presentatie het nieuwe werken in haarlem versie 3.0.1 in januari 2012
DESCRIPTION
Hierbij de presentatie van het nieuwe werken in de gemeente Haarlem tijdens sde aMBO-ICT conferentie avondprogramma 16 januari 2012 samen met Maarten Baas.TRANSCRIPT
Datum16 januari 2013
‘’ Het Nieuwe Werken’in Haarlem
Overzicht
•Aanleidingen en ontwikkelingen
•Strategie inzake de nieuwe ontwikkelingen
•Bewandelde pad
•Ervaringen bij implementatie
•Aandachtspunten
Presentatie door Maarten Baas – [email protected] en Eva de Wit – [email protected]
Aanleiding
Nieuwe stadskantoor Raakspoort waar
flex- en papierloos wordt gewerkt
Stimuleren van het digitale kanaal
Papierloos werken
De digitale manager
Ontwikkelingen
Generatie Y en Social media
4
Cloud effect
Apple effect
Digitaal is het nieuwe normaal
Belang van Informatie neemt exponentieel toeAlles digitaal en overal beschikbaar
Security
Aanpak• Twee masterplannen
• Werken volgens architectuur
• Governance : Stuurgroep Digitalisering
• Benadering: professioneel, zakelijk, sociaal en beheersbaar
5
Bewandelde pad
• Binnen 60 seconden, op elke locatie, op elk device een volledige werkplek ter beschikking
• Datacenter en storage geleased met het oog op overheidscloud ontwikkelingen
• Virtualisatie en netwerk infrastructuur in eigen beheer om afhankelijkheid te beperken
• Beschikbaar stellen van draadloos netwerk op de verschillende locaties voor smartphones, tablets en laptops
Resultaten: - Mogelijkheid verhoging flexnorm van 0,8 naar 0,5- Directie wil verdere invoering Het Nieuwe Werken
Ervaringen bij implementatie
• Vindbaarheid en bereikbaarheid van collega’s
• Vermenging en spanningsveld tussen zakelijk en privé door plaatsonafhankelijk werken – de rol van het management
• Invoering van flexiquette, verworvenheden in cultuur ombuigen naar een open organisatie
• Samenwerking tussen afdelingen wordt makkelijker, omdat er kortere lijnen ontstaan
• Deling van data middels Dropbox, centralisatie van data is belangrijk
Communiceren
• Vindbaarheid en bereikbaarheid verhogen van de medewerkers
• Contact houden via een standaard-internetverbinding, waar u zich ook bevindt
• Integratie met smartphones en chat
• Een sociaal netwerk opbouwen en op de hoogte blijven van de activiteiten van uw collega’s
• Voortzetting standaardisatie MS-producten – b.v. sharepoint
Aandachtspunten (1 / 2)
• Het Nieuwe Werken wordt voor een klein deel gedreven door de inzet van ICT, maar is in grote mate afhankelijk van kennisdeling door de medewerkers en een andere aansturing door het management
• Papierloos werken heeft een grote impact op de verandering van werken van de medewerkers. Begin tijdig met het betrekken van de medewerkers en laat hier mee proefdraaien
• Werken volgens architectuur: vinden en archiveren van diverse mediabestanden in meerdere DMS
Aandachtspunten (2 / 2)
• Aansturing ombuigen van aanwezigheidssturing naar resultaatsturing
• Datagroei is enorm, efficiëntie is ver te zoeken. Inzet van archivering is een must!
• Bereikbaarheid en vindbaarheid draagt bij aan succesvolle invoering Het Nieuwe Werken
We werken digitaal, maar zijn niet gewend digitaal te werken
Zaakgericht werken - model11
Inputmanagement Outputmanagement
Zaakregistratie
Processturing
Zaaksystemen(vergunningen, uitkeringen, bevolking, etc.)
Zakenmagazijn
Opslag en archivering
Burgers, bedrijven, ketenpartners
Zaakgericht werken - besluitvorming12
Opstellen beleid, definities, modellen door DIV / ICT
Afstemmen met organisatie en verkrijgen draagvlak in Denktank
Vaststellen beleid, definities, modellen in Stuurgroep Digitalisering
Leveranciersconferentie – wat verwachten we van onze leveranciers?
Hoe verder? De toekomstD
it is
de
tite
l van
dez
e pr
esen
tatie
| 16
janu
ari 2
008
13
Security:Voorbereiding op ISO 27001 certificeringOptimaliseren van Informatiebeleidsplan naar aanleiding van het concept van Het Nieuwe werken
Meerjarig Beleidsplan Informatievoorziening:Beleidskader vaststellen volgens de richtlijnen van GartnerInvulling geven aan het meerjarig informatiebeleidsplan inclusief financiële consequenties Actief zoeken naar samenwerkingsmogelijkheden
Architectuur uitwerking op basis van de vastgestelde business rules:Hanteren van de drie pijlers: Vicrea, SharePoint, Verseon Basisplaat Haarlemse architectuur (business, proces, applicatie en techniek) op basis van DEMO