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Projektmanagement
©Prof. Dr. Jürgen Polke
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Projektmanagement
Projektmanagement ist ein systematischer Prozess zur Führung komplexer Vorhaben.
Projektmanagement umfasst die Organisation, Planung, Steuerung und Überwachung aller Aufgaben und Ressourcen, die notwendig sind, um die Projektziele zu erreichen.
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Projektkriterien
• komplexe, neuartige, einmalige Aufgabenstellung
• klare Ziele
• zeitlich begrenzt (Beginn und Ende)
• begrenzte Ressourcen
• Teamarbeit
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Typische Projektarten
• F&E-Projekte
• Produktentwicklungsprojekte
• IT-Projekte
• Organisationsprojekte
• Leitbildprojekte, konzeptive Projekte, politische Projekte
• Investitionsprojekte (Bauprojekte etc.)
• Machbarkeitsstudien / Vorprojekte
• Großveranstaltungen
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Methoden der Projektplanungund -durchführung
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Typischer Projektablauf
Nachprojekt-phase
Planungs-phase
Projekt-detailpläne
Projektauftrag
Vorprojekt-phase
Projektstart
Abschluss-phase
Projektteamentlastet
Projektende
Projektmanagement
Realisierungsphase(n)
Projektzieleerreicht
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Kernfragen im Projektmanagement
Was?Situationsanalyse,
Zielsetzung
Wie?Aufgabenplanung,Projektstrukturplan
Wann?Meilensteinplan,
Terminplan
Wie viel?Aufwandsschätzung,
Kostenplan
Wer?Projektorganisation,Personaleinsatzplan
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Kritischer Erfolgsfaktor
„Der spätere Erfolg eines Projekts wird wesentlich bereits am Beginn
bestimmt.“
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Situationsanalyse
• Brainstorming Diskussion im Team– Welche(n) Auslöser gibt es für das Projekt?– Wodurch ist die Ausgangssituation gekennzeichnet?– Welche Schwachstellen und Probleme bestehen
derzeit?– In welchen Bereichen bestehen
Entwicklungsmöglichkeiten?– Gibt es positive Aspekte der aktuellen Situation, auf
denen man aufbauen kann?– Wo besteht Optimierungsbedarf?
• Ursache-Wirkungs-Analyse– Welche Probleme (Wirkungen) kennzeichnen die
aktuelle Situation?– Wo liegen mögliche Ursachen hierfür?
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Kontextanalyse / Umfeldanalyse
• zeitlichWas ist vor dem Projekt passiert? Was passiert nachher?
• sachlichWelche sachlichen Faktoren beeinflussen das Projekt?
• sozialWelche Personen / Personengruppen beeinflussen das Projekt? Welche Anspruchsgruppen hat das Projekt?
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Zeitliches Projektumfeld
Projekt
Was ist vor Beginn des Projekts passiert, was das Projekt in irgend einer Form beeinflussen könnte?
Was wird nach Beendigung des Projekts passieren?
Folgeprojekte? Folgekosten? etc.
Projektstart
Projektende
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Sachliches Projektumfeld
Projekt
Andere Projekte
Rechtliche Rahmenbedingungen
Finanzieller Rahmen
Übergeordnete Ziele und Strategien
Gutachten XY
Veranstaltung XY
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Soziales Projektumfeld
Projekt
AuftraggeberPolitiker
Zielgruppe/Kunden des Projekts
Anrainer
Projektleiter,Projektmitarbeiter
etc.
Externe Spezialisten/ Dienstleister
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Erfolgsfaktor Projektzielsetzung
„Kein Projekt ohne klareZiele und Ergebnisse.“
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Zieldefinition
Projektziel ist es, bis Oktober 2014 ein Haus zu bauen.
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Dreieck der Projektziele
QualitätWelche konkreten Ergebnisse sollen erreicht werden?Welche Qualität sollen diese Ergebnisse aufweisen?
Projektumfang und –inhalte?
KostenWie hoch ist das Projektbudget?
Welche Personalressourcen stehenzur Verfügung?
ZeitWann müssen die Ergebnisse
spätestens vorliegen?Welche Meilensteine sind einzuhalten?
Spannungsfeld
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Projektziele sollten möglichst…
• verständlich,
• messbar,
• kontrollierbar,
• zeitgebunden und
• erreichbar sein.
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Risikoanalyse
1
Risiken identifizieren
2
Risiken bewerten
3
Gegenmaßnahmen
- Erfahrungswerte- Gruppendiskussion- Brainstorming- Kontextanalyse- …
- Risiko vermindern- Risiko vermeiden- Risiko versichern- Auftraggeber
informieren- …
B A
C B
Auswirkungen
Wah
rsch
einl
ichk
eit
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Risikoarten
• AkzeptanzrisikenLösung wird von Betroffenen abgelehnt
• Qualitätsrisiken Ergebnis entspricht nicht der geforderten Qualität
• Auslastungsrisiken Personalressourcen sind nicht in ausreichendem Maße verfügbar (z.B. zeitliche Überlastung, Krankheit, vorrangige Linienarbeit)
• Kostenrisiken Projektbudget reicht nicht aus
• Terminrisiken Terminvorgaben können nicht gehalten werden
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Projektorganisation
Projektteam
Projektauftraggeber
Lenkungsausschuss
Projekt-leiter
Projektteam-mitglied
Projektteam-mitglied
Projektteam-mitglied
Projektteam-mitglied
Projektteam-mitglied
Projektorganisation
ExterneBeteiligte
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Aufwandsschätzung
Projektbudget( Aufwandsschätzung)
Interne Projektkosten Externe Projektkosten
Personalaufwand,sonst. interne Aufwände
BeratungskostenMaterialkostenReisekostenDruckkosten
etc.
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Projektauftrag
• Projektname, Projektnummer oder Aktenzahl
• Projektbeginn und -ende
• Projektziele, Nicht-Projektziele
• Beschreibung des Ist-Standes
• Mitglieder eines allfälligen Lenkungsausschusses
• Projektleiter und Projektteam
• Hauptaufgaben, Projektphasen
• geplante interne Projektkosten (z.B. Personalaufwand)
• geplante externe Projektkosten (z.B. Beratungskosten, Materialkosten)
• sonstige Ressourcen
• Unterschrift des Auftraggebers und des Projektleiters
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Projektstrukturplan (PSP)
• zentrales Planungsinstrument im Projektmanagement
• beantwortet Frage nach dem „WIE“ im Projekt
• Strukturierung in mehrere Ebenen– Projekttitel
– Teilaufgaben (TA)
– Arbeitspakete (AP)
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Projektstrukturplan
1. Ebene
2. Ebene
3. Ebene
Projekttitel
2 TA
2.1 AP
2.2 AP
2.3 AP
2.4 AP
…
3 TA
3.1 AP
3.2 AP
3.3 AP
3.4 AP
…
4 TA
4.1 AP
4.2 AP
MS 3
4.4 AP
…
5 TA
5.1 AP
5.2 AP
5.3 AP
5.4 AP
…
1 PM
1.1 AP
1.2 AP
1.3 AP
1.4 AP
…
MS 1 MS 2 MS 4 MS 5
PM = ProjektmanagementTA = TeilaufgabeAP = ArbeitspaketMS = Meilenstein
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PSP-Richtwerte
• 5-10 logische Teilaufgaben
• 5-10 Arbeitspakete pro Teilaufgabe
• Arbeitspakete:– 1 Verantwortlicher– Mitarbeit: < 8 Personen– Arbeitsaufwand: < 1 Monat (ca. 160 h)– Bearbeitungsdauer: < 3 Monate
• 5-7 Meilensteine
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Termin- und Meilensteinplan
• Festlegung von Meilensteinen und deren geplante Eintrittsdaten:„Wann müssen die diversen Meilensteine abgeschlossen sein?“
• Ermittlung von logischen Verknüpfungen zwischen den Arbeitspaketen:„Welche AP müssen abgeschlossen sein, bevor das AP beginnen kann?“
• Bearbeitungsdauer je Arbeitspaket (in Tage oder Wochen):„Wie lange wird die Erledigung des AP dauern?“
– Auslastungsgrad der beteiligten Personen berücksichtigen– nicht zu optimistisch planen (Puffer einplanen– Urlaubs- und Abwesenheitszeiten berücksichtigen– gegebenenfalls: Reduktion der Bearbeitungsdauer durch Zuteilung weiterer
Personalressourcen zu einem AP
• Feinabstimmung und Überarbeitung:„Ist der Terminplan realistisch? Müssen sonstige Fixtermine berücksichtigt werden?“
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Balkenplan
ID WBS Name Start Finish
1 1 Phase 1 - Project definition & partner acquisition Mon 21.07.03 Fri 19.09.03
2 1.1 Project definition (vision, objectives, scope, innovative content) Mon 21.07.03 Tue 19.08.03
3 1.2 Screening of programme guidelines and regulations & EU lobbying Mon 21.07.03 Tue 19.08.03
4 1.3 Definition of core team (2-3 partners) Mon 21.07.03 Tue 19.08.03
5 1.4 Definition of required excellence Wed 20.08.03 Fri 22.08.03
6 1.5 Systematic partner acquisition (IDEALIST, other) Mon 25.08.03 Fri 05.09.03
7 1.6 Project website (?) Mon 25.08.03 Fri 29.08.03
8 1.7 Partner Workshop Fri 12.09.03 Tue 16.09.03
9 1.8 Completion of project definition Wed 17.09.03 Fri 19.09.03
10 1.9 Letter of intent of project partners (incl. seed-financing) Wed 17.09.03 Fri 19.09.03
11 1.10 Project scope and partners defined Fri 19.09.03 Fri 19.09.03
12 1.11 Preparation of proposal outline Tue 26.08.03 Fri 19.09.03
13 1.12 Project Management & Administration Mon 21.07.03 Fri 19.09.03
14 2 Phase 2 - Project proposal Mon 22.09.03 Tue 14.10.03
15 2.1 Definition of project objectives, scope, contents (scientific parts) Mon 22.09.03 Wed 24.09.03
16 2.2 Detailed project planning / joint programme of activities Mon 22.09.03 Wed 24.09.03
17 2.3 Project organisation & management (for proposal) Mon 22.09.03 Wed 24.09.03
18 2.4 First draft of project proposal Wed 24.09.03 Wed 24.09.03
19 2.5 Review of first draft Thu 25.09.03 Mon 29.09.03
20 2.6 Completion of scientific parts Tue 30.09.03 Fri 03.10.03
21 2.7 Completion of project planning Tue 30.09.03 Fri 03.10.03
22 2.8 Completion of organisation & management Tue 30.09.03 Fri 03.10.03
23 2.9 Second draft of project proposal Fri 03.10.03 Fri 03.10.03
24 2.10 Review of second draft Mon 06.10.03 Wed 08.10.03
25 2.11 Final completion of proposal Thu 09.10.03 Tue 14.10.03
26 2.12 Layout and printout Thu 09.10.03 Tue 14.10.03
27 2.13 Delivery of project proposal Tue 14.10.03 Tue 14.10.03
28 2.14 Project Management & Administration Mon 22.09.03 Tue 14.10.03
19.09
24.09
03.10
14.10
13 17 21 25 29 02 06 10 14 18 22 26 30 03 07 11 15 19 23 27 01 05 09 13 17 21 25 2907 Jul '03 21 Jul '03 04 Aug '03 18 Aug '03 01 Sep '03 15 Sep '03 29 Sep '03 13 Oct '03 27 Oct '03
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Kosten- und Ressourcenplan
• Überarbeitung der Aufwandsschätzung des Projektauftrags:„Ergeben sich aus dem detaillierten PSP weitere Aufwände, die bisher nicht geplant waren?“
• interne Personalkosten: Stundenaufwand mit jeweiligen Stundensätzen multiplizieren
• externe Projektkosten je Arbeitspaket bzw. in Summe– Beratungskosten– externe Dienstleistungen– Veranstaltungskosten– Materialkosten– Reisekosten– Druckkosten– Sonstige Kosten
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Erfolgsfaktor Kommunikationsplan
„Die Projektkommunikation (auch Projektmarketing) bestimmt in hohem Maße über Erfolg oder
Misserfolg eines Projekts.“
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Ein Kommunikationsplan regelt…
• wer (Anspruchsgruppen),
• wann (Zeitpunkt, Rhythmus)
• welche Informationen (Inhalt),
• in welcher Form (Medium)
erhalten soll.
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Instrumente Projektcontrolling
• Projektstrukturplan mit Verantwortlichkeiten
• Balkenplan mit Verantwortlichkeiten
• Aufgabenlisten / To-Do-Listen
• Sitzungsprotokolle mit Aufgaben
• Rollenbeschreibung
• Funktionendiagramm
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Controlling-Maßnahmen
• Leistungsfortschritt zu gering– höherer Ressourceneinsatz, zusätzliche ProjektmitarbeiterInnen– Wechsel Teammitglieder– Intensivierung Leistungsfortschrittsmessung
• Terminüberschreitung / Zeitdruck– höherer Ressourceneinsatz, zusätzliche ProjektmitarbeiterInnen– Zukauf weiterer Ressourcen– paralleles Arbeiten (soweit möglich)– nicht wertschöpfende Tätigkeiten minimieren
• Kostenüberschreitung– Intensivierung Kostenkontrolle– frühzeitige Kommunikation an den Auftraggeber– Beantragung Budgeterhöhung– Qualität auf das unbedingt Nötige beschränken– nicht wertschöpfende Tätigkeiten minimieren
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Kontinuierlicher Soll-Ist-Vergleich
• Aufgaben, Leistungsfortschritt
• Termine, Meilensteine
• Kosten, Arbeitsaufwand
• Stimmung, Akzeptanz (innen und außen)Leistungen,
Qualität
Ressourcen, KostenTermine
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Ermittlung Soll-Kosten
Plankosten * Leistungsfortschritt = Sollkosten zum Stichtag
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Teammanagement –Menschen im Projekt
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Eisbergmodell
PsychosozialeEbene
SICHTBARE Strukturen und
Verhalten
Vertrauen, Gefühle, Teamverständnis, Kommunikation, Offenheit, Unterstützung, Konflikte, Antipathie, Sympathie, Akzeptanz, Teamklima, Unzufriedenheit, etc.
Projektmanagement, Sachproblem, EDV-Tools…
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Anforderungen ProjektleiterIn
Sozialkompetenz Führungskompetenz
Methodenkompetenz Fachkompetenz
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Aufgaben ProjektleiterIn
• leiten, führen
• planen
• steuern, kontrollieren
• entscheiden
• koordinieren
• dokumentieren
• informieren, kommunizieren
• motivieren
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Destruktive Projektrollen
DestruktiveProjektrollen
Angreifer
Herrscher
Teufels-Advokat
Themen-springer
Aufmerksam-keits Suchender
Zurückhaltender
Blocker
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Konstruktive Projektrollen
KonstruktiveProjektrollen
Initiator
Informations-beschaffer
Informations-spender
ErmutigerAufklärer
Harmonisierer
Konsens-beschaffer
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Teamarbeit
• unterschiedliche Vorkenntnisse besitzen,
• unterschiedliche Fachsprachen sprechen,
• von ihrer betrieblichen Stellung her unterschiedliche Positionen einnehmen,
• unterschiedliche Prioritäten setzen,
• unterschiedliche Interessen verfolgen.
Teams bestehen aus Menschen, die…
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Teamarbeit erfolgreich gestalten
• Mitverantwortung fördern und fordern
• Spielregeln der Zusammenarbeit definieren
• Konflikte offen ansprechen
• Klärung der Zuständigkeiten / Verantwortlichkeiten
• Kommunikation anregen
• Risiken vorhersehen und frühzeitig lösen