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Prima di cominciare Formazione per il Segretario di Club 1 Questa presentazione deve essere visualizzata come Presentazione in PowerPoint. Per visualizzarla come presentazione: 1. Fare clic su 'Presentazione' nel menu nella parte superiore della schermata. 2. Selezionare 'Dall'inizio'

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Prima di cominciare

Formazione per il Segretario di Club 1

Questa presentazione deve essere visualizzata come Presentazione in

PowerPoint. Per visualizzarla come presentazione: 1. Fare clic su 'Presentazione' nel menu nella parte

superiore della schermata.

2. Selezionare 'Dall'inizio'

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Formazione per il Segretario di Club 2

Prima di cominciare

Il presente modulo online è suddiviso in 5 sezioni che possono essere completate in una unica sessione di 30-45 minuti, ovvero in sessioni diverse.

Per ulteriore assistenza, contatti il Presidente del Comitato Tecnologie Informatiche del Suo club o il Centro Didattico Lions

all'indirizzo [email protected]

Benvenuti alla Formazione per Officer di Club

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Formazione per il Segretario di Club 3

Eserciziario

Fare clic qui se si desidera visualizzare l'eserciziario e stamparlo prima di proseguire.

Il presente modulo online comprende un eserciziario che La aiuterà a ottimizzare il Suo apprendimento.

Questo è organizzato in 5 sezioni corrispondenti e offre l'opportunità di prendere appunti e di ricevere ulteriori informazioni a complemento dei concetti trattati nel modulo stesso.

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Formazione per il Segretario di Club 4

Eserciziario

Le responsabilità dei segretari di club variano a seconda delle regioni e delle procedure stabilite dai club.

N.B.:

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Formazione per il Segretario di Club 5

Navigazione

Può passare alle varie sezioni del modulo online quando appaiono alcune icone.

Ogni diapositiva segue un programma a tempo. A operazione completata, una freccia nell'angolo inferiore destro indicherà che, quando si è pronti, si potrà fare clic e passare alla successiva diapositiva.

indica un link ad una risorsa sul sito web o a una pubblicazione LCI. Se fa clic su questa icona andrà a quella risorsa. I link saranno disponibili anche nella sezione Risorse di questo modulo online.

Facendo clic su tornerà alla diapositiva dell'Indice, così potrà riesaminare o saltare a sezioni specifiche.

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Formazione per il Segretario di Club 6

Benvenuto

È stato eletto a ricoprire il ruolo di Segretario di club

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Formazione per il Segretario di Club 7

Obiettivi

Il presente corso Le offrirà le informazioni di base e le risorse necessarie perché si possa preparare per il Suo nuovo incarico.

Al termine di questo corso Lei sarà in grado di:

riconoscere lo scopo di un Lions club e la sua collocazione all'interno della struttura di Lions Clubs International

illustrare sinteticamente le responsabilità di un segretario di club

accedere a ulteriori risorse, secondo necessità

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Formazione per il Segretario di Club 8

Indice

Fare clic sui link di seguito riportati per passare a una specifica sezione, oppure fare clic sulla freccia per continuare alla

Sezione 1.

Sezione 1: Introduzione

Sezione 2: Il team dei leader del Suo club

Sezione 3: Responsabilità del Segretario di club

Sezione 4: Pianificare il Suo mandato

Sezione 5: Risorse

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Formazione per il Segretario di Club 9

Introduzione

Benvenuto alla Sezione 1:

Introduzione

Vada alla pagina 1 dell'eserciziario.

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Formazione per il Segretario di Club 10

Introduzione

In qualità di segretario, Lei fa parte integrante del leadership team del Suo club e opera per sostenere il presidente del club che guida il club stesso nelle attività di service a supporto della comunità locale e delle aree circostanti.

Tuttavia, è anche importante ricordare che Lei è parte di qualcosa di molto più grande.

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Formazione per il Segretario di Club 11

Struttura di Lions Clubs International

1Club

Lions Clubs International è composto di una vasta rete di Lions, con i club posti al centro.

Tale struttura facilita la comunicazione e promuove il service su scala locale, regionale e mondiale.

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Formazione per il Segretario di Club 12

Struttura di Lions Clubs International

1Club

La prossima diapositiva La aiuterà a completare la pagina 1 dell'eserciziario.

La preghiamo di dedicare qualche minuto a terminare questa sezione.

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Formazione per il Segretario di Club 13

Struttura di Lions Clubs International

Area Costituzionale

Multidistretto

Distretto

Circoscrizione*

Zona

Club

• Un club consiste di un minimo di 20 soci

• Una zona consiste di 4-8 club

• Una circoscrizione consiste di 10-16 club *

• Un distretto è composto da almeno 35 club con 1250 soci attivi

• Alcuni distretti in una determinata area geografica formano un multidistretto

• Ogni Lions club è situato in una delle sette Aree Costituzionali, rappresentata da almeno un direttore internazionale

*facoltativo

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Formazione per il Segretario di Club 14

Struttura di Lions Clubs International

Area Costituzionale

Multidistretto

Distretto

Circoscrizione*

Zona

Club

I singoli club e i loro soci

rappresentano il cuore

dell'Associazione.

Senza il loro impegno a servire la gente a livello

locale, non riusciremmo a mantenere la

nostra missione di service globale.

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Formazione per il Segretario di Club 15

Come club all'interno della più vasta Associazione Internazionale di Lions Clubs, la vostra missione è:

DARE MODO ai volontari di servire la propria comunità, rispondere ai bisogni

umanitari, incoraggiare la pace e promuovere la comprensione internazionale

tramite i Lions club.

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Formazione per il Segretario di Club 16

Scopo dei Lions Club

Affinché la nostra missione possa diventare realtà, i nostri club devono adoperarsi a favore di molti scopi.

Esaminiamo ora rapidamente lo Statuto e Regolamento Tipo per Club per verificare se Lei conosce tutti gli scopi di un Lions club.

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Formazione per il Segretario di Club 17

Scopo dei Lions Club

Verranno visualizzate una serie di affermazioni. Selezioni "Sì" se l'affermazione descrive uno degli scopi stabiliti dei Lions club oppure "No" se non si tratta di uno degli scopi stabiliti dei Lions club.

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Formazione per il Segretario di Club 18

Scopo dei Lions Club

Lo scopo dei Lions club è…

Unire i soci con i vincoli dell’amicizia, del cameratismo e della comprensione reciproca.

SÌSÌ NOSìQuesto è uno degli scopi stabiliti dei Lions club

Ecco la prima affermazione.

Fare clic su SÌ o NO

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Formazione per il Segretario di Club 19

Scopo dei Lions Club

Lo scopo dei Lions club è…Incoraggiare le persone predisposte a servire la comunità senza alcun vantaggio personale economico, incoraggiare l’efficienza e promuovere alti valori di etica nel commercio, nell’industria, nelle professioni, nelle attività pubbliche e in quelle private.

SÌSÌ NOSÌQuesto è uno degli scopi stabiliti dei Lions club

Ecco la prossima affermazione.

Fare clic su SÌ o NO

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Formazione per il Segretario di Club 20

Scopo dei Lions Club

Lo scopo dei Lions club è…

Interessarsi attivamente al bene civico, culturale, sociale e morale della comunità.

SÌSÌ NOSÌQuesto è uno degli scopi stabiliti dei Lions club

Fare clic su SÌ o NO

Passiamo alla prossima?

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Formazione per il Segretario di Club 21

Scopo dei Lions Club

Quali di queste affermazioni NON è uno scopo stabilito dei Lions club?

Fare clic sulla risposta prescelta.

Promuovere i principi di buon governo e buona cittadinanza.

Fornire un luogo di dibattito per discussioni aperte su tutte le questioni di interesse pubblico…

Creare e promuovere uno spirito di comprensione tra i popoli del mondo.

Promuovere i leader politici che sostengono la missione dei Lions club.

OK, queste erano piuttosto facili.Ora proviamone una un po' più difficile.

Si possono esaminare tutte e 6 le affermazioni relative agli scopi all'Articolo II dello Statuto tipo dei club

Promuovere i leader politici che sostengono la missione dei Lions club s.

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Formazione per il Segretario di Club 22

Scopo dei Lions Club

Come può contribuire Lei a promuovere la missione e gli scopi dei Lions club?

Scriva la risposta a pagina 2 dell'eserciziario.

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Formazione per il Segretario di Club 23

Benvenuto alla Sezione 2:

Il leadership team del Suo club

Vada alla pagina 3 dell'eserciziario.

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Formazione per il Segretario di Club 24

Ogni Lions club è composto da un team di leader che

sostengono le attività del club.

La prossima diapositiva La aiuterà a completare la struttura organizzativa dei club a pagina 3

dell'eserciziario.

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Formazione per il Segretario di Club 25

Il team dei leader del Suo club

Diamo uno sguardo alla struttura organizzativa dei Club.

1o VP

 Club Members

Board of Directors 

President

Segretario

Tesoriere2o VP

Immediato Past

Presidente

  Soci del club

Consiglio direttivo

Presidente

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Formazione per il Segretario di Club 26

Il team dei leader del Suo club

In qualità di segretario, Lei è la persona che gestisce le attività del club. È l'officer di collegamento tra il club e il distretto e con l'Associazione

Agisce sotto la supervisione del presidente e del Consiglio direttivo

1o VP

 Club Members

Board of Directors 

President

Segretario

Tesoriere2o VP

Immediato Past

Presidente

  Soci del club

Consiglio direttivo

Presidente

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Formazione per il Segretario di Club 27

Il team dei leader del Suo club

Il Consiglio direttivo è formato da:

presidente immediato past presidente vice presidenti segretario tesoriere cerimoniere (facoltativo) censore (facoltativo) presidente di comitato addetto ai soci qualsiasi altro membro del Consiglio eletto

A pagina 7 del Manuale per il Team degli Officer di Club si può trovare una descrizione di ciascun incarico.

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Formazione per il Segretario di Club 28

Il team dei leader del Suo club

Esaminiamo ora rapidamente le responsabilità condivise.

Prenderà in considerazione ed

esaminerà tutte le nuove attività e norme del club

prima che vengano presentate e sottoposte all'approvazione dei soci

del club.

Farà sì che i registri, i conti e le operazioni del

club siano controllati annualmente.

Sottoporrà tutte le questioni inerenti nuove iniziative e direttive del club al relativo comitato permanente o speciale,

per la valutazione e la sua raccomandazione.

Avvalendosi di pratiche di contabilità di uso comune, manterrà almeno due (2)

conti separati.

Designerà, su indicazione del comitato finanze, una o più banche per il deposito

dei fondi del club.

Avrà il potere di modificare, annullare o revocare le decisioni di

qualsiasi officer del club.

Autorizzerà ogni spesa e non creerà alcuna passività per

il club.

Non autorizzerà spese per scopi

amministrativi di fondi raccolti in

pubblico.

Nominerà il garante per la cauzione di ogni officer del

club.

Fare clic una volta sul puzzle per far apparire le responsabilità condivise.Insieme il Consiglio direttivo…

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Formazione per il Segretario di Club 29

Il team dei leader del Suo club

Che cosa può fare Lei, come segretario di club, per contribuire a far sì che il team di leader del club collabori bene al suo interno?

Scriva la risposta a pagina 4 dell'eserciziario.

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Formazione per il Segretario di Club 30

Sviluppare competenze di leadershipR

isors

e s

up

ple

men

tari Consideri di seguire i seguenti corsi online:

Introduzione alla Leadership Lions

Ascolto efficace

Team efficaci

Ulteriori informazioni sul Centro Didattico Lions si possono trovare qui.

Il Centro Didattico Lions offre corsi online gratuiti finalizzati ad aiutare i soci a sviluppare competenze di leadership.

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Formazione per il Segretario di Club 31

Benvenuto alla Sezione 3:

Responsabilità del Segretario di club

Vada alla pagina 5 dell'eserciziario.

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Formazione per il Segretario di Club 32

Responsabilità del Segretario di club

Come persona che gestisce le attività del club e come membro del Consiglio direttivo, tra le Sue responsabilità principali figurano …

Partecipare a tutte le riunioni di club e del Consiglio direttivo

Organizzare le riunioni del club e del Consiglio

Redigere il verbale della riunione

Mantenere i registri del club

Ricevere la corrispondenza del club e rispondere

Completare e inviare tutti i rapporti di club a LCI

Cooperare come membro effettivo del Comitato Consultivo del Governatore Distrettuale per la zona del club

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Formazione per il Segretario di Club 33

Partecipare a tutte le riunioni di club e del Consiglio direttivo

Organizzare le riunioni del club e del Consiglio

Redigere il verbale della riunione

Mantenere i registri del club

Ricevere la corrispondenza del club e rispondere

Completare e inviare tutti i rapporti di club a LCI

Cooperare come membro effettivo del Comitato Consultivo del Governatore Distrettuale per la zona del club

Responsabilità del Segretario di club

Partecipare a tutte le riunioni di club e del Consiglio direttivo

Organizzare le riunioni del club e del Consiglio

Redigere il verbale della riunione

Mantenere i registri del club

Ricevere la corrispondenza del club e rispondere

Completare e inviare tutti i rapporti di club a LCI

Cooperare come membro effettivo del Comitato Consultivo del Governatore Distrettuale per la zona del club

A quante riunioni dovrà partecipare?

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Formazione per il Segretario di Club 34

Responsabilità del Segretario di club

Il programma di seguito indicato è piuttosto frequente:

Tip

i d

i ri

un

ion

i

Annualmente• Riunione per la transizione degli officer• Anniversario della charter

A seconda delle necessità• Riunioni straordinarie del Consiglio direttivo (quando

richiesto da 3 o più membri del Consiglio)• Riunioni straordinarie di club (richieste almeno 10

giorni prima)

Mensilmente• Riunione ordinaria del Consiglio direttivo • Riunione ordinaria di club

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Formazione per il Segretario di Club 35

Partecipare a tutte le riunioni di club e del Consiglio direttivo

Organizzare le riunioni del club e del Consiglio

Redigere il verbale della riunione

Mantenere i registri del club

Ricevere la corrispondenza del club e rispondere

Completare e inviare tutti i rapporti di club a LCI

Cooperare come membro effettivo del Comitato Consultivo del Governatore Distrettuale per la zona del club

Responsabilità del Segretario di club

Una parte importante delle Sue responsabilità è legata all'organizzazione delle riunioni.

Partecipare a tutte le riunioni di club e del Consiglio direttivo

Organizzare le riunioni del club e del Consiglio

Redigere il verbale della riunione

Mantenere i registri del club

Ricevere la corrispondenza del club e rispondere

Completare e inviare tutti i rapporti di club a LCI

Cooperare come membro effettivo del Comitato Consultivo del Governatore Distrettuale per la zona del club

Diamo un'occhiata in dettaglio.

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Formazione per il Segretario di Club 36

Responsabilità del Segretario di club

I suoi compiti riguardo alle riunioni consistono di 3 fasi.

1. Prima della riunione

2. Durante la riunione

3. Dopo la riunione

La preghiamo di rispondere alle domande a pagina 5 e 6 dell'eserciziario.

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Formazione per il Segretario di Club 37

Responsabilità del Segretario di club

Notificare anticipatamente ai soci le date/gli orari delle riunioni

Insieme al presidente, creare l'ordine del giorno della riunione

Raccogliere tutta la corrispondenza da distribuire ai presidenti o membri di comitato competenti

Preparare premi o kit per nuovi soci, se necessario

Preparare l'annuario dei soci del club per prendere le presenze

Fase 1 - Prima della riunione

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Formazione per il Segretario di Club 38

Responsabilità del Segretario di club

Prendere le presenze

Redigere il verbale della riunione

Documentare la presenza di eventuali oratori ospiti, visitatori non Lions e Lions in visita

Raccogliere e registrare le quote associative e consegnare ai soci le relative ricevute

Raccogliere informazioni sulle attività dai presidenti di comitati

Chiedere ai nuovi soci di compilare i moduli necessari

Fase 2 - Durante la riunione

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Formazione per il Segretario di Club 39

Responsabilità del Segretario di club

Registrare le presenze

Registrare i premi consegnati

Verificare l'ammontare del denaro raccolto e registrare i pagamenti delle quote

Depositare o consegnare il denaro raccolto al tesoriere e ottenere da questi relativa ricevuta

Archiviare/distribuire una copia del verbale della riunione in seguito alla sua approvazione

Effettuare una verifica su eventuali questioni pendenti emerse nel corso della riunione

Fase 3 - Dopo la riunione

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Formazione per il Segretario di Club 40

Responsabilità del Segretario di club

Il segretario deve anche prepararsi per le riunioni del Consiglio direttivo. Consultare la pagina 6 dell'eserciziario per ulteriori informazioni.

È importante ricordare che le responsabilità dei segretari di club variano a seconda delle regioni e delle procedure stabilite dai club.

È opportuno che Lei adatti i suggerimenti presenti in questo modulo alle esigenze del Suo club.

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Formazione per il Segretario di Club 41

Partecipare a tutte le riunioni di club e del Consiglio direttivo

Organizzare le riunioni del club e del Consiglio

Redigere il verbale della riunione

Mantenere i registri del club

Ricevere la corrispondenza del club e rispondere

Completare e inviare tutti i rapporti di club a LCI

Cooperare come membro effettivo del Comitato Consultivo del Governatore Distrettuale per la zona del club

Responsabilità del Segretario di club

Ora esaminiamo come redigere il verbale delle riunioni.

Partecipare a tutte le riunioni di club e del Consiglio direttivo

Organizzare le riunioni del club e del Consiglio

Redigere il verbale della riunione

Mantenere i registri del club

Ricevere la corrispondenza del club e rispondere

Completare e inviare tutti i rapporti di club a LCI

Cooperare come membro effettivo del Comitato Consultivo del Governatore Distrettuale per la zona del club

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Formazione per il Segretario di Club 42

Responsabilità del Segretario di club

La preghiamo di dedicare un po' di tempo, insieme al segretario uscente, a esaminare in che modo viene redatto il verbale al momento attuale.

• Il tipo di riunione (ordinaria, straordinaria o del consiglio direttivo)

• La data e il luogo della riunione• Il nome della persona che presiede la riunione• Se il verbale della riunione precedente è stato

approvato• Tutte le mozioni, i proponenti delle stesse e se esse

sono state approvate o respinte• Tutti i punti all'ordine del giorno e gli appelli, e se

sono stati approvati o respinti• A che ora la riunione è stata iniziata e conclusa

Normalmente, sul verbale viene indicato …

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Formazione per il Segretario di Club 43

Responsabilità del Segretario di club

Il verbale serve a prendere nota di ciò che il club fa e non di ciò che i soci affermano.

Pertanto, la discussione è considerata informale e non viene trascritta.

Consultare la pagina 7 dell'eserciziario per ulteriori informazioni.

È importante che venga utilizzata la terminologia appropriata.

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Formazione per il Segretario di Club 44

Partecipare a tutte le riunioni di club e del Consiglio direttivo

Organizzare le riunioni del club e del Consiglio

Redigere il verbale della riunione

Mantenere i registri del club

Ricevere la corrispondenza del club e rispondere

Completare e inviare tutti i rapporti di club a LCI

Cooperare come membro effettivo del Comitato Consultivo del Governatore Distrettuale per la zona del club

Responsabilità del Segretario di club

Esamineremo ora come conservare i documenti del club.

Partecipare a tutte le riunioni di club e del Consiglio direttivo

Organizzare le riunioni del club e del Consiglio

Redigere il verbale della riunione

Mantenere i registri del club

Ricevere la corrispondenza del club e rispondere

Completare e inviare tutti i rapporti di club a LCI

Cooperare come membro effettivo del Comitato Consultivo del Governatore Distrettuale per la zona del club

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Formazione per il Segretario di Club 45

Partecipare a tutte le riunioni di club e del Consiglio direttivo

Organizzare le riunioni del club e del Consiglio

Redigere il verbale della riunione

Mantenere i registri del club

Ricevere la corrispondenza del club e rispondere

Completare e inviare tutti i rapporti di club a LCI

Cooperare come membro effettivo del Comitato Consultivo del Governatore Distrettuale per la zona del club

Responsabilità del Segretario di club

Tra i documenti del club figurano:• La charter del club• Lo statuto e il regolamento• La storia del club• I verbali di tutte le riunioni di club e del

Consiglio direttivo• I rapporti annuali degli officer di club e dei

comitati• I rapporti sulle attività• L'annuario dei soci del club Se il Suo club non ha un sistema di conservazione dei

documenti, compresi quelli relativi alle presenze e al pagamento delle quote, è necessario metterne a punto uno ora. La preghiamo di rispondere alla domanda a pagina 8

dell'eserciziario.

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Formazione per il Segretario di Club 46

Partecipare a tutte le riunioni di club e del Consiglio direttivo

Organizzare le riunioni del club e del Consiglio

Redigere il verbale della riunione

Mantenere i registri del club

Ricevere la corrispondenza del club e rispondere

Completare e inviare tutti i rapporti di club a LCI

Cooperare come membro effettivo del Comitato Consultivo del Governatore Distrettuale per la zona del club

Responsabilità del Segretario di club

Esamineremo ora la corrispondenza del club.

Partecipare a tutte le riunioni di club e del Consiglio direttivo

Organizzare le riunioni del club e del Consiglio

Redigere il verbale della riunione

Mantenere i registri del club

Ricevere la corrispondenza del club e rispondere

Completare e inviare tutti i rapporti di club a LCI

Cooperare come membro effettivo del Comitato Consultivo del Governatore Distrettuale per la zona del club

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Formazione per il Segretario di Club 47

Responsabilità del Segretario di club

Il segretario del club riceve molte informazioni, sia da LCI che da altri, relativamente ad attività di formazione, a eventi e a riunioni.

La corrispondenza può arrivare via posta regolare o elettronica, e può riguardare il presidente, il tesoriere, i presidenti di comitato e/o di progetto.

È importante che tutta la corrispondenza sia aperta, letta e distribuita tempestivamente.

Può scrivere appunti a pagina 9 dell'eserciziario.

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Formazione per il Segretario di Club 48

Responsabilità del Segretario di club

Si raccomanda decisamente che il segretario e il presidente di club si incontrino all'inizio del mandato per discutere di come si dovrà rispondere, conservare e registrare la corrispondenza.

In alcuni club, il segretario è responsabile del notiziario e svolge un ruolo essenziale nelle relazioni pubbliche del club.

Se Lei non è responsabile di tali compiti, è importante che sia in stretto contatto con coloro che lo sono. Ciò assicura che vengano pubblicate tutte le notizie importanti del club.

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Formazione per il Segretario di Club 49

Partecipare a tutte le riunioni di club e del Consiglio direttivo

Organizzare le riunioni del club e del Consiglio

Redigere il verbale della riunione

Mantenere i registri del club

Ricevere la corrispondenza del club e rispondere

Completare e inviare tutti i rapporti di club a LCI

Cooperare come membro effettivo del Comitato Consultivo del Governatore Distrettuale per la zona del club

Responsabilità del Segretario di club

La redazione e l'invio dei rapporti di club è un altro compito fondamentale del segretario di club.

Partecipare a tutte le riunioni di club e del Consiglio direttivo

Organizzare le riunioni del club e del Consiglio

Redigere il verbale della riunione

Mantenere i registri del club

Ricevere la corrispondenza del club e rispondere

Completare e inviare tutti i rapporti di club a LCI

Cooperare come membro effettivo del Comitato Consultivo del Governatore Distrettuale per la zona del club

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Formazione per il Segretario di Club 50

Responsabilità del Segretario di club

È essenziale inviare rapporti accurati e puntuali anche ai fini dell'assegnazione del Premio Club Excellence. Tra i rapporti e i moduli di cui Lei sarà responsabile figurano:

• Rapporto Mensile Soci

• Rapporto mensile sulle attività di servizio del club

• Rapporto degli officer di club

• Modulo d'Ordine forniture di club

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Formazione per il Segretario di Club 51

Responsabilità del Segretario di club

MyLCI è il sito per i rapporti utilizzato da molti club in tutto il mondo, cui si accede tramite il sito web di LCI; tutti i moduli vengono inviati utilizzando tale strumento. *

*Non tutti i distretti utilizzano MyLCI. Se il Suo distretto non lo usa, verifichi con l'attuale segretario come vengono inviati i rapporti del Suo club.

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Formazione per il Segretario di Club 52

Responsabilità del Segretario di club

Utilizzare MyLCI offre molti vantaggi

È possibile:

• Inviare online i moduli mensili soci e degli officer

• Visionare, aggiornare e scaricare informazioni sui soci di club o stampare le tessere dei soci

• Registrare ogni mese le attività di service del club

• Esaminare le attività di successo svolte da altri club

Può scrivere appunti a pagina 9 dell'eserciziario.

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Formazione per il Segretario di Club 53

Responsabilità del Segretario di club

Quando sono stati comunicati alla sede LCI i nuovi officer di club, viene inviata un'email che fornirà le informazioni su come accedere al sistema e scegliere la propria password.

Nella sezione Risorse di questo modulo di formazione troverà dei link ai video tutoriali su MyLCI e alle domande frequenti.

Nel Manuale per il Team degli Officer di Club si possono trovare ulteriori informazioni su come inviare i rapporti.

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Responsabilità del Segretario di club

Non poche responsabilità.

Riesaminiamo brevemente quanto illustrato sino ad ora.

Accipicchia!

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Responsabilità del Segretario di clubD

om

an

da n

. 1

Può trovare aiuto per le risposte nella sezione 3 dell'eserciziario.

a) Il tipo di riunione

b) La data e luogo della riunione

c) Chi ha detto cosa alla riunione

d) L'ora di inizio della riunione

Nei verbali delle riunioni di club normalmente si registra tutto ciò che segue tranne

Fare clic sulla risposta presceltaLa discussione non viene inserita nel verbale, vengono registrati solo i soci che hanno presentato o sostenuto una mozione.

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Formazione per il Segretario di Club 56

Responsabilità del Segretario di clubD

om

an

da n

. 2

Essa viene registrata come "respinta" o "bocciata"

Può trovare aiuto per le risposte nella sezione 3 dell'eserciziario.

Fare clic sulla risposta prescelta

Se una mozione non riceve un numero sufficiente di voti, viene trascritta come

respinta.

True False

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Formazione per il Segretario di Club 57

Responsabilità del Segretario di clubD

om

an

da n

. 3

Questa è l'ultima domanda.

a) Ordinare le forniture per il club

b) Programmare le riunioni

c) Leggere e distribuire la corrispondenza del club

d) Conservare i documenti del club

I segretari di club sono responsabili di tutto ciò che segue, tranne cosa?

Fare clic sulla risposta prescelta

Il presidente del club è responsabile della programmazione delle riunioni, mentre il segretario è responsabile di notificare la riunione ai partecipanti.

Può trovare aiuto per le risposte nella sezione 3 dell'eserciziario.

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Formazione per il Segretario di Club 58

Responsabilità del Segretario di club

L'ultimo argomento da trattare relativo alle responsabilità è quello dei Suoi impegni al di là del Suo club.

Partecipare a tutte le riunioni di club e del Consiglio direttivo

Organizzare le riunioni del club e del Consiglio

Redigere il verbale della riunione

Mantenere i registri del club

Ricevere la corrispondenza del club e rispondere

Completare e inviare tutti i rapporti di club a LCI

Cooperare come membro effettivo del Comitato Consultivo del Governatore Distrettuale per la zona del club

Partecipare a tutte le riunioni di club e del Consiglio direttivo

Organizzare le riunioni del club e del Consiglio

Redigere il verbale della riunione

Mantenere i registri del club

Ricevere la corrispondenza del club e rispondere

Completare e inviare tutti i rapporti di club a LCI

Cooperare come membro effettivo del Comitato Consultivo del Governatore Distrettuale per la zona del club

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Formazione per il Segretario di Club 59

Responsabilità del Segretario di club

L'ultimo argomento da trattare relativo alle responsabilità è quello dei Suoi impegni al di là del Suo club.

Com

itato

Con

sult

ivo d

el

DG

Comitato Consultivo del Governatore Distrettuale

Il Comitato Consultivo del Governatore Distrettuale è composto da • il presidente di zona • i presidenti di club e • i segretari di club all'interno della zona

Questo comitato offre consulenza al presidente di zona su questioni inerenti la zona e presenta raccomandazioni su questioni riguardanti tutti i club del distretto.

Il presidente di zona quindi condivide tali raccomandazioni con il governatore distrettuale e il comitato di distretto. La preghiamo di rispondere alla domanda a

pagina 10 dell'eserciziario.

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Formazione per il Segretario di Club 60

Responsabilità del Segretario di clubC

om

itato

Con

sult

ivo d

el

DG

Come membro del Comitato Consultivo del Governatore Distrettuale, lei dovrà…

Lavorare con il presidente di zona per assicurare che ogni club della Sua zona operi in modo efficiente e segua lo Statuto e il Regolamento dell'Associazione

Promuovere la partecipazione ai congressi distrettuali, multidistrettuali e alla Convention Internazionale

Promuovere la partecipazione alle serate della charter

Discutere dei modi per aiutare i club che hanno bisogno di assistenza per far crescere l'affiliazione o per sviluppare la leadership

Promuovere varie funzioni ed eventi di club, come le riunioni interclub, l'investitura di officer di club e di nuovi soci, o cerimonie in onore dei vincitori di Premi chiave

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Formazione per il Segretario di Club 61

Responsabilità del Segretario di club

Potrebbe anche dover…

Aiutare nella redazione dei rapporti, per preparare le riunioni del Comitato Consultivo

Aiutare con i preparativi se il club è stato prescelto per ospitare una riunione di zona

Com

itato

Con

sult

ivo d

el

DG

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Formazione per il Segretario di Club 62

Responsabilità del Segretario di clubVan

tag

gi

Il Comitato Consultivo del Governatore Distrettuale dovrebbe riunirsi almeno tre volte l'anno.

Partecipare alle riunioni…

• Consente di scambiare idee su programmi, progetti, raccolte di fondi e questioni legate all'affiliazione

• Offre un foro per stabilire rapporti di collaborazione tra i club

• Offre l'opportunità di incontrarsi con altri Lions dell'area

La preghiamo di rispondere alla domanda a pagina 10 dell'eserciziario.

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Formazione per il Segretario di Club 63

Responsibilities of the Club SecretaryR

isors

e s

up

ple

men

tari Consideri di seguire i seguenti corsi online:

Pubbliche Relazioni

Oratoria efficace

Gestione delle riunioni

Ulteriori informazioni sul Centro Didattico Lions si possono trovare qui.

Il Centro Didattico Lions offre corsi online gratuiti finalizzati ad aiutare i soci a sviluppare competenze di leadership.

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Formazione per il Segretario di Club 64

Benvenuto alla Sezione 4:

Pianificare il Suo mandato

Vada alla pagina 11 dell'eserciziario.

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Formazione per il Segretario di Club 65

Pianificare il Suo mandato

L'obiettivo di questa sezione è di offrirLe delle indicazioni per strutturare il Suo mandato di segretario di club. Riusciremo a…

Determinare in che modo si può preparare al Suo nuovo ruolo e alle Sue nuove responsabilità

Delineare le azioni costanti che dovrà intraprendere nel corso del Suo mandato

Individuare gli elementi da considerare mentre il Suo club effettua la transizione verso il successivo team di leader

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Formazione per il Segretario di Club 66

Pianificare il Suo mandato

La preghiamo di completare le pagine 11 e 12 dell'eserciziario per avere rapidamente

accesso alle responsabilità del Suo mandato.

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Formazione per il Segretario di Club 67

Pianificare il Suo mandato

Prima che assuma ufficialmente l'incarico, vi sono diverse azioni che può intraprendere per prepararsi meglio.

Pre

para

rsi

al

man

dato Partecipare alla Formazione per Officer di Club

Incontrarsi con l'attuale segretario per esaminare eventuali questioni pendenti

Se utilizza MyLCI per l'invio dei rapporti, creare un account ed esaminare il materiale di formazione

Verificare che le informazioni sugli officer e sui soci nell'annuario del club, presso LCI e a livello di MD/distretto siano corrette

Collaborare con il presidente e il tesoriere del club riguardo al bilancio annuale e aiutare nel formare eventuali comitati

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Formazione per il Segretario di Club 68

Pianificare il Suo mandato

Ogni mese dovrà:

Men

silm

en

te

Partecipare alle riunioni di club e del Consiglio direttivo

Presentare i rapporti mensili soci

Inviare il rapporto sulle attività

Tenere aggiornati i registri soci

Raccogliere e consegnare il denaro al tesoriere del club e ottenere da questi relativa ricevuta

Rispondere/inviare eventuali lettere o corrispondenza

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Formazione per il Segretario di Club 69

Pianificare il Suo mandato

Ogni trimestre dovrà:

Tri

mest

ralm

en

te

Partecipare alla riunione di zona con il presidente di club

Riferire al presidente e al Consiglio direttivo su eventuali insolvenze e sulle azioni intraprese per riscuotere i fondi dovuti

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Formazione per il Segretario di Club 70

Pianificare il Suo mandato

Due volte l'anno dovrà:

Sem

est

ralm

en

te

Confermare a LCI l'elenco dei soci in relazione all'elenco delle quote semestrali inviate al tesoriere con i documenti del club

Collaborare con il tesoriere per presentare a ogni socio un estratto conto relativo alle quote semestrali e ad altri obblighi finanziari dovuti al club (il Suo club può decidere di svolgere questo compito trimestralmente o annualmente)

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Formazione per il Segretario di Club 71

Pianificare il Suo mandato

A seconda delle necessità Lei dovrà:

A s

eco

nd

a d

ell

e

nece

ssit

à

Verificare le richieste di nuovi soci e inserirle nell'archivio del club

Presentare le informazioni sui nuovi soci a LCI

Ordinare le forniture per club e i premi attraverso LCI o un fornitore locale

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Formazione per il Segretario di Club 72

Pianificare il Suo mandato

In seguito alle elezioni annuali, Lei dovrà:

Al

mom

en

to d

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ele

zion

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Inviare il Rapporto officer di club (PU-101)

Ricevere e distribuire informazioni sui congressi MD/distrettuali e sulla Convention internazionale

Presentare a LCI e al Distretto le richieste di premi per i soci

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Formazione per il Segretario di Club 73

Pianificare il Suo mandato

Lei continuerà a svolgere un ruolo importante per il successo futuro del club pianificando una transizione efficace.

Term

ine d

el

Man

dato

Ha raggiunto il temine del Suo mandato di segretario di club.

Verificare i documenti per valutare eventuali premi Presenza perfetta e "anni di servizio"

Preparare nuovi moduli per la registrazione delle presenze per l'anno entrante

Preparare il rapporto annuale di attività, donazioni, ore ecc. per il ricevimento o la riunione di fine anno

Confermare che l'archivio del club sia aggiornato e pronto per essere trasferito al segretario entrante

Incontrarsi con il segretario entrante ed esaminare i documenti e le questioni pendenti

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Formazione per il Segretario di Club 74

Pianificare il Suo mandato

Quali obiettivi spera di raggiungere durante il Suo mandato di segretario di club?

Compili un elenco a pagina 13 dell'eserciziario.

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Formazione per il Segretario di Club 75

Pianificare il Suo mandato

Prima di concludere…

Ris

ors

e s

up

ple

men

tari Consideri di seguire i seguenti corsi online:

Definizione della missione personale

Impostazione degli obiettivi

Gestione del cambiamento

Ulteriori informazioni sul Centro Didattico Lions si possono trovare qui.

Il Centro Didattico Lions offre corsi online gratuiti finalizzati ad aiutare i soci a sviluppare competenze di leadership.

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Formazione per il Segretario di Club 76

Benvenuto alla Sezione 5:

Risorse

Vada alla pagina 14 dell'eserciziario.

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Formazione per il Segretario di Club 77

Sono molte le cose da ricordare all'inizio del mandato di segretario di

clubIn qualsiasi momento potrà rivedere

questa intera presentazione o tornare ad una specifica sezione.

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Formazione per il Segretario di Club 78

Risorse

Si possono comprendere meglio alcuni concetti e ottenere ulteriori informazioni studiando i documenti e il materiale di formazione sulle seguenti pagine web del sito di Lions Clubs International.

Pagine web :

MyLCI

Orientamento degli officer di club

Centro Risorse Leadership

Centro Didattico Lions

Risorse per i soci dei Lions club

Gestione di un Club

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Formazione per il Segretario di Club 79

Risorse

Pubblicazioni : Statuti e Regolamenti

LA-1 – InternazionaleLA-2 – Tipo per clubLA-4 – Distretto

Manuale per il Team degli Officer di Club

L'Arte del riconoscimento

Video tutoriali su MyLCI:

Introduzione a MyLCI

Utilizzo del sito web MyLCI

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Formazione per il Segretario di Club 80

Sono stati raggiunti gli obiettivi preposti?

In questo modulo online abbiamo:

Esaminato lo scopo del Suo club e l'importanza della posizione che i club rivestono nella struttura di Lions Clubs International

Sintetizzato le molte responsabilità che Lei ha in quanto segretario di club

Fornito dei link a risorse aggiuntive che potrebbero esserLe utili

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Formazione per il Segretario di Club 81

Congratulazioni per aver completato la prima parte della Formazione per Segretari di Club.

Il passo successivo è quello di completare la formazione per segretari di club a livello distrettuale, in cui riceverà ulteriori informazioni e discuterà del

lavoro di gruppo degli officer di club, della definizione degli obiettivi e della creazione dei piani d'azione.

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Formazione per il Segretario di Club 82

Grazie per aver partecipato!

Per eventuali domande, La preghiamo di contattare :

[email protected]