UJP posvet 2014

Primeri izmenjaveeRačunov od poslovnegapartnerja do proračunskega uporabnika

dr. Rok Bojanc

ZZI d.o.o.

ZZI d.o.o.

1996 Carinski sistem RS in ePoslovanje

1999 lastno omrežje ZZInet

1999 Trošarinski sistem RS

2001 brezpapirni postopki Carinske uprave RS

2003 Carinski sistem Črne gore

2004 EU Carinski postopki in Intrastat SURS

2005 Uvedba eRačunov in GS1 B2B procesov

2007 eHramba.si

2009 Nov Carinski EU sistem RS

2007 Stanovanjski sklad RS vpeljava storitev eHramba.si

2010 Nov sistem ePoročanja SURS eSTAT

2011 eHramba.si Akreditacija storitve in rešitve

2013 Povezava z UJP in FINA omrežjem za eRačune

UJP posvet 2014

Partnerstva:

• IBM Advisory board member

• IBM Premium partner

• Oracle in Microsoft partner

• Člani skupine eSlog (od 2003)

• Člani GS1

• Člani nacionalnega foruma za eRačun

• Člani ZIT in ZITex

Nagrade:

• Diskobolos (Srbija in CG) 2002 in 2003

• IBM - Izjemen prispevek k uveljavitvi tehnologij 2005

• IBM - Award of excellence 2007

• GZS Srebrno priznanje za inovativnost 2013

• DSI Najboljši IKT projekt leta 2014

Elektronska izmenjava in eHramba ZZI

• Države: Slovenija, Srbija, Makedonija, EU, Črna Gora, Hrvaška…

• UPORABNIKI (10.000 +): Gorenje, Merkur, Mercator, Hidria, Impol, Acroni, IskraAutoelektrika, Lek, Kemofarmacija, Unika, Istrabenz Plini, Helios, Henkel, IskraEmeco, Sava, Tosama,…,Carinske uprave RS, CG, SR, Statistični urad RS, Stanovanjski sklad RS,…

• Partnerji: Pantheon (Datalab), Infor, SAP, Navision, SAOP, B2, Vasco, Genis, HP, Crea, Tetrada, Alcad, IBM, Microsoft, BS (Navision)…

• eHramba od 2007 (eStoritve od 1998)

• PARTNERSKA omrežja – UJP RS, x.400, Panteon (Mercator, Tuš, Špar,..), GXS, FINA HR, ….

• Obseg več kot 1.000.000 dokumentov (mesečno)

UJP posvet 2014

Prehod na elektronsko izmenjavo e-računov

Klasična pošta

Papirni račun → strukturiran eRačun + vizualizacija

Ročni podpis → elektronski podpis (digitalno potrdilo)

Naslov → elektronska ovojnica

Klasična kuverta→ elektronska ovojnica

Zaupnost pošiljke → šifriranje sporočila

Arhivska omara → dolgoročna elektronska hramba

Poštni nabiralnik → elektronski nabiralnik

Poštar → ponudnik e-izmenjave (elektronskih poti)

UJP posvet 2014

Kaj je eRačun?

eSLOG eRačun• XML eSLOG račun (vsebuje elektronski podpis)

• Vizualizacija (PDF)

• Priloge (specifikacije in drugo)

Ni del eRačuna (ni del eSLOG standarda):• Elektronska ovojnica = kuverta (odvisno od kalala ali omrežja izmenjave)

• Plačilni nalog - ločen dokument po specifikaciji banke (SEPA)

UJP posvet 2014

E-poslovanje z računi

• Izdaja o Priprava dokumenta v strukturiranim

formatuo Priprava vizualizacijeo Podpis

• Priprava na pošiljanjeo Priprava paketa z prilogamio Priprava ovojnice za prejemnika

• Izmenjava o Varen in zanesljiv prenos paketovo Sledljivost in avtomatizacijao Povezovanje z partnerji

Korak 1 IZDAJATELJ

Izdaja eRačuna in

hramba

Korak 2IZDAJATELJ

Priprava na pošiljanje

Korak 3Pošiljanje -eIzmenjava

Izmenjava

Korak 4

PREJEMNIKDostava –prevzem

Korak 5PREJEMNIK

Obdelava eRačuna in

hramba

Interes dobavitelja je zaračunavanje opravljenih in avtomatsko plačilo storitev ali prodanih artiklov?

Interes kupca je kvalitete dobave pred plačilom?

Izdajatelj se prilagaja prejemniku.

Dobavitelj

KUPEC

• Dostava o Povratnica in

avtomatiziran prevzem

• Obdelava o Prevzem v ERP in

likvidacija

o Priprava plačila

UJP posvet 2014

Elektronska izmenjava e-računa

• Pomembno:

• Izmenjava se izvede na varen način

• Zagotovljena dostava v berljivem formatu

• Ustrezna hramba izdanih in prejetih računov

UJP posvet 2014

Poslovanje z računom?

eRAČUN

• Izdaja eRačuna• Knjiženje računa• PRIPRAVA eRačuna (XML eSlog + Vizualizacija)• Podpis računa s certifikatom• Hramba izdanega račune

• Priprava in pakiranje računa • Opredelitev preferenc prejemnika (e. ali papirno) • Priprava elek. ovojnice = papirne kuverte• Elektronska omrežja izmenjave = POŠTA

• Pošiljanje • Vlaganje v omrežje eIzmenjave (eBanke, EDI

omrežja,..) • Obvestila po odprtih kanalih (Mail, MMS, fax,…)

• Prejem• Prejem v eNabilrnike in zajem v ERP• Likvidacija• Knjiženje

PAPIRNI RAČUN

• Izdaja računa • Knjiženje izdanega računa• TISKANJE RAČUNA • ROČNI PODPIS IN ŽIG• Vpisovanje v evidence ter Vlaganje izvoda v

fascikle

• Priprava in pakiranje računa• Priprava kuverte, vlaganje dokumentov v kuverto

in tiskanje naslova prejemnika• Potrebna je evidenca partnerjev • Register in DŠ (PRS,…)

• Pošiljanje preko poštnih storitev • Lepljenje in izpolnjevanje poštne knjige • Vodenje priporočene pošte (povratnica)

• Prejem pošiljke • Prevzem in vnos v evidence• Likvidacija • Knjiženje

UJP posvet 2014

Zakaj e-izmenjava dokumentov

• Hitrejše izvajanje postopkov (avtomatizacija)

• Avtomatizacija izdaje in prevzema (interni proces podjetja)

• Avtomatizacija distribucije in prejema (ena točka e-poslovanja za vse partnerje in vse dokumente)

• Zmanjšanje napak pri izdaji in prevzemu

• Sledljivost procesov med partnerji

• Optimizacija poslovnih procesov interno in s partnerji

• Nižji stroški v primerjavi s POŠTO• Operativnega poslovanja (človeških in ostalih virov)

• Izmenjava dokumentov (brezpapirno, avtomatizacija procesov)

• Hranjenja dokumentov

UJP posvet 2014

Nižji stroški brezpapirnega poslovanja

• Stroški ročnega dela in papirne izdaje dokumentov:• Ročno kreiranje naročila in drugih dokumentov = 7,73 EUR

• Ročno kreiranje računa = 9,45 EUR

• Ročno kreiranje plačilnega naloga = 9,45 EUR

• Napake v ročnem procesu 10%• Stroški za odpravo napake = 40,93 EUR

• Stroški dela = 25,63 EUR

• Stroški materiala = 15,30 EUR

The source for the median values associated with manual processing costs and error reconciliation costs are from a commissioned study conducted by Forrester Consulting on behalf of IBM.

• Stroški pošiljanja v papirni obliki (papir, tiskanje, poštnina, delo)

• Stroški hrambe papirja (prostor, dosegljivost, upravljanje, uničenje)UJP posvet 2014

Proces izmenjave eRačunov z UJP

Ministrstvo

Zavod

Šola

ObčinaERP

eHramba

ERP

eHramba

ZZInet

Dostava

Prejem (povratnice…)

Proračunski uporabniki

• Brez novih vmesnikov

• Avtomatizacija z ERP

• Skladnost (EDI, eHramba, ERP)

ZZInet

ZZInet

ZZInet

ZZInet

Podjetje

UJP posvet 2014

Povezana omrežja e-izmenjave

Mednarodna Omrežja

(Odette, x400, GXS, UJP RS, Exite, Fina HR, …)

eNaročanje (Trgovci, EanCom, GS1,

eKatalogi, …)

Javna uprava (UJP, eCarina,

eDavki, eStatitika, Zdravstvo,..)

TUJA JAVNA UPRAVA

(Hrvaška, Srbija,. Nemčija, Javna

uprava,...)

Partner

Omrežje eizmenjave

ePredal

Javne storitve

CLOUD rešitve

Ponudnik izmenjave

Namenske aplikacije

ERP ponudnikiRačunovodstva

Omrežje eIzmenjave

BANKE

UJP posvet 2014

Različni uporabniški vmesniki

UJP posvet 2014

ZZI eNabiralnik

• E-Nabiralnik je brezplačna rešitev v oblaku za podjetja, ki zagotavlja prejem, sledljivost ter hrambo vseh izmenjanih elektronskih dokumentov

• Elektronska izmenjava in akreditirana elektronska hramba je del podpornih storitev

• Nabiralnik se lahko tudi vključi v sistem uporabnika preko spletnih storitev

Distributer/dobavitelj

Kupec

Trgovec

• WEB in MOBILE vmesnik • Povezovanje z poljubnim omrežjem

e-Izmenjave (en vmesnik za vse partnerje)

• Sledljivost in vpogled v prejete dokumente

• Obveščanje o prejemu (SMS, mail, WEB)

• Povezovanje z vložiščem podjetja• Prevzem prejetih dokumentov v

druge aplikacije in okolja• eHRAMBA.si

Račun

Naročilo

Račun

Naročilo

UJP posvet 2014

Prednost izdajatelja eRačuna je v eDostavi

Brezplačno prejemanje in

eHrambae-dokumentov!

eNabiralnik = podjetje

Uporabnik = pooblaščena oseba

En predal za e-komunikacijo z vsemi: B2G – izmenjava eRačunov,

Carinski postopki, poročanje Intrastat in eDavkov, izvršbe,…

B2B – izmenjava eRačunov, e-

naročanje, logistika, eKatalogi,…

Partnerska omrežja – UJP.net, FINA.net, Panteon.net, EBA, x400, GXS,…..

Fizične osebe – Bančni

kanali, mobilna omrežja…..

osebaoseba

UJP posvet 2014

Hranimo elektronsko, vlagamo avtomatsko

eHramba.si je povezana z izmenjavo eRačunov

Za prejete in izdane e-dokumente:

• Predloge– klasifikacije - mape

• Avtomatsko vlaganje in zajem metapodatkov

• Napredno iskanje

• Dodajanje statusov (dostavljeno, prevzeto, …)

• Avtomatiziran prenos v zaledne sisteme

• Zagotovljena formalnost dokumentov

CERTIFICIRANA STORITEV, PROGRAMSKA OPREMA in

POTRJENA NOTRANJA PRAVILAArhiv RSUJP posvet 2014

Kdo uporablja ZZInet omrežje in storitve?

Ponudniki poslovnih rešitev, ki imajo z

ZZI že podpisane pogodbe o

sodelovanju:

• HAKL IT

• DATALAB

• VASCO

• BUSSINES SOLUTIONS (Navision)

• PIA

• B2

Ponudniki poslovnih rešitev, ki se z ZZI

dogovarjajo o sodelovanju:

• OPAL

• MARG

• PRONET

• SAOP

• S&T (SAP, Infor)

• TETRADA

• COMTRON

• ININ

• CADIS

• MELOM

UJP posvet 2014

ERP ZZInet

ERP

ZZInet ERP

ERP

Aplikacije

Življenskipodatki

ZZInet

Organizacija C

Organizacija D

Organizacija B

Organizacija A

e-podpis

Skladiščedokumentov

Meta

podatki

eHramba.si storitve:Časovni žig

Življenjski cikel dokumenta.

Dostava in uporaba

Podpora procesom

Meta podatki (proces

uporabniki, tip dokumenta…)eHramba.si:Vlaganje

Uporaba

Meta podatki

Podpis

HTML

Storitev

Povezovanje z obstoječimi rešitvami

e-podpis

UJP posvet 2014

Partnerji Bizbox – integrirano ePoslovanje

eNvoices

ePero

Partnerska

omrežja

eImenik partnerjev (enotna vstopna točka)

Hramba dokumentov - eHramba.si

eIzmenjava (ZZInet omrežje)

Povezani

ERP in DMS

sistemi

x.400

Enotna

platforma Platforme

za ePoslovanje

www

eNabiralnik

eRačun

WWW

+

Datalab

Partnerji

UJP posvet 2014

Sistem eRačuna za izdajatelja

Priprava in upravljanje eRačunov (od 10 do 1.000 poslanih)

IzdajateljRačuna

Več kot 30.000 prejemnikov Računov, ki jih prejmejo v svoje

sisteme

Zaje

m v

iro

v -

po

dat

kov

EDI (eSlog /XML + PDF)

EDI (PDFa + XML)

(iDoc, UBL,…)

Mail, WEB, eBank…

Priprava eSlog standardnega račun iz lastnega ali standardnega formata

• Upravljanje vseh računov (za tiskanje in eDostavo)

• Dodajanje in upravljanje prilog• Preverjanje pravilnosti - kontrola

računa pred pošiljanjem• Pakiranje in podpisovanje• Pošiljanje, tiskanje in hramba

eIzmenjava ZZInet

• Po EDI standardu

• V ERP sisteme, povezana omrežja in javno upravo

• E-Povratnica

eSlog XML Račun iz ERP

Priloge eRačunov

Word ali Excel račun

TXT podatki

EDI, Mail, …..

eSlog + PDF

UJP posvet 2014

Enotna platforma zagotavlja

• En vmesnik za vse partnerje in procese

• Zagotavljanje zanesljive ter sledljive dostave e-dokumentov (brez pomembnih omejitev)

• Zagotavljanje varnih – zaščitenih poti izmenjave (delovanje 24/7)

• Prepoznavanje prejemnika – dostavnega mesta neglede na tip identifikacije

• Pametno usmerjanje izmenjave glede na proces in zahteve partnerjev

• Prilagajanje dokumentov prejemnikom – konverzije

• Prenos v druga omrežja (UJP, banke, x400,...) ali kanale (SMS, e-pošta, fax,…)

• Zagotavljanje povratnic in sledljivosti dostave

• eHrambo izmenjanih dokumentov - centralizacija informacij med partnerji

UJP posvet 2014

Kako začeti z ZZI izmenjave

• Izmenjava eRačunov preko ZZInet za proračunske uporabnike• Prijava na ZZI storitve

• Samostojna prijava ali preko ERP ponudnika

• Prijava kot prejemnik in/ali izdajatelj

• Uporabnik ne potrebuje lastnega strežniškega digitalnega potrdila• Vloga na UJPnet

• V imenu uporabnika vlogo na UJPnet odda ZZI

• Proračunski uporabnik potrdi vlogo

UJP posvet 2014

Kaj nudimo v ZZI?

• Elektronsko izmenjavo e-računov• Izdaja e-računov

• Prejem e-računov

• Certificirana elektronska hramba • Izdanih in prejetih računov

• Druge dokumentacije

• eImenik partnerjev za e-poslovanje• Kdo posluje elektronsko?

• Na kateri naslov poslati dokument prejemniku ?

• Kdo je prejemnikov ponudnik elektronke poti?

• Katero vrsto in strukturo dokumenta uporablja prejemnik ?

UJP posvet 2014

Praktičen prikaz – VASCO (1)

• Stranka na vnosu prejete pošte ali na vnosu prejetih računov (odvisno kaj stranka uporablja) klikne na gumb za prenos še neprenesenih e-računov iz ZZI/UJP portala.

• Po prevzemu računa se odpre okno z že izpolnjenimi podatki računa (podatki se prenesejo avtomatsko) [slika levo]

• Vsak račun ima tudi prikaz vizualizacije, ki jo je poslal izdajatelj [slika desno]

• Z potrditvijo je račun že vnesen v sistem. Glede na proces organizacije se izvede še likvidacija, kontiranje, DDV... itd.

UJP posvet 2014

Praktičen prikaz – VASCO (2)

• Na kupcu se označi, da bo prejemnik e-računov [na dnu okna v polju »E-računi« ]

• Izbere se možnost »3 –E-računi (ZZI net in UJP net).

• Vpiše se e-poštni naslov na katerega program samodejno pošlje obvestilo, da mu je bil poslan e-račun.

• V polje »Datum začetka sprejemanja E-računov« se vpiše datum od katerega dalje bo kupec prejemal e-račune.

UJP posvet 2014

Praktičen prikaz – VASCO (3)

• Stranka izdela račun po klasični poti -enako kakor je tega naredila do sedaj.

UJP posvet 2014

Praktičen prikaz – VASCO (4)

• Pošiljatelj gre v meni za pošiljanje računov na ZZI/UJP

• Izbere »Pošlji račun« če želi poslati le račun, kateri je trenutno izbran ali »Pošlji vse račune« če želi poslati vse še ne poslane račune.

UJP posvet 2014

Hvala za pozornost !

ZZI d.o.o.

- ZIT GZS

- Ponudnik storitev eIzmenjave in eHrambe

- Partner v projektu eSlog

- Član foruma eRačunov

- Člani GS1 in certificirani ponudnik storitev

dr. Rok Bojanc

• Vodja področja ZZI d.o.o.

• Član Nacionalnega foruma za eRačun

• Docent na Visoki šoli za poslovne vede

rok.bojanc@zzi.si

UJP posvet 2014