Processus de mise en place et de contrôle pour l’intégration d’actions pour le développement

durable dans les événements soutenus par COOP

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Contexte

• Le sponsoring fait parti intégrante de la politique de COOP pour son développement durable (DD).

• COOP collabore et accompagne toutes les manifestations qu’elle sponsorise afin d’y intégrer des actions pour le DD partout où cela est possible.

• « Recommandations pour la gestion durable des manifestations sponsorisées» (annexe 1) constitue la base formelle de la présente présentation

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Objectifs

• Primaires : – Image de COOP (présence, produits, communication, etc..)– Crédibilité de l’engagement de COOP auprès de tous les

publics• Secondaires : – Promotions des produits COOP– Contreparties négociables avec les organisateurs– Communication– Définition de nouveaux critères de sélection des

événements sponsorisés

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Principe

• Chaque manifestation s’engage à intégrer le DD dans son organisation. Année après année, elle s’engage à ajouter de nouvelles actions à celles déjà mises en place selon une check list proposée par COOP.

• Des tableaux d’utilisation des ressources doivent être rempli par les organisateurs.

• Le non respect ou non engagement d’une manifestation peut-être cause de rupture de contrat.

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Mise en place

• Clause contractuelle pour les événements majeurs (Live Music, Beach de Lausanne, Irish Festival, Festival de la Terre, etc.) et non contraignante mais obligatoire pour les autres

• Choix des actions selon « Liste d’actions proposée » (annexe 2)

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Mise en place (2)

• Contrôle par l’équipe sponsoring pour les événements « mineurs » et par Green Lab pour les événements d’importance

• « Outils de contrôle » (annexes 3 et 4) gérés par l’équipe sponsoring (hors grands événements) et les organisateurs

• Reporting annuel final par Green Lab

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Implications

• Pour les organisateurs d’événements : – Un responsable « développement durable » est

nommé et chargé de mettre en place, d’assurer le suivi et de remplir les rapports des actions mises en place

– Un tableau de contrôle des quantités de déchets produites et triées est à remplir annuellement.

– Un tableau de contrôle de l’utilisation d’eau est à remplir annuellement.

– Un tableau de contrôle de l’utilisation d’énergie est à remplir annuellement.

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Implications (2)

• Les organisateurs seront également appelés a améliorer leur stratégie DD d’année en année en ajoutant de nouvelles actions.

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Implications (3)

• Pour l’équipe « sponsoring » de COOP : – Ajout d’une clause DD dans tous les contrats– Envoi, suivi et contrôle de la mise en place des

mesures prévues dans les documents liés à la clause DD

– Proposition de services ou de produits COOP (en collaboration avec Green Lab)

– Contrôle des actions entreprises sur le terrain– Coordination avec Green Lab

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Implications (4)

• Implication pour Green Lab – Information aux organisateurs d’événement– Formation des teams internes– Contrôle des actions– Reporting annuel final– Communication

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Processus en bref1. Information aux événements (Green Lab + COOP)2. Etablissement des contrats (COOP) 3. Acceptation des contrats (Organisateurs)4. Envoi de la « Liste d’actions proposées » (COOP)5. Choix des organisateurs (Organisateurs)6. Contrôle sur le terrain (COOP et/ou Green Lab)7. Rapports sur l’utilisation des ressources

(Organisateurs)8. Reporting final (Green Lab)

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Délivrables

• Reporting final permettant de : – Démarrer une comparaison pluriannuelle de

l’utilisation des ressources et ainsi procéder à des mesures d’optimisation

– Synthétiser l’information recueillie afin de rédiger des communiqués internes et/ou utilisables dans la communication institutionnelle de COOP (Coopération, communication sur site…)

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Communication

• Il est important de valoriser l’engagement de COOP sur les événements à travers : – Des banderoles– Bonne visibilité sur les infrastructures fournies

(drapeaux pour les poubelles, etc…) (annexe 5)– Des concours sur le stand (Savez-vous que ?)– Une bonne formation des employés sur le stand (tri,

matériaux utilisés, produits proposés,…)– Des imprimés sur l’engagement de COOP (annexe 5)– Une bonne formation des « Tritous » (annexe 5)

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Communication

• Il faut également utiliser les média de COOP pour communiquer cet engagement ainsi que de donner envie aux gens d’y participer (par ex. pour rechercher des Tritous).– Articles régulier sur les efforts dans Coopération

et/ou Coopérations Events– Pages dédiées sur le site internet www.coop.ch – Lier des promotions produits (NaturaLine,

NaturaPlan, bio, Max Havelaar,…) à des événements en magasins et sur coop@home

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Options

• Mise sur pied d’un concours de l’événement le plus engagé avec un prix de 3’000 CHF pour le gagnant

• Impression (flyers, dépliants, …) pour le compte des événements et placement de la communication COOP en contrepartie

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Next steps

• Formation interne détaillée• Information et formation pour les

organisateurs• Support aux organisateurs et équipe interne• Réflexion quant aux propositions de

contreparties produits et services• Préparation de la communication• Rédaction des rapports

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Merci

• Merci de votre attention et très bonne journée au « vert »