processorienterad arkivredovisning enligt ra-fs 2008:4 · c processorienterad arkivredovisning...
TRANSCRIPT
Public
Processorienterad
arkivredovisning
enligt RA-FS 2008:4
Karolina Adell, Arkivarie
Tieto, Public 360
© Tieto Corporation
Public
Agenda
• Vad innebär det att redovisa information enligt RA-FS 2008:4?
• Tips på hur ni kommer man igång med arbetet att ta fram en processorienterad arkivredovisning.
• Hur vi implementerar RA-FS 2008:4 i Public 360
2
© Tieto Corporation
Public
Riksarkivets föreskrifter RA-FS 2008:4 -
Grundtankar• Ska redovisa information utifrån de processer som finns inom
myndigheten.
• En processorienterad klassificeringsstruktur har i RA-FS 2008:4 ersatt den gamla förteckningsplanen.
• Strukturen ska på sikt även ersätta diarieplanen för myndigheter som använder en sådan.
• Till skillnad från en diarieplan upptar klassificeringsstrukturen samtliga verksamheter hos myndigheten, inte bara ärendehandläggning.
• Ska redovisa hela myndighetens informationsmängd oavsett medium.
3
© Tieto Corporation
Public
Riksarkivets föreskrifter RA-FS 2008:4 -
Grundtankar• Det allmänna arkivschemat utgick enbart från de handlingar som blivit
arkiverade.
• I det allmänna arkivschemat hamnade de flesta serierna ofta under huvudavdelningen F.
• Detta beror på att de flesta bevarandehandlingarna ordnas efter ämne (process).
• Det nya sättet utgår istället från de verksamhetsprocesser som genererar handlingarna.
• Arkivredovisningen ska vara med redan från början.
4
© Tieto Corporation
Public
Allmänna arkivschemat
5
• A Protokoll
• B Utgående handlingar
• C Diarier
• D Liggare och register
• E Inkommande handlingar
• F Ämnesordnade handlingar
• G Räkenskaper
© Tieto Corporation
Public
Allmänna arkivschemat
6
© Tieto Corporation
Public
Processorienterat redovisningssätt –
ett arbete flera vinster• Bättre överblick över verksamheten – oberoende av
organisationsförändringar.
• Tydligare kontext – man får bättre förståelse för handlingarnas betydelse då de redovisas i de sammanhang de skapas i.
• Effektivare återanvändning av information.
• Arkivredovisningen aktualiserar dokumenthanteringsfrågor i organisationen.
• Klassificeringsstrukturen ska tas fram gemensamt, inte bara av en ansvarig.
• Förbättringsområden inom andra aspekter tex. rutiner, arbetssätt aktualiseras?
7
© Tieto Corporation
Public
Klassificeringsstrukturens uppbyggnad
• Klassificeringsstrukturen ska vara hierarkiskt-systematiskt uppbyggd.
• Den översta nivån i klassificeringsstrukturen ska representera myndighetens verksamhetsområden, och den nedersta nivån de processer som har identifierats i verksamheten.
• Klassificeringsstrukturen får omfatta flera nivåer.
8
© Tieto Corporation
Public
Lite om strukturens uppbyggnad
fortsättning…
Klassificeringsstruktur”Hur ser vi ut”
Representerar hela verksamheten, och används för klassificering av
processer och dokument.
Verksamhetsområde”Varför finns vi?”
De övergripande uppdrag som verksamheten har, delas in i styrande,
stödjande och kärnverksamheter. Kärnverksamheten delas vanligen upp i ett
antal unika områden.
Process”Vad gör vi?”
Återkommande arbetsflöde, dvs. en kedja av aktiviteter som alltid genomförs
då t.ex. ett ärende handläggs. ”vad gör vi?”
Processbeskrivning/
Aktivitet” Hur går det till?”
Samtliga processer som avsätter handlingar ska beskrivas. Redovisar de
aktiviteter som ingår i processen. Beskrivningar kan vara grafiskt och/eller i
text.
Handlingstyp”Vad genererar vi?”
Anbud, Ansökan, Avtal E-post, Brev, Papper
Medium och förvaring”Var återsöker vi informationen”
Redovisa var information skapas/förvaras/återsöks – kan vara analog eller i
databas.
© Tieto Corporation
Public
Process och handlingstyp redovisas –
handling registreras
10
© Tieto Corporation
PublicFörslag på tillvägagångssätt att ta fram
en klassificeringsstruktur
11
• Ledningsprocesser
• Stödprocesser
• Kärnprocesser
Vad gör verksamheten?
Vad är erat uppdrag?
• Beslut
• Rapporter
• Avtal
• Systemstöd
Hur dokumenteras processerna?
• Format, lagring
• Behörighet
• Bevara/galla
Hur hanteras dokumentationen?
© Tieto Corporation
Public
Olika former av processbeskrivningar –
beroende på ambitionsnivån!• Enkel process karta:
12
© Tieto Corporation
Public
Olika former av processbeskrivningar –
beroende på ambitionsnivån!
13
• Lite mer detaljerad processkarta…:
© Tieto Corporation
Public
Olika former av processbeskrivningar –
beroende på ambitionsnivån!• Detaljerad processkarta…”all in”:
14
© Tieto Corporation
Public
Fastna inte i detaljer
15
• Processbeskrivningarna ska förenkla förståelsen för kopplingen mellan verksamhet och handlingar.
• Detaljeringsnivån på processbeskrivningarna måste spegla behovet av förståelse och insyn.
• Processkartlägg inte till förbannelse – kan snarare försvåra förståelsen.
• Processkartläggning för att redovisa information –verksamhetsutvecklingen kan komma sen.
© Tieto Corporation
Public
Vart börjar vi?• Inventera och läs på!
• Vad finns i diariet?
• Vad finns i arkivet?
• Lista över IT-system
• Plocka fram verksamhetsbeskrivningar, årsredovisningar, uppdragsbeskrivningar, riktlinjer och policys.
16
• Vad står på externa webben?
• Vad står i marknadsföringsmaterial?
© Tieto Corporation
Public
Vart börjar vi?• Intervjua kollegor!
• Vad du gör i ditt arbete som genererar information? Tänk gärna kring de processer du arbetar i.
• I stora drag - vilka är de handlingar som skapas i processen?
• Hur och var förvaras handlingarna idag?
17
• Registreras/diarieförs handlingar?
• Vilka handlingar tycker du kan gallras (slängas)? Tycker du att några handlingar ska bevaras?
• Omfattas några handlingarna av sekretess?
© Tieto Corporation
Public
Vart börjar vi?• Börja sammanställa
första utkastet!
• Upp-i-från- och ned-perspektiv och detaljer senare.
• Lista verksamhetsområden.
• Lista processer.
• Klustra om nödvändigt med processgrupper för att ytterligare öka förståelse.
18
• Samla ihop OS-truppen- inte simma i bassängen…
• Fokusera på klassificeringsstrukturens stomme!
© Tieto Corporation
Public
Bearbeta och fastställ
• Presentera utkast tidigt…
• Bearbeta…
• Presentera igen!
• Fastställ och implementera!
• Informera i olika kanaler!
• Bjud in till presentationsträff och sälj in!
• Lätt att man överanalyserar, komplicerar och till slut snurrar till det.
• Klassificeringsstrukturen ska öka förståelse – less is more
19
Public
Processbaserad
klassificering i Public 360°
© Tieto Corporation
Public
Klassificeringsstruktur läggs in i 360
21
© Tieto Corporation
Public
Handlingstyper enligt
klassificeringsstrukturen
22
© Tieto Corporation
Public
Exempel ärende med olika
handlingstyper
23
© Tieto Corporation
Public
Klassificeringsstrukturen är med från
början
24
© Tieto Corporation
Public
Administrera klassficeringsstrukturen I
webadmin
25
© Tieto Corporation
Public
Olika arkivförteckningar i eArchive 360
26
© Tieto Corporation
Public
Möjlighet att hantera flera arkivbilddare
och olika arkivförteckningar
27
© Tieto Corporation
Public
Frågor?
28