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MEJORA CONTINUA
Clase 5: Herramientas de análisis para la mejora continua
Objetivo: Aplicar herramientas para el análisis de problemas
HERRAMIENTAS DE ANÁLISIS PARA LA
MEJORA CONTINUA
HERRAMIENTAS DE ANÁLISIS PARA LA
MEJORA CONTINUA:
1. Lluvia de Ideas2. Matriz de selección del problema principal3. Diagrama de Ishikawa4. 5 ¿Por qué?’s (5W)5. Diagrama de Pareto6. “¿Qué?, ¿Por qué?, ¿Cuándo?¿Quién?,
¿Dónde?...“¿Cómo? (5W / 1H)
PEQUEÑAS MEJORAS CADA DÍA
PEQUEÑAS MEJORAS CADA DÍA
Herramienta 1:BRAINSTORMING
- Técnica de lluvia de ideas -
¿Qué se obtiene?Un conjunto de problemas (ideas) los cuales se analizarán posteriormente para determinar cuál es el problema crítico a solucionar.
LLUVIA DE IDEAS (BRAINSTORMING)
LLUVIA DE IDEAS (BRAINSTORMING)
• Todos participan
• No hay ideas malas, ni peores que otras
LLUVIA DE IDEAS (BRAINSTORMING)
LLUVIA DE IDEAS (BRAINSTORMING)
LLUVIA DE IDEAS (BRAINSTORMING)
LLUVIA DE IDEAS (BRAINSTORMING)
LLUVIA DE IDEAS (BRAINSTORMING)
LLUVIA DE IDEAS (BRAINSTORMING)
Herramienta 2:Matriz de selección del
problema principal
¿Qué datos analiza?La lista de problemas y/u oportunidades de mejoraobtenidas de la lluvia de ideas para entender qué problemas aquejan al proceso o área que se analiza o qué oportunidades de mejora existen.
¿Qué se obtiene?El problema crítico (uno o más) por solucionar o la mejor oportunidad de mejora por implementar. El objetivo del proyecto de mejora será solucionar este problema.
Matriz de selección del problema principal(matriz de valoración)
NOTA 1: para los problemas a evaluar se propone la escala opcional del 1 al 10NOTA 2: los criterios mostrados son sólo un ejemplo, la cantidad y tipos de criterios dependen de cada caso particular.NOTA 3: el peso de cada criterio depende del evaluador y la información que ha recibido del área donde se analizan los problemas
2.0 6.0 4.0 3.0 PESO
CRITERIOS DE EVALUACIÓN: FRECUENCIA COSTO
GENERA MÁS
QUEJAS EN
EL CLIENTE
MÁS MOLESTO
PARA EL
PERSONAL
TOTAL
PROBLEMA 1 2 3 5 6 =2*2 + 3*6 + 5*4 + 6*3
PROBLEMA 2 4 9 5 2 =4*2 + 9*6 + 5*4 + 2*3
PROBLEMA 3 2 2 7 3 =2*2 + 2*6 + 7*4 + 3*3
PROBLEMA 4 5 4 2 1 =5*2 + 4*6 + 2*4 + 1*3
PROBLEMA 5 4 7 4 4 =4*2 + 7*6 + 4*4 + 4*3
PROBLEMA 6 5 6 7 6 =5*2 + 6*6 + 7*4 + 6*3
PROBLEMA 7 1 9 4 2 =1*2 + 9*6 + 4*4 + 2*3
PROBLEMA 8 6 3 6 8 =6*2 + 3*6 + 6*4 + 8*3
PESO DE CADA CRITERIO:
Matriz de selección del problema principal(matriz de valoración)
El problema 6 es el problema crítico a solucionar.
2.0 6.0 4.0 3.0 PESO
CRITERIOS DE EVALUACIÓN: FRECUENCIA COSTO
GENERA MÁS
QUEJAS EN
EL CLIENTE
MÁS MOLESTO
PARA EL
PERSONAL
TOTAL
PROBLEMA 1 2 3 5 6 60
PROBLEMA 2 4 9 5 2 88
PROBLEMA 3 2 2 7 3 53
PROBLEMA 4 5 4 2 1 45
PROBLEMA 5 4 7 4 4 78
PROBLEMA 6 5 6 7 6 92
PROBLEMA 7 1 9 4 2 78
PROBLEMA 8 6 3 6 8 78
PESO DE CADA CRITERIO:
Herramienta 3:DIAGRAMA DE
ISHIKAWA
¿Qué datos analiza?Usa el problema crítico o la mejor oportunidad de mejora seleccionada en la matriz de selección de problemas. Si se selecciona más de un problema crítico, se debe realizar un diagrama de Ishikawa por cada problema seleccionado.
¿Qué se obtiene?Las causas primarias que serán a continuación analizadas con la técnica de los 5 ¿Por qué?’s para obtener las causas raíces.
DIAGRAMA DE ISHIKAWA
DIAGRAMA DE ISHIKAWA
DIAGRAMA DE ISHIKAWA
EJEMPLO
Mejorar los procesos o el resultado de lasoperaciones en el almacén de una empresa.
DIAGRAMA DE ISHIKAWA
Lluvia de ideas preliminar
DIAGRAMA DE ISHIKAWA
Herramienta 4:5 Why’s
¿Qué datos analiza?Las causas primarias del diagrama de Ishikawa.
¿Qué se obtiene?Las causas raíces (errores que están causando el problema en el proceso)
5 Why’s
Si no lo dices de manera fácil, es que no entiendes el problema.
EJEMPLO
PROBLEMA: hemos recibido el reclamo de un cliente porque su pedido lellegó tarde.
1. ¿Por qué llegó tarde el pedido al cliente?
Respuesta: porque la agencia de transportes entregó tarde el pedido.
2. ¿Por qué la agencia entregó tarde el pedido?
Respuesta: porque la agencia recogió tarde el producto de la planta deproducción.
5 Why’s
3. ¿Por qué la agencia lo recogió tarde?
Respuesta: porque se le avisó tarde que venga a recogerlo.
4. ¿Por qué se le avisó tarde?
Respuesta: porque la información entre el responsable de ventas y el departamento de logística no se comunicó con fluidez.
5. ¿Por qué no se comunicó con fluidez?
Respuesta: porque no existe un procedimiento estandarizado de comunicación entre los pedidos recibidos y la planificación logística
5 Why’s
SOLUCIÓN:
Diseñar un procedimiento técnico de comunicación entreambos departamentos para que la comunicación fluya conrapidez.
Herramienta 5:DIAGRAMA DE
PARETO
¿Qué datos analiza?Las causas raíces (errores que se están cometiendo) que se obtuvieron luego de aplicar la técnica de los 5 ¿Por qué?’s.
¿Qué se obtiene?Las causas raíces de mayor impacto en el problema (aprox. 20%) que ocasiona el aproximadamente el 80% del problema.
DIAGRAMA DE PARETO
• Pocas causas crean los mayores defectos
Herramienta 6:Técnica de las
5W / 1H
¿Qué datos analiza?La principales causas raíces seleccionadas con el diagrama de Pareto.
¿Qué se obtiene?Qué soluciones aplicar y cómo se van a aplicar (el plan).
5 W / 1 H
5w: ¿What?, ¿Why?, ¿When? ¿Who?, ¿Where?...
1H: ¿How?...
5w: “¿Qué?, ¿Por qué?, ¿Cuándo?¿Quién?, ¿Dónde?...
1H: “¿Cómo?...
…hacer una mejora”
Herramienta 5W / 1H
Herramienta 5W / 1H
Es una herramienta de análisis que apoya la identificación de los factores y
condiciones que provocan problemas en los procesos de trabajo o la vida
cotidiana.
Las 5 w's son: Who, What, Where, When, Why (quién, qué, dónde, cuándo,
por qué), ésta última why (por qué), tantas veces como sea necesario (al
menos 5 veces como sugería Edwards Deming y se incluye la H,
"How" (cómo).
Cuando identificamos un problema y preguntamos varias veces ¿por qué?,
las respuestas nos muestran una jerarquía de problemas, en donde la
primera respuesta es "el gran problema" a partir del cual se pueden
identificar una serie de condiciones que lo crean, y que se relacionan entre
sí.
Herramienta 5W / 1H
Preguntas para hacer una mejora
Herramienta 5W / 1H
Herramienta 5W / 1H
Un ejemplo de acción es el siguiente:
Se detectó la necesidad de incrementar la meta y definir una acción a fin de lograr el cumplimiento de
auditorías.
Aplicando la regla 5W+H:
WHAT (¿qué se quiere mejorar?): Incrementar el cumplimiento del Programa de auditorías.
WHY (¿por qué se quiere mejorar?): Aún no se ha logrado la meta establecida y en este período se
incrementa.
WHEN (¿cuándo se quiere mejorar?): Próximo Programa de auditorías.
WHERE (¿dónde se va a mejorar?): En todo el Laboratorio.
WHO (¿quién lo va a mejorar?): Auditores competentes.
HOW (¿cómo lo van a mejorar?): Se comienza a planificar las auditorías con mayor detalle (dentro
del mes). Se da mayor seguimiento a la fecha planificada. En el caso que en esa fecha no se ejecute,
Coordinación de Calidad asigna las auditorías en base a los requisitos de auditores y la disponibilidad
de horas a otros auditores competentes.
Dos combinaciones de herramientas
obligatorias
Combinación 1:
Herramienta 5W / 1H +Técnica de las 5 W (5 ¿Por qué’)
Combinación 2:
5W / 1H+
Técnica de las 5 W(5 ¿Por qué’)
ESTRUCTURA PARA EJECUTAR UN PROYECTO DE
MEJORA
ESTRUCTURA PARA EJECUTAR UN PROYECTO DE MEJORA CONTINUA
ESTRUCTURA PARA EJECUTAR UN PROYECTO DE MEJORA CONTINUAPHVA ETAPAS DEL PROYECTO HERRAMIENTAS
ANALIZAR Y COMPRENDER EL ÁREA DE MEJORA- Mapa de procesos
- Digramas de flujo
PLANEAR DEFINIR EL PROBLEMA(S) A MEJORAR - Lluvia de ideas
- Grupos Focales
- Encuestas
- Matriz de priorización
IDENTIFICAR ERRORES A ELIMINAR ( DIAGRAMA CAUSA-EFECTO) - Lluvia de ideas
- Grupos Focales
- Diagrama de Ishikawa
- 5W / 1H
DOCUMENTAR - Hojas de verificación
ANÁLISIS DEL PROCESO - Gráficas de control
- Histogramas
DEFINIR INDICADORES (indicadores actuales) - Indicadores
FORMULAR EL OBJETIVO (indicadores futuros deseados) - Indicadores
EVALUAR ACCIONES (Dificultad, plazo e impacto) - Mapa de procesos
- Diagramas de Gantt
- Grupos Focales
SELECCIONAR ACCIONES DE MEJORA - Poka-yoke (diseño a prueba de errores)
PROGRAMAR LAS ACCIONES DE MEJORA - Diagramas de Gantt
EJECUCIÓN DEL PLAN (CAMBIOS PROPUESTOS) - 5S's
HACER - Diagramas de Gantt
- Hojas de verificación
- Gráficas de control
- Histogramas
VERIFICAR ANALIZAR EL AVANCE PLANEADO VS. REAL - Indicadores
Observar lo aprendido - Gráficas de control
- Histogramas
ACTUAR MANTENER (ASEGURAR) O CORREGIR PLAN (TOMAR MEDIDAS CORRECTIVAS) - Auditorías
- Estandarización
- Poka-yoke – Diseño a prueba de errores
CONTINUAR ANALIZAR POSIBLES MEJORAS / REPETIR EL CICLO - Gráficas de control
- Histogramas
ESTRUCTURA PARA EJECUTAR UN PROYECTO DE MEJORA CONTINUA
PHVA ETAPAS DEL PROYECTO HERRAMIENTAS
- Mapa de procesos
- Digramas de flujo
PLANEAR DEFINIR EL PROBLEMA(S) A MEJORAR - Lluvia de ideas
- Grupos Focales
- Encuestas
- Matriz de priorización
IDENTIFICAR ERRORES A ELIMINAR ( DIAGRAMA CAUSA-EFECTO) - Lluvia de ideas
- Grupos Focales
- Diagrama de Ishikawa
- 5W / 1H
DOCUMENTAR - Hojas de verificación
ANÁLISIS DEL PROCESO - Gráficas de control
- Histogramas
DEFINIR INDICADORES (indicadores actuales) - Indicadores
FORMULAR EL OBJETIVO (indicadores futuros deseados) - Indicadores
EVALUAR ACCIONES (Dificultad, plazo e impacto) - Mapa de procesos
- Diagramas de Gantt
- Grupos Focales
SELECCIONAR ACCIONES DE MEJORA - Poka-yoke (diseño a prueba de errores)
PROGRAMAR LAS ACCIONES DE MEJORA - Diagramas de Gantt
ANALIZAR Y COMPRENDER EL ÁREA DE MEJORA
ESTRUCTURA PARA EJECUTAR UN PROYECTO DE MEJORA CONTINUA
EJECUCIÓN DEL PLAN (CAMBIOS PROPUESTOS) - 5S's
HACER - Diagramas de Gantt
- Hojas de verificación
- Gráficas de control
- Histogramas
VERIFICAR ANALIZAR EL AVANCE PLANEADO VS. REAL - Indicadores
Observar lo aprendido - Gráficas de control
- Histogramas
ACTUAR MANTENER (ASEGURAR) O CORREGIR PLAN (TOMAR MEDIDAS CORRECTIVAS) - Auditorías
- Estándarización
- Poka-yoke – Diseño a prueba de errores
CONTINUAR ANALIZAR POSIBLES MEJORAS / REPETIR EL CICLO - Gráficas de control
- Histogramas