Tugas AkhirTugas Akhir

Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan Program Diploma IIIkelulusan Program Diploma III

Komputerisasi Sistem Penerimaan Komputerisasi Sistem Penerimaan Karyawan pada Karyawan pada PPTT. Aditec . Aditec CCakrawiyasa akrawiyasa

JakartaJakarta

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

N I M : N I M : 999999999999999999

Jurusan Manajemen InformatikaJurusan Manajemen Informatika

Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana InformatikaInformatika

Jakarta 2007Jakarta 2007

Materi Pembahasan Materi Pembahasan

• Ruang Lingkup PembahasanRuang Lingkup Pembahasan

• Struktur OrganisasiStruktur Organisasi

• Prosedur Sistem BerjalanProsedur Sistem Berjalan

• Diagram Alir Data Sistem BerjalanDiagram Alir Data Sistem Berjalan

• Pokok PermasalahanPokok Permasalahan

• Alternatif Pemecahan MasalahAlternatif Pemecahan Masalah

• Prosedur Sistem UsulanProsedur Sistem Usulan

• Diagram Alir Data Sistem UsulanDiagram Alir Data Sistem Usulan

• Normalisasi Normalisasi

• Diagram H I P ODiagram H I P O

• KesimpulanKesimpulan

• SaranSaran

Ruang Lingkup Ruang Lingkup PembahasanPembahasan

Permasalahan yang akan dibahas dalam Permasalahan yang akan dibahas dalam penulisan laporan Tugas Akhir ini adalah :penulisan laporan Tugas Akhir ini adalah :

Mulai dari proses penerimaan aplikasi calon pelamar, Mulai dari proses penerimaan aplikasi calon pelamar, proses seleksi, proses penempatan sampai dengan proses seleksi, proses penempatan sampai dengan

tahap laporan data karyawan baru.tahap laporan data karyawan baru.

Struktur OrganisasiStruktur Organisasi

Prosedur Sistem BerjalanProsedur Sistem BerjalanAdapun prosedur sistem berjalan yang ada adalah sebagai Adapun prosedur sistem berjalan yang ada adalah sebagai berikut :berikut :

a. Proses Penerimaan Aplikasi Calon Karyawana. Proses Penerimaan Aplikasi Calon Karyawan

Surat lamaran beserta dokumen persyaratan Surat lamaran beserta dokumen persyaratan diterimapada staff administrasi. diterimapada staff administrasi. Dari surat lamaran, Dari surat lamaran, dicatat data dari calon karyawan ke dalam arsip calon dicatat data dari calon karyawan ke dalam arsip calon karyawan. karyawan. Sedangkan dokumen persyaratan akan Sedangkan dokumen persyaratan akan diajukan ke personalia untuk diteliti dan dipelajari lebih diajukan ke personalia untuk diteliti dan dipelajari lebih lanjut. Apabila dokumen persyaratan tersebut disetujui, lanjut. Apabila dokumen persyaratan tersebut disetujui, maka staff administrasi membuat surat panggilan yang maka staff administrasi membuat surat panggilan yang berisikan jadwal test serta wawancara yang harus diikuti berisikan jadwal test serta wawancara yang harus diikuti dan dikirimkan melalui pos kepada calon karyawan yang dan dikirimkan melalui pos kepada calon karyawan yang bersangkutanbersangkutan

b. Proses Seleksib. Proses Seleksi

Apabila calon karyawan bersedia datang sesuai dengan Apabila calon karyawan bersedia datang sesuai dengan jadwal test yang telah ditentukan sebelumnya, staff jadwal test yang telah ditentukan sebelumnya, staff administrasi akan meminta surat panggilannya untuk administrasi akan meminta surat panggilannya untuk kemudian dilakukan pengecekan dengan membuka arsip kemudian dilakukan pengecekan dengan membuka arsip calon karyawan. Setelah itu, maka dilakukan test ujian calon karyawan. Setelah itu, maka dilakukan test ujian bagi calon karyawan. Hasil test akan disimpan dalam arsip bagi calon karyawan. Hasil test akan disimpan dalam arsip hasil test, dan bagi mereka yang dinyatakan lulus akan hasil test, dan bagi mereka yang dinyatakan lulus akan dilakukan proses wawancara. Hasil dari wawancara akan dilakukan proses wawancara. Hasil dari wawancara akan disimpan dalam arsip hasil wawancara.disimpan dalam arsip hasil wawancara.

Prosedur Sistem BerjalanProsedur Sistem Berjalan

Adapun prosedur sistem berjalan yang ada adalah Adapun prosedur sistem berjalan yang ada adalah sebagai berikut :sebagai berikut :

c. Proses Penempatan Karyawanc. Proses Penempatan Karyawan Setelah semua proses test ujian dan wawancara Setelah semua proses test ujian dan wawancara

selesai diselenggarakan, data-data yang disimpan selesai diselenggarakan, data-data yang disimpan dalam arsip hasil test dan arsip hasil wawancara dalam arsip hasil test dan arsip hasil wawancara dilihat lagi oleh staff administrasi untuk diserahkan dilihat lagi oleh staff administrasi untuk diserahkan kepada personalia. Setelah personalia setuju, staff kepada personalia. Setelah personalia setuju, staff administrasi akan melakukan pengecekan kembali administrasi akan melakukan pengecekan kembali terhadap arsip calon karyawan. Berdasarkan data terhadap arsip calon karyawan. Berdasarkan data yang ada pada arsip tersebut dan persetujuan dari yang ada pada arsip tersebut dan persetujuan dari personalia, staff administrasi membuat list personalia, staff administrasi membuat list karyawan baru yang ditujukan kepada bagian karyawan baru yang ditujukan kepada bagian produksi dan disimpan dalam arsip karyawan baru produksi dan disimpan dalam arsip karyawan baru serta membuatkan surat kontrak dan diberikan serta membuatkan surat kontrak dan diberikan kepada karyawan.kepada karyawan.

d. Proses Laporan d. Proses Laporan Laporan penerimaan karyawan baru dibuat oleh Laporan penerimaan karyawan baru dibuat oleh

staff administrasi berdasarkan list karyawan baru staff administrasi berdasarkan list karyawan baru dari arsip karyawan baru dan dilaporkan pada akhir dari arsip karyawan baru dan dilaporkan pada akhir periode penerimaan karyawan baru pada manager periode penerimaan karyawan baru pada manager personalia.personalia.

Diagram Alir Data Sistem BerjalanDiagram Alir Data Sistem Berjalan

Diagram Alir Data (Konteks) dari Sistem berjalan Diagram Alir Data (Konteks) dari Sistem berjalan adalah sebagai berikut:adalah sebagai berikut:

Diagram Alir Data Sistem BerjalanDiagram Alir Data Sistem Berjalan

Diagram Alir Data (Nol) dari Sistem berjalan adalah Diagram Alir Data (Nol) dari Sistem berjalan adalah sebagai berikut:sebagai berikut:

Pokok PermasalahanPokok Permasalahan

Dari hasil pengamatan penulis selama melakukan Dari hasil pengamatan penulis selama melakukan riset di PT. Aditec Cakrawiyasa khususnya pada riset di PT. Aditec Cakrawiyasa khususnya pada bagian personalia mengenai penerimaan karyawan, bagian personalia mengenai penerimaan karyawan, sumber daya yang ada belum semaksimal mungkin. sumber daya yang ada belum semaksimal mungkin. Hal ini dilihat pada proses penerimaan karyawan Hal ini dilihat pada proses penerimaan karyawan dalam proses tersebut masih dilakukan secara dalam proses tersebut masih dilakukan secara manual. Sehingga ditemukan beberapa masalah manual. Sehingga ditemukan beberapa masalah seperti : seperti : Adanya aplikasi lamaran yang berulang dan dalam Adanya aplikasi lamaran yang berulang dan dalam pencatatan data penerimaan yang dilakukan pencatatan data penerimaan yang dilakukan personalia masih manual, sehingga mempersulit personalia masih manual, sehingga mempersulit dalam pencarian data untuk dilakukan pemanggilan dalam pencarian data untuk dilakukan pemanggilan peserta test dan wawancara. peserta test dan wawancara.

Sama halnya dengan pembuatan laporan sehingga Sama halnya dengan pembuatan laporan sehingga harus melewati beberapa prosedur dengan waktu harus melewati beberapa prosedur dengan waktu yang tidak sedikit. yang tidak sedikit.

Serta kesulitan dalam pencarian data aplikasi lamaran Serta kesulitan dalam pencarian data aplikasi lamaran untuk dibuatkan surat kontrak kerja. Walaupun dalam untuk dibuatkan surat kontrak kerja. Walaupun dalam penggunaan perangkat kerasnya sudah menggunakan penggunaan perangkat kerasnya sudah menggunakan komputer, tetapi pencatatan dan pengambilan data komputer, tetapi pencatatan dan pengambilan data masih menggunakan media kertas yang diarsipkan masih menggunakan media kertas yang diarsipkan dan tidak secara langsung dari komputer itu sendiri.dan tidak secara langsung dari komputer itu sendiri.

Alternatif Pemecahan MasalahAlternatif Pemecahan Masalah

Masalah yang timbul akibat sistem penerimaan Masalah yang timbul akibat sistem penerimaan karyawan yang masih dikerjakan secara manual karyawan yang masih dikerjakan secara manual tentunya tidak lagi sesuai dengan kemajuan tentunya tidak lagi sesuai dengan kemajuan teknologi informasi saat ini, dimana waktu adalah teknologi informasi saat ini, dimana waktu adalah sesuatu yang berharga. Permasalahan diatas sesuatu yang berharga. Permasalahan diatas sebenarnya tidak perlu terjadi seandainya terdapat sebenarnya tidak perlu terjadi seandainya terdapat sistem pengolahan data yang terkomputerisasi. sistem pengolahan data yang terkomputerisasi. Dengan adanya sistem pengolahan data yang Dengan adanya sistem pengolahan data yang terkomputerisasi tentu akan memudahkan terkomputerisasi tentu akan memudahkan pelaksanaan kerja khususnya bagian personalia PT. pelaksanaan kerja khususnya bagian personalia PT. Aditec Cakrawiyasa. Aditec Cakrawiyasa.

Untuk itu perlu dibuat alternatif pemecahan masalah Untuk itu perlu dibuat alternatif pemecahan masalah sebagai berikut :sebagai berikut :

Pencatatan data penerimaan sebaiknya dicatat secara Pencatatan data penerimaan sebaiknya dicatat secara berurutan didalam komputer sehingga berurutan didalam komputer sehingga memudahkan dalam pencarian data.memudahkan dalam pencarian data.

Penyimpanan data dalam harddisk akan lebih Penyimpanan data dalam harddisk akan lebih menghemat tenaga dan lebih aman.menghemat tenaga dan lebih aman.

Dengan menggunakan media komputer akan Dengan menggunakan media komputer akan diperoleh informasi atau laporan yang cepat, tepat diperoleh informasi atau laporan yang cepat, tepat dan akurat serta mengurangi terjadinya kesalahan.dan akurat serta mengurangi terjadinya kesalahan.

Mempercepat pekerjaan khususnya yang berkaitan Mempercepat pekerjaan khususnya yang berkaitan dengan sistem penerimaan karyawan pada bagian dengan sistem penerimaan karyawan pada bagian personalia.personalia.

Prosedur Sistem UsulanProsedur Sistem Usulan  Adapun prosedur sistem usulan yang ada adalah Adapun prosedur sistem usulan yang ada adalah sebagai berikut :sebagai berikut :

a. Proses Penerimaan Aplikasi Calon Karyawana. Proses Penerimaan Aplikasi Calon KaryawanSurat lamaran beserta dokumen persyaratan diterima Surat lamaran beserta dokumen persyaratan diterima pada staff administrasi. Dari surat lamaran, staff pada staff administrasi. Dari surat lamaran, staff administrasi melakukan input data calon karyawan administrasi melakukan input data calon karyawan melalui program komputer ke dalam file calon melalui program komputer ke dalam file calon karyawan. Sedangkan dokumen persyaratan akan karyawan. Sedangkan dokumen persyaratan akan diajukan ke personalia untuk diteliti dan dipelajari diajukan ke personalia untuk diteliti dan dipelajari lebih lanjut. Apabila dokumen persyaratan tersebut lebih lanjut. Apabila dokumen persyaratan tersebut disetujui, maka staff administrasi melakukan disetujui, maka staff administrasi melakukan pencetakan surat panggilan menggunakan program pencetakan surat panggilan menggunakan program komputer yang berisikan jadwal test serta wawancara komputer yang berisikan jadwal test serta wawancara yang harus diikuti dan dikirimkan melalui pos kepada yang harus diikuti dan dikirimkan melalui pos kepada calon karyawan yang bersangkutancalon karyawan yang bersangkutan

b.Proses Seleksib.Proses SeleksiApabila calon karyawan bersedia datang sesuai Apabila calon karyawan bersedia datang sesuai dengan jadwal test yang telah ditentukan dengan jadwal test yang telah ditentukan sebelumnya, staff administrasi akan meminta surat sebelumnya, staff administrasi akan meminta surat panggilannya untuk kemudian dilakukan pengecekan panggilannya untuk kemudian dilakukan pengecekan dengan membuka file calon karyawan. Setelah itu, dengan membuka file calon karyawan. Setelah itu, maka dilakukan test ujian bagi calon karyawan. Hasil maka dilakukan test ujian bagi calon karyawan. Hasil test akan disimpan dalam file hasil test, dan bagi test akan disimpan dalam file hasil test, dan bagi mereka yang dinyatakan lulus akan dilakukan proses mereka yang dinyatakan lulus akan dilakukan proses wawancara. Hasil dari wawancara akan disimpan wawancara. Hasil dari wawancara akan disimpan dalam file hasil wawancara.dalam file hasil wawancara.  

Prosedur Sistem UsulanProsedur Sistem Usulan  Adapun prosedur sistem usulan yang ada adalah Adapun prosedur sistem usulan yang ada adalah sebagai berikut :sebagai berikut :

c. Proses Penempatan Karyawanc. Proses Penempatan KaryawanSetelah semua proses test ujian dan wawancara Setelah semua proses test ujian dan wawancara selesai diselenggarakan, data-data yang disimpan selesai diselenggarakan, data-data yang disimpan dalam file hasil test dan file hasil wawancara dilihat dalam file hasil test dan file hasil wawancara dilihat lagi oleh staff administrasi untuk diserahkan kepada lagi oleh staff administrasi untuk diserahkan kepada personalia. Setelah personalia setuju, staff personalia. Setelah personalia setuju, staff administrasi akan melakukan pengecekan kembali administrasi akan melakukan pengecekan kembali terhadap file calon karyawan. Berdasarkan data yang terhadap file calon karyawan. Berdasarkan data yang ada pada file tersebut dan persetujuan dari ada pada file tersebut dan persetujuan dari personalia, staff administrasi melakukan pencetakan personalia, staff administrasi melakukan pencetakan list karyawan baru yang ditujukan kepada bagian list karyawan baru yang ditujukan kepada bagian produksi dan disimpan dalam file karyawan baru serta produksi dan disimpan dalam file karyawan baru serta mencetak surat kontrak dan diberikan kepada mencetak surat kontrak dan diberikan kepada karyawan.karyawan.

d. Proses Laporan d. Proses Laporan Laporan penerimaan karyawan baru dicetak oleh staff Laporan penerimaan karyawan baru dicetak oleh staff administrasi berdasarkan data list karyawan baru dari administrasi berdasarkan data list karyawan baru dari file karyawan baru dan dilaporkan pada akhir periode file karyawan baru dan dilaporkan pada akhir periode penerimaan karyawan baru pada manager personalia.penerimaan karyawan baru pada manager personalia.

Diagram Alir Data Sistem UsulanDiagram Alir Data Sistem Usulan

Diagram Alir Data (Konteks) dari Sistem usulan adalah Diagram Alir Data (Konteks) dari Sistem usulan adalah sebagai berikut:sebagai berikut:

Diagram Alir Data Sistem UsulanDiagram Alir Data Sistem UsulanDiagram Alir Data (Nol) dari Sistem usulan adalah Diagram Alir Data (Nol) dari Sistem usulan adalah sebagai berikut:sebagai berikut:

Normalisasi Normalisasi ( Bentuk Tidak Normal )( Bentuk Tidak Normal )

Normalisasi Bentuk Tidak Normal Normalisasi Bentuk Tidak Normal (Unnormalized) adalah sebagai berikut:(Unnormalized) adalah sebagai berikut:

No urut Nama calon karyawanAlamat calon karyawanNo telpJenis kelaminUsiaPendidikanNo Test Tanggal testJumlah PesertaNilaiKeterangan testNo Wawancara Tanggal wawancaraJumlah PesertaKeterangan wawancaraNo List Tanggal mulai kerjaTanggal kontrakNama calon karyawanAlamat calon karyawan

NormalisasiNormalisasi( Bentuk Pertama ) ( Bentuk Pertama )

Normalisasi Bentuk Pertama (1NF) Normalisasi Bentuk Pertama (1NF) adalah sebagai berikut:adalah sebagai berikut:

Keterangan:

* = Candidate Key

No urut *Nama calon karyawanAlamat calon karyawanNo telpJenis kelaminUsiaPendidikanNo Test *Tanggal testJumlah PesertaNilaiKeterangan testNo Wawancara *Tanggal wawancaraJumlah PesertaKeterangan wawancaraNo List *Tanggal mulai kerjaTanggal kontrakJumlah karyawanKeterangan

Normalisasi Normalisasi ( Bentuk Kedua )( Bentuk Kedua )

Normalisasi Bentuk Kedua (2NF) adalah Normalisasi Bentuk Kedua (2NF) adalah sebagai berikut:sebagai berikut:

Keterangan:

* = Primary Key

** = Foreign Key

No urut *Nama calon karyawanAlamat calon karyawanNo telpJenis kelaminUsiapendidikan

Tabel Calon Karyawan

No Test *Tanggal testJumlah PesertaNilaiKeterangan testNo Wawancara *Tanggal wawancaraJumlah PesertaKeterangan wawancaraNo List *Tanggal mulai kerjaTanggal kontrakJumlah karyawanKeterangan

No urut **

Tabel Transaksi

Normalisasi Normalisasi ( Bentuk Ketiga )( Bentuk Ketiga )

Normalisasi Bentuk Ketiga (3NF) adalah Normalisasi Bentuk Ketiga (3NF) adalah sebagai berikut:sebagai berikut:

Keterangan:

* = Primary Key

** = Foreign Key

No urut *Nama calon karyawanAlamat calon karyawanNo telpJenis kelaminUsiapendidikan

Tabel Calon Karyawan

Tabel Hasil Seleksi

No Test *Tanggal testJumlah PesertaNilaiKeterangan test

No urut **

No Wawancara *Tanggal wawancaraJumlah PesertaKeterangan wawancara

No Test **

Tabel Hasil Wawancara

No List *Tanggal mulai kerjaTanggal kontrakJumlah karyawanKeterangan

No Wawancara **

Tabel Karyawan Baru

H I P O H I P O Diagram H I P O dari sistem usulan Diagram H I P O dari sistem usulan adalah sebagai berikut:adalah sebagai berikut:

Kesimpulan Kesimpulan

Dari pembahasan mengenai komputerisasi sistem pembayaran piutang pada PT. Aditec Cakrawiyasa maka terlihat bahwa penggunaan komputer sangat membantu setiap karyawan atau siapa saja yang membutuhkan dan menggunakan komputer untuk suatu pekerjaan yang berulang-ulang.

Dari hasil penulisan tugas akhir ini dapat diambil kesimpulan sebagai berikut:

Komputerisasi sebagai teknologi yang canggih dan modern sangat membantu personalia dalam mempercepat dan mempermudah dalam memproses penerimaan karyawan baru.

Pengolahan data dengan komputer dapat diperoleh informasi tepat waktu, tepat guna dan terpercaya, sehingga dihasilkan laporan yang akurat .

Penyimpanan data yang menngunakan media penyimpanan komputer akan menjadi lebih terjamin keamanannya dan apabila mencari data penerimaan karyawan baru yang diperlukan akan lebih cepat.

Adanya sistem penerimaan karyawan baru yang akan terkomputerisasikan, sangat menunjang sekali dalam memecahkan permasalahan yang selama ini ada seperti penumpukan berkas-berkas data pelamar yang dirasa kurang perlu dan permasalahan perangkat keras yang sudah ada untuk menunjang proses pembayaran piutang yang dapat dikatakan masih manual.

SaranSaran

Dari kesimpulan diatas maka penulis mencoba memberikan beberapa saran dengan harapan dapat bermanfaat dan dapat menjalankan sistem penerimaan karyawan baru.

Dari pengisian data harus dilakukan seteliti mungkin untuk mencegah terjadinya kesalahan yang membuat kekacauan laporan penerimaan karyawan baru.

Mengingat pentingnya data-data pada file yang digunakan maka harus sangat diperhatikan dalam hal perawatan data yaitu dengan duplikat data atau back-up data.

Perlunya tenaga ahli atau professional untuk menjalankan sistem penerimaan karyawan baru yang akan terkomputerisasikan.

Pemeliharaan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) hendaknya dibersihkan secara teratur.

Selesai Selesai

Terima kasih atas perhatian dari Bapak / Ibu

Dosen Penguji……