PLANTILLA DE PROCEDIMIENTO

Identificación

P-INV-JUN001

Junio 2014

Procedimiento Para el Control de los Inventarios

Autor(es) Julio Núñez, Coordinador de Inventario

Aprobador(es) Edward Ochoa, Oficina Principal

Tabla de Contenido

Descripción Página

Propósito…………………………………………………………………………….….2

Alcance…………………………………………………………………………….……2

Control de Cambios……………………………………………………………….…...2

Definición………………………………………………………………………………..2

Referencias……………………………………………………………………………..2

Políticas Generales ………………………………………………………………….3

Anexo 1 (Planificación de Inventario)

Anexo 2 (Formulario para la Toma Física Inventario Aleatorio)

Anexo 3 (Programa de Inventario)

Propósito

El objetivo de este procedimiento es mantener el mayor Control posible de los Inventarios ubicados en las diferentes ubicaciones.

Alcance

Este procedimiento aplica para todos los colaboradores que manejan Inventarios de la empresa, Materia Prima, Productos en Proceso, Productos Terminados, Materiales Promocionales, Suministros de Oficinas y/o todo aquello que puedan ser Controlables.

Control de Cambios

Fecha Cambio

Junio 2014 Procedimiento Control de los Inventarios

Definición

Término Definición

Inventario

Es el conjunto de Materiales Controlables que se encuentran en las diferentes localidades de la empresa bajo la responsabilidad de un personal asignado, el cual debe asegurar su custodia Física (con apoyado de Auditoria) y Teóricamente (SAP) mediante las Entradas y Salidas.

Referencias

Número de ID Tema

P-INV-JUN001 Control de los Inventarios

Procedimiento General

Consideraciones:

Los Inventarios para la empresa se han dividido en: General, Aleatorios (Cíclico), Sorpresivo.

1. El Inventario General : se realizan por lo regular de manera mensual de acuerdo con el Programa de Inventario. Pero la Gerencia puede autorizar en cualquier momento su realización. Este Inventario se coordina con los responsables directos del almacén donde se acuerda: Organización, Logística, Ubicación de materiales, Registro, Mercancías Apartadas, Corte de Documentos entre otras.

Concluida la Organización y el Corte de Documentos se procede con la Planificación del Inventario, en el cual se generan los documentos de Inventario en SAP y luego se asocian a otro documento Silm, posteriormente se inicia el Conteo Físico con la herramienta PDA con las Zonas definidas (A,B,C,D,E). Seguidamente se concilian los Conteos cruzados entre los grupos, después se procede a comparar con el Sistema (SAP) donde se analizan las Desviaciones con los involucrados con los materiales que presentan diferencias.

(Anexo 1) (Anexo 3).

Las Diferencias que resulten deben ser revisadas por la Dirección de Logística apoyado por Auditoria y Autorizada por la Vice-Presidencia para posteriormente ser Ajustada por el personal designado.

Los Documentos de Inventarios, Conteos, Soportes y todos los papeles de trabajo deben ser archivados concluido el proceso.

2. Inventario Aleatorio : Este tipo de Inventario se efectúa mediante la selección de materiales, específicamente aquellos que llamamos ABC que son los que mayor rotación. También se incluyen aquellos productos que reflejan o vienen dando Desviaciones significativas en el Inventario General. La Toma Física para el Inventario Aleatorio se realiza Manual usando como soporte un formulario determinado, aunque se pudiera utilizar la PDA. A diferencia del Inventario General el Aleatorio se lleva a cabo por material y no por zonas. Después de la Toma física se hace la Comparación con el sistema teórico y la Desviaciones que surjan se analizan (mercancías en tránsito, apartadas, traslados) y discuten con los involucrados directos, luego se prepara un documento con las discrepancia en cantidad y valor en Excel y se envía al Director de Auditoria y Operaciones. Esta diferencias se pueden Ajustan a solicitud del Director de Operaciones cuando se confirma su procedencia y previa autorización de la Vice-Presidencia. Completado el proceso todas las documentaciones y papeles de trabajo se deben archivar. (Anexo 2)

Los Documentos de Inventarios, Conteos, Soportes y todos los papeles de trabajo deben ser archivados concluido el proceso.

3. Inventario Sorpresa: Se ejecuta sin previo conocimiento de los involucrados directos del almacén. Lo puede solicitar cualquier personal autorizado en el momento que lo crea oportuno ante cualquier sospecha de manejo inadecuado del Inventario. Para este tipo de

Inventario sedan los mismos pasos que el Aleatorio.