procedimentos para eliminação de documentos públicos

Cartilha

Procedimentos para Eliminação de Documentos

Públicos

MINISTÉRIO DA FAZENDASECRETARIA EXECUTIVA

SUBSECRETARIA DE PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E ADMINISTRAÇÃOCOORDENAÇÃO-GERAL DE RECURSOS LOGÍSTICOS

É livre a reprodução exclusivamente para fins não comerciais, desde que a fonte seja citada.

Ministro da FazendaJOAQUIM LEVY

Secretário-ExecutivoPAULO ROGÉRIO CAFFARELLI

Subsecretário de Planejamento, Orçamento e AdministraçãoMANUEL AUGUSTO ALVES SILVA

Coordenadora-Geral de Recursos LogísticosALEXANDRA MENDES LEÃO RIBEIRO

Coordenadora de Documentação e Sistemas de Logística - SubstitutaAMANDA FREITAS GOMES

Equipe TécnicaAMANDA FREITAS GOMESDANIELE CRISTINA BASSO UNOGABRIELA MACHADO DE SOUZAEDUARDO FERNANDES AUGUSTO

DiagramaçãoDANIELE CRISTINA BASSO UNO

RevisãoVALDINEA PEREIRA DA SILVA

BRASIL. Ministério da Fazenda. Secretaria Executiva. Subsecretaria de Planejamento, Orçamento e Administração. Coordenação-Geral de Recursos Logísticos. Cartilha procedimentos para eliminação de documentos públicos. - 2. ed. - Brasília, 2015. p.

Impresso no Brasil/ Printed in Brazil

20

Brasília-DFJaneiro/2015



Cartilha

Procedimentospara Eliminação de

Documentos Públicos

2ª edição

Brasil. Ministério da Fazenda. Secretaria Executiva. Subsecretaria de

Planejamento, Orçamento e Administração. Coordenação-Geral de

Recursos Logísticos.

Cartilha Procedimentos para Eliminação de Documentos Públicos

asília : MF/SE/SPOA/COGRL, 2015.

p. : il. ; 21 cm.

:

- 2. ed. - Br

20

1. Documentos - Eliminação. 2. Arquivos e arquivamento

(Documentos). 3. Documentos - Gestão. 4. Brasil. Ministério da Fazenda. I.

Título.

CDD - 025.17

Registre sua manifestação no Serviço de Ouvidoria do Ministério da Fazenda.

http://portal.ouvidoria.fazenda.gov.br/ouvidoria/Telefone: 0800 702 1111

E-mail: [email protected]

A SPOA agradece!

MINISTÉRIO DA FAZENDASecretaria ExecutivaSubsecretaria de Planejamento, Orçamento e AdministraçãoCoordenação-Geral de Recursos LogísticosSAS Quadra 6 - Bloco O - Ed. Órgãos Centrais - 8º andar CEP 70070-917 - Brasília - Distrito Federal - BrasilFone: 55 (61) 3412-5801

2015, COORDENAÇÃO-GERAL DE RECURSOS LOGÍSTICOS (COGRL)

[email protected] http://www.fazenda.gov.br/

Procedimentos para Eliminação de Documentos Públicos 3

APRESENTAÇÃO

A Lei n. 8159, de 8 de janeiro de 1991, conhecida também como Lei de Arquivos e que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, define no Art. 1º que:

É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.

Assim, a cartilha apresenta o passo a passo dos procedimentos a serem seguidos para a eliminação de documentos públicos, com base no que foi estabelecido pela Resolução n. 40, de 9 de dezembro de 2014, do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ).


DEFINIÇÕES

Com o objetivo de entender melhor o passo a passo para a eliminação de documentos públicos, algumas definições de termos são importantes:

Assunto: é o conteúdo informacional do documento. Um mesmo tipo de documento poderá ser associado a assuntos diversos. Ver tipo de documento.

Atividade-fim (ou finalística): é o conjunto de atividades que uma instituição desenvolve para o desempenho de suas atribuições específicas, de acordo com a missão e a visão do órgão.

Atividade-meio: é a atividade que auxilia e viabiliza a atividade-fim de um órgão; e é comum a todas as organizações. Exemplo: compra de equipamentos e materiais, planejamento do orçamento, gestão de pessoas, etc.

Avaliação de documentos: é o processo que consiste em identificar valores para os documentos e analisar seu ciclo de vida, com vistas a estabelecer prazos para sua guarda ou eliminação, contribuindo para a racionalização dos arquivos e eficiência administrativa, bem como para a preservação do patrimônio documental.

Ciclo de vida dos documentos: é a sucessão de fases por que passam os documentos, desde o momento em que são criados (produção) até a sua destinação final (eliminação ou guarda permanente). Também conhecida como “teoria das três idades”.

Classificação arquivística: é a organização dos documentos de um arquivo, de acordo com um plano ou código de classificação. A classificação é realizada a partir da análise e identificação do conteúdo dos documentos, com a seleção da categoria de assuntos sob a qual serão classificados, arquivados e acessados.

Código de classificação de documentos: é um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido e recebido por um órgão ou entidade no exercício de suas funções e atividades.

6 Coordenação-Geral de Recursos Logísticos

Comissão de Avaliação de Documentos (CAD): é uma comissão peculiar à estrutura do Ministério da Fazenda, instituída nos órgãos que integram a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD).

Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD):1 é uma comissão regulamentada pelo Decreto n. 4.073, de 3 de janeiro de 2002, e tem a responsabilidade de orientar o processo de análise, avaliação e destinação da documentação produzida e acumulada no MF.

Destinação de documentos: é o encaminhamento dos documentos, em decorrência da avaliação, para a guarda permanente ou para a eliminação.

Documento: é toda unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato, suscetível de ser utilizada para consulta, estudo, prova e pesquisa, por comprovar fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época ou lugar.

Eliminação de documentos: é a destruição de documentos que, na avaliação, forem considerados sem valor para guarda permanente.

Espécie documental: é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição (forma de registro) e natureza dos atos que lhe deram origem. Exemplos: decreto, resolução, portaria, acórdão, parecer, relatório, ata, certidão, atestado, contrato, convênio, ofício, memorando, edital, alvará, etc.

Formato: é a configuração física de um suporte conforme a sua natureza e o modo como foi confeccionado. Exemplos: formulários, ficha, livro, caderno, planta, etc.

Fundo: é o conjunto de documentos de uma mesma proveniência.

Gênero documental: é a configuração que assume um documento de acordo com a linguagem utilizada na comunicação de seu conteúdo. Exemplo: textual, audiovisual, cartográfico, etc.

1 A CPAD, a CAD e a SCAD foram instituídas por meio da Portaria SE/MF n. 206, de 10 de julho de 2008, alterada pela Portaria SE/MF n. 316, de 26 de agosto de 2011. Mais informações sobre as Comissões estão disponíveis em: <Intranet/SPOA/Recursos Logísticos>.

http://pesquisa.in.gov.br/imprensa/jsp/visualiza/index.jsp?data=11/07/2008&jornal=1&pagina=23&totalArquivos=140�

http://pesquisa.in.gov.br/imprensa/jsp/visualiza/index.jsp?data=29/08/2011&jornal=2&pagina=24&totalArquivos=48�

http://intraspoa.fazenda/spoa/index.php?aid=7&coord=25&servico=12566&pagid=23225&pag=vinc�


Processo (documento): é o conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ação administrativa ou judicial, que constitui uma unidade de arquivamento. Ver documento.

Processo (negócio): é a “organização lógica de pessoas, energia, equipamento e procedimentos em atividades de trabalho projetadas para produzir um resultado final” (PALL, 1987 apud FURLAN, 2011, p. 17).

Seleção de documentos: é a seleção física dos conjuntos documentais com vistas ao cumprimento de sua destinação.

Subcomissão de Avaliação de Documentos (SCAD): é uma comissão instituída nas unidades descentralizadas, regionais, estaduais e seccionais do Ministério da Fazenda. Ver Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.

Suporte: é o material no qual são registradas as informações. Exemplos: papel, disco magnético, etc.

Tabela de temporalidade de documentos: é um instrumento de destinação, aprovado pelo Arquivo Nacional, que determina prazos e condições de guarda, tendo em vista a transferência, o recolhimento ou a eliminação de documentos.

Tipo de documento: é a divisão de espécie que reúne documentos por suas características comuns no que diz respeito à natureza de conteúdo ou técnica de registro. Exemplo: na espécie “decreto”, os tipos podem ser “decreto-lei”, “decreto legislativo”; na espécie “relatório”, os tipos podem ser “relatório de atividades”, “relatório de fiscalização”; na espécie “certidão”, os tipos podem ser “certidão de nascimento”, “certidão de tempo de serviço”.


Para a documentação das atividades-meio produzida, recebida ou arquivada no Ministério da Fazenda, deve ser aplicado o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às atividades-meio da Administração Pública Federal (CONARQ, 2001).2

Para a documentação referente às atividades-fim do MF, a Secretaria da Receita Federal do Brasil possui o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo3 aprovados pelo Arquivo Nacional.4 A aplicação desses instrumentos, nas Superintendências de Administração do Ministério da Fazenda (SAMFs), deve seguir as orientações dadas pela COGRL/SPOA.5 Para os demais órgãos e unidades do MF, os códigos e as tabelas específicos estão em fase de desenvolvimento e aprovação pelo Arquivo Nacional, para posterior aplicação.

2 Disponível em: <http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/resolucao_14.pdf>. 3 Disponível em: <http://www.siga.arquivonacional.gov.br/media/codigos_tabelas/rfb_apres_cdigo_af_ref_legisl.pdf>. 4 Portaria AN n. 221, de 10 de novembro de 2014. 5 Disponível em: <Intranet SPOA/Recursos Logísticos>.

http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/resolucao_14.pdf�

http://www.siga.arquivonacional.gov.br/media/codigos_tabelas/rfb_apres_cdigo_af_ref_legisl.pdf�

http://pesquisa.in.gov.br/imprensa/jsp/visualiza/index.jsp?jornal=1&pagina=26&data=11/11/2014�



PASSO A PASSO PARA ELIMINAÇÃO DE

DOCUMENTOS PÚBLICOS

O presidente da Subcomissão de Avaliação de Documentos (SCAD) e o responsável pela seleção dos documentos deverão solicitar uma reunião com todos os membros para dar publicidade ao início

dos trabalhos de classificação documental.

Nessa reunião, poderão ser abordados os seguintes pontos:

a) apresentação da equipe de classificação de documentos;

b) apresentação do cronograma do trabalho de classificação;

c) indicação dos conjuntos documentais que se pretende classificar; e

d) aprovação do Plano de Trabalho por parte dos membros da SCAD.

A equipe de classificação deve iniciar os trabalhos de classificação documental, com base no Código de Classificação de Documentos. O trabalho deve consistir na leitura do documento para verificar a

qual assunto pertence e fazer a correspondência dele no Código de Classificação. Após a classificação, a equipe deve realizar a separação dos documentos em uma caixa-arquivo para cada código. Ver Cartilha Procedimentos para Classificação de Documentos Arquivísticos.6

6 Disponível em: <IntraSPOA/Recursos Logísticos>.

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Avaliar quais documentos classificados são objetos de eliminação segundo a Tabela de Temporalidade de Documentos.

Os membros da SCAD devem autuar o Processo Administrativo da Subcomissão de Avaliação de Documentos e fazer constar nos autos todos os documentos relativos aos procedimentos

legais, como as atas de reunião da Subcomissão, a Listagem de Eliminação de Documentos, o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos, o Termo de Eliminação de Documentos, entre outros.

Separar aqueles que foram destinados à eliminação e tramitá-los no sistema COMPROT para o órgão “Subcomissão de Avaliação de Documentos”.

Separar aqueles que não foram destinados à eliminação, pois devem aguardar mais tempo para o descarte e retorná-los à caixa-arquivo de origem.

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O responsável pela seleção dos documentos a serem eliminados deve elaborar uma Listagem de Eliminação de Documentos (figura 1) e encaminhá-la à Comissão de Avaliação de Documentos (CAD)

do respectivo órgão para aprovação.

A CAD, então, deve encaminhar o documento à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD), para ciência e análise. Após aprovação da CPAD, esta deve encaminhar ao Arquivo Nacional, a fim de obter autorização, duas vias da Listagem (assinadas e rubricadas), por meio de correspondência oficial.

Figura 1 – Modelo de Listagem de Eliminação de Documentos LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS ÓRGÃO/ENTIDADE: (indicar o nome do órgão/entidade, acompanhado das siglas respectivas) UNIDADE/SETOR: (indicar o nome da unidade/setor que eliminará os documentos relacionados na listagem, acompanhado das siglas respectivas) No caso de eliminação de documentos de órgãos/entidades extintos, indicar o nome do produtor(a)/acumulador(a) dos documentos.

ÓRGÃO/SETOR: (siglas) LISTAGEM Nº: (nº / ano) FOLHA Nº: (nº / nº total)

CÓDIGO REFERENTE À

CLASSIFICAÇÃO DESCRITOR DO CÓDIGO

DATAS-LIMITE

UNIDADE DE ARQUIVAMENTO OBSERVAÇÕES/

JUSTIFICATIVAS QUANT. ESPECIFICAÇÃO

MENSURAÇÃO TOTAL: (indicar, em metros lineares, o total de documentos que serão eliminados) DATAS-LIMITE GERAIS: (indicar, em anos, o período dos documentos que serão eliminados)

(O quadro abaixo somente deverá ser preenchido quando for necessário, isto é, quando os documentos a serem eliminados necessitarem de aprovação das contas pelos Tribunais de Contas.)

Conta(s) do(s) exercício(s) de: Conta(s) aprovada(s) pelo Tribunal de Contas em:

Publicação no Diário Oficial (data, seção, página)

(continua)

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Figura 2 – Modelo de Listagem de Eliminação de Documentos (continuação) LOCAL/DATA ______ ___/___/___ __________________

RESPONSÁVEL PELA SELEÇÃO

LOCAL/DATA ______ ___/___/___

______________________ PRESIDENTE DA

SUBCOMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

LOCAL/DATA______ ___/___/___ ________________________

AUTORIDADE DO ÓRGÃO

LOCAL/DATA ______ ___/___/___

_________________________________ Presidente da Comissão de Avaliação de Documentos (CAD)

LOCAL/DATA ______ ___/___/___

_________________________________ Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD)

LOCAL/DATA ______ ___/___/___ AUTORIZO:

__________________________________ Diretor-Geral do Arquivo Nacional

Fonte: Adaptado de CONARQ, 2014.

Após obter a autorização, os membros da SCAD devem elaborar a minuta do Edital de Ciência de Eliminação de Documentos (figura 2) e encaminhá-la à CAD do respectivo órgão para aprovação.

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Figura 3 – Modelo de Edital de Ciência de Eliminação de Documentos (NOME DO ÓRGÃO OU ENTIDADE)

EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

Nº ____/____ (indicar o nº / ano do Edital) O(A) Presidente da Subcomissão de Avaliação de Documentos, designado(a) pela Portaria nº _____ (indicar o nº), de ___/___/___ (indicar dia, mês e ano da portaria), publicada no (indicar o nome do periódico oficial), de ___/___/___ (indicar dia, mês e ano da portaria), de acordo com a Listagem de Eliminação de Documentos nº (indicar o nº / ano da listagem), autorizada pelo titular do (indicar o nome da instituição arquivística pública), por intermédio do (indicar o documento de autorização), faz saber a quem possa interessar que a partir do quadragésimo quinto (45º) dia subsequente a data de publicação deste Edital no (indicar o nome do periódico oficial), se não houver oposição, o(a) (indicar a unidade responsável pela eliminação) eliminará (indicar a mensuração total) dos documentos relativos a (indicar as referências gerais dos descritores dos códigos de classificação dos documentos a serem eliminados), do período de (indicar as datas-limite gerais), do(a) (indicar o nome do órgão/entidade produtor ou acumulador dos documentos a serem eliminados). Os interessados, no prazo citado, poderão requerer, às suas expensas e mediante petição dirigida à Subcomissão de Avaliação de Documentos do(a) (indicar o nome do órgão/entidade), a retirada ou cópias de documentos, avulsos ou processos, bem como o desentranhamento ou cópias de folhas de um processo.

(Local e data) (Nome e assinatura do Presidente da Subcomissão de Avaliação de Documentos)


Após aprovação da minuta do Edital de Ciência de Eliminação de Documentos pela CAD, a SCAD deve encaminhar o documento para publicação no

Diário Oficial da União (DOU). Após a publicação, a CAD deve encaminhar para o Arquivo Nacional uma cópia da página em que o Edital foi publicado. Aguarda-se, então, um prazo de 45 dias para possíveis manifestações de interessados nos documentos a serem eliminados.

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A eliminação de documentos públicos deverá ser efetuada por meio de fragmentação manual ou mecânica, com a garantia de que a

descaracterização dos documentos não possa ser revertida, sob a supervisão de servidor designado para acompanhar o procedimento.

Após a eliminação dos documentos, os membros da SCAD devem elaborar o Termo de Eliminação de Documentos (figura 3) e encaminhá-lo para publicação em boletim interno do MF.

Após a publicação, a CAD deve encaminhar para o Arquivo Nacional uma cópia da página em que o Termo foi publicado.

Figura 4 – Modelo de Termo de Eliminação de Documentos (NOME DO ÓRGÃO OU ENTIDADE)

TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

Aos ______ dias do mês de __________ do ano de _________, o(a) (indicar o nome do órgão ou entidade responsável pela eliminação), de acordo com o que consta da Listagem de Eliminação de Documentos nº (indicar o nº / ano da listagem), aprovada pelo(a) titular do(a) (indicar o nome da instituição arquivística pública), por intermédio do (indicar o documento que autorizou a eliminação) e respectivo Edital de Ciência de Eliminação de Documentos nº (indicar o nº / ano do edital), publicado no (indicar o nome do periódico oficial), de (indicar a data de publicação do edital), procedeu à eliminação de (indicar a mensuração total) dos documentos relativos a (indicar as referências gerais dos descritores dos códigos de classificação dos documentos a serem eliminados), do período de (indicar as datas-limite gerais), do(a) (indicar o nome do órgão/entidade produtor ou acumulador dos documentos que foram eliminados).

(Local e data) (Nome, assinatura e cargo do responsável designado para supervisionar e acompanhar a

eliminação) (Nome e assinatura do Presidente da Subcomissão de Avaliação de Documentos)


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A SCAD deve enviar Memorando à COGRL solicitando a exclusão, no sistema Comprot, dos documentos que foram tramitados para o órgão “Subcomissão de Avaliação de Documentos” (passo

5). Junto com o Memorando, deve-se encaminhar o Processo Administrativo da Subcomissão de Avaliação de Documentos (autuado no passo 4).

Para esclarecimentos adicionais, entrar em contato com a CAD de seu órgão ou com a Presidência da CPAD/MF Núcleo Central (representada pela COGRL/SPOA) pelo e-mail [email protected].

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REFERÊNCIAS

ARQUIVO NACIONAL. Gestão de documentos: curso de capacitação para os integrantes do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, da administração pública federal. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2011. 98 p. BRASIL. Lei n. 8159, de 8 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L8159.htm>. Acesso em: 18 jul. 2014. CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Classificação, temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-meio da administração pública. Disponível em: <http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/resolucao_14.pdf>. Acesso em: 18 jul. 2014.

____________. Resolução n. 5, de 30 de setembro de 1996. Dispõe sobre a publicação de editais para Eliminação de Documentos nos Diários Oficiais da União, Distrito Federal, Estados e Municípios. Disponível em: <http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?infoid=56& sid=46>. Acesso em: 26 ago. 2014. ____________. Resolução n. 40, de de 9 de dezembro de 2014. Dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR. Disponível em: <http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?infoid=1017&sid=46>. Acesso em: 17 dez. 2014. FURLAN, José Davi (tutor). Introdução ao BPM e CBOK: módulo 1: aula inaugural. In: ELO GROUP. Curso de formação de gestores de processo. [Rio de Janeiro]: ELO Group, 2011. p. 1 - 64. Educação à distância.

http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?infoid=56&sid=46�

http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?infoid=56&sid=46�


APÊNDICE – PROCESSO DE NEGÓCIO: ELIMINAÇÃO DE

DOCUMENTOS PÚBLICOS7

7 Disponível também em: <Intranet SPOA/Recursos Logísticos>.


procedimentos para eliminação de documentos públicos

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