pro-gre-03 devolución de equipos informáticos

INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICAS Y CENSOS

Macroproceso: Gestin de Tecnologas de la Informacin y Comunicacin

Cdigo: PRO-GRE-03

Proceso: Gestin de Requerimientos Versin: 1.0

Procedimiento: Devolucin de Equipos informticos Fecha: 09/07/2013

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1. INTRODUCCIN

El presente documento especifica el procedimiento para la devolucin de

equipos informticos (equipos de cmputo y sus perifricos) por parte de los

funcionarios del INEC.

2. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Normas vigentes de control interno para las entidades, organismos del

sector pblico y de las personas jurdicas de derecho privado que

dispongan de recursos pblicos, norma 410-04: Polticas y

procedimientos por la Contralora General del Estado Ecuatoriano.

410-09, numeral 7: Inventario (Mantenimiento y control de la

infraestructura tecnolgica)

Disposicin resultado de la auditora por parte de la contralora General

del Estado, en la que determina que se debe cumplir con las normativas

y se alcance una distribucin idnea de equipos de cmputo es decir

una relacin 1:1.

3. PROPSITO

El presente procedimiento tiene el propsito de servir de gua para el

personal involucrado en la devolucin de equipos informticos (equipos de

cmputo y perifricos), as como para los usuarios de los mismos.

4. ALCANCE

El procedimiento es ubicado en el proceso de gestin de requerimientos,

es aplicable para TIC zonales y el rea de Help Desk de Administracin

Central; como partes integrantes de DITIC, Guardalmacn de

Administracin Central o de las Direcciones Zonales y para los usuarios de

equipos informticos (computador y sus perifricos). Las especificaciones



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de este procedimiento se limitan a la devolucin de los equipos

informticos mencionados.

5. GLOSARIO DE TRMINOS

TIC zonales.- Tecnologas de la informacin y Comunicacin de

cada Zonal de INEC.

Help Desk.- Unidad de la Direccin de Tecnologas de la

Informacin y Comunicacin, encargada de brindar

soporte a los usuarios y del mantenimiento de

equipos de cmputo e impresin.

Equipo informtico.- Dispositivo tecnolgico que sirve para procesar

informacin, incluye los componentes internos y

externos (perifricos de entrada y salida) que

forman parte de stos.

Equipo de cmputo.- Computadores de escritorio o porttiles y tablets.

Equipo de impresin.- Equipo que permite la impresin enviada desde

equipos de cmputo.

Copiadora.- Equipo que permite la duplicacin de documentos.

6. ABREVIATURAS

DITIC= Direccin de Tecnologas de la Informacin y

Comunicacin.

TIC zonal= Tecnologas de la informacin y Comunicacin de

cada Zonal de INEC.

7. POLTICAS

El Tcnico debe revisar detenidamente el equipo o perifrico para

identificar cualquier anomala en el mismo. En caso de que se

determinara que el equipo tenga un dao por negligencia del custodio,

ser notificado al Guarda Almacn de Administracin Central o de las



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Direcciones Zonales, y este a su vez notificar al rea Administrativa

Financiera, para que efecte las acciones que garanticen la reposicin

y devolucin del equipo en buenas condiciones, por parte del

funcionario custodio.

El informe tcnico de estado debe ser claro y preciso al describir el

estado del equipo o perifrico a ser devuelto.

El requerimiento de informe de estado de equipo debe ser:

o Atendido por el tcnico encargado en un mximo de 8 horas

laborables posterior al ingreso del requerimiento en el sistema de

tickets.

La realizacin de los respaldos de informacin de trabajo debe ser

efectuado por los funcionarios, considerando que ellos conocen lo que

corresponde a la informacin relacionada con el trabajo; acorde a la

poltica de uso de servicios tecnolgicos del INEC.

Los funcionarios deben entregar la informacin respaldada a su Jefe

inmediato en caso de que cesen sus labores en el INEC.

Solamente en el caso de Directores, se autoriza que sea su secretaria o

asistente quien genere el ticket a su nombre.

Deben acatarse los pasos de este procedimiento en el orden en que

han sido establecidos.

8. RESPONSABILIDADES

Cargo Responsabilidad

Funcionario de rea

requirente

Efectuar el respaldo de la informacin

(documentacin y correo electrnico

institucional) que contiene el equipo a

devolver, en caso de requerir asesora

para esta tarea, puede solicitarla a un



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tcnico.

Generar ticket del requerimiento para

informe de estado de equipo.

Gestionar la devolucin del equipo

informtico.

Tcnico de Help Desk

o de TIC Zonales

Remitir el correo de informe tcnico sobre

el estado de equipo informtico conforme

al formato establecido (FOR-GRE-04).

Adjuntar el correo de informe tcnico

sobre el estado del equipo informtico; al

ticket correspondiente.

Jefe Guardalmacn de

Administracin Central

o de las Direcciones

Zonales

Firmar junto con el funcionario la

respectiva Acta de Entrega-Recepcin de

los equipos informticos, considerando el

correo de informe tcnico sobre el estado

del equipo informtico.

En caso que se determinara que el equipo

tenga un dao por negligencia del

funcionario debe ser notificado al Guarda

Almacn de Administracin Central o de

las Direcciones Zonales, y este a su vez

notificar al rea Administrativa

Financiera, para que efecte las acciones

que garanticen la reposicin y devolucin

del equipo en buenas condiciones, por

parte del funcionario custodio.



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9. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

ORDEN RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO

1 Funcionario 1. Efecta el respaldo de la informacin, (documentacin y correo electrnico institucional). En caso de ser requerido, registra un ticket, solicitando la asesora para obtener respaldos de correo electrnico institucional.

2. Genera ticket para elaboracin de informe tcnico de estado del equipo informtico.

3. Entrega el equipo a TIC Zonales o Help Desk de Administracin Central para la respectiva revisin tcnica.

Ticket

2 Tcnico de Help desk

o de TIC Zonales

1. Atiende el ticket y realiza la revisin tcnica del equipo entregado.

2. Remite al funcionario el correo electrnico de informe tcnico sobre el estado del equipo.

3. Adjunta el correo de informe de estado de equipo en el ticket correspondiente.

4. Cierra ticket.

Correo electrnico de informe tcnico sobre el estado de equipo a ser devuelto (FOR-GRE-04).

3 Funcionario 1. Retira el equipo en Help Desk o TIC Zonales.

2. Entrega el equipo a Guardalmacn.

4 Guardalmacn

1. Recibe el correo electrnico de informe tcnico de estado del equipo a ser devuelto.

2. Recibe el equipo informtico por parte del funcionario custodio.

Acta de Entrega Recepcin



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3. Hace firmar el Acta de entrega-recepcin al funcionario por la devolucin del equipo.

4. En caso de existir anomala por negligencia del custodio, debe comunicar al Administrativo Financiero al respecto

10. FORMATOS:

NOMBRE DEL FORMATO CDIGO DE FORMATO

Formato de correo electrnico para

informe tcnico de estado de equipo.

FOR-GRE-04

11. HISTORIAL DE VERSIONES

Versin Descripcin

del Cambio Responsable

Fecha de

Cambio

Fecha de

Aprobacin

01 Creacin del

documento

Ing. Mercy

Anchundia 09/07/2013 07/10/2013



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12. ANEXOS

Formato de correo electrnico para informe tcnico de estado de equipo

(FOR-GRE-04).

Partes del Informe

Debe contener

Destinatario Funcionario

Con Copia Director, su delegado o Jefe de rea requirente, Guardalmacn, Jefe de Help desk o Jefe de TIC zonales.

Asunto Informe de estado de (indicar el tipo de equipo informtico)

Ciudad/Fecha (Ej.: Quito, lunes 08 de julio del 2013)

Cuerpo Mediante el presente documento informo que (indicar el tipo de equipo informtico), que se encuentra bajo custodia de (indicar el funcionario custodio), funcionario(a) de (indicar la direccin a la que pertenece), se encuentra en estado (indicar si se encuentra en condiciones operativas o no y las observaciones tcnicas que ameriten) Las caractersticas del (tipo de equipo) son las siguientes: (Marca, modelo, serie).

Anexos (Opcional)

Documento de sustento para el informe tcnico.



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13. FIRMAS DE APROBACIN

Elabor Revis Aprob

Nombre Ing. Mercy

Anchundia Heinz Cerda

Ing. Geoconda

Ocampo

Cargo

Analista de

Tecnologas de la

Informacin y

Comunicacin 2

Jefe de Help

Desk

Directora de

Tecnologas de la

Informacin y

Comunicacin

Firma

Fecha Lunes, 7 de octubre del 2013

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