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Diseño de Estrategias de Control Interno
Diseño de Estrategias de Control Interno
Lunes 8 de abril 2019
Diseño de Estrategias de Control Interno
Tema 1- Principales Problemáticas en la elaboración de los
Documentos del Sistema de Control Interno
Institucional
Tema 2-Estrategias para establecer un Sistema de
Control Interno
Diseño de Estrategias de Control Interno
Que el administrador asuma su responsabilidad de identificar áreas vulnerables en su control interno, con la finalidad de diseñar estrategias para implementar acciones, que le permitan evaluarlo y fortalecerlo en base al plan de cuentas del sistema contable.
Objetivo
Diseño de Estrategias de Control Interno
Tema 1- Principales Problemáticas en la elaboración de los Documentos del Sistema de Control Interno Institucional
Lunes 8 de abril 2019
Diseño de Estrategias de Control Interno
Introducción El Sistema de Control Interno Institucional es una herramienta clave del administrador para el mejor desempeño de la entidad, el cumplimiento de las metas y objetivos, la identificación de riesgos y el fortalecimiento de la transparencia y la rendición de cuentas.*
Diseño de Estrategias de Control Interno
Objetivo Específico
Comentar sobre las principales problemáticas identificadas en el llenado de los formatos a utilizar para la implementación y seguimiento del SCII en las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Estatal, y explicar los aspectos generales para su llenado.
Diseño de Estrategias de Control Interno
Contenido
Marco Normativo Principales Problemáticas Autoevaluación PTCI Reportes de Avance Informe Anual
Estrategias a implementar
Diseño de Estrategias de Control Interno
Marco Normativo
• 18-ago-2017
ACUERDO MEDIANTE EL CUAL SE ESTABLECEN LAS NORMAS
GENERALES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
INSTITUCIONAL PARA LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
ESTATAL
• 23-Feb-2018
ACUERDO POR EL QUE SE EMITEN LAS DISPOSICIONES Y EL MANUAL ADMINISTRATIVO DE APLICACIÓN
GENERAL EN MATERIA DE CONTROL INTERNO DEL ESTADO
DE NUEVO LEÓN
Diseño de Estrategias de Control Interno
Marco Normativo Constitución Política del Estado de Nuevo León Art. 85
Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Nuevo León Ar.t 33
Reglamento Interior de la Contraloría y Transparencia Gubernamental Art. 7 y 8
Plan Estatal de Desarrollo 2016-2021
Plan Anual de Trabajo 2019 de la Comisión Permanente de Contralores Estado-Federación
Diseño de Estrategias de Control Interno
Establecer las normas generales de control interno que deberán observar los titulares de las dependencias y entidades de la administración pública estatal (Titulares) O
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Implementar los mecanismos de Control interno que coadyuven al cumplimiento de sus metas y objetivos,
Prevenir los riesgos que puedan afectar el logro de éstos, Fortalecer el cumplimiento de las leyes y disposiciones normativas, Generar una adecuada rendición de cuentas y Transparentar el ejercicio de la función pública.
Art. 1 NGSCII Capítulo I- Del Ámbito de Aplicación y Definiciones
Diseño de Estrategias de Control Interno
Responsables del Sistema Titular de la Dependencia o Entidad Coordinador de Control Interno (Director Administrativo o Equivalente) * Enlace de Control Interno Enlace de Administración de Riesgos Órgano Interno de Control Comité de Control y Desempeño Institucional Personal de la Entidad Contraloría y Transparencia Gubernamental
Diseño de Estrategias de Control Interno
Art. 3 y 5 NGSCII Capítulo II- De los Responsables de su Aplicación, Seguimiento y Vigilancia
Part
icip
ante
s Coordinador de Control Interno
(CCI) Recaerá sobre el Director
Administrativo o Equivalente
Enlace de Control Interno (ECI)*
Auxilia al Coordinador en la elaboración y
Seguimiento del PTCI
Enlace de Administración
de Riesgos(EAR)*
Auxilia al Coordinador en la elaboración y
Seguimiento del PTAR
Órgano Interno de Control
Verifica el Cumplimiento de las Normas Generales *
CYTG Comité de Control y
Desempeño Institucional
(COCODI)
Diseño de Estrategias de Control Interno
Calendario de Entregables Nombre del Documento Fecha
Autoevaluación de Control Interno 15-feb-19
Programa de Trabajo de Control Interno 28-feb-19
1er Reporte de Avance Trimestral (Enero-Marzo) 30-abr-19
2do Reporte de Avance (Abril-Junio) 19-jul-19
3er Reporte de Avance Trimestral (Julio-Septiembre) 18-oct-19
4to Reporte de Avance Trimestral (Octubre-Diciembre) 20-ene-20 Informe Anual 31-ene-20
Diseño de Estrategias de Control Interno
Nivel 1 2 3
Estratégico Directivo Operativo
Función Lograr la misión, visión,
objetivos y metas institucionales.
Que la operación de los procesos y programas se realice correctamente.
Que las acciones y tareas requeridas en los
distintos procesos se ejecuten de manera
efectiva.
Orden Jerárquico
1 y 2 Secretario y Subsecretario /
Director General
3 y 4 Directores de Área y
Coordinadores
5+ Jefatura en adelante
*El SCII se divide en tres niveles de responsabilidad, cuyos propósitos son :
Art. 11 NGSCII Capítulo II- De las Normas Generales de Control Interno y sus Niveles de Responsabilidad
Diseño de Estrategias de Control Interno
Formatos Todos los formatos necesarios para la Implementación y
Seguimiento del Sistema de Control Interno Institucional se encuentran en un solo archivo de Excel:
Formatos_del_SCII_Autoevaluacion_PTCI_y_Reportes.xlsx
Disponible para su descarga en la siguiente dirección:
http://www.cytg2.nl.gob.mx/DOCIYV/descargas/formatos.htm
Diseño de Estrategias de Control Interno
Fechas de entrega (No se cumplen con las fechas establecidas).
Principales Problemáticas
Rotación del personal Esto ocasiona que el personal nuevo no tenga las nociones del Sistema de Control Interno Institucional y se incumplan con las fechas de entrega.
Entregar documentos oportunamente 1
Informar sobre cambios de enlace a CYTG 2
Leer el material de capacitación 3
Diseño de Estrategias de Control Interno
Autoevaluación de Control Interno Algunas entidades no cuentan con su Manual de
Procedimientos o no se encuentra actualizado, por ende no conocen los procesos de la misma.
Desconocimiento de los Niveles de Responsabilidad de Control Interno.
Falta de Sensibilización del personal encuestado
Establecer o Actualizar Manual de Procedimientos 4
Identificar Niveles de Responsabilidad de Control Interno 5
Realizar plática de sensibilización al personal seleccionado para el llenado de la encuesta
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Principales Problemáticas
Diseño de Estrategias de Control Interno
Programa de Trabajo de Control Interno (PTCI) No implementan cuando menos 1 acción para cada elemento
de control.
Se señalan las acciones en la columna incorrecta (Verificación). Se desconocen los grados de madurez y lo que significa cada
grado (0-5).
La redacción de la acción no es clara y/o pertinente.
No se establecen acciones para aquellos elementos evaluados en grado de Madurez 5.
Establecer cuando menos 1 acción para cada Elemento de Control 7
Apegarse al instructivo de llenado del formato 8
Analizar y comprender la tabla de Grados de Madurez 9
Redactar acciones en infinitivo acordes al elemento y grado de madurez 10
Establecer acciones de seguimiento 11
Principales Problemáticas
Diseño de Estrategias de Control Interno
Reportes de Avance Trimestral (RAT). No se llenan todos los apartados del formato.
No se informa sobre las principales problemáticas que obstaculizan el
cumplimiento de las acciones de mejora.
No se proporciona una conclusión general sobre el avance global sobre las acciones de mejora comprometidas y los resultados alcanzados en relación con los esperados.
Llenar todos los apartados del formato 12
Realizar un análisis de la situación para identificar las principales problemáticas
13
Realizar un análisis de los resultados obtenidos en relación a los esperados.
14
Principales Problemáticas
Diseño de Estrategias de Control Interno
Informe Anual. Desconocimiento general de los elementos de control No se identifican las áreas de oportunidad de control interno
Falta de documentación suficiente para justificar el cumplimiento de los elementos de control.
Estudiar las Normas y Disposiciones Generales 15
El Coordinador de Control Interno deberá integrar un expediente con el soporte de los avances del Sistema de Control Interno Institucional
16
Principales Problemáticas
Diseño de Estrategias de Control Interno
Estrategias a Implementar
1. Entregar documentos oportunamente 2. Informar sobre cambios de enlace a CYTG 3. Leer el material de capacitación 4. Establecer o Actualizar Manual de Procedimientos 5. Identificar Niveles de Responsabilidad de Control Interno 6. Realizar plática de sensibilización al personal seleccionado para el llenado
de la encuesta 7. Establecer cuando menos 1 acción para cada Elemento de Control 8. Apegarse al instructivo de llenado del formato
Diseño de Estrategias de Control Interno
Estrategias a Implementar 9. Analizar y comprender la tabla de Grados de Madurez 10. Redactar acciones en infinitivo acordes al elemento y grado de madurez 11. Establecer acciones de seguimiento 12. Llenar todos los apartados del formato 13. Realizar un análisis de la situación para identificar las principales problemáticas 14. Realizar un análisis de los resultados obtenidos en relación a los esperados. 15. Estudiar las Normas y Disposiciones Generales 16. Integrar un expediente con el soporte de los avances del Sistema de Control Interno Institucional
Diseño de Estrategias de Control Interno
Gracias por su atención
C.P. Abdeel Martínez Andrade Coordinador de Órganos de Control Interno Contraloría y Transparencia Gubernamental
[email protected] Tel 20-33-17-15
Diseño de Estrategias de Control Interno
Lunes 8 de abril 2019
Tema 2- Estrategias para establecer un Sistema de Control Interno
Diseño de Estrategias de Control Interno
Control Interno en los Rubros Financieros
Efectivo y equivalentes de efectivo
Ingresos y cuentas por cobrar
Inventarios
Inmuebles, maquinaria y equipo
Pasivos, provisiones, activos, pasivos contingentes y compromisos
Remuneraciones al personal
Diseño de Estrategias de Control Interno
Efectivo y equivalentes de efectivo O
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Autorización,
Procesamiento y clasificación de transacciones,
Salvaguarda física
Verificación
Evaluación.
Diseño de Estrategias de Control Interno
Efectivo y equivalentes de efectivo
Controlar las entradas diarias de dinero, transferencias, aportaciones, relaciones de cobranza y de valores, etc. *
Control del depósito íntegro e inmediato de la cobranza (Ingresos por gestión).
Aprobar las firmas autorizadas para girar contra las cuentas bancarias.
Autorizar las salidas de dinero, expedición de cheques nominativos, límites para el pago en efectivo, comprobación adecuada, etcétera.
Segregar las funciones de autorización, adquisición y venta, custodia, cobranza, tesorería, registro de operaciones y cobro de rendimientos.
Valuar de manera periódica las inversiones.
Realizar arqueos periódicos del efectivo y valores.*
Formular conciliaciones periódicas e investigación y ajuste de las partidas en conciliación.*
Cont
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s Cla
ve
Diseño de Estrategias de Control Interno
Ingresos y cuentas por cobrar O
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Autorización,
Procesamiento y clasificación de transacciones,
Salvaguarda física
Verificación
Evaluación, (incluyendo los que sean aplicables a la actualización de cifras).
Diseño de Estrategias de Control Interno
Autorizar y documentar las ventas a crédito (ingresos por gestión), de los precios de venta y de los descuentos y devoluciones.
Segregar las funciones de recepción de pedidos de clientes (ingresos por gestión), facturación, cobranza, devoluciones y contabilización.
Registrar en el periodo correspondiente, la factura (ingresos por gestión).
Vigilar los vencimientos y cobranza, principalmente con base en información sobre antigüedad de saldos.
Conciliar la suma de los auxiliares contra el saldo de la cuenta de mayor correspondiente.
Ingresos y cuentas por cobrar Co
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Diseño de Estrategias de Control Interno
Confirmar por escrito los saldos por cobrar. *
Establecer una custodia física de las cuentas por cobrar.
Arqueos, periódicos y sorpresivos de los documentos que amparen las cuentas por cobrar.
Contratar fianzas para proteger a la entidad sobre el personal que tiene a su cargo el manejo y custodia de las cuentas por cobrar. *
Registrar las estimaciones de dudoso cobro.
Autorizar el otorgamiento en garantía o prenda, o ceder los derechos que amparan las cuentas por cobrar.
Ingresos y cuentas por cobrar Co
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Diseño de Estrategias de Control Interno
Inventarios
El control interno de inventarios de bienes de consumo está vinculado con las actividades de compra, distribución, venta y consignación. Un adecuado control interno exige que los inventarios sean debidamente pedidos, recibidos, controlados, segregados, usados, contados físicamente, embarcados y facturados (ingresos por gestión). Lo anterior, para asegurar la corrección de los inventarios, incluida su adecuada valuación a costos históricos y su actualización.
Obj
etiv
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cum
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Diseño de Estrategias de Control Interno
Autorizar el método de valuación seleccionado por la entidad.*
Segregar las funciones de autorización, custodia y registro de los inventarios.*
Registrar con oportunidad la inversión en inventarios y del pasivo correspondiente.
Inventarios
Realizar el programa de adquisiciones de bienes de consumo, con la información proporcionada por sus unidades administrativas.
Establecer un registro oportuno de todos los embarques por transferencia a otras unidades y, en su caso, su facturación, incluyendo la contabilización.
Asignar una custodia física y adecuada de los inventarios.
Cont
role
s Cla
ve
Diseño de Estrategias de Control Interno
Realizar inventarios físicos. Comprobar los inventarios físicos por
personal interno independiente.
Revisar el control de existencias y anticipos a proveedores.
Comparar la suma de los registros auxiliares con el saldo de la cuenta de mayor correspondiente.
Determinar la pérdida de valor de los inventarios y el registro de las estimaciones correspondientes.
Inventarios Co
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Diseño de Estrategias de Control Interno
Inmuebles, maquinaria y equipo O
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Autorización
Procesamiento y clasificación de transacciones,
Salvaguarda física
Verificación,
Valuación
Deterioro.
Diseño de Estrategias de Control Interno
Implementar el método de valuación de los activos.
Aprobar la adquisición, venta, retiro o destrucción de activos.
Segregar las funciones de adquisición, custodia y registro.
Establecer procedimientos de registro para recibir los bienes adquiridos.
Resguardar los archivos de documentación.
Establecer reglas para distinguir las adiciones de aquellos gastos por conservación y reparaciones.
Revisar los avances de las construcciones e instalaciones en proceso para registrar oportunamente aquellas que hayan sido terminadas.
Inmuebles, maquinaria y equipo Co
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Diseño de Estrategias de Control Interno
Comprobar existencia y condiciones físicas de bienes.*
Actualizar el registro de activos en cuentas que representen grupos homogéneos, en atención a su naturaleza y tasa de depreciación.
Contratar una póliza de seguro de activos.
Inmuebles, maquinaria y equipo
Controlar la existencia de registros individuales que permitan la identificación y localización de los bienes, conocer su valor en libros.*
Mantener respaldos periódicos de información resguardada en equipo de computo.
Conciliar la suma de los auxiliares contra el saldo de la cuenta de mayor.
Cont
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s Cla
ve
Diseño de Estrategias de Control Interno
Información sistematizada sobre cifras actualizadas
Contar con documentación que permita la identificación de los valores actualizados de todos los bienes y su depreciación acumulada, y la del periodo según los informes de los valuadores, con los datos contenidos en sus respectivos registros individuales.
Inmuebles, maquinaria y equipo
Estimar la vida útil de los bienes, en función al tiempo de servicio remanente en la entidad y el valor de desecho de los mismos.
Verificar el registro oportuno en la contabilidad de las cifras actualizadas
Cont
role
s Cla
ve
Diseño de Estrategias de Control Interno
Pasivos, provisiones, activos, pasivos contingentes y compromisos
Autorización,
Procesamiento y clasificación de transacciones,
Verificación y evaluación.
Obj
etiv
os a
Cum
plir
Diseño de Estrategias de Control Interno
Segregar las funciones de autorización, compra, recepción, enajenación, verificación de documentación, registro y pago.
Autorizar la contratación pasivos y garantizarlos.
Establecer el uso y control efectivo de órdenes de compra y notas de recepción pre-numeradas para todo gasto y compra. *
Revisar las facturas, precios y cálculos así como cotejo contra las órdenes de compra y notas de recepción.*
Determinar del monto de los pasivos por concepto de impuestos, obligaciones acumuladas, por retención de efectivo, por cobros por cuenta de terceros y anticipos de clientes.
Pasivos, provisiones, activos, pasivos contingentes y compromisos
Cont
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s Cla
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Diseño de Estrategias de Control Interno
Establecer comunicación con sus asesores legales, con objeto de que la información financiera revele, adecuadamente, todos los activos y pasivos contingentes, así como los compromisos adquiridos.
Llevar a cabo un seguimiento oportuno y sistemático de los acuerdos del órgano de gobierno o equivalente.
Efectuar una evaluación periódica del estado que guardan los activos y pasivos contingentes y los compromisos adquiridos y asumidos.
Pasivos, provisiones, activos, pasivos contingentes y compromisos
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s Cla
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Diseño de Estrategias de Control Interno
Autorizar la contratación del personal y aprobación de las remuneraciones.
Segregar funciones, en relación con el registro de tiempo, preparación, aprobación, revisión, pago y registro contable de remuneraciones al personal.*
Proteger a la entidad mediante el afianzamiento de aquello empleados que intervienen en la preparación y pago de remuneraciones al personal, así como medidas de seguridad y contratación de seguros para el manejo del efectivo.
Remuneraciones al Personal Co
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Diseño de Estrategias de Control Interno
Establecer un sistema de información que permita conocer las bases para calcular las remuneraciones al personal y sus deducciones.
Remuneraciones al Personal
Control de accesos a los sistemas computarizados y a las instalaciones.
Implementar sistemas computarizados que aseguren que la información se procese de manera correcta y oportuna. Co
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Diseño de Estrategias de Control Interno
Gracias por su atención
C.P. Carlos Alberto Chavarría Muñoz Coordinador de Capacitación
[email protected] Tel 20-33-16-52
Diseño de Estrategias de Control Interno
Todo el material de la Presentación se encuentra
disponible para consulta y descarga en:
http://www.cytg2.nl.gob.mx/da/