procedura de organizare si desfasurare a aga
TRANSCRIPT
1
Procedura privind organizarea si desfăşurarea AGA
in cadrul societatii SC CONCEFA SA
Definitii....................................................................................................................... 2 Capitolul 1 Introducere............................................................................................ 3 Capitolul 2 AGA in cadrul societatii SC CONCEFA SA...................................... 3 2.1. Despre Adunarile Generale si reguli in cadrul adunarilor....................... 3 2.2. AGOA............................................................................................................. 4 2.3. AGEA............................................................................................................. 4 2.4. Convocarea AGA........................................................................................... 5 2.5. Documente si materiale necesare AGA....................................................... 6 2.6. Modalitati de exercitare a dreptului de vot................................................ 6 2.7. Documente ulterioare AGA.......................................................................... 7
Anexe Anexa 1 - Model Convocator
Anexa 2 - Model Procura AGA
Anexa 3 –Formular de vot prin corespondenta
Anexa 4 - Model Hotarare
2
In prezenta procedura, termenii , expresiile si notiunile definite mai jos au urmatoarele semnificatii :
Act constitutiv: Act care sta la baza constituirii unei societati comerciale (contract de societate, statutul
societatii);
Actionar: Persoana fizica sau juridica a carei calitate de actionar este recunoscuta de legea aplicabila;
Actionar semnificativ: Persoana fizică, persoana juridică sau grupul de persoane care acţionează în mod concertat şi
care deţine direct sau indirect o participaţie de cel puţin 10% din capitalul social al unei societăţi comerciale sau din
drepturile de vot, ori o participaţie care permite exercitarea unei influenţe semnificative asupra luării deciziilor în
adunarea generală sau în consiliul de administraţie, după caz;
Acţiuni Sunt titluri financiare emise de o companie pentru constituirea , mărirea sau restructurarea
capitalului propriu. Sunt valori mobiliare care reprezintă o cotă parte din capitalul social al unei societăţi şi care
încorporează drepturi sociale şi patrimoniale.
Acţiunile ordinare Reflectă mărimea capitalului social, ele reprezentând dovada participării la societate.
Acţiunile nominative Au înscrise numele deţinătorului şi pot fi transmise unei alte persoane numai prin
transcrierea tranzacţiei într-un registru la societatea eminentă.
A.G.A. Denumirea prescurtata a Adunarii generale a actionarilor, institutie juridica reglementata de
Legea 31/1990. Poate fi ordinara, caz in care se va prescurta A.G.O.A., sau extraordinara, caz in care se va prescurta
A.G.E.A.;
B.V.B Denumirea prescurtata a S.C. Bursa de Valori Bucuresti S.A., privita in calitate de operator
de piata, in sensul Legii 297/2004 si reglementarilor C.N.V.M.;
CA Denumirea prescurtata a Consiliului de administratie, organ reglementat de Legea 31/1990 si
de Legea nr. 297/2004;
C.N.V.M. Denumirea prescurtata a Comisiei Nationale a Valorilor Mobiliare, autoritate administrativa
autonoma, cu personalitate juridica care reglementeaza si supravegheaza piata de capital, precum si institutiile si
operatiunile specifice acestora;
Data de referinta: Data calendaristica stabilita de consiliul de administratie al societatii , care serveste la
identificarea actionarilor care au dreptul sa participe la AGA si sa voteze in cadrul acesteia. Data de referinta trebuie sa
fie ulterioara publicarii convocatorului si anterioara AGA .
Data de inregistrare : Data calendaristica stabilita pentru identificarea acţionarilor asupra cărora se răsfrâng
efectele hotărârilor Adunării Generale a Acţionarilor, în conformitate cu dispoziţiile art. 238 din Legea nr. 297/2004
privind piaţa de capital.
Procura speciala: Imputernicirea data de catre un actionar unei persoane fizice sau juridice in vederea
exercitarii, in numele actionarului respectiv, a unora sau a tuturor drepturilor pe care le detine in adunarea generala.
3
Capitolul 1 Introducere
Prevederi :
Adunarea Generala a Acţionarilor ("AGA") a S.C. Concefa S.A. se desfasoara potrivit prevederilor:
Legii 31/19990 privind societatile comerciale
Legii 297/2004 privind piata de capital
Regulamentului C.N.V.M nr. 6/2009 privind exercitarea anumitor drepturi ale actionarilor in cadrul
adunarilor generale ale societatilor comerciale
Actului constitutiv actualizat al SC Concefa SA adoptat la data de 21 octombrie 2010
Prezentei proceduri
Aplicabilitate
Prezenta procedura reglementeaza desfasurarea Adunarilor Generale ale Actionarilor din cadrul societatii SC
CONCEFA SA .
Actiuni si drepturi de vot
Fiecare actiune subscrisa si varsata de actionari, potrivit legii, confera acestora dreptul la un vot în AGA, dreptul de a
alege si de a fi alesi în organele de conducere, dreptul de a participa la distribuirea profitului, conform prevederilor
Actului Constitutiv actualizat al societatii si dispozitiilor legale.
Capitolul 2 AGA in cadrul societatii SC CONCEFA SA
2.1 Despre Adunarile Generale si reguli in cadrul adunarii
Adunarile generale sunt ordinare si extraordinare , iar conform actului constitutiv al societatii se vor desfasura, de
regula, la sediul societatii situat in Sibiu, str.Henri Coanda , nr.59 , la data si locul mentionate in convocator.
În ziua si la ora stabilite în convocare, sedinta AGA va fi deschisa de presedintele Consiliului de Adminstratie , d-na
Daniela Benga , sau in lipsa acesteia ,de persoana care ii tine locul .
Accesul în sala de sedinte va fi permis pana la ora de deschidere a sedintei, stabilita în convocator prin prezentarea
actului de identitate. Actionarii/mandatarii acestora nu vor putea parasi sala de sedinta pe parcursul votarii punctelor de
pe ordinea de zi.
AGA va alege, dintre actionarii prezenti, unu pâna la trei secretari, care vor verifica si semna lista de prezenta a
actionarilor, indicând capitalul social pe care îl reprezinta fiecare, supraveghind îndeplinirea tuturor formalitatilor
cerute de lege si de actul constitutiv pentru tinerea AGA.
Unul dintre secretari intocmeste procesul verbal al adunarii generale.
Presedintele Consiliului va putea desemna, dintre angajatii societatii, unul sau mai multi secretari tehnici, care sa
îndeplineasca atributiile ce le revin în conformitate cu prevederile legale.
Fiecare acţionar poate adresa consiliului de administraţie, respectiv directoratului, întrebări în scris referitoare la
activitatea societăţii, înaintea datei de desfăşurare a adunării generale, urmând a i se răspunde în cadrul adunării.
Datorita faptului ca societatea deţine o pagină de internet proprie, răspunsul se consideră dat dacă informaţia solicitată
este publicată pe pagina de internet a societăţii, la secţiunea "Întrebări frecvente".
4
2.2 AGOA Adunarea Generala Ordinara a Actionarilor se intruneste cel putin o data pe an, in cel mult patru luni de la inchierea
exercitiului financiar.
Compentente AGOA :
să discute, să aprobe sau să modifice situaţiile financiare anuale, pe baza rapoartelor prezentate de consiliul de
administraţie sau de auditorul financiar, şi să fixeze dividendul;
să aleagă şi să revoce membrii consiliului de administraţie;
să se pronunţe asupra gestiunii consiliului de administraţie;
să stabilească bugetul de venituri şi cheltuieli şi, după caz, programul de activitate, pe exerciţiul financiar
următor;
să hotărască gajarea, închirierea sau desfiinţarea uneia sau a mai multor unităţi ale societăţii;
sa aprobe Regulamentul Intern si Regulamentul de Organizare si Functionare a societatii ;
sa aprobe programul de investitii al societatii;
sa analizeze raporatele Consiulului de Administratie privind stadiul si perspectivele societatii cu privire la
profit, pozitia de piata, nivelul tehnic , calitatea, forta de munca, protectia mediului, relatiile cu clientii ;
hotaraste asupra fondurilor pentru cercetari stiintifice avand ca obiect dezvoltarea si fundamentarea
strategiilor, asigurarea calitatii produselor si serviciilor;
sa hotarasca contractarea auditului financiar;
sa hotarasca cu privire la contractarea de imprumuturi bancare ce depasesc 1/3 din activele societatii, la data
incheierii actului;
sa hotarasca cu privire la amortizarea si scoaterea din functiune a mijloacelor fixe.
Pentru validitatea deliberărilor adunării generale ordinare este necesară prezenţa acţionarilor care să deţină cel puţin
jumatate din capitalul social, iar hotărârile adunării generale ordinare sa fie luate de actionarii care detin cel putin 51%
din capitalul social reprezentat in adunare .
Dacă nu sunt indeplinite conditiile de mai sus , adunarea ce se va întruni la o a doua convocare poate să delibereze
asupra punctelor de pe ordinea de zi a celei dintâi adunări, indiferent de cvorumul întrunit, luând hotărâri cu majoritatea
voturilor exprimate.
2.3 AGEA
Adunarea Generala Extraordinara a Actionarilor se intruneste ori de cate ori este necesar.
Compentente AGEA :
schimbarea formei juridice a societatii;
mutarea sediului societatii, deschiderea si radierea de puncte de lucru sau sedii secundare;
schimbarea obiectului de activitate al societatii;
prelungirea duratei societatii;
majorarea capitalului social;
reducerea capitalului social sau reintregirea lui prin emisiuni de noi actiuni;
infiintarea sau desfiintarea unor sedii secundare: sucursale agentii, reprezentanta sau alte asemenea unitati fara
personalitate juridica;
fuziunea cu alte societati sau divizarea societatii;
dizolvarea anticipata a societatii sau lichidarea acesteia;
conversia actiunilor dintr-o categorie in alta;
conversia unei categorii de obligatiuni in alta categorie sau in actiuni ;
emisiunea de obligatiuni.
Pentru validitatea deliberărilor adunării generale extraordinare este necesară la prima convocare prezenţa acţionarilor
deţinând cel puţin 2/3 din capitalul social. Hotărârile sunt luate cu majoritatea voturilor deţinute de acţionarii prezenţi
sau reprezentaţi.
Dacă nu sunt indeplinite conditiile de mai sus , la convocările următoare este necesara prezenţa acţionarilor
5
reprezentând 51% din capitalul social . Hotărârile sunt luate cu votului unui numar de actionari prezenţi sau
reprezentaţi care sa reprezinte 1/3 din capitalul social .
2.4. Convocarea AGA
Adunarea generala este convocata de CA, respectiv de directorat, ori de cate ori este necesar.
Termenul de intrunire nu poate fi mai mic de 30 de zile de la publicarea convocarii in Monitorul Oficial al Romaniei,
Partea a IV-a.
Convocarea se publica in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea a IV-a, si in unul dintre ziarele de larga raspandire din
Sibiu. Convocarea poate, de asemenea fi facuta prin afisare la sediul societatii, in conditiile prevazute de lege.
Convocarea va cuprinde locul si data tinerii adunarii, precum si ordinea de zi, cu mentionarea explicita a tuturor
problemelor care vor face obiectul dezbaterilor adunarii. In cazul in care pe ordinea de zi figureaza numirea
administratorilor in convocare se va mentiona ca lista cuprinzand informatii cu privire la numele, localitatea de
domiciliu si calificarea profesionala ale persoanelor propuse pentru functia de administrator se afla la dispozitia
actionarilor, putand fi consultata si completata de acestia.
Au dreptul de a cere introducerea unor noi puncte pe ordinea de zi unul sau mai multi actionari reprezentand, individual
sau impreuna, cel putin 5% din capitalul social.
Cererile se înaintează consiliului de administraţie, respectiv directoratului, în cel mult 15 zile de la publicarea
convocării, în vederea publicării şi aducerii acestora la cunoştinţă celorlalţi acţionari. În cazul în care pe ordinea de zi
figurează numirea administratorilor, respectiv a membrilor consiliului de supraveghere, şi acţionarii doresc să formuleze
propuneri de candidaturi, în cerere vor fi incluse informaţii cu privire la numele, localitatea de domiciliu şi calificarea
profesională ale persoanelor propuse pentru funcţiile respective.
Ordinea de zi completată cu punctele propuse de acţionari, ulterior convocării, trebuie publicată cu îndeplinirea
cerinţelor prevăzute de lege şi/sau de actul constitutiv pentru convocarea adunării generale, cu cel puţin 10 zile înaintea
adunării generale, la data menţionată în convocatorul iniţial.
Situaţiile financiare anuale, raportul anual al consiliului de administraţie precum şi propunerea cu privire la distribuirea
de dividende se pun la dispoziţia acţionarilor la sediul societăţii, de la data convocării adunării generale. La cerere,
acţionarilor li se vor elibera copii de pe aceste documente. Sumele percepute pentru eliberarea de copii nu pot depăşi
costurile administrative implicate de furnizarea acestora. Datorita faptului ca societatea detine o pagina de internet
proprie convocarea, orice alt punct adaugat pe ordinea de zi la cererea actionarilor, precum si documentele supuse
dezbaterii si aprobarii AGA se publica si pe pagina de internet, pentru liberul acces al actionarilor.
Convocarea va cuprinde locul si data tinerii adunarii, precum si ordinea de zi cu mentionarea explicita a tuturor
problemelor care vor face obiectul dezbaterilor adunarii.
In instiintarea pentru prima adunare generala se va putea fixa ziua si ora pentru a doua adunare, cand cea dintai nu s-ar
putea tine.
Administratorii sunt obligati sa convoace de indata Adunarea Generala, la cererea actionarilor reprezentand a zecea
parte din capitalul social, daca cererea cuprinde dispozitii ce intra in atributiunile adunarii.
Actionarii reprezentand intreg capitalul social vor putea, daca nici unul din ei nu se opune, sa tina o adunare generala si
sa ia orice hotarare de competenta adunarii fara respectarea formalitatilor cerute pentru convocarea ei.
Convocatorul societatii contine cel putin urmatoarele informatii:
Denumirea emitentului;
Data adunarii generale;
Ora de incepere a adunarii generale;
Locul de desfasurarea adunarii generale;
Ordinea de zi propusa;
O descriere clara si precisa a procedurilor care trebuie respectate de actionari pentru a putea participa si vota in
cadrul adunarii generale.
Data de referinta, precum si mentionarea faptului ca doar persoanele care sunt actionari la aceasta data au
dreptul de a participa si vota in cadrul adunarii generale;
Data limita pana la care se pot face propuneri privind candidatii pentru posturile de administratori , in cazul in
care pe ordinea de zi este inscrisa alegerea administratorilor ;
Locul de unde este posibil sa se obtina textul integral al documentelor si proiectelor de hotarare , alte
6
informatii referitoare la problemele incluse pe ordinea de zi a adunarii generale si data incepand cu care
acestea vor fi disponibile , precum si procedura care trebuie urmata in acest sens;
Adresa website-ului pe care urmeaza sa fie disponibile informatiile mai sus mentionate;
Propunerea privind data de inregistrare .
2.5 Documente si materiale necesare AGA
Societatea pune la dispozitia actionarilor , cu cel putin 30 zile inainte de data adunarii generale si pana la data adunarii
inclusiv , urmatoarele documente si materiale :
Convocatorul AGA;
Numarul total de actiuni si drepturile de vot la data convocarii;
Documentele care urmeaza sa fie prezentate AGA;
Proiecte de hotarare;
Formularele de procura speciala care urmeaza sa fie folosite pentru votul prin reprezentare;
Formularele utilizate pentru votul prin corespondenta;
2.6 Modalitati de exercitare a dreptului de vot
Fiecare acţionar prezent la adunare primeşte un buletin de vot care poartă ştampila emitentului şi pe care sunt redactate
toate punctele înscrise pe ordinea de zi, precum şi opţiunile "pentru", "împotrivă" sau "abţinere".
Actionarii COFI isi pot exercita dreptul de vot fie personal, in cadrul AGA , fie prin reprezentant cu procura speciala,fie
prin corespondenta.
Votul personal in cadrul AGA se exercita prin completarea buletinului de vot.
Votul personal se exercita ulterior dovedirii identitatii de catre actionar:
in cazul persoanelor fizice actionar unic –prin prezentarea unei copii a CI/BI
in cazul persoanelor juridice prin prezentarea: unei copii a certificatului de inmatriculare si unei copii BI/CI
sau pasaport a reprezentantului legal
Votul prin reprezentant cu procura speciala Actionarii pot mandata alte persoane pentru a-i reprezenta si a vota in AGA pe baza unei procuri speciale.
Procura speciala contine:
numele/denumirea acţionarului şi precizarea deţinerii acestuia raportat la numărul total al valorilor mobiliare
de aceeaşi clasă şi la numărul total de drepturi de vot;
numele/denumirea reprezentantului (cel căruia i se acordă procură specială);
data, ora şi locul de întrunire a adunării generale la care se referă;
data procurii speciale; procurile speciale purtând o dată ulterioară au ca efect revocarea procurilor datate
anterior;
precizarea clară a fiecărei probleme supuse votului acţionarilor, cu posibilitatea ca acesta să voteze "pentru",
"împotrivă" sau "abţinere";
în cazul în care pe ordinea de zi este înscrisă alegerea administratorilor, fiecare candidat pentru consiliul de
administraţie va fi trecut separat, acţionarul având posibilitatea să voteze pentru fiecare candidat "pentru",
"împotrivă" sau "abţinere" şi totodată să menţioneze numărul de voturi cumulate atribuite fiecăruia, pentru
cazul în care alegerea s-ar realiza prin metoda votului cumulativ. În situaţia în care acţionarul omite să facă
precizări referitoare la atribuirea voturilor cumulate, iar alegerea administratorilor se face prin metoda votului
cumulativ, voturile cumulate ale respectivului acţionar vor fi distribuite egal de către reprezentant candidaţilor
pentru care acţionarul a votat "pentru".
Documente ce insotesc procura speciala:
7
pentru persoane fizice - copie BI/CI sau pasaport al actionarului si copie BI/CI sau pasaport reprezentant legal;
pentru persoane juridice –copie certificat de înmatriculare
copie BI/CI sau pasaport reprezentant legal;
Procura specială este valabilă doar pentru AGA pentru care a fost solicitată, iar reprezentantul are obligaţia să voteze în
conformitate cu instrucţiunile formulate de acţionarul care l-a desemnat.
Votul prin corespondenta :
Societăţile comerciale au obligaţia să dea acţionarilor posibilitatea de a vota prin corespondenţă înainte de adunarea
generală. Votul prin corespondenţă nu poate fi condiţionat decât prin cerinţe şi constrângeri necesare identificării
acţionarilor şi numai în măsura în care acestea sunt proporţionale cu realizarea obiectivului respectiv.
Votul secret este obligatoriu pentru alegerea CA sau a auditorilor financiari. Secretarii tehnici ai adunarii generale a
actionarilor vor înmâna fiecarui actionar un buletin de vot care va indica numarul de actiuni ale acestuia si instructiuni
referitoare la modul de vot. Fiecare actionar va vota prin completarea buletinului de vot si depunerea acestuia la
secretarii adunarii generale a actionarilor, care vor numara buletinele de vot si vor comunica rezultatul votului.
Buletinul de vot contine urmatoarele elemente:
informatii cu privire la identitatea actionarului si detinerile acestuia;
fiecare punct de pe ordinea de zi este insotit de cele trei optiuni de vot (“pentru”, “împotriva”, abtinere”);
mentiunea expresa conform careia: „actionarul trebuie sa aleaga o singura optiune din cele trei mentionate mai
sus” si sanctiunea anularii votului.
Buletinele de vot vor fi semnate si stampilate , in cazul actionarilor persoane juridice ,pe fiecare pagina.
2.7 Documente ulterioare AGA
Procesul verbal
este redactat in termen de 48 de ore lucratoare;
este semnat de catre secretarul tehnic , de secretarul desemnat dintre actionari si de reprezentantul legal al CA;
constata îndeplinirea formalitatilor de convocare, data si locul AGA, actionarii prezenti, numarul actiunilor,
dezbaterile în rezumat, hotarârile luate, iar la cererea actionarilor, declaratiile facute de acestia în sedinta.
Hotararile AGA
Societatea comercială stabileste pentru fiecare hotărâre cel puţin numărul de acţiuni pentru care s-au exprimat voturi
valabile, proporţia din capitalul social reprezentată de respectivele voturi, numărul total de voturi valabil exprimate,
precum şi numărul de voturi exprimate pentru şi împotriva fiecărei hotărâri şi, dacă este cazul, numărul de abţineri.
Societatea comercială publica pe website-ul propriu www.concefa.ro , în termen de maximum 15 zile de la data adunării
generale, rezultatele votului.
Hotararile AGA :
se iau prin vot deschis (exceptie – cele luate prin vot secret);
constata indeplinirea cerintelor referitoare la adoptarea acestora;
se redacteaza pe baza procesului-verbal si se semneaza de presedintele CA sau de o persoana desemnata de
acesta si de secretarul adunarii;
se vor inregistrata in registrul hotararilor AGA;
se vor inregistra la Registrul Comertului in termen de 15 zile de la data adoptarii acestora.
Hotărârea unei adunări generale de a modifica drepturile sau obligaţiile referitoare la o categorie de acţiuni nu produce
efecte decât în urma aprobării acestei hotărâri de către adunarea specială a deţinătorilor de acţiuni din acea categorie.
Hotararile luate de adunarea generala a actionarilor sunt obligatorii chiar si pentru actionarii care nu au luat parte la
adunare sau au votat contra.
550234 Sibiu, Str. Henri Coandã nr. 59, J32/309/1991, C.U.I. RO 787460, BRD Sibiu, RO17BRDE330SV02186323300, Telefon: 0269/21.82.53;
Fax: 0269/23.74.75; 0269/21.77.21, e-mail: [email protected]; web: www.concefa.ro
8
Anexa 1 Model Convocator :
„
Consiliul de Administraţie al societatii S.C. CONCEFA S.A. inmatriculată la Oficiul Registrului Comerţului de pe
lângă Tribunalul Sibiu sub nr. J32/309/1991, cod unic de înregistrare RO 787460, cu sediul în Sibiu , Str. Henri
Coanda, nr. 59, Sibiu ,România.
În temeiul Legii nr. 31/1990 privind societăţile comerciale, republicată, cu modificările şi completările ulterioare Legii
nr. 297/2004 privind piaţa de capital, cu modificările şi completările ulterioare, Regulamentului C.N.V.M. nr. 6/2009
privind exercitarea anumitor drepturi ale acţionarilor în cadrul adunărilor generale ale societăţilor comerciale, cu
modificările şi completările ulterioare si a Actului Constitutiv actualizat al Societăţii,
CONVOACĂ :
ADUNAREA GENERALĂ [ORDINARA/EXTRAORDINARA] A ACŢIONARILOR
în data de …………. , ora ……………. la sediul societăţii situat în Sibiu, str. Henri Coandă, nr.59 pentru toţi acţionarii
înregistraţi la S.C. Depozitarul Central S.A. Bucureşti, la sfârşitul zilei de ……………….., considerată dată de
referinţă pentru ţinerea acestei adunări.
ADUNAREA GENERALĂ [ORDINARA/EXTRAORDINARA] A ACŢIONARILOR
va avea următoarea ordine de zi:
1. [……………….. ]
2. […………………]
3. […………………]
….
***
550234 Sibiu, Str. Henri Coandã nr. 59 J32/309/1991, C.U.I. RO 787460 BRD Sibiu, RO17BRDE330SV02186323300 Telefon Mobil: 0744/76.76.43 Telefon: 0269/21.82.53 Fax: 0269/23.74.75; 0269/21.77.21 e-mail: [email protected]; web: www.concefa.ro Nr. Inregistrare:
9
Actionarii :
La şedinţă pot participa şi vota doar acţionarii SC CONCEFA SA înregistraţi la data de…………… , data de
referinţă, în Registrul Acţionarilor ţinut de Depozitarul Central S.A.
Unul sau mai mulţi acţionari reprezentând, individual sau împreună, cel puţin 5% din capitalul social (denumiţi în
continuare „Iniţiatori") au dreptul de a introduce noi puncte pe ordinea de zi a adunării generale si de a prezenta proiecte
de hotărâre pentru punctele incluse sau propuse a fi incluse pe ordinea de zi a adunării generale
Propunerile privind introducerea de noi puncte pe ordinea de zi a adunării generale, dar si proiecte de hotărâre pentru
punctele incluse sau propuse a fi incluse pot fi înaintate după cum urmează:
a) depuse la sediul societăţii până la data de …………………;
b) transmise prin e-mail cu semnătură electronică extinsă, încorporată conform Legii nr. 455/2001 privind semnătura
electronică, până la data de …………………… , la adresa [email protected]
Propunerile privind introducerea de noi puncte pe ordinea de zi a adunării generale trebuie să fie însoţite de copiile
actelor de identitate valabile ale Iniţiatorilor (buletin/carte de identitate în cazul persoanelor fizice, respectiv certificat de
înregistrare în cazul persoanelor juridice) fiind necesar, de asemenea, ca pentru fiecare punct să existe o justificare sau
un proiect de hotărâre propus spre adoptare de adunarea generală.
Acţionarii cu drept de vot au posibilitatea de a vota prin corespondenţă, înainte de Adunarea Generală Ordinară a
Acţionarilor, prin utilizarea „formularului de buletin de vot prin corespondenţă" care este disponibil începând cu data de
…………………… la sediul Societăţii, precum şi pe website-ul www.concefa.ro
Acţionarii persoane fizice pot participa la şedinţă în nume propriu sau prin reprezentare, cu împuternicire dată unui alt
acţionar sau unei alte persoane decât acţionar pe bază de procură specială.
Acţionarii persoane juridice pot participa la şedinţă prin persoana căreia i s-a delegat competenţa de reprezentare, sau
printr-o persoană desemnată de aceştia în condiţiile documentului lor de constituire.
Acţionarii îşi pot exercita dreptul de a pune întrebări in scris privind punctele de pe ordinea de zi a adunării
generale, prevăzut la art.13 din Regulamentul CNVM nr.6/2009, până cel mai târziu la data de ……………….
.
Răspunsurile vor fi disponibile pe website-ul Societăţii www.concefa.ro , Secţiunea Acţionariat/Adunarea Generală a
Acţionarilor, începând cu data de ……………………………..
Documente aferente AGA :
Începând cu data de …………………., convocatorul, documentele şi materialele informative referitoare la
punctele incluse pe ordinea de zi si proiectele de hotarari pentru punctele incluse sau propuse a fi incluse pot fi
consultate şi/sau procurate, de luni până vineri, între orele 08.00-15.00, de la sediul societatii, precum şi de
pe website-ul www.concefa.ro .
Documentele necesare pentru participarea la AGA a acţionarilor persoane fizice sunt:
-actul de identitate (buletin de identitate sau carte de identitate pentru cetăţenii români sau, după
caz, paşaport pentru cetăţenii străini);
-procura specială şi actul de identitate al reprezentantului (dacă acţionarul este reprezentat de o altă
persoană) .
Documentele necesare pentru participarea la AGA a acţionarilor persoane juridice sunt:
-document oficial care îi atestă această calitatea de reprezentant legal împreună cu actul de
10
identitate (ex.: act constitutiv, extras/certificat constatator eliberat de Registrul Comerţului sau altă dovadă
emisă de o autoritate competentă);
- pe lângă documentul menţionat anterior (care atestă calitatea de reprezentant legal al persoanei ce
semnează procura), reprezentantul va prezenta şi procura specială semnată de reprezentantul legal al
persoanei juridice respective. Persoana fizică desemnată ca reprezentant al unui acţionar persoană juridică
va fi identificată pe baza actului de identitate.
Formularele pentru procuri speciale de reprezentare se pot ridica numai la cererea acţionarilor care doresc să mandateze
o altă persoană pentru a-i reprezenta, de la sediul central al societatii SC CONCEFA SA şi de pe pagina de web
www.concefa.ro începând cu data de ……………………... Procurile speciale în original, completate şi semnate însoţite
de copiile actelor de identitate valabile ale acţionarilor (buletin/carte de identitate în cazul persoanelor fizice, respectiv
certificat de înregistrare în cazul persoanelor juridice), se vor depune/expedia la sediul central al societatii din Sibiu, str.
Henri Coanda, nr. 59 până la data de ………………, ora 16:00 (data înregistrării la secretariatul SC CONCEFA SA) în
plic închis, cu menţiunea scrisă clar şi cu majuscule „PENTRU ADUNAREA GENERALĂ ORDINARA A
ACŢIONARILOR "/” PENTRU ADUNAREA GENERALĂ EXTRAORDINARA A ACŢIONARILOR”, sau
transmise prin e–mail la adresa [email protected], cel de-al doilea exemplar original urmând a fi înmânat/expediat
reprezentantului, care îl va avea asupra sa în adunare.
În cazul în care la data menţionată mai sus nu se întrunesc condiţiile de validitate/cvorumul de prezenţă prevăzute de
Legea nr. 31/1990 şi de Actul Constitutiv al Societăţii, se convoacă şi se fixează cea de-a doua Adunare Generală a
Actionarilor pentru data de ………………… , ora …………… (Adunarea Generala Ordinara), respectiv ora ………….. (Adunarea
Generala Extraordinara) , în acelaşi loc, cu aceeaşi ordine de zi şi Dată de Referinţă.
Informaţii suplimentare se pot obţine de la Departamentul Acţionariat la numerele de telefon 0269/218253 şi
0744/767627 şi de pe website-ul societăţii www.concefa.ro .
Preşedintele Consiliului de Administraţie
Ec. Benga Daniela ”
11
Anexa 2 : Model Procura speciala
„PROCURA SPECIALA
ADUNAREA GENERALA ORDINARA/EXTRAORDINARA A ACTIONARILOR
Subsemnatul/ Subsemnata ..................................................................................................... ................................................
(numele şi prenumele acţionarului persoană fizică sau ale reprezentantului legal al acţionarului persoană juridică)
Reprezentant legal al ........................................................................................ ......................................................................
(se va completa numai pentru acţionar persoană juridică, cu denumirea completă si Codul de Înregistrare Fiscală)
domiciliat in……………………………………………………………………………………………………………….
(adresa completa)
posesor al B.I./C.I./paşaport seria............ ................. , nr ................................. , eliberat de.........................,
CNP....................................................... , detinator a unui numar de ................................ actiuni SC CONCEFA SA,
Sibiu , inmatriculata la ORC sub J32/309/1991 , C.U.I. RO787460 , reprezentant .........% dintr-un total de
..................................... actiuni emise de SC CONCEFA SA , Sibiu , care imi confera un numar de ...........................
drepturi de vot in Adunarea Generala a Actionarilor , reprezentand.. .........................% dintr-un total de
voturi……………………….. , numesc prin prezenta pe:
........................................................................................................................................ (numele şi prenumele/denumirea reprezentantului căruia i se acordă procura)
domiciliat in/cu sediul in …………………………………………………………………………………………………...
posesor al B.I./C.I./paşaport seria............ ................. , nr ................................. , eliberat de.................................................,
CNP................................................,Cod de Inregistrare Fiscala………………………………………................................
(pentru reprezentantii persoane fizice) (pentru reprezentantii persoane juridice)
ca reprezentant al meu in Adunarea Generala Ordinara/Extraordinara a Actionarilor SC CONCEFA SA, Sibiu, care va
avea loc in data de ………………., ora ………………. la sediul societatii din Sibiu, str.Henri Coanda, nr.59 sa
exercite dreptul de vot aferent detinerilor mele inregistrate in Registrul actionarilor la data de referinta, .....................,
dupa cum urmeaza:
1. [.............................................]
Pentru Impotriva Abtinere
2. [...........................................]
Pentru Impotriva Abtinere
12
Prin prezenta ,subsemnatul dau putere discretionara de vot reprezentantului mai sus numit asupra problemelor care nu
au fost identificate, incluse sau concretizate pe ordinea de zi pana la data prezentei sau propuneri ale actionarilor de
competenta Adunarii Generale, precum si pentru exercitarea votului secret.
Nota: Se va bifa cu „X” casuta corespunzatoare votului. Celelalte casute nu se vor completa cu niciun semn.
În cazul în care adunarea nu se întruneste legal si statutar la data de ..............................., prezenta procura
speciala este valabila si pentru cea de-a doua convocare a aceleiasi adunari din data de ............................., ora
....................., la aceeasi adresa.
Prezenta procura speciala contine informatii în conformitate cu Actul Constitutiv al SC CONCEFA SA, Legea nr.
31/1990, Legea nr. 297/2004, Regulamentul CNVM nr. 6/2009. Prezenta procura speciala se semneaza si se dateaza de
catre actionarul mandant. Procura speciala va fi completata de catre actionarul mandant la toate rubricile înscrise.
Procura speciala este valabila doar pentru AGA pentru care a fost solicitata, iar reprezentantul are obligatia sa
voteze in conformitate cu instructiunile formulate de actionarul care l-a desemnat, in caz contrar votul va fi
anulat de catre secretarii sedintei AGA.
Prezenta procura speciala se semneaza pe fiecare pagina.
Procura speciala se redacteaza în 3 exemplare originale, din care: un exemplar ramâne la mandant, un exemplar se va
înmâna mandatarului si un exemplar se va depune la sediul S.C. CONCEFA S.A. pana la data de ............................, ora
…………………….. (data înregistrării la secretariatul SC CONCEFA SA) în plic închis, cu menţiunea scrisă clar şi cu
majuscule „PENTRU ADUNAREA GENERALĂ ORDINARA/EXRAORDINARA A ACŢIONARILOR "
Data acordarii procurii: ..........................................................................................................................................................
Nume si prenume: ................................................................................................................................................................. (numele si prenumele actionarului persoana fizica sau a reprezentantului legal al actionarului persoana juridica)
Semnatura: ...................................................................................................................... .......................................................
(semnatura actionarului persoana fizica sau semnatura si stampila pentru reprezentantul legal al actionarului persoana juridica) ”
13
Anexa 3 : Formular de vot prin corespondenta
„FORMULAR DE VOT PRIN CORESPONDENTA
pentru Adunarea Generala Ordinara/Extraordinara a Actionarilor
S.C. Concefa S.A.
convocata pentru data ................................
Subsemnatul/ Subsemnata ..................................................................................................... ................................................
(numele şi prenumele acţionarului persoană fizică sau ale reprezentantului legal al acţionarului persoană juridică)
Reprezentant legal al ....................................................................................................... ......................................................
(se va completa numai pentru acţionar persoană juridică, cu denumirea completă si Codul de Înregistrare Fiscală)
domiciliat in……………………………………………………………………………………………………………….
(adresa completa)
posesor al B.I./C.I./paşaport seria............ ................. , nr ................................. , eliberat de.........................,
CNP....................................................... , detinator a unui numar de ................................ actiuni SC CONCEFA SA,
Sibiu , inmatriculata la ORC sub J32/309/1991 , C.U.I. RO787460 , reprezentant .........% dintr-un total de ..................
actiuni emise de SC CONCEFA SA , Sibiu , care imi confera un numar de ........................... drepturi de vot in Adunarea
Generala a Actionarilor , reprezentand.. .........................% dintr-un total de ...................... voturi ,îmi exercit dreptul
de vot prin corespondenţă asupra punctelor de pe ordinea de zi a Adunării Generale Ordinare/Extraordinare a
Acţionarilor SC CONCEFA SA care va avea loc în data de ...................., ora .................. la sediul societatii, situat in
Sibiu, str. Henri Coanda , nr.59 sau la data ţinerii celei de-a doua adunări, ....................., ................. ,în cazul în care cea
dintâi nu s-ar putea ţine, după cum urmează:
Adunarea Generală Ordinara/Extraordinară a Acţionarilor
Punctul de pe ordinea de zi
Votul
(se va completa, după caz, cu pentru, împotrivă
sau abţinere)
Pentru Impotriva Abtinere
1. [...........................]
2. [...................................]
.........................................
14
Nota: Se va bifa cu „X” casuta corespunzatoare votului. Celelalte casute nu se vor completa cu niciun semn.
Data: .......................................................................................................................................................................................
Nume si prenume: ................................................................................................................................................................. (numele si prenumele actionarului persoana fizica sau a reprezentantului legal al actionarului persoana juridica)
Semnatura: .................................................................................................................. ........................................................... (semnatura actionarului persoana fizica sau semnatura si stampila pentru reprezentantul legal al actionarului persoana juridica)
Acţionarul îşi asumă întreaga răspundere pentru completarea corectă şi transmiterea în siguranţă a prezentului formular de vot.
Acest formular (completat si semnat de către acţionar persoana fizica şi însoţit de copia actului său de identitate/ completat şi
semnat de reprezentantul legal al acţionarului persoana juridica, însoţit de documentul oficial care îi atestă calitatea de reprezentant
legal), trebuie să parvină în original până la data de ............... ........., ora ................. (data înregistrării la SC CONCEFA SA) , la
sediul societatii, situat in Sibiu, str. Henri Coanda, nr. 59,cu menţiunea scrisă clar şi cu majuscule „PENTRU ADUNAREA
GENERALĂ ORDINARA/EXTRAORDINARA A ACŢIONARILOR " „
15
Anexa 4: Model Hotarare
„ HOTĂRÂRILE
Adunarii Generale Ordinare/Extraordinare a Actionarilor S.C. Concefa S.A.
Convocată prin convocatorul publicat în Monitorul Oficial al României, Partea a IV-a, nr. din ..................................
Intrunita astazi, ........................., ora ....................., actionarii S.C. Concefa S.A. s-au intalnit in Adunarea Generala
Ordinara/Extraordinara a Actionarilor (“AGOA”/ „ AGEA” ) S.C. Concefa S.A. in prima convocare, la sediul societatii
din Sibiu, str. Henri Coanda fiind prezenti sau reprezentati actionari detinand un numar de_________ actiuni,
reprezentand ____% din totalul actiunilor, detinand ______ drepturi de vot, reprezentand ___% din totalul drepturilor
de vot.
In conformitate cu prevederile Legii nr. 31/1990 a societatilor comerciale, astfel cum a fost republicata, Legii nr.
297/2004 privind piata de capital, Regulamentului CNVM nr. 1/2006 privind emitentii si operatiunile cu valori
mobiliare, Regulamentului CNVM nr. 6/2009 privind exercitarea anumitor drepturi ale actionarilor in cadrul adunarilor
generale ale societatilor comerciale si cu prevederile Actului Constitutiv al Societatii, actionarii S.C Concefa S.A., in
urma dezbaterilor pe marginea ordinii de zi ,au hotarat urmatoarele:
HOTĂRÂREA NR. 1
Art.1 Aprobarea [.........................]
Prezentul punct a fost adoptat cu ____ voturi reprezentand _____% din voturile valabil exprimate. Au fost inregistrate:
____ voturi impotriva si _____ abtineri.
HOTĂRÂREA NR. 2
Art.2 Aprobarea [...........................]
Prezentul punct a fost adoptat cu ____ voturi reprezentand _____% din voturile valabil exprimate. Au fost inregistrate:
____ voturi impotriva si _____ abtineri.
[...]
PRESEDINTELE
CONSILIULUI DE ADMINISTRATIE
Ec. Benga Daniela
Avand in vedere toate cele expuse mai sus, prezenta hotarare s-a intocmit in 3 (trei) exemplare originale. ”