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8/16/2019 Presentation ARIBA

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Business Operating Policy &Procedure

Creacion de Requisiciónes(PR)


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1. OBJETIVO

Definir procedimientos a llevarse a cabo por Johnson & Johnson Colombia en el proceso

de creación de requisiciones (PRs) utilizando el sistema de comprador de Ariba

2. DEFINICIONES Y SIGLAS

PR = Purchase RequisitionBU = !usiness "nit

3. PROCEDIMENTOS

#os procedimientos descritos a continuación aplican para el proceso de creación derequisiciones (PRs) en el sistema de comprador de Ariba

Cuando un usuario crea una solicitud$ el usuario en cu%o nombre se realiza la solicitud

entrar en el flu'o de aprobación como aprobador

Procedimiento operatio est!ndarProcurement"atam #ri$a Processes


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3.1 SOBRE EL PROCEDIMIENTO

a) #ri$an la pantalla principal de Ariba$ en crear seleccione la solicitud de compra



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n la pantalla de creación de requisición$ aadir el t*tulo de la solicitud$ %a que este t*tulo es

importante para el usuario identificar su solicitud ms tarde

ntonces$ Ariba ofrece la opción de crear solicitud de compra en representación de otra persona Para

hacerlo$ simplemente haz clic en +en representación de+ % seleccionar en quien ser realizada esta

solicitud



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,a-a clic en buscar ms % busque el usuario deseado



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l sistema de comprador de Ariba ofrece la opción de buscar por el nombre$ .D de usuario % la unidad

de ne-ocio (!") "na vez que ha encontrado el usuario$ ha-a clic en seleccionar para continuar con el

proceso de creación de la solicitud$ revisar si es un pa-o a un ,CP o al -obierno % dar clic en

si-uiente



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Al dar clic en si-uiente$ aparecer la si-uiente pantalla$ in-resar a crear un articulo por encar-o



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s importante revisar/

0i se compra un material o un servicio

0eleccionar el proveedor correcto (se desplie-a la lista % se busca por nombre o codi-o de

ariba % se selecciona)

A-re-ar el codi-o de mercancia (si se tiene duda consultar con el dpto de compras)

l metodo de transmision del pedido debe quedar en fa12email con esto se -arantiza el envio

automatico de la orden de compra en el momento de su -eneracion

#os incoterms siempre seran costo$ se-uro % flete

0i la PR se prepara por material$ revisar el numero de unidades requeridas

.n-resar el precio que aparece en la cotizacion antes de impuestos (con decimales si ha%

lu-ar)

s importante que la cotizacion este i-ual a la PR



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Al verifcar que todo este en orden dar clic en #C%P#R.


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0eleccionar la fecha requerida (dia requerido para prestacion del servicio o entre-a del

material)$ Ademas seleccionar % editar la linea o lineas (una por una)



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Al in-resar a editar la linea$ a-re-ar centro e co!to! (quien asumira la compra)$ c"enta$

!"#co$%o (suministra Die-o aristizabal de cuentas por pa-ar)$ &'anta (siempre sera C3DC45)$

dar clic en 6please validate accountin- values7$ para verificarlas

0eleccionar la misma fecha seleccionada anteriormente % si ha% comentarios in-resarlos



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Ad'untar los soportes necesarios para que pase los flu'os de aprobacion$ entre estos soportes

deben estar/ Correo $recto e' &ro(eeor con 'a cot$)ac$on a*"nta +no ,or-ar / 'a

a&ro#ac$on e' %erente re!&ecto a 'a co0&ra

s importante a-re-ar todos los soportes e1istentes para la misma (CAR % demas)$ esto con el

fin de no reprocesar la PR



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3.2 AL FINAL DEL PROCESO

8inalmente se hace una verificación -eneral % se da clic en enviar$ en ese momento se ir al

flu'o de aprobación de los involucrados


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Dar clic en 6ver7$ all* se podr observar el flu'o de aprobación por el que debe pasar la PR

para la -eneración de la orden de compra


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9odas la personas deben aprobar la PR para que se pueda -enerar la orden de compra$ cuando sea

necesario aprobar lle-ara al email del usuario un correo de Ariba solicitando la misma



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Como apro$ar un pedido decompra


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3.1 SOBRE EL INICIO DEL PROCEDIMIENTO

a) #ri$an la P-ina principal del sistema de comprador de Ariba ha% un rea de tareas &or acer donde los

usuarios pueden encontrar los documentos ms recientes que estn pendientes para su visualización %

aprobación

Para aprobar dar clic en A&ro#ar



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Puede acceder a la información en la solicitud % confirmar que todos los datos estn de

acuerdo con lo deseado

,a-a clic en detalles para ver todos los datos de la solicitud

9ambi:n ten-a en cuenta el flu'o de aprobación donde es posible comprobar qui:nes

son los responsables de aprobación$ % quien %a aprobó o no la

solicitud

0i es necesario a-re-a comentarios o ad'unta archivos

Despu:s de toda la información confirmada$ ha-a clic ena&ro#ar



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n 6Ver '$!ta en la P-ina principal del sistema es posible observar todos los documentos

que estn pendientes

,aciendo clic en a&ro#ar pendientes documentos para su aprobación



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Puede ver la información en la PR$ como códi-o$ fecha$ solicitante$ estado$ nombre % total

Para hacer la aprobación seleccione la PR que debe aprobarse % ha-a clic ena&ro#ar

l sistema permite aprobar ms de un PR a la vez$ seleccionar todas las bandas que se

quieren aprobar % a continuación$ ha-a clic en a&ro#ar



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Para comprobar todos los datos de la solicitud$ antes de la aprobación de la PR$ ha-a clic

en PR para visualizarla



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;uevamente es importante verificar la información en la solicitud % confirmar si realmente

deber*a ser aprobada

#os campos +A-re-ar comentarios+ % +A-re-ar archivos+ puede utilizarse si es necesario

Despu:s de analizar % comprobar que todo es apropiado$ ha-a clic en aprobar



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a) #ri$an el si-uiente paso$ si la necesidad se presenta$ e1iste la opción de aadir comentarios visibles o no al

proveedor ,a-a clic en Aceptar para aprobar la solicitud



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Como 'enegar un pedido decompra


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1. OBJETIVO

Definir procedimientos a llevarse a cabo por Johnson & Johnson Colombia para dene-ar

requisiciones de compra (PR) en el sistema de comprador de Ariba

2. DEFINICIONES Y SIGLAS

PR = Purchase Requisition

3. PROCEDIMENTOS

#os procedimientos descritos a continuación aplican a la dene-ación de requisiciones de

compra (PR) en el sistema de comprador de Ariba



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a) #ri$an la P-ina principal del sistema de comprador de Ariba ha% un rea de tareas 6por hacer7 donde los

usuarios pueden encontrar los documentos ms recientes que estn pendientes para su visualización %

aprobación

Para Dene-ar dar clic en A&ro#ar



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Puede acceder a la información en la solicitud % confirmar si realmente debe ser

dene-ada

,a-a clic en detalles para ver todos los datos en la solicitud

9ambi:n ten-a en cuenta el flu'o de aprobación donde es posible comprobar qui:nes

son los responsables de aprobación$ % quien %a aprobó o no la

solicitud

0i es necesario$ aadir comentarios o ad'untar archivos Para dene-ar una solicitud es

de -ran importancia incluir la razón por la que est ne-ando esta petición

Despu:s de analizar toda la información % verificando que ha% al-o que no es

apropiado$ ha-a clic en ene%ar



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n 6Ver '$!ta en la P-ina principal del sistema es posible observar todos los documentos

que estn pendientes

,aciendo clic en a&ro#ar pendientes documentos para su aprobación



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Puede ver la información en la PR$ como códi-o$ fecha$ solicitante$ estado$ nombre % totalPara hacer la dene-ación seleccione el PR que debe dene-arse % ha-a clic enDene%ar

l sistema permite dene-ar ms de un PR a la vez$ debe seleccionar todas las PR


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Para comprobar todos los datos de la solicitud$ antes de la dene-ación de la PR$ ha-a clic

en PR para visualizarla



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s importante verificar la información en la solicitud % confirmar si realmente deber*a ser

dene-ada

Para dene-ar la solicitud$ es importante introducir la razón por la que est ne-ando esta

petición #os campos +a-re-ar comentarios+ % +A-re-ar archivos+ puede ser utilizado para

este propósito

Despu:s de que toda la información es analizada % verificando que ha% al-o que no es

apropiado$ ha-a clic en dene-ar



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a) #ri$an el si-uiente paso$ si la necesidad se presenta$ e1iste la opción de aadir comentarios visibles o no al

proveedor ,a-a clic en Aceptar para dene-ar la solicitud



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#usencia temporal 'elegarautoridad


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1. OBJETIVO

Definir procedimientos a llevarse a cabo por Johnson & Johnson Colombia % el proceso de

ausencia temporal en Ariba para los usuarios que ten-an la intención de salir de la

compa*a (vacaciones$ via'es$ cursos$ etc) permitiendo que su dele-ado en Ariba pueda

aprobar las requisiciones (PR)$ esto para la optimización del proceso de aprobación de las

CRs2PRs

DEFINICIONES Y SIGLAS

CRs = Check Requisitions BU = Business Unit' = Identifcation PRs = Purchase Requisitions

3. PROCEDIMENTOS

#os procedimientos descritos a continuación aplican a los procesos de ausencia temporal

en el sistema de Ariba



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a) #ri$an la pantalla principal de la Ariba seleccione Preferencias % ele-ir dele-ar autoridad



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n este si-uiente paso podr seleccionar a la persona que dele-ar para aprobar sus

requisiciones$ el per*odo % la razón 0i usted prefiere se-uir recibiendo notificaciones por

correo electrónico sobre las solicitudes de aprobación$ debe de'ar seleccionada la opción

continuar notificando por email sobre las solicitudes de aprobación



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,a-a clic en buscar ms para ver las opciones de b=squeda proporcionadas por el sistema



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Puede realizar una b=squeda para nombre real$ .D % !" li'a qu: campo utilizara para realizar la b=squeda .ntroduzca el valor deseado % ha-a clic en buscar ,a-a clic en seleccionar para confirmar la selección del usuario



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Rellene los campos fecha de inicio % fecha final de la dele-ación ,a-a clic en estos campos % seleccione las fechas deseadas



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#ue-o$ introducir el motivo de esta dele-ación % si desea recibir por correo electrónico las

notificaciones de aprobación de sistema

,a-a clic en si-uiente para continuar con el proceso



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Como la ima-en de aba'o$ podemos ver el flu'o de aprobación n el caso de esta petición$ ha%

no ha% aprobaciones requeridas

0i desea insertar cualquier aprobador por el per*odo de ausencia ha-a clic en a-re-ar aprobador

% ha-a clic en si-uiente



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>erifique que toda la información sea correcta$ si no ha-a clic en atrs$ pero si est todo 3?$

ha-a clic en enviar



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#e aparecer la si-uiente pantalla



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a Ar$#a

Para utilizar el Ariba$ pero sin desactivar la ausencia temporal ni la dele-ación de autoridad$ el

usuario deber iniciar sesión % ver la si-uiente pantalla


As* que ha-a clic en continuar utilizando la dele-ación de autoridad$ pero si quiere

desactivar la ausencia temporal % detener la dele-ación de autoridad$ ha-a clic en de'ar de

utilizar la dele-ación de autoridad


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Commercial &

Business Services

Procurement

Latam

Thank You!

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