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PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

PROCEDIMIENTO PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOVersión: 01 Emisión y vigencia: 24-01-2019 Código: GP-FPAI-001 Página 2 de 23

Nit: 822002510-6Sede Administrativa Villa OlímpicaCarrera 16 N° 24-03 Barrio Popular OlímpicoTeléfonos: 6701469-6701465 Villavicencio (Meta)Página Web: www.idermeta.gov.co

CONTENIDOPRESENTACIÓN........................................................................................................ 3INTRODUCCIÓN ........................................................................................................ 4VISIÓN........................................................................................................................ 5MISIÓN ....................................................................................................................... 5METODOLOGÍA ......................................................................................................... 6OBJETIVOS ................................................................................................................ 6EVALUACIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL .............................................................. 7IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS........................................................... 9EJES ARTICULADORES.......................................................................................... 11FORMULACIÓN DE LA VISIÓN ESTRATÉGICA ..................................................... 13FORMULACIÓN Y OBJETIVOS ............................................................................... 14FORMULACION DE PLANES Y PROYECTOS........................................................ 16CONSTRUCCIÓN DE MAPA DE RUTA ................................................................... 21SEGUIMIENTO, CONTROL Y MEJORA .................................................................. 22




PRESENTACIÓN

El Archivo General de la Nación en desarrollo de la Ley 594 de 2000- Ley General deArchivos, especialmente en el artículo 4 “Principios Generales”, de la Ley 1712 del2014- Ley de trasparencia y del Derecho al acceso a la información pública nacionalespecialmente en el articulo 16 “Archivos” y el Decreto 2609 de 2012, principalmenteel artículo 8 “Instrumentos Archivísticos para la gestión documental”.

El Instituto de Deporte y Recreacion del Meta elaboró el Plan Institucional de Archivo,herramienta de apoyo a la alta dirección para la planificación de la función archivísticaa través de la articulación, desarrollo, seguimiento y mejora de los planes, programasy proyectos.

El Plan Institucional de Archivo es el resultado de un proceso dinámico que se realizó,al interior de la entidad, en cooperación con la alta Dirección, Oficina de Planeacion,Subdirección Financiera, Oficina de Control Interno, Asesora Jurídica y Archivo, dondese plantearon los planes, programas y proyectos, a corto, mediano y largo plazo, quepermitirán desarrollar la función archivística del Idermeta en un periodo de tres años.




INTRODUCCIÓN

El Instituto de Deporte y Recreacion del Meta como entidad pública, desde su rolestratégico realiza actividades de planeación, revisión y mejora para lograr la eficienciay la eficacia y cumplir con los objetivos y metas trazadas en la planeación estratégica,lo cual se ve reflejado en la ejecuccion del Plan Estratégico Institucional y Plan deAcción anual, como lo establece el Decreto 2482 del 03 de diciembre del 2012.

En desarrollo de la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos y la Ley 1712 de 2014y el Decreto 2609 de 2012, que establece en el en artículo 8 “InstrumentosArchivisticos” el Plan Istitucional de Archivos -PINAR-, como instrumento que permiteplanear, hacer seguimiento y articularse con los planes estratégicos de la funciónarchivística de acuerdo con las necesidades, debilidades, riesgos y oportunidades.

La función archivística no debe ser la excepción; por lo cual es necesario contar conla herramienta que permitirá indentificar y seguir los planes, programas y proyectos dedicha función, asociados y articulados con los mencionados planes, acogiendo lasdirectrices normativas expedidas por el Archivo General de la Nación.




VISIÓN

Seremos al máximo organismo departamental del Sector Deportivo y el Institutobandera me a medino y largo plazo ofrecerá a todos los Metenses, la satisfacciónintegral de sus requerimientos en materia deportiva hasta lograr niveles deexcelencia que redundandarán en optimos resultados competitivos y en un mejornivel de vida logrando en el aprovechamioento del tiempo libre .

MISIÓN

El Instituto de Deporte y Recreación del Meta “IDERMETA” en el marco de lalegislación deportiva vigente promoverá y fomenta el desarrollo de pliticas dirigidasal deporte, la recreación, la educación física, la educación extraescolar y elaprovechamiento del tiempo libre para todos los habitantes del Departamento delMeta y asi poder contribuir a la formación de mejores ciudadanos y enseñar losvalores de la sana competencia , en al búsqueda de una mejor calidad de vida encuerpo y mente.




METODOLOGÍA

De acuerdo con lo establecido en el artículo 2.8.2.5.8 del Decreto 1080 de 2015, queestablece el Plan Institucional de Archivos -PINAR- como instrumento archivísticoesencial para desarrollar la gestión documental de las entidades públicas, el presentePINAR se formuló para adelantar acciones en materia de gestión documental a cortoplazo, a partir del análisis de las necesidades de la entidad. La elaboración de PINARdel Instituto establece la planeación y seguimiento de las actividades necesarias parael cumplimiento del Programa de Gestión Documental a corto plazo, en cuyaimplementación se contemplan aspectos de talento humano; recursos tecnológicos,presupuestales y de infraestructura, alineados con la Plataforma Estratégica de laEntidad.

OBJETIVOS

Los objetivos establecidos para cumplir con la visión estratégica del PINAR son:

1. Diseñar un portafolio de programas, proyectos y planes respecto a la gestión dedocumentos.

2. Diseñar el Sistema Integrado de Conservación.3. Implementar mejores prácticas para garantizar la eficiencia administrativa y cero

papel en el Instituto.4. Elaborar y actualizar los instrumentos archivísticos del Idermeta.5. Organizar los archivos con base a herramientas archivísticas.6. Capacitar a los Servidores del Idermeta en los temas relacionados con Gestión

Documental.




EVALUACIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL

ELEMENTOS A INCLUIR DESCRIPCIÓN

Gestionar y realizar la construcción del archivo central delInstituto, que cumpla con las condiciones técnicas ytecnológicas que requieren las edificaciones para losarchivos.

El instituto de Deporte y Recreacion del Meta, carece deespacios físicos para la conservación de losdocumentos que producen las dependencias para susrespectivas transferencias documentales.

En el marco del cumplimiento de la normatividad archivística,artículo 8 del Decreto 26 -09 -12 se establecen instrumentosarchivísticos necesarios para la gestión documental, sin loscuales no es posible disponer de archivos técnicamenteorganizados. Las tablas de valorización Documental sedeben elaborar para la organización de fondos documentalesacumulados.

Se requiere la elaboración de las tablas de valoraciónDocumental, para organizar los fondos acumulados delInstituto de Deporte y Recreacion del Meta.

Se requiere actualización, revisión y convalidación de lastablas de retención Documental.

Se deben actualizar y enviar las nuevas Tablas deRetención Documental al Consejo Departamental deArchivo para su respectiva revisión y convalidación y,posterior implementación.

Implementación de tecnología de software en el archivocentral del Instituto de Deportes y recreación del Meta.

El archivo central carece de un programa de software,impresora, fotocopiadora y escáner para guardar ygarantizar la conservación de los documentos.




ELEMENTOS A INCLUIR DESCRIPCIÓN

Diseñar y elaborar el sistema integrado de conservación dearchivo.

El Instituto no cuenta con el sistema integrado deconservación de archivo para garantizar la memoriainstitucional.

Dotación de elementos de protección y seguridad industrialNo se suministran elementos como batas, tapabocas,gorras, gafas que garanticen la protección y salud delfuncionario encargado del archivo.

Diseñar y elaborar políticas archivísticas e instrumentos quereglamenten la gestión Documental

Se encuentra en proceso la elaboración del programade Gestión Documental

Se requiere de estantería con bandeja que contenga soportepara un peso minimo de 100 kg /mt lineal con adaptación paraser anclados los estantes con sistema de fijación.

Los estantes suministrados para el Instituto al archivocentral no cumplen con la normatividad requerida en elAcuerdo 037 de 2002. 1.5.1 (estanterías)

Falta de capacitación a Servidores en lo relacionado conarchivo.

Todo funcionario público tiene derecho a recibircapacitación para el mejor desempeño laboral, como laestablece la Ley 734 de 2002




IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS

ASPECTOS CRÍTICOS RIESGOS

Carencia de infraestructura con las condiciones técnicas querequieren las edificaciones para archivo.

Continuo deterioro por falta de espacio físico, losarchivos se deterioran y sufren daños de las unidadesde conservación. El archivo de las dependencias no seentrega antes de tiempo al archivo central por falta deespacio.

No se ha realizado el proceso para elaborar las tablas devaloracion por falta de recursos

Desorganización de los fondos acumulados y pérdidade información

No se ha realizado la actualización de tablas de retenciónpara ser enviadas a convalidación al Consejo Departamentalde Archivo.

Producción y conservación de documentos carencia detransferencias primarias.

Ausencia de herramientas informáticas y tecnológicas comoun software en el archivo central del Instituto de Deporte yRecreacion del Meta

En cumplimiento de la Ley 1712 de 2014, Ley deTransparencia. Imposibilidad de prestar un servicio dearchivo por falta de acceso a la información.

El Instituto no ha diseñado el sistema integrado deconservación

Sanciones por falta de de lineamientos y políticas quegaranticen la preservación de documentos.

Falta de dotación de elementos de protección y seguridadindustrial

Los Servidores se encuentran expuestos aenfermedades respiratorias, de la piel y otras causas delos ácaros, hongos y bacterias.




ASPECTOS CRÍTICOS RIESGOS

Falta diseñar políticas archivísticas e instrumentos quereglamenten la gestión de los documentos como programade gestión documental y manual de digitación.

Exposicion a sanciones por incumplimiento a Ley 594del 2000, Ley 17/12 de 2014, y Decreto 2609 del 2012

Falta de suministro de estanterías que cumplan con lanormatividad establecida

Sanciones por incumplimiento a la normatividadrequerida en el Acuerdo 37 del 2002, en el numeral1.5.1 (estanterías)

Todos los Servidores requieren capacitación en el tema deinstrumentos archivísticos y normatividad vigente de gestióndocumental.

Los Servidores no tienen conocimiento de losinstrumentos archivísticos para desarrollar las funcionesde acuerdo con sus actividades archivísticas., ya que esun derecho que tiene todo funcionario público como loestablece la Ley 734 / de 2002.




EJES ARTICULADORES

EJES ARTICULADORES

Aspecto critico Administraciónde archivos

Acceso a lainformación

Preservación de la

información

Aspectostecnológi

cos yseguridad

Fortalecimiento yarticulac

iónTotal

Carencia de infraestructura con lascondiciones técnicas que requieren lasedificaciones para archivo. 20 20 40 20 20 24

No se ha realizado el proceso para elaborarlas tablas de valoración documental por faltade recursos

20 40 20 20 20 24

No se ha realizado la actualización de lastablas de retención documetnal para serenviadas a convalidación al ConsejoDepartamental de Archivo.

20 20 20 20 20 20

Ausencia de herramientas informáticas ytecnológicas como un software en el archivocentral del Instituto.

20 20 20 20 20 20

El Idermeta no ha diseñado el sistemaintegrado de conservación 20 40 20 20 20 24Falta de dotación de elementos de proteccióny seguridad industrial 20 20 20 20 20 20Falta diseñar políticas archivísticas einstrumentos que reglamenten la gestión delos documentos como programa de gestióndocumental y manual de digitación.

20 20 20 20 20 20




EJES ARTICULADORES

Aspecto critico Administraciónde archivos

Acceso a lainformación

Preservación de la

información

Aspectostecnológi

cos yseguridad

Fortalecimiento yarticulac

iónTotal

Falta de suministro de estanterías quecumplan con la normatividad establecida 20 20 20 20 20 20

Todos los Servidores requieren capacitaciónen el tema de instrumentos archivísticos ynormatividad vigente de gestión documental.

20 20 20 20 20 20

SUMATORIA 9 21 22 9 9 21

PUNTAJE NIVEL COLOR0-20 1

21-40 241-60 361-80 4

81-100 5




FORMULACIÓN DE LA VISIÓN ESTRATÉGICA

ASPECTO CRÍTICO VALOR EJES ARTICULADORES VALOR

Carencia de infraestructura con las condiciones técnicas querequieren las edificaciones para archivo. 30

Preservacion de lainformación 30

No se ha realizado el proceso para elaborar las tablas devaloración documental por falta de recursos 20 Acceso a la información 45

No se ha realizado la actualización de tablas de retenciónpara ser enviadas a convalidación al Consejo Departamentalde Archivo.

50 Aspectos tecnológicos y deseguridad 60

Ausencia de herramientas informáticas y tecnológicas comoun software en el archivo central del idermeta 20 Administración de archivos 60

El Instituto no ha diseñado el sistema integrado deconservación 20 Administración de archivos 30

Falta de dotación de elementos de protección y seguridadindustrial 40 Preservación de la

información 20

Falta de diseñar políticas archivísticas e instrumentos quereglamenten la gestión de los documentos como programade gestión documental y manual de digitación.

30 Administración de archivos .20

Falta de suministro de estanterías que cumplan con lanormatividad establecida 5 Administración de archivos 40Todos los Servidores requieren capacitación en tema deinstrumentos archivísticos y normatividad vigente 5 Administración de archivos 30




FORMULACIÓN Y OBJETIVOS

ASPECTO CRITICO OBJETIVOS PLANES Y PROYECTOSASOCIADOS

Carencia de infraestructura con lascondiciones técnicas que requieren lasedificaciones para archivo.

Garantizar los espacios físicos parala conservación y seguridad de losdocumentos del Instituto de Deportesdel Meta

Estudio y diseño del archivogeneral del instituto.

No se ha realizado el proceso para elaborarlas tablas de valoración documental por faltade recursos

Elaborar las tablas de valoracióndocumental.

Gastos de funcionamientode la Subdirector Financiero

No se ha realizado la actualización de tablasde retención para ser enviadas aconvalidación al Consejo Departamental deArchivo.

Gestionar y realizar la actualizaciónde tablas de retención documental

Gastos de funcionamientode la Subdirector Financiero

Ausencia de herramientas informáticas ytecnológicas como un software en el archivocentral del Instituto.

Realizar compra de suministros(escanner, fotocopiadora y software)para el archivo central del instituto.

Gastos de funcionamientode la SundirectorFinanciero

El Instituto no ha diseñado el sistemaintegrado de conservación.

Diseñar el sistema integrado delarchivo del Instituto

Gastos de funcionamientode la SubdireccionFinanciero

Falta de dotación de elementos de proteccióny seguridad industrial

Suministrar los elementos deprotección y seguridad a losServidores de archivo.

Gastos de funcionamientode la SubdirectorFinancniero




ASPECTO CRITICO OBJETIVOS PLANES Y PROYECTOSASOCIADOS

Falta de políticas archivísticas e instrumentosque reglamenten la gestión de los documentoscomo programa de gestión documental ymanual de digitación.

Elaborar los instrumentos quereglamenten la gestión documental(PGD)

Gastos de funcionamientoGastos de funcionamientode la SubdirectorFinancniero

Falta de suministro de estanterías quecumplan con la normatividad establecida

Suministrar la estantería que cumplacon los requerimientos establecidospor la norma.

Gastos de funcionamientode la SubdirectorFinancniero

Todos los Servidores requieren capacitaciónen el tema de instrumentos archivísticos ynormatividad vigente de gestión documental.

Capacitar a todos los Servidores encuanto a herramientas archivísticas

Gastos de funcionamientode la sub- Gastos defuncionamiento de laSubdirector Financniero




FORMULACION DE PLANES Y PROYECTOS

Nombre: PLAN DE MEJORAMIENTO DE GESTIÓN DOCUMENTALOBJETIVO: Articular el proceso de gestión de documentos con base en la normatividad archivística.Alcance: Contar con infraestructura, políticas archivísticas e instrumentos y lineamientos para garantizar laconservación documentalResponsables del Plan: Jose Bernardo Zambrano – Subdirector Financiero

Lilia Torres Torres –Encargada del Archvio

ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHADE INICIO

FECHAFINAL ENTREGABLE OBSERVACIONES

Realizar losestudios y proyectopara la construccióndel archivo central

Instituto deDeporte yRecreacion delMeta

02 -06-19 30-12-19Estudio proyectoconstruido para elarchivo

Depende de la gestióna realizar por parte dela alta dirección

Elaboración de lastablas de valoracióndocumental. DireccionGeneral 20-06-19 30-12-19

Tablas devaloracióndocumentalaprobadas yconvalidadas

Depende del ConsejoDepartamental deArchivo.




Gestionar y realizarla actualización detablas de retencióndocumental

SubdirecciónFinancieraOficina de Archvodocumental

01-06-19 30-12-19

Tablas deretencióndocumetal sinactualizar.

Depende de laactualización delManual de Funcionesy del ConsejoDepartamental deArchivo

Ausencia deherramientasinformáticas ytecnológicas con unsoftware en elarchivo central delInstituto

SubdirecciónFinacnieraIngeniero desistemas ytecnología de lainformacion

01-06-17 30 -12-19

Equipo, scaner,impresora yfotocopiadora ysoftware

Depende del procesode compra desuministros

El Instituto no hadiseñado el sistemaintegrado deconservación

Subdireccionfinanciera 20-06-17 30-12-19

Aplicar lanormatividadvigenteestablecida por elArchivo Generalde la Naciónsobre laconservaciónpreventiva de losdocumentos;realizar jornadas,talleres, cursosde capacitación.

Depende del apoyo dela Direccion General, laSubdirecciónFinaciera, de la Oficinade Planeacion yArchivo para realizarlas capacitaciones.




Falta de dotación deelementos deprotección yseguridad industrial

Direccion General 03-03-19 30-12-19

Elementos deprotección yseguridadentregado a losServidores

Se debe asignar en elpresupuesto losrecursos financieros.

Falta diseñarpolíticasarchivísticas einstrumentos quereqlamenten lagestión de losdocumentos comoprograma degestión documentaly manual dedigitación.

SubdirecciónFinaciera 01-06-19 30-12-19

Programa degestióndocumental ymanual dedigitalizacióndiseñados

Depende delpresupuesto defuncionamiento.

Falta de suministrosde estantería quecumpla con lanormatividad

Direcion Generaly Subfinanciera 20- 01-19 25-03-19

Entrega desuministros deestantería

Depende delpresupuesto defuncionamiento

Falta decapacitación entemas deinstrumentosarchivísticos y

SubdirecciónFinanciera 20 -02 19 30-08-19

Capacitar a todoslos Servidores enherramientasarchivisticas




normatividadvigente de gestióndocumental

Depende la gestión dela SubdirecciónFinanciera

INDICADOR INDICE SENTIDO META

Construccion del archivo central 2 % archivo construido

Tablas de valoración documental2

Tablas no se han elaborado

Tablas de retención documental sin actualizar 2 TRD sin atualizar

Fotocopiadora, scanner y software 2 Implementacion tecnológica

Sistema integrado de conservación 2 Sistema integrado de conservacióndiseñado

Elementos de seguridad suministrados 2 Garantizar la salud

Programa de Gestion Documental y Manual dedigitación 2 Programa de gestión Documental

aprobado PGD

Suministro de estantes rodantes de aceurdo ala Ley 594 de 2000

| Ubicación adecuada de las unidadesde Conservacion documental




INDICADOR INDICE SENTIDO META

Capacitar a todos los Servidores en temas deinstrumentos archivísticos y normatividadvigente de gestión documental

2 Adquirir conocimiento para darle unbuen orden a los documentosarchivísticos.




CONSTRUCCIÓN DE MAPA DE RUTA

Cortoplazo (1

año)Meo plazo (1 a 4 años) Largo plazo (4 años en

adelante)

2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025

Realizar los estudios y proyecto para laconstrucción del archivo central X X

Elaborar las tablas de valoracióndocumental. XGestionar y realizar la actualización detablas de retención documental X gContar con herramientas informáticas ytecnológicas: software en el archivocentral del Instituto de Deporte yRecreacion del Meta XDiseñar el sistema integrado deconservación XDotar de elementos de protección y

seguridad industrial XSuministrar estantería que cumpla con lanormatividad establecida XCapacitar a todos los Servidores entemas de instrumentos archivísticos ynormatividad vigente de gestióndocumental

X

Plan/Proyecto

Tiempo




SEGUIMIENTO, CONTROL Y MEJORA

PLANES Y PROYECTOSASOCIADOS INDICADORES META

MEDICIÓNTRIMESTRAL OBSERVACIONES

1 2 3 4Realizar los estudios yproyecto para la construccióndel archivo central

Archivo centralconstruido

Construccióndel archivocentral

xDepende de la gestión arealizar por parte de la altadireccion

Elaborar y aprobar las tablasde valoración documental

Tablas devaloracióndocumental sinelaborar

Elaboración yaprobación deTablas devaloracióndocumental

xDepende del consejodepartamental de archivo.

Gestionar y realizar laactualización de tablas deretención documental

Tablas deretencióndocumentalpara elaborar

Actualizar yaprobar las deTRD

xDepende de la actualizacióndel manual de funciones y delconsejo departamental dearchivo

Dotar de herramientasinformáticas y tecnológicascon un software en el archivocentral del Instituto deDeportes y Recreacion delMeta

Herramientastecnológicasimplementadas

Dotación defotocopiadora,scanner ysoftware

x Depende del proceso decompra de suministros

Diseñar el sistema integradode conservación

Sistemaintegrado deconservacióndiseñado

Diseño delSistemaintegrado deconservación

xDepende de la oficina de apoyode la subdirección financierapara realizar lascapacitaciones.




PLANES Y PROYECTOSASOCIADOS INDICADORES META

MEDICIÓNTRIMESTRAL OBSERVACIONES

1 2 3 4Dotar de elementos deprotección y seguridadindustrial

Elementos deseguridadsuministrados

Dotación deelementos deseguridad yprotección

x Se debe asignar en elpresupuesto los recursosfinancieros.

Suministrar estantería quecumpla con la normatividadestablecida

Estanteríaadecuadasuministrada

Suministro yubicaciónadecuada delas unidadesdeconservacióndocumental

x

Depende del presupuesto defuncionamiento

Capacitar a todos losServidores en temas deinstrumentos archivísticos ynormatividad vigente degestión documental

Talleres,jornadas ycursos decapacitaciónimplementados

Implementación de accionesdecapacitaciónsobre aspectosarchivísticos ynormativos.

x

Depende de la gestión de laSubdirección Financiera.

proceso gestiÓn documental...proceso gestiÓn documental procedimiento plan institucional de...

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