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Proceso Nombre del Riesgo Controles Actividades PropuestasFecha

programadaActividades Realizadas Indicador

Gestión de la

Contratación

(Jurídica)

Direccionamiento de

Contratación en favor de

un tercero

1. Revisión de los documentos

previos a la contratación, frente a la

ley y al manual de contratación en

los aspectos jurídicos.

2. Recepción y revisión de las

observaciones presentadas al

proceso.

3. Verificación de la junta de

licitaciones a la evaluación jurídica

- Capacitaciones constantes a los

Funcionarios.

- Sanciones disciplinarias

1. Aplicar rigurosamente la ley y el

manual de contratación.

2. Elaborar documento de Respuesta

a las Observaciones.

3. Elaborar Acta de Adjudicación

donde consta la revisión de la

verificación jurídica

01/01/2018 - 31/12/2018

Actividad permanente

Durante el periodo comprendido entre septiembre y diciembre de 2018, la Oficina Jurídica en desarrollo de sus funciónes de asesoria en

los procesos de contratación administrativa adelantó principalmente las siguientes actividades: Elaboró para la suscripcion del

ordenador del gasto con fundamento en los estudios, análisis técnicos y económicos, e informes que presentaron las áreas que

requerían la contratación, los pliegos de condiciones, adendas, aclaraciones, contratos, actas de aprobación de garantías, sus

modificaciones, actos administrativos y demás documentos necesarios en desarrollo del proceso contractual.

Asesoró al ordenador del gasto en el desarrollo de las actuaciones sancionatorias o conminatorias frente al incumplimiento de los

contratistas.

Revisó para el visto bueno del jefe de Oficina y la posterior suscripción del ordenador del gasto, las actas de liquidación de los contratos

remitidas por los supervisores de los mismos.

Publicó y notificó los actos administrativos que se expidieron en el trámite de la gestión contractual, así como los documentos que se

profirieron en desarrollo de los procesos contractuales.

Comunicó a los funcionarios la designación efectuada como supervisores por el ordenador del gasto, advirtiéndoles sobre sus

obligaciones legales y contractuales.

Resolvió las consultas y emitió los conceptos relacionados con la gestión contractual, requeridos por las diferentes áreas.

Elaboró las respuestas a las observaciones de carácter jurídico presentadas a los diferentes procesos de selección adelantados por la

entidad, a su vez recopiló las respuestas presentadas por las áreas técnicas y financieras para la firma del ordenador del gasto y

procedió con la publicación de las mismas.

Las Actas de Adjudicación contienen un aparte denominado "Recomendacion de los miembros de la Junta de Licitaciones y

Adquisiciones" de la PGN.

La Oficina Jurídica dió lineamiento referente a la gestión contractual a cargo de la dependencia, a los funcionarios del área en reunión

llevada a cabo el 28 de noviembre de 2018.

100,00%

Gestión de la

Contratación

(Secretaria

General)

Ejecución del proceso de

contratación en

cualquiera de sus

etapas, sin el

cumplimiento de los

requisitos legales y

lineamientos

establecidos por

Colombia compra

eficiente.

1. Manual de Contratación, control

previo administrativo.1. Manual de

Contratación, control previo

administrativo.

2. Procedimientos , instructivos y

documentación de apoyo para el

proceso de contratación.

3. Revisión de la Oficina Jurídica y

de Secretaría General.

4. Capacitaciones constantes a los

Funcionarios.

5. Sanciones disciplinarias

1. Aplicar rigurosamente el Manual de

Contratación

2. Aplicar los procedimientos, instructivos

y documentación asociada al proceso de

contratación.

3. Realizar las validaciones por parte de

la Oficina Jurídica y Secretaría General.

4. Realizar capacitaciones y

actualizaciones en contratación.

5. Sancionar de manera ejemplar a los

Funcionarios por parte de Veeduría.

01/01/2018 - 31/12/2018


La Secretaria General realiza seguimiento a las dependencias involucradas en el proceso de contratación a través de mesas de trabajo

como apoyo a la aplicación adecuada de los procedimientos de contratación. La Secretaria General y la Oficina Jurídica hacen

acompañamiento a las dependencias participantes en el proceso, mediante mesas de contratación de lo cual dan cuenta las actas

suscritas en cada reunión. Durante el periodo objeto de análisis se llevaron cabo reuniones los dias 10 y 14 de septiembre; 5, 12, 19 y

26 de octubre; 1,7,14,22 y 29 de noviembre y 6 y 20 de diciembre de 2018.

Así mismo, se llevan a cabo mesas de seguimiento en el marco de ejecución del proyecto BID.Las dependencias involucradas en el

proceso de contratación dan estricto cumplimiento a lo dispuesto en el Manual de Contratación de la PGN, adelantando los estudios

previos, actos administrativos de justificación, pliegos, publicación y demás pasos del proceso.

El 22 de noviembre de 2018 se llevó a cabo EL ENCUENTRO DE COORDINADORES ADMINISTRATIVOS en el cual se trataron temas

relacionados con el proceso de contratación.

Durante el periodo comprendido entre el 1 de septiembre y el 31 de diciembre, la veeduría no profirió fallo sancionatorio alguno contra

funcionarios de la entidad por hechos relacionados con el proceso de gestión de la contratación y cierre de vigencia fiscal.

la Oficina Jurídica siguiendo las recomendaciones emitidas por Colombia Compra Eficiente, aplica dentro del proceso de contratación,

los manuales, guias y documentos tipo por ella definidos, entre los que se encuentran: Manual para el manjeo de acuerdos comerciales

en procesos de contratación, manual para la operación secundaria de los instrumentos de agregación dd demanda, manual de la

Modalidad de Selección Mínima Cuantía, Manual para la identificación y Cobertura del riesgo, entre otros.

De igual manera, como controles administrativos se están desarrollando las reuniones en las que por convocatoria de la Secretaria

General y con la participación de varias dependencias, entre ellas, las que tienen proyectos para ejecutar en la presente vigencia a

través de los procesos de selección, se verifica el estado de los mismos.

100,00%

PROCURADURIA GENERAL DE LA NACIÓN

INFORME DE SEGUIMIENTO AL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO - 2018

OFICINA DE CONTROL INTERNO

COMPONENTE 1: GESTIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCIÓN - MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN (APOYO)

TERCER CUATRIMESTRE 2018 (1 DE SEPTIEMBRE- 31 DE DICIEMBRE)

Preparado por Vilma Osanna Pinto De Florez 16/01/2019. Revisado por Santiago Muñoz Medina




Gestión de la

Contratación

(Secretaria General)

Contratación de bienes o

servicios generando

favorabilidad hacia un

proponente

1. Capacitaciones y sensibilización

permanente a los funcionarios del área de

contratación sobre el manejo de la

información en los procesos de selección.

2. Revisión de los documentos emitidos

dentro de cada proceso de contratación.

3. Control previo administrativo.

4.Revisión de la Oficina Jurídica y de

Secretaría General.

5. Sanciones disciplinarias

1. Adelantar jornadas de capacitación sobre

el manejo de la información en el proceso de

contratación.

2. Revisar periódicamente la aplicación del

Manual de Contratación y los procedimientos,

instructivos del proceso de contratación.

3. Dirigir mensajes de sensibilización a los

funcionarios, sobre el manejo de la

información en el proceso de contratación.

4. Verificar y validar los controles

administrativos por parte de la Oficina

Jurídica y Secretaría General.

5. Iniciar procesos disciplinarios a

Funcionarios por parte de Veeduría.

01/01/2018 - 31/12/2018


La Secretaria General y la Oficina Jurídica acompañan y apoyan el proceso de contratación utilizando para ello las mesas de

seguimiento en las cuales participan los responsables de los procesos de contratación que se están adelantando.

Así mismo, respecto de los recursos del proyecto BID, se llevan a cabo mesas de seguimiento periódicas con la participación de los

iferentes actores.A través de las reuniones de seguimiento que se realizan a cargo de la Secretaría General, se les enfatiza a los líderes

de cada dependencia, la importancia y el aporte fundamental de cada área para el buen desarrollo del proceso de contratación en la

entidad.

Durante el periodo comprendido entre el 1 de septiembre y el 31 de diciembre, la veeduría no inició ninguna investigación disciplinaria ni

profirió fallo sancionatorio alguno, por hechos relacionados con el proceso de gestión de la contratación

100,00%

Gestión Documental

Extravío de documentos e

información en beneficio propio

o de un tercero

1. Tablas de retención documental

2. Procedimientos, formatos e instructivos

de gestión documental.

3. Auditorías internas a la gestión

documental.

4. Capacitaciones en gestión documental a

los funcionarios de la PGN

1. Aplicar las Tablas de retención

documental

2. Aplicar rigurosamente los Procedimientos,

formatos e instructivos de gestión

documental.

3. Realizar Auditorías internas a la gestión

documental.

4. Capacitar en gestión documental a los

funcionarios de la PGN

01/01/2018 - 31/12/2018


Se realizaron las transferencias, conforme a lo programado en el cronograma y se actualizó el procedimiento de eliminación documental.

Se realizó seguimiento al cronograma de transferencias documentales, el cual tuvo ajustes durante el año, por los cambios generados

en la estructura de la entidad.

El proceso de eliminación se encuentra pendiente de visto bueno por parte de la Secretaría General, para su publicación y aplicación.

Se actualizó el proceso de gestión documental, con sus procedimientos y formatos y se elaboraron procedimientos requeridos por el

MOG (17), conforme a lo establecido por la oficina de Planeación.

Elaboración y actualización de instrumentos archivísticos (PINAR, MOREQ, TCA, BANCO TERMINOLÓGICO Y PGD). Esta actividad se

realizó de acuerdo con la necesidad y los requerimientos de la oficina de Planeación y la Dependencia.

Se realizaron las reuniones programadas con el contratista (CIDOR ALLIANCE CONSULTING) para la capacitación; la dependencia

efectuó la actualización, elaboración y aprobación de los procedimientos con base en el sistema de Calidad de la Entidad. se

encuentran pendiente su aprobación y publicación por parte de la Oficina de Planeación.

Se realizó la elaboración y actualización de los instrumentos archivísticos: Banco Terminológico de Series, Modelo de Requisitos,

Tablas de Control de Acceso, PINAR y Programa de Gestión Documental - PGD; Através del contrato No. 179-83 de 2018 con el

contratista ZUCOM SAS. pendiente su aprobación por parte del Comité de Archivos.

Seguimiento y acompañamiento a diferentes dependencias del nivel central, para verificar la aplicación de los procedimientos de gestión

documental y a las dependencias territoriales programadas.

Se realizaron las asesorías en gestión documental a las diferentes dependencias que solicitaron información. Se efectuó auditoría in situ

a las Procuradurías ubicadas en San José del Guaviare, Sincelejo, Zipaquirá, Sangil y Vélez.

Capacitación a los funcionarios en materia de Gestión Documental.Se realizaron capacitaciones a través de las comisiones de asesoría

a las dependencias territoriales programadas; (Facatativá, Zipaquirá, Magdalena, Sincelejo, Velez, Socorro) y al nivel central por

demanda. Se capacitó a funcionarios asignados en el proceso de elaboración y actualización de los instrumentos archivísticos que

realizó la dependencia a través de proceso contractual.

80,00%

Gestión de Tecnología

de información

Pérdida de la confidencialidad

e integridad de la información

Institucional

1. Protocolos de Seguridad establecidos.

2. Copias de respaldo y Backup

3. Separación de roles

4. Implementación de soluciones de

correlacionado de eventos

5. Asignación de responsabilidad de

seguimiento

1. Aplicar protocolos de seguridad

2. Realizar Copias de respaldo

3. Exigir la separación de roles

4. Implementar una solución de

correlacionador de eventos.

5. Realizar capacitaciones y sensibilización

constante en temas de seguridad informática.

01/01/2018 - 31/12/2018


Se ejecutó en debida forma el contrato relacionado con la implementación del Sistema General de Seguridad de la Información en la

PGN en cuya ejecución se resaltan las siguinetes actividades: pruebas de vulnerabilidad internas y externas, hacking ético, pruebas de

ingenieria social, levantamiento de activos de información, identificación de riesgos, su mitigacion y definición de poíticas y

procedfimientos.

Se llevaron a cabo copias de respaldo de la información mensuamente durante el periodo comprendido entre los meses de septiembre a

diciembre de 2018.

Con el proyecto de arquitectura empresarial y gobernanza, el cual se ha ejecutado en su primera etapa se pretende reorganizar el área

de sistemas, estableciendo los diferentes cargos y los roles a desempeñar.

Con los recursos BID se pretende en el 2019 adquirir la implementacion del correlacionador de eventos.

Durante el último cuatrimestre se adelantó la jornada de sensibilización en seguridad informática para todos los funcionarios de la PGN.

80,00%

Gestión del Talento

Humano (Vinculación

de Personal -CAS-)

Posesionar Funcionarios que

no cumplen con los requisitos

legales establecidos o con

documentación adulterada.

1. Manual de Funciones

2. Procedimiento de posesión

3. SIAF módulo de hojas de vida

4. Normatividad vigente

5. Validación de los documentos de

requisitos mínimos.

1. Revisar antes de la posesión los

documentos, requisitos y calidades

requeridas para la posesión.

2. Aplicar las validaciones de los

documentos de estudios a través de

muestreo aleatorio a las diferentes

instituciones educativas (promedio mensual

de 8 para un total de 32 en el cuatrimestre).

01/01/2018 - 31/12/2018


Durante el periodo comprendido entre el 1° de septiembre y el 31 de diciembre de 2018 se realizó revisión de

documentación para cumplimiento de requisitos para posesión de 173 personas de las cuales se elaboró el acta de

posesión. En el mes de septiembre de 2018 se realizó validadción y verificación de la documentación académica ante

diferentes instituciones educativas, allegada por 7 funcionarios, en el mes de octubre de 12, en noviembre de 20 y en

diciembre 21.

Adicionalmente, en todos los casos, se verificaron los antecedentes disciplinarios, fiscales, policivos y de medidas

correctivas y profesionales (según corresponda).

100,00%

Proceso Gestión del

Talento Humano

(Situaciones

Administrativos -

Viáticos)

Utilización de los recursos de

Viáticos para beneficio de

quien los maneje o de

terceros.

1. Conciliación Bancaria

2. SIIF Nación.

3. Libro Banco

1. Realizar conciliación Bancaria

2. Comparar Registros SIIF Versus Libro

Banco

01/01/2018 - 31/12/2018


Se llevaron a cabo conciliaciones entre los extractos bancarios y los datos registrados en el "libro de Bancos" del grupo de

viáticos, correspondientes a los meses deseptiembre, octubre y noviembre del 2018. Todas las comisiones pagadas a los

servidores de la entidad se relacionan en el "Registro CEN" del SIIF Nación. los registros de pago de comisiones reposan en

el "Libro Banco" del grupo de Viáticos.

Como soporte se anexan las conciliaciones realizadas entre los extractos del Banco Popular y los datos registrados en el

“Libro Bancos” del Grupo de Viáticos.

100,00%





Proceso Gestión del

Talento Humano

(Afiliación y Aportes a

Seguridad Social)

No recibir las incapacidades

expedidas por las EPS a los

funcionarios

1. Normatividad legal vigente.

2. Memorando N° 040 del 17 de

junio de 2014 de Secretaria

General, por medio del cual se

informa el procedimiento de

licencias e incapacid

1. Reiterar el cumplimiento del

Memorando de Secretaria General

2. Reportar a la División de Gestión

Humana, los jefes y los funcionarios

que no informaron de las

incapacidades reconocidas por las

EPS.

01/01/2018 - 31/12/2018


En cumplimiento de lo dispuesto en el memorando No. 040 del 17 de junio de 2014, se remitieron diferentes correos

electrónicos a los funcionarios y jefes inmediatos que no reportaron oportunamente sus incapacidades, solicitando dar

cumplimiento al Memorando 040 del 17 de junio de 2014 de Secretaria General, que establece: “(…) los funcionarios deben

presentar a su jefe inmediato el certificado original y legible de las incapacidades por enfermedad general, enfermedad

profesional y licencias de maternidad, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al hecho que las originó y diligenciar el

formato de "Registro de ausentismo por permisos o incapacidades"; y “(…) es responsabilidad de los Jefes inmediatos

verificar su oportuna presentación y enviarlos inmediatamente al Centro de Atención al Servidor, ubicado en la sede Central

de la Procuraduría General de la Nación, Cra. 5 #15-80, Piso 7. En el nivel Regional, antes de enviarlas en físico, se pueden

enviar escaneadas al correo electrónico [email protected] o por fax a la extensión 10793.”

No fue necesario reportar a ningún funcionario, ni jefe inmediato a la División de Gestión Humana, toda vez que después de

recordar el cumplimiento del memorando, lo servidores requeridos cumplieron con la remisión de las respectivas

incapacidades

100,00%


Humano (Gestión de la

Historia Laboral)

Mutilar, Sustraer, alterar la

historia laboral.

1. Formato Control de Préstamos

REG-GH-HL-001

2. Registro Excel

3. Correos electrónicos.

1. Realizar reinducción sobre el

procedimiento interno establecido en

el Sistema de Gestión de Calidad

2. Aplicar Procedimiento PRO-GHL-

002 "Préstamo de Historias

Laborales"

01/01/2018 - 31/12/2018

Actividad permanente100%



Historia Laboral)

Permitir el acceso a la

información reservada o

sensible a personal no

autorizado con fines dolosos

para favorecimiento o perjuicio

a terceros

1. Formato Control de Préstamos

REG-GH-HL-001

2. Solicitud de identificación de

quien realiza la información

1. Realizar reinducción sobre el

procedimiento PRO-GHL-002

"Préstamo de Historias Laborales"

01/01/2018 - 31/12/2018

Actividad permanente100%



Historia Laboral)

Expedir certificaciones

laborales con información no

verídica

1. Aplicación del Procedimiento

PRO-GH-HL-005 “Expedición de

Certificaciones de la Historia

Laboral”; en especial, en lo

referente al análisis de la petición y

de las fuentes utilizadas para la

elaboración de la misma.

1. Realizar reinducción en materia de

aplicación del Procedimiento PRO-

GH-HL-005 “Expedición de

certificaciones de la historia laboral”.

01/01/2018 - 31/12/2018

Actividad permanente100,00%


Humano (Selección de

Empleados de Carrera)

Manipulación indebida de la

información pública o

reservada en beneficio de

terceros

1. Protocolos de seguridad para

actividades sensibles.

2. Actas de confidencialidad entre

partes que manejen información

sensible.

3. Logs de auditoría de sistemas en

los procesos informáticos.

4. Capacitaciones técnicas y en

valores.

1. Revisar los protocolos de control para

determinar si es necesario modificarlos.

2. Firmar actas de confidencialidad.

3. Establecer logs de auditoría

4. Capacitar a servidores de la Oficina en

la cadena de custodia, protocolos de

seguridad y ética y valores

anticorrupción.

01/01/2018 - 31/12/2018


Para la anualidad 2018 no se tiene prevista la realización de procesos de selección de empleados de carrera, que sería el

subproceso en el cual se pudiera materializar el riesgo de manipulación indebida de la información pública o reservada en

benficio de terceros.

100,00%

Gestión Financiera

Pérdida de recursos

financieros en beneficio

de un particular

1. Lista de chequeo y las normas

que le aplican

2. Filtros y revisión de acuerdo con

la competencia de cada grupo.

3. Instructivo y procedimientos para

trámite de cuentas

1. Pagos a beneficiario final: Validar

información registrada en formato

beneficiario cuenta, certificación bancaria y

actualizar en el SIIF en el momento de

expedir el registro presupuestal.

Verificar estado de la cuenta bancaria en el

SIIF.

2. Pagos desde cuentas PGN: Solicitar

cuenta bancaria, revisar y generar

archivos.

Confirmar los datos de la cuenta bancaria

con pagos históricos.

3. Revisar el cumplimiento de requisitos

para el pago, de acuerdo con las

responsabilidades establecidas en el

instructivo de trámite de cuentas

4. Revisar en el SIIF el registro de las

obligaciones y la hoja de vida del registro

de pago de los contratos según el tipo de

cuenta.

01/01/2018 - 31/12/2018


En el área financiera se adelantan los controles establecidos orientados a minimizar el riesgo de pérdida de recursos por

pagos indebidos, entre los que se encuentran el diligenciamiento de los distintos formatos y los filtros y revisión por cada una

de las áreas.

En el formato “Beneficiario Cuenta” se registra que la cuenta queda en estado “registro previo”, “validada o registrada” y

posteriormente en estado “activa”. Esta información del estado de la cuenta se realiza a diario para verificar cuando la

cuenta queda en estado “activa”.

El Grupo de Ejecución Presupuestal coloca sello en el que se indica que la cuenta bancaria se encuentra en estado “Activa”

en el SIIF. Esta Información también se puede verificar en el Registro Presupuestal de Obligación.

En los Registros Presupuestales de Obligación se evidencian los Vo. Bo. que tienen las cuentas dentro de la cadena

presupuestal del Proceso de Gestión Financiera como muestra del cumplimiento de los requisitos de pago. Estas se

pueden verificar en el Grupo de Contabilidad en los archivos de los Boletines de Tesorería.

El formato de beneficiario de cuenta es diligenciado para cada pago y en el msmo se registra el estado de la misma, bien

sea en registro previo, validada o registrada y en estado activa, por los diferentes actosres del proceso. Esta información se

diligencia a diario para verificar en que momento la cuenta queda activa. La cuenta en estado activa es certificada por el

grupo de ejecución presupuestal y tambien pude ser consultada en el SIIF. Se solicita certificación bancaria, se adjunta el

formato de certificación de la interventoría o supervisión de contratos debidamente suscrito por los responsables.

100,00%

El 29 de noviembre de 2018 se llevó a cabo la reinducción a los funcionarios del Grupo Hojas de Vida en materia de

actualización de los procesos y procedimientos manejados en ese grupo, actualización efecutada en el mes de noviembre

de 2018.





Gestión de

Seguridad

Filtración de información

confidencial (Protección

a Funcionarios)

1. Estudios de confiablidad a

aspirantes a Agentes de Seguridad

y conductores

2. Recomendaciones para

aseguramiento de la información

1. Disponer que solo el jefe de

esquema y el conductor viajen con el

protegido.

2. Impartir recomendaciones

verbales para asegurar la

confidencialidad de la información

que escuchan de los protegidos.

01/01/2018 - 31/12/2018


En el periodo comprendido entre entre el 1 de septiembre y el 31 de diciembre se realizó un estudio de confiabilidad a un

aspirante a agente de seguridad.

La jefatura de la Division de Seguridad ha emitido, a través de diferentes oficios circulares, recomendaciones de medidas

de seguridad informatica, medidas de autoprotección, recomendaciones de seguridad para eventos, medidas de seguridad

del parque automotor, normas para el ingreso de equiois tecnológicos, implemetación de códigos de seguridad para las

comunicaciones, todas ellas que reundan en la seguridad de la información de los protegidos ytrnsversalmente a todos los

funcionarios de la entidad.de igual forma en las reuniones de grupo se imparten instrucciones respecto a los diferentes

tópicos de seguridad, entre otros la salvaguarda de la información a la que tienen acceso los miembros de los esquemas

con ocasión de sus funciones.

100,00%

Gestión Jurídica Inadecuada Defensa

Institucional

1. Protocolos y procedimientos.

2. Controles internos y filtros establecidos

en el proceso.

1. Asegurar la aplicación de Protocolos y

Procedimientos.

2. Aplicar controles internos y filtros

establecidos en el proceso.

01/01/2018 - 31/12/2018


La oficina jurídica Grupo de Defensa judicial, continúa adelantando en coordinación con la Agencia Nacional de Defensa

jurídica del Estado la implementación del Modelo Optimo de Gestión -MOG- con intención de procurar el cumplimiento y

adecuado desarrollo del plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, concretamente en lo relacionado a la aplicación de

los protocolos y procedimientos de defensa y la aplicación de controles internos y filtros establecidos para los procesos.

Dentro de las actividades desarrolladas, la Oficina Jurídica ha realizado el diagnóstico del proceso de defensa judicial, del

proceso de conciliación y del de gestión documental. Los abogados del grupo de defensa judicial desarrollaron un taller

denominado protocolo de casos ganados y perdidos con el acompañamiento de la agencia nacional de defensa jurídica en

el que se establecieron algunas pautas para atender la defensa judicial en los casos que son recurrentes para la entidad.

Con la intención de unificar crterios, prevenir el daño antijurídico y procurar la adecuada defensa y la protección de los

intereses litigiosos de la entidad, la Oficina Jurídica - grupo de Defensa judicial durante el último trimestre ha adelantado

periódocamente comités jurídicos en los que los asesores y profesionales que ejercen la defensa judicial exponen los casos

más relevanetes, debaten al rededor de los recientes pronunciamientos jurisprudenciales y procuran adoptar parametros o

pautas que sirvan para la defensa de los asuntos que en adelante se presenten.

100,00%

Evaluación Institucional

No declaración de conflicto de

interés en la realización de

auditorías.

1. Manifestación en forma oportuna al Jefe

de la OCI, de la existencia de algún tipo de

conflicto de interés.

2. Inducción y reinducción en temas

específicos de la OCI.

1. Elaborar oficio manifestando el conflicto de

intereses

2. Realizar sensibilización en temas

específicos de la OCI.

01/01/2018 - 31/12/2018


Durante el periodo comprendido entre los meses de septiembre a diciembre de 2018, en la OCI no se han presentado

casos de conflicto de interés. En conversatorio ético llevado a cabo el 13 de septiembre de 2018 con la paricipación de todos

los funcionarios adscritos a a Oficina de Control Interno, se trató ampliamente el tema de los conflictos de interésEn las

reuniones que se llevan a cabo periódicamente se tocan temas de control interno para despejar dudas y entre los

funcionarios se interactua permanentemente para unificar criterios, además de la autocapacitación de cada uno de ellos en

temas específicos de control interno.

100,00%

Evaluación InstitucionalUso indebido de la información

de las auditorías.

1. Establecimiento de políticas de

operación para el tratamiento de la

información que se obtiene a partir de las

auditorías.

2. Suscripción de pacto de confidencialidad

por parte de todos los funcionarios de la

dependencia

1. Custodiar el archivo de la Oficina de

Control Interno

2. Firmar Acuerdo de Confidencialidad

por parte de los funcionarios de la OCI.

01/01/2018 - 31/12/2018


El archivo de la Oficina de Control Interno es manejado por la Secretaria de la misma, quien posee las llaves de acceso y

lleva un control de documentos en préstamo a los funcionarios. El Acuerdo de confidencialidad fue suscrito por los miembros

de la OCI en el año 2017.

100,00%

Administración de

Bienes y Servicios

Pérdida y/o hurto de bienes de

la PGN

1. Segregación de funciones y de roles.

2. Trazabilidad de los sistemas.

3. Interoperabilidad de los sistemas de

información.

4. Conciliación de información.

5. Verificación de facturas previo ingreso a

almacén.

6. Sistema de información de gestión de

inventarios.

7. Cámaras de seguridad.

8. Codificación e identificación de bienes

inmuebles.

9. Inventarios.

10. Reposición de bienes extraviados.

Realizar cruce de Kardex aplicativo SIAF

(almacén) versus inventarios físicos

01/01/2018 - 31/12/2018


El Grupo de Almacen e Inventarios, mensualmente efectúa los cruces entre el kardex del aplicativo SIAF y el inventario físico

En los meses de noviembre y diciembre de 2018, el grupo de Almacén e Inventarios efectuó los cruces correspondientes

entre el sistema de información y las existencias físicas, en lo que hace referencia a los bienes devoluitivos nuevos, usados

e inservibles y las mercancías de consumo.

100,00%

Administración de

Bienes y Servicios

(Mantenimiento

Correctivo y Preventivo

Direccionar los procesos de

contratación hacia un oferente

en particular.

1. Manual de Contratación de la Entidad y

normas inherentes al proceso

1. Aplicar Manual de Contratación y leyes

relacionadas con el proceso de contratación

01/01/2018 - 31/12/2018


Se celebró el contrato 179-047-2018, cuyo proceso de contratación se adelantó de conforimidad con lo dispuesto en el

Manual de Contratación de la PGN y demás normas aplicables al proceso.100,00%

Administración de

Bienes y Servicios

(Mantenimiento

Correctivo y Preventivo

de Vehículos)

Intervenir los procesos de

ejecución de los contratos con

actuaciones indebidas.

1. Procedimiento para la supervisión de

Contratos

1. Supervisar in-situ el procedimiento de

mantenimiento con el fin de que se de

cumplimiento a lo contratado.

2. Revisar cuentas.

01/01/2018 - 31/12/2018


La supervisión in situ orientada a supervisar el cumplimiento de lo contratado se lleva a cabo en forma permanente. El supervisor hace

presencia permanente en el taller del contratista exigiendo y verifiando el cumplimiento de lo pactado. A la fecha no se ha recibido

informe de la supervisión que indique incumplimiento o irregularidades en la ejecución del contrato.

Durante el periodo comprendido entre los meses de septiembre y diciembre de 2018 se revisaron y tramitaron tres cuentas. como

soporte de la revisión se cuenta con el formato de certificación para interventoria y supervisión de contratos.

100,00%

Administración de

Bienes y Servicios

(Prestación de Servicio

de Transporte

Operativo )

Uso indebido de los vehículos

operativos1. Ordenes de servicio

1. Ejercer vigilancia directa sobre las

solicitudes

2. Elaborar ordenes para los servicios

operativos.

01/01/2018 - 31/12/2018


En los meses de septiembre, octubre, noviembre y diciembre de 2018 se atendieron 254, 276, 284 y 203 servicios

operativos respectivamente. Se ha dado estricto cumplimiento al proceso para la atencion de los servicios operativos que

solicitan las diferentes dependencias del nivel central.100,00%





INSTITUTO DE

ESTUDIOS DEL

MINISTERIO PUBLICO

- IEMP-

(*CAPACITACIÓN

*INVESTIGACIÓN

*CERTIFICACIÓN DE

PERSONAS)

Generación de certificaciones

no veraces.

1. Sistemas de información y registro.

2. Centralización de la expedición de

certificados con Código de verificación.

3. Seguridad en los registros.

1. Revisar la efectividad de los controles

existentes.

2. Establecer un Log de auditoría del Sistema

de Información.

3. Validar con firma electrónica por parte del

administrador de la herramienta como tarea

automática que genera registros en el

servidor.

4. Hacer Backup mensual de registros,

programas, eventos, y log del sistema desde

la Moodle data.

5.Socializar el mapa de riesgos de corrupción

y publicarlo en la carpeta compartida del

Sistema Integrado de Gestión -SIG-.

01/01/2018 - 31/12/2018


Actividad 1:

-Certificación de personas: aplicación de puntos de control del proceso.

-Generación de base de datos de usuario.

-Actualización de la documentación del proceso.

-Procesos misionales: Identificación y tratamiento de salidas no conformes relacionada con el tema de generación de certificados

-Aplicación de la autoevaluación del control en los procesos misionales.

-Certificación de personas: aplicación de puntos de control del proceso.

-Actualización de base de datos de usuario.

-Actualización y depuración de la documentación del proceso. Ver documentación SIG

-Procesos misionales: Identificación y tratamiento de salidas no conformes relacionada con el tema de generación de certificados

-Actualización de la matriz de riesgos del proceso

Actividad 2:

-Montaje de plataforma moodle para educación virtual y presencial de capacitaciónes en alianza con MINTIC. Ver plataforma moodle

-Creación de cursos en la plataforma moodle.

Actividad 3

-Se proyecta realizar a partir del montaje de los primeros cursos

Actividad 4:

-Se generó lineamientos sobre cómo realizar back up.

-Se ha realizado back up en servidor de PGN y memoria extraible de IEMP de manera mensual y sobre información considerada crítica.

-Gestión ante PGN de mayor espacio en servidores para el repositorio de back up.

-Alianza con MINTIC para almacenamiento de información en servidor, sobre educación virtual.

-Back up mensual de la documentación del proceso, de manera mensual, y bajo la custodia del líder del proceso

Actividad 5:

-Realizado en las reuniones de proceso de investigación

100,00%

INSTITUTO DE

ESTUDIOS DEL

MINISTERIO PUBLICO

- IEMP-

(*ESTRATÉGICO

* APOYO

*CONTRATACIÓN

*JURÍDICA)

Contratación inadecuada

1. Planeación del proceso.

2. Publicidad, sistemas de información.

3. Procedimientos documentados con

puntos de control.

4. Publicación de los contratos en el

Secop.

1. Segregar funciones en la actividad

contractual.

2. Aplicar Instrumentos de verificación.

3. Realizar auditorías.

4. Revisar la efectividad de los controles

existentes.

5. Aplicar Autoevaluación de los controles

6. Participar en cursos de actualización

jurídica en temas de contratación pública.

7. Efectuar Actualización jurídica permanente.

01/01/2018 - 31/12/2018


Actividad 1:

-Actualización del instrumento de supervisión del contrato, definiendo de manera detallada los pasos y responsables.

-Distribución equitativa del trabajo y según capacidad operativa - -Se integra una persona al equipo del proceso

Esta actividad se da por cumplida y no se continuará con su vigencia.

Actividad 2:

-Aplicación de listas de chequeo por cada modalidad de contratación. -Aplicación informe de supervisión.

-Verificación de actas de liquidación de contratos.

Se continua con estas actividades que son inherentes al proceso.

Actividad 3:

-Se realizaron las auditorías de acuerdo a cronogramas establecidos y se están ejecutando planes de acción asociados a los resultados de auditoría.

Actividad 4 y 5:

-Aplicación del instrumento de autoevaluación

-Ejecución de procesos contractuales de acuerdo a la normatividad.

-Contratos ejecutandose de acuerdo a cronograma -

Se está realizando seguimiento a la matriz de riesgos del proceso y se está actualizando el proceso lo que implica la revisión de puntos de control y

políticas de operación del proceso.

Actividad 6:

Actualización, asociada a las funciones y propósitos del proceso.

Actividad 7:

-Aplicación de los requisitos vigentes como la ley 1882 del 15/01/2018

-Aplicación de la ley de garantías en los procesos de contratación

-Aplicación de la directiva 2017 de Colombia compra eficiente

-Consulta permanente del manual de contratación de PGN

Como parte de la acreditación del proceso se cuenta con un aspecto de actualización de requisitos legales, la cual es una actividad inherente a la

gestión del proceso.

100,00%

Porcentaje de avance anual

frente a las actividades programadas

De 0 - 59% Rojo

De 60 – 79% Amarillo

De 80 – 100 % Verde


Procuradurías Delegadas* Procuradurías Regionales y Provinciales

Dar lugar a la Caducidad o

Prescripción de manera intencional.

Proceso

Disciplinario





COMPONENENTE 1: GESTIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCIÓN - MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN (MISIONAL)

% de

avanceNo.

90%

Riesgo de Corrupción Controles Actividades PropuestasFecha

programada

Actividades Realizadas

El Despacho de la Procuraduría Delegada se encarga personalmente de evaluar todos

los asuntos misionales que fueron allegados por competencia a cada dependencia

(quejas, indagaciones, investigaciones, solicitudes de poder preferente,

supervigilancias, segundas instancias). Así mismo, se continuó dando cumplimiento a lo

acordado en las reuniones de análisis estratégico de 2018, en lo referente al reparto de

asuntos misionales, que se resume en pasar a reparto el primer día hábil de cada

semana las quejas revisadas por el Despacho, y entregar por reparto de forma

inmediata al operador disciplinario que se encuentre de turno, exceptuando los casos

asignados porel Despacho a un operador en particular. Adicionalmente, para el reparto

de los asuntos misionales, se cuenta con un control para la recepción y asignación de

esas diligencias, cumpliendo con lo acordado en las reuniones de análisis estratégico.

Paralelamente, en algunas delegadas, en la secretaría se tiene asignado un funcionario

que se encarga de mantener un inventario de los procesos a cargo, registrando las

actuaciones en cada caso, con lo cual aparte del reporte STRATEGOS se cuenta con

una herramienta que permite controlar el estado y la etapa de cada proceso. Este

inventario se socializa periódicamente con los funcionarios de la Delegada, para que en

paralelo con la información registrada en SIM, de parte de los operadores disciplinarios

se realicen las acciones pertinentes para evitar moras en la evaluación y sustanciación

de los procesos; así mismo, se socializa el registro del reparto efectuado y de las

decisiones proferidas por cada dependencia, en complemento con los reportes

individuales de cada operador, que se consolidan y verifican para realizar el reporte

mensual de la Procuraduría Delegada para el sistema STRATEGOS. Además, en

cumplimiento de la Circular 011 de 2017, proferida por el señor Viceprocurador General

de la Nación, mensualmente se realiza un reporte de la carga laboral de los operadores

disciplinarios de la dependencia; herramienta que se aprovecha para realizar

seguimiento al trámite de todos los asuntos misionales a cargo, incluyendo las quejas.

Mensualmente se comparan inventarios físicos con los registrados en el SIM, debiendo

presentarse una coincidencia del 100%

Las quejas recibidas en las dependencias son digitalizadas en el SIGDEA, estas quejas son

evaluadas por los procuradores provinciales o regionales o por los profesionales del derecho

adscritos a la dependencia quienes de acuerdo con el cronograma establecido, asignan la

competencia, clasifican y evalúan las quejas para el posterior reparto entre los operadores

disciplinarios. Esta actividad se realiza semanalmente o de acuerdo con el volumen de quejas

que llegan a la dependencia. Así mismo el titular de la dependencia o el funcionario asignado

para ello, revisa diariamente los autos proyectados por los funcionarios previa la firma de

Procurador. Adicionalmente en las reuniones RAE, realizadas periódicamente se evalúa la

gestión grupal e individual de los servidores con función disciplinaria.

Se envían correos a los diferentes operadores mediante los cuales se hace referecia a los

términos de evaluación de las quejas. Se llevan a cabo reuniones de seguimiento y se firman

compromisos en relación con la evaluación oportuna de las quejas y la evacuación inmediata

de quejas vencidas. A los compromisos asumidos se les hace el seguimiento permanente.

Los titulares de depacho en forma permanente monitorean los registros en el Sistema de

Información Misional, solicitando efectuar los ajustes a que haya lugar y reiterando la

bnecesidad de mantener actualizado el SIM para el correcto control de los asuntos a cargo..

Proceso

Disciplinario

Evaluación tardía y/o contraria a la

ley, de la queja o denuncia en

beneficio propio o de un tercero

1. Revisión de quejas radicadas para someterlas a

reparto

2. Revisión y seguimiento a la evaluación de las

quejas por parte del Jefe de dependencia o

coordinador

3. Revisión y actualización de la información de los

sistemas de información institucionales por parte del

jefe inmediato

1. Revisar y dar tramite oportuno a las quejas por

parte del superior.

2. Evaluar que los proyectos que surjan de las quejas

se encuentren ajustados a la ley

3. Verificar que los datos de los sistemas de

información institucionales se encuentren al día y

debidamente diligenciados y cotejarlos

Enero - diciembre

2018

Frecuencia

permanente

95%

1. Vigilancia a los reportes de niveles de riesgo de

prescripción y caducidad que se encuentran

disponibles en el Sistema de Información Misional -

SIM-.

2. Seguimiento por parte del superior al

cumplimiento de los términos procesales de

conformidad con la Ley y la Guía Disciplinaria.

1. Revisar mensualmente la información de los

sistemas de información institucionales y los

inventarios.

2. Priorizar los procesos que tienen mayor riesgo de

prescripción.

Enero - diciembre

2018

Frecuencia

mensual

Durante las reuniones periódocas llevadas a cabo entre el Delegado y los operadores

disciplinarios se prioriza y se hace seguimiento a los procesos que presentan mayor

riesgo de prescripción.

El delegado revisa periódicamente todos los expedientes a cargo de los funcionarios en

el SIM y lo coteja contra los informes semanales que le presentan los sustanciadores y

contra una carpeta de providencias escaneadas que mantiene la Secretaría de la

Delegada y que sirve de base para las actualizaciones en el SIM. Si advierte cualquier

discrepancia solicita a los funcionarios la explicación correspondiente.Se realiza revisión

mensual de la gestión registrada en los Sistemas de Información y se hace una

verificación exhaustiva de que la información registrada coincida con la estadística

presentada por los operadores.

Mensualmente se evalúa el cumplimiento de los compromisos individuales y planes de

trabajo realizados con base en los listados entregados a cada Abogado de los

expedientes con riesgo de prescripción y/o caducidad, así como aquellos que tienen

vencidos los términos de la etapa procesal

En los casos relacionados con graves violaciones a los derechos Humanos e

infracciones al DIH, la delegada ha venido acuñando y construyendo una nueva posición

frente a la prescripción de los procesos disciplinarios, declarando la imprescriptibilidad

de dichas conductas.

Se realizó análisis de la Directiva No. 6 de 2007 para determinar los casos que cumplan

los criterios para realizar compulsa de Copias a Veeduría. En los autos que declaran la

prescripción o la caducidad se verifica si hay lugar a compulsar copias a la veeduría,

tras establecer la posible responsabilidad de algún funcionario de la entidad.

El Procurador Regional y Provincial hace énfasis en cada reunión RAE sobre los acuerdos

suscritos con los operadores disciplinarios acerca del cumplimiento de las metas y

evacuación de procesos a cargo de cada operador.

Los servidores con función disciplinaria continúan con el compromiso de priorizar aquellos

asuntos que se encuentren con términos procesales vencidos, así como evitar moras

injustificadas en el trámite procesal.

El Procurador Regional y Provincial está atento de las cargas disciplinarias, proceso de

revisión de expedientes para reducir los niveles de riesgos de caducidad y prescripción.

Los operadores disciplinarios continúan diligenciando los cuadros de control de los asuntos a

su cargo, con el fin de contar con la información oportuna cuando sea requerida.

Revisión mensual en el SIM de los procesos que se encuentran en riesgo de prescripción o

de caducidad y requerimiento a funcionarios de proferir decisión dentro del mes.

Revisión de la información registrada en el SIM versus la disponible en los expedientes.

Evaluacion periódica con cada profesional de su inventario de expedientes, para ordenar en

esta actividad la carga laboral por grupos, tales como: expedientes de Relevancia de los

hechos investigados, expedientes o procesos de posible evacuación por su in- conducencia o

improcedencia, expedientes próximos a caducar o prescribir, se establecen prioridades,

términos y compromisos y se identifican deficiencias en el registro de la información en el

aplicativo asi como el impulso que se debe dar a la acción según el caso.

Estudio de la responsabilidad disciplinaria de cada profesional a la luz de lo dispuesto en la

normatividad interna,en cuyos procesos opero el fenómeno de la prescripcion o de la

caducidad.

Capacitación a funcionarios en el manejo del Sistema de Información Misional SIM.

Seguimiento mensual por parte del procurador, a la gestión de cada operador a traves del

sistema de Información que permite identificar los procesos a cargo del despacho.

Suscripción de Actas de Compromiso por parte de funcionarios que tenian a cargo asuntos

disciplinarios vencidos.

Preparado por Vilma Osanna Pinto De Florez 16/01/2019 Aprobado por Santiago Muñoz Medina Página 1



% de

avanceNo. Riesgo de Corrupción Controles Actividades Propuestas

Fecha

programada


Proceso

Disciplinario

Registro inoportuno o erróneo de

las sanciones ejecutoriadas de

manera intencional

1. Confrontación de los fallos sancionatorios

ejecutoriados con el registro reportado en el

Sistema de Información de Registro de Sanciones y

Causas de Inhabilidad -SIRI-.

1. Realizar informe mensual de las sanciones

reportadas y registradas en el SIRI.

Enero - diciembre

2018

Frecuencia

mensual

En la secretaría de algunas Delegadas participan más de un funcionario en el registro

de sanciones para evitar errores o fallas intencionales en dicho registro.

En algunas Delegadas esta función es realizada directamente por el titular del Despacho

quien para el efecto, inmediatamente se tienen fisicamente la decisión y la constancia de

ejecutoria se procede a verificar la sanción impuesta, se confrontan que los datos de la o

las personas investigadas coincidan con las sancionadas y se hace el registro

correspondiente y la impresión de la constancia del mismo para el archivo.

Revisión por parte de los Delegados de las sanciones registradas en el SIRI, frente a

las decisiones adoptadas en el periodo, que son suceptibles de registro.

Revision mensual de las sanciones ejecutoriadas frente a los registros en el SIRI.

Capacitación a funcionarios encargados de los registros de las sanciones en el SIRI95%

Preventivo

Acciones u omisiones que incumplen el

procedimiento o la Ley para el ejercicio

de la función preventiva en beneficio

propio o de un tercero.

1. Revisión de las actuaciones preventivas en los

sistemas de información institucional y demás

instrumentos de control

2. Control de términos de la acción preventiva y de la

planeación propuesta.

1. Extraer periódicamente reportes de las actuaciones

preventivas en los sistemas de Información institucional.

2. Extraer periódicamente un reporte sobre cumplimiento de

términos en los sistemas de información misionales.

Enero - diciembre

2018

Frecuencia

mensual

Rigurosa vigilancia por parte de los funcionarios que conforman la secretaría de toda la

correspondencia que ingresa a las Delegadas a efectos de mantener un estricto control

a la oportunidad en la respuesta a los derechos de petición.

Informes de acciones preventivas relevantes, en relación a los resultados, logros,

impacto y avances de la gestión y finalización de asuntos terminados de acuerdo a los

formatos aplicables.

Capacitación a los funcionarios en los sistemas de información, especialmente en

STRATEGOS con el objeto de entender el indice de gestión utilizado y el cómo reportar

en este sistema.

Análisis de gestión, plan de choque y monitoreo al mismo, en relación al informe de

evaluación presentado por la Oficina de Planeación.

Solicitud a funcionarios en relación con el cumplimiento de la Resolución 40 de 2017,

por la cual se adoptó el SIGDEA.

Reiterada solicitud a los funcionarios en materia de validación y actualización

permanante del SIM.

Direccionamiento previo por parte del titular del Despacho en relación con las actuaciones a

adelantar dentro de cada uno de los asuntos. Instrucciones a los operadores preventivos en

materia de celeridad en el trámite de los asuntos, registro permanente de las actuaciones en

el SIM, adopción del reporte de atención al público en el SIM, requerimiento de información a

las diferentes entidades que presentan demora en responder, sopena de iniciar procesos

disciplinarios, a efectos de lograr celeridad en la actuación.

El señor Procurador Provincial da instrucciones a los funcionarios preventivos para que los

oficios de seguimiento a las preventivas y enviados a las autoridades locales son firmados por

el titular, como una forma de ejercer el control sobre las mismas y evitar la materialización de

este riesgo.

En algunas provinciales mensualmente se radica en el despacho provincial la relación de las

actividades realizadas por los funcionarios responsables del seguimiento de las preventivas.

Soportes de la generación de reportes de las actuaciones preventivas sobre el cumplimiento

de los términos en los sistemas de informacion y se verifica la informacion de acuerdo a la

preventiva desarrollada.

Autocontrol por parte de cada operador preventivo, en materia de términos.

90%

Preventivo

Uso de la información clasificada y

reservada en contravía de la

Constitución y la Ley, en beneficio

propio o de un tercero .

1. Implementación de instrumentos jurídicos

existentes relacionados con el uso de la información

clasificada y reservada

1. Capacitar a los funcionarios sobre los instrumentos

legales y técnicos relacionados con la gestión de la

información reservada y clasificada

Enero - diciembre

2018

Frecuencia

permanente

Capacitación sobre Ley 1712 de 2014 en el marco del conversatorio ético.

Asistencia al taller "Transparencia e integridad en la función pública"

Se continúa insistiendo en la importancia de mantener en reserva los datos y las

narraciones que las víctimas aportan al momento de presentar la declaración para ser

incluídos en el RUV. Se dá estrictyo cumplimiento a lo dispuesto en la normatividad en

materia de reserva de información, en particular lo dispuesto en el decreto 48000 de

2011.

Conforme a los protocolos de seguridad e integridad de la información y lo estipulado en

la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y la Ley 1712 de 2014, se le dá la reserva

correspondiente a la información que se maneja.

Autocapacitación por parte de operadores preventivos. Consulta de Directivas y Circulares

generadas por la entidad sobre el proceso.

Consulta permanente por parte de los operadores, del material que se encuentra registrado

en el tesauro y en la Relatoria

No se han adelantado procesos de capacitación sobre el manejo de informacion reservada y

clasificada.

La correspondencia recibida es filtrada por el titular del despacho lo cual permite conocer de

primera mano los asuntos a cargo de la dependencia y generar control de la informaión. se

generan planillas de reparto de la correspondencia..

En las diferentes reuniones se hacen advertencias fente al cumplimiento de la ley de habeas

data, al igual que reiteración permanente en comité de ética de la reserva en el manejo de la

información.

60%

Preventivo Vigilancia inadecuada de procesos

contractuales del Estado

1. Aplicación del Modelo de Gestión Preventiva y

toda su documentación asociada.

2. Participación ciudadana.

3. intervención del Comité Interinstitucional para la

Vigilancia de la Gestión Pública -CIVIGEP-.

1. Capacitar a los Operadores preventivos en la

aplicación del Modelo de Gestión Preventiva y sus

desarrollos.

2. Promover la participación ciudadana

3. Coordinar acciones preventivas con el organismo

correspondiente

Enero - diciembre

2018

Frecuencia

permanente

Se realizo participación activa de los integrantes del grupo de Supervigilancia a los

derechos de Petición en dos eventos de actualización y formación en materia de

trasnparencia, integridad y cultura de lo público.

Se han adelantado acciones orientadas a promover la participación ciudadana,

referentes al seguimiento de convenios y contrtatos estatales; acompañamiento

preventivo a la ejecución de los recursos de los convenios relacionados con el

mantenimiento de vias terciarias, seguimiento a la ejecución del plan de Acción

Territorial, seguimiento a la entrega de ayudas humanitarias, seguimiento a la ejecución

de recursos destinados a la implementación del Acuerdo dd Paz; verificación a los

recursos destinados para la estabilización socioeconómica de las víctimas del conflicto

armado.

Participación en la Comisión de Seguimiento Misional Preventivo; vigilancia preventiva

de contratos y convenios a los corporaciones autónmas regionales, con el fin de dar

respuesta oportuna y efeciente en relación con las irregularidades y riesos de corrupción

que se presentan al interior de las Corporaciones, entre otros, en celebración de

contratos y convenios; participación ciudadana en diferentes temáticas ambientales,

seguimiento y acompañamieno.

Permanentemente se promueve la participación de los grupos étnicos en los asuntos

preventivos atendidos, a través de la consulta previa

Se ha solicitado al IEMP capacitación relacionada con la aplicación del Modelo de Gestión

Preventiva.

Se realizó Jornada de capacitación por parte de la Oficina de Planeación en algunas de las

Procuradurías territoriales en materia de aplicación de los formatos del Modelo de Gestión

Preventiva.

Autocapacitación en algunos casos, en los procedimientos de gestión preventiva y en la

aplicación de los diferentes formatos, descargando la información de la página web de la

entidad.

Se ha solicitado a los operadores preventivos se dé cumplimiento a los diferentes tipos de

actuación en el marco de los escenarios señalados en el modelo de gestión preventiva de la

PGN.

Se da a conocer al operador preventivo la normatividad en materia de contratación.

A través del Comité de Moralización encargado de prevenir, investigar y sancionar los actos

de corrupción en cada Departamento, en el cual el Procurador Regional funge como

Secretario o Presidente, se han programado actividades orientadas a promover la

participación ciudadana y a ejercer el control que corresponde, así como reuniones con las

veedurias ciudadanas para conocer de primera fuente, los problemas de la comunidad.

Se realiza la revisión con el apoyo de ayudas tecnológicas como el SECOP para darle

seguimiento a las actuaciones contractuales y se plasman los resultados en los formatos de

evaluación preventiva correspondientes.

Se adelantan capacitaciones a los Personeros de cada jurisdición y ellos a su vez tuvieron la

obligación de constituír y capacitar a los veedurías ciudadanas, en pro de incentivar la

participación ciudadana en la lucha para combatir la corrupción. también se han solicitado

informes de gestión a las diferentes veedurías ciudadanas.

En reuniones con los personeros municipales se ha destacado la importancia de promover la

conformaión de veedurías y la orientación y acompañamiento a las mismas.

75%




% de

avanceNo. Riesgo de Corrupción Controles Actividades Propuestas

Fecha

programada


Preventivo

Dilatar la actuación preventiva en

beneficio propio o de un tercero.

1. Procedimientos y protocolos de actuación de

gestión preventiva.

2. Sistemas de información de Gestión

3. Formación en ética, principios y valores

4. Modelo de Gestión Preventiva y sus desarrollos.

1. Exigir la aplicación del Modelo de Gestión

Preventiva por parte de los jefes de dependencias.

2. Exigir el registro en las herramientas tecnológicas

establecidas.

3. Realizar periódicamente cursos y/o conversatorios

sobre ética, principios y valores

4. Continuar con las capacitaciones y actualizaciones

en el Modelo de Gestión Preventiva y sus

herramientas.

Enero - diciembre

2018

Frecuencia

permanente

Se solicito una capacitación sobre el sistema integral de prevención. Se realizaron los

conversatorios éticos donde se abordaron cada uno de los valores de la PGN y su

relación con el cumplimiento de las funciones asignadas a las diferentes delegadas.

Memorandos, reportes e instrucciones orientados a exigir la aplicación del Modelo de

Gestión preventiva por parte de los operadores preventivos,

Recordatorio permanente a los funcionarios de la importancia de tener actualizados los

sistemas de información de la entidad.

En algunas dependencias se ha socializado la presentación sobre el sistema preventivo

con el fin de que los funcionaros contaran con una herramienta más didactica y que les

permitiera la interiorización del concepto preventivo.

Realización de reuniones de interlocución orientadas a identificar riesgos y promover la

coordinación de acciones encaminadas a aplicar el modelo de gestión preventiva.

Generación de planes de Choque como resultado de los informes de gestión

presentados por la Oficina de Planeación y seguimiento permanente a los mismos.

Capacitación en Sistemas de Información SIM y SIGDEA.

Este riesgo se minimiza desde el momento en que se hace el reparto entre el personal

encargado y con el seguimiento y control desde el registro en el SIM y del informe de cierre el

cual es evaluado para darle el aval o solicitar la correcciones a que haya lugar.

El registro de las actuaciones en las herramientas tecnológicas es controlada desde las

secretarías de despacho.

Recomendaciones permanantes al equipo de trabajo sobre el deber de dar celeridad a las

actuaciones preventivas.

El Despacho realiza una o dos veces al mes, mesas de trabajo en donde se realiza un estudio

de los procesos preventivos y se imparten las instrucciones pertinentes

La aplicación del Modelo de Gestión Preventiva es exigida por parte del Procurador

correspondiente de lo cual da cuenta el registro periódico en el POA. En la mayoria de las

dependencias se da aplicación a la cartila instructiva de asuntos preventivos y se consulta la

información con la que cuenta el tesauro y la relatoria..

El registro de la información en las herramientas tecnológicas es solicitado en la mayoría de

los casos, a través de correo electrónico a los diferentes operadores. los operadores son

instados a registrar de forma oportuna, por las directrices dadas a conocer por el Despacho y

las emanadas desde la PGN y con el conocimiento de los deberes y obligaciones respecto del

ejercicio del cargo.

Se verifica la agilidad en el trámite de la acción preventiva teniendo en cuenta lo expedito de

la acción . En pro de mitigar el riesgo, la inmediatez de la acción determina la no dilatación, la

cual se verifica con el seguimiento en el SIM.

La exigencia de la aplicación del Modelo de Gestión preventiva se dessrrolla en el filtro desde

el despacho respecto del trámite que se direcciona para evaluar las quejas recibidas.

90%

Intervención

Judicial y

Administrativa

Intervención judicial y administrativa en

beneficio propio o de un tercero

1. Informes periódicos de intervención judicial y

administrativa sobre los casos que el jefe inmediato

considere a su criterio

2. Formación en ética, principios y valores

3. Registro de datos en los sistemas de información

institucional

1. Solicitar informes periódicos sobre la intervención

judicial y administrativa sobre los casos que a criterio

del jefe inmediato considere

2. Realizar cursos y/o conversatorios sobre ética,

principios y valores

3. Extraer de los sistemas de información

institucionales, los casos que considere el jefe

inmediato a su criterio

Enero - diciembre

2018

Frecuencia

permanente

Se realiza un seguimiento de los registros de los casos connotados en el SIM, sumado

a que de las agencias especiales constituídas, el grupo de agencias especiales realiza

una supervisión constante sobre el registro de las actuaciones en los sistemas de

información. Seguimiento permanante al registro en el SIM tanto dd las inssitencias en

tutela como de las supervigilancias.

En algunas Delegadas, se efectúa solicitud de informes sobre la intervención judical y

administrativa en casos relevantes, identificación del hecho juridicamente relevante,

implicado, actuación jurídica relevante, intervención relevante del ministerio público, y

resultados concretos obtenidos.De los casos de mayor relevancia, se constituyen

agencias especiales.

Se registra control material en algunas dependencias de competencia y del resultado de

las visitas si se identifican irregularidades en los procedimientos, se compulsa copias a

los competentes para adelantar las acciones a que haya lugar.

Realización de conversatorios eticos en forma trimestral en algunas de las Delegadas.

Reunión de insistencias en tutela todas las semanas para exponer y nalaizar cada uno

de los casos y determinar los temas de impacto que pueden ser objeto de actuación por

parate del señor Procurador.

Las procuradurías Regionales han venido asumiendo la intervención judicial y administrativa,

en aquellos casos en los que se ha presentado impedimento de parte de los procuradores

Judiciales

Son pocas las procuradurías Territoriales en las cuales se adelanta este proceso misional; no

obstante se lleva a cabo el seguimiento correspondiente a los registros de los sistemas de

información y a la gestión adelantada por cada operador de intervención.

En la mayoria de los casos en que se adelanta este proceso misional, el mismo es asumido

directamente por el titular del despacho con el apoyo de los profesionales designados quienes

se encargan de realizar actividades tendientes a verificar el estado de los procesos y la

necesidad de intervención en cada uno de ellos para luego entregar informe al titular,

especialmnte en los eventos en que se fija la fecha para la realización de audiencias. Se han

impartido instrucciones a los profesioales de apoyo relacionadas con el trámite que sde debe

dar a los asuntos de intervención judicial, asi como la necesidad de reportar de manera

oportuna y con la debida antelación, las fechas programadas por los despachos judiciales,

para la realización de las audiencias.

Así mismo en las dependencias del nivel territorial se llevan a cabo los conversatorios éticos

en forma trimestral

95%

Intervención

Judicial y

Administrativa

Conflicto de Intereses.

1. Formación en ética, principio y valores

2. Capacitación en régimen de inhabilidades e

incompatibilidades.

3. Fortalecimiento del control ciudadano.

1. Realizar cursos y/o conversatorios sobre ética,

principios y valores

2. Capacitar en régimen de inhabilidades e

incompatibilidades

3. Promover la participación ciudadana.

Enero - diciembre

2018

Frecuencia

permanente

Se llevan a cabo conversatorios eticos en forma trimestral en algunas dependencias.

Se dieron lineamientos a los diferentes procuradores, a través de diversos

memorandos, respecto del trámite de los impedimentos.

Se inclyó un acceso en pagina institucional a traves del bloc sede electrónica , con el

ojeto de facilitarle a la ciudadanía el seguimiento al trámite de las solicitudes de

conciliación a nivel nacional.

Una de las formas de promover la participación ciudadana es dar respuesta oprtuna a

los derechos de petición recibidos en cada una de las Delegadas y se ha procedido de

esa manera.

Se participó activamente en las eventos de actualización y formación, relacionados con

la transparencia, integridad y cultura de lo público.

Los formadores del Instituto de Estudios del Ministerio Público (IEMP) han realizado

capacitaciones (miércoles, 24 de octubre de 2018 capacitación, lunes 26 de noviembre

de 2018 sobre el Nuevo Código General Disciplinario- lunes 3 de diciembre de 2018

Guía del proceso disciplinario) a los servidores públicos de la Delegada.

Se realizan conversatorios éticos en forma trimestral. Se promueve la participación ciudadana

a través de la realización de audiencias públicas en diferentes municipios y en calguos casos

se forma parte del Comité directivo de la Red Institucional de Veedurías Ciudadanas RIAV y

se asiste a los Comtés Técnicos de la Red.No se han realizado jornadas de capacitación en

régimen de inhabilidades e incompatibilidades, no obstante se ha dado a conocer al IEMP la

necesidad de capacitación . La participación ciudadana se promueve con la atención

permanante al público en cada una de las dependencias y la respuesta oportuna a los

derechos de petición y quejas. 95%



De 0 - 59% Rojo


De 80 – 100 % Verde


INCIO

dd/mm/aa

FIN

dd/mm/aa

1Formulación y

Trámite de

PQRSDF

Tecnológica

Implementación de la

PQRSDF del SIGDEA en la

sede electrónica de la PGN,

a través de un único

formulario en el que se

seleccione el trámite que

corresponda

Existen varios

formularios

dispersos en

diferentes sitios a

los que se debe

acceder para

seleccionar el

trámite que se

desea realizar

Interoperabilidad Confianza

División de Registro

y Control

Correspondencia

Equipo de trabajo

Viceprocuraduría

Secretaría General

Oficina de

Planeación

Oficina Sistemas

14/02/2018 31/12/2018

La Procuraduria General de la Nación

cuenta con un único formulario de

Peticiones, quejas, reclamos, solicitudes y

felicitaciones, dispuesto en su sede

electrónica, para que el interesado

seleccione el trámite que requiera.

100%


De 0 - 59% Rojo

% de

avance


frente a las actividades

programadas

Descripción de la

Mejora a Realizar al

Tramite , proceso o

Procedimiento

Beneficio al

Ciudadano y /o

Entidad

Dependencia

Responsable

Fecha Realización


De 80 – 100 % Verde

Interoperabilidad: es el ejercicio de colaboración entre organizaciones para intercambiar información y conocimiento en el marco de sus procesos de negocio, con el propósito de facilitar la entrega de servicios en línea a ciudadanos, empresas y a otras entidades"

Nº

Nombre del

Tramite,

Procesos o

Procedimiento

Tipo de

Racionalización

Acciones Específicas

de Racionalización

Situación

Actual

COMPONENENTE 2: ESTRATEGIA DE RACIONALIZACIÓN DE TRAMITES




TERCER CUATRIMESTRE 2018 (1 DE SEPTIEMBRE - 31 DE DICIEMBRE)

Preparado por Vilma Osanna Pinto De Florez 16/01/2019. A probado por Santiago Muñoz Medina Página 1

1.1 Conformación equipo de rendición de cuentas 1/02/2018 - 28/03/2018

• Definición del equipo

• Asignación de actividades para las

dependencias que conforman el equipo

de trabajo.

Mediante Resolución No. 463 del 1 de Agosto 2018, emanada del Despacho del señor Procurador

General de la Nación, se conformó el equipo de trabajo de rendición de cuentas y se le asignó las

funciones.

1.2

Identificar y determinar los lineamientos de la Procuraduría como órgano de

control, durante esta administración, frente a lo ya previsto en el documento

CONPES

1/02/2018 - 01/05/2018

Documento con los lineamientos y .las

necesidades identificadas así como el

plan de acción

El Documento con los lineamientos para la rendición cuentas a la ciudadanía, correspondiente al año 2018, contiene las acciones

previstas para el desarrollo del ejercicio, en los elementos de información, lenguaje comprensible al ciudadano, diálogo e incentivos,

articuladas con las normas vigentes y los objetivos institucionales. De igual manera se elaboró el documento denominado

"Estrategia Rendición de Cuentas a la Ciudadanía 2018" el cual establece, entre otros aspectos que previo al el ejercicio de

rendición de cuentas se definirán sus fases, contenidos, mecanismos de participación y responsabilidades de cada una de las

dependencias de la entidad y que en este sentido se conformará el grupo de trabajo de rendición de cuentas, en donde la Oficina

de Planeación es responsable de organizar, planear y hacer seguimiento al proceso y la Oficina de Control Interno de verificar y

validar que se cumplan la normatividad aplicable al mismo.

1.3 Elaborar diagnóstico del estado de la rendición de cuentas 1/02/2018 - 30/03/2018Informe diagnóstico del estado de la

rendición de cuentas

La Oficina de Planeación elaboró el diagnóstico de la rendición de cuentas 2017 con el propósito de hacer un balance y verificar el

resultado del ejercicio, haciéndo énfasis en ties grandes elementos, Información, Diálogo e Incentivos. Como resultado del

diagnóstico se hicieron las siguientes recomendaciones:

Tener en cuenta los resultados del diagnóstico realizado para mejorar en los aspectos con la calificación.

Continuar evaluando el desarrollo de los espacios presenciales de Rendición de Cuentas, manteniendo el compromiso con el

cumplimiento de los objetivos, y estableciendo las acciones de mejora del caso.

Realizar pruebas suficientes de las actividades que requieran medios tecnológicos previos al desarrollo de la Audiencia Pública

para reducir las posibles fallas que se puedan presentar durante el evento.

Fortalecer la divulgación de trámites y servicios al ciudadano.

Revisar oportunidades de actualización de espacios virtuales donde se publica información de la Estrategia de Rendición de

Cuentas con el fin de ser más atractivos para la consulta de la comunidad, teniendo en cuenta el cumplimiento de los lineamientos

de la Estrategia de Gobierno en Línea

1.4Capacidad operativa y disponibilidad de recursos para la audiencia de rendición

de cuentas de 20181/05/2018 - 30/05/2018

Determinación de la capacidad operativa

y los recursos disponibles para la

realización de la audiencia de rendición

de cuentas en la vigencia 2018.

Plan de acción detallado para la

realización de la audiencia.

En el mes de julio de 2018, la oficina de planeación elaboró el Protocolo de Audiencia Pública de

Rendición de Cuentas 2018 "540 DÍAS DE PROCURADURÍA CIUDADANA EN CIFRAS", el cual contiene

las acciones para divulgar la información, las acciones para promover el diálogo y las relacionadas con la

motivación e incentivos para llevar a cabo la audiencia. Así mismo el documento contempla el equipo

responsable del proceso, los recursos e infraestructura institucional, la evaluación y seguimiento así como el

Orden del Día del evento.

100%

· Audiencia de Rendición de cuentas

vigencia 2018

Documento de informe de las actividades

cumplidas en el marco de la audiencia de

rendición de cuentas.

Subcomponente - 2 Diálogo de

doble vía con la ciudadanía y sus

organizaciones

4.1 Proyección de estructura de rendición de cuentas para el año 2018 1/12/2018 - 31/12/2018

• Documento proyección rendición de

cuentas año 2018 con mínimos para el

cumplimiento de lo proyectado

El Protocolo de Audiencia Pública de Rendición de Cuentas 2018 "540 DÍAS DE PROCURADURÍA

CIUDADANA EN CIFRAS" contempla la forma en que se va a llevar acabo el proceso. 100%



De 0 -59% Rojo


De 80 – 100 % Verde

1,5 80%



COMPONENTE 3: RENDICIÓN DE CUENTAS

1/07/2018 - 31/12/2018Realizar audiencia de rendición de cuentas vigencia 2018

Subcomponente - 1 Información de

Calidad y en lenguaje compresible

100%

LA AUDIENCIA DE RENDICIÓN D CUENTAS SE LLEVARÁ A CABO EL 23 DE ENERO DE 2019. A LA

FECHA SE CUENTA CON EL INFORME DE RENDICION DE CUENTAS "2 AÑOS DE GESTION PGN" Y

LA PRESENTACIÓN DE LA AUDIENCIA



Subcomponente Actividades Propuestas Meta o producto% de

avanceActividades RealizadasFecha programada

Preparado por Vilma Osanna Pinto De Florez 16/01/2019 Aprobado por Santiago Muñoz Medina

1.1Revisión y actualización del Manual de Atención

al Ciudadano01/02/2018 - 30/04/2018 Manual de Atención al Ciudadano

La División Centro de Atención al Público propuso el ajuste al Manual de

Atención al Ciudadano de la Procuraduría General de la Nación, como actividad

dentro del componente estratégico del Plan Operativo Anual POA de la División,

vigencia 2018. Es así como el 28 de mayo de 2018 se envió a la Secretaria

general de la Entidad, el primer borrador del mencionado documento para

efectos de revisón y análisis. Este primer borrador fue sujeto de revisión y ajustes

por parte de la firma contratista, la cual lo devolvió a mediados de diciembre para

la adopción correspondiente.

90%

1.2Implementar las mejoras al Sistema de Gestión

Documental y de Archivo Electrónico (SIGDEA)01/02/2018 - 31/07/2018

Sistema de Gestión Documental y de

Archivo Electrónico implementado

(SIGDEA)

Dentro de las mejoras realizadas al Sistema de Gestión Documental y de Archivo

Electrónico (SIGDEA), de acuerdo con el "INFORME DE SUPERVISION

CONTRACTUAL No. 24", fechado el 3 de agosto de 2018, se encuentran las

siguientes:

1. Afinamiento a las bases de datos del SIGDEA entre el 14 de abril y el 18 de

mayo de 2018.

2. Realización de tres (3) mantenimientos preventivos y

3, Atención de requerimientos de personalización por parte de inDenova y

puestos en producción durante el 1 de agosto de 2017 y el 31 de julio de 2018.

80%

2- Fortalecimiento de los

canales de atención2.1

Elaborar un Plan de Atención al Público que

incluya un listado de servicios estratégicos

institucionales, protocolos, canales de contacto,

puntos de atención, medidas de seguimiento,

mejoras y recomendaciones.

01/02/2018 - 30/05/2018Plan de Atención al Público

elaborado

La División Centro de Atención al Público se eencuentra a la espera de las

instrucciones correspondientes, orientadas a la elaboración del documento. Una

vez se cuente con la adpción del Manual de Atención al Ciudadano se tendrá el

princial insumo para la labración del Plan

70%

3.1

Realizar diagnóstico del talento humano

adscrito a los grupos de trabajo (nivel central y

territorial) que asesoran, orientan o tienen

contacto con el ciudadano en la Procuraduría

01/02/2018 - 30/05/2018

Diagnóstico del talento humano

adscrito a los grupos de trabajo de

atención al ciudadano

Se suprimió el Grupo de Notificaciones y recursos adscrito a la División CAP,

mediante Resolución No. 022 de 2018, así mismo se ha solicitado la

reasignación de algunos funcionarios de este equipo de trabajo con el ánimo de

renovar la percepción e imagen institucional que tienen los usuarios sobre la

prestación de los servicios de la PGN a cargo de la División CAP. De igual

manera se ha hecho la solicitud de asigación a la División CAP de 4

profesionales con perfil de abogados para la prestación de asesoría jurídica y

recibo de quejas verbales.

70%

3.2

Asignación del recurso humano a nivel central y

territorial: de personal con perfiles y

competencias

01/06/2018 - 30/09/2018Personal con perfiles y competencias

asignado

La Secretaria General estimó solicitar a cada jefe de dependencia del nivel

terriotorial para que enviara un informe respecto de ls acciones previstas y

ejecutadas por cada uno de ellos en el periodo objeto de estudio referentes al

diagnóstico y solicitud de talento humano como actividades propias del PAAC

2018.

60%

3.3

Capacitación del talento humano adscrito a los

grupos de trabajo (nivel central y territorial) que

asesoran, orientan o tienen contacto con

ciudadanos en la Procuraduría

01/09/2018 - 30/11/2018 Personal capacitado

El 6 de diciembre de 2018 la Divisón CAP solicitó al IEMP incluír dentro de la

programación académica una línea de sensibilización y capacitación que

considere entre otros servicios y metodología , la atención y serviico al clieente,

con énfasis en contac center, atención y servicio telefónico, trato digno a los

usuarios, etc.

50%




COMPONENTE 4: ATENCIÓN AL CIUDADANO

Porcentaje de avance

anual


De 0 -59% Rojo


De 80 – 100 % Verde

% de

avanceActividades realizadas

1- Estructura administrativa y

direccionamiento estratégico

3- Talento Humano

Subcomponente

No.

acti

vida

d

Actividades propuestas Meta o productoFecha programada

Preparado por Vilma Osanna Pinto De Florez 16/01/2019. Aprobado por Santiago Muñoz Medina

Subcomponent

1.1

Revisión y actualización

del Link de transparencia

y del derecho de acceso a

la información pública, de

la página Web de la PGN

01/03/2018-

31/12/2018

Link de transparencia

activa actualizada95%

1,2

Armonizar la Estrategia

de Gobierno en Línea con

Ley 1712 de 2014 y

Resolución Min TIC

01/04/2018-

30/11/2018

Estrategia de Gobierno

en Línea actualizada80%

El link de Transparencia y acceso a la información pública de la PGN, se encuentra actualizado con algunas pocas excepiones en cuanto a la publicación de la información dispuesta en la Ley 1712 de 2014. En el mes de diciembre se diligenció por parte de la Oficina de

Control Interno, la encuesta sobre Indice de Transparencia ITA, la cual arrojó los siguientes resultados en cuanto a los aspectos respondidos de manera negativa , debido a que no se ubicó la información en el portal institucional.

6.2 Plan de gasto público (Plan de acción)

b. Estrategias

Justificación: Revisado el documento no se observó este aspecto.

d. Metas

Justificación Revisado el documento no se observó este aspecto.

g. Distribución presupuestal de proyectos de inversión junto a los indicadores de gestión.

Solicitar aclaración.

Justificación: No se observó este aspecto

6.5 Participación en la formulación de políticas

a. Sujetos que pueden participar.


b. Medios presenciales y electrónicos.


c. Áreas responsables de la orientación y vigilancia para su cumplimiento.


7.1 Informes de gestión, evaluación y auditoría

c. Informe de rendición de cuentas a los ciudadanos, incluyendo la respuesta a las solicitudes realizadas por los ciudadanos, antes y durante el ejercicio de rendición.

Justificación: No se observó este aspecto.

7.5 Información para población vulnerable

a. Normas, políticas, programas y proyectos dirigidos a población vulnerable de acuerdo con su misión y la normatividad aplicable.


7.6 Defensa judicial

b. Estado en que se encuentra


9.1 Trámites y servicios

d. Los formatos y formularios requeridos, indicando y facilitando el acceso a aquellos que se encuentran disponibles en línea.

Justificación: No se observó este aspecto en la página de transparencia.

10.3 Índice de Información Clasificada y Reservada

b. Disponible en el portal www.datos.gov.co.

Justificación: No se ubicó este aspecto en portal www.datos.gov.co

10.4 Esquema de Publicación de Información

k. Adoptado y actualizado por medio de acto administrativo o documento equivalente de acuerdo con el régimen legal al sujeto obligado, de conformidad con lo establecido por el acuerdo No. 004 de 2013 del Archivo General de la Nación.

Justificación: No se observó el acto administrativo correspondiente en el link de transparencia.

10.5 Programa de Gestión Documental

b. Adoptado y actualizado por medio de acto administrativo o documento equivalente de acuerdo con el régimen legal al sujeto obligado, de conformidad con lo establecido por el acuerdo No. 004 de 2013 del Archivo General de la Nación.


10.6 Tablas de Retención Documental

b. Adoptadas y actualizadas por medio de acto administrativo o documento equivalente de acuerdo con el régimen legal al sujeto obligado, de conformidad con lo establecido por el acuerdo No. 004 de 2013 del Archivo General de la Nación.


10.8 Costos de reproducción

b. Acto administrativo o documento equivalente donde se motive de manera individual el costo unitario de los diferentes tipos de formato a través de los cuales se puede reproducir la información.


10.10 Informe de Peticiones, quejas, reclamos, denuncias y solicitudes de acceso a la información

a. Informe de todas las peticiones, quejas, reclamos, denuncias y solicitudes de acceso a la información recibidas y los tiempos de respuesta, junto con un análisis resumido de este mismo tema.

Justificación: No se observó este aspecto en el link de transparencia.

Informe específico sobre solicitudes de información pública, discriminando mínimo la siguiente información:

b. Número de solicitudes recibidas.

No se observó este aspecto en el link de transparencia.

c. Número de solicitudes que fueron trasladadas a otra institución.


d. Tiempo de respuesta a cada solicitud.

1- Lineamientos

de transparencia

activa

% de

avance




COMPONENTE 5: TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN


Actividades realizadasfecha

programada

No. De

actividad

Actividades

propuestasMeta o producto


Subcomponent

El link de Transparencia y acceso a la información pública de la PGN, se encuentra actualizado con algunas pocas excepiones en cuanto a la publicación de la información dispuesta en la Ley 1712 de 2014. En el mes de diciembre se diligenció por parte de la Oficina de

Control Interno, la encuesta sobre Indice de Transparencia ITA, la cual arrojó los siguientes resultados en cuanto a los aspectos respondidos de manera negativa , debido a que no se ubicó la información en el portal institucional.

6.2 Plan de gasto público (Plan de acción)

b. Estrategias

Justificación: Revisado el documento no se observó este aspecto.

d. Metas

Justificación Revisado el documento no se observó este aspecto.

g. Distribución presupuestal de proyectos de inversión junto a los indicadores de gestión.

Solicitar aclaración.


6.5 Participación en la formulación de políticas

a. Sujetos que pueden participar.


b. Medios presenciales y electrónicos.


c. Áreas responsables de la orientación y vigilancia para su cumplimiento.


7.1 Informes de gestión, evaluación y auditoría

c. Informe de rendición de cuentas a los ciudadanos, incluyendo la respuesta a las solicitudes realizadas por los ciudadanos, antes y durante el ejercicio de rendición.

Justificación: No se observó este aspecto.

7.5 Información para población vulnerable

a. Normas, políticas, programas y proyectos dirigidos a población vulnerable de acuerdo con su misión y la normatividad aplicable.


7.6 Defensa judicial

b. Estado en que se encuentra


9.1 Trámites y servicios

d. Los formatos y formularios requeridos, indicando y facilitando el acceso a aquellos que se encuentran disponibles en línea.

Justificación: No se observó este aspecto en la página de transparencia.

10.3 Índice de Información Clasificada y Reservada

b. Disponible en el portal www.datos.gov.co.

Justificación: No se ubicó este aspecto en portal www.datos.gov.co

10.4 Esquema de Publicación de Información

k. Adoptado y actualizado por medio de acto administrativo o documento equivalente de acuerdo con el régimen legal al sujeto obligado, de conformidad con lo establecido por el acuerdo No. 004 de 2013 del Archivo General de la Nación.


10.5 Programa de Gestión Documental

b. Adoptado y actualizado por medio de acto administrativo o documento equivalente de acuerdo con el régimen legal al sujeto obligado, de conformidad con lo establecido por el acuerdo No. 004 de 2013 del Archivo General de la Nación.


10.6 Tablas de Retención Documental

b. Adoptadas y actualizadas por medio de acto administrativo o documento equivalente de acuerdo con el régimen legal al sujeto obligado, de conformidad con lo establecido por el acuerdo No. 004 de 2013 del Archivo General de la Nación.


10.8 Costos de reproducción

b. Acto administrativo o documento equivalente donde se motive de manera individual el costo unitario de los diferentes tipos de formato a través de los cuales se puede reproducir la información.


10.10 Informe de Peticiones, quejas, reclamos, denuncias y solicitudes de acceso a la información

a. Informe de todas las peticiones, quejas, reclamos, denuncias y solicitudes de acceso a la información recibidas y los tiempos de respuesta, junto con un análisis resumido de este mismo tema.

Justificación: No se observó este aspecto en el link de transparencia.

Informe específico sobre solicitudes de información pública, discriminando mínimo la siguiente información:

b. Número de solicitudes recibidas.


c. Número de solicitudes que fueron trasladadas a otra institución.


d. Tiempo de respuesta a cada solicitud.

1- Lineamientos

de transparencia

activa

% de

avance




COMPONENTE 5: TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN


Actividades realizadasfecha

programada

No. De

actividad

Actividades

propuestasMeta o producto

2- Lineamientos

de transparencia

pasiva

2,1

Diagnóstico de la

transparencia pasiva en la

PGN

01/04/2018-

30/08/2018

Informe de solicitudes de

acceso a información

pública

El informe que actualemnte se encuentra publicado en la pagina web de la PGN corresponde al segundo semestre de 2017

50%

2.2

Elaboración de una

estrategia para el

mejoramiento en la

transparencia pasiva

01/07/2018-

30/10/2018

Estrategia para el

mejoramiento en la

transparencia pasiva

La PGN cuenta con la Cartilla de Transparncia Pasiva- ABC PARA SOLICITAR INFORMACIÓN PUBLICA en la cual se orienta al ciudadano sobre los aspectos a tener en cuenta para acceder a la información pública de las entidades obligadas a

suministrarla.

70%

3.1Registro o inventarios de

activos de la información

01/03/2018-

31/12/2018

Inventario de activos de

la información La PGN cuenta con la publicación en el limk de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Inventario de activos de información, actualizado a diciembre de 2017. 80%

3.2

Elaboración y publicación

de los instrumentos de

gestión documental en el

sitio web de la entidad

01/03/2018-

31/12/2018Instrumentos de gestión

La PGN mediante resolucion 669 de 2017 adoptó los instrumentos de gestión de la información pública, entre los que se encuentran el registro de activos de información, el índice de información clasificada

y reservada , el esquema de publicación de información y el programa de gestión documental. los cuales see encuentran publicados en la página web de la entidad, de conformidad con lo dispuesto en la

normatividad vigente, en el link de transparencia disponibles para consulta.https://www.procuraduria.gov.co/portal/transparencia.page.

100%

3.3Índice de la información

Clasificada y Reservada

01/03/2018-

31/12/2018

Información Clasificada y

ReservadaLa PGN cuenta con la publicación en el limk de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Indice de información clasificada y reservada, actualizado a diciembre de 2017. 80%

4. Criterios

Diferenciales de

Accesibilidad

4.1

Elaboración de una

estrategia para mejorar el

acceso a la información de

las personas con

discapacidad auditiva

01/05/2018-

31/12/2018

Estrategia para mejorar

el acceso a la

información de las

personas con

discapacidad auditiva

En materia de acceso a la información pública para personas con discapacidad, la PGN cienta con los siguientes documentos: La cartilla de atención inclusiva.• El folleto de atención inclusiva.• Un marco

lógico que se hizo para que se constituya en un soporte de diagnóstico.• El programa de Atencion a personas con discapacidad• El protocolo de atención a personas con discapacidad• Un proyecto de

resolución interna para adoptar el programa y el lenguaje inclusivo.• Unos tips para organizar con prensa y colocarlos en pantallas.• Se encuentran los videos de los derechos de las personas con

discapacidad auditiva que se pueden utilizar para colocarlos en la página web, al igual que en los televisores y demas medios audiovisulaes.80%

5. Monitoreo del

Acceso a la

Información

Pública

5.1

Seguimiento a la

implementación de la

normativa en

transparencia y acceso a

la información pública

Febrero -Diciembre

de 2018

Informe de

Transparencia y Acceso

a la Información Pública

de la Procuraduría

La PROCURADURIA DELEGADA PARA LA DEFENSA DEL PATRIMONIO PÚBLICO, LA TRANSPARENCIA Y LA INTEGRIDAD realizó visita virtual de seguimiento al cumplimiento de lo dispuesto en la

ley 1712 de 2014 y la resolución 3564 de 2015 expedida por el Ministerio de Tecnología de la Información y las comunicaciones – MINTIC-, utilizando para ello la Matriz de Cumplimiento de la normatividad

mencionada, identificando algunas debilidades que deben ser objeto de mejora por parte de las áreas responsables.

La Oficina de Control Interno, en el mes de noviembre de 2018 le hizo el seguimiento a la implementación de la Ley 1712 de 2014 por parte de la PGN, encontrando algunas debilidades en materia de

publicación de la información.

100%

Porcentaje de

avance anual

frente a las

De 0 -59% Rojo


De 80 – 100 % Verde

3- Elaboración de

instrumentos de

gestión de la

información


INCIO

dd/mm/aa

FIN dd/mm/aa

1Carta de Valores -

Código de Etica

Es importante la promoción de acuerdos, compromisos y protocolos que sirvan para

establecer parámetros de comportamiento de actuaciones de los servidores públicos de la

PGN. De ahí que, atendiendo los propósitos del señor Procurador respecto de que este

órgano de control sea un baluarte de comportamiento, se considera importante realizar una

reformulación a nuestra CARTA DE VALORES, actividad que se realizará en el 2018 con la

participación de todas las dependencias de la Entidad, con la finalidad no solo de que se

definan e interioricen los valores, sino de que se reflejen en el compromiso de los servidores

Realizar una reformulación a la Carta

de Valores de la PGN.

Carta de valores de la PGN

reformulada1/02/2018 31/12/2017

Se elaboró el documento preliminar del código de integridad. La revisión y aprobación

del Código de integridad se realizará en el mes de enero de 2019 y la socialización una

vez el código sea aprobado

80%

3

Cultura de la

Legalidad y la

Integridad

Como parte del programa de fortalecimiento de la función preventiva de la PGN de la

Nación, con el apoyo del Banco Interamericano de Desarrollo (BID), la estrategia para

promover la formación y sensibilización de la cultura de la legalidad y la integridad, con el fin

de que los servidores públicos y la ciudadanía en general rechacen la corrupción y respeten la

ley.

Durante la vigencia 2018 se pretende continuar con este programa, realizando jornadas de

sensibilización en diferentes entidades territoriales, con el fin de coadyuvar a que sus

servidores públicos no incurran en conductas, acciones u omisiones en ejercicio de la función

pública que atenten contra el interés general.

Adicionalmente, desde el Despacho del señor PGN, conjuntamente con las personerías y las

oficinas de control disciplinario interno de las entidades, se trabajará en la

instrumentalización de un plan de cultura de la integridad, de manera que los funcionarios se

apropien del tema y lo exterioricen en sus comportamientos éticos.

Jornadas de Sensibilización e

Instrumentalización de un plan de

cultura de la integridad

Programa de capacitación

ejecutado1/05/2018 31/12/2018

Dentro de las acciones adelantadas en materia de cultura de la legalidad e integridad

se encuentran los conversatorios éticos que se llevan a cabo en las diferentes

dependencias de la entidad orientados a fortalecer los principios y valores éticos para

el desarrollo de sus actividades.

60%

De 0 - 59% Rojo


De 80 – 100 % Verde

SANTIAGO MUÑOZ MEDINAJefe de Oficina Control Interno

95,00%

COMPONENTE 6: INICIATIVAS ADICIONALES





Fecha Realización

Meta o producto% de

avanceActividades desarrolladas

Las diferentes dependencias de la entidad, tanto a nivel central como territorial, llevan

a cabo en forma trimestral conversatorios éticos orientados a lograr una mayor

adherencia al contenido de la carta de valores y principios éticos, además de promover

formas de comunicación entre directivos y funcionarios que propicien procesos de

socialización, entrenamiento y capacitación, orientados al logro de la interiorización de

los acuerdos, compromisos y protocolos éticos.4 Conversatorios eticos

desarrollados en el año1/01/2018 31/12/2018



programadas

NºNombre de la

IniciativaDescripción Acciones Específicas

La PGN tiene implementada una actividad para todas las dependencias denominada

“conversatorios éticos” que se miden a través del cumplimiento de una meta de cuatro (4) al

año.

El objetivo de la realización de los conversatorios éticos es el de promover formas de

comunicación entre directivos y funcionarios que propicien procesos de socialización,

entrenamiento y capacitación de todos los servidores de la entidad para lograr la

interiorización de los acuerdos, compromisos y protocolos éticos, así como evaluar su

aplicación; la revisión y actualización de los estándares y procedimientos éticos para

fortalecer las actividades misionales y obtener la mayor eficacia y eficiencia, desarrollar

mecanismos de control interno para asegurar el cumplimiento de los estándares éticos de la

Institución.

2Conversatorios

Éticos

Realizar cuatro conversatorios éticos

en la vigencia en todas las

dependencias de la entidad


procuraduria general de la naciÓn informe de … · acompañamiento a las dependencias...

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