MICROSOFT OFFICE ACCESS

ANDRES MAURICIO ROJASPAOLA ANDREA

HERNANDEZ

DOCENTE : FERNANDO CHICO GUARIN

10ºA

ESPECIALIDAD EN SISTEMAS Y COMPUTACION

En el presente trabajo, se explica los diferentes elementos que nos ofrece Microsoft Access, para hacer mas fácil y rápido la realización de bases de datos, formularios y todas las aplicaciones que nos ofrece este programa.

INTRODUCCION

CAPITULO I

Son los almacenes de datos. Se trata de listas de registros. El diseño de tablas consiste en la definición de los campos necesarios para almacenar correctamente la información de la base de datos.

TABLA

• Texto: Una cadena de caracteres de longitud limitada. La longitud máxima se define como uno de los atributos, y no puede ser mayor de 255 caracteres. El espacio ocupado en disco por este campo corresponde a la longitud máxima definida. Un atributo importante del tipo texto es si se permite la longitud cero.

CAMPOS

•Memo: Una cadena de caracteres de longitud ilimitada. El espacio ocupado en disco depende del texto almacenado. Tiene como desventaja respecto al tipo Texto que no permite algunas operaciones (orden, agrupación...).Numérico: Un número entero o real. Existen diversos tamaños y precisiones: Byte, Entero, Entero largo, real de precisión simple, real de precisión doble, identificador global. Dentro de cada uno de estos subtipos se pueden definir atributos de rango y precisión decimal.

• Fecha/hora: Fecha, hora o ambos a la vez. Existen diversos formatos de fecha y hora que pueden ser definidos como atributo.

• Moneda: Un número con formato monetario. Se trata de un valor numérico real con formato especializado para la manipulación de valores monetarios: abreviatura de la moneda local, separación con puntos y comas al estilo local,...

• Auto numérico: Un contador autoincrementado. Se trata de un valor numérico que el sistema genera automáticamente para cada registro de manera que nunca existirán dos registros en la misma tabla con el mismo valor en el campo autonumérico.

• Si/no: Un valor lógico.• Objeto OLE: Un objeto de otra aplicación, vinculado

mediante OLE: sonido, imagen, vídeo, gráfico...• Hipervínculo: Un vínculo a un documento de Internet.

• Los formularios son formatos de pantalla destinados a que el usuario los utilice como interfaz para la manipulación de los datos. Son equivalentes al modo de vista de datos de las tablas, pero permiten mayor libertad a la hora de personalizar los controles que se muestran en pantalla: colocación de los controles, aspecto de los mismos y de la pantalla en general, presentaciones anidadas, gráficos e imágenes, presentación de objetos multimedia, etc.

FORMULARIO

La clave principal proporciona un valor único para cada fila de la tabla y nos sirve de identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningún tipo de equivocación el registro al cual identifica. No podemos definir más de una clave principal, pero podemos tener una clave principal compuesta por más de un campo.

CLAVE PRINCIPAL

Un índice es una estructura de datos que permite recuperar las filas de una tabla de forma más rápida además de proporcionar una ordenación distinta a la natural de la tabla. Un índice se define sobre una columna o sobre un grupo de columnas, y las filas se ordenarán según los valores contenidos en esas columnas. Por ejemplo, si definimos un índice sobre la columna población de una tabla de clientes, el índice permitirá recuperar los clientes ordenados por orden alfabético de población.

INDICE

El administrador de la Base de Datos (DBA: Data Base Administrator), es quien se encarga del control general del Sistema de Base de Datos.

ADMINISTRADOR DE BASE DE DATOS

Una base de datos relacional permite la utilización simultánea de datos procedentes de más de una tabla .Al hacer uso de las relaciones, se evita la duplicidad de datos, ahorrando memoria y espacio en el disco, aumentando la velocidad de ejecución y facilitando al usuario el trabajo con tablas. 

RELACION ENTRE TABLAS

Las tablas se relacionan de dos a dos, donde una de ellas será la tabla principal (de la que parte relación) y la otra será la tabla secundaria (destino de la relación).

Relación Uno a Uno: Cuando un registro de una tabla sólo puede estar relacionado con un único registro de la otra tabla y viceversa.

Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y otra con una lista de Alcaldes, una población sólo puede tener un alcalde, y un alcalde lo será únicamente de una población.

Relación Uno a Varios: Cuando un registro de una tabla (tabla secundaria) sólo puede estar relacionado con un único registro de la otra tabla (tabla principal) y un registro de la otra tabla (tabla principal) puede tener más de un registro relacionado en la primera tabla (tabla secundaria).

Relación Varios a Varios: Cuando un registro de una tabla puede estar relacionado con más de un registro de la otra tabla y viceversa. Las relaciones varios a varios se suelen representar definiendo una tabla intermedia entre las dos tablas. Siguiendo el ejemplo anterior sería definir una tabla líneas de pedido relacionada con clientes y con artículos.

Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.

CONSULTAS

Sirven para presentar los datos de una tabla o consulta generalmente  para imprimirlos. La diferencia básica con los formularios es que los datos que aparecen en el informe sólo se pueden visualizar o imprimir (no se pueden modificar) y en los informes se puede agrupar más fácilmente la información y sacar totales por grupos.

INFORMES

El primer paso para crear una base de datos, es planificar el tipo de información que se quiere almacenar en la misma, teniendo en cuenta dos aspectos: la información disponible y la información que necesitamos.El diseño de la estructura de una tabla consiste en una descripción de cada uno de los campos que componen el registro y los valores o datos que contendrá cada uno de esos campos.Los registros constituyen la información que va contenida en los campos de la tabla.

En resumen, el principal aspecto a tener en cuenta durante el diseño de una tabla es determinar claramente los campos necesarios, definirlos en forma adecuada con un nombre especificando su tipo y su longitud

PLANEACION Y DISEÑO DE UNA BASE DE DATOS

CAPITULO II

VENTANA PRINCIPAL DE ACCES

• Barra de titulo

BARRAS

La barra de título contiene el nombre del programa y del archivo con el que estamos trabajando en el momento actual.

• La barra de Acceso Rápido

La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Access como Guardar  , Imprimir   o Deshacer  .Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en la flecha desplegable de la derecha y aparecerán los comandos más frecuentes para elegir.

• La Banda de Opciones

La banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer clic en Crear, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la creación de los diferentes elementos que se pueden crear en Access.

• El Botón Office

Haciendo clic en el botón de Office que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrás desplegar un menú con las opciones que puedes ver en la imagen como Guardar, Imprimir.. Si conoces versiones anteriores de Access es el sustituto del menú Archivo.

DESDE EL BOTÓN DE OFFICE :

Ir al Botón de Office . Elegir la opción Abrir...

ABRIR UNA BASE DE DATOS

DESDE LOS DOCUMENTOS RECIENTES DEL BOTÓN DE OFFICE :Despliega el Botón de Office donde aparecen las últimas bases de datos que se abrieron bajo el título de Documentos recientes.Haz clic en la que quieras abrir.

Nada más abrir Access desde su icono en el Escritorio o desde la opción en Inicio → Todos los Programas aparecerá la pantalla de Introducción a Microsoft Office Access.En la parte derecha verás el marco Abrir base de datos reciente.Selecciona una que quieras abrir o haz clic en el enlace  Más... para buscar el archivo de la base de datos que quieres abrir.

Para guardar una base de datos damos clic en el botón office o simplemente nos dirigimos a la barra de acceso rápido en el icono guardar; damos nombre a la base de datos y seleccionamos la carpeta donde se guardara y por ultimo damos aceptar.

GUARDAR UNA BASE DE DATOS

1. En el Botón de Office , elegir la opción Cerrar base de datos

CERRAR UNA BASE DE DATOS

2. Ir al Botón de Office y pulsar el botón Salir de Access.

GRACIAS