prinsip-prinsip manajemen operasi
TRANSCRIPT
“Prinsip-Prinsip Manajemen Ruang Operasi”
dr. Endro Basuki, Sp.BS., M.Kes.
MANAJEMEN PELAYANAN
• Untuk menyediakan pelayanan bedah, dibutuhkan struktur organisasi yang cukup, atau bahkan sangat kompleks. Bermacam skill dari berbagai jenis personnel dibutuhkan.
• Manajer Kamar Bedah harus meng-organisasi dan mengarahkan bermacam tipe petugas-petugas yang terampil untuk menghasilkan perawatan pasien yang efisien.
Problem yang fundamental dalam manajerial Kamar Bedah adalah mengenai soal-soal atau tujuan atau harapan, atau keinginan dari orang-orang di dalam Kamar Bedah, yatu: Ahli Bedah, Ahli Bius, Perawat-Perawat, dan lainnya.
Misalnya:Seorang Ahli Bedah ingin dilayani oleh perawat yang sama pada setiap operasi karena sudah terbiasa. Hal ini merupakan problem yang sulit untuk leader perawat, karena leader harus mengatur semua jenis operasi.
Jadi, sebaiknya perawat Kamar Bedah adalah multi-skilled sehingga bisa melayani segala macam operasi. Hal ini sangat membantu bila ada masalah, misal; perawat sakit, cuti, dan sebagainya.
Pada saat-saat terjadi konflik di dalam Kamar Bedah, Manajer
Kamar Bedah harus berpegang pada aturan-aturan Kamar Bedah
dan Rumah Sakit.
Dibutuhkan pertemuan-pertemuan untuk membahas problem-problem demi
mencari solusi; yaitu mengakomodasi keinginan-keinginan pelanggan, internal
(user dan personnel), juga keinginan Manajemen Rumah Sakit.
• Biasanya mengikuti TQM (Total Quality Management)
• Secara umum QUALITY adalah:Memenuhi, atau bahkan melebihi keinginan dan harapan pelanggan
• Jadi FOKUS kepada customer/pelanggan
MANAGEMENT AND LEADERSHIP
Internal: Ahli Bedah, Ahli Bius, Staf Kamar Bedah Eksternal: Pasien
Contoh:Pasien dan dokter-dokter mengharapkan bahwa operasi tidak boleh terlambat dimulai, lebih dari 30 menit.Dibuat keputusan berdasarkan data ini untuk dilaksanakan oleh seluruh anggota organisasi Kamar Bedah untuk mencapai sasaran ini.
Hanya personnel yang benar-benar berusaha agar proses berjalan dengan baik yang dapat benar-benar mengerti mengapa perbaikan diperlukan.
Manajer Kamar Bedah harus membentuk kelompok kerja untuk prosedur-prosedur penting agar dapat mengetahui permasalahannya secara obyektif, hingga mendapat kesimpulan yang tepat.
Contoh:Kelompok kerja berusaha untuk menemukan penyebab mengapa operasi terlambat. Ternyata kinerja dari petugas transportasi yang menjadi masalah. Hal ini karena tidak adanya perwakilan dari kelompok kerja Transportasi. Maka dibuat dibuat sistem yang tepat.
Deming menciptakan “14 Points for Management”, meskipun teori ini dikembangkan untuk organisasi industri, tapi fokus kepada sistem dan mengikut-sertakan semua orang dalam setiap level, menyebabkan teori ini relevan untuk manajemen Kamar Bedah.
W. Edwards Deming
1. Menciptakan konsistensi niat/tujuan yang berkaitan dengan peningkatan produk dan pelayanan.
2. Mengadopsi filosofi baru.3. Mengurangi ketergantungan terhadap inspeksi untuk memperoleh kualitas.4. Mengakhiri praktik menghargai suatu usaha berdasarkan harga.5. Meningkatkan secara konstan untuk jangka waktu selama-lamanya, dari sistem
produksi dan pelayanan.
6. Membentuk pelatihan-pelatihan dalam pekerjaan.7. Membentuk konsep kepemimpinan.8. Menyingkirkan rasa takut, agar semua orang dapat bekerja secara efektif untuk
perusahaan.
9. Menyingkirkan penghalang-penghalang antar departemen.10. Eliminasi slogan-slogan, nasihat/dorongan, dan target.11. Eliminasi standar kerja (kuota), di dalam ruang-ruang perusahaan.12. Menghilangkan batasan-batasan yang menghalangi seorang pekerja harian dari
hak-nya untuk memperoleh kebanggaan dari pekerjaan-nya.
13. Membentuk suatu konsep yang kuat mengenai pendidikan dan program pengembangan diri.
14. Melibatkan semua orang dalam perusahaan tidak terkecuali, untuk mewujudkan transformasi.
OUTCOME yang dimaksud adalah:Perubahan status kesehatan setelah intervensi medis,
Biaya pelayanan kesehatan,Kepuasan pelanggan terhadap proses pelayanan
kesehatan.
Hal-hal terpenting yang dikhawatirkan pasien yang akan di operasi kadang-kadang membuat penyedia jasa heran, misalnya: mereka lebih takut pada mual dan muntah setelah operasi dibandingkan dengan ancaman kematian.
PENILAIAN OUTCOME DAN KEPUASAN PELANGGAN
Hal-hal terpenting yang dikhawatirkan pasien yang akan di operasi kadang-kadang
membuat penyedia jasa heran, misalnya: mereka lebih takut pada mual dan muntah
setelah operasi dibandingkan dengan ancaman kematian.
Juga keluhan terhadap pelayanan Rumah Sakit, ternyata lebih ke arah kesulitan parkir dan soal makanan, dibandingkan dengan pelayanan medis berkualitas serta pelayanan perawat.
Sebagai konsekuensi; suatu organisasi pelayanan kesehatan akan berusaha sekuat tenaga untuk mengetahui segala hal yang berkaitan dengan kebutuhan pasien dan peningkatan kinerja pada hal-hal tersebut.
Tetapi, bila sistem pelayanan adalah berdasarkan sistem kapitasi, maka tindakan bedah akan
diusahakan seminimal mungkin, jadi ahli bedah bukanlah pelanggan yang bernilai tinggi untuk
Kamar Bedah.
Ahli Bedah juga pelanggan dari Kamar Bedah. Kebutuhan-kebutuhan dan harapan-harapan mereka harus diidentifikasikan dan usaha-usaha harus dilaksanakan untuk memenuhi, atau bahkan melebihi kebutuhan dan harapan tersebut. Pada sistem dimana makin banyak operasi, maka Rumah Sakit akan makin diuntungkan secara finansial, maka kepuasan ahli bedah merupakan faktor yang sangat penting.
Kedua hal ini dibutuhkan pada suatu organisasi. Hal-hal tersebut terkait
dengan komponen organisasi (seperti Kamar Bedah), dan induk organisasi (seperti Rumah Sakit). Manajemen
dan kepemimpinan, meskipun sangat berbeda, adalah saling melengkapi
dan merupakan skill yang dapat dipelajari.
MANAJEMEN DAN KEPEMIMPINAN
Seorang manajer harus meyakinkan bahwa kebijakan dan proses yang tepat digunakan
agar fungsi organisasi dapat berjalan dengan lancar dan mulus. Begitu prosedur
dan kebijakan diumumkan, maka akan diikuti oleh semua komponen yang terkait.
Fungsi lain manajer adalah menyediakan peraturan-peraturan dan feedback kepada
pekerja, agar tujuan organisasi dapat tercapai.
1. Fokus terhadap perintah-perintah.
2. Mengembangkan kebijakan-kebijakan dan
memastikan pemenuhan permintaan.
3. Menyelesaikan segala sesuatu dengan biaya yang
efektif.
4. Menciptakan kompromi-kompromi untuk mencapai
solusi.
5. Menyediakan umpan balik (feedback) bagi para
pekerja.
Tabel 2. Tabel Tugas-Tugas Manajerial
Seorang pemimpin memiliki peran untuk mengembangkan dan membuat komunikasi
rencana strategis. Seorang leader harus mampu memotivasi semua anggota agar mereka “do the
right thing”, dengan cara memberi pengertian mengenai tujuan jangka panjang Rumah Sakit, untuk selanjutnya diaplikasikan ke dalam tugas-
tugas mereka.
• Motivasi yang datang dari seorang pemimpin mencerminkan visi organisasi, dan menanamkan betapa pentingnya setiap individu tidak terkecuali untuk mencapai tujuan organisasi.
• Mengembangkan dan mengkomunikasikan visi adalah sulit dan membutuhkan waktu, serta usaha yang kuat seperti terlihat pada tabel berikut:
1. Fokus terhadap hasil.
2. Berpikir secara strategis.
3. Mengembangkan dan mengkomunikasikan visi
secara kolektif.
4. Menciptakan dan mengembangkan suatu organisasi
yang kuat dan gesit.
5. Menciptakan suatu perasaan bahwa segala sesuatu
adalah mendesak.
6. Menjadi seorang agen perubahan.
Tabel 3. Tabel Tugas-Tugas Kepemimpinan
Pada Umumnya berbasis:
FIRST COME – FIRST SERVED
Tetapi, apabila ada Ahli Bedah atau
kelompok-kelompok kerja yang
mempunyai beban kerja yang besar dan
terencana, maka manajemen akan
membuat sistem seperti berikut:
JADWAL DAN PEMBAGIAN RUANG OPERASI
Tabel 4. Blok Alokasi Waktu Yang Digunakan Dalam Ruang Operasi
R. Operasi Senin Selasa Rabu Kamis Jum’at
1. Plastik Plastik (Dr. 1) Plastik (Dr. 2) Plastik (Dr. 3) Plastik (Dr. 1)
2. Umum (G1) Umum (G1) Umum (G1) Umum (G1) Umum (G1)
3. Bedah Syaraf
(Dr.1)
Bebas Bedah Syaraf
(Dr. 2)
Bedah Syaraf
(Dr. 1)
Bedah Syaraf
(Dr. 3)
4. Urologi Urologi Thoracic (Dr. 1) Urologi Urologi
5. Umum Umum (G2) Ortopedik (Dr. 1) Bebas Thoracic (Dr. 2)
6. Plastik Ortopedik (Dr. 2) Bedah Syaraf
(Dr. 3)
Bedah Syaraf
(Dr. 2)
Bedah Syaraf
(Dr. 1)
7. Peripheral
Vascular
Peripheral
Vascular
Peripheral
Vascular
Peripheral
Vascular
Peripheral
Vascular
8. Ortopedik (Dr. 3) Ortopedik (Dr. 4) Ortopedik (Dr. 5) Ortopedik (Dr. 4) Ortopedik (Dr. 6)
9. Ortopedik (Dr. 7) Ortopedik (Dr. 8) Ortopedik (Dr. 6) Ortopedik (Dr. 3) Ortopedik (Dr. 9)
10. Ortopedik (Dr.1) Ortopedik (Dr.
10)
Ortopedik (Dr.
11)
Ortopedik (Dr.
12)
Ortopedik (Dr.
11)
R. Operasi Senin Selasa Rabu Kamis Jum’at
11. Ortopedik (Dr.
13)
Ortopedik (Dr.
14)
Ortopedik (Dr.
15)
Ortopedik (Dr. 8) Ortopedik (Dr.
16)
12. Ortopedik (Dr.
14)
Bebas Bebas Umum Ortopedik (Dr.
17)
13. Umum (G2) Umum Bebas Ortopedik (Dr.
18)
Peripheral
Vascular
14. THT (Dr. 1) THT (Dr. 2) THT (Dr. 2) THT (Dr. 3) THT (Dr. 4)
15. Jantung Thoracic (Dr. 3) Jantung Umum (G2) Bebas
16. Jantung Jantung Jantung Jantung Jantung
17. Jantung Jantung Jantung Jantung Jantung
18. Ginekologi (Dr. 1) Gigi Operasi Mulut Urologi Umum
19. Ginekologi (G1) Ginekologi (G2) Ginekologi (G1) Ginekologi (G2) Ginekologi (G3)
20. Ginekologi (G2) Ginekologi (G4) Ginekologi (G3) Ginekologi (G4) Ginekologi (G4)
21. Bebas Pediatrik (Dr. 1) Ophthalmology Ophthalmology Pediatrik (Dr. 2)
Pada kenyataannya, banyak sekali hal-hal yang
berjalan tidak sesuai dengan prosedur tetap
yang sudah ada. Untuk itu, diperlukan leader
dari masing-masing task force yang dituntut
untuk selalu bisa memecahkan masalah di
lapangan. Agar kalau diperlukan, agar segera
dapat dibuat lagi prosedur tetap-prosedur tetap
yang diperlukan dengan masalah-masalah
yang ada.
PRA-OPERASI (PRE-OPERATIVE)
Medical Record:
• Medical History,
• Physical Examination,
• Laboratoriom, ECG, Etc.,
• Radiologist Examination.
EVALUASI
DIAGNOSIS
Data-data tersebut di atas dipastikan
selengkap-lengkapnya!
• Rencana tindakan: Jenis tindakan bedah,
• Dokter yang akan melaksanakan,
• Persiapan medan operasi (dicukur,
dikompres, diberi tanda, dan lain
sebagainya),
• Diberi nama operator,
• Pre-operative visit dari anesthesi.
Pasien bisa berasal dari:
Ruang Rawat,
ICU atau ICCU,
Rumah Sakit lain, dsb.
Persiapan-persiapan operasi, seperti pemasangan alat-alat dan monitor khusus, untuk kasus-kasus khusus dapat dilaksanakan di ruang induksi anesthesi. Hal ini menghemat waktu, karena dapat dilaksanakan sementara Kamar Bedah sedang dibersihkan.
HARI OPERASI (DAY OF SURGERY)
Ke ruang terima pasien
atau langsung ke ruang
induksi
Rumah sakit yang baik memiliki peraturan Kamar Bedah yang khusus mengenai:
Ahli bedah harus sudah berada di Kamar Bedah pada saat pasien ditransfer dari Ruang Rawat ke Kamar Bedah, atau saat pasien sudah berada di
ruang Induksi.
Hal ini untuk menghindari kejadian pasien sudah dibius, tapi Ahli Bedah belum ada.
Ahli Bedah melakukan cek terakhir mengenai:Identifikasi Pasien, Informed Consent, Lokasi Operasi, Hasil Foto dsb., dan Time Out: Bahwa operasi siap dilaksanakan.
Setelah operasi selesai, pasien bisa menuju ke:
• Ruang Rawat,• ICU/ICCU,• Rumah Sakit lain.
Tapi tetap harus melalui ruang PACU (Post-anesthetic Care Unit), atau ke Ruang Pulih.
PASCA-OPERASI (POST-OPERATIVE)
Semua prosedur yang ada dalam setiap langkah kerja harus dibuat prosedur tetapnya. Prosedur Tetap berisikan mengenai hal-hal yang jelas, seperti:
a. Tujuan/ Tindakan Kerja,b. Siapa yang melaksanakannya,
c. Bagaimana pelaksanaannya, langkah-langkah proses,
d. Apa yang diperlukan dalam proses itu, dsb.
Setelah kondisi aman:• Pernafasan,• Tekanan darah,• Follow-up operasi
aman.
Pasien bisa ke Ruang Rawat berikutnya yang sesuai dengan kebutuhan
Demikian sekilas mengenai bagaimana pelaksanaan kegiatan Kamar Bedah.Suatu kinerja yang sangat kompleks sekali, dengan resiko yang cukup tinggi dari setiap tahapannya.
DIPERLUKAN KERJA SAMA DARI BANYAK PIHAK, YANG KESEMUANYA HARUS
MEMPUNYAI KOMITMEN YANG SAMA, YAITU; TQM (TOTAL QUALITY
MANAGEMENT).
PENUTUP
UTAMAKAN KESELAMATAN PASIEN (PATIENT SAFETY)!
TERIMA KASIH ATAS PERHATIANNYA.