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PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA EVALUACIÓN DE RIESGO EN LA ETAPA DE FORMULACIÓN DE UN PROYECTO DE DESARROLLO DE UN SISTEMA AGROINDUSTRIAL RURAL COMPETITIVO EN UNA BIOREGION

DEL VALLE DEL CAUCA, OCCIDENTE.

LUCILA POPÓ SAA JHON JAIME SILVA

UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA FACULTAD DE INGENIERÍA

CALI, COLOMBIA 2016

PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA EVALUACIÓN DE RIESGO EN LA ETAPA DE FORMULACIÓN DE UN PROYECTO DE DESARROLLO DE UN SISTEMA AGROINDUSTRIAL RURAL COMPETITIVO EN UNA BIOREGION

DEL VALLE DEL CAUCA, OCCIDENTE.

LUCILA POPÓ SAA JHON JAIME SILVA

TRABAJO DE GRADO PRESENTADO COMO REQUISITO PARCIAL PARA OPTAR AL TÍTULO DE:

ESPECIALISTA EN GESTIÓN INTEGRAL DE PROYECTOS

DIRECTOR: PH.D.LUIS FERNANDO CRUZ CAICEDO

UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA FACULTAD DE INGENIERÍA

CALI, COLOMBIA 2016

CONTENIDO

Pág.

1. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA ............................................................... 13 1.1 PREGUNTA DE INVESTIGACIÓN ........................................................ 14

2. OBJETIVOS ............................................................................................... 15 2.1 OBJETIVO GENERAL .......................................................................... 15 2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ................................................................. 15

3. JUSTIFICACIÓN ......................................................................................... 16

4. MARCO REFERENCIAL ............................................................................. 17 4.1 ANTECEDENTES ................................................................................. 17 4.2 MARCO CONCEPTUAL ....................................................................... 20 4.3 MARCO TEÓRICO ............................................................................... 22

5. METODOLOGÍA ......................................................................................... 31

6. RESULTADOS ........................................................................................... 32 6.1 ANÁLISIS ............................................................................................. 32 6.2 DISEÑO DEL PROCEDIMIENTO .......................................................... 34 6.3 APLICACIÓN ........................................................................................ 36

7. CONCLUSIONES ....................................................................................... 37

8. RECOMENDACIONES ............................................................................... 38

9. BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................... 39

10. ANEXOS .................................................................................................... 41

LISTA DE TABLAS Pág. Tabla 1. Antecedentes sobre evaluación de riesgos ........................................... 17

Tabla 2. Matriz de relación de evaluación de riesgos .......................................... 18 Tabla 3. Variables de investigación. ................................................................... 19 Tabla 4. Conceptos ........................................................................................... 20 Tabla 5. Fuentes consultadas. ........................................................................... 31 Tabla 6. Ventajas y desventajas de los procesos................................................ 32 Tabla 7. Detalle de actividades. ......................................................................... 35

LISTA DE FIGURAS

Pág.

Figura 1. Diagrama de Flujo. .............................................................................. 34

ANEXOS

Pág.

Anexo 1: Formato de plan de evaluación de los riesgos ..................................... 41

Anexo 2: Formato de riesgos identificados ......................................................... 42

Anexo 3: Formato de clasificación de riesgos. .................................................... 43

Anexo 4: Formato de estrategia de tratamiento. ................................................. 44

Anexo 5: Formato de información de riesgos. ..................................................... 45

Anexo 6: Formato de plan de evaluación de los riesgos aplicado ........................ 46

Anexo 7: Formato de riesgos identificados aplicado ........................................... 47

Anexo 8: Formato de clasificación de riesgos aplicado. ...................................... 48

Anexo 9: Formato de estrategia de tratamiento aplicado..................................... 49

Anexo 10: Formato de Información de riesgos aplicado. ..................................... 50

RESUMEN

Este trabajo de investigación hace parte del proyecto grado procedimiento para realizar la evaluación de riesgo en la etapa de formulación del proyecto de desarrollo de un sistema agroindustrial rural competitivo en una bioregión del Valle del Cauca, Occidente de Lucila Popó Saa y Jhon Jaime Silva Londoño de la Especialización en Gestión Integral de Proyectos de la Universidad de San Buenaventura Cali. El propósito de esta investigación es realizar un análisis de la literatura especializada sobre los marcos de referencia existentes para el estudio del riesgo en la etapa de formulación de un proyecto, diseñar un procedimiento y realizar su aplicación. La metodología que se utilizó para obtener los datos del análisis, incluye la consulta de libros y artículos relacionados con la gestión de proyectos, específicamente en las guías y normas reconocidas mundialmente. A partir de esta información se procedió a realizar un análisis sobre los componentes de evaluación de riesgos que resultan comunes en la etapa de formulación de un proyecto. Posteriormente se diseñó un procedimiento que contempla cinco etapas bien definidas para ser aplicado a la formulación de un proyecto de desarrollo de un sistema agroindustrial rural competitivo en una bioregión del Valle del Cauca, Occidente comprobando que el procedimiento es válido, tiene una secuencia lógica para esta etapa del proyecto y evidenciando los resultados obtenidos.

INTRODUCCION

La evaluación de riesgos en un proyecto social en la etapa de formulación depende de la capacidad de análisis para llegar a identificar y entender la incertidumbre que caracteriza las variables claves. Así mismo, las herramientas y técnicas para procesar las implicaciones de riesgo sobre el rendimiento del proyecto. Este trabajo incluye la elaboración de un procedimiento para realizar la evaluación de riesgo en la etapa de formulación de un proyecto de desarrollo de un sistema agroindustrial rural competitivo en una bioregion del Valle del Cauca, Occidente.

Las etapas que cubre este procedimiento son:

El plan de evaluación de riesgos donde se define cómo realizar las actividades de

evaluación de riesgos del proyecto en su etapa de formulación, identificar los riesgos

que pueden suceder e impactar adversa o positivamente, analizar y priorizar los

riesgos para clasificarlos en términos de impacto: que tan probable o poco probable,

establecer estrategias de tratamiento de riesgos con el objetivo de proponer

acciones para mejorar las oportunidades y disminuir las amenazas del proyecto

social en su etapa de formulación y, comunicar y consultar interesados registrando

la información de cada uno de ellos.

Esta última etapa es transversal a todas las etapas del procedimiento ya que es vital

que se mantenga a los interesados informados, ya que una gestión de

comunicaciones eficiente incide directamente en los objetivos del proyecto.

La aplicación del procedimiento a este proyecto social en la etapa de formulación

deberá indicar que la evaluación de riesgos es pieza fundamental para controlar los

riesgos de forma proactiva y dejara ver el nivel de madurez con que se realizó.

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1. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA

“La administración de riesgos se ha convertido en un proceso indispensable para todo tipo de proyecto. Con los cambios originados a partir de la globalización de la economía, las catástrofes naturales, los atentados terroristas y los acontecimientos inesperados de quiebras de empresas, surge la necesidad de contar con acciones internas que garanticen mayor seguridad física y mejor cuidado en el manejo de los recursos, con el fin de prevenir riesgos, guiar sus acciones para ajustarlas a los cambios del entorno y evitar desviaciones en el logro de sus metas”. (Quijano, Administración de Riesgos Un enfoque empresarial, 2006) “Según encuestas realizadas por “Standish Group” en USA, solamente el 17% de los proyectos se llevan a cabo en forma exitosa; el 50% requiere cambios en los objetivos iniciales, y el restante 33% son cancelados sin que cumplan con los objetivos. El 83% de los proyectos que no cumplen con los objetivos según el plan inicial, son considerados como un fracaso. En USA, estos fracasos de proyectos ocasionan costos superiores a los 80.000 millones de dólares”. (Rivarola, 2004) Poder realizar una gestión del riesgo exitosa en los proyectos, es una de las tareas más preocupantes para todos los gerentes de proyectos, de acuerdo a “The Standish Group”, en su Reporte de Caos del año 2011, reveló que solo un 37% de los proyectos fueron exitosos, mientras que el 63% fueron entregados con problemas de cronograma, presupuesto y de funcionalidad. (Group, 2013) El objetivo principal de la administración de riesgos es maximizar las oportunidades y minimizar las pérdidas asociadas a los riesgos, es decir, buscar un equilibrio entre riesgo y oportunidad, de acuerdo con la tolerancia al riesgo de la organización. (Quijano, Administración de Riesgos Un enfoque empresarial, 2006) Todo proyecto conlleva riesgos. Por definición, cada proyecto es único e irrepetible, si bien un proyecto puede ser similar a otro anterior, aun así hay componentes o características nuevas que le agregan incertidumbre. (Buchtik, 2013)

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1.1 PREGUNTA DE INVESTIGACIÓN ¿Qué procedimiento permitirá realizar la evaluación de riesgo al proyecto de desarrollo de un sistema agroindustrial rural competitivo en una bioregion del Valle del Cauca, Occidente en la etapa de formulación para determinar su viabilidad?

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2. OBJETIVOS

2.1 OBJETIVO GENERAL

Diseñar un procedimiento para realizar la evaluación de riesgo al proyecto de desarrollo de un sistema agroindustrial rural competitivo en una bioregión del Valle del Cauca, Occidente.

2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

2.2.1 Realizar un análisis de la literatura especializada consultada que permita identificar, clasificar y definir cuáles son los marcos de referencia existentes con ventajas, desventajas, campos de aplicación y tendencias para el estudio de riesgo en la etapa de formulación de un proyecto.

2.2.2 Diseñar un procedimiento para realizar la evaluación de riesgo de acuerdo con los marcos de referencia consultados y revisados de la literatura especializada.

2.2.3 Aplicar el procedimiento diseñado para realizar la evaluación de riesgo al proyecto desarrollo de un sistema agroindustrial rural competitivo en una bioregión del Valle del Cauca, Occidente.

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3. JUSTIFICACIÓN

El presente trabajo identificará, clasificará y definirá cuáles son los marcos de referencia existentes de evaluación de riesgos con el fin de elaborar un procedimiento que facilite el estudio de los riesgos para la toma de decisiones en la etapa de formulación de proyectos, para esto, se estudiará y se conocerá los procesos, técnicas y herramientas propuestas por diferentes organizaciones que han desarrollado guías, metodologías o estándares a nivel mundial. El beneficio de este trabajo estará enfocado a mostrar el uso de diferentes herramientas de gestión que son relevantes en la etapa de formulación mediante la aplicación de un procedimiento. La aplicación del procedimiento estará basado en pasos secuenciales que permitirá realizar el plan de evaluación de riesgos, identificar los riesgos, analizar y establecer los riesgos y, establecer estrategias de tratamiento de los riesgos. El plan de evaluación de riesgos definirá cómo realizar las actividades de evaluación de riesgos de un proyecto. La identificación de los riesgos listará los eventos que pueden suceder en la etapa de formulación del proyecto y que pueden impactar adversa o positivamente. Analizar y priorizar los riesgos, clasificará cada riesgo en términos de impacto, qué tan probable o poco probable podría pasar realmente. Establecer estrategias de tratamiento de los riesgos, propondrá acciones para mejorar las oportunidades y disminuir las amenazas a los objetivos de la etapa de formulación del proyecto. La aplicación del procedimiento mejorará las posibilidades de éxito de la evaluación de Riesgos del Proyecto, dándole una visión integral durante todo el ciclo de vida del proyecto de desarrollo de un sistema agroindustrial rural competitivo en una bioregión del Valle del Cauca, Occidente.

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4. MARCO REFERENCIAL

4.1 ANTECEDENTES

La tabla 1 contiene los antecedentes relacionados con los estudios y evaluaciones de riesgo en la gestión de proyectos. Tabla 1. Antecedentes sobre evaluación de riesgos

Autor Objetivo Propuesta del autor Conclusión

(PMI, 2014)

Proporcionar una guía para la dirección de

proyectos.

Divide en varios procesos las

actividades relacionadas con la gestión de riesgo, los procesos propuestos son

planeación, identificación, análisis, seguimiento y control.

Define pautas para la dirección de

proyectos individuales durante todo el ciclo de vida del proyecto.

(ISO, 2012)

Brindar orientación

para la dirección y gestión de proyectos.

Brinda directrices sobre la gestión del

riesgo. Los procesos propuestos son identificar los riesgos, evaluar los

riesgos, tratar los riesgos y controlar los riesgos.

La gestión de riesgos es un

proceso iterativo que consta de pasos bien definidos que, tomados

en secuencia, apoyan una mejor toma de decisiones mediante su contribución a una mayor

profundización de los riesgos y sus impactos.

(Turley, 2010)

Brindar orientación para la dirección y gestión de

proyectos.

Plantea 5 pasos para la gestión del riesgo: Identificar, evaluar, planear la respuesta, Implementar y comunicar.

La metodología a utilizar en la gestión de riesgos de proyectos es propia de cada implementación.

(ICONTEC,

Norma Técnica Colombiana

NTC 5254, 2006)

Plantea los

requisitos generales para el establecimiento

del proceso de gestión del riesgo.

Propone una serie de pasos

secuenciales: entender el contexto, identificación, análisis, evaluación, tratamiento, comunicación y monitoreo

regular de los riesgos.

La gestión de riesgo involucra la

administración para lograr un equilibrio apropiado entre obtener oportunidades de ganancia y

minimizar las pérdidas.

(Rubí

Consuelo Mejía

Quijano, 2006)

Plantea los pasos

estructurados para la administración

de riesgos en las empresas.

Propone los pasos secuenciales que deben aplicarse en una empresa para la administración de los riesgos.

Partir de las definiciones estratégicas propias de cada empresa y no alejarse de ellas en

ninguna de las etapas de administración de riesgos. Con

ello se garantiza que la empresa se enfoque siempre en lo que realmente le interesa a la

organización.

(Liliana

Buchtik, 2013)

Plantear cómo

gestionar efectivamente los riesgos en los

proyectos y maximizar los

resultados de la compañía.

Plantea la forma de gestionar los

riesgos en los proyectos a través de herramientas, materiales, experiencias y casos reales.

El invertir en gestionar bien los

riesgos no asegurara que no sufras daños o perdidas pero si aumentara las posibilidades de

éxito.

(ICONTEC, NTC-ISO 31000,

2011)

Brinda los

principios y las directrices

genéricas sobre la gestión del riesgo.

Plantea un proceso para la gestión del

riesgo con los siguientes puntos (establecer el contexto, identificación

de los riesgos, análisis de los riesgos, evaluación de los riesgos, tratamiento

La gestión de riesgos es un

proceso iterativo que consta de pasos bien definidos que, tomados

en secuencia, apoyan una mejor toma de decisiones mediante su

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Autor Objetivo Propuesta del autor Conclusión

de los riesgos, Monitoreo y revisión, y

comunicación y consulta)

contribución a una mayor

profundización de los riesgos y sus impactos.

Fuente: Elaboración propia. Una vez evaluada cada una de las propuestas presentadas por cada autor, se procede con la elaboración de una matriz de relación con el fin de identificar los componentes del estudio y su interacción con las propuestas de los autores. La tabla 2 presenta la matriz de relación que identifica la propuesta de los diferentes autores a través del tiempo. Tabla 2. Matriz de relación de evaluación de riesgos

Componentes de evaluación

de riesgos

(PMI, 2014)

(ISO, 2012)

(ICONTEC, Norma

Técnica Colombiana

NTC 5254, 2006)

(Turley, 2010)

(Administración de riesgos.

Un enfoque empresarial,

2006)

(Secretos para

dominar la gestión de

Riesgos en

proyectos,

2012)

(ICONTEC, NTC-ISO

31000, 2011)

Planeación de

la gestión de Riesgos.

X X

Entender el

contexto del proyecto.

X X

Identificación de riesgos.

X X X X X X X

Análisis de

Riesgos.

X X X X X

Evaluación de

Riesgos.

X X X X X X

Planificación de la respuesta

a los riesgos.

X X X

Control de los

riesgos.

X X X X

Tratar los riesgos

(Implementar).

X X X X X X

Comunicación

y consulta.

X X X X

Monitorear los riesgos

(Seguimiento).

X X X X

Fuente: elaboración propia. Finalmente, se realiza la consolidación y evaluación de las variables a utilizar dentro de la investigación. En la tabla 3 se presenta las variables de investigación que serán utilizadas para la elaboración del procedimiento para las evaluaciones técnicas durante la formulación de los proyectos.

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Tabla 3. Variables de investigación.

Variable dependiente Variables independientes Co variables

Procedimiento para la

evaluación de riesgos de proyectos en la etapa de formulación.

Planeación de la gestión de riesgos

Alcance.

Costos.

Cronograma.

Comunicaciones.

Factores Ambientales.

Activos de los procesos de la organización.

Herramienta (Juicio de Expertos).

Entender el contexto Interno.

Externo.

Identificación de riesgos.

Causas.

Eventos.

Impactos.

Herramienta (Juicio de Expertos, lluvia de ideas, causa raíz, análisis FODA, técnica

Delphi).

Análisis de riesgos.

Cualitativo.

Cuantitativo.

Herramienta (Matriz de probabilidad e impacto)

Evaluación de riesgos. Categorización.

Priorización.

Planificación de la respuesta a los riesgos / Tratamiento de los

riesgos.

Evitar.

Mitigar.

Transferir.

Aceptar.

Compartir.

Explotar.

Mejorar.

Plan de contingencia.

Control de los riesgos. Riesgo residual.

Comunicación de los riesgos Reuniones.

Control y Monitoreo de riesgos. Plan de acción.

Fuente: elaboración propia.

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4.2 MARCO CONCEPTUAL

A continuación, en la Tabla 4. Conceptos, se describen las definiciones utilizadas

a lo largo del documento.

Tabla 4. Conceptos

CONCEPTO DESCRIPCIÒN

Administración de riesgos Es tratar con los riesgos antes de que se vuelvan un problema. Es preocuparse de ser proactivos antes que reactivos. Busca aumentar la probabilidad y el impacto de los eventos positivos, y disminuir la probabilidad y el impacto de los eventos adversos (Buchtik, 2013).

Identificación de riesgos La identificación anticipada de riesgos le concede tiempo al administrador del proyecto para resolver problemas antes de que ocurran o para notificar a los interesados que el proyecto puede estar en peligro. (Rivarola, 2004)

Procedimiento de gestión de riesgos Un procedimiento de Gestión de Riesgos apoyará la toma de decisiones sobre los riesgos, ya que habrá una mejor comprensión de los riesgos, cómo estos riesgos afectarán el proyecto, y si deben

ocurrir las respuestas a estos riesgos (Turley, 2010). El riesgo es un evento incierto, que en caso de que ocurra, tiene un

impacto negativo o positivo sobre los objetivos del proyecto. En otras palabras, el riesgo representa el impacto potencial de todas las amenazas u oportunidades que podrían afectar los logros de los objetivos del proyecto. (Rivarola, 2004)

Riesgo El riesgo es un evento incierto, que en caso de que ocurra, tiene un impacto negativo o positivo sobre los objetivos del proyecto (Buchtik, 2013).

En otras palabras, el riesgo representa el impacto potencial de todas las amenazas u oportunidades que podrían afectar los logros de los objetivos del proyecto. (Rivarola, 2004)

Análisis de riesgos En cualquier tipo de análisis de riesgo, es necesario comenzar con

la identificación de los eventos riesgosos que si ocurriesen, afectarían el resultado del proyecto ya sea para bien o para mal. Se

debe prestar mucha atención a la identificación de los sucesos que podrían afectar seriamente el proyecto, aun cuando su probabilidad de ocurrencia fuese muy baja. (Rivarola, 2004).

Probabilidad de ocurrencia Cada evento riesgoso tiene alguna chance de suceder. Un hecho

improbable que ocurra tiene una probabilidad de ocurrencia cercana a cero, mientras que un hecho que es casi seguro que ocurra posee una probabilidad de ocurrencia muy cercana a 100%. De hecho, para

expresar el grado de probabilidad de ocurrencia de un evento, se tiene una escala continua de probabilidad con un rango que va desde

0% hasta 100%. (Rivarola, 2004).

Incertidumbre

Se dice que hay incertidumbre cuando no se conoce la probabilidad de ocurrencia del evento. (Rivarola, 2004).

Riesgos Imprevistos Los imprevistos son aquellos sucesos que pueden llevarse a cabo

sin haber anticipado su ocurrencia. Estos sucesos dependen de una

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inusual combinación de factores que no se pudieron detectar con anticipación. (Rivarola, 2004).

Impacto del riesgo En el análisis de riesgo también es sumamente importante estimar

cuál será el posible impacto que el evento riesgoso ocasionará sobre

el alcance del proyecto. (Rivarola, 2004).

Valor esperado Se puede obtener una buena estimación de los beneficios o costos esperados de un evento riesgoso si se multiplica la probabilidad de ocurrencia por el impacto. (Rivarola, 2004).

Tolerancia al riesgo Indica qué niveles de riesgo aceptan o no los involucrados, en qué

áreas se es tolerante y en cuáles no. Las actitudes frente al riesgo son: reacio al riesgo, neutral y atraído por el riesgo (Buchtik, 2013).

Disparador de Riesgos Indica si el evento de riesgo está por ocurrir, o qué va a pasar justo

antes de que ocurra el riesgo (Buchtik, 2013). Evaluación de riesgos Se analizan las calificaciones dadas a los riesgos y se establece la

situación en la que se encuentra el proyecto en la etapa de formulación. (Quijano, Administración de Riesgos Un enfoque empresarial, 2006)

Fuente: elaboración propia.

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4.3 MARCO TEÓRICO De acuerdo con las variables y co variables identificadas en la tabla 3, a continuación se presentan los aspectos relacionados con cada una. 4.3.1 PLANIFICACIÓN DE LA GESTIÓN DE RIESGOS: Planificar la Evaluación de Riesgos es el proceso de definir cómo realizar las actividades de evaluación de riesgos de un proyecto. El beneficio clave de este proceso es que asegura que el nivel, el tipo y la visibilidad de la evaluación de riesgos son acordes tanto con los riesgos como con la importancia del proyecto para la organización. Una planificación cuidadosa y explícita mejora la probabilidad de los procesos de evaluación de riesgos; proporciona los recursos y el tiempo suficiente para las actividades de evaluación de riesgos y para establecer una base acordada para evaluar los riesgos. El proceso debe iniciarse tan pronto como se concibe el proyecto y debe completarse en las fases tempranas de planificación del mismo (PMI, 2014). 4.3.1.1 ENUNCIADO DEL ALCANCE DEL PROYECTO: Brinda una percepción clara de la variedad de posibilidades asociadas con el proyecto y sus entregables, y establece el marco para definir el nivel de importancia que puede adquirir finalmente el esfuerzo de gestión de riesgos (PMI, 2014). 4.3.1.2 PLAN DE GESTIÓN DE COSTOS: Define la forma en que se informarán y utilizarán los presupuestos para la cobertura de riesgos, las contingencias y las reservas de gestión (PMI, 2014). 4.3.1.3 PLAN DE GESTIÓN DEL CRONOGRAMA: Define la forma en que se informarán y evaluarán las contingencias del cronograma (PMI, 2014). 4.3.1.4 PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES: Define las interacciones que ocurrirán a lo largo del proyecto y determina quién estará disponible para hacer circular la información sobre los diversos riesgos y sus respuestas en diferentes momentos y ubicaciones (PMI, 2014). 4.3.1.5 FACTORES AMBIENTALES DE LA EMPRESA: Las actitudes y tolerancias respecto al riesgo que describen el nivel de riesgo que una organización soportará (PMI, 2014).

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4.3.1.6 ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN: Categorías de riesgo, definiciones comunes de conceptos y términos, formatos de declaración de riesgos, plantillas estándar, roles y responsabilidades, niveles de autoridad para la toma de decisiones, lecciones aprendidas, registros de los interesados (PMI, 2014). 4.3.1.7 HERRAMIENTA (JUICIO DE EXPERTOS): “A menudo se utiliza el juicio de expertos para evaluar las entradas que se usan para elaborar el acta de constitución del proyecto. El juicio de expertos se aplica a todos los detalles técnicos y de gestión a lo largo de este proceso. Esta experiencia puede ser proporcionada por cualquier grupo o individuo con conocimientos o formación especializados, y se encuentra disponible a través de diferentes fuentes” (PMI, 2014). 4.3.2 ENTENDER EL CONTEXTO: Establecer el contexto interno y externo de la gestión del riesgo en el cual tendrá lugar el resto del proceso (ICONTEC, 2006). 4.3.2.1 CONTEXTO INTERNO: Actividades de gestión del riesgo para comprender la organización, las áreas claves incluyen cultura, estructura y partes internas involucradas, metas, objetivos, estrategias, personas, procesos y capital (ICONTEC, Norma Técnica Colombiana NTC 5254, 2006). 4.3.2.2 CONTEXTO EXTERNO: Define el ambiente externo en el cuál funciona la organización, también la forma como se relacionan, ambiente del negocio, social, reglamentario, cultural, competitivo, financiero y político. (ICONTEC, Norma Técnica Colombiana NTC 5254, 2006). 4.3.3 IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS: Identificar los Riesgos es el proceso de determinar los riesgos que pueden afectar al proyecto y documentar sus características (PMI, 2014). El propósito de Identificar riesgos es identificar eventos potenciales con riesgos y sus características, los que si realmente ocurren pueden tener un impacto positivo o negativo sobre los objetivos del proyecto (ISO, 2012). Identificar qué, por qué y cómo pueden surgir las cosas como base para análisis posterior (ICONTEC, 2006). Expresar el riesgo en términos de causa, amenaza y efecto (Turley, 2010).

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4.3.3.1 CAUSA: Es la situación que está introduciendo el riesgo, es decir, es lo que produce el riesgo o la fuente del riesgo (Buchtik, 2013). 4.3.3.2 EVENTO: Condición incierta o imprevista que puede llegar aunque no exista seguridad al respecto. 4.3.3.3 IMPACTO: Consecuencias para la organización cuando se materializa una amenaza. 4.3.3.4 HERRAMIENTA (LLUVIA DE IDEAS): “Es una técnica que se utiliza para generar y recopilar múltiples ideas relacionadas con los requisitos del proyecto y del producto. Si bien la lluvia de ideas en sí misma no incluye votaciones o establecimiento de prioridades, a menudo se emplea con otras técnicas grupales de creatividad que sí lo hacen” (PMI, 2014). 4.3.3.5 HERRAMIENTA (CAUSA RAÍZ): “El análisis de causa raíz es una técnica específica para identificar un problema, determinar las causas subyacentes que lo ocasionan y desarrollar acciones preventivas” (PMI, 2014). 4.3.3.6 HERRAMIENTA (ANÁLISIS FODA): “Esta técnica examina el proyecto desde cada uno de los aspectos FODA (fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas) para aumentar el espectro de riesgos identificados, incluidos los riesgos generados internamente. La técnica comienza con la identificación de las fortalezas y debilidades de la organización, centrándose ya sea en el proyecto, en la organización o en el negocio en general. El análisis FODA identifica luego cualquier oportunidad para el proyecto con origen en las fortalezas de la organización y cualquier amenaza con origen en las debilidades de la organización. El análisis también examina el grado en el que las fortalezas de la organización contrarrestan las amenazas, e identifica las oportunidades que pueden servir para superar las debilidades” (PMI, 2014).

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4.3.3.7 HERRAMIENTA (TÉCNICA DELPHI): “Una técnica para recabar información que se utiliza como método para lograr el consenso de expertos en un tema. Los expertos en el tema participan en esta técnica en forma anónima. Un facilitador utiliza un cuestionario para solicitar ideas acerca de los puntos importantes del proyecto relacionados con dicho tema. Las respuestas son resumidas y luego son enviadas nuevamente a los expertos para comentarios adicionales. En pocas rondas, mediante este proceso se puede lograr el consenso. La técnica Delphi ayuda a reducir sesgos en los datos y evita que cualquier persona ejerza influencias impropias en el resultado” (PMI, 2014). 4.3.4 ANÁLISIS DE RIESGOS: Determinar los controles existentes y analizar riesgos en términos de consecuencias y probabilidades en el contexto de esos controles. El análisis debería considerar el rango de consecuencias potenciales y cuán probable es que ocurran esas consecuencias. Consecuencias y probabilidades pueden ser combinadas para producir un nivel estimado de riesgo” (ICONTEC, 2006). 4.3.4.1 ANÁLISIS CUALITATIVO: Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos es el proceso de priorizar riesgos para análisis o acción posterior, evaluando y combinando la probabilidad de ocurrencia e impacto de dichos riesgos (PMI, 2014). 4.3.4.2 ANÁLISIS CUANTITATIVO: Realizar el análisis cuantitativo es el proceso de analizar numéricamente el efecto de los riesgos identificados sobre los objetivos generales del proyecto (PMI, 2014). 4.3.4.3 HERRAMIENTA (MATRIZ DE PROBABILIDAD E IMPACTO): “Una matriz de probabilidad e impacto es una cuadrícula para vincular la probabilidad de ocurrencia de cada riesgo con su impacto sobre los objetivos del proyecto en caso de que ocurra dicho riesgo. Los riesgos se priorizan de acuerdo con sus implicaciones potenciales de tener un efecto sobre los objetivos del proyecto. El enfoque típico para priorizar los riesgos consiste en utilizar una tabla de búsqueda o una matriz de probabilidad e impacto. La organización es la que fija normalmente las combinaciones específicas de probabilidad e impacto que llevan a calificar un riesgo de importancia” “alta”, “moderada” o “baja”. (PMI, 2014). 4.3.5 EVALUACIÓN DE RIESGOS: El propósito de Evaluar riesgos es medir y priorizar los riesgos identificados para la posterior toma de acción, tal como la preparación de planes de respuestas ante los riesgos (ISO, 2012).

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Comparar niveles estimados de riesgos contra los criterios preestablecidos (ICONTEC, Norma Técnica Colombiana NTC 5254, 2006). Evaluar los riesgos en función de su probabilidad y el impacto sobre los objetivos del proyecto (Turley, 2010). 4.3.5.1 CATEGORIZACIÓN: Agrupar los riesgos identificados de acuerdo a algunos criterios predefinidos, por ejemplo: técnicos, de procesos, legales etc. (Buchtik, 2013). 4.3.5.2 PRIORIZACIÓN: Determinar cuáles son los riesgos más importantes (Buchtik, 2013). 4.3.6 PLANIFICACIÓN DE LA RESPUESTA A LOS RIESGOS: Planificar la Respuesta a los Riesgos es el proceso de desarrollar opciones y acciones para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas a los objetivos del proyecto (PMI, 2014). Plan para preparar la respuesta específica a las amenazas: evitar, reducir, devolver, transferir, aceptar y compartir. Las respuestas a las oportunidades son explotar, mejorar, compartir y rechazar. (Turley, 2010). 4.3.6.1 EVITAR: Evitar riesgos representa cambiar el plan del proyecto para eliminarlos o proteger los objetivos del proyecto de su impacto. Aunque algunos riesgos nunca pueden ser eliminados, algunos pueden ser evitados. Algunos riesgos que surgen al principio del proyecto pueden ser evitados por intermedio de: aclaración de requerimientos, obtención de mayor y mejor información, mejoramiento de la comunicación en el proyecto, adquiriendo experiencia (p.ej.: Expertos externos), reduciendo el alcance, evitando actividades de alto riesgo, sumando recursos o tiempo, adoptando estándares conocidos y no buscando nuevos, o evitando subcontratistas desconocidos (Buchtik, 2013).

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4.3.6.2 MITIGAR: No elimina, pero busca reducir la probabilidad e impacto de un riesgo a un nivel aceptable. Tomando acciones tempranas se reduce la probabilidad de ocurrencia o el grado de impacto. Los costos de mitigación deben estar balanceados con respecto a la probabilidad de ocurrencia y al grado de impacto. La mitigación puede cambiar el plan de proyecto: adoptando procesos menos complejos, realizando más pruebas, eligiendo un subcontratista más conocido, agregando más tiempo y recursos. Donde no sea posible reducir la probabilidad, tal vez sea posible reducir el impacto, o viceversa (Buchtik, 2013). 4.3.6.7 TRANSFERIR: Busca mover los impactos del riesgo a terceras partes conjuntamente con la responsabilidad de la respuesta al riesgo. La transferencia no elimina el riesgo, solamente lo transfiere a terceros para su administración y eliminación. Algunas opciones utilizadas para transferir el riesgo son: Seguros, Contratos de precio fijo, Outsourcing. Por lo general, la transferencia del riesgo está asociada con un costo mayor (Buchtik, 2013). 4.3.6.8 ACEPTAR: Se presenta cuando el equipo de proyecto ha decidido no cambiar el plan de proyecto para combatir el riesgo, o no puede identificar alguna estrategia posible. Se presentan dos tipos de aceptación: 1. Aceptación pasiva, no se toma acción preventiva y se reacciona si el riesgo se concreta (workaround – plan de emergencia). 2. Aceptación activa, puede incluir el desarrollo de un plan de contingencia para ejecutar si el riesgo ocurre (Buchtik, 2013). 4.3.6.9 COMPARTIR: Implica asignar la propiedad a un tercero que está mejor capacitado para gestionar la oportunidad para beneficio del proyecto Ejemplos: formar asociaciones de riesgo conjunto, equipos, empresas con finalidades especiales o uniones temporales de empresas, que se pueden establecer con la finalidad expresa de gestionar oportunidades (Buchtik, 2013). 4.3.6.10 EXPLOTAR: “Implica explotar las opciones para asegurarse de que la oportunidad se concrete” (Buchtik, 2013). 4.3.6.11 MEJORAR: “Esta estrategia busca mejorar las posibilidades de que ocurra una oportunidad, ya sea aumentando su probabilidad de que ocurra y/o impacto positivo” (Buchtik, 2013).

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4.3.6.12 PLAN DE CONTINGENCIA: Actividades que se preparan por si ocurre un riesgo y se usan si la respuesta no fue muy efectiva, si el riesgo es alto o se aceptó (Buchtik, 2013). 4.3.7 CONTROL DE RIESGOS: Controlar los Riesgos es el proceso de implementar los planes de respuesta a los riesgos, monitorear los riesgos identificados, monitorear los riesgos residuales, identificar nuevos riesgos y evaluar la efectividad del proceso de gestión de los riesgos a través del proyecto”. (PMI, 2014). “El propósito de Controlar riesgos es minimizar los trastornos al proyecto determinando si las respuestas a los riesgos han sido ejecutadas y si ha logrado el efecto esperado”. (ISO, 2012).

29

4.3.7.1 RIESGO RESIDUAL: Son riesgos que se espera que permanezcan después de haber implementado las respuestas planeadas. 4.3.8 TRATAR RIESGOS: El propósito de Tratar riesgos es desarrollar e implementar acciones para mejorar las oportunidades y disminuir las amenazas a los objetivos del proyecto (ISO, 2012). Aceptar y monitorear los riesgos de baja prioridad. Para otros riesgos, desarrollar e implementar un plan de administración específico que incluya consideraciones de fondeo, reduciendo pérdidas potenciales (ICONTEC, Norma Técnica Colombiana NTC 5254, 2006). Llevar a cabo las respuestas planificadas (Turley, 2010). 4.3.9 COMUNICACIÓN DE LOS RIESGOS: Comunicar y consultar con interesados internos y externos según corresponda en cada etapa del proceso de administración de riesgos y concerniendo al proceso como un todo” (ICONTEC, Norma Técnica Colombiana NTC 5254, 2006). Mantener la comunicación con los grupos de interés (Turley, 2010). 4.3.9.1 HERRAMIENTA (REUNIONES): “Las reuniones se utilizan para discutir y abordar los asuntos pertinentes del proyecto durante la dirección y gestión del trabajo del proyecto. Los asistentes a las reuniones pueden incluir al director del proyecto, al equipo del proyecto y a los interesados adecuados, involucrados o afectados por los asuntos tratados. Cada asistente debería tener un rol establecido, de modo que se asegure la participación adecuada. Suele haber reuniones de tres tipos: de intercambio de información, tormenta de ideas, evaluación de opciones o diseño, o de toma de decisiones” (PMI, 2014) 4.3.10 MONITOREAR LOS RIESGOS: Es necesario monitorear la eficacia de todas las etapas del proceso de gestión del riesgo. Esto es importante para la mejora continua (ICONTEC, Norma Técnica Colombiana NTC 5254, 2006).

El trabajo del proyecto debe monitorearse continuamente para detectar riesgos nuevos, riesgos que cambian o que se vuelven obsoletos. Se aplica el análisis de variación y de tendencias. Otras finalidades del proceso son determinar si: los supuestos del proyecto siguen siendo válidos, los análisis muestran que un riesgo

30

evaluado ha cambiado o puede descartarse, se respetan las políticas y los procedimientos de gestión de riesgos, las reservas para contingencias de costo o cronograma deben modificarse para alinearlas con la evaluación actual de los riesgos. Incluye una actualización a los activos de los procesos de la organización, incluidas las bases de datos de las lecciones aprendidas del proyecto y las plantillas de gestión de riesgos para beneficio de proyectos futuros (PMI, 2014).

31

5. METODOLOGÍA Este trabajo se realizó consultando libros y artículos relacionados a la gestión de proyectos, específicamente en las guías y normas reconocidas mundialmente para la gestión de proyectos, de igual forma, se consultaron varias fuentes las cuales se relacionan en la tabla 4. A partir de esta información se procedió a elaborar el presente trabajo con el análisis de los procesos documentados. Tabla 5. Fuentes consultadas.

Documentos Origen Palabras claves

1

Libro: Secretos para dominar la gestión de Riesgos (Buchtik, 2013).

Liliana Buchtik. Gestión de riesgos.

Gestión de proyectos.

1

Libro: Guía del PmBok (PMI, 2014). Gestión de proyectos.

PmBok. PMI.

Estándares para gestión de proyectos.

1 Libro: The PRINCE2® Training

Manual (Turley, 2010).

Prince2.

Estándares para gestión de proyectos.

1 Norma Técnica Colombiana NTC52541 (ICONTEC, Norma

Técnica Colombiana NTC 5254,

2006).

Gestión del riesgo ICONTEC. Estándares para gestión de

proyectos.

1 Libro: Administración de riesgos. Un

enfoque empresarial (Quijano, R. C. (2006).

Rubí Consuelo Mejía Quijano

Enfoque empresarial Aplicación de la administración de

riesgos

1 Norma Técnica Colombiana NTC-iso-

31000 (ICONTEC, NTC-ISO 31000, 2011)

Gestión, Riesgo, Incertidumbre

Fuente: Elaboración propia

32

6. RESULTADOS

6.1 ANÁLISIS De acuerdo a la información revisada de la documentación de marcos de referencia mundialmente aceptados, y de los procesos o pasos comunes propuestos por cada uno de ellos, se elaboró un procedimiento, en donde se presentan los pasos que se deben tener en cuenta para realizar el estudio de riesgo; el procedimiento suministra la articulación de procesos en la evaluación de riesgos. Sin embargo, antes de mencionar los procesos comunes que se definieron en el marco de referencia, se mostrara en la tabla anexa las ventajas y desventajas de cada componente. Tabla 6. Ventajas y desventajas de los procesos.

Componentes de evaluación de riesgos

Ventajas Desventajas

Planeación de la gestión de Riesgos. La planeación de riesgos ofrece una

orientación organización de cómo se van a ir llevar a cabo las actividades del procedimiento, definiendo recursos

y tiempos. Esta forma de tener una visión de todo

es muy valiosa, porque permite ver las relaciones de importancia, obteniendo las bases sobre las cuales se apoya la

gestión de riesgos.

Una buena planificación tiene un alto

costo, ya que de ella se desprende un gran esfuerzo por tener una visión clara del proyecto desde su etapa de

formulación.

Entender el contexto del proyecto. La problemática a la cual pretende dar

respuesta en la etapa de formulación del proyecto debe estar enmarcada en las líneas de acción de la promoción

social.

El soporte teórico del proyecto social

contiene a grandes rasgos conceptos técnicos y administrativos que no permitan comprender operativamente

el problema y las posibles soluciones. Identificación de riesgos. Enriquece todo el proceso de

identificación en la etapa de formulación.

Depende de la dinámica del grupo de

expertos para identificar los verdaderos riesgos del proyecto en la etapa de formulación.

Análisis de Riesgos. El análisis de riesgos permite tomar medidas para evitar materializar

actividades que van en contra del proyecto. Es una herramienta para los que

deben tomar decisiones en la etapa de formulación de un proyecto.

Predecir amenazas.

Es una foto de un instante.

Evaluación de Riesgos. Permite agrupar una lista de riesgos y definir su tratamiento a corto, mediano

y largo plazo. Permite identificar tendencias en los

resultados de evaluación cualitativa.

Se debe tener cuidado con el nivel de detalle porque puede llegar a

subestimar los niveles de riesgos.

Planificación de la respuesta a los riesgos.

Contribuye a definir actividades organizadas con un propósito.

Es imposible predecir con exactitud lo que puede ocurrir en un futuro, por lo

tanto es muy importante que en la

33

Se obtiene una identificación constructiva y proporciona una base

para el control.

etapa de formulación se trabaje con escenarios alternativos.

Control de los riesgos. Permite establecer técnicas y estrategias para minimizar el impacto

de riesgos altos.

El control de riesgos precisa llevar a cabo acciones preventivas que deben

estar correctamente definidas, de lo contrario, el riesgo a pesar del control

puede materializarse.

Tratar los riesgos (Implementar). Permite establecer acciones que minimizan el impacto de los riesgos.

Algunas situaciones requieren soluciones inmediatas, si no se cuenta

con los recursos apropiados se puede tardar la acción correctiva y

materializarse parcial o totalmente el riesgo.

Comunicación y consulta. Ayudar a realizar un análisis y

documentar detalladamente que información comunicar, a quienes,

cuando, a través de qué, y quien es el responsable de hacerlo.

Si no se involucra a los interesados

apropiadamente para dar información, se pueden convertir en un obstáculo y

disminuir las posibilidades de cumplir con los objetivos del proyecto en la etapa de formulación.

Monitorear los riesgos (Seguimiento). En esta etapa no aplica este componente.

Este componente es propio de la dirección de proyectos.

Fuente: Elaboración propia De acuerdo a la tabla No 2 Matriz de relación de evaluación de riesgos, se identifica que los procesos comunes en los marcos de referencia consultados son:

o Identificación de riesgos. o Análisis y priorización de riesgos. o Estrategias de tratamiento de los riesgos. o Control y monitoreo de los riesgos. o Comunicación y consulta con los interesados.

Los procesos de control y monitoreo de riesgos, aunque son procesos comunes en las etapas de ejecución y monitoreo en los marcos de referencia, no son procesos aplicables a la etapa de formulación de un proyecto, por lo tanto, se determinó no incluirlos en el procedimiento. Por otra parte, y aunque no es un proceso común en los marcos de referencia se consideró incluir el proceso “Plan de evaluación de riesgos” porque incluye la metodología que se va a usar, el rol y la responsabilidad que va a tener cada persona cuando se evalúan los riesgos, indica cuando y con qué frecuencia serán realizadas las reuniones de evaluación y propone el presupuesto necesario para la evaluación de riesgos. También se consideró hacer uso de las herramientas planteadas en la gestión de riesgo, las cuales brindaran apoyo en la etapa de formulación.

34

6.2 DISEÑO DEL PROCEDIMIENTO 6.2.1 OBJETO: Realizar las actividades necesarias para aumentar la probabilidad de ocurrencia de los eventos positivos y disminuir la materialización de eventos negativos en la etapa de formulación de proyectos. 6.2.2 ALCANCE: Aplica para todo proyecto que se encuentre en su etapa de formulación. 6.2.3 RESPONSABLES: Comité de evaluación o Evaluador asignado. 6.2.4 DIAGRAMA DE FLUJO: A continuación, en la Figura 1. Diagrama de Flujo, se muestra las etapas que componen el procedimiento. Figura 1. Diagrama de Flujo.


35

6.2.5 INSTRUCTIVO

A continuación, se detalla en la Tabla 7. Detalle de Actividades, una breve descripción de las etapas del procedimiento, las herramientas de ayuda y el responsable.

Tabla 7. Detalle de Actividades.

Actividad

Descripción

Herramientas de ayuda

Responsable

1 Inicio

2 Plan de Evaluación de riesgos: Definir

cómo realizar las actividades de evaluación

de riesgos de un proyecto (Metodología, roles, responsabilidades, herramientas, plantillas, definiciones de probabilidad e

impacto, tolerancias) En la plantilla relacionada en el Anexo 01 se registra el plan

de evaluación de riesgos.

Reuniones.

Consulta a Expertos

Gerente de Riesgo, Evaluador Asignado o

Comité Evaluador

3

Identificar los riesgos: Identifica los

eventos que pueden suceder a lo largo de la

vida del proyecto que pueden impactar adversa o positivamente. Registrar los

riesgos identificados en el formato de riesgos identificados relacionado en el Anexo 02.

Juicio de expertos.

Lluvia de Ideas.

Análisis causa raíz.

DOFA.

Técnica Delphi.

Gerente de Riesgo, Evaluador Asignado,

Comité Evaluador y Interesados

4

Analizar y priorizar los riesgos: Clasificar

cada riesgo en términos de impacto, qué tan probable o poco probable podría pasar

realmente, Anexo 03. Considerar cómo podría afectar al alcance del proyecto, al presupuesto y a la línea de tiempo. Cuando

sea apropiado, determina cuánto le costaría cada riesgo a la empresa si llegan a ocurrir.

Priorizar los riesgos identificados.

Matriz de probabilidad e

impacto.

Consulta a expertos.

Gerente de Riesgo,

Evaluador Asignado o Comité Evaluador

5 Establecer estrategias de tratamiento de los riesgos: Proponer acciones para mejorar

las oportunidades y disminuir las amenazas a los objetivos del proyecto. Diligenciar el

formato de estrategia de tratamiento relacionado en el Anexo 04.

Aceptar.

Evitar.

Transferir.

Mitigar.

Explotar.

Mejorar.

Compartir.

Plan de contingencia.


Comité Evaluador

6 Comunicar y consultar con interesados:

Comunicar y consultar con interesados

internos y externos. Registrar la información y comunicar a los interesados mediante el formato de Información de riesgos

relacionado en el Anexo 05.

Reuniones de seguimiento y avances.


Comité Evaluador

7 Fin


36

6.3 APLICACIÓN

A continuación se presentan los resultados de la aplicación del procedimiento diseñado para realizar la evaluación de riesgos en la formulación del proyecto de desarrollo de un sistema agroindustrial rural competitivo en una bioregión del Valle del Cauca, Occidente. 6.3.1 PLAN DE EVALUACIÓN DE RIESGOS: Una vez realizadas las reuniones y

consultas con expertos se determinó que para la evaluación de riesgos de este proyecto se utilizará el “Procedimiento para realizar la evaluación de riesgo en la etapa de formulación de un proyecto”. De acuerdo a lo anterior se debe diligenciar el Anexo 01 del procedimiento, el resultado de este proceso se encuentra en el Anexo 06.

6.3.2 IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS: Haciendo uso de las herramientas “Lluvia

de Ideas” y “Consulta a expertos, se determinó que los riesgos de este proyecto son los relacionados en el Anexo 02 del procedimiento, el resultado de esta etapa se encuentra en el Anexo 07.

6.3.3 ANÁLISIS Y PRIORIZACIÓN DE RIESGOS: En este proceso se utilizó la

matriz de probabilidad e impacto de acuerdo a las métricas definidas en el plan de evaluación de riesgos, el resultado de esta etapa se encuentra en el Anexo 08.

6.3.4 ESTRATEGIA DE TRATAMIENTO DE RIESGOS: En esta etapa se

definieron las acciones a tomar con cada uno de los riesgos relacionados en la etapa de identificación, el resultado de esta etapa se encuentra en el Anexo 09.

6.3.5 COMUNICACIÓN Y CONSULTA DE INTERESADOS: Se realizaron

reuniones con los interesados y se informó el estado actual de cada uno de ellos con su respectivo plan de acción, el resultado de esta etapa se encuentra en el Anexo 10.

37

7. CONCLUSIONES Basados en la consulta de la literatura especializada se identificaron y listaron los procesos comunes de los marcos de referencia reconocidos y adoptados mundialmente, también se identificó que estos marcos de referencia utilizan procesos estructurados conformados por varias etapas como se describen a continuación: plan de gestión de riesgos, entender el contexto, identificar los riesgos, analizar los riesgos, evaluación de riesgos, plan de respuesta a los riesgos o tratamiento, controlar los riesgos, monitorear los riesgos y comunicar. Estos procesos le dan valor a la evaluación de riesgo en la etapa de formulación de un proyecto. Teniendo en cuenta los procesos comunes identificados en los marcos de referencia consultados y revisados de la literatura especializada, se diseñó un procedimiento para realizar la evaluación de riesgo que contempla cinco etapas bien definidas: plan de evaluación de los riesgos, identificación de los riesgos, analizar y priorizar los riesgos, estrategias de tratamiento de los riesgos y una etapa interactiva que es comunicación y consulta a los interesados. El procedimiento diseñado se aplicó a la formulación del proyecto de desarrollo de un sistema agroindustrial rural competitivo en una bioregión del Valle del Cauca, comprobando que el procedimiento es válido y tiene una secuencia lógica para esta etapa de los proyectos. La aplicación del procedimiento a este proyecto social en la etapa de formulación nos muestra que la evaluación de riesgos es pieza fundamental para controlar los riesgos de forma proactiva, ya que en general los proyectos no se ejecutan exactamente como se han planeado pero, con una evaluación de riesgos que comprenda etapas que permitan gestionarlos y tratarlos mediante estrategias muy precisas y detalladas que contribuyan a aportar con una mirada externa y objetiva a la formulación del proyecto de desarrollo de un sistema agroindustrial rural competitivo en una bioregión del Valle del Cauca, con miras al mejoramiento. Es un compromiso de los expertos en riesgos, realizar actividades permanentes de evaluación de riesgos, con el objetivo que permitan a través de un procedimiento secuencial, articulado e integral fomentar en los grupos de trabajo de proyectos la cultura de la prevención, la cultura de la identificación previa y la cultura del tratamiento estratégico de los posibles riesgos evaluados.

38

8. RECOMENDACIONES

En la formulación de proyectos se requiere que la información utilizada sea confiable y de muy buena calidad, de igual forma, se requiere que esta sea evaluada por personas con las competencias necesarias, esto con el fin de obtener resultados de peso que permitan llevar a buen término las siguientes etapas de un proyecto. Es necesario que para realizar la aplicación de todas las áreas de conocimiento en la etapa de formulación del proyecto social de desarrollo de un sistema agroindustrial rural competitivo en una bioregión del Valle del Cauca, se conforme un equipo integrador que permita de manera transversal y coherente la comunicación y transferencia de información relevante para todos los evaluadores, quienes a su vez serán responsables de establecer los puntos de engranaje de la aplicación del procedimiento, garantizando que cada grupo de trabajo se enfoque en lo que debe realizar sin perder de vista las otras áreas de conocimiento, su retroalimentación y contribución a la evaluación realizada. Con la aplicación del procedimiento se logró establecer las etapas de evaluación de riesgos, los mecanismos necesarios para su realización y, el tratamiento de riesgos que permiten conservar las fortalezas y reorientar las acciones. También se logró identificar riesgos que no se contemplaron de manera previa lo cual puede asegurar que las posibilidades de éxito son mayores que si no se evaluaran los riesgos en esta etapa del proyecto. El documento recibido menciona los riesgos pero no presenta una evaluación formal, es un intento general que deja ver un bajo nivel de madurez de la organización que lo ejecutó.

39

9. BIBLIOGRAFÍA

Araujo, D. (2012). Proyectos de Invesrión. Análisis, formualación y evaluación práctica

(Primera ed.). México: Trillas.

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Buchtik, L. (2013). Secretos para Dominar la Gestión de Riesgos en Proyectos. buchtik

global.

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Implementación para Grandes Proyectos. Gower Pub Co.

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ICONTEC. (2006). Norma Técnica Colombiana NTC 5254.

ICONTEC. (2011). NTC-ISO 31000.

ISO. (2012). Norma Internacional. Ginebra.

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Proofing Your Project. AMACOM.

Lledó, P. (2015). Ventajas de administrar los riesgos de un royecto.

Melnich, J. (1958). Manual de Proyectos de desarrollo económico. México D.F: Naciones

Unidas.

40

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los Riesgos.

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Instituto Latinoamericano y del caribe de planificación económica y social (ILPES).

Pimentel, E. (2008). Formualación y Evaluación de Proyecto de Inversión - Aspectos

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PMI. (2014). Guía de los Fundamentos Para la Dirección de Proyectos (Guía del

PMBOK®)–Quinta Edición. Project Management Institute.

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Quijano, R. C. (2006). Administración de Riesgos Un enfoque empresarial. Medellin:

Fondo editorial universidad EAFIT.

Rivarola, P. L. (2004). Claves para el éxito de los proyectos: cómo gestionar proyectos en

condiciones de riesgo. Buenos Aires.

Roura, H., & Cepeda, H. (1999). Manual de identificación, formulación y evaluación de

proyectos de desarrollo rural. santiago de Chile: CEPAL.

Sapag, N., & Sapag, R. (2003). Preparación y Evaluación de Proyectos (Cuarta ed.).

México: McGraw-Hill.

Turley, F. (2010). The Prince2 Training Manual.

Urbina, G. B. (2001). Evaluación de Proyectos. McGraw-Hill.

41

10. ANEXOS

Anexo 1: Formato de plan de evaluación de los riesgos

PROYECTO:

FECHA:

RESPONSABLE:

METODOLOGÍA:

HERRAMIENTAS A USAR:

Plan Identificación Evaluación Tratamiento Comunicación

RESPONSABLES


PRESUPUESTO:

CATEGORIAS DE RIESGOS:

PLANTILLAS A USAR:


DEFINICIONES DE PROBABILIDAD:

Objetivo Bajo Medio Alto Tipo

Alcance

Tiempo

Costo

DEFINICIONES DE IMPACTO:

Bajo Medio Alto

Eventual Probable Seguro

TOLERANCIA DE LOS INTERESADOS:

Tolerancia

Ocurrencia

Interesado

TÍTULO DEL ANEXO:

Formato del Plan de evaluación de los riesgos

CÓDIGO:

Formato 01

FECHA DE

APROBACIÓN:

05/03/2016 EDICIÓN: 1 ANEXO No:1 PÁGINA: 1 de

1

42

Anexo 2: Formato de riesgos identificados

FECHA:

RESPONSABLE:

# RIESGOS IDENTIFICADOS CATEGORIA

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

TIPO

TÍTULO DEL ANEXO:

Formato de Riesgos Identificados

CÓDIGO:

Formato 01

FECHA DE

APROBACIÓN:

05/03/2016

EDICIÓN: 1 ANEXO No:2 PÁGINA: 1 de

1

43

Anexo 3: Formato de clasificación de riesgos.

FECHA:

PROYECTO:

# Riesgo Categoria Tipo Probabilidad Impacto Calificación

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

TÍTULO DEL ANEXO:

Formato de Clasificación de Riesgos

CÓDIGO:

Formato 02

FECHA DE

APROBACIÓN:

05/03/2016

EDICIÓN: 1 ANEXO No: 3 PÁGINA: 1 de 1

44

Anexo 4: Formato de estrategia de tratamiento.

FECHA:

PROYECTO:

# Riesgo Categoria Tipo Probabilidad Impacto Estrategia Responsable Disparador

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

TÍTULO DEL ANEXO:

Formato de Estrategia de tratamiento

CÓDIGO:

Formato 03

FECHA DE

APROBACIÓN:

05/03/2016


45

Anexo 5: Formato de información de riesgos.

FECHA:

PROYECTO:

# Riesgo Categoria Tipo Probabilidad Impacto Estrategia Responsable Disparador Estado

1

CAUSA:

PLAN DE TRATAMIENTO:

COMENTARIOS DE LA ÚLTIMA REVISIÓN:

REVISADO POR:

Frecuencia de Revisión Última Revisión Próxima Revisión

TÍTULO DEL ANEXO:

Formato de Información de riesgos

CÓDIGO:

Formato 04

FECHA DE

APROBACIÓN:

05/03/2016


46

Anexo 6: Formato de plan de evaluación de los riesgos aplicado

PROYECTO:

FECHA: 02 de febrero de 2016

RESPONSABLE: Lucila Popó Saa / Jhon Jaime Silva Londoño

METODOLOGÍA:

HERRAMIENTAS A USAR:


Reuniones y Consulta

a expertos

Lluvia de Ideas y

Consulta a Expertos

Matriz de probabilidad

e impacto

Aceptar, Evitar,

Transferir, Mitigar

Explotar, Mejorar,

Compartir.

Reuniones

RESPONSABLES


Lucila Popó Saa /

Jhon Jaime Silva

Londoño

Lucila Popó Saa /

Jhon Jaime Silva

Londoño

Lucila Popó Saa /

Jhon Jaime Silva

Londoño

Lucila Popó Saa /

Jhon Jaime Silva

Londoño

Lucila Popó Saa /

Jhon Jaime Silva

Londoño

PRESUPUESTO: 195,389,884$

CATEGORIAS DE RIESGOS:

Alcance Recurso Humano Técnicos Calidad Ambientales

Externo

PLANTILLAS A USAR:


Anexo 01 del

procedimiento

Anexo 02 del

procedimiento

Anexo 03 del

procedimiento

Anexo 04 del

procedimiento

Anexo 05 del

procedimiento

DEFINICIONES DE PROBABILIDAD:

Objetivo Bajo Medio Alto Tipo

AlcanceCambios menores al

alcance

Cambios significativos

del alcance hasta un

20%

Cambios en más del

20% del alcanceNegativo

Hasta 1 mes de

retraso

Hasta 3 meses de

retraso

Más de 3 meses de

retrasoNegativo

Adelanto hasta 1 mesAdelanto hasta 3

meses

Adelanto de más de 3

mesesPositivo

20% máximo de

sobrecosto

desde 21% hasta

40% de sobrecosto

Más del 40% de

sobrecostoNegativo

Reducción del costo

hasta un 1%


hasta un 5%


mayor al 5%Positivo

DEFINICIONES DE IMPACTO:

Bajo Medio Alto

Eventual Probable Seguro

CALIFICACIÓN:

Bajo Medio Alto

Bajo

Medio

Alto

TOLERANCIA DE LOS INTERESADOS:

Desarrollo de un sistema agroindustrial rural competitivo en una bioregión del Valle del

Cauca, Occidente

Procedimiento para realizar la evaluación de riesgo en la etapa de formulación de un

proyecto

Tiempo

Tolerancia

Neutral

Ocurrencia

Interesado

Equipo formulador

Alcaldes y Gobernadores Neutral

Costo

Cooperantes Neutral

Beneficiarios Neutral

TÍTULO DEL ANEXO:

Formato del Plan de evaluación de los riesgos

CÓDIGO:

Formato 01

FECHA DE

APROBACIÓN:

05/03/2016 EDICIÓN: 1 ANEXO No:1 PÁGINA: 1 de

1

47

Anexo 7: Formato de riesgos identificados aplicado


RESPONSABLE: Lucila Popó Saa / Jhon Jaime Silva Londoño

# RIESGOS IDENTIFICADOS CATEGORIA TIPO

1

Debido a la poca experticia del equipo formulador puede presentarse

impresiciones en la formulación del proyecto ocasionando errores en las

siguientes etapas.

Recurso

HumanoNegativo

2Una deficiente calidad de la información recopilada, puede generar

inconsistencias en los resultados finales de la formulación.Calidad Negativo

3La fluctuación del mercado puede generar sobrecostos en los

presupuestos definidos.Externo Negativo

4La fluctuación del mercado puede generar un superávit en los

presupuestos definidos.Externo Positivo

5

Un deficiente análisis de los componentes del estudio técnico puede

generar información errada para el cálculo de las inversiones y

optimización de presupuesto.

Técnico Negativo

6Debido a fallas en el estudio de tamaño puede sobredimencionar o

subdimensionar la capacidad productiva del proyecto.Técnico Negativo

7Incumplimiento de los objetivos de los planes de desarrollo

municipales y departamental.Alcance Negativo

8Falta de compromiso de las comunidades, los municipios y

el departamento.

Recurso

HumanoNegativo

9El Imcumplimiento de la agenda de competitividad del Valle

del Cauca.Externo Negativo

10 Condiciones agroambientales inadecuadas. Ambiental Negativo

11 Condiciones agroambientales ideales Ambiental Positivo

12 Infraestructura y equipos no disponibles Técnico Negativo

13Los productores no tienen motivación para la negociación

de los productos.

Recurso

HumanoNegativo

14Falta de motivación de los actores para el establecimiento

de alianzas.

Recurso

HumanoNegativo

15Los productores no están dispuestos a cumplir las normas

de calidad.Calidad Negativo

TÍTULO DEL ANEXO:

Formato de Riesgos Identificados

CÓDIGO:

Formato 02

FECHA DE

APROBACIÓN:

05/03/2016

EDICIÓN: 1 ANEXO No:2 PÁGINA: 1 de

1

48

Anexo 8: Formato de clasificación de riesgos aplicado.


PROYECTO:

# Riesgo Categoria Tipo Probabilidad Impacto Calificación

1

Debido a la poca experticia del equipo

formulador puede presentarse

impresiciones en la formulación del

proyecto ocasionando errores en las

siguientes etapas.

Recurso Humano Negativo Bajo Medio

2

Una deficiente calidad de la información

recopilada, puede generar inconsistencias

en los resultados finales de la formulación.

Calidad Negativo Alto Medio

3

La fluctuación del mercado puede generar

sobrecostos en los presupuestos definidos.Externo Negativo Medio Bajo

4

La fluctuación del mercado puede generar

un superávit en los presupuestos definidos.Externo Positivo Medio Bajo

5

Un deficiente análisis de los componentes

del estudio técnico puede generar

información errada para el cálculo de las

inversiones y optimización de presupuesto.

Técnico Negativo Bajo Medio

6

Debido a fallas en el estudio de tamaño

puede sobredimencionar o subdimensionar

la capacidad productiva del proyecto.

Técnico Negativo Medio Medio

7

Incumplimiento de los objetivos de los

planes de desarrollo

municipales y departamental.

Alcance Negativo Medio Medio

8

Falta de compromiso de las comunidades,

los municipios y

el departamento.

Recurso

HumanoNegativo Alto Medio

9

Imcumplimiento de la agenda de

competitividad del Valle

del Cauca.

Externo Negativo Bajo Medio

10

Condiciones agroambientales

inadecuadas.Ambiental Negativo Bajo Medio

11 Condiciones agroambientales ideales. Ambiental Positivo Bajo Medio

12 Infraestructura y equipos no disponibles Técnico Negativo Bajo Medio

13

Los productores no tienen motivación para

la negociación

de los productos.

Recurso

HumanoNegativo Bajo Medio

14

Falta de motivación de los actores para el

establecimiento

de alianzas.

Recurso

HumanoNegativo Alto Medio

15

Los productores no están dispuestos a

cumplir las normas

de calidad.

Calidad Negativo Bajo Medio

Desarrollo de un sistema agroindustrial rural competitivo en una bioregión del Valle del

Cauca, Occidente

TÍTULO DEL ANEXO:

Formato de Clasificación de Riesgos

CÓDIGO:

Formato 03

FECHA DE

APROBACIÓN:

05/03/2016


49

Anexo 9: Formato de estrategia de tratamiento aplicado.


PROYECTO:

# Riesgo Categoria Tipo Probabilidad Impacto Estrategia Responsable Disparador

2




Calidad Negativo Alto Medio MitigarEquipo

Formulador

El equipo formulador

recibe poca información o

de fuentes no confiables.

6




Técnico Negativo Medio Medio MitigarEquipo

Técnico

Poca experticia de el

equipo formulador.

7




Alcance Negativo Medio Medio MitigarAlcaldes y

Gobernadores

Cambio de administración

gubernamental durante la

formulación del proyecto.

Demoras en el

desembolso en las

partidas presupuestales.

8


los municipios y

el departamento.

Recurso

HumanoNegativo Alto Medio Mitigar Beneficiarios

Poca asistencia a las

reuniones convocadas

con la comunidad.

9

Imcumplimiento de la agenda de

competitividad del Valle

del Cauca.

Externo Negativo Bajo Medio Evitar GobernadorApoyo del estado a varios

proyectos simultaneos.

14

Falta de motivación de los actores para el

establecimiento

de alianzas.

Recurso

HumanoNegativo Alto Medio Mitigar Cooperantes

Poca asistencia a las

reuniones convocadas

con la comunidad.

Desarrollo de un sistema agroindustrial rural competitivo en una bioregión del Valle

del Cauca, Occidente

TÍTULO DEL ANEXO:

Formato de Estrategia de tratamiento

CÓDIGO:

Formato 04

FECHA DE

APROBACIÓN:

05/03/2016


50

Anexo 10: Formato de Información de riesgos aplicado.


PROYECTO:


2




Calidad Negativo Alto Medio MitigarEquipo

Formulador

El equipo formulador

recibe poca

información o

información de fuentes

no confiables.

Activo

CAUSA:



REVISADO POR:


La calidad de la información recopilada para relizar los diferentes estudios es deficiente y no cuenta con los soportes validos que permitan certificarla.

Mitigar: Validar que la información recopilada sea suministrada por entidades altamente reconocidas o que esten legalmente certificadas.

Se encontró poca información de las variables técnicas.

Frecuencia de Revisión

Mensual

Última Revisión

12/02/16

Próxima Revisión

11/03/16

TÍTULO DEL ANEXO:


CÓDIGO:

Formato 05

FECHA DE

APROBACIÓN:

05/03/2016


51


PROYECTO:


6




Técnico Negativo Medio Medio MitigarEquipo

Técnico

Poca

experticia de el

equipo

formulador.

Activo

CAUSA:



REVISADO POR:


El estudio del tamaño no determina el mejor nivel de producción. El equipo formulador no tiene en cuenta todas las variables técnicas que permitan determinar con mayor

precisión el tamaño.

Mitigar: Realizar una lista de chequeo obligatoria al finalizar el estudio técnico que contenga todas la variables necesarias.


Mensual 12/02/16 11/03/16

Se encontró poca información de las variables técnicas.

TÍTULO DEL ANEXO:


CÓDIGO:

Formato 05

FECHA DE

APROBACIÓN:

05/03/2016


52


PROYECTO:


7




Alcance Negativo Medio Medio MitigarAlcaldes y

Gobernadores

Cambio de administración

gubernamental durante la

formulación del proyecto.

Demoras en el desembolso en las

partidas presupuestales.

Activo

CAUSA:



REVISADO POR:

Semanal 12/02/16 11/03/16

Se está convocando para informar y dar a conocer el proyecto formulado.


Los funcionarios del estado desconocen los proyectos que se encuentran en etapa de formulación y dan prioridad a los proyectos que estan en ejecución.

Mitigar: Realizar reuniones periodicas con los funcionarios gubernamentales e indagar semanalmente el estado y avance de los planes de desarrollo municipales y departamentales.


TÍTULO DEL ANEXO:


CÓDIGO:

Formato 05

FECHA DE

APROBACIÓN:

05/03/2016


53


PROYECTO:


8


los municipios y

el departamento.

Recurso

HumanoNegativo Alto Medio Mitigar Beneficiarios

Poca asistencia a las reuniones

convocadas con la comunidad.Activo

CAUSA:



REVISADO POR:


Las comunidades estan interesados en otros poyectos más rentables o de fácil implementación.

Mitigar: Realizar reuniones que permitan informar a la comunidad los beneficios e incentivos que brinda el gobierno para este tipo de proyectos.


Semanal 12/02/16 11/03/16

Se han realizado dos reuniones con la comunidad, con una notable asistencia en la segunda reunión.

TÍTULO DEL ANEXO:


CÓDIGO:

Formato 05

FECHA DE

APROBACIÓN:

05/03/2016


54


PROYECTO:


9Incumplimiento de la agenda de competitiv idad

del Valle Del CaucaEx terno Negativ o Bajo Medio Ev itar Gobernador

Apoy o del

estado a v arios

proy ectos

simultaneos

Activ o

CAUSA:



REVISADO POR:

Mensual 12/02/2016 11/03/2016

Se han realizado reuniones con entidades gubernamentales, acdemia, comunidad, empresas, sector financiero y ONG´s, para buscar fuentes de financiación y en la próx ima reunión se entregará el

50% que hace falta para la financiación del proy ecto.

Desarrollo de un sistema agroindustrial rural competitiv o en una bioregión del Valle del Cauca,

Varios proy ectos simultaneos en los que el Estado financia su implementación.

Ev itar: buscar el sometimiento y aprobación en otras fuentes de financiación.


TÍTULO DEL ANEXO:


CÓDIGO:

Formato 05

FECHA DE

APROBACIÓN:

05/03/2016


55


PROYECTO:


14Falta motivacion de los actores para el

establecimiento de alianzas

Recurso

HumanoNegativo Alto Medio Mitigar Cooperantes

Poca

asistencia a las

reuniones

convocadas

con la

comunidad

Activo

CAUSA:



REVISADO POR:

Mensual 12/02/2016 11/03/2016

Establecer los grupos de capacitación para asesorías técnicas en el manejo de suelos, cultivos y agua.


Debilitamiento de la cadena productiva del sistema agroambiental establecido.

Mitigar: Desarrollar eficientes practicas de producción que mantengan un equilibrio agroambiental.


TÍTULO DEL ANEXO:


CÓDIGO:

Formato 05

FECHA DE

APROBACIÓN:

05/03/2016


procedimiento para realizar la evaluaciÓn de riesgo …

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