presentasi tug

Download Presentasi tug

Post on 01-Dec-2014

3.880 views

Category:

Documents

13 download

Embed Size (px)

DESCRIPTION

 

TRANSCRIPT

  • 1. PEMERIKSAAN
    • TATA USAHA GUDANG
    PEMERIKSAAN PEMERIKSAAN PEMERIKSAAN
  • 2. Latar Belakang
    • Kurang peduli terhadap :
    • Administrasi / aturan yang ada , misl. Inventarisasi Material
    • Keberadaan / pemeliharaan barang & gudang
    • Ketelitian pemeriksaan fisik/ penerimaan barang
    • Tidak pernah membuat memori detil setiap pergantian pejabat Logistik & Gudang
    • Uraian tugas pejabat Gudang dan pengembangan SDM
    • Perlunya SOP proses pengelolaan TUG & keluar/masuk barang
    • Reward & Punishment
    • Aturan yang ada :
    • Dianggap terlalu birokratif
    • Dianggap sudah usang & tak peduli perlunya penyempurnaan krn adanya perubahan
  • 3. Beberapa Peraturan yg masih berlaku a.l. :
    • Pengumuman PLN no. 052/PST/1975-13 Mei 1975, tentang Tata Laksana Pengurusan Gudang PLN.
    • SED no.010/PST/1979-28 Maret 1979, tentang Pelaksanaan Penggunaan Nomor Normalisasi utk Barang2&Jaringan Umum.
  • 4.
    • SED no. 027/PST/1981 dan Pedoman&Petunjuk no.B4/ 1981-19 Des 1981,tentang Pengisian &Penggunaan Kartu Persediaan (TUG-1) dlm rangka Pengendalian Persediaan.
    • SED no. 026/PST/1982 dan Pedoman&Petunjuk no.B6 tentang Fasilitas Pergudangan,Sistem Penyimpanan & Perawatan Persediaan dan Suku Cadang.
    • SED no. 018/PST/1987-26 Desember 1987,tentang Perubahan Akuntansi Material.
  • 5. Kartu Persediaan , TUG - 1 Material Gudang Masuk Keluar Simpan Tanggal Dokumen Persediaan Nama Nmr Masuk Keluar Fisik Tersedia
    • Unit yg sudah ada IT, TUG-1 dianjurkan tetap ada sbg Hard Copy
    TUG-1&2
  • 6.
    • Sebagai Kartu Pengendalian Barang
    • Diisikan data TUG-3 (masuk/ bukan TUG-11) dan TUG - 8 ,9
    • & 16 (keluar) saja ( lihat Diagram Alir TUG )
    • Tidak boleh dipecah lebih dari satu Kartu & tidak boleh di tippex, karena dapat menghilangkan jejak
    • Bila ada kesalahan tulis cukup di silang / cross , agar ada buktinya
    • Mengisi Kartu harus sampai seluruh halaman terisi penuh
  • 7.
    • Apabila Kartu lama sudah penuh ,harus dilekatkan pada kartu baru , dan tidak boleh disimpan ditempat lain / dihilangkan
    • Warna Kartu harus sesuai peruntukan Materialnya
    • Material bawaan Pengadaan Unit sebelumnya (Pembangkit / Jaringan) harus dipisahkan dan dibuatkan Kartu Persediaan tersendiri (warna khusus)
    • Material yang diragukan kualitasnya ( salah terima / ex. Retur ) harus dipilih dgn teliti-dipisahkan dan sebaiknya diberi Kartu tersendiri (Warna khusus)
    • Material ini harus dapat dipertanggung jawabkan / dimintakan penggantian dari pemasoknya, dan saat Inventarisasi harus sudah dilakukan klarifikasi.
  • 8. Kartu Gantung , TUG-2
    • Data harus sama dgn TUG-1 , dan selalu di up date setiap ada mutasi di TUG-1
    • Harus selalu digantungkan pada kelompok Materialnya di Gudang ybs ( dalam maupun luar gdg ) , dimasukan dalam plastik transparan utk pemeliharaan & mudah dilihat
    • Untuk meningkatkan tanggung jawab , TUG-2 ini harus ada Tanda tangan KaSi / Supervisor atasan Gudang ybs.
    • Datanya harus selalu di update per hari sebelum pulang kerja, sehingga sama dengan Fisik dan Kartu Persediaan TUG-1 ybs , termasuk cara pengisiannya ( inventarisasi harian).
  • 9.
    • Material yang diragukan kualitasnya tidak boleh diusulkan utk dihapus ataupun dibursakan.
    • Material yang diragukan kualitasnya ( salah terima / ex. Retur ) harus dipilih dgn teliti oleh ahlinya ( Tim Inventarisasi yg ditunjuk)-dipisahkan kelompoknya, diberi Kartu Gantung tersendiri (Warna khusus) dan diminta pertanggung jawaban / dimintakan ganti kepada pemasoknya , dibawah koordinasi panitia pemeriksanya.
    • Oleh karena itu :
  • 10.
    • Anggota Tim Inventarisasi harus independent / kualified / banyak petugas teknik mesin & listrik (termasuk panitia pemeriksa barang), krn selain menghitung jumlah juga harus menentukan/ menguji mutu barang dan menginventaris berkasnya ( memori keberadaan Material / surat2 jaminan/coo/com/kontrak ybs/ hasil pemeriksaan yll , BA & penerimaan ybs. Dlsb ) .
    • Tim Inventarisasi / Pemeriksa Barang , harus memiliki alat uji / bekerja sama dengan bengkel / kamar tera / laboratorium ybs.
  • 11. Bon Penerimaan Barang , TUG 3(Kode-1/2) Material Gudang Masuk Keluar Simpan TUG-3
    • Boleh dibuat setelah ada
    • bukti TUG-4
    • Perhatikan tgl pembuatan ,
    • tdk mendahului TUG-4
    • Harus disertai dengan bukti
    • barang / materialnya
    • Disahkan oleh Kabag Logistik /
    • Manajer ybs.
  • 12.
    • Sebagai bukti penerimaan Barang setelah melalui pemeriksaan yang benar ( dengan bukti TUG-4 ), serta ada Laporan hasil pemeriksaan oleh ahlinya sesuai bidang ybs.dgn Material yg datang.
    • Seluruh berkas pemeriksaan mulai barang datang s/d BA Pemeriksaan Barang TUG-4 harus disertai jaminan garansi pemakaian,COM/COO dan terlampir pada TUG-3 ini.
  • 13.
    • Harus ada tanda tangan Kepala Gudang yang ditunjuk resmi, lalu diketahui dgn tanda tangan Ka.Bag ybs./Asmen Logistik / Supervisor/ atasan Ka. Gudang.
    • Bila Ka. Gudang tak ada hrs ada Srt. Kuasa sbg Ka Gudang ybs. , ditunjuk & diketahui oleh Ka Bag/ Asmen /Supervisor ybs.
    • Utk. Internal Control/ menghindari tanggung jawab ganda , sebaiknya Ketua Panitia Pemeriksa Barang tidak dirangkap Asmen/ KaBag Logistik ybs.
    • Pada Material Ex.Import , sebagai dasar pembuatan MRR (Material Receiving Report) bila Kontraknya menyebut loko gudang PLN ybs , bukan sebaliknya .
  • 14. Berita Acara Pemeriksaan , TUG 4 (Kode-5) Material Gudang Masuk Simpan TUG-3 Pemeriksaan Panitia/Fungsional TUG-4 Lap Hasil Pemeriksaan
    • Tanda Tangan Panitia ybs
    • Disahkan oleh GM / Manajer
    • yang ditunjuk GM
    • Tidak ditanda tangani
    • rangkap Kabag Log bila
    • merangkap sbg. merangkap
    • Ketua Panitia Pemeriksa .
    Material datang : -Ex Pengadaan -Ex TUG-8 -Ex Proyek -Ex Kelebihan pemakaian dari TUG-9
  • 15.
    • Ditandatangani oleh minimal 3 dari 5 orang Panitia yang bersangkutan dengan masa berlaku kepanitiaan masih syah .
    • Dasar pembuatan BA ini bukan Bon Penerimaan Barang TUG-3 tetapi : Laporan Hasil Pemeriksaan oleh fungsional ahli/ kompeten yg ditunjuk saat barang datang utk membantu Panitia.
    • Kolom Stn Banyaknya hanya diisi bila ada material yang tidak sesuai hasil pemeriksaan (mutu maupun jumlahnya): diterima hanya yang benar , yang salah dimintakan ganti ke Pemasok ybs.
  • 16. Laporan Hasil Pemeriksaan
    • Sebagai dasar pengesahan Berita Acara Pemeriksaan Penerimaan Material TUG-4
    • Sangat diperlukan utk. Bukti pertanggung jawaban penerimaan & perencanaan masa lalu bahwa :
    • Benar telah dilakukan pemeriksaan / pengujian atas barang tsb ( pengadaan ataupun terima dari Unit lain )
    • Sbg. sarana klaim bila barang kurang / tidak sesuai mutu & jumlahnya
    • Ada surat2 jaminan Barang sesuai Kontrak ybs guna memudahkan klaim bila ada kesalahan kirim .
  • 17.
    • Pemeriksaan meliputi a/l : membandingkan dgn. Spec.Kontr ybs. , Cek Visual , kelengkapan