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Aprobado por el Comité de Calidad de la URJC (30/04/2020) 1

Procedimiento excepcional para las convocatorias de defensa de TFG en remoto

INDICACIONES PARA LAS DEFENSAS QUE SE REALICEN MIENTRAS DURE EL PERÍODO DE PROHIBICIÓN DE ACTOS PRESENCIALES EN EL ÁMBITO DE LA DOCENCIA UNIVERSITARIA

TABLA DE CONTENIDO

1. Motivación ____________________________________________________________________ 2 2. Requisitos para la defensa en remoto de los TFG _____________________________________ 2 3. Solicitud de defensa _______________________________________________________________ 3 4. Gestión de la defensa en remoto ____________________________________________________ 4 5. Acto de defensa en remoto _________________________________________________________ 5 6. Acto de calificación del TFG ________________________________________________________ 5 7. ECOE ____________________________________________________________________________ 6 8. Procedimiento excepcional para solicitar a distancia el certificado digital ________________ 7

CONTROL DE MODIFICACIONES

Edición Fecha Aptdo. Descripción de la modificación

1 20/03/2020 Todos Edición inicial.

2 23/03/2020 Calificación Se incluye el procedimiento de calificación con certificado digital

3 25/03/2020 Ejemplo 1 Gestión de la defensa mediante videoconferencia

4 28/04/2020 1 y 3 1, 2.1 y 2.2

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1. Motivación Las medidas contempladas en los Reales Decretos 476/2020, 487/2020 y 492/2020, de 27 de marzo, 10 de abril y 25 de abril, respectivamente, por los que se prorroga el estado de alarma declarado por el Real Decreto 463/2020, de 14 de marzo, por el que se declara el estado de alarma para la gestión de la situación de crisis sanitaria ocasionada por el COVID-19, determinan la suspensión de las actividades educativas presenciales y establecen que éstas se desarrollen a través de modalidades a distancia y online. Con la finalidad de que la actividad académica de defensa de Trabajos Fin de Grado (TFG) pueda desarrollarse con la mayor normalidad posible durante el periodo de suspensión de las actividades académicas presenciales, la Universidad Rey Juan Carlos, consultada la Fundación madri+d, ha habilitado este procedimiento extraordinario de defensa de TFG, que adapta lo contemplado en la Guía para la verificación y modificación de los títulos oficiales de Grado, así como a la normativa propia de la Universidad, y cuyos aspectos esenciales se detallan a continuación.

Este procedimiento de defensa de TFG y pruebas ECOE se aplicará de manera excepcional para aquellos casos en los que estuviese ya depositada la memoria y fijada la fecha de defensa antes de la entrada en vigor de las medidas indicadas. Adicionalmente, si se prolongara el periodo de suspensión de las actividades académicas presenciales, su aplicación podrá continuar para no condicionar el progreso académico de los estudiantes, todo ello, atendiendo a lo establecido en el punto 3 de la disposición adicional tercera del Real Decreto 463/2020, de 14 de marzo como a los Reales Decretos que prolongan el estado de alarma.

Cada centro, en función de sus características específicas (número de estudiantes, tipología de TFG, disponibilidad efectiva de medios tecnológicos, …) concretará estos requisitos en un procedimiento específico en el que se establecerán las instrucciones generales de este. En función del desarrollo y evolución que se produzca de las actuales circunstancias excepcionales, de la verificación de la efectiva disponibilidad y funcionamiento de los recursos tecnológicos, o de cualquier otra circunstancia no contemplada inicialmente, se podrán realizar actualizaciones del procedimiento, que serán oportunamente comunicadas a los Centros para su aplicación.

La vigencia de este procedimiento finalizará en el momento en el que se levanten las medidas adoptadas con carácter excepcional que lo han motivado.

2. Requisitos para la defensa en remoto de los TFG La lectura y defensa de los TFG en remoto seguirá con carácter general, lo establecido en el apartado 3.1 del documento de Medidas extraordinarias propuestas por las universidades de Madrid para la finalización del curso académico 2019-2020 ante la situación excepcional provocada por covid-19 publicado por la Fundación madri+d, y tendrán en consideración los siguientes requisitos:

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1. Aplicaciones para la defensa. Se deberán utilizar las aplicaciones puestas a disposición por la Universidad para el desarrollo de la actividad académica en remoto.

2. Creación de evidencias. La defensa podrá ser registrada audiovisualmente solo si se considera necesario para los procesos de revisión y reclamación definidos reglamentariamente. Para los procesos de Calidad asociados al título, el registro de la evaluación de la actividad se realizará mediante el uso de rúbricas o guías de evaluación por parte del órgano evaluador, que deberán quedar a disposición en la asignatura, en Aula virtual.

3. Acreditación de la identidad del estudiante. Para garantizar la acreditación de la identidad del estudiante, se le solicitará que acredite su identidad mediante el Documento Nacional de Identidad (DNI), NIF/NIE o Pasaporte, a través de la herramienta que se utilice, haciéndolo constar en el acta. Cuando sea posible, el director del TFG dará fe de ello.

4. Interacción entre el estudiante y el órgano evaluador. Para garantizar la interacción entre el estudiante y el órgano evaluador, la aplicación utilizada, de las anteriormente señaladas, permitirá:

a. La exposición y defensa por el estudiante, de manera síncrona o asíncrona-síncrona, del trabajo realizado ante el órgano evaluador.

b. La formulación de cuantas cuestiones se considere oportunas por parte del órgano evaluador a las que el estudiante deberá responder.

c. La deliberación del órgano evaluador para emitir el informe y la calificación global concedida al TFG.

Atendiendo a lo contemplado en este procedimiento, y a las características específicas de cada centro, la defensa se realizará en la sede virtual de la Universidad Rey Juan Carlos, entendiendo como tal, la aplicación o aplicaciones corporativas utilizadas, en cada caso, para la defensa.

3. Solicitud de defensa Para proceder a la defensa del TFG el estudiante deberá seguir el procedimiento establecido para esta situación, en su caso, por cada Centro. En todo aquello que no esté recogido en estos procedimientos especiales, se seguirá lo que conste en el Reglamento sobre Trabajo Fin de Grado.

Durante este periodo excepcional, aquellos estudiantes que, habiendo solicitado formalmente la defensa de su TFG, deseen posponerla a una siguiente convocatoria, deberán dirigir su solicitud al centro, de acuerdo con el procedimiento establecido en cada caso.

Excepcionalmente, durante este periodo, el estudiante podrá solicitar la defensa del TFG y llevar a cabo dicha defensa previamente a la finalización y calificación de sus prácticas externas. La calificación del TFG será efectiva una vez concluidas y calificadas las prácticas externas.

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El calendario de defensas estará sujeto a lo establecido en el apartado 3.2. del Procedimiento para la adaptación del proceso de evaluación de las asignaturas impartidas en remoto.

4. Gestión de la defensa en remoto Los procedimientos específicos de cada centro detallarán los modelos particulares establecidos para la gestión de la defensa en remoto, considerando los requisitos establecidos en los apartados 2 y 3 de este procedimiento general.

EJEMPLO 1. Gestión de la defensa mediante videoconferencia, cuando sea este el procedimiento adoptado:

La defensa del TFG mediante videoconferencia se podrá realizar a través de la aplicación disponible en Aula Virtual. Para ello, la persona encargada de la gestión de las solicitudes debe tener acceso a las asignaturas denominadas “CODIGO DE TITULACIÓN – TRABAJO FIN DE GRADO …”, disponibles en Aula Virtual. Para poder tener acceso a dichas asignaturas, el responsable debe enviar, con suficiente antelación, un correo a online@urjc.es, indicando los códigos de las titulaciones que tiene que gestionar.

Tras recibir las solicitudes de defensa y concretar la fecha y hora en la que tendrán lugar cada una de ellas, la persona encargada deberá:

• Crear una sala de videoconferencia (ver Configuración de la Sala en Aula Virtual) para cada una de las defensas que se realicen a través de videoconferencia. Es importante que en el nombre de la sala aparezca el nombre del estudiante.

• Convocar al órgano de evaluación, a cuyos miembros facilitará: la información establecida, según el caso, en el Reglamento sobre Trabajo Fin de Grado, un pequeño manual de la herramienta de videoconferencia, el enlace de invitado a la sesión de videoconferencia creada anteriormente (ver apartado Copia el enlace de invitado del Anexo I) y el documento para el tratamiento de datos de carácter personal que deberá leer el presidente del tribunal para que el estudiante y los miembros del órgano evaluador presten su consentimiento y se pueda realizar la defensa por videoconferencia y su grabación.

• Enviar un correo informativo a cada estudiante que va a defender el TFG por videoconferencia con: Lugar y hora de la convocatoria, nombre y filiación del representante de la Universidad, URL de acceso de invitado a la sala de videoconferencia, el documento para el tratamiento de datos de carácter personal y las indicaciones necesarias para que pueda realizar la defensa. Por ejemplo, que deberá identificarse con su DNI o documento acreditativo equivalente ante el representante de la Universidad, y que antes de comenzar deberá dar su autorización para poder grabar la sesión.

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5. Acto de defensa en remoto Los procedimientos específicos de cada centro detallarán las particularidades del acto de defensa en remoto.

Para todo lo no contemplado en este procedimiento, la defensa seguirá lo establecido en el Reglamento sobre Trabajo Fin de Grado.

6. Acto de calificación del TFG • La gestión de la firma del acta de la sesión de defensa se realizará a través del

Portafirmas de la Universidad. En relación con el acceso al Portafirmas, en la actualidad todo el PAS y PDI de la URJC, tiene el acceso habilitado. Para cualquier duda sobre la aplicación, está disponible la Guía de uso del Portafirmas. Si algún usuario tuviera problemas para acceder al Portafirmas, deberá enviar una incidencia a través de la página web: https://cau.urjc.es.

• En caso de que la calificación fuera realizada directamente por el tutor del trabajo éste calificará el acta mediante certificado digital y la remitirá al centro, según el procedimiento que éste establezca.

EJEMPLO 1. Gestión del acto de defensa mediante videoconferencia, cuando se utilice este procedimiento:

Tanto el estudiante que va a defender su TFG como los miembros del órgano de evaluación de Evaluación, podrán entrar a la sala de videoconferencia 15 minutos antes del comienzo de esta, a través del enlace de invitado que les ha proporcionado el responsable de la gestión de los TFG. Al inicio, se realizará la identificación del estudiante por la vía establecida.

Antes de comenzar, tanto el órgano de evaluación como el estudiante que va a realizar la defensa, deberán activar la cámara y el audio.

Desde la sala de videoconferencia, tras activar la cámara y el audio, un miembro del órgano de evaluación activará la grabación de la sesión de videoconferencia, con el objeto de poder contar con un registro en formato audiovisual, y el Presidente leerá la cláusula de protección de datos. Tanto el estudiante como cada uno de los miembros del Tribunal expresarán su aceptación. En caso de que cualquiera de ellos no estuviera conforme, la defensa por videoconferencia no se llevará a cabo.

Finalizada la defensa, con el objeto de que el órgano de evaluación pueda llevar a cabo su deliberación, el estudiante deberá salir de la sesión de videoconferencia. En ese momento, se deberá parar la grabación.

La calificación se le proporcionará al estudiante por el medio que el centro establezca en cada caso.

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• Si en el tribunal hubiera miembros externos a la Universidad, todos ellos deberán poseer certificado digital (certificado de empleado público o certificado de Persona Física).

• En el caso de tribunales con miembros externos, el secretario del tribunal le remitirá el acta, en primer lugar, para que firme mediante certificado digital y éste la remitirá firmada al secretario del tribunal por correo electrónico.

• Una vez recibida el acta firmada por el miembro externo, el secretario será responsable de que el presidente y él mismo, firmen el acta de calificación. Los miembros internos deberán firmar el acta mediante certificado digital. Para ello, en caso de que no se disponga de certificado digital, se ha establecido un procedimiento excepcional para solicitar a distancia dicho certificado, habilitado exclusivamente para aquellos docentes que vayan a formar parte de algún tribunal durante este periodo. El procedimiento se describe al final de este documento.

• De forma excepcional, si algún miembro interno no tuviera operativo el certificado digital en el momento de la firma del acta, éste tendrá que firmar dicha acta de forma manuscrita, una vez que le haya sido remitida por el secretario, escanearla y subirla de nuevo al Portafirmas. El secretario del tribunal, una vez firmado el acta de la defensa del TFG por todos los miembros, deberá remitirla al centro, según el procedimiento que éste establezca.

Si no fuera posible llevar a cabo este procedimiento, el centro establecerá la fórmula alternativa que permita calificar a los estudiantes con las garantías necesarias.

7. ECOE El desarrollo de las pruebas ECOE (Evaluación Clínica Objetiva Estructurada) se llevará a cabo de manera remota siguiendo las recomendaciones establecidas con carácter general por la Conferencia General de Política Universitaria del Ministerio de Universidades, la REACU y la Fundación madri+d.

Concretamente, se considerarán las recomendaciones recogidas en el apartado 2.3 Otras pruebas en el documento de Medidas extraordinarias propuestas por las universidades de Madrid para la finalización del curso académico 2019-2020 ante la situación excepcional provocada por covid-19 publicado por la Fundación madri+d.

Dichas recomendaciones se concretarán a través de la indicaciones que establezcan, para cada titulación, las Conferencias sectoriales de Decanos y Decanas:

• Medicina

o Conferencia Nacional de Decanos de Facultades de Medicina Españolas

• Enfermería

o Conferencia Nacional de Decanos de Enfermería

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• Psicología

o Conferencia de Decanos y Decanas de Psicología de las Universidades Españolas

• Terapia ocupacional

o Conferencia Nacional de Decanos de Terapia Ocupacional de España

• Odontología

o Conferencia Nacional de Decanos de Odontología

8. Procedimiento excepcional para solicitar a distancia el certificado digital (Solo habilitado para los miembros de los tribunales que se celebren durante el estado de alarma)

INSTRUCCIONES PARA REALIZAR LA SOLICITUD https://infotic.urjc.es/pages/viewpage.action?pageId=50167810

PASO 1. Realice la solicitud del certificado en la FNMT como Empleado Público (se deberán utilizar los navegadores Explorer o Mozilla) ( o ), a través del siguiente enlace:

https://www.sede.fnmt.gob.es/certificados/administracion-publica/obtener-certificado-software/navegador-no-soportado-ap-software

Deberá rellenar la información solicitada en la siguiente pantalla:

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Si el formulario no se cargarse correctamente, deberá configurar su navegador según se indica en estas instrucciones: https://infotic.urjc.es/pages/viewpage.action?pageId=50167820

PASO 2. Mande un email, desde su cuenta corporativa, a gabineteplanificacion@urjc.es indicando en el asunto Solicitud del certificado como Empleado Público e incluyendo en adjunto un pantallazo con el código de la solicitud del certificado en la FNMT.

PASO 3. El Gabinete de Planificación le dará cita previa para realizar una videoconferencia por TEAMS (herramienta corporativa de la URJC) para tramitar su certificado. En la videoconferencia, con el fin de verificar su identidad, deberá mostrar su DNI.

PASO 4. El Gabinete de Planificación genera el certificado y le enviará el documento para que lo firme a través del portafirmas de la URJC, disponible en https://portafirmas.urjc.es/pf/

El proceso de firma se realizará durante la videoconferencia para que así quede cerrado el proceso en ese momento y pueda comenzar a utilizar su certificado de empleado público.

INSTRUCCIONES DE USO DEL PORTAFIRMAS

https://infotic.urjc.es/pages/viewpage.action?pageId=54198427