PRESENTADO POR:

PAOLA A. RAMOS

JEIMmY Rodríguez

Validación de

datos

Cuando se INTRODUCCE Numerosos datos en

una tabla, existe el riesgo de que cometamos

errores, estos errores pueden ser por tipo o

debido a que la información ingresada sea

incorrecta. Se puede disminuir el riesgo de

cometer errores, con una herramienta de Excel

llamada VALIDACION DE DATOS, la cual impide

introducir datos erróneos a medida que

llenamos una tabla.

LOS TIPOS DE DATOS QUE SE PUEDEN VALIDAR SON:

Números:

Se puede establecer que el número que se

introduce a una celda sea decimal o entero, que

este entre un mínimo y un máximo, excluir un

número o intervalo de números y finalmente se

puede utilizar una fórmula para hacer el cálculo

de validación

Fechas y horas:

En este caso se pueden excluir fechas u

horas, establecer una fecha máxima, mínima o

un intervalo y también establecer una fórmula

para determinar las fechas válidas.

Longitud :

Pone límites al número de caracteres que se

pueden introducir, tanto en máximo como en

mínimo.

Lista desplegable de valores:

Se puede establecer una lista desplegable con

los valores admitidos por una celda

EJEMPLOS

Si queremos validar la entrada de números entre 0 y 1 inclusive, lo primero

que debemos hacer es seleccionar el rango de validación, o sea las celdas

que se deseen controlar

luego en la pestaña "Datos" vamos al panel

"Herramientas de datos“

donde pulsando en la flecha se despliega el siguiente

menú

pulsando ahora en botón amarillo aparece el panel

"validación de datos"

en la figura aparece la pestaña "Configuración", que ya

tiene los valores para validar la entrada de números entre

0 y 1 inclusive.

La segunda pestaña coloca un mensaje permanente al

costado de cada celda

se puede dejar este mensaje o pasar

directamente a la pestaña "Mensaje de error"

hay 3 estilos de mensajes de error Grave: representado por el ícono que aparte del mensaje

tiene una advertencia sonora.

Advertencia: representado por el ícono con una advertencia

sonora mas leve.

Información: representado por el ícono muy similar al

anterior.

Si elegimos Advertencia, aparece el siguiente panel

donde podemos elegir entre las 4 opciones que nos

ofrece.

Lo último que nos queda por decir, antes de empezar

con los tutoriales, es como eliminar la validación.

En el panel "Validación de datos" pulsamos en "Borrar

todos" , como indica la flecha roja, y luego aceptamos

CREACION DE TABLAS Y GRAFICOS DINAMICOS

Una tabla dinámica consiste en el resumen de un

conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de

agrupación, representado como una tabla de doble

entrada que nos facilita la interpretación de dichos

datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo

diferentes totales, filtrando datos, cambiando la

presentación de los datos, visualizando o no los

datos origen, etc.

Veamos cómo podemos crear una tabla dinámica a

partir de unos datos que ya tenemos.

Para crear una tabla dinámica, Excel nos proporciona las

tablas y gráficos dinámicos.

Supongamos que tenemos una colección de datos de los

artículos del almacén con el número de referencia y el mes de

compra, además sabemos la cantidad comprada y el importe

del mismo.

Vamos a crear una tabla dinámica a partir de estos

datos para poder examinar mejor las ventas de

cada artículo en cada mes.

Para ello vamos a la pestaña Insertar y hacemos

clic en Tabla dinámica (también podemos

desplegar el menú haciendo clic en la flecha al pie

del botón para crear un gráfico dinámico).

Aparece el cuadro de diálogo de creación de tablas

dinámicas. Desde aquí podremos indicar el lugar

donde se encuentran los datos que queremos

analizar y el lugar donde queremos ubicarla.

En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los

datos de un rango de celdas y que queremos ubicarla en una

hoja de cálculo nueva.

Desde este panel podemos personalizar la forma en que van

a verse los datos en la tabla dinámica.

Con esta herramienta podríamos construir una tabla

dinámica con la siguiente estructura:

Una fila para cada una de las Referencias de la tabla.

Una columna para cada uno de los Meses de la tabla.

En el resto de la tabla incluiremos el total del Importe para

cada Referencia en cada Mes.

Para ello simplemente tendremos que arrastrar los

elementos que vemos listados a su lugar correspondiente al

pie del panel.

En este ejemplo deberíamos arrastrar el campo REF a , el

campo MES a y finalmente el campo IMPORTE a la sección .

Tras realizar la tabla dinámica este sería el resultado

obtenido.

Podemos ver que la estructura es la que hemos definido

anteriormente, en el campo fila tenemos las referencias, en el

campo columnas tenemos los meses y en el centro de la

tabla las sumas de los importes.

Con esta estructura es mucho más fácil analizar los

resultados.

Una vez creada la tabla dinámica nos aparece la pestaña

Opciones:

El panel lateral seguirá pudiéndose utilizar, así que en

cualquier momento podremos quitar un campo de un zona

arrastrándolo fuera.

Con esto vemos que en un segundo podemos variar la

estructura de la tabla y obtener otros resultados sin casi

esfuerzos.

Eliminar una tabla dinámica.

Para eliminar una tabla dinámica simplemente debemos

seleccionar la tabla en su totalidad y presionar la tecla Supr.

FILTROS

Autofiltro permite filtrar una lista de acuerdo a una

serie de criterios. Por cada columna podemos elegir

hasta dos criterios, combinándolos con los

operadores Y (AND) u O (OR).

Autofiltro es una gran herramienta para filtrar datos,

pero en ciertas ocasiones resulta limitada. En

muchos de esos casos podemos utilizar Filtro

Avanzado.

En esta nota veremos otros usos de Filtro

Avanzado. Empecemos por considerar esta lista de

nombres con sus respectivas edades

Ahora abrimos el menú Datos—Filtro--Filtro

Avanzado y señalamos la tabla de datos y el rango

que contiene los criterios

Apretamos aceptar y Excel filtrará la lista

Para volver a mostrar todas las líneas usamos el

menú Datos—Filtro—Mostrar todo

Al escribir los criterios en distintas líneas estamos

indicando a Excel que queremos usar el operador

O (OR). Si queremos usar el operador Y (AND)

tenemos que poner los criterios en la misma línea.

Por ejemplo, si queremos mostrar solo aquellos

cuyo nombre empieza con la letra R y son mayores

de 30 años

También podemos combinar operadores Y (AND) y

O (OR)

También podemos usar fórmulas como criterio.

Para esto deben cumplirse dos condiciones:

1 - que den como resultado un valor VERDADERO

o FALSO.

2 – el encabezamiento del rango de criterios debe

ser distinto del encabezamiento de la columna de

datos

Por ejemplo, queremos mostrar sólo aquellos

nombres cuya edad sea menor que la edad

promedio de la lista. En el rango de criterios

ponemos esta fórmula

=B6<PROMEDIO($B$6:$B$15)

Otro ejemplo sería mostrar aquellos nombres que

aparecen más de una vez. Para eso usaremos la

fórmula

=CONTAR.SI($A$6:$A$15,A6)>1

FIN