UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERA

CAFAE del Instituto Nacional de Investigacin y Capacitacin de Telecomunicaciones

Rainaldo Trujillo Hidalgo

PROCESOS DE EJECUCIN

Consultor en Gestin de Proyectos

Master en Project Management

Mayo, 2015

rtrujillo@rjrproyectos.com

mailto:XXXXX@rjrproyectos.commailto:XXXXX@rjrproyectos.com

Equipo del proyecto 2

Comunicacin 3

CONTENIDO DE LA PRESENTACIN

Procesos de ejecucin 1

Calidad 4

Compras 5

Stakeholders 6

Procesos de ejecucin 1

DNDE ESTAMOS?

Project Charter

Plan del Proyecto

PROCESOS DE EJECUCIN

Confirmar la disponibilidad y

conseguir el RRHH

Mejorar competencias y la interaccin

Seguimiento de desempeo y

retroalimentacin

Comunicarse y trabajar para satisfacer sus necesidades

Identificar a los proveedores,

seleccionarlos y adjudicar el contrato

Crear, recopilar, distribuir, almacenar, recuperar y disponer

de la informacin

Auditar los requisitos y mediciones de

control

Liderar y llevar acabo el trabajo definido en el plan e

implementar los cambios aprobados

Equipo del proyecto 2

ADQUIRIR EL EQUIPO DEL PROYECTO

Se lleva a cabo durante la ejecucin del proyecto y consiste en la seleccin y adquisicin del personal requerido segn el Plan de Gestin de Recursos Humanos. Es necesario saber el tipo de organizacin, tener buenas relaciones de trabajo con gerentes funcionales y contar con el apoyo formal del patrocinador. En la lucha por los consecucin de recursos humanos se pueden utilizar herramientas como la negociacin, la adquisicin, liberacin progresiva, entre otras alternativas.

REUNIN DE LANZAMIENTO

Reunin de todas las partes del proyecto, convocada al final de los procesos de planificacin y antes de empezar a ejecutar los trabajos.

Asisten: Sponsor, Director del proyecto, Equipo del proyecto (interno y externo), Stakeholders clave, etc.

El propsito principal es que todos se familiaricen con los detalles del proyecto.

Es el primer paso para construir un espritu de equipo y una camaradera duradera.

Los principales temas que captarn la atencin sern:

La programacin La comunicacin Los riesgos

ROL DEL DIRECTOR DEL PROYECTO

Con la ejecucin empieza una labor de equipo, se necesita de habilidades de gestin para conseguir que las cosas se hagan.

El director de proyecto deber poseer las habilidades siguientes :

Liderazgo: Marcar la direccin, alineando al equipo, dirigiendo y motivando.

Comunicacin: Oral y escrita, interna y externa, formal e informal, vertical y horizontal.

Negociacin

Resolucin de problemas

HABILIDADES DEL DIRECTOR DE PROYECTO

Inspira confianza

Buen comunicador

Integro

Entusiasta

Emptico

Competente

Habilidad para delegar tareas

Resiste la presin

Habilidades para desarrollar al equipo

Previene y gestiona problemas o

situaciones de crisis

Capacidad para tomar decisiones

Tiene una perspectiva global

Sabe decir No

LO QUE NO DEBE HACER UN DIRECTOR DE PROYECTO

No ser el perseguidor de los miembros del equipo. Supervisar el trabajo, no a los trabajadores. No ser un simple controlador del cronograma o presupuesto.

MANEJO DE EQUIPO Y ENTORNO

La gestin de proyectos depende en gran parte de la gestin del equipo y de la gente del entorno. Es lo ms difcil de gestionar.

En un entorno de liderazgo, el director del proyecto trabaja para el equipo

NO AL INDIVIDUALISMO, SI AL TRABAJO EN EQUIPO

El Director de Proyecto debe tener habilidades que le permitan gestionar equipos con xito.

Equipo alineado en los mismos objetivos.

Grupo de gente con diferentes intereses y

expectativas.

REGLAS BSICAS PARA UNA BUENA GESTION

Situaciones que requieren reglas de equipo: 1. Resolucin de problemas. 2. Toma de decisiones. 3. Resolucin de conflictos. 4. Crear consenso. 5. Reuniones de equipo. 6. Gestin virtual del equipo.

Se define las reglas para trabajar en equipo, cmo se toman las decisiones, como se resuelven los conflictos, como se reportan progresos, y como se maneja los temas administrativos. Las reglas de trabajo se definen ANTES de comenzar a trabajar.

ORGANIZACIN DEL EQUIPO DEL PROYECTO

Comunicacin 3

EN QU MOMENTO FALL LA COMUNICACIN?

Como lo explico el cliente

Como lo entendi el lder del proyecto

Como lo desarrollo el experto

PLAN DE COMUNICACIN

Implica identificar la informacin que necesitan

los stakeholders y cmo transmitirla.

Lo que necesita ser comunicado:

A quien

Cundo

Con qu nivel de detalle

Con qu frecuencia

Con qu mtodo:

Formal: escrito (informes) o verbal

(presentaciones)

Informal: escrito (emails) o verbal

(reuniones, telfono, videoconferencia,

conversaciones)

TIPOS DE COMUNICACIN

Comunicacin efectiva

Contenido verbal: 7% Inters del discurso oral: 38% Lenguaje corporal: 55% Tonalidad de voz Entendiste lo que dije?

Escuchar de manera activa

El que escucha de manera activa, pide aclarar Tonalidad de voz Me puede repetir?

CANALES DE COMUNICACIN

Mtodo de comunicacin Cuando

Formal, escrito (FE)

Formal, verbal (FV)

Informal, escrito (IE)

Informal, verbal (IV)

Problemas complejos

Planes del proyecto

Project chrter

Memorndums

Presentaciones, discursos

, notas manuscritas

Reuniones, conversaciones

GESTIONAR CAMINANDO

Concepto creado en HP, bajo la poltica de Se trata de interactuar informalmente con la gente y conversar para reforzar los lazos personales. Ayuda a resolver conflictos. Ha de ser: frecuente, amigable, desenfocado, no programado.

Principios de Gestionar Caminando

1. Ser impredecible y espontneo. 2. Hacer preguntas abiertas y no de

3. Escucha al otro atentamente y deja que

la conversacin fluya en su direccin. 4. Evita discusiones y confrontacin. 5. Enfocado en aspectos personales. 6. Habla con todos por igual. 7. Lo hacen a menudo.

REUNIONES

Si el propsito es recopilar informacin del equipo: Es una prdida de tiempo, hay otras maneras de obtener la informacin. El equipo tiene que estar concentrado en el trabajo.

Las reuniones son importantes para: Formacin de equipos. Solucionar problemas que afectan a varios miembros del equipo. Mejorar la comunicacin entre personas y departamentos. Tomar decisiones conjuntas.

Para que sean efectivas, las reuniones deben planificarse: Convocar a los estrictamente necesarios. Crear un orden del da y distribuirlo antes de la reunin. Seguir unas reglas establecidas previamente. Establecer un lmite de tiempo (45-60 minutos mximo). Ajustarse a los temas del orden del da. Asignar acciones y fechas lmite, en aqullos temas en los que sea necesario aportar una solucin. Documentar y distribuir el contenido de la reunin.

Conviene reunirse con el equipo regularmente, pero no demasiado. El tema ms importante de las reuniones debe ser el de los RIESGOS.

INFORMES

Facilitan el tipo de informacin y el nivel de detalle requerido por los stakeholders. Ayudan al equipo a saber dnde tienen que recomendar acciones correctivas. Tipos de informes

Status: Describe la situacin actual del proyecto en comparacin con lo previsto. Propone acciones correctivas si fuese necesario. NO es una explicacin de lo que hace el equipo. Previsiones: A partir del status del proyecto, se analiza la evolucin del proyecto en el futuro.

Los informes pueden tardar una o dos semanas en elaborarse, por lo que describen una situacin anterior a la situacin actual del proyecto. El Project Manager debe conocer el estado del proyecto interactuando con el equipo.

Correo

email es el nuevo cncer de las empresas. No paras de ver que dos personas que apenas estn separadas por unos metros de distancia, en un mismo edificio, se comunican por correo electrnico en vez de hablar o reunirse un rato. No hay por dnde cogerlo. Yo estoy promoviendo que las empresas ensayen la idea de un norteamericano: el da sin email. Si el email no funciona, la gente no tendr ms remedio que verse las caras para decirse - Koldo Saratxaga

Un correo es el modo de comunicacin ms difundido y utilizado.