procedura generala 03

Codul PS-03 PROCEDURA GENERALĂ Ediţia/Revizia 1/4 Data reviziei 10.03.2013

AUDIT INTERN

PRIMĂRIA SATU MARE

Nr. exemplar: _____

Copie controlată □ Copie necontrolată □

Elaborat R.M.C.:

Avizat Viceprimari:

Aprobat PRIMAR,

RMC

Covaci Natalia

Marcela Papici,

Dr. Radu Roca

Dr. Coica Costel Dorel

Prezentul document a fost aprobat la data de ................................ şi este proprietatea PRIMĂRIEI SATU MARE Este interzisǎ multiplicarea şi transmiterea documentului fǎrǎ acordul elaboratorului, copiile fiind controlate şi numerotate.

Pagina 1 / 7

PROCEDURA GENERALĂ

“AUDITUL INTERN”

Procedura PS-03: AUDITUL INTERN corespunde clauzei 8.2.4

din SR EN ISO 9001:2008, ales ca model de referinţă pentru

implementarea sistemului de management al calităţii în cadrul

PRIMĂRIEI MUNICIPIULUI SATU MARE


AUDIT INTERN

PRIMĂRIA SATU MARE

Pagina 2 / 7

CUPRINS

1 SCOP ............................................................................................................................................... Pag. 3

2 DOMENIU DE APLICARE ......................................................................................................... Pag. 3

3 DOCUMENTE DE REFERIN ŢĂ ................................................................................................ Pag. 3

4 TERMINOLOGIE ŞI ABREVIERI .......................................................................................... Pag. 3

4.1 Terminologie ......................................................................................................................... Pag. 3

4.2 Abrevieri ................................................................................................................................ Pag. 4

5 DESCRIEREA PROCESULUI .................................................................................................... Pag. 4

5.1 Programare audituri interne................................................................................................. Pag. 4

5.2 Planificarea auditului ........................................................................................................... Pag. 4

5.3 Efectuarea auditului............................................................................................................... Pag. 5

5.4 Elaborarea raportului de audit ........................................................................................... Pag. 5

5.5 Încheiere audit ....................................................................................................................... Pag. 5

5.6 Stabilire şi implementare corecţie şi acţiuni corective ...................................................... Pag. 5

5.7 Verificarea şi raportarea aplicării corecţiei şi a eficacităţii acţiunilor corective ............ Pag. 6

5.8 Monitorizarea procesului............................................. ........................................................ Pag. 6

6 RESPONSABILITĂŢI ................................................................................................................... Pag. 6

7 ÎNREGISTRĂRI ............................................................................................................................. Pag. 7

8 ANEXE.............................................................................................................................................. Pag. 7


AUDIT INTERN

PRIMĂRIA SATU MARE

Pagina 3 / 7

1. SCOP

Prezenta procedură are ca scop stabilirea modului de planificare şi desfăşurare a auditurilor interne ale calităţii din cadrul Primăriei municipiului SATU MARE, pentru a se determina dacă SMC este conform cu măsurile planificate, referitoare la standardul SR EN ISO 9001:2008, şi dacă SMC este implementat, menţinut eficace şi îmbunătăţit continuu.

2. DOMENIU DE APLICARE

Procedura se aplică pentru toate procesele, departamentele şi funcţiile incluse în cadrul SMC al Primăriei municipiului SATU MARE, cât şi pentru toate clauzele aplicabile ale SR EN ISO 9001:2008.

3. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ

SR EN ISO 9001: 2008 – Sisteme de management al calităţii. Cerinţe SR EN ISO 19011: 2003 – Ghid pentru auditarea sistemelor de management al calităţii şi/sau de mediu Manualul calitǎţii – MSMC-01 Decizii organizatorice, privind componenţa echipelor de audit intern

4. TERMINOLOGIE ŞI ABREVIERI:

4.1 Terminologie Audit Proces sistematic, independent şi documentat în scopul obţinerii de dovezi de audit

şi evaluarea lor cu obiectivitate pentru a determina măsura în care sunt îndeplinite criteriile de audit. NOTA – Auditurile interne, uneori denumite şi audituri de primă parte, sunt conduse de sau în numele organizaţiei însăşi pentru scopuri interne şi pot constitui baza pentru o organizaţie pentru declaraţia pe propria răspundere a conformităţii.

Program de audit

Ansamblu de unul sau mai multe audituri planificate pe un anumit interval de timp şi orientate spre un scop anume.

Criterii de audit Ansamblul de politici, proceduri sau cerinţe utilizate ca o referinţă. Dovezi de audit Înregistrări, declaraţii ale faptelor sau alte informaţii care sunt relevante în raport cu

criteriile de audit şi verificabile. Constatări ale auditului

Rezultatele evaluării dovezilor de audit colectate, în raport cu criteriile de audit. NOTA – Constatările de audit pot indica fie conformitatea sau neconformitatea cu criteriile de audit, fie oportunităţi pentru îmbunătăţire.

Concluzii ale auditului

Rezultatele unui audit furnizate de echipa de audit, după luarea în considerare a obiectivelor auditului şi a tuturor constatărilor de audit.

Auditat Organizaţie care este auditată. În contextul prezentei proceduri, auditatul poate fi un departament, o structură organizatorică din cadrul unui departament (compartiment) sau o zonă dintr-un departament.

Auditor Persoană care are competenţa de a efectua un audit. Echipa de audit Unul sau mai mulţi auditori care efectuează un audit. Competenţă Abilitatea demonstrată de a aplica cunoştinţe şi aptitudini. Acţiune corectivă

Acţiune de eliminare a cauzei unei neconformităţi detectate sau a altei situaţii nedorite.

Acţiune preventivã

Acţiune de eliminare a cauzei unei neconformităţi potenţiale sau a altei posibile situaţii nedorite.

Corecţie Acţiune de eliminare a neconformităţii detectate.


AUDIT INTERN

PRIMĂRIA SATU MARE

Pagina 4 / 7

4.2 Abrevieri SMC Sistem de management al calitǎţii RMC Reprezentantul conducerii cu managementul calităţii RA Responsabili de activitate AI Auditor intern CEA Coordonatorul echipei de audit EA Echipa de audit RNC Raport de neconformitate 5. DESCRIEREA PROCESULUI

5.1. Programare audituri interne

Programarea auditurilor interne se realizează la începutul fiecărui an şi se documentează prin elaborarea Programului anual de audituri interne, cod PS-03/F1, astfel încât fiecare compartiment implicat în SMC să fie auditat cel puţin o dată pe an.

Programul anual de audituri interne este transmis tuturor departamentelor care urmează a fi auditate, prin Notă internă, pe care responsabilii de activitate implicaţi (viitorii auditaţi) au obligaţia de a o înregistra în Registrele de intrare-ieşire.

Se pot iniţia audituri interne neplanificate, în oricare din următoarele situaţii: − în funcţie de rezultatele auditurilor anterioare, − atunci când intervin modificări importante în structura organizatorică, − când se constată disfuncţionalităţi majore în realizarea proceselor, − dacă se constată creşterea numărului de reclamaţii de la cetăţeni sau alte organizaţii etc.

5.2. Planificarea auditului

Prin decizii organizatorice, primarul/viceprimarul stabileşte componenţa echipei de audit astfel încât atât CEA, cât şi auditorii interni să fie independenţi de activitatea auditată.

Echipa de audit este formată din: − CEA, − minim 1 (un) auditor.

Membrii echipei de audit trebuie să îndeplinească următoarele condiţii: − studii suficiente pentru a dobândi cunoştinţe şi abilităţi generice pentru auditori sistem de

management al calităţii, care să dovedească menţinerea şi îmbunătăţirea competenţei; − experienţă relevantă în efectuarea auditurilor interne, astfel încât să poată evalua corect şi obiectiv

activitatea auditată; − vechime relevantă în cadrul organizaţiei; − să nu-şi auditeze propria activitate.

Pe baza Programului anual de audituri interne se întocmeşte Planul de audit, cod PS-03/F2, şi se transmite responsabilului de activitate care va fi auditat, cu cel puţin o săptămână înainte de efectuarea auditului.

5.3. Efectuarea auditului

Auditurile interne se desfăşoară conform prevederilor SR EN ISO 19011:2003.

Auditul se desfăşoară sub formă de interviu avându-se în vedere următoarele: − conformitatea SMC cu cerinţele standardului SR EN ISO 9001:2008 şi identificarea zonelor de

îmbunătăţire potenţială a SMC;


AUDIT INTERN

PRIMĂRIA SATU MARE

Pagina 5 / 7

− documentele şi înregistrările SMC; − conformarea cu cerinţele legale şi alte reglementări aplicabile; − rezultatele auditurilor anterioare.

Pentru efectuarea auditului intern se pot utiliza Chestionare de audit, cod PS-03/F3, pregătite în prealabil de EA.

În chestionarele de audit se înregistrează atât constatările pozitive, cât şi neconformităţile constatate referitoare la activitatea auditată.

Neconformităţile constatate de către EA sunt documentate clar, concis şi sprijinite de dovezi; ele sunt comunicate RA supus auditării spre a fi analizate de către acesta.

5.4. Elaborarea raportului de audit

După efectuarea auditului EA se întruneşte şi revizuieşte constatările tuturor membrilor si, pe baza acestora, CEA întocmeşte raportul de audit, cod PS-03/F4.

Pentru fiecare neconformitate constatată CEA întocmeşte câte un raport de neconformitate (RNC), cod PS-03/F5 care se anexează la raportul de audit.

Constatările din raportul de audit împreună cu rapoartele de neconformitate sunt comunicate de către CEA în cadrul şedinţei de închidere a auditului, tuturor responsabililor de activitate auditaţi.

5.5. Încheiere audit

După reuniunea de închidere şi prezentarea concluziilor de către CEA, auditul se consideră încheiat.

În acest sens se întocmeşte Dosarul auditului, care conţine următoarele documente: − Programul de audit, − Plan de audit, − Chestionar de audit – după caz, − Raportul de audit, − Rapoarte de neconformitate.

Originalele acestor documente se află la CEA, iar copii ale Programului anual de audit, Planului de audit, Raportului de audit şi RNC se difuzează la toţi responsabilii de activitate auditaţi.

5.6. Stabilire şi implementare corecţie şi acţiuni corective

Pentru îmbunătăţirea continuă a SMC, pe baza neconformităţilor constatate, responsabilul de activitate auditat stabileşte în RNC (atât pe copia sa, cât şi pe originalul de la CEA): − corecţia – pentru eliminarea neconformităţii; − acţiunea corectivă necesară – pentru eliminarea cauzelor care au generat neconformitatea; − data pentru aplicarea corecţiei şi acţiunii corective.

Corecţiile şi acţiunile corective trebuie aplicate până la data planificată în RNC.

5.7. Verificarea şi raportarea aplicării corecţiei şi a eficacităţii acţiunilor corective

La expirarea termenului planificat în RNC, CEA verifică dacă corecţia şi acţiunile corective stabilite au fost implementate, completându-se constatările în RNC, atât pe exemplarul original existent la CEA, cât şi pe copiile de la responsabilul de activitate auditat.

În situaţia în care, la verificarea corecţiilor/acţiunilor corective se constată că acestea nu au fost aplicate, se poate stabili un nou termen de aplicare.


AUDIT INTERN

PRIMĂRIA SATU MARE

Pagina 6 / 7

Verificarea eficacităţii acţiunilor corective din RNC se efectuează înaintea analizei efectuate de management.

În situaţia în care acţiunile corective nu au fost eficace RNC sunt supuse analizei primarului/viceprimarilor pentru stabilirea altor acţiuni corective.

În urma verificării implementării şi eficacităţii acţiunii corective, rezultatele sunt raportate responsabilului de activitate auditat şi RMC.

5.8. Monitorizarea procesului

Datele referitoare la efectuarea auditurilor şi eficacitatea acţiunilor corective sunt analizate statistic şi sunt prezentate în Analiza efectuată de management, conform PO-02.

6. RESPONSABILITĂŢI

6.1. Primarul − nominalizează prin decizie pe CEA şi aprobă componenţa EA; − stabileşte/aprobă acele acţiuni corective/preventive care depăşesc limitele de competenţă ale

angajaţilor din subordine; − aprobă programul de audit asigurând toate condiţiile necesare desfăşurării auditului la data

planificatǎ; − participă la şedinţele de deschidere şi închidere a auditului.

6.2. Viceprimarii − nominalizează prin decizie pe CEA şi aprobă componenţa EA, în lipsa primarului sau în cazul

comandării unor audituri neplanificate pentru procesele de care sunt responsabili; − participă la şedinţele de deschidere şi închidere a auditului stabilind acţiunile corective/preventive în

limitele de competenţă alocate.

6.3. Coordonatorul echipei de audit (CEA) − întocmeşte programul de audit la începutul fiecărui an calendaristic, supunându-l spre aprobare

primarului, şi-l difuzează către toţi RA implicaţi; − întocmeşte planul de audit pe care-l difuzează tuturor RA care vor fi auditaţi; − alcǎtuieşte EA şi o instruieşte cu privire la scopul, domeniile ce vor fi auditate, criteriile de audit etc.; − conduce auditul intern, asigurându-se că sunt respectate toate prevederile prezentei proceduri şi a EN

ISO 19011: 2003; − redactează raportul de audit şi RNC, prezentându-le în şedinta de închidere tuturor RA auditaţi; − la expirarea termenului stabilit în RNC, verifică dacă neconformităţile descoperite au fost rezolvate; − păstrează şi arhivează dosarul auditului în original pe perioada menţionată în prezenta procedură.

6.4. Membrii echipei de audit − auditează procesele care le-au fost repartizate prin planul de audit, asigurându-se de relevanţa,

completitudinea şi corectitudinea datelor culese de la auditaţi; − prezintă constatările pozitive şi propunerile de neconformitate la AS, în vederea redactării raportului

de audit.

6.5. RA auditat − are obligaţia de a prezenta toate datele cerute de auditori şi de a răspunde tuturor întrebărilor acestora

pentru a demonstra modul în care se desfăşoară procesul care este auditat.


AUDIT INTERN

PRIMĂRIA SATU MARE

Pagina 7 / 7

7. ÎNREGISTRĂRI

Gestionare

Nr. anexǎ

Înregistrare Cod Funcţia Perioada de

păstrare Mod de păstrare Observaţii

- Note, consemnări, dovezi

– Auditor intern Min. 1 an Îndosariate Notiţe

1 Program anual de audituri interne

PS-03/F1 RMC 3 ani Îndosariate Formular

2 Plan de audit PS-03/F2 CEA 3 ani Îndosariate Formular

3 Chestionar de audit

PS-03/F3 Auditor intern 3 ani Îndosariate Formular

4 Raport de audit intern

PS-03/F4 CEA 3 ani Îndosariate Formular

5 RNC PS-03/F5 CEA

RA implicaţi 3 ani Îndosariate Formular

- Înregistrări ale SMC

– Auditat Min. 1 an Îndosariate +

format electronic

8. ANEXE Formularele utilizate pentru înregistrări, reprezintă anexe la prezenta procedură.

MUNCIPIUL SATU MARE PRIMĂRIA PROGRAM DE AUDIT

Pagina 1 / 1

Anul:

Număr de audituri programate pe an

ALTE AUDITURI PROGRAMATE LA LEE:

Nr crt Tip Audit Realizat de Perioada/Data

Data programării: RMC

Ps-03/F2 pagina 1 of 1

Nr MUNICIPIUL SATU MARE PRIMĂRIA

PLAN DE AUDIT

Exemplar Nr.

APROBAT

Data:

Tipul auditlui : de sistem Obiectivul auditului:

Perioada desfăşurării auditului intern:

CRITERII DE AUDIT: ISO 9001:2008

Echipa de audit:

Proces auditat:

Planificarea activităţilor Data: Ora Elemente de sistem/Activităţi auditate Responsabili

OBSERVAŢII/PROPUNERI:

Data: DIFUZARE: Ex. nr.

Compartiment Responsabil de proces

Numele şi prenumele Semnătura Data Observaţii

Elaborat RMC

CHESTIONAR DE AUDIT Nr 1/2011 MUNICIPIUL SATU MARE PRIMĂRIA

Conformitate Nr.

crt. Cerinţa Clauza SR EN

ISO9001:2008 Constatări

DA NU

Ps-03/F3

Auditori Auditaţi Nume şi prenume Semnătura Nume şi prenume Funcţia Semnătura

MUNICIPIUL SATU MARE PRIMĂRIA RAPORT DE AUDIT INTERN

PS 03/F4 pag. 1/1

ECHIPA DE AUDIT: NUME SEMNĂTURA - -

CRITERII DE AUDIT:

CONSTATĂRI POZITIVE:

NECONFORMITĂŢI CONSTATATE

Majore

Minore

Observaţii

RECOMANDĂRI

AUDITOR: - RMC DATA

MUNCIPIUL SATU MARE PRIMĂRIA

RAPORT DE NECONFORMITATE

Ps-03/F5

Nr 1 Data

CATEGORIE

Internă � Birou/Serviciu

Plângere �

Reclamaţie �

NECONFORMITATE REALĂ ��

POTENŢIALĂ ��

DESCRIEREA NECONFORMITĂŢII REFERINŢĂ

CAUZA NECONFORMITĂŢII Stabilit de:

CORECŢIA/IILE IMEDIAT APLICABILĂ: Stabilită de:

Termen:

CORECŢIA/IILE S-AU REALIZAT: DA �� / NU �� Verificat de:

ACŢIUNE : CORECTIVĂ / PREVENTIVĂ Stabilită de:

Responsabil(i)

Termen

ACŢIUNE CORECTIVĂ / PREVENTIVĂ EFICACE: DA �� / NU �� Dovezi: Eficacitate verificată de: Data:

VERIFICAT Şi APROBAT RMC

procedura generala 03

Documents