL+B 2) Menú EDICIÓN-BUSCAR

Se captura la palabra a buscar y si se quiere reemplazarla con alguna otra palabra se escribe en el espacio de Reemplazar con.

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MÓDULO 38. PROCESAMIENTO Y USO EFECTIVO DE LA INFORMACIÓN

8.1. Definición de la precedencia de los operadores

La interpretación de cualquier expresión está determinada por la precedencia y asociatividad de los operadores en dicha expresión. Cada operador tiene una precedencia, y los operadores en una expresión se evalúan en orden de mayor a menor precedencia. La evaluación de operadores con la misma precedencia viene determinada por su asociatividad. Y, al igual que en matemáticas, los paréntesis anulan las reglas de precedencia.

En la siguiente tabla se listan los operadores, su precedencia y su asociatividad. Los operadores se listan en orden de prioridad decreciente (los situados más arriba tienen mayor prioridad). Los operadores en la misma línea horizontal tienen la misma precedencia:

Prioridad Operador Operación1 : Rango2 Espacio Intersección3 , Unión4 - Negativo5 % Porcentaje6 ^ Exponenciación7 * y / Multiplicación y División8 + y - Suma y Resta9 & Concatenación

10 = < > <= >= <> Comparación

8.2. Creación de fórmulas Al construir una fórmula se pueden definir dos tipos de valores:

Constantes: datos numéricos, texto, fecha, hora y lógicos. Referencia: al proporcionar la dirección de la celda, se toma el dato de ella. Al utilizar

referencias, si se modifica un dato, el resultado se actualiza automáticamente.

Todas las fórmulas deben de iniciar con el signo de = (igual). Coloque el cursor en donde desea el resultado de la fórmula.

Recuerde la precedencia de los operadores, para que el resultado sea el esperado utlice ( ) para que la operación se realice en el orden adecuado

EjemploIncorrecto Correcto

204 + 35 / 5 * 9 = 267 ( (204 + 35) / 5) * 9 = 430.2

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Ejercicio

Obtenga el Total del precio con IVA por la cantidad.

Observe que la primera fórmula utiliza constantes y las siguientes referencias

A B C D E1 ALMACENES DE ORIENTE 2 3 Producto Cantidad Precio IVA Total4 Teclado 10 $125.00 15% =(125*1.15)*10 5 Computadora 25 $9,375.00 15% =(C5+(C5*D5))*B5 6 Monitor 20 $2,500.00 15% =(C6+(C6*D6))*B6

Funciones : Las funciones son fórmulas que han sido predefinidas, realizan cálculos utilizando valores (constantes o de referencia). Existen más de 200 funciones. Todas las funciones tienen la misma forma básica o sintaxis:

=FUNCIÓN(argumento1, argumento2, ...)

Signo = (igual) Nombre de la Función (SUMA,PROMEDIO,etc.) Argumentos(datos utilizados para realizar el cálculo) separados por comas y contenidos

en un paréntesis.

Se pueden utilizar rangos, que indican la dirección de la primera celda que inicia el rango y la dirección de la última celda del rango, separadas por : (dos puntos).

Ejemplo:

=PROMEDIO(A1:A10)

8.3. Copiar fórmulas En una hoja de cálculo es importante poder copiar las fórmulas, ya que esto permite realizar

en diversas celdas las mismas operaciones, sin necesidad de reescribir la misma fórmula.

Si se necesita copiar el contenido de una celda, para colocarlo en otra, se puede realizar utilizando el menú Edición.

Realice los siguientes pasos:

a) Seleccione la celda o celdas que desea copiar b) Seleccione del menú Edición la opción Copiar c) Coloque el cursor en la celda en donde desea colocar la copia d) Seleccione del menú Edición la opción Pegar e) Si necesita realizar otras copias, solo seleccione la celda indicada y repita del menú

Edición la opción Pegar.

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En una hoja de cálculo, al referirnos a la dirección de una celda ya sea en una fórmula, función, etc. lo podemos hacer utilizando Referencias Relativas o Referencias Absolutas.

Referencias Relativas:

Cuando se utiliza una referencia de celda en una fórmula, se busca la dirección de la(s) celda(s) con respecto a la ubicación de la celda que contiene la fórmula.

EjemploEn la celda E4 tenemos la fórmula =(C4+(C4*D4))*B4.

La fórmula indica: al contenido de 2 celdas a la izquierda se le suma el producto de la 2a. celda a la izquierda por la 1a. celda a la izquierda y todo este resultado se multiplica por el contenido de la 3a. celda a la izquierda.

Esta fórmula es general; es decir, si se copia la fórmula a la celda E5, se realizan las mismas operaciones, pero ahora con otras celdas; lo que se obtiene es =(C5+(C5*D5))*B5

Esto es lo que conocemos como formato de referencia relativa y es la manera en que trabajan, por omisión, las hojas electrónicas.

A B C D E F G1 ALMACENES DE ORIENTE 2 3 Producto Cantidad Precio IVA Total 4 Teclado 10 $125.00 15% =(C4+(C4*D4))*B4 5 Computadora 25 $9,375.00 15% =(C5+(C5*D5))*B5 6 Monitor 20 $2,500.00 15% =(C6+(C6*D6))*B6

Referencias Absolutas:

Cuando se hace referencia a una celda en una fórmula utilizando referencias absolutas, se utiliza la dirección física de la celda. Para indicar que será este tipo de referencia la que se utilizará, se antepone el signo ($) a la columna y también a la fila de la dirección de la celda.

Esto permite que al copiar una fórmula siempre utilice el contenido de la celda que se volvió absoluta, sin importar la nueva ubicación de la fórmula.

Ejemplo

Para obtener el total en la tabla, se suma al precio el IVA; el resultado se multiplica por la cantidad de productos y con esto se obtiene el total.

Si esta fórmula la copiamos como referencia relativa mandaría un mensaje de error ya que intentaría multiplicar por B4 que contiene texto. Para forzar a la fórmula a multiplicar siempre por la celda B3 le ponemos el signo de ($) en la dirección $B$3.

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De esta forma fijamos o anclamos la dirección de la celda B3, esto permite copiarla y que las demás direcciones sean relativas.

A B C D E1 ALMACENES DE ORIENTE 2 3 IVA 15% 4 Producto Cantidad Precio Total 5 Teclado 10 $125.00 =(C5+(C5*$B$3))*B5 6 Computadora 25 $9,375.00 =(C6+(C6*$B$3))*B6 7 Monitor 20 $2,500.00 =(C7+(C7*$B$3))*B7

8.4. Calcular totales con el comando Autosuma

Para realizar una suma, coloque el cursor en la celda donde desea el resultado.

Para utilizar la función de SUMA, puede realizarse utilizando el botón de Autosuma que se encuentra el la barra de herramientas y presionando Enter para aceptar lo que se va a sumar.

Otra forma es pegando la función desde el Menú Insertar y la opción Función:

a) Seleccione la categoría Matemáticas y Trigonométricas b) Seleccione la función SUMA c) Presione el botón Aceptar d) En el cuadro Número 1 introduzca la dirección de la celda con el primer valor, o el rango

que desea sumar si son contiguas las celdas que tienen los valores por sumar. e) Continue introduciendo direcciones de celdas si no están continuas o presione el botón

de Aceptar

A B C D1 235 68 110 =SUMA(A1:C1)2

8.5. Rellenar celdas con texto o valores secuenciales

Con frecuencia es necesario rellenar celdas con texto secuencial, es decir, días de la semana, series de números, texto más un número (Día 1, Día 2 …). Esto se logra cuando se copia una celda que contiene el primer valor o las primeras secuencias de valores arrastrándola(s) con el ratón.

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El método consiste en:

Seleccionar la primera celda del rango que se desea rellenar y, a continuación, introducir el valor inicial de la serie.

1) Para incrementar la serie en una determinada cifra, seleccionar la siguiente celda del rango e introducir el elemento siguiente de la serie. La diferencia entre los dos elementos iniciales determinará la cifra de incremento de la serie.

2) Seleccionar la celda o las celdas que contengan los valores iniciales. Arrastrar el controlador de relleno sobre el rango que desee rellenar.

a. Para rellenar en orden ascendente, arrastre hacia abajo o hacia la derecha.

b. Para rellenar en orden descendente, arrastre hacia arriba o hacia la izquierda.

Para especificar el tipo de serie, utilice el botón secundario del ratón para arrastrar el controlador de relleno sobre el rango y, a continuación, haga clic en el comando pertinente del menú contextual. Por ejemplo, si el valor inicial es la fecha ENE-2002, haga clic en Rellenar meses para la serie FEB-2002, MAR-2002, etc. También puede hacer clic en Rellenar años para la serie ENE-2003, ENE-2004 y así sucesivamente.

Para controlar manualmente la creación de una serie, se debe utilizar el comando Rellenar del menú EDICION, este comando permite rellenar la o las celdas seleccionadas con los

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valores que se encuentran en las celdas que están arriba, abajo, a la izquierda o a la derecha de ellas, o con la opción Series, especificar varios parámetros como son: el valor del incremento, el límite al que debe llegar la serie, si la serie irá en una fila o en una columna; si el incremento es lineal (suma), geométrico (multiplicación), cronológico (fechas) o si se autorrellena con el mismo valor;.

8.6. Ordenamiento de una lista de información

En ocasiones el orden de las filas de una lista no tiene importancia. Pero en otros casos, se necesitará que las filas aparezcan en un orden concreto. Por ejemplo, ordenadas por Departamento.

Para ordenar rápidamente una lista por un solo campo:

1. Posicionarse en una celda del campo por el que se quiere ordenar la lista2. Seleccionar uno de los botones de la Barra de Herramientas Estandar: Orden

Ascendente u Orden Descente

Excel determinará los límites de la Lista y ordenará todas las filas de la misma.

Cuando de desea ordenar por más de un Campo se debe usar el comando Ordenar del menú DATOS:

1. Haga clic en una celda de la lista que desee ordenar.2. En el menú DATOS, haga clic en Ordenar. 3. En los cuadros Ordenar por y Luego por, haga clic en las columnas que desee ordenar. 4. Seleccione otras opciones de ordenación que desee y, a continuación, haga clic en

Aceptar.

Nota : Si la columna que se especifique en el cuadro Ordenar por tiene elementos duplicados, puede continuarse ordenando los valores especificando otra columna en el primer cuadro Luego por. Si hay elementos duplicados en la segunda columna, puede especificarse una tercera columna para ordenar en el segundo cuadro Luego por.

MÓDULO 49. GESTIÓN DE COMENTARIOS

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Las hojas de trabajo grandes y complejas pueden ser difíciles de comprender. En estos casos puede ser útil tener documentación que explique ciertos elementos de la hoja de trabajo. Una manera de hacerlo es añadir comentarios a las celdas. Esta función es útil cuando se necesita documentar un valor en particular o para recordar o explicar lo que hace una fórmula.

9.1. Añadir un comentario a una celda

Seleccionar la celda a la que se le añadirá un comentario. Seleccionar el comando Comentario del menú INSERTAR.

Excel inserta un cuadro de comentario que apunta a la celda seleccionada.

Introducir el texto del comentario dentro del cuadro y hacer clic en cualquier sitio de la hoja de trabajo para ocultar el comentario.

Las celdas que tienen un comentario muestran un triángulo rojo en la esquina superior derecha. Al poner el ratón sobre éste el comentario se hace visible.

9.2. Modificar un comentario

Posicionarse en la celda que contiene el comentario que se desea modificar. Seleccionar el comando Modificar comentario del menú INSERTAR, lo cual

desplegará el comentario. Hacer los cambios necesarios.

9.3. Eliminar un comentario Posicionarse en la celda que contiene el comentario

que se desea eliminar. Desplegar con el botón derecho del ratón el menú

contextual y seleccionar el comando Eliminar comentario.

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10. CREACIÓN DE REPORTES PERSONALIZADOS10.1. Recomendaciones para la organización de una lista de información

Unas de las capacidades de Excel es la de trabajar con listas o tablas de información: nombres, direcciones, teléfonos, etc. Excel puede trabajar con listas de información sencillas o puede trabajar con listas más complejas, también conocidas como bases de datos. Una base de datos en Excel no es más que una lista o una tabla que contiene una o más columnas.

Con la capacidades que ofrece Excel la información de la lista se puede ordenar según diversos criterios, se pueden buscar datos específicos, y se puede incluso extraer copias de información de grandes bases de datos ubicadas en una red.

Aunque Excel es fundamentalmente una hoja de cálculo, también ofrece capacidades de gestión de listas, que pueden ser muy útiles para analizar, por ejemplo, tendencias de ventas de un mercado, para guardar los nombres de clientes y sus direcciones, o para almacenar datos de existencias en los almacenes. La combinación de funciones de lista, junto con las capacidades de análisis de hoja de cálculo y de gráficos, hace de Excel una gran herramienta para el análisis de negocios y sistemas de gestión que no sean excesivamente complicados.

Toda lista debe contener nombres de campo o field names en una fila situada en su parte superior (llamados encabezamientos o headers), si se quiere usar las capacidades de filtrado de datos. La lista deberá tener por lo menos una fila de datos directamente debajo de los nombres de campo. Las filas de datos se llaman registros. En la figura se muestra la única parte obligatoria de unalista: la fila de headers.

Cuando se introducen nombres de campo en la parte superior de la lista, hay que tener en cuenta los puntos siguientes:

Los nombres de campo deben ser diferentes los unos de los otros, si se desea usar los filtros de datos de Excel.

No se deben poner filas vacías debajo de los nombres de campo. Una vez definidos los headers de la tabla, los datos o registros pueden definirse de varias formas.

Quizás el método más fácil sea la captura directa en las celdas para introducir datos en una hoja de cálculo. De todas formas el método más seguro de introducir datos (el

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menos propicio a cometer errores) es la ficha de datos (Form) generada automáticamente por Excel.

10.2. Recomendaciones para el formato de una lista de información

Utilizar sólo una lista por hoja de cálculo Se debe evitar que haya más de una lista en una hoja de cálculo. Algunas de las características de administración de listas, como el filtrado, solamente pueden utilizarse en una lista a la vez.

Colocar elementos similares en una columna Diseñar la lista de forma que las filas tengan elementos similares en la misma columna.

Mantener la lista separada Dejar en blanco, como mínimo, una columna y una fila entre la lista y los demás datos de la hoja de cálculo. Excel podrá detectar con mayor facilidad y seleccionar la lista cuando se haga una clasificación, un filtrado o se inserten subtotales automáticamente.

Utilizar rótulos de columna con formato Crear rótulos de columna en la primera fila de la lista. Excel utiliza los rótulos para generar informes, así como para buscar y organizar los datos. Utilizar una fuente, una alineación, un formato, una trama, un borde o un estilo de letras mayúsculas que sea diferente al formato que se asigne a los datos de la lista. Dar a las celdas el formato de texto antes de escribir los rótulos de columna.

Utilizar bordes de celda Cuando se desee separar los rótulos de los datos, utilizar bordes de celda— no utilizar filas en blanco ni guiones— para insertar líneas debajo de los rótulos.

Evitar filas y columnas en blanco Evitar la colocación de filas y columnas en blanco para que Excel pueda detectar y seleccionar con mayor facilidad la lista.

No insertar espacios iniciales ni finales Los espacios adicionales al principio o al final de una celda influyen en las clasificaciones y en las búsquedas. En lugar de insertar espacios, aplique sangría al texto dentro de la celda.

Extienda formatos de lista y fórmulas Al agregar nuevas filas de datos al final de una lista, Excel utiliza fórmulas y formatos coherentes. Para ello, tres de las cinco celdas anteriores deberán utilizar el mismo formato o la misma fórmula.

11. USO DE AUTOFILTROS

Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar y trabajar con un subconjunto de datos de una lista. Una lista filtrada muestra sólo las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna. Excel proporciona dos comandos para aplicar filtros a las listas:

Autofiltro, que incluye filtrar por selección, para criterios simples Filtro avanzado, para criterios más complejos

A diferencia de ordenar, el filtrado no reorganiza las listas. El filtrado oculta temporalmente las filas que no se deseen mostrar.

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Cuando se utiliza el comando Autofiltro, aparecen unas flechas de Autofiltro a la derecha de los rótulos de columna de la lista filtrada.

11.1. Filtros aplicados a una columna

Uso de las flechas de Autofiltro Haciendo clic en una de las flechas de Autofiltro se muestra una lista de todos los elementos visibles y únicos de la columna, incluidos los espacios en blanco (todos los espacios) y los que no están en blanco. Si se selecciona un elemento de una lista de una columna específica, se ocultan instantáneamente todas las filas que no contengan el valor seleccionado.

Ver una lista filtrada Excel indica los elementos filtrados con algunas pistas visuales: la flecha de Autofiltro de la columna con un valor seleccionado es azul y los números de las filas filtradas también son azules.

Opciones de autofiltroPara Hacer clic en

Presentar todas las filas TodasPresentar todas las filas situadas entre los límites superior e inferior que especifique, ya sea por elemento o porcentaje; por ejemplo, los importes hasta el 10% de las ventas

Las 10 más

Aplicar dos valores de criterio de la columna actual o utilizar operadores de comparación distintos de Y (el operador predeterminado)

Personalizar

Presentar sólo las filas que contienen una celda vacía en la columna VacíasPresentar sólo las filas que contienen un valor en la columna No vacías

Nota: Las opciones Vacías y No vacías sólo están disponibles si la columna que desea filtrar contiene una celda vacía.

11.2. Filtros aplicados a varias columnas Se pueden aplicar filtros en varias columnas de manera simultánea, estos se van aplicando

en cascada, es decir después de definir el primer filtro, las flechas de Autofiltro de las demás columnas muestran una lista de todos los elementos visibles y únicos de dichas columnas (esto es: solo los elementos disponibles después de aplicar el primer filtro).

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12. USO DE SUBTOTALES 12.1. Creación de subtotales

Muchos de los elementos de una Lista están relacionados de alguna forma. Por ejemplo, dentro de la Lista que se está trabajando, ciertos Empleados pertenecen a ciertos Departamentos. Esto permite poder agruparlos por Departamento y calcular el Salario de cada Departamento, o sea, calcular subtotales por Departamento.

1. Ordene la lista por la columna cuyos subtotales desee calcular. Por ejemplo, para resumir los Salarios por Departamento, ordene la lista por la columna Departamento.

2. Haga clic en una celda de la lista.

3. En el menú DATOS, haga clic en Subtotales.

4. En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna que contenga los grupos cuyos subtotales desee calcular. Deberá ser la misma columna por la que se haya ordenado la lista en el paso 1.

5. En el cuadro Usar función, seleccione la función que desee emplear para calcular los subtotales. (Ver la Tabla de funciones en la página siguiente)

6. En el cuadro Agregar subtotal a, active las casillas de verificación correspondientes a las columnas que contengan los valores cuyos subtotales desee extraer.

Notas:

También se puede "anidar" o insertar subtotales de grupos más pequeños dentro de grupos de subtotales. Para esto, no debe estar activada la casilla de verificación “Reemplazar Subtotales Actuales”

Se pueden quitar subtotales de una lista sin que afecte a los datos originales, con el botón “Quitar Todos”.

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12.2. Funciones de resumen para listas con subtotalesPara resumir datos de una lista, puede utilizarse cualquiera de las siguientes funciones.

Usar esta función para obtener

Suma La suma de los valores de una lista. Esta es la función predeterminada para datos numéricos.

Contar El número de elementos de una lista. Esta es la función predeterminada para datos no numéricos.

Promedio El promedio de los valores de la lista.

Máx El valor más grande de una lista.

Mín El valor más pequeño de una lista.

Producto El resultado de multiplicar todos los valores de una lista.

Contar números El número de registros o filas de una lista que contiene datos numéricos.

Desvest Una estimación de la desviación estándar de una población, donde la lista es la muestra.

Desvestp La desviación estándar de una población, donde la lista es toda la población.

Var Una estimación de la varianza de una población, donde la lista es la muestra.

Varp La varianza de una población, donde la lista es toda la población.

13. TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS

Una tabla dinámica es una tabla interactiva que resume, o ejecuta una comprobación cruzada, de grandes volúmenes de datos. Podrá girar sus filas y columnas para ver diferentes resúmenes de los datos originales, filtrar los datos mostrando diferentes páginas, o ver en pantalla los detalles de determinadas áreas de interés.

13.1. Uso del asistente para la creación de tablas dinámicas Las Tablas Dinámicas son una herramienta de Excel que permite resumir y analizar datos de

una Lista o una Base de Datos.

Se utilizan para consolidar datos o resumir datos sumando o aplicando alguna otra operación aritmética o estadística sobre los datos de la lista.

Para crear una Tabla Dinámica es necesario estar colocado en alguna celda de la lista y seguir los pasos del Asistente para Tabas Dinámicas que se encuentra dentro del menú DATOS

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Primer Paso:

Aquí se define donde se encuentra la Lista o Base de Datos y que tipo de informe se desea crear

Segundo Paso:

En este paso se debe verificar que el rango mostrado sea el correcto.

Tercer paso:

Definir donde va a quedar la Tabla Dinámica, en una hoja nueva o en una existente donde se deberá especificar la celda donde se desea que comience.

En este paso se puede diseñar la TD o dar Finalizar y diseñarla fuera del asistente.

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DISEÑAR LA TABLA DINAMICA

Si en el paso 3 del Asistente se seleccionó el botón Diseño, aparecerá esta pantalla donde se seleccionan que campos aparecerán como filas, cuales como columnas y que datos se van a resumir(sumar, contar etc.)

La opción página se muestra como una lista desplegable que permite ver una porción de datos cada vez.

Si no se uso el Asistente para diseñar la TD aparecerá la hoja de cálculo con el siguiente diseño y la barra de herramientas de TD

En la Barra TD aparecen todos los campos de la Lista y desde ahí se pueden arrastrar a la Tabla Dinámica.

Si se decide quitar algún campo, basta con arrastrarlo fuera de la TD.

Es este ejemplo, el campo Departamento esta como Fila, el Salario está como Dato y se usa la función suma, la flecha al lado de el campo Departamento nos permite elegir de que departamentos se quieren ver la información.

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13.2. Modificar la función resumen de los campos de datos La tabla dinámica resume los datos utilizando la función de resumen que especifique, como

SUMA, CONTAR o PROMEDIO. Podrá incluir automáticamente subtotales y totales generales, o utilizar sus propias fórmulas agregando campos y elementos calculados.

13.3. Modificar el diseño de la tabla dinámica Una tabla dinámica contiene campos, cada uno de los cuales resume múltiples filas de

información de los datos originales. Arrastrando un botón de campo hasta otra parte de la tabla dinámica, podrá ver los datos de distintas maneras. Por ejemplo, podrá ver los nombres de los vendedores en las filas o en las columnas.

13.4. Actualizar una tabla dinámica

13.5. Uso del asistente para la creación de gráficos dinámicos

MÓDULO 514. AUTOMATIZANDO LA OPERACIÓN

14.1. Recomendaciones para la creación de un modelo

15. FORMULAS Y FUNCIONES 15.1. Creación de formulas con referencias absolutas

Las referencias a celdas se utilizan para referirse al contenido de una celda o grupo de celdas. El uso de referencias permite usar valores de diferentes celdas o grupos de celdas de una hoja de cálculo para realizar determinados cálculos.

Una celda se referencia por su identificador de columna – una letra o un conjunto de 2 letras – y de fila – un número -. Por ejemplo, la celda A21 es la que se encuentra en la intersección de la fila 21 con la columna A. La referencia de la celda activa se muestra en el cuadro situado a la izquierda de la barra de referencias.

Referencias absolutas: una referencia absoluta de celda, en una fórmula, especifica la dirección exacta de una celda, independientemente de la posición de la celda que contiene la fórmula. Una referencia absoluta tiene la forma $A$1, $B$1, etc. En otras palabras, las referencias absolutas se usan cuando se van a copiar fórmulas y se desea conservar las referencias de celda o rangos de celdas, para ello se selecciona la celda donde se encuentra la fórmula a copiar y se pulsa la tecla F4, al hacer esto se le coloca un signo de pesos antes de la letra del nombre de la celda y del número de la celda. Ejemplo: $D$4:$E$5

Referencias relativas: una referencia relativa de celda, es una referencia de celda, como A1, que indica a Microsoft Excel cómo buscar otra celda a partir de la que contiene la fórmula. Al copiar fórmulas con referencias relativas excel cambia las direcciones de celda o de rango automáticamente adaptándolas a la posición que ocupa la celda en

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que se han copiado; por ejemplo, si se va a copiar en F6 la formula =B5*C5, la cual se encuentra en D5 excel la actualiza de la siguiente manera =B6*C6.

El método más seguro para definir referencias a celdas consiste en utilizar el ratón para apuntar a la celda cuya referencia se desea insertar.

Referencias mixtas: las referencias mixtas son utilizadas en los casos en que se pretende que tan sólo una de las dimensiones, fila o columna, que se quieren mantener invariables. Una referencia mixta contiene a la vez referencias absolutas y relativas. Por ejemplo, la referencia $B5 evita que cambie la columna, mientras que la fila se adapta cada vez que se copia la fórmula; con B$5 ocurriría lo contrario, la columna cambia mientras que la fila 5 siempre permanecerá constante.

Referencias de 3D: son aquellas que abarcan dos o más hojas de un libro de trabajo, es decir, también se pueden introducir referencias a celdas de otra hoja de cálculo, introduciendo el nombre de esa hoja antes de la referencia a las celdas, y separándolos por el signo de admiración (!). Por ejemplo: Hoja1!B5:C6 ó =SUMA(HOJA1:HOJA3!E9), excel sumará las casillas E9 de las hojas 1 a 3.

15.2. Funciones básicas

Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos, denominados argumentos, en un orden determinado o estructura. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas. Por ejemplo, la función REDONDEAR redondea un número en la celda A10.

1 Estructura. La estructura de una función comienza por el signo igual (=), seguido por el nombre de la función, un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por comas y un paréntesis de cierre.

2 Nombre de función. Para obtener una lista de funciones disponibles, haga clic en una celda y presione MAYÚSC+F3.

3 Argumentos. Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda. El argumento que se designe deberá generar un valor válido para el mismo. Los argumentos pueden ser también constantes, fórmulas u otras funciones.

4 Información sobre herramientas de argumentos. Cuando se escribe la función, aparece una información sobre herramientas con su sintaxis y sus argumentos. Por ejemplo, escriba =REDONDEAR( y aparecerá la información. La información sobre herramientas sólo aparece para las funciones integradas.

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Escribir fórmulas

Cuando cree una fórmula que contenga una función, el cuadro de diálogo Insertar función le ayudará a introducir las funciones de la hoja de cálculo. A medida que se introduzca una función en la fórmula, el cuadro de diálogo Insertar función irá mostrando el nombre de la función, cada uno de sus argumentos, una descripción de la función y de cada argumento, el resultado actual de la función y el resultado actual de toda la fórmula.

Excel cuenta con funciones relativas a diferentes especialidades y se pueden clasificar en los siguientes grupos:

Fecha y hora Externas Ingeniería Financieras Información Lógicas Referencia Matemáticas y trigonométricas Estadísticas Texto y datos

15.3. Función Buscarv Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y otro valor si dicho

argumento es FALSO.

Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y fórmulas.

Sintaxis: SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)

Prueba_lógica es cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresión lógica; si el valor de la celda A10 es igual a 100, la expresión se evalúa como VERDADERO. De lo contrario, la expresión se evalúa como FALSO. Este argumento puede utilizar cualquier operador de comparación.

Valor_si_verdadero es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es VERDADERO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Dentro de presupuesto" y el argumento prueba_lógica se evalúa como VERDADERO, la función SI muestra el texto "Dentro de presupuesto". Si el argumento prueba_lógica es VERDADERO y el argumento valor_si_verdadero está en blanco, este argumento devuelve 0 (cero). Para mostrar la palabra VERDADERO, utilice el valor lógico VERDADERO para este argumento. Valor_si_verdadero puede ser otra fórmula.

Valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es FALSO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Presupuesto excedido" y el argumento prueba_lógica se evalúa como FALSO, la función SI muestra el texto "Presupuesto excedido". Si el argumento prueba_lógica es FALSO y se omite valor_si_falso, (es decir, después de valor_si_verdadero no hay ninguna coma), se devuelve el valor lógico FALSO. Si prueba_lógica es FALSO y valor_si_falso está en blanco (es decir, después de valor_si_verdadero hay una

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coma seguida por el paréntesis de cierre), se devuelve el valor 0 (cero). Valor_si_falso puede ser otra fórmula.

ObservacionesEs posible anidar hasta siete funciones SI como argumentos valor_si_verdadero y

valor_si_falso para construir pruebas más elaboradas. Vea el último de los ejemplos siguientes.

Cuando los argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso se evalúan, la función SI devuelve el valor devuelto por la ejecución de las instrucciones.

Si uno de los argumentos de la función SI es una matriz (matriz: utilizada para crear fórmulas sencillas que producen varios resultados o que funcionan en un grupo de argumentos que se organizan en filas y columnas. Un rango de matriz comparte una fórmula común; una constante de matriz es un grupo de constantes utilizadas como un argumento.), cada elemento de la matriz se evaluará cuando se ejecute la instrucción SI.

Microsoft Excel proporciona funciones adicionales que pueden utilizarse para analizar los datos basándose en una condición. Por ejemplo, para contar el número de veces que aparece una cadena de texto o un número dentro de un rango de celdas, utilice la función de hoja de cálculo CONTAR.SI. Para calcular una suma basándose en una cadena de texto o un número dentro de un rango, utilice la función SUMAR.SI. Obtenga información sobre calcular un valor basado en una condición.

15.4. Función lógica SI

15.5. Función lógica Sumar.SI

15.6. Formatos condicionales

15.7. Listado de Funciones Agrupadas

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16. ESQUEMAS DE SEGURIDAD 16.1. Protección total de los datos contenidos en la hoja de cálculo

16.2. Protección parcial de los datos contenidos en la hoja de cálculo

16.3. Quitar la protección a la hoja de cálculo

16.4. Ocultar una hoja de cálculo

16.5. Mostrar una hoja de cálculo

16.6. Proteger un libro

16.7. Quitar la protección al libro

16.8. Asignar contraseña de apertura al libro

16.9. Quitar la contraseña de apertura al libro

MÓDULO 617. VISUALIZANDO TUS RESULTADOS

Una de las mejores formas de analizar los datos de una hoja de cálculo es por medio de las gráficas.

Es posible colocar gráficas en hojas independientes, o como un objeto dentro de la misma hoja. Podemos seleccionar entre una gran variedad de formatos para representar los datos

17.1. Tipos de gráficos y sus propósitos

17.2. Recomendaciones para la organización de los datos

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18. USO DEL ASISTENTE PARA GRÁFICOS 18.1. Seleccionar la información a graficar

18.2. Seleccionar el tipo de gráfico

18.3. Definición del rango de datos y series

18.4. Definición de las opciones de gráfico

18.5. Ubicación del gráfico

18.6. Principales componentes de un gráfico

Título RótulosEje de valores LeyendaEje de categorías Tabla de datos

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18.7. Modificación del tipo de gráfico 18.8. Modificación de las series de gráfico 18.9. Modificación de las opciones de gráfico 18.10. Modificación de la ubicación del gráfico 18.11. Eliminar un gráfico

19. FORMATO BÁSICO DEL GRÁFICO 19.1. Formato al área del gráfico 19.2. Formato al área de trazado 19.3. Formato a las series de dato 19.4. Formato a los ejes 19.5. Formato a la leyenda 19.6. Formato a los títulos 19.7. Formato a las líneas de división

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MÓDULO 1.......................................................................................................................21. ALMACENAMIENTO EFECTIVO DE LOS DATOS.................................................2

1.1. Conceptos básicos..........................................................................................21.2. Procedimiento para acceder a Excel..............................................................41.3. Componentes de la pantalla de Excel.............................................................41.4. Uso del Zoom y las formas de ver un libro en pantalla...................................71.5. Administración de las barras de herramientas................................................81.6. Movilizar e inmovilizar paneles.......................................................................91.7. Configuración de página...............................................................................10

2. CREAR y ABRIR LIBROS......................................................................................152.1. Cómo crear un nuevo libro............................................................................152.2. Definición de los tipos de datos....................................................................152.3. Inserción y edición de datos.........................................................................162.4. Modificar el ancho de una columna y la altura de una fila............................172.5. Guardar el documento..................................................................................212.6. Procedimiento para cerrar un libro................................................................232.7. Procedimiento para cerrar Excel...................................................................252.8. Abrir libros existentes....................................................................................252.9. Trabajando con varios archivos a la vez.......................................................27

3. EDICIÓN DE HOJAS DE CÁLCULO......................................................................283.1. Selección de celdas, rangos, filas y columnas..............................................283.2. Insertar y eliminar columnas y filas...............................................................293.3. Deshacer y Rehacer.....................................................................................313.4. Copiar y mover celdas y rangos...................................................................313.5. Ortografía y gramática..................................................................................37

4. IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS............................................................................424.1. Vista previa de la hoja de cálculo.................................................................424.2. Ajustar a un porcentaje del tamaño normal..................................................444.3. Comando imprimir.........................................................................................48

MÓDULO 2.....................................................................................................................495. LA HOJA DE CÁLCULO Y SU USO PROFESIONAL...........................................49

5.1. Formato a los datos......................................................................................495.2. Aplicar estilos................................................................................................58

6. FORMATO AL LIBRO.............................................................................................616.1. Insertar hojas de cálculo...............................................................................616.2. Renombrar una hoja de cálculo....................................................................616.3. Mover una hoja de cálculo............................................................................626.4. Copiar una hoja de cálculo...........................................................................636.5. Eliminar una hoja de cálculo.........................................................................64

7. HERRAMIENTAS DE BÚSQUEDA........................................................................647.1. Búsqueda y Reemplazo de Datos................................................................64

MÓDULO 3.....................................................................................................................658. PROCESAMIENTO Y USO EFECTIVO DE LA INFORMACIÓN............................65

8.1. Definición de la precedencia de los operadores...........................................658.2. Creación de fórmulas....................................................................................65

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8.3. Copiar fórmulas.............................................................................................668.4. Calcular totales con el comando Autosuma..................................................688.5. Rellenar celdas con texto o valores secuenciales........................................688.6. Ordenamiento de una lista de información...................................................69

MÓDULO 4.....................................................................................................................709. GESTIÓN DE COMENTARIOS...............................................................................70

9.1. Añadir un comentario a una celda................................................................719.2. Modificar un comentario................................................................................719.3. Eliminar un comentario.................................................................................71

10. CREACIÓN DE REPORTES PERSONALIZADOS.............................................7110.1. Recomendaciones para la organización de una lista de información...........7110.2. Recomendaciones para el formato de una lista de información...................73

11. USO DE AUTOFILTROS.....................................................................................73Opciones de autofiltro..................................................................................................74

11.1. Activar y desactivar autofiltros......................................................................7411.2. Filtros aplicados a una columna...................................................................7411.3. Filtros aplicados a varias columnas..............................................................7411.4. Uso del filtro 10 Mejores...............................................................................7411.5. Personalización de filtros..............................................................................7411.6. Uso de la función Subtotal............................................................................74

12. USO DE SUBTOTALES......................................................................................7412.1. Creación de subtotales.................................................................................7412.2. Funciones de resumen para listas con subtotales........................................74

13. TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS..................................................................7413.1. Uso del asistente para la creación de tablas dinámicas...............................7413.2. Modificar la función resumen de los campos de datos.................................7413.3. Modificar el diseño de la tabla dinámica.......................................................7413.4. Actualizar una tabla dinámica.......................................................................7413.5. Uso del asistente para la creación de gráficos dinámicos............................74

8.1 Concepto.................................................................................................................748.2 Lista o base de datos.............................................................................................748.3 Botones de campo para reordenar los datos.......................................................748.4 Datos resumidos.....................................................................................................748.5 Tabla dinámica resultante......................................................................................748.6 Partes de una tabla dinámica................................................................................74MÓDULO 5.....................................................................................................................7414. AUTOMATIZANDO LA OPERACIÓN.................................................................74

14.1. Recomendaciones para la creación de un modelo.......................................7415. FORMULAS Y FUNCIONES...............................................................................74

15.1. Creación de formulas con referencias absolutas..........................................7415.2. Funciones básicas........................................................................................7415.3. Función Buscarv...........................................................................................7415.4. Función lógica SI..........................................................................................7415.5. Función lógica Sumar.SI...............................................................................7415.6. Formatos condicionales................................................................................7415.7. Listado de Funciones Agrupadas.................................................................74

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16. ESQUEMAS DE SEGURIDAD............................................................................7416.1. Protección total de los datos contenidos en la hoja de cálculo.....................7416.2. Protección parcial de los datos contenidos en la hoja de cálculo.................7416.3. Quitar la protección a la hoja de cálculo.......................................................7416.4. Ocultar una hoja de cálculo..........................................................................7416.5. Mostrar una hoja de cálculo..........................................................................7416.6. Proteger un libro...........................................................................................7416.7. Quitar la protección al libro...........................................................................7416.8. Asignar contraseña de apertura al libro........................................................7416.9. Quitar la contraseña de apertura al libro.......................................................74

MÓDULO 6.....................................................................................................................7417. VISUALIZANDO TUS RESULTADOS................................................................74

17.1. Tipos de gráficos y sus propósitos................................................................7417.2. Recomendaciones para la organización de los datos...................................74

18. USO DEL ASISTENTE PARA GRÁFICOS.........................................................7418.1. Seleccionar la información a graficar............................................................7418.2. Seleccionar el tipo de gráfico........................................................................7418.3. Definición del rango de datos y series..........................................................7418.4. Definición de las opciones de gráfico............................................................7418.5. Ubicación del gráfico.....................................................................................7418.6. Principales componentes de un gráfico........................................................7418.7. Modificación del tipo de gráfico.....................................................................7418.8. Modificación de las series de gráfico............................................................7418.9. Modificación de las opciones de gráfico.......................................................7418.10. Modificación de la ubicación del gráfico........................................................7418.11. Eliminar un gráfico........................................................................................74

19. FORMATO BÁSICO DEL GRÁFICO..................................................................7419.1. Formato al área del gráfico...........................................................................7419.2. Formato al área de trazado...........................................................................7419.3. Formato a las series de dato........................................................................7419.4. Formato a los ejes........................................................................................7419.5. Formato a la leyenda....................................................................................7419.6. Formato a los títulos.....................................................................................7419.7. Formato a las líneas de división...................................................................74

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