PROCEDIMIENTO

COMUNICACIN,

PARTICIPACION Y

CONSULTA

PROCEDIMIENTO COMUNICACIN, PARTICIPACIN Y CONSULTA

CODIGO:

VERSION:

FECHA:

1. OBJETIVO

Garantizar la eficacia de la comunicacin dentro de la empresa. As como establecer los mecanismos

de participacin y consulta de las partes interesadas en el mejoramiento continuo del Sistema

Integrado de Gestin de Seguridad, Salud en el trabajo, Ambiente y Calidad.

Establecer los criterios y las responsabilidades para la comunicacin interna entre los diferentes

niveles y funciones del sistema integrado de Gestin en Seguridad, Salud en el trabajo, Ambiente y

Calidad de la empresa y para recibir documentar y responder a las comunicaciones relevantes de las

partes externas con relacin a aspectos de HSEQ.

2. ALCANCE

El siguiente Plan es aplicable a partes internas y externas pertinentes.

3. DEFINICIONES

HSEQ: Seguridad, Salud en el trabajo, Ambiente y Calidad

Comunicacin: Proceso de transferencia de informacin interactiva a travs de diferentes canales.

Consulta: Proceso a travs del cual se requiere la opinin de alguien.

Participacin: Proceso interactivo entre las partes implicadas en el que cada miembro, bien

individualmente o a travs de sus representantes, aportan ideas a un tema propuesto.

4. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD MECANISMO DE

CONTROL

1

Comunicacin, Participacin y Consulta con Personal Interno:

Induccin y Re-induccin de HSEQ y Tcnica: se hace una

descripcin detallada de los Sistemas de Gestin de la empresa.

dentro de los que se incluyen las Autoridad y Responsabilidades

dentro de la empresa. As como las polticas y Objetivos de los

Sistemas de Gestin.

Cartelera: permite publicar boletines informativos, campaas de

prevencin y promocin, noticias de inters general y dems

informacin de inters de primera mano.

Reuniones general: Se realizarn reuniones trimestralmente que

permiten evaluar los resultados obtenidos en todos los aspectos

dentro de la empresa, as mismo se fijan compromisos en pro del

mejoramiento continuo y el cierre de acciones preventivas y

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CODIGO:

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No. ACTIVIDAD MECANISMO DE

CONTROL

correctivas, as como el avance de cada una de ellos.

Otros temas de las reuniones en los cuales se involucrar el

personal son: en la revisin de Polticas, Metas y Objetivos de los

sistemas de Gestin, as como en la identificacin y evaluacin de

los riesgos a los cuales estn expuestos.

Para asuntos ms urgentes que necesiten ser vistos con una

periodicidad menor de tres meses, se podr convocar una reunin

de carcter extraordinario.

Buzn Sugerencias y Reclamos: Para recoger inquietudes del

personal en cuanto al comportamiento de los Sistemas de

Gestin en HSEQ, est instalado un buzn de Opinin a la

entrada de las oficinas, en el cual todo el personal puede dejar

por escrito sus inquietudes, sugerencias, opiniones y preguntas

al respecto. Con la finalidad de promover las sugerencias por

parte del personal y sondear sus preocupaciones respecto a la

gestin y el comportamiento de Seguridad, Salud en el trabajo,

Ambiente y Calidad de la empresa, Se podrn hacer encuestas

peridicas en las que se traten en estos aspectos.

Esta informacin es analizada por el Coordinador HSEQ, que

contesta de forma particular al interesado, si da su identidad, y/o la

da a conocer al personal que considere oportuno. El Coordinador

HSEQ es responsable a su vez de transmitir toda esta informacin a

la Gerencia, con el objeto que la opinin del personal sea tenida en

cuenta en las revisiones por la Gerencia.

Red Local: El coordinador HSEQ distribuye mediante la red Local

una copia de la documentacin de los Sistemas de Gestin en

HSEQ.

Correo electrnico: Para asegurar la comunicacin de

informaciones puntuales de carcter urgente, relativas a

cualquier proceso, proyecto o servicio, son comunicadas al

personal afectado, la empresa dispone del Correo Electrnico, el

cual deber ser revisado por todo el personal interno.

As mismo, en los propios procedimientos (operativos o de gestin)

se incluyen criterios para el flujo de informacin interna entre los

diferentes niveles y funciones para tareas especficas.

Registro de

induccin

Evaluacin de la

induccin

Correo electrnico

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CODIGO:

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No. ACTIVIDAD MECANISMO DE

CONTROL

Celular: Durante el desarrollo de las actividades se utiliza este

medio para quien requiera hacer consultas, solucionar

inquietudes o reportar novedades.

Memorandos y comunicados internos: Permite la difusin de

informacin puntual a nivel interno y externo.

Programa de capacitaciones: Anualmente se establece un

programa de capacitacin y entrenamiento el cual permite la

actualizacin y participacin en el sistema de gestin HSEQ.

COPASO - Viga ocupacional: Son voceros de las inquietudes de

los trabajadores respecto a la Seguridad y Salud en el trabajo,

conocen a profundidad los problemas de la empresa y

contribuyen a resolverlos; sirven como puente de comunicacin

entre los trabajadores y la alta direccin para la consulta,

participacin y comunicacin de todos los aspectos de SST.

Memorando

Comunicados

2

Comunicacin, Participacin y consulta Partes internas y Externas:

Folletos: Se tiene un folleto de informacin el cual se le

entregara a los visitantes; contratistas, clientes y dems grupos

de inters donde se informa acerca de las polticas, actividades

de Responsabilidad Social, uso de EPP, riesgos, Reporte de

actos y condiciones inseguras, Quejas y sugerencias, Plan de

Emergencia, Medevac.

Va telefnica: Se utilizara como medio de comunicacin con

clientes, proveedores y dems partes interesadas.

Buzn de Quejas y Reclamos, Reporte de actos y condiciones

inseguras y sugerencias: Las comunicaciones de partes

interesadas externas se tramitan a travs del buzn de

Sugerencias y Reclamos, en caso tal que la sugerencia o reclamo

no sea recibida por el buzn esta deber ser registrada. Las

respuestas a dichas comunicaciones sern siempre

documentadas y registradas por los responsables implicados.

Correo electrnico: las comunicaciones con clientes, proveedores

y dems partes interesadas se realizarn a travs de los correos

empresariales, donde se podrn recepcionar las inquietudes,

consultas y dems para darles el trmite y respuesta

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CODIGO:

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FECHA:

No. ACTIVIDAD MECANISMO DE

CONTROL

correspondiente.

3

Comunicacin con el cliente: por medio de correo electrnico, cartas,

va telefnica. La persona autorizada es la gerencia, director de

obra, o quien delegue.

Reuniones de permiso de trabajo semanalmente y reuniones de

planeacin de obra

Acta de reunin

4

Comunicacin con la ARL: La comunicacin podr realizarse

mediante carta con firma del coordinador HSEQ y sello de la

empresa, o por medio de la gestora asignada con quien se realizara

comunicacin va telefnica o correo electrnico.

Carta

Registro de visita

gestor

FIN DEL DOCUMENTO