procedimiento de fiscalizaciÓn forestal ff-ff-7.5-p1
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PROCEDIMIENTO FISCALIZACIÓN FORESTAL Código: FF-FF-7.5-P1 Página: 1 de 52 Versión :6 Fecha Versión: 17.02.2014
ELABORADO Y
ACTUALIZADO POR
REVISADO POR
APROBADO POR
Jefe/a Departamento responsable del Producto
Estratégico Comité de Implementación Representante de la Dirección
PROCEDIMIENTO DE FISCALIZACIÓN FORESTAL
FF-FF-7.5-P1
REVISIONES DEL PROCEDIMIENTO
Nº Versión Fecha Motivo de la revisión Páginas elaboradas o
modificadas
5 (CINCO) 09.05.2013
Se modifican los diagramas de flujo de los procesos de Controles de Cumplimiento a Estudios Técnicos y Otras actividades de Fiscalización, y sus respectivas matrices.
Desde la 12 a la 18
6 (SEIS) 17.02.2014
Se incorporan procesos de planificación y evaluación al proceso de fiscalización forestal y sus respectivos responsables. Se añaden casos de autorización de ingreso al predio o centro de acopio otorgadas previamente. Se modifica el alcance, proceso de denuncias de terceros, antecedentes a levantar en el SAFF, almacenamiento de registros, como también requisitos de informes técnicos y cartas de respuestas a denunciantes y propietarios para procedimiento de control de producto no conforme.
3, 7, 8, 9, 10, 12, 13, 14, 31, 32, 34, 35, 37, 38, 39, 40 – 52.
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TABLA DE CONTENIDOS
1. Objetivo ........................................................................................................................ 3
2. Alcance ......................................................................................................................... 3
3. Referencias .................................................................................................................. 3
4. Definiciones ................................................................................................................. 3
5. Responsables de las actividades del procedimiento ................................................ 7
6. Modo de operación ...................................................................................................... 9
6.1 Proceso de Planificación de las Actividades de Fiscalización Forestal ........................... 9
6.2 Matriz del proceso de Planificación de las Actividades de Fiscalización Forestal ......... 10
6.3 Proceso de Fiscalización de Denuncias de Terceros ................................................... 12
6.4 Matriz del proceso de Fiscalización por Denuncias de Terceros .................................. 13
6.5 Proceso de Control de Cumplimiento a Estudios Técnicos .......................................... 16
6.6 Matriz del proceso de Control de Cumplimiento a Estudios Técnicos .......................... 17
6.7 Proceso de Otras Actividades de Fiscalización ............................................................ 19
6.8 Matriz del proceso de Otras Actividades de Fiscalización ............................................ 20
6.9 Subproceso de Fiscalización de un Predio................................................................... 22
6.10 Matriz del subproceso de Fiscalización de un Predio ................................................... 23
6.11 Proceso de Tramitación de Causas en Unidad Jurídica ............................................... 24
6.12 Matriz del proceso de Tramitación de Causas en Unidad Jurídica ............................... 25
6.13 Subproceso de Seguimiento de Causas ...................................................................... 26
6.14 Matriz del subproceso de Seguimiento de Causas ....................................................... 27
6.15 Instrucciones generales para algunas de las actividades contempladas en los procesos
de “Fiscalización de Denuncias de Terceros, Controles de Cumplimiento a Estudios
Técnicos y Otras Actividades de Fiscalización” ............................................................ 30
6.16 Evaluación del Proceso de Fiscalización Forestal ........................................................ 40
6.17 Matriz Evaluación del Proceso de Fiscalización Forestal ............................................. 41
7. Instructivos de Trabajo .............................................................................................. 42
8. Formularios y registros ............................................................................................. 42
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1. Objetivo
Definir los procesos para la fiscalización en plantaciones forestales y bosque nativo1 de acuerdo a lo establecido en el D.L N° 701 de 1974 y la Ley N° 20.283, con el propósito de que las actividades sean realizadas acorde a la normativa forestal vigente.
2. Alcance
El alcance de este procedimiento contempla los siguientes procesos: Planificación de las Actividades de Fiscalización Forestal Fiscalización por Denuncias de Terceros en Plantaciones y Bosque Nativo. Control Cumplimiento a Estudios Técnicos de Plantaciones y Bosque Nativo. Otras Actividades de Fiscalización. Tramitación de Causas en Unidad Jurídica. Evaluación al proceso de Fiscalización Forestal
3. Referencias
Norma ISO 9001:2008 Manual de Calidad de CONAF Ley Nº 20.283 sobre Recuperación del Bosque Nativo y Fomento Forestal y sus
Reglamentos. Decreto Ley Nº 701 de 1974 sobre Fomento Forestal y su Reglamento General. Pauta carta de respuesta: Memorándum N° 1100/2012 del 14-03-2012.
4. Definiciones
Acta de Infracción:
Acta que, según el artículo 46 de la Ley 20.283 y el artículo 24 bis del DL 701, debe ser levantada al momento de detectarse una infracción a las disposiciones de dichos cuerpos legales, en la que se deben consignar los hechos constitutivos de la infracción, día, lugar, fecha y hora de la diligencia inspectiva, la circunstancia de encontrarse o no presente el supuesto infractor o su representante legal, así como la individualización de éste, su domicilio, si ello fuere posible, y las normas legales contravenidas. Existen dos tipos de Actas de Infracción, dependiendo del cuerpo legal:
Acta de Infracción Ley N° 20.283 y Citación al Juzgado de Policía Local
Acta de Infracción al DL 701, Citación y Paralización de Faenas.
1 No se consideran las formaciones xerofíticas.
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Actividades Preventivas:
Actividades de fiscalización orientadas a difundir y educar sobre la importancia del manejo de los bosques y la legislación forestal que se debe cumplir, tales como días de campo, charlas, capacitaciones, etc.
Carta de respuesta al denunciante o carta al propietario:
Medio a través del cual se informa al denunciante o al propietario del predio fiscalizado, sobre los resultados de la inspección en terreno derivadas de los procesos de Denuncias de Terceros o Control de Cumplimiento de estudios técnicos, respectivamente.
CONAF: Corporación Nacional Forestal, en adelante también se hará referencia como “la Corporación”.
Control Carretero: Actividad de fiscalización que se realiza en carreteras o caminos para controlar el transporte de productos primarios del bosque nativo con el fin de verificar su origen legal.
Control Centros de Acopio (CCA):
Actividad de fiscalización que se realiza en centros de almacenamiento, transformación, distribución o comercialización de productos primarios del bosque nativo, cuyo objetivo es controlar el origen legal de los productos.
Control de Cumplimiento (CC):
Proceso cuyo propósito es verificar el cumplimiento de las prescripciones técnicas, medidas de protección y cualquier otra obligación contenida en los estudios técnicos aprobados por la Corporación. Esta verificación se hace principalmente sobre el programa de corta y/o de reforestación establecido, como también, sobre las medidas de protección indicadas.
Corta No Autorizada (CNA):
Corta total o parcial de bosque efectuada sin Plan de Manejo aprobado o registrado por la Corporación, según corresponda, en conformidad a lo dispuesto por el artículo 5° de la Ley 20.283 y 21° D.L. 701 de 1974; como asimismo, aquella corta que, contando con Plan de Manejo previamente aprobado por CONAF, o también registrado para el caso del DL 701, se ejecute en contravención de las especificaciones técnicas en él contenidas, específicamente: DL 701: del programa de corta, especialmente respecto a
intervenciones en superficies mayores o distintas que las autorizadas, o de intervenciones en las que se extraiga un porcentaje de área basal, total o por especie, distinto del acordado.
Ley 20.283: intervenciones en superficies o especies distintas a las autorizadas.
Denuncia de Terceros:
Corresponde a una denuncia interpuesta formalmente por terceras personas (naturales o jurídicas), que entrega los antecedentes mínimos de información relativos a una presunta infracción a la legislación forestal sobre la cual la Corporación tiene competencia.
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Denunciante: Persona natural o jurídica que presenta ante la Corporación una Denuncia de Terceros.
Escrito de la Denuncia:
Presentación solemne ante el Juzgado de Policía Local (JPL) competente, mediante la cual el Director Regional de la Corporación Nacional Forestal, o quién lo represente, proporciona al tribunal la noticia y antecedentes de un hecho que reviste el carácter de infracción a la legislación forestal.
Estudios técnicos
Cualquier instrumento, aprobado por la Corporación, dispuesto para el manejo de bosque nativo o formaciones xerofíticas. Considera, entre otros, planes de manejo forestal, planes manejo de preservación, normas de manejo, planes de manejo para la ejecución de obras civiles, planes de trabajo.
Formulario de Autorización de Ingreso al Predio o Centro de Acopio
Documento mediante el cual el/la propietario/a o administrador/a autoriza el ingreso de funcionarios de la Corporación a el/ los predio/s o centro/s de acopio, sujetos a revisión
Formulario de Denuncia de Terceros por Presuntas Infracciones a la Legislación Forestal:
Documento donde el denunciante registra sus antecedentes personales y la información básica respecto a una posible infracción a la legislación forestal vigente. En el presente texto se hará referencia como “Formulario de Denuncia”.
Fuerza Pública (FP) Se refiere a funcionarios de Carabineros de Chile.
Informe Técnico (IT):
Documento que detalla los antecedentes, las prescripciones técnicas (metodologías, material de apoyo e instrumentos) y los resultados de la actividad de fiscalización realizada. Existe un informe técnico para cada actividad.
IT. CCPM: IT. Control de Cumplimiento del Plan de Manejo de Bosque Nativo, de Plantaciones o de Preservación.
IT. CC CTAPF: IT. Control de Cumplimiento de Calificación de Terreno de Aptitud Preferentemente Forestal
IT. CC ASC: IT. Control de Cumplimiento Autorización Simple de Corta de Bosque Nativo.
IT. CNA: IT. Corta No Autorizada de Bosque Nativo o de Plantaciones
IT. CCA: IT. Control Centros de Acopio
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Inspección Predial:
Actividad en terreno que tiene por objetivo, entre otros, verificar la existencia de eventuales infracciones a la legislación forestal en un determinado predio o sector, en el marco de las competencias fiscalizadoras de CONAF.
Patrullaje aéreo:
Actividad de inspección por vía aérea de un área extensa que tiene como objetivo verificar la existencia de sectores de corta de bosque y/o eventuales infracciones a la legislación forestal. Su resultado es la identificación de una serie de puntos geográficos que deberán evaluarse posteriormente en terreno. Debe diferenciarse de aquella actividad de inspección puntual que también utiliza el medio de transporte aéreo.
Patrullaje fluvial y marítimo:
Actividad de inspección por vía acuática de un área previamente definida, siguiendo una ruta y de acuerdo a una planificación previa, con el objeto de identificar situaciones con posibles infracciones a la legislación forestal.
Patrullaje terrestre:
Corresponde a la inspección por vía terrestre de una determinada área geográfica (comuna o sector) siguiendo una ruta predeterminada y de acuerdo a una planificación previa, cuyo propósito es la identificación de situaciones donde eventualmente se puede estar trasgrediendo la legislación forestal.
Plan de Manejo (PM)
PM de Plantaciones Forestales: instrumento que, reuniendo los requisitos que se establecen en el cuerpo legal del D.L. 701, regula el uso y aprovechamiento racional de los recursos naturales renovables de un terreno determinado, con el fin de obtener el máximo beneficio de ellos, asegurando al mismo tiempo la preservación, conservación, mejoramiento y acrecentamiento de dichos recursos y su ecosistema. PM de Bosque Nativo: instrumento que, reuniendo los requisitos que se establecen en la Ley 20.283, planifica la gestión del patrimonio ecológico o el aprovechamiento sustentable de los recursos forestales de un terreno determinado, resguardando la calidad de las aguas y evitando el deterioro de los suelos. Éste puede ser: PM de Preservación: Plan de manejo con el objetivo fundamental de
resguardar la diversidad biológica, asegurando la mantención de las condiciones que hacen posible la evolución y el desarrollo de las especies y ecosistemas contenidos en el área objeta de su acción. PM Forestal: cuando el objetivo sea el aprovechamiento del bosque nativo para la obtención de bienes madereros y no madereros, considerando la multifuncionalidad de los bosques y la diversidad biológica.
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Otras Actividades de Fiscalización:
Corresponden a actividades de fiscalización forestal complementarias, tales como: inspecciones prediales, patrullajes, controles a centros de acopio, controles carreteros, actividades preventivas, requerimientos judiciales (comparendos, notificaciones, inspecciones oculares, declarar como testigo), requerimientos de otros organismos y supervisión de actividades.
Revisión en Gabinete:
Se refiere a la revisión administrativa, realizado en oficina, por los fiscalizadores de CONAF.
SAFF: Sistema de Administración y Fiscalización Forestal.
5. Responsables de las actividades del procedimiento
A continuación se indican a todos los responsables del proceso (o quién los represente o subrogue) y se describen sus perfiles de cargo, de acuerdo a lo instruido en el Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad de la Corporación (versión Diciembre 2011).
Secretario/a: efectúa la gestión y manejo documental de su área, prestando apoyo logístico necesario para la ejecución y cumplimiento de los procesos internos, además de la atención de público interno y externo.
Asistente Administrativo/a: brinda apoyo, asistencia y seguimiento a la gestión documental y administrativa del área de desempeño.
Fiscalizador/a: efectúa la fiscalización forestal de manera oportuna y conforme a los procedimientos establecidos, velando por el cumplimiento de la ley forestal y ambiental vigente.
Jefe/a Unidad de Fiscalización2: esta denominación está dada para efectos funcionales del SAFF, quien a través de dicho sistema coordina la fiscalización forestal; es decir, administra, asigna y controla las tareas que realizan en el SAFF los/as fiscalizadores/as de la oficina correspondiente.
Jefe/a Provincial: administrar, coordinar, planificar y controlar la ejecución de las políticas y lineamientos emanados del nivel central, para cumplir con la misión y los objetivos respecto de las funciones de la Corporación en el ámbito provincial.
Jefe/a de Área: administrar, coordinar, planificar y controlar la ejecución de las políticas y lineamientos emanados del nivel central, para cumplir con la misión y los objetivos respecto de las funciones de la Corporación en el ámbito de área.
Jefe/a Unidad Jurídica3: en el reglamento está definido como Abogado/a Regional, quien debe asesorar al Director Regional en materias jurídicas, velando porque las acciones y actos administrativos que se realizan en la región se enmarquen dentro del ordenamiento jurídico.
2 En el caso que el/la Jefe/a de la Unidad de Fiscalización (en la Oficina Provincial o de Área) también desarrolle
funciones de Fiscalizador/a, entonces éste cumplirá el rol de ambos perfiles en los procesos. 3 Si en la Oficina Provincial existe un/a Jefe/a de Unidad Jurídica Provincial que también ejecuta las funciones del
Abogado/a, entonces éste cumplirá el rol de ambos perfiles en los procesos.
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En algunas regiones existe este cargo a nivel provincial, por lo que en los diagramas de flujo se encuentran separadas las responsabilidades que son propias del Jefe/a Unidad Jurídica Regional
Abogado/a: Asesorar en materias jurídicas, velando por que las acciones y actos administrativos que se realizan en la región se enmarquen dentro del ordenamiento jurídico.
Director Regional o quién lo represente: velar por el desarrollo de las funciones propias de la Corporación en la región, con el fin de promover el desarrollo de bosques, la administración eficiente de las áreas silvestres y el combate efectivo de los incendios forestales, posicionando a la Corporación dentro del territorio.
Jefe/a Departamento Forestal (Jefe/a DEFOR): implementar y controlar políticas y programas enfocados en la conservación incremento y uso sostenible de los ecosistemas forestales de la región.
Jefe/a Departamento Fiscalización Forestal (OC): velar por el cumplimiento de la Ley Forestal vigente, a través del diseño, seguimiento y evaluación de las estrategias y acciones de Fiscalización Forestal.
Jefe de Sección Fiscalización Forestal (OC): coordinar, evaluar y controlar el proceso de Fiscalización Forestal en el país, a través de la generación e implementación de un plan anual que eficientice y asegure la fiscalización en dicha materia.
Jefe de Sección Control y Desarrollo de Fiscalización Forestal (OC): monitorear y evaluar la aplicación de la norma ISO 9001 en la fiscalización forestal; elaborar y controlar documentalmente los procedimientos aplicados en la fiscalización forestal.
Jefe de Sección Fiscalización Forestal Regional: coordinar y controlar el proceso de Fiscalización Forestal velando por el cumplimiento de la ley forestal vigente.
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6. Modo de operación
6.1 Proceso de Planificación de las Actividades de Fiscalización Forestal
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6.2 Matriz del proceso de Planificación de las Actividades de Fiscalización Forestal
N° Quién Qué Cuándo Registro
1 Jefe/a Depto. Fiscalización Forestal O.C.
De acuerdo a los lineamientos gerenciales y resultados de la gestión
anterior, solicitar generación de propuesta de metas anuales del año
siguiente, al Jefe/a Sección Fiscalización Forestal Nacional
Tercer trimestre del año en curso
Correo electrónico
2 Jefe/a Sección Fiscalización
Forestal Nacional
Elaborar propuestas de metas anuales regionales en conjunto con Jefe/a
Sección Control y Desarrollo.
Una vez recibido los lineamientos
Propuesta de metas
3 Jefe/a Depto. Fiscalización Forestal O.C.
Revisar, aprobar y enviar propuesta de metas regionales para el año siguiente
Tercer trimestre del año en curso
No aplica
4 Jefe/a DEFOR Recibir la propuesta de metas y enviar al Jefe/a Sección Fiscalización Forestal
Regional
Tercer trimestre del año en curso
No aplica
5 Jefe/a Sección Fiscalización
Forestal Regional
Analizar metas propuestas y fundamentar modificaciones, si fuera
necesario
Tercer trimestre del año en curso
No aplica
6 Jefe/a DEFOR Revisar, aprobar y enviar propuesta
regional de metas Tercer trimestre del
año en curso No aplica
7 Jefe/a Depto. Fiscalización Forestal O.C.
Revisar en conjunto con el Jefe/a Fiscalización Forestal Nacional y Jefe/a Sección Control y Desarrollo, y aprobar
propuesta regional de metas
Tercer trimestre del año en curso
No aplica
8 Jefe/a Depto. Fiscalización Forestal O.C
Comunicar a Control de Gestión a través de la Gerencia Forestal
Tercer trimestre del año en curso
Correo electrónico
9 Jefe/a Sección Fiscalización
Forestal Nacional
Generar base de datos nacional de estudios técnicos, para el cumplimiento
de la meta del indicador de gestión respectivo.
A más tardar el 14 de febrero
Base de datos de estudios técnicos
fiscalizables
10 Jefe/a Depto. Fiscalización Forestal O.C
Comunicar a cada Jefe/a DEFOR la base de datos regional y los
lineamientos que se deben seguir para la generación del Plan Regional de
Estudios Técnicos a fiscalizar.
Una vez generada la base de datos de estudios técnicos.
Correo electrónico
11 Jefe/a DEFOR Recibir la base de datos de estudios técnicos y enviar al Jefe/a Sección
Fiscalización Forestal Regional
Una vez recibida la base de datos de estudios técnicos.
No aplica
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N° Quién Qué Cuándo Registro
12 Jefe/a Sección Fiscalización
Forestal Regional
Genera Plan Regional de Estudios Técnicos a fiscalizar, en conjunto a
Unidades Provinciales Primer trimestre No aplica
13 Jefe/a DEFOR Revisar, aprobar y enviar Plan Regional
de Estudios Técnicos a fiscalizar. Primer trimestre
Plan de Estudios Técnicos a fiscalizar
14 Jefe/a Depto. Fiscalización Forestal O.C
Revisar en conjunto con el Jefe/a Sección Fiscalización Forestal Nacional y Jefe/a Sección Control y Desarrollo, y
aprobar Plan de Estudios Técnicos a fiscalizar y comunicar.
Una vez recibido el Plan regional de
Estudios Técnicos a fiscalizar.
Correo electrónico
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6.3 Proceso de Fiscalización de Denuncias de Terceros
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6.4 Matriz del proceso de Fiscalización por Denuncias de Terceros
N° Quién Qué Cuándo Registro Instructivo de
Trabajo
1 Jefe/a Unidad Fiscalización
Asignar denuncia de terceros a Fiscalizador/a
Una vez ingresada la denuncia, cuando toma conocimiento de la tarea
pendiente
Denuncia de terceros asignada en el SAFF
Ingreso Denuncias de
Terceros (FF-FF-7.5-P1-
IT1)
2 Fiscalizador/a Revisar
antecedentes en gabinete
Una vez recibida la tarea, dentro del plazo definido por el/la Jefe/a Unidad de
Fiscalización
No aplica No aplica
3 Fiscalizador/a
¿Requiere ejecutar un Control de
Cumplimiento?
Durante la revisión de antecedentes en gabinete,
se debe determinar la necesidad de programar un Control de Cumplimiento si hubiera estudios técnicos
asociados al área denunciada.
No aplica No aplica
4 Fiscalizador/a Se deben realizar
2 cosas
Se requiera efectuar un control de cumplimiento
asociado a una denuncia de tercero
No aplica No aplica
5 Jefe/a Unidad Fiscalización
Programar un Control de
Cumplimiento y seguir ese proceso
Si el predio denunciado cuenta con un estudio técnico aprobado por
CONAF
Todos los registros del Proceso de Control de
Cumplimiento No aplica
6 Fiscalizador/a ¿Requiere
evaluación en terreno?
Durante la revisión de antecedentes en gabinete, si no se requiere Control de Cumplimiento, entonces se evalúa la pertinencia de ir a
terreno
No aplica No aplica
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N° Quién Qué Cuándo Registro Instructivo de
Trabajo
7 Fiscalizador/a Subproceso de Fiscalización de
un predio
Es necesario evaluar los hechos denunciados en
terreno
Todos los registros del Subproceso de
Fiscalización de un Predio
Fiscalización en Terreno de
Plantaciones Forestales (FF-FF-7.5-P1-IT2)
8 Fiscalizador/a
Elaborar Informe Técnico, preparar
Carta de Respuesta y
levantar antecedentes en
el SAFF
Siempre después de la evaluación en terreno, o cuando en gabinete se haya determinado no fiscalizar en terreno, o cuando se programe y realice un Control de
Cumplimiento a raíz de la denuncia, o ante
observaciones de Unidad Jurídica.
- Carta de Respuesta - IT. CNA o de Inspección Predial. - Otros archivos adjuntos Además, si se va a terreno: - Informe de Salida, - Fotografías Si corresponde: - Acta de Infracción y - Autorización de Ingreso al Predio o Resolución Auxilio FP.
No aplica
9 Jefe/a Unidad Fiscalización
Revisar y visar Informe Técnico y
Carta de respuesta,
verificar archivos adjuntos
El/La fiscalizador/a envía a visar el Informe Técnico, la
Carta de respuesta y archivos adjuntos.
-Carta de Respuesta - IT. CNA o de Inspección Predial. -Archivos adjuntos
No aplica
10 Jefe/a Unidad Fiscalización
En aquellos casos donde no se haya podido realizar la fiscalización de la
denuncia por motivos
excepcionales, programar una
Inspección Predial para una segunda
respuesta.
En la revisión de los documentos generados, se
detecte una carta de respuesta que dé cuenta de la imposibilidad de fiscalizar
la denuncia por casos excepcionales, tales como
factores climáticos que imposibiliten el acceso al
predio o bien, no contar con la debida autorización de
ingreso. Al programar dicha Inspección Predial, se
deberá indicar el número de la Denuncia de Terceros de
la cual se origina.
Carta de respuesta No aplica
PROCEDIMIENTO FISCALIZACIÓN FORESTAL Código: FF-FF-7.5-P1 Página: 15 de 52 Versión : 6 Fecha Versión : 17.02.2014
N° Quién Qué Cuándo Registro Instructivo de
Trabajo
11 Jefe/a
Provincial o de Área
Revisar y visar Informe Técnico y Carta de respuesta
Una vez visados todos los documentos por el/la Jefe/a
Unidad Fiscalización
- Carta de respuesta - IT. CNA o de Inspección Predial - Archivos adjuntos.
No aplica
12 Jefe/a
Provincial o de Área
¿Se debe denunciar al JPL?
Tras haber revisado los documentos, se debe
determinar la necesidad de denunciar al JPL
No aplica No aplica
13
Secretario/a, Asistente
Administrativo/a o
Fiscalizador/a
Despachar carta Respuesta al
Denunciante y adjuntar
comprobante de despacho en el
SAFF
Después de que el Jefe/a Provincial o de Área haya
visado los documentos
Comprobante de despacho del correo
No aplica
14 Jefe/a
Provincial o de Área
Se deben realizar 3 cosas
Se requiere denunciar al JPL
No aplica No aplica
15 Jefe/a Unidad Fiscalización
Enviar antecedentes de denuncia a Jefe/a Unidad Jurídica
Se requiere denunciar al JPL
No aplica No aplica
16
Secretario/a, Asistente
Administrativo/a o
Fiscalizador/a
Enviar antecedentes
físicos de denuncia a Jefe/a Unidad Jurídica
Se requiere denunciar al JPL
Orden Interna con: - IT. CNA, - Acta de Infracción - Fotografías, - Cartografía, entre otros.
No aplica
17 Jefe/a Unidad Fiscalización
Proceso de Tramitación de Causas en UJ
Se requiere denunciar al JPL
No aplica No aplica
PROCEDIMIENTO FISCALIZACIÓN FORESTAL Código: FF-FF-7.5-P1 Página: 16 de 52 Versión : 6 Fecha Versión : 17.02.2014
6.5 Proceso de Control de Cumplimiento a Estudios Técnicos
PROCEDIMIENTO FISCALIZACIÓN FORESTAL Código: FF-FF-7.5-P1 Página: 17 de 52 Versión : 6 Fecha Versión : 17.02.2014
6.6 Matriz del proceso de Control de Cumplimiento a Estudios Técnicos
N° Quién Qué Cuándo Registro Instructivo de
Trabajo
1 Jefe/a Unidad
de Fiscalización
Asignar Control de Cumplimiento a Fiscalizador/a
De acuerdo al Plan de Fiscalización
No aplica No aplica
2 Fiscalizador/a Revisar antecedentes
en gabinete
Una vez recibida la tarea, dentro del plazo definido por el/la Jefe/a Unidad de
Fiscalización
No aplica No aplica
3 Fiscalizador/a Subproceso de
Fiscalización de un Predio
Tras haber revisado los antecedentes en gabinete
Todos los registros del Subproceso de
Fiscalización de un Predio
Fiscalización en Terreno de
Plantaciones Forestales (FF-FF-7.5-P1-IT2)
4 Fiscalizador/a
Elaborar Informe Técnico, preparar
Carta al Propietario y levantar antecedentes
en el SAFF
Siempre después de la fiscalización en terreno y dentro del plazo definido por el/la Jefe/a Unidad de
Fiscalización; o ante observaciones de la
Unidad Jurídica
- Informe de Salida, - Carta al Propietario - IT. CCPM, IT. CC CTAPF o IT. CC ASC. - Fotografías - Otros Archivos Adjuntos Si corresponde: - IT. CNA - Acta de Infracción y - Autorización de Ingreso al Predio o Resolución de Auxilio de FP.
No aplica
5 Jefe/a Unidad
de Fiscalización
Revisar y visar Informe Técnico y
Carta al Propietario, verificar archivos
adjuntos.
El/La fiscalizador/a envía a visar el Informe Técnico y la Carta al Propietario
- Carta al Propietario - IT. CCPM, IT. CC CTAPF o IT. CC ASC. - IT. CNA, si corresponde - Archivos adjuntos
No Aplica
6 Jefe/a
Provincial o de Área
Revisar y visar Informe Técnico y
Carta al Propietario
Una vez visados todos los documentos por el/la
Jefe/a Unidad de Fiscalización
- Carta al Propietario - IT. CCPM, IT. CC CTAPF o IT. CC ASC. - IT. CNA, si corresponde - Archivos adjuntos
No aplica
7 Jefe/a
Provincial o de Área
¿Se debe denunciar al JPL?
Tras haber revisado los documentos, se debe
determinar la necesidad de denunciar al JPL
No aplica No aplica
PROCEDIMIENTO FISCALIZACIÓN FORESTAL Código: FF-FF-7.5-P1 Página: 18 de 52 Versión : 6 Fecha Versión : 17.02.2014
N° Quién Qué Cuándo Registro Instructivo de
Trabajo
8
Secretario/a, Asistente
Administrativo/a o
Fiscalizador/a
Despachar Carta al Propietario
Después de que el Jefe/a Provincial o de Área haya visado los documentos.
No aplica No aplica
9.1 Jefe/a Unidad
de Fiscalización
Enviar antecedentes de denuncia a Jefe/a
Unidad Jurídica
Se requiere denunciar al JPL
No aplica No aplica
9.2
Secretario/a, Asistente
Administrativo/a o
Fiscalizador/a
Enviar antecedentes físicos de denuncia a
Jefe/a Unidad Jurídica
Se requiere denunciar al JPL
Orden interna con: - Carta al Propietario - IT. CCPM, IT. CC CTAPF o IT. CC ASC. y/o IT. CNA. - Acta de Infracción, - Fotografías, - Cartografía, entre otros.
No aplica
10 Jefe/a Unidad
de Fiscalización
Proceso de Tramitación de
Causas en Unidad Jurídica
Se requiere denunciar al JPL
No aplica No aplica
PROCEDIMIENTO FISCALIZACIÓN FORESTAL Código: FF-FF-7.5-P1 Página: 19 de 52 Versión : 6 Fecha Versión : 17.02.2014
6.7 Proceso de Otras Actividades de Fiscalización
PROCEDIMIENTO FISCALIZACIÓN FORESTAL Código: FF-FF-7.5-P1 Página: 20 de 52 Versión : 6 Fecha Versión : 17.02.2014
6.8 Matriz del proceso de Otras Actividades de Fiscalización
N° Quién Qué Cuándo Registro Instructivo de
Trabajo
1 Jefe/a Unidad
de Fiscalización Asignar actividad a
Fiscalizador/a De acuerdo a la programación
de actividades No aplica No aplica
2 Fiscalizador/a Revisar antecedentes
en gabinete
Una vez recibida la tarea, dentro del plazo definido por
el/la Jefe/a Unidad de Fiscalización
No aplica No aplica
3 Fiscalizador/a ¿Requiere ir a
Terreno?
Tras revisar los antecedentes se debe evaluar la necesidad de ir a terreno dependiendo
del tipo de actividad
No aplica No aplica
4 Fiscalizador/a Realizar la actividad
en oficina
No se requiera ir a terreno para llevar a cabo la actividad, por ejemplo: responder a un
requerimiento judicial de solicitud de información.
No aplica No aplica
5 Fiscalizador/a ¿Requiere revisión de
un predio?
Si se requiere ir a terreno, determinar si se debe revisar un predio para llevar acabo la
actividad
No aplica No aplica
6 Fiscalizador/a Subproceso de
Fiscalización de un Predio
Cada vez que la actividad requiera la revisión de un
predio
Todos los registros del Subproceso de Fiscalización de un
predio
Fiscalización en Terreno de
Plantaciones Forestales (FF-FF-7.5-P1-IT2)
7 Fiscalizador/a ¿Requiere apoyo de
Carabineros de Chile?
Determinar si se requiere apoyo de Carabineros de Chile
para la ejecución de la actividad en terreno (por
ejemplo: Controles Carreteros)
No aplica No aplica
8 Fiscalizador/a Coordinar con
Carabineros de Chile
Cada vez que se requiera apoyo de Carabineros de Chile para ejecutar una actividad en
terreno.
No aplica No aplica
9 Fiscalizador/a Realizar la actividad
en terreno
Se requiere ir a terreno, por ejemplo: controles centros de
acopio, inspección predial, patrullajes, inspección ocular (requerimiento judicial), etc.
No aplica
Fiscalización al Transporte y
Acopio de Productos
Primarios del Bosque Nativo (FF-FF-7.5-P1-
IT3)
PROCEDIMIENTO FISCALIZACIÓN FORESTAL Código: FF-FF-7.5-P1 Página: 21 de 52 Versión : 6 Fecha Versión : 17.02.2014
N° Quién Qué Cuándo Registro Instructivo de
Trabajo
10 Fiscalizador/a
Elaborar Informe Técnico y levantar antecedentes en el
SAFF
Siempre después de haber realizado la actividad y dentro
del plazo definido por el/la Jefe/a Unidad de Fiscalización;
o cuando el Informe es devuelto de la Unidad Jurídica
- Informe Técnico de la actividad - Otros Archivos Adjuntos
Si corresponde: - Fotografías - Informe de Salida, - IT. CNA - Acta de Infracción - Autorización de Ingreso al Predio o Resolución de Auxilio de FP.
No aplica
11 Jefe/a Unidad
de Fiscalización
Revisar y visar Informe Técnico, verificar archivos adjuntos.
El/La fiscalizador/a envía a visar el Informe Técnico
- Informe Técnico de la actividad. - IT. CNA, si corresponde. - Archivos adjuntos
No aplica
12 Jefe/a Provincial
o de Área Revisar y visar Informe
Técnico
Una vez visados todos los documentos por el/la Jefe/a
Unidad de Fiscalización
- Informe Técnico de la actividad - IT. CNA, si corresponde. - Archivos adjuntos
No aplica
13 Jefe/a Provincial
o de Área ¿Se debe denunciar al
JPL?
Tras haber revisado los documentos, se debe
determinar la necesidad de denunciar al JPL
No aplica No aplica
14.1 Jefe/a Unidad
de Fiscalización
Enviar antecedentes de denuncia a Jefe/a
Unidad Jurídica Se requiere denunciar al JPL No aplica No aplica
14.2
Secretario/a, Asistente
Administrativo/a o Fiscalizador/a
Enviar antecedentes físicos de denuncia a
Jefe/a Unidad Jurídica Se requiere denunciar al JPL
Orden Interna con: - IT. CNA, - Acta de Infracción, - Fotografías, - Cartografía, entre otros.
No aplica
15 Jefe/a Unidad
de Fiscalización
Proceso de Tramitación de Causas
en Unidad Jurídica Se requiere denunciar al JPL No aplica No aplica
PROCEDIMIENTO FISCALIZACIÓN FORESTAL Código: FF-FF-7.5-P1 Página: 22 de 52 Versión : 6 Fecha Versión : 17.02.2014
6.9 Subproceso de Fiscalización de un Predio
PROCEDIMIENTO FISCALIZACIÓN FORESTAL Código: FF-FF-7.5-P1 Página: 23 de 52 Versión : 6 Fecha Versión : 17.02.2014
6.10 Matriz del subproceso de Fiscalización de un Predio
N° Quién Qué Cuándo Registro Instructivo de
Trabajo
1 Fiscalizador/a Solicitar permiso para ingresar al
predio
Cada vez que se requiera ingresar a un predio para fiscalizar
Autorización de Ingreso al Predio
o Centro de Acopio
(FF-FF-7.5-P1-R2)
No aplica
2 Fiscalizador/a ¿Se otorgó permiso?
Se haya solicitado autorización de ingreso al predio, forma verbal
o escrita
No aplica No aplica
3 Fiscalizador/a Fiscalizar el predio Se ha otorgado
permiso para ingresar al predio
No aplica
Fiscalización en Terreno de
Plantaciones Forestales
(FF-FF-7.5-P1-I2)
4 Fiscalizador/a ¿Hay infracción?
Tras haber realizado la evaluación en terreno se debe concluir si se
detecta o no infracción.
No aplica No aplica
5 Fiscalizador/a Levantar Acta de
Infracción correspondiente
Se detecte infracción a la legislación forestal
vigente
Acta de Infracción (Ley 20.283 o DL 701)
No aplica
6 Fiscalizador/a Solicitar Trámite de Auxilio de la Fuerza
Pública
No se autoriza el ingreso al predio
Correo electrónico institucional
No aplica
7 Jefe/a
Provincial Solicitar Auxilio de la Fuerza Pública
Cada vez que el/la fiscalizador/a lo
requiera Memorándum No aplica
8 Jefe/a Unidad
Jurídica
Solicitar al Juzgado de Policía Local
(JPL) el Auxilio de la Fuerza Pública
Cada vez que el/la Jefe/a Provincial lo
solicite
Escrito Petición de Auxilio de FP.
No aplica
9 Jefe/a Unidad
Jurídica
Recibir Resolución del JPL por Auxilio de Fuerza Pública
El JPL haya respondido a la
solicitud de CONAF
Resolución JPL por Auxilio F.P.
No aplica
PROCEDIMIENTO FISCALIZACIÓN FORESTAL Código: FF-FF-7.5-P1 Página: 24 de 52 Versión : 6 Fecha Versión : 17.02.2014
6.11 Proceso de Tramitación de Causas en Unidad Jurídica
PROCEDIMIENTO FISCALIZACIÓN FORESTAL Código: FF-FF-7.5-P1 Página: 25 de 52 Versión : 6 Fecha Versión : 17.02.2014
6.12 Matriz del proceso de Tramitación de Causas en Unidad Jurídica
N° Quién Qué Cuándo Registro Instructivo de Trabajo
1
Jefe/a Unidad Jurídica
Regional o Provincial
Asignar Denuncia a Abogado/a
Se han recibido los antecedentes de denuncia enviados por el/la Jefe/a
Provincial
No aplica No aplica
2 Abogado/a Revisar
Antecedentes
Ha sido asignada la tarea en el SAFF o cuando el/la fiscalizador/a envía
antecedentes corregidos
Antecedentes de Denuncia:
- Informe Técnico - Acta de Infracción, - Fotografías, - Cartografía, etc.
No aplica
3 Abogado/a ¿Hay
observaciones? Tras la revisión de los
antecedentes recibidos. No aplica No aplica
4 Abogado/a
Solicitar correcciones a Fiscalizador/a
Si tuviera observaciones o reparos al Informe Técnico u
otros antecedentes
Antecedentes de Denuncia
No aplica
5 Abogado/a Elaborar Escrito de
Denuncia
Se verifica que todos los antecedentes se encuentran
en regla Escrito de Denuncia No aplica
6 Jefe/a Unidad
Jurídica Revisar y visar el
Escrito de Denuncia Ha sido elaborado por el/la
Abogado/a Escrito de Denuncia No aplica
7 Director
Regional o quién lo represente
Firmar el Escrito de Denuncia
Ha sido enviado desde la Unidad Jurídica para su
presentación al JPL Escrito de Denuncia No aplica
8 Abogado/a Presentar Denuncia
a JPL
El Escrito de Denuncia haya sido firmado por el Director
Regional o quien lo represente Escrito de Denuncia No aplica
9 Abogado/a Elaborar Bitácora en la Ficha de la
Denuncia
Una vez ingresada la Denuncia al JPL
Ficha de la Denuncia No aplica
10 Abogado/a Subproceso de Seguimiento de
Causas
Siempre que ocurran hitos durante la Causa en el JPL o
una vez al mes para generar el reporte
Todos los registros del Subproceso Seguimiento
de Causas No aplica
PROCEDIMIENTO FISCALIZACIÓN FORESTAL Código: FF-FF-7.5-P1 Página: 26 de 52 Versión : 6 Fecha Versión : 17.02.2014
6.13 Subproceso de Seguimiento de Causas
PROCEDIMIENTO FISCALIZACIÓN FORESTAL Código: FF-FF-7.5-P1 Página: 27 de 52 Versión : 6 Fecha Versión : 17.02.2014
6.14 Matriz del subproceso de Seguimiento de Causas
N° Quién Qué Cuándo Registro Instructivo de
Trabajo
1 Abogado/a
Recibir resoluciones o requerimientos del
JPL o conocer el avance del expediente
Cada vez que JPL envíe resoluciones o
requerimientos (tales como: comparendos,
notificaciones, ratificación de denuncia, inspección ocular, declaración de testigos, etc.) o que se
desee conocer el avance del expediente
No aplica No aplica
2 Abogado/a
Crear hitos de la causa en la Bitácora
de la Ficha de la Denuncia
Cada vez que se reciban resoluciones o
requerimientos a CONAF o que se conozca el
avance del expediente
Ficha de la Denuncia
No aplica
3 Abogado/a Actividades Paralelas Mensualmente y cuando ocurran hitos en la causa
No aplica No aplica
4 Jefe/a Unidad
Jurídica Regional
Generar Reporte Mensual del
Seguimiento de las Denuncias
A fines de cada mes (tras recibir reporte del Jefe/a Unidad Jurídica
Provincial, si corresponde y si así lo define la región)
Reporte del Seguimiento de
Denuncias No aplica
5
Director Regional o
quién lo represente
Recibir Reporte Seguimiento de
Denuncias A fines de cada mes
Reporte del Seguimiento de
Denuncias No aplica
6 Abogado/a ¿Requiere
Fiscalizador/a?
Cada vez que se creen hitos de la Causa en la Bitácora producto de recibir resoluciones o
requerimientos del JPL, se debe determinar la
necesidad de la labor de un/a fiscalizador/a
No aplica No aplica
7 Abogado/a Asignar actividad a
Fiscalizador/a
Se requiera la labor del Fiscalizador/a durante el
curso de la Causa No aplica No aplica
8 Fiscalizador/a Revisar
antecedentes en gabinete
Se ha asignado la actividad
No aplica No aplica
PROCEDIMIENTO FISCALIZACIÓN FORESTAL Código: FF-FF-7.5-P1 Página: 28 de 52 Versión : 6 Fecha Versión : 17.02.2014
N° Quién Qué Cuándo Registro Instructivo de
Trabajo
9 Fiscalizador/a ¿Requiere ir a
terreno?
Dependiendo de la actividad asignada por el
abogado, se debe determinar la necesidad
de ir o no a terreno
No aplica No aplica
10 Fiscalizador/a Realizar actividad en
terreno La actividad asignada requiera ir a terreno
No aplica
Fiscalización en Terreno de Plantaciones
Forestales (FF-FF-7.5-P1-IT2)
11 Fiscalizador/a Elaborar informes y levantar información
en el SAFF
Después de haber revisado los antecedentes en gabinete o de haber ido
a terreno, según corresponda
- Informe Técnico Requerimientos Judiciales - Fotografías - Otros Archivos adjuntos Si corresponde - Informe Salida a Terreno - Acta de Infracción - IT CNA o de Infracción
No aplica
12 Jefe/a Unidad
de Fiscalización
Revisar y visar Informe técnico, verificar archivos
adjuntos
El/La fiscalizador/a envía a visar el Informe Técnico
- Informe Técnico Requerimientos Judiciales - IT CNA o de Infracción, si corresponde - Archivos adjuntos
Procedimiento Control de
Productos No Conformes
(DE-GC-8.3-P1)
13 Jefe/a
Provincial o de Área
Revisar y visar Informe técnico
Una vez que lo ha visado el/la Jefe/a Unidad de
Fiscalización.
- Informe Técnico Requerimientos Judiciales - IT CNA o de Infracción, si corresponde -Archivos adjuntos
No aplica
14 Jefe/a
Provincial o de Área
¿Se debe informar al JPL?
Tras haber visado el informe técnico, se debe determinar la necesidad de informar o no al JPL
No aplica No aplica
PROCEDIMIENTO FISCALIZACIÓN FORESTAL Código: FF-FF-7.5-P1 Página: 29 de 52 Versión : 6 Fecha Versión : 17.02.2014
N° Quién Qué Cuándo Registro Instructivo de
Trabajo
15 Fiscalizador/a Generar
antecedentes e informar al JPL
El Jefe/a Provincial determina que se debe
informar al JPL sobre los resultados de la actividad. Por ejemplo: resultado de
una notificación
Antecedentes para JPL
No aplica
16 Abogado/a Revisar
antecedentes de la actividad
Una vez visado el informe técnico por el Jefe/a Provincial o de Área
No aplica No aplica
17 Abogado/a ¿Se debe informar al
JPL?
Después de que el/la Jefe/a Provincial ha visado
el informe técnico, el/la abogado/a debe
determinar la necesidad de informar o no al JPL.
No aplica No aplica
18 Abogado/a Generar
antecedentes e informar al JPL
Él determina que se debe informar al JPL sobre los resultados de la actividad
Antecedentes para JPL
No aplica
Nota: En la eventualidad que en una causa, el JPL informe vía escrita directamente a la Oficina Provincial respectiva (no al abogado), se deberá obligatoriamente comunicar a la Unidad Jurídica que se solicite el respectivo fiscalizador/a para efectuar dicha diligencia, con el objetivo de que estos hitos sean respaldados en la Ficha de la Denuncia en el SAFF.
PROCEDIMIENTO FISCALIZACIÓN FORESTAL Código: FF-FF-7.5-P1 Página: 30 de 52 Versión : 6 Fecha Versión : 17.02.2014
6.15 Instrucciones generales para algunas de las actividades contempladas en los procesos de “Fiscalización de Denuncias de Terceros, Controles de Cumplimiento a Estudios Técnicos y Otras Actividades de Fiscalización”
6.15.1 Revisión de antecedentes en gabinete
El análisis de antecedentes se deberá realizar a través de la Carpeta Predial con apoyo del SAFF, considerando y analizando la siguiente información:
A) Control de Cumplimiento a Estudios Técnicos:
Tipo de estudio aprobado. Objetivo del estudio a controlar. Descripción del recurso forestal, especies. Propuesta técnica a aplicar. Descripción de las actividades a ejecutar para asegurar la reforestación. Superficie y año de las intervenciones. Medidas de protección contenidas en el estudio. Modificaciones a la calendarización de actividades, si corresponde. Antecedentes de infracciones precedentes.
Se deberá prestar atención a los aspectos específicos que pueda contener la Resolución aprobatoria, prescripciones técnicas y de protección que eventualmente pueden no estar consideradas en el Plan de Manejo presentado por el interesado. Especial atención se deberá asignar a la revisión de la cartografía que acompaña al Estudio Técnico. Los aspectos más relevantes a revisar y comprobar son los siguientes: Parámetros técnicos descritos en la cartografía y en el Estudio Técnico (tipo de
coordenadas; datum; huso; escala; origen de la base cartográfica). Representación de las áreas y/o rodales a intervenir. Representación de las áreas y/o bosques de protección a considerar. Representación de coberturas de interés a considerar: red hidrográfica o cursos de agua;
red de caminos o huellas de madereo; canchas de acopio; curvas de nivel; límite predial; área demostrativa de marcación; acceso al predio.
B) Fiscalización por Denuncias de Terceros y Otras Actividades de Fiscalización, si
corresponde.
Origen, respaldo y detalle de la información que da cuenta de una eventual corta no autorizada.
Verificar la existencia de denuncias anteriores realizadas por el mismo denunciante a hacia el mismo presunto infractor, o actividades ilegales ya evaluadas y denunciadas al JPL.
PROCEDIMIENTO FISCALIZACIÓN FORESTAL Código: FF-FF-7.5-P1 Página: 31 de 52 Versión : 6 Fecha Versión : 17.02.2014
Ubicación geográfica del área a inspeccionar, vías de acceso, predios involucrados. Revisar el material cartográfico existente del área a fiscalizar (ortofotos, fotografías aéreas, imágenes satelitales, áreas prioritarias de fiscalización).
Descartar la existencia de un estudio técnico (plan de manejo, norma o calificación de terreno) sobre la superficie denunciada o programada para su revisión.
Antes de salir a terreno, debe tenerse muy presente no revelar la identidad del denunciante.
Cuando existan estudios técnicos asociados al área denunciada:
En el caso de que la superficie denunciada corresponda al área de un predio con un estudio técnico aprobado por la Corporación, entonces el Jefe/a de la Unidad de Fiscalización determinará si corresponde programar el respectivo Control de Cumplimiento. En dicho caso, al denunciante se le responderá en términos de los resultados de aquél control.
Cuándo se puede prescindir de fiscalizar en terreno una denuncia:
Siempre corresponderá llevar a cabo una inspección en terreno para verificar los hechos denunciados. No obstante, se podrá obviar esta inspección excepcionalmente, siempre y cuando se tenga certeza absoluta de que el lugar denunciado no presenta infracción, de
acuerdo a los casos que se exponen a continuación. La prescindencia de la inspección en terreno deberá quedar expresamente señalada en el Informe Técnico de Inspección Predial. Inspecciones previas recientes.
En aquellos casos en que se haya llevado a cabo una inspección reciente a la propiedad o lugar denunciado, ya sea por una denuncia de terceros anterior, por una inspección programada o por un control de cumplimiento del estudio técnico, es válido responder al denunciante en los términos del resultado obtenido de esa inspección reciente. Siempre y cuando efectivamente se compruebe que la denuncia de tercero corresponde a lo observado en dicha inspección. Intervenciones con estudio técnico vigente
Cuando el lugar denunciado corresponde exactamente al sector de un predio que registra un estudio técnico vigente aprobado por la Corporación y que no presenta incumplimiento o corta no autorizada, se podrá responder al denunciante que dicha intervención se encuentra autorizada y que está sujeta a las obligaciones contenidas en el respectivo estudio y a los controles de la Corporación. Se debe tener cuidado en verificar que la denuncia no haga alusión a alguna intervención con características particulares, tales como corta en áreas de protección, o que registre algún antecedente que permita presumir que, aun contando con plan de manejo, norma o calificación de terreno vigente, dicha intervención pudiera corresponder a una infracción.
PROCEDIMIENTO FISCALIZACIÓN FORESTAL Código: FF-FF-7.5-P1 Página: 32 de 52 Versión : 6 Fecha Versión : 17.02.2014
Denuncia de formaciones vegetales que no constituyen bosque.
Existen casos de denuncias de terceros que señalan intervenciones de plantaciones que, de acuerdo a la definición legal, no constituyen bosque, tal como el caso de bosquetes de menos de 0,5 ha., cortinas cortavientos o árboles aislados. Si existe la certeza de que la intervención no afecta a bosques, y que no constituye infracción a la legislación vigente, se puede contestar formalmente al denunciante sin una inspección previa.
Denuncia de plantaciones forestales no bonificadas y/o ubicadas fuera de terrenos de aptitud preferentemente forestal.
Legalmente, la corta de plantaciones forestales ubicadas fuera de terrenos de aptitud preferentemente forestal no requiere la previa aprobación de un Plan de Manejo por parte de CONAF, por lo tanto, si se denuncia una intervención de tales características, y mediante la revisión de gabinete se verifica que no existe una infracción a la legislación vigente, se podría contestar al denunciante en tales términos. Esto a excepción de aquellos terrenos con plantaciones bonificadas, según el artículo 5° del Reglamento General del D. L. 701, ya que éstas debieran contar con Plan de Manejo.
C) Control a Centros de Acopio
Ubicación geográfica del área a inspeccionar, vías de acceso, centros de acopio involucrados.
Antecedentes de fiscalizaciones previas. Antecedentes de los predios a partir de los cuales se abastece el centro de acopio.
6.15.2 Solicitud de permiso de ingreso al predio y auxilio de la Fuerza Pública
Conforme al artículo 24 bis b) del D.L. 701 y el Artículo 47 de la Ley 20.283, el funcionario deberá, con la debida antelación, solicitar permiso de ingreso al predio sujeto a Control de Cumplimiento del estudio técnico o inspección por Denuncias de Terceros u Otras Actividades de Fiscalización según corresponda. Esta solicitud se dirigirá al administrador del predio o a quien lo represente y será efectuada por escrito, a través del registro que dispone CONAF para estos casos, denominado Formulario de Autorización de Ingreso al Predio o Centro de Acopio (FF-FF-7.5-P1-R2). En este registro, el funcionario deberá consignar, si la autorización fue otorgada verbalmente o por escrito, requiriendo en el primer caso la firma del fiscalizador/a y en el segundo, la firma del administrador/a o quien lo represente. Cuando previamente exista autorización de ingreso al predio o centro de acopio otorgada por el/la propietario/a o administrador/a del mismo, ya sea al momento de ingresar el Estudio Técnico a CONAF o bien, al presentar una denuncia de terceros por presunta infracción a la legislación forestal en su predio o centro de acopio, entonces no será necesario solicitar permiso nuevamente.
PROCEDIMIENTO FISCALIZACIÓN FORESTAL Código: FF-FF-7.5-P1 Página: 33 de 52 Versión : 6 Fecha Versión : 17.02.2014
En caso de recibir una respuesta negativa, la Corporación solicitará al Juez de Policía Local que corresponda, el auxilio de la Fuerza Pública a objeto de cumplir con la labor fiscalizadora. Esta última sólo se podrá realizar con posterioridad a la autorización del Juez y en compañía de los funcionarios de Carabineros de Chile que dicha autoridad determine. Para formalizar dicha petición, el respectivo Jefe Provincial o de Área - a requerimiento del fiscalizador - solicitará a la Unidad Jurídica por escrito, la elaboración formal de la Petición de Auxilio de la Fuerza Pública. Tanto la acogida positiva y negativa ante la solicitud de autorización de ingreso al predio o centro de acopio, como a la petición de auxilio de la fuerza pública, deberán quedar especificadas en el informe técnico. Además, estos registros (Formulario de Autorización de Ingreso al Predio o Centro de Acopio, o bien la Resolución del JPL por Auxilio de Fuerza Pública) se deberán almacenar en la base de datos del SAFF como archivo adjunto. En el caso de no contar con la debida autorización de ingreso al predio, la actividad de fiscalización deberá quedar suspendida hasta lograr dicho permiso por las vías anteriormente señaladas, hecho que también quedará consignado en el respectivo informe técnico. 6.15.3 Emisión del Acta de Infracción De acuerdo al artículo 24° bis del D.L. 701 y del artículo 46° de su Reglamento General, como asimismo lo indicado en el artículo 46° de la Ley 20.283 y el artículo 37° de su Reglamento General; detectada una infracción a las disposiciones de dichos cuerpos legales, los fiscalizadores/as deberán levantar el Acta de Infracción correspondiente, en la que se consignará lo siguiente: Día, fecha, hora y lugar de la diligencia inspectiva cuando se detectó la infracción. Hechos constitutivos de la infracción. Normas legales contravenidas. La circunstancia de encontrarse o no presente el/la supuesto/a infractor/a o su
representante legal, así como la individualización de éste y su domicilio. En el caso de detectarse una CNA en plantaciones, además se deberá indicar: Especie cortada o explotada ilegalmente. Cantidad o medida. Estado o grado de explotación o elaboración. Valorización comercial aproximada de los productos. Conjuntamente con el levantamiento del acta, los/las fiscalizadores/as citarán al presunto infractor/a para que comparezca a una audiencia en el Juzgado de Policía Local, en el día, fecha y hora indicados.
PROCEDIMIENTO FISCALIZACIÓN FORESTAL Código: FF-FF-7.5-P1 Página: 34 de 52 Versión : 6 Fecha Versión : 17.02.2014
El acta deberá ser firmada por el presunto infractor y por el fiscalizador. En caso de que el primero se niegue o no se encuentre presente, se deberá dejar constancia de ello en la propia acta. Se deberá entregar personalmente una copia al presunto infractor (o a quien lo represente), otra quedará en poder de CONAF y una tercera se adjuntará, como antecedente, a la denuncia a presentar ante el Juzgado de Policía Local. Si el infractor no estuviera presente, la copia del acta se dejará en un lugar visible de su domicilio o del predio en que se sorprenda la infracción. Adicionalmente, según el artículo 49° del Reglamento general del DL 701, cuando se detecte una Corta No Autorizada los funcionarios de la Corporación podrán ordenar la inmediata paralización de faenas, para cuyo efecto podrán solicitar el auxilio de la Fuerza Pública al Tribunal competente, hecho que quedará estipulado en el acta. Asimismo, según el artículo 40° del Reglamento general de la Ley 20.283, cuando se detecte una Corta No Autorizada o tratándose de la corta, eliminación, destrucción o descepado de las especies indicadas en el artículo 16 de dicho reglamento, sin autorización de la Corporación, ésta podrá solicitar al tribunal competente la inmediata paralización de faenas, requiriendo el auxilio de la fuerza pública, si lo estimare necesario, hecho que deberá registrarse en el Informe Técnico. Consideraciones:
El acta debe ser firmada al momento de detectarse la infracción, por lo tanto la fecha debe corresponder al día en que se realizó la actividad en terreno. Si el/la fiscalizador/a determina necesario ir otra vez al predio/centro de acopio para terminar de cuantificar los productos cortados/acopiados o medir la superficie afecta, entonces se colocará la fecha del último día de fiscalización en terreno. En caso que el/la fiscalizador/a requiera culminar el proceso de cuantificación y valorización de la infracción en gabinete para luego entregar el Acta al infractor, se colocará la fecha del último día de desarrollo de la actividad en terreno. 6.15.4 Levantar antecedentes en el SAFF
Después de cada actividad de fiscalización, se debe regresar a gabinete para registrar y almacenar todos los antecedentes necesarios que demuestren la ejecución de la actividad y sus resultados, de acuerdo a lo indicado en el punto 8 sobre “Formularios y Registros”. En los casos que corresponda, siempre se deberán adjuntar al SAFF los siguientes registros: Autorización de Ingreso al Predio o Centro de Acopio (FF-FF-7.5-P1-R2) o Resolución del
JPL por Auxilio de Fuerza Pública.
PROCEDIMIENTO FISCALIZACIÓN FORESTAL Código: FF-FF-7.5-P1 Página: 35 de 52 Versión : 6 Fecha Versión : 17.02.2014
Acta de Infracción Ley N° 20.283 y Citación al Juzgado de Policía Local o bien, Acta de Infracción al DL 701, Citación y Paralización de Faenas
Guías de Libre Tránsito bajo infracción, si corresponde. Cartografía que señale el área controlada y la superficie bajo incumplimiento o corta no
autorizada, como también los recorridos efectuados por el o los fiscalizadores como tracks descargados desde GPS, etc.
Fotografías que respalden las actividades de fiscalización (del área fiscalizada, área afecta, productos cortados/acopiados/transportados, etc.), a excepción de aquellas que no lo ameriten, tales como: notificaciones, comparendos u otras actividades que se realicen desde gabinete. Idealmente, éstas deberán estar con fecha y algún elemento de uso común (lápiz, huincha, GPS, etc.) que sirva de escala cuando existan productos presentes.
Si existiera infracción, como medio de prueba se deberá anexar al respectivo informe técnico toda la información relevante que permitió al fiscalizador/a arribar al resultado obtenido (por ejemplo: resultados del inventario/muestreo, etc.). 6.15.5 Elaboración del Informe Técnico Antes de la elaboración del informe técnico, si la actividad se realizó en terreno, entonces se debe completar en el SAFF el Informe de Salida a Terreno, registrando la fecha de la salida, funcionarios participantes, viáticos involucrados, medios de transporte utilizados, kilometraje recorrido y todas las observaciones que se consideren pertinentes. En el SAFF, el/la fiscalizador/a responsable deberá dejar consignado el resultado de la actividad desarrollada en el informe técnico respectivo, aportando los fundamentos técnicos que permitan concluir si existe o no incumplimiento al estudio técnico, una corta no autorizada o cualquier tipo de infracción al D.L. 701 o a la Ley 20.283. Tipos de Informes Técnicos: IT. Control de Cumplimiento del Plan de Manejo de Bosque Nativo, de Plantaciones o de
Preservación (IT. CCPM) IT. Control de Cumplimiento de Calificación de Terreno de Aptitud Preferentemente
Forestal (IT. CC CTAPF) IT. Control de Cumplimiento Autorización Simple de Corta de Bosque Nativo (IT. CC ASC) IT. Corta No Autorizada de Bosque Nativo o de Plantaciones (IT. CNA) IT. Control Centros de Acopio (IT. CCA) IT. Control Carretero IT. Infracción a la Acreditación de Origen de Productos Primarios del Bosque Nativo IT. Inspección Predial. IT. Patrullaje Terrestre, Fluvial/ Marítimo o Aéreo. IT. Actividades Preventivas IT. Requerimientos Judiciales
PROCEDIMIENTO FISCALIZACIÓN FORESTAL Código: FF-FF-7.5-P1 Página: 36 de 52 Versión : 6 Fecha Versión : 17.02.2014
IT. Requerimientos de Otros Organismos IT. Supervisión de Actividades
El Informe Técnico de Inspección Predial se generará en los siguientes casos: Cuando se programe una Inspección Predial dentro del marco de “Otras Actividades de
Fiscalización”. Cuando no se detecte infracción durante la fiscalización de Denuncias de Terceros. Cuando a partir de una Denuncia de Tercero se origina un Control de Cumplimiento, de
manera tal que quede consignado este hecho. Tras denuncias de terceros que no requieran evaluación en terreno, para consignar los
argumentos por los cuales se tomó tal decisión. En la siguiente figura se presentan gráficamente los informes técnicos que se deben generar a partir de las distintas actividades de fiscalización. Figura 1. Tipos de informes técnicos que se generan a partir de las actividades de
PROCEDIMIENTO FISCALIZACIÓN FORESTAL Código: FF-FF-7.5-P1 Página: 37 de 52 Versión : 6 Fecha Versión : 17.02.2014
fiscalización. Especificaciones que debe contener un informe técnico: El Informe Técnico es un producto fundamental del Proceso de Fiscalización, ya que por una parte funciona como medio de control en la supervisión de actividades y por otra, es la principal fuente de información para la elaboración del Escrito de la Denuncia por parte de los abogados/as, constituyendo un medio de prueba para las causas ingresadas en los Juzgados de Policía Local. Por lo anterior, es indispensable que cada informe técnico cumpla con los siguientes requisitos: Buena redacción, ortografía y argumentación, con coherencia entre la descripción de los
hechos observados en terreno, los resultados de la evaluación, el tipo de infracción detectada y la multa propuesta (estas dos últimas en los casos que correspondan).
En los fundamentos técnicos del informe, como parte de la argumentación, siempre se deberá describir con detalle la metodología empleada durante la fiscalización en terreno, que permitió detectar o no una infracción a la legislación forestal, ya sea cualitativa o cuantitativa, y los resultados obtenidos. En el Instructivo de Fiscalización en Terreno de Plantaciones Forestales (FF-FF-7.5-P1-I2) se especifican métodos de muestreo y de medición a aplicar frente a las distintas situaciones que se pueden presentar durante los controles de cumplimiento o en la detección de cortas no autorizadas en plantaciones. En los casos que se decida emplear un método distinto de evaluación, éste deberá quedar consignado y justificado expresamente en el informe técnico.
Asimismo, se deberá indicar el uso de instrumentos y/o material de apoyo, tales como GPS, fotografías aéreas, imágenes satelitales, cartografía planos prediales, etc.).
Todo informe técnico debe contar a lo menos con un punto georreferenciado en coordenadas UTM (Datum WGS 84), que dé cuenta del sector fiscalizado (área afecta, si existiera), ya sea del predio como de los centros de acopio, o bien del lugar dónde realizó la actividad. Cuando se trate de puntos de control carretero establecidos formalmente para la región, la coordenada geográfica se registrará automáticamente en el SAFF, al seleccionar el lugar del control a partir de una lista predeterminada. De lo contrario, se deberá incorporar el nuevo punto de control.
Además, cuando corresponda, se deberán describir los impactos efectivos causados al medio ambiente, señalando el daño provocado al suelo, a los cursos de agua, a la biodiversidad y/o a las especies con problemas de conservación, adjuntando imágenes.
PROCEDIMIENTO FISCALIZACIÓN FORESTAL Código: FF-FF-7.5-P1 Página: 38 de 52 Versión : 6 Fecha Versión : 17.02.2014
6.15.6 Despacho de Cartas de respuesta al denunciante y al propietario.
En primer lugar, es preciso señalar que tanto la carta de respuesta al denunciante, como la carta al propietario, son de carácter obligatorio para ambos procesos, no obstante, en el SAFF se ha dispuesto la opción de generar una carta en todas las actividades de fiscalización, por si así lo requiriera algún/a fiscalizador/a. Carta de respuesta al denunciante: Siempre, tras la fiscalización de denuncias de terceros y la elaboración del informe técnico, el/la fiscalizador/a deberá elaborar una carta informando al denunciante los resultados obtenidos de la evaluación. Ésta será preparada en el SAFF, pero enviada al denunciante por Cero Papel, según lo señalado en el Memorándum N° 1100/2012 donde se envió una pauta para la elaboración de las cartas de respuestas, haciendo referencia a lo resuelto en el Ordinario N° 246/2011 de la Dirección Ejecutiva que normaliza la gestión de la documentación oficial. La carta enviada por Cero Papel, también deberá ser adjuntada al SAFF. La carta de respuesta al denunciante es un producto fundamental del proceso de fiscalización, por lo que debe cumplir los siguientes requisitos: Debe ser respondida dentro del plazo establecido por CONAF para cada región.
Debe presentar los resultados de la fiscalización (si existe o no infracción y de qué tipo).
En su defecto, debe presentar el argumento explicativo de por qué no se llevó a cabo la fiscalización: ya sea por alguna de las circunstancia mencionadas en el punto “6.14.1 Revisión de antecedentes en gabinete, letra B)”, o bien por los siguientes dos casos excepcionales: ante la tramitación del Auxilio de la Fuerza Pública producto de una eventual negación de autorización de ingreso al predio o centro de acopio, o condiciones climáticas adversas que imposibilitaron el acceso al predio.
Asimismo, en la Carta corresponderá indicar si procede alguna inspección posterior, programada por el Jefe/a Unidad de Fiscalización al momento de revisar el informe técnico, la carta de respuesta y los antecedentes adjuntos (punto 6.3 sobre Proceso de Fiscalización de Denuncias de Terceros, actividad N°10), en aquellos casos que la fiscalización no se haya podido llevar a cabo por las situaciones excepcionales anteriormente mencionadas. Cuando la nueva fiscalización haya ocurrido, corresponderá emitir una segunda carta de respuesta al denunciante, con el fin de informar los resultados definitivos de la fiscalización. Con el propósito de no perder la trazabilidad de la denuncia, es importante que al momento de programar la inspección predial se indique el número de la denuncia de tercero de la cual proviene. Por último, en caso de que una denuncia de terceros conlleve a presentar una Denuncia ante el JPL, se sugiere enviar al denunciante el resultado del fallo a través de una nueva carta.
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Antes de ser despachada, la carta deberá ser visada por el/la Jefe/a Unidad de Fiscalización y el/la Jefe/a Provincial o de Área. El comprobante del despacho de la carta por correo siempre deberá ser escaneado y adjuntado al SAFF, y almacenado en un archivo provincial. Precaución: Cuando ingrese una denuncia de terceros por la vía “Por escrito”, a través de un documento que haya sido dirigido al Director Ejecutivo o Regional de CONAF, la respuesta deberá ser emitida desde la Dirección Ejecutiva o Regional y no desde la oficina provincial. Para ello, la oficina provincial deberá enviar la carta de respuesta elaborada a través del SAFF junto a los antecedentes que sustentan la respuesta, al Jefe/a del Departamento de Fiscalización Forestal o al Jefe/a del Departamento Forestal de la región, según corresponda, quienes generarán la respuesta definitiva a ser enviada al denunciante, firmada por el Director respectivo. Se hará llegar una copia de dicha carta a la oficina provincial competente, la cual deberá ser adjuntada al SAFF. Carta al propietario: Al igual que el caso anterior, tras la ejecución de un control de cumplimiento a un estudio técnico y cualquier otra obligación dispuesta en él, se deberá comunicar el resultado del control al propietario del predio fiscalizado, a través de una carta elaborada en el SAFF. En ella se deberá especificar si cumple o no con las prescripciones técnicas (programa de protección, programa de corta, reforestación, etc.) contenidas en el estudio técnico y en la resolución aprobatoria.
6.15.7 Enviar antecedentes físicos al Jefe/a Unidad Jurídica
Los antecedentes físicos mínimos que se deben enviar a la Unidad Jurídica, comunicados por la Orden Interna, son: Informe Técnico de Corta no Autorizada, Informe Técnico de Control de Cumplimiento
(PM, CTAPF, ASC) o Informe Técnico de Infracción a la Acreditación de Origen de Productos Primarios del Bosque Nativo.
Acta de Infracción Ley N° 20.283 o D.L. 701 Fotografías sobre el área afectada, productos (si hubieran), etc. Croquis o cartografía de la corta o superficie en incumplimiento.
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6.16 Evaluación del Proceso de Fiscalización Forestal
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6.17 Matriz Evaluación del Proceso de Fiscalización Forestal
N° Quién Qué Cuándo Registro
1.1
Jefe/a de Sección Control y Desarrollo Depto. Fiscalización
Forestal
Revisar si existen productos no conformes
Trimestralmente No Aplica
1.2
Jefe/a de Sección Control y Desarrollo Depto. Fiscalización
Forestal
Revisar informes Técnicos al azar del universo de informes
Técnicos realizados en el trimestre
Trimestralmente No Aplica
1.3 Jefe/a de Sección
Fiscalización Regional
Realizar supervisión de actividades de fiscalización, tanto en terreno, como en
gabinete revisando los informes técnicos y sus
anexos generados a través del SAFF.
Según lo Planificado IT Supervisión de
Actividades de Fiscalización
1.4 Jefe/a de Sección
Fiscalización Regional
Aplicar encuesta de satisfacción a clientes, analizar
y enviar resultados según formato dado.
A clientes externos, antes del 31 de marzo.
Encuesta Satisfacción Cliente Externo del
Proceso de Fiscalización Forestal–
Denunciante
1.5 Jefe/a de Sección
Fiscalización Regional
Realizar evaluación a la gestión del Departamento de
Fiscalización Forestal
Antes del 30 de junio y 31 de diciembre.
Evaluación al Departamento de
Fiscalización Forestal
1.6 Jefe/a de Sección
Fiscalización Forestal Nacional
Enviar resultados de supervisión realizadas por el Nivel central a las actividades
de fiscalización forestal efectuadas en las regiones
Trimestralmente Correo Electrónico
2
Jefe/a de Sección Control y Desarrollo Depto. Fiscalización
Forestal
Revisar en el SAFF la supervisión a las actividades y
documentos generados Trimestralmente No Aplica
3 Jefe/a DEFOR
Subir los datos de indicadores, entre ellos “Grado de
satisfacción de denunciantes” en el Sistema de Monitoreo de Desempeño Institucional (SIG-
BSC)
Mensualmente.
El “Grado de Satisfacción de
denunciantes” sólo se sube la primera semana de abril
No aplica
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N° Quién Qué Cuándo Registro
4
Jefe/a de Sección Control y Desarrollo Depto. Fiscalización
Forestal
Realizar análisis del proceso, identificando fortalezas y
debilidades en la gestión de la fiscalización forestal y sus
productos
Semestralmente Reporte Ejecutivo del SAFF y del SIGBSC
5
Jefe/a de Sección Control y Desarrollo Depto. Fiscalización
Forestal
Levantar solicitudes de acciones correctivas y /o
preventivas, si corresponde Cuando corresponda
Solicitud de Acción Correctiva y/o
Preventiva
6
Jefe/a de Sección Control y Desarrollo Depto. Fiscalización
Forestal
Consolidar la información y enviar informe a jefaturas y
regiones Semestralmente
Informe Análisis Proceso
7. Instructivos de Trabajo
Ingreso Denuncias de Terceros (FF-FF-7.5-P1-IT1) Fiscalización en Terreno de Plantaciones Forestales (FF-FF-7.5-P1-IT2) Fiscalización al Transporte y Acopio de Productos Primarios del Bosque Nativo (FF-FF-
7.5-P1-IT3)
8. Formularios y registros
Los criterios utilizados para determinar la forma de almacenamiento son:
- El SAFF es un sistema que posee respaldo garantizado para toda la información que contiene (Orden Interna 9991/2013 del Departamento de Informática)
- La actual firma electrónica del SAFF basta para todos los informes técnicos (Memorándum N° 5099/2013), sin existir la necesidad de imprimirlos, firmarlos y guardarlos físicamente.
- Ciertos registros son originalmente físicos, por lo que deben almacenarse adecuadamente.
- El acta de infracción es un instrumento público que debe ser almacenada en un lugar seguro, debiéndose siempre mantener una copia en la Oficina Provincial donde se detectó la infracción.
Respecto al respaldo digital de los registros:
El SAFF es el sistema oficial de CONAF para administrar la fiscalización forestal, pues permite documentar toda la información evidenciada durante el desarrollo de las actividades de fiscalización, sin necesidad de almacenarlos físicamente en otros soportes. Asimismo, permite
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resguardar todos los formularios y registros físicos que se deriven de ellas, adjuntándolos al sistema. Para estos efectos es imprescindible y fundamental que al iniciar la actividad en el SAFF, la etapa de “Asociar Ficha” – concepto genérico – en la cual se puede crear un predio, un punto de control o un establecimiento, sea correctamente ejecutada. Por lo anterior, es un requisito que todo registro o documentación generada durante una
actividad de fiscalización forestal sea realizada a través del sistema, tanto la documentación que éste genera internamente, como aquella complementaria que se crea externamente al sistema. Ésta última debe ser adjuntada al mismo, de manera tal de tener la totalidad de los antecedentes de la actividad. Sin embargo, existen ciertas excepciones, donde el respaldo físico de los documentos será adecuado, las que se exponen a continuación.
Respecto al respaldo físico de registros:
La carpeta predial es un expediente físico que se abre especialmente, bajo un sistema de archivo y clasificación adecuado, cuando ingresa por primera vez a CONAF una solicitud (relativa a un estudio técnico u otra disposición reglamentaria) asociada a un predio o establecimiento determinado, en la cual se almacenan todos los antecedentes históricos, pudiendo ser revisada por el/la respectivo/a propietario/a. La administración y custodia de estas carpetas están regidas por la Resolución 545/2012 de la Dirección Ejecutiva. Por lo anterior, es que siempre se deberán almacenar físicamente en las carpetas prediales respectivas, todos los registros generados a partir de actividades de fiscalización asociadas a predios/establecimientos que poseen con anterioridad una carpeta predial en CONAF. Es decir, todos los registros y formatos provenientes de controles de cumplimiento a estudios técnicos, como también de denuncias de terceros u otras actividades de fiscalización asociadas a predios/establecimientos con un expediente ya creado (informes técnicos, anexos, acta de infracción (fotocopia u original oficina provincial, dependiendo de la versión del acta4, etc.). No obstante, en virtud de resguardar la identidad de los/as denunciantes, tal como ha sido amparado por Fiscalía en el Memorándum N° 3864/2011, los registros “Formulario de denuncias de terceros por presuntas infracciones a la legislación forestal”, “Carta de respuesta al denunciante” y “Comprobante de despacho de correo” y cualquier otro documento que identifique al autor/a de la denuncia, nunca deberán ser almacenados físicamente en dichas carpetas prediales, sino que deberán ser almacenados donde la oficina provincial estime pertinente (archivo provincial). De esta manera, si un/a propietario/a solicita ver su carpeta predial, no encontrará información sobre el autor de la denuncia.
4 Se enviarán a imprimir nuevas actas de infracción, las cuales contendrán las siguientes hojas: Original: Infractor;
Copia 1°: Oficina Provincial CONAF; Copia 2°: Unidad Jurídica CONAF; Copia 3°: Juzgado de Policía Local.
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Para el caso de actividades de fiscalización forestal que no se encuentran asociadas a carpetas prediales (denuncias de terceros u otra actividad), el almacenamiento de sus registros dependerá si existe o no infracción asociada a la actividad. Si no existe infracción, entonces su almacenamiento será solo digital, a excepción de aquellos que originalmente son en papel y/o que poseen información escrita a mano, por ejemplo el formulario de ingreso al predio y/o a centro de acopio, formulario de denuncia presencial con la firma del denunciante, carta formal de denuncia, comprobante de despacho de correo, entre otros, los cuales deberán ser almacenados donde la oficina provincial estime pertinente (archivo provincial). Si existe infracción, la oficina provincial determinará si crea una carpeta predial para almacenar el acta de infracción (fotocopia u original oficina provincial, dependiendo de la versión del acta) y el resto de registros asociados a la actividad -a excepción de aquellos con antecedentes del denunciante que deberán ser almacenados donde la oficina provincial estime pertinente (archivo provincial)- o bien si mantiene un archivador de cortas no autorizadas no asociadas a carpetas prediales (archivo provincial), las que deberán estar ordenadas por fecha. Para el caso de infracciones detectadas en controles carreteros y centros de acopio, la oficina provincial determinará si almacena la documentación en un archivador específico para la actividad o bien si crea una carpeta para cada punto de control o establecimiento. En las Carpetas de Causas Jurídicas se almacenarán físicamente los registros asociados a infracciones a la legislación forestal vigente (antecedentes para la Denuncia ante el JPL), tales como: acta de infracción (Original CONAF o copia Unidad Jurídica, dependiendo de la versión del Acta5), informe técnico de corta no autorizada, informe técnico de control de cumplimiento a estudios técnicos que presentan incumplimiento, informe técnico de infracción a la acreditación de origen de productos primarios del bosque nativo, sus anexos, el Escrito de la Denuncia, todos los documentos legales relacionados, los informes técnicos de requerimientos judiciales y otros antecedentes que se originarán durante el seguimiento de la causa; si corresponde, las peticiones de auxilio de la Fuerza Pública, resoluciones del JPL por auxilio de la Fuerza Pública y solicitudes de paralización de faenas en bosque nativo y su respectiva resolución.
5 Se enviarán a imprimir nuevas actas de infracción, las cuales contendrán las siguientes hojas: Original: Infractor;
Copia 1°: Oficina Provincial CONAF; Copia 2°: Unidad Jurídica CONAF; Copia 3°: Juzgado de Policía Local.
PROCEDIMIENTO FISCALIZACIÓN FORESTAL Código: FF-FF-7.5-P1 Página: 45 de 52 Versión : 6 Fecha Versión : 17.02.2014
Identificación del Registro
Código Almacenamiento/
Responsable Protección Recuperación Retención
Disposición final
Propuesta de metas No
aplica
Digital: PC Depto.
Fiscalización Forestal
Respaldo del Sistema
Por nombre del archivo y fecha
Indefinido No aplica
Base de datos de estudios técnicos a
fiscalizar
No aplica
Digital: PC Depto.
Fiscalización Forestal
Respaldo del Sistema
Por nombre del archivo y fecha
Indefinido No aplica
Plan de estudios técnicos a fiscalizar
No aplica
Digital: PC Jefe/a DEFOR
Respaldo del Sistema
Por nombre del archivo y fecha
Indefinido No aplica
Formulario de denuncias de terceros por presuntas
infracciones a la legislación forestal
FF-FF-7.5-P1-
R1
Si corresponde físico:
Archivado en Oficina Provincial
Mueble con llave
Por Carpeta Predial
5 años Almacenamiento
en bodega
Digital: Ficha Predial en el
SAFF
Respaldo del Sistema
Por Ficha Predial
(Fiscalización) Indefinido No aplica
Formulario de Autorización de
Ingreso al Predio o Centro de Acopio
FF-FF-7.5-P1-
R2
Físico: Si corresponde en Carpeta Predial,
sino archivado en Oficina Provincial
Mueble con llave
Por Carpeta Predial
5 años Almacenamiento
en bodega
Digital: Ficha Predial en el
SAFF
Respaldo del Sistema
Por Ficha Predial
(Fiscalización) Indefinido No aplica
Carta de respuesta al denunciante
No aplica
Físico: Archivado en
Oficina Provincial
Mueble con llave
Por Carpeta Predial
5 años Almacenamiento
en bodega
Digital: Ficha Predial en el
SAFF
Respaldo del Sistema
Por Ficha Predial
(Fiscalización) Indefinido No aplica
Comprobante del despacho del correo
No aplica
Físico: Archivado en
Oficina Provincial
Mueble con llave
Por Carpeta Predial
5 años Almacenamiento
en bodega
Digital: Ficha Predial en el
SAFF
Respaldo del Sistema
Por Ficha Predial
(Fiscalización) Indefinido No aplica
PROCEDIMIENTO FISCALIZACIÓN FORESTAL Código: FF-FF-7.5-P1 Página: 46 de 52 Versión : 6 Fecha Versión : 17.02.2014
Identificación del Registro
Código Almacenamiento/
Responsable Protección Recuperación Retención
Disposición final
Carta al Propietario No
aplica
Físico: Carpeta Predial en Oficina Provincial
Mueble con llave
Por Carpeta Predial
5 años Almacenamiento
en bodega
Digital: Ficha Predial en el
SAFF
Respaldo del Sistema
Por Ficha Predial
(Fiscalización) Indefinido No aplica
Acta Infracción Ley 20.283 y Citación al
JPL
FF-FF-7.5-P1-
R12
Físico: Si corresponde en Carpeta Predial,
sino archivado en Oficina Provincial
Mueble con llave
Por Carpeta Predial
5 años Almacenamiento
en bodega
Digital: Ficha Predial en el
SAFF
Respaldo del Sistema
Por Ficha Predial
(Fiscalización) Indefinido No aplica
Acta Infracción al DL 701, Citación y Paralización de
Faenas
FF-FF-7.5-P1-
R4
Físico: Si corresponde en Carpeta Predial,
sino archivado en Oficina Provincial
Mueble con llave
Por Carpeta Predial
5 años Almacenamiento
en bodega
Digital: Ficha Predial en el
SAFF
Respaldo del Sistema
Por Ficha Predial
(Fiscalización) Indefinido No aplica
Informe de salida a terreno
No aplica
Digital: Ficha Predial en el
SAFF
Respaldo del Sistema
Por Ficha Predial
(Fiscalización) Indefinido No aplica
IT. Inspección Predial
FF-FF-7.5-P1-
R3
Si corresponde físico:
Si corresponde en Carpeta Predial,
sino archivado en Oficina Provincial
Mueble con llave
Por Carpeta Predial
5 años Almacenamiento
en bodega
Digital: Ficha Predial en el
SAFF
Respaldo del Sistema
Por Ficha Predial
(Fiscalización) Indefinido No aplica
PROCEDIMIENTO FISCALIZACIÓN FORESTAL Código: FF-FF-7.5-P1 Página: 47 de 52 Versión : 6 Fecha Versión : 17.02.2014
Identificación del Registro
Código Almacenamiento/
Responsable Protección Recuperación Retención
Disposición final
IT. CNA Plantaciones
FF-FF-7.5-P1-
R13
Si corresponde físico:
Si corresponde en Carpeta Predial,
sino archivado en Oficina Provincial
Mueble con llave
Por Carpeta Predial
5 años Almacenamiento
en bodega
Digital: Ficha Predial en el
SAFF
Respaldo del Sistema
Por Ficha Predial
(Fiscalización) Indefinido No aplica
IT. CCPM Plantaciones
FF-FF-7.5-P1-
R5
Físico: Carpeta Predial en Oficina Provincial
Mueble con llave
Por Carpeta Predial
5 años Almacenamiento
en bodega
Digital: Ficha Predial en el
SAFF
Respaldo del Sistema
Por Ficha Predial
(Fiscalización) Indefinido No aplica
IT. CC CTAPF
FF-FF-7.5-P1-
R6
Físico: Carpeta Predial en Oficina Provincial
Mueble con llave
Por Carpeta Predial
5 años Almacenamiento
en bodega
Digital: Ficha Predial en el
SAFF
Respaldo del Sistema
Por Ficha Predial
(Fiscalización) Indefinido No aplica
IT. Patrullaje terrestre
FF-FF-7.5-P1-
R7
Si corresponde físico:
Si corresponde en Carpeta Predial,
sino archivado en Oficina Provincial
Mueble con llave
Por Carpeta Predial
5 años Almacenamiento
en bodega
Digital: Ficha Predial en el
SAFF
Respaldo del Sistema
Por Ficha Predial
(Fiscalización) Indefinido No aplica
PROCEDIMIENTO FISCALIZACIÓN FORESTAL Código: FF-FF-7.5-P1 Página: 48 de 52 Versión : 6 Fecha Versión : 17.02.2014
Identificación del Registro
Código Almacenamiento/
Responsable Protección Recuperación Retención
Disposición final
IT. Patrullaje aéreo
FF-FF-7.5-P1-
R8
Si corresponde físico:
Si corresponde en Carpeta Predial,
sino archivado en Oficina Provincial
Mueble con llave
Por Carpeta Predial
5 años Almacenamiento
en bodega
Digital: Ficha Predial en el
SAFF
Respaldo del Sistema
Por Ficha Predial
(Fiscalización) Indefinido No aplica
IT. Requerimientos Judiciales
FF-FF-7.5-P1-
R9
Si corresponde físico:
Si corresponde en Carpeta Predial,
sino archivado en Oficina Provincial
Mueble con llave
Por Carpeta Predial
5 años Almacenamiento
en bodega
Digital: Ficha Predial en el
SAFF
Respaldo del Sistema
Por Ficha Predial
(Fiscalización) Indefinido No aplica
IT. Requerimientos de otros Organismos
FF-FF-7.5-P1-
R10
Si corresponde físico:
Si corresponde en Carpeta Predial,
sino archivado en Oficina Provincial
Mueble con llave
Por Carpeta Predial
5 años Almacenamiento
en bodega
Digital: Ficha Predial en el
SAFF
Respaldo del Sistema
Por Ficha Predial
(Fiscalización) Indefinido No aplica
IT. Actividades Preventivas
FF-FF-7.5-P1-
R11
Digital: Ficha Predial en el
SAFF
Respaldo del Sistema
Por Ficha Predial
(Fiscalización) Indefinido No aplica
IT. Patrullaje marítimo y/o fluvial
FF-FF-7.5-P1-
R14
Si corresponde físico:
Si corresponde en Carpeta Predial,
sino archivado en Oficina Provincial
Mueble con llave
Por Carpeta Predial
5 años Almacenamiento
en bodega
Digital: Ficha Predial en el
SAFF
Respaldo del Sistema
Por Ficha Predial
(Fiscalización) Indefinido No aplica
PROCEDIMIENTO FISCALIZACIÓN FORESTAL Código: FF-FF-7.5-P1 Página: 49 de 52 Versión : 6 Fecha Versión : 17.02.2014
Identificación del Registro
Código Almacenamiento/
Responsable Protección Recuperación Retención
Disposición final
IT. Supervisión de Actividades
FF-FF-7.5-P1-
R15
Digital: Ficha Predial en el
SAFF
Respaldo del Sistema
Por Ficha Predial
(Fiscalización) Indefinido No aplica
IT. CNA Bosque Nativo
FF-FF-7.5-P1-
R16
Si corresponde físico:
Si corresponde en Carpeta Predial,
sino archivado en Oficina Provincial
Mueble con llave
Por Carpeta Predial
5 años Almacenamiento
en bodega
Digital: Ficha Predial en el
SAFF
Respaldo del Sistema
Por Ficha Predial
(Fiscalización) Indefinido No aplica
IT. CCPM Bosque Nativo
FF-FF-7.5-P1-
R17
Físico: Carpeta Predial en Oficina Provincial
Mueble con llave
Por Carpeta Predial
5 años Almacenamiento
en bodega
Digital: Ficha Predial en el
SAFF
Respaldo del Sistema
Por Ficha Predial
(Fiscalización) Indefinido No aplica
IT. CCPM Preservación
FF-FF-7.5-P1-
R18
Físico: Carpeta Predial en Oficina Provincial
Mueble con llave
Por Carpeta Predial
5 años Almacenamiento
en bodega
Digital: Ficha Predial en el
SAFF
Respaldo del Sistema
Por Ficha Predial
(Fiscalización) Indefinido No aplica
IT. CC ASC
FF-FF-7.5-P1-
R19
Físico: Carpeta Predial en Oficina Provincial
Mueble con llave
Por Carpeta Predial
5 años Almacenamiento
en bodega
Digital: Ficha Predial en el
SAFF
Respaldo del Sistema
Por Ficha Predial
(Fiscalización) Indefinido No aplica
PROCEDIMIENTO FISCALIZACIÓN FORESTAL Código: FF-FF-7.5-P1 Página: 50 de 52 Versión : 6 Fecha Versión : 17.02.2014
Identificación del Registro
Código Almacenamiento/
Responsable Protección Recuperación Retención
Disposición final
IT. Control Carretero FF-FF-7.5-P1-
R20
Físico: Archivado en
Oficina Provincial
Mueble con llave
Por Carpeta Predial
5 años Almacenamiento
en bodega
Digital: Ficha Predial en el
SAFF
Respaldo del Sistema
Por Ficha Predial
(Fiscalización) Indefinido No aplica
IT. Control Centros de Acopio
FF-FF-7.5-P1-
R21
Físico Archivado en
Oficina Provincial
Mueble con llave
Por Carpeta Predial
5 años Almacenamiento
en bodega
Digital: Ficha Predial en el
SAFF
Respaldo del Sistema
Por Ficha Predial
(Fiscalización) Indefinido No aplica
IT. Infracción a la Acreditación de
Origen de Productos Primarios del BN
FF-FF-7.5-P1-
R22
Físico: Archivado en
Oficina Provincial
Mueble con llave
Por Carpeta Predial
5 años Almacenamiento
en bodega
Digital: Ficha Predial en el
SAFF
Respaldo del Sistema
Por Ficha Predial
(Fiscalización) Indefinido No aplica
Escrito Denuncia a Juzgado de Policía
Local
No aplica
Físico Carpeta Causa
Jurídica en Unidad Jurídica
Mueble con llave
Por Carpeta Causa Jurídica
5 años Almacenamiento
en bodega
Digital: Ficha Predial en el
SAFF
Respaldo del Sistema
Por Ficha Predial
(Fiscalización) Indefinido No aplica
Ficha de la Denuncia No
aplica Digital: SAFF
Respaldo del Sistema
Por Ficha Predial
(Fiscalización) Indefinido No aplica
Orden Interna (envío de antecedentes
físicos a Jefe Unidad Jurídica)
No aplica
Digital: Cero Papel
Respaldo del Sistema
Número y nombre de
registro Indefinido No aplica
Correo electrónico (Solicitud Auxilio Fuerza Pública a Jefe/a Provincial)
No aplica
Digital: Correo electrónico
institucional del fiscalizador/a
Respaldo del Sistema
Fecha y nombre de
registro Indefinido No aplica
PROCEDIMIENTO FISCALIZACIÓN FORESTAL Código: FF-FF-7.5-P1 Página: 51 de 52 Versión : 6 Fecha Versión : 17.02.2014
Identificación del Registro
Código Almacenamiento/
Responsable Protección Recuperación Retención
Disposición final
Memorándum (Solicitud Auxilio Fuerza Pública a
Jefe/a Unidad Jurídica)
No aplica
Digital: Cero Papel
Respaldo del Sistema
Número y nombre de
registro Indefinido No aplica
Escrito de Petición de Auxilio Fuerza
Pública
No aplica
Físico Carpeta Causa
Jurídica en Unidad Jurídica
Mueble con llave
Por Carpeta Causa Jurídica
5 años Almacenamiento
en bodega
Digital: Ficha Predial en el
SAFF
Respaldo del Sistema
Por Ficha Predial
(Fiscalización) Indefinido No aplica
Resolución del JPL por Auxilio Fuerza
Pública
No aplica
Físico Carpeta Causa
Jurídica en Unidad Jurídica
Mueble con llave
Por Carpeta Causa Jurídica
5 años Almacenamiento
en bodega
Digital: Ficha Predial en el
SAFF
Respaldo del Sistema
Por Ficha Predial
(Fiscalización) Indefinido No aplica
Antecedentes para el JPL
No aplica
Físico Carpeta Causa
Jurídica en Unidad Jurídica
Mueble con llave
Por Carpeta Causa Jurídica
5 años Almacenamiento
en bodega
Digital: Ficha Predial en el
SAFF
Respaldo del Sistema
Por Ficha Predial
(Fiscalización) Indefinido No aplica
Reporte del Seguimiento de
Denuncias
No aplica
Digital: SAFF
Respaldo del Sistema
Consulta Estructurada en el SAFF
Indefinido No aplica
Encuesta Satisfacción Cliente Externo del Proceso
de Fiscalización Forestal–
Denunciante
DE-GC-8.2-P1-
R11
Digital y/o
Papel (Jefe/a Sección
Fiscalización Forestal Regional)
Respaldos del sistema
y/o Archivador en oficina
del responsable
Por nombre y año
2 años Eliminación
Evaluación al Departamento de
Fiscalización Forestal
FF-FF-7.5-P1-
R23
Digital: Oficina Depto. Fiscalización
Forestal
Respaldo del Sistema
Fecha y nombre de
registro Indefinido No aplica
Reporte Ejecutivo del SAFF y del SIG BSC
No aplica
Digital: Oficina Depto. Fiscalización
Forestal
Respaldo del Sistema
Fecha y nombre de
registro Indefinido No aplica
PROCEDIMIENTO FISCALIZACIÓN FORESTAL Código: FF-FF-7.5-P1 Página: 52 de 52 Versión : 6 Fecha Versión : 17.02.2014
Identificación del Registro
Código Almacenamiento/
Responsable Protección Recuperación Retención
Disposición final
Solicitud de Acción Correctiva y/o
Preventiva
DE-GC-8.5-P1-
R1
Digital en PC o Impreso
Respaldo del sistema informático Por nombre
del archivo o documento/ correlativo
5 años Eliminación En Archivo
Encargado/a de la Calidad Regional
Archivador Encargado/
a de la Calidad Regional
Informe Análisis Proceso
No aplica
Digital: Oficina Depto. Fiscalización
Forestal
Respaldo del Sistema
Fecha y nombre de
registro Indefinido No aplica
Nota: Los responsables del almacenamiento de los registros son todas aquellas personas responsables de la actividad en donde se generaron. Por ejemplo: el responsable de almacenar el Formulario de Autorización de Ingreso al Predio o Centro de Acopio es el/la Fiscalizador/a. En cambio, el responsable de almacenar el Comprobante de Despacho de Correo es el/la Secretario/a, Asistente Administrativo/a o Fiscalizador/a.