pres it-negotiation skills

komunikacijske spretnosti


In questa pillola formativa analizzeremo le abilità di negoziazione. Negoziamo molto - più di quanto crediamo . A volte va tutto bene, altre volte sembra difficile. Mentre ci sono molti consigli su come negoziare ed essere un ' negoziatore vincente ' , l'esperienza reale non sembra così semplice come i libri suggeriscono. Perché? Perché la negoziazione è un processo complesso. Possiamo iniziare con alcune definizioni generali della negoziazione, abilità di negoziazione e di conflitto , tre costrutti strettamente correlati. La negoziazione può essere definita come un processo in cui due parti con le proprie differenze stanno cercando di raggiungere un accordo attraverso l'esplorazione delle opzioni e lo scambio di offerte . L’abilità di negoziazione è la possibilità di scambiare idee, alla ricerca di equilibrio e compatibilità, sia a livello organizzativo sia a livello psicologico e relazionale, al fine di gestire correttamente eventuali conflitti derivanti dalle dinamiche di organizzazione e di gestione. Infine, il conflitto può essere definito come un processo caratterizzato da differenze percepite di posizioni tra due o più parti nello stesso momento del tempo . In generale, i conflitti tra due o più parti sono caratterizzati dalla competizione per due tipi di risorse: da un lato, risorse materiali (quali denaro , terra , ecc. ) , d'altra parte , le risorse simboliche (ad esempio potenza, identità, religione , ecc.). In situazioni conflittuali le risorse sono percepite come scarse, insufficienti; non sono necessariamente limitate o inadeguate, ma sono percepite così.


Nel parlare di negoziazione dobbiamo sottolineare che si tratta di un processo - una sequenza di attività, magari con un modello sottostante. Non è un singolo evento - scelte sono fatte lungo la strada. Non è meccanico o deterministico - le scelte che i negoziatori prendono influiscono sul modo in cui viene raggiunto un accordo e che accordo sarà. In questo processo, possiamo distinguere quattro fasi. La prima è la preparazione di trattativa durante la quale le persone si preparano a negoziare prendere diverse fasi, ad esempio cercando di capire in modo chiaro i risultati che si aspettano dal processo, per conoscere la controparte e le sue richieste, per identificare possibili concessioni e di riconoscere le alternative. La seconda fase è lo scambio di informazioni, durante il quale le parti in conflitto cercano di ottenere informazioni da altri cercando di scoprire dove gli altri cercano di guadagnare. Il modo migliore per raggiungere questo obiettivo è attraverso l'uso di ampie domande aperte che non possono essere risolte da risposte brevi. Successivamente vi è la fase di contrattazione, durante la quale la maggior parte delle interazioni tra le parti si svolge, e le persone mostrano una serie di diversi stili di negoziazione e tattiche per fare il loro caso. È durante la contrattazione che il rischio di negoziati infruttuosi o molesti è più alta, con una maggiore possibilità di frustrazioni che conducono a escalation. Per contrattare con successo occorre concentrarsi su interessi e obiettivi comuni al via per eliminare qualsiasi ipotesi. Aiuta a contrattare pensare che ognuno è un problem solver, non un avversario . Questo apre la strada a più domande, incoraggiando tutti ad ascoltare e collettivamente cercare modi da concordare. La fase finale del negoziato è la chiusura e l'impegno che formalmente sigilla e vincola le parti sui risultati dell'accordo


Il conflitto può essere considerato chiuso quando viene trovata una soluzione. In generale, possiamo distinguere tre tipi di soluzioni di conflitto: imposto, distributivo e integrativo. - Possiamo parlare di soluzioni imposte quando una terza parte obbliga le parti in conflitto ad adottare una soluzione. Questo tipo di soluzioni non sono affatto efficaci! - Possiamo parlare di soluzioni distributive quando le parti in conflitto decidono di raggiungere un compromesso per condividere o dividere il risultato desiderato (per esempio, la terra). In questo caso, ciascuna delle parti in conflitto deve rinunciare a qualcosa! - Infine, possiamo parlare di soluzioni integrative, quando ciascuna delle parti in conflitto è soddisfatta dalla soluzione raggiunta e c'è un miglioramento della qualità delle loro relazioni. In questo caso, ogni parte in conflitto vince! Ecco perché questo tipo di soluzioni sono chiamate anche "soluzioni win-win". Ovviamente, una soluzione integrativa del conflitto è altamente auspicabile, ma è una sfida per le parti in conflitto. Si richiede creatività e la comprensione dei sottostanti interessi, esigenze e gli obiettivi di ciascuna parte in conflitto. È necessario spostare l'attenzione dalle richieste esplicite alle esigenze implicite delle parti, cercando di far avverare queste ultime. A volte, le richieste delle parti potrebbero sembrare incompatibili, mentre i loro interessi sottostanti sono compatibili! In questo caso, la differenza è una risorsa reale.


Si consideri il seguente esempio. Questo è lo scenario. A casa, due sorelle di nome Kate e Ann vanno in cucina sostenendo che vogliono un’arancia. Quando aprono il frigo, scoprono che c'è un solo una arancia ed iniziano a confliggere per entrarne in possesso. In questa situazione, come può il conflitto tra Kate e Ann essere risolto? Al fine di raggiungere una soluzione di successo, dobbiamo innanzitutto distinguere tra la richiesta esplicita e la motivazione implicita delle due parti. Sia Kate e Ann hanno la stessa richiesta esplicita: "Voglio un'arancia ". Ma ciascuna di loro ha due diverse motivazioni implicite: da un lato Kate afferma: "Voglio un succo d'arancia", d'altra parte , Ann afferma: "Ho bisogno di sua buccia per una torta". Le due richieste sono compatibili al 100% e non c'è alcun motivo per il conflitto! Considerando questo esempio, se ci fermiamo a richieste esplicite siamo a rischio di raggiungere solo soluzioni distributive (ad esempio, dividendo l'arancia in due metà), anche se sono possibili soluzioni integrative (ad esempio, Ann può utilizzare la buccia dell’arancia, e Kate può avere il suo succo d'arancia).


Al fine di raggiungere una soluzione integrativa al conflitto, dobbiamo migliorare la comunicazione tra le parti, in questo modo possiamo scoprire i loro bisogni sottostanti e analizzare il conflitto in profondità. Quando ci sono barriere di comunicazione, l'impiego di un facilitatore può essere molto utile ed efficace. La facilitazione è una terza parte in grado di facilitare problem-solving creativo attraverso la comunicazione diretta e l'analisi dei conflitti in profondità. Si suppone che solo le parti in conflitto abbiano gli strumenti per trovare una soluzione integrativa del conflitto. L'azione di facilitatore non è focalizzata a proporre una soluzione del conflitto, ma è finalizzato a promuovere modelli di comunicazione positivi e di fiducia tra le parti.


Possiamo distinguere diversi stili di negoziazione sulla base di due dimensioni: la preoccupazione per la sostanza (che è legata all’assertività) e la preoccupazione per il rapporto (che è associato alla cooperatività). Ciascuno di loro può variare da bassi ad alti livelli: da non-assertivo a assertivo, e da poco collaborativo a cooperativo. Sulla base di queste dimensioni possiamo discernere cinque stili di negoziazione: evitante, premuroso, compromettente, competitivo e collaborativo. - Evitante è caratterizzato da bassi livelli sia di interesse per il rapporto e la preoccupazione per la sostanza. In questo stile di negoziazione "tu perdi, io perdo”. - Premuroso è caratterizzato da alti livelli di preoccupazione per la relazione e bassi livelli di preoccupazione per la sostanza. In questo stile di negoziazione " tu vinci, io perdo". - Compromettente è caratterizzato da livelli medi sia di interesse per il rapporto e la preoccupazione per la sostanza. In questo stile di negoziazioen "Tu vinci e perdi un po’, io vinco e perdo un po’”. - Competitivo è caratterizzato da bassi livelli di preoccupazione per il rapporto e alti livelli di preoccupazione per la sostanza. In questo stile di negoziato "Tu perdi, io vinco”. - Collaborativo è caratterizzato da alti livelli di preoccupazione per la relazione e preoccupazione per la sostanza. In questo stile di negoziato “Tu vinci, io vinco”.


La negoziazione è un mix di competitività e cooperazione. Alcuni aspetti del processo genereranno interazioni competitive, mentre altri richiederanno una cooperazione se l'accordo deve essere raggiunto. Questo è il motivo per cui la trattativa è considerata come una interazione 'motivo mista'; c'è competitività perché ogni negoziatore è in piedi in modo dell'altro raggiungere il proprio obiettivo, ma, allo stesso tempo, la cooperazione è necessaria, perché senza l'aiuto dell'altro non si otterrà nulla. Gestire questo mix di competitività e di cooperatività può essere una sfida.


Questi sono i cinque stili di negoziazione. Evitante spesso è appropriata quando: • la questione è banale; • la relazione è insignificante; • il tempo è breve e una decisione non è necessaria; • si ha poca energia, ma ancora desidera bloccare l'altra persona. È spesso inappropriata quando: • ci si preoccupa sia del rapporto che delle questioni coinvolte; • è usato abitualmente per la maggior parte dei problemi; • sentimenti negativi possono indugiare; • altri trarrebbero beneficio. Accomodante spesso è appropriata quando: • davvero non si preoccupano del problema; • si è impotenti, ma non ha alcun desiderio di bloccare l'altra persona; • ci si rende conto che si sbaglia.


È spesso inadeguata quando: • si rischia di nutrire risentimento; • è utilizzata abitualmente per ottenere l'accettazione (possibili esiti associati al suo utilizzo sono la depressione e la mancanza di rispetto di sé); • altri desiderano collaborare e si sentirà come esecutori se accogliere. Compromettente spesso è appropriata quando: • la cooperazione è importante, ma il tempo o le risorse sono limitate; • trovare qualche soluzione, anche peggiore, è meglio che una situazione di stallo completo; • sforzi per collaborare vengono fraintesi come forzature. È spesso inadeguata quando: • trovare la soluzione più creativa possibile è essenziale; • non si può vivere con le conseguenze.


Competente spesso è appropriata quando: • una situazione di emergenza incombe; • si è sicuri di essere nel giusto e di potere mettere le cose a posto allo scopo di preservare le relazioni ; • il problema è banale ed agli altri non importa cosa succede. È spesso inadeguata quando: • la collaborazione non è ancora stata tentata; • la cooperazione dagli altri è importante; • è utilizzata di routine per la maggior parte dei problemi; • rispetto di sé degli altri diminuisce inutilmente. Collaborativa spesso è appropriata quando: • l'emissione e il rapporto sono entrambi significativi; • la cooperazione è importante; • un fine creativo è importante; • esiste una ragionevole speranza per affrontare tutte le preoccupazioni. È spesso inadeguata quando: • il tempo è breve; • i problemi non sono importanti; • si è in sovraccarico; • gli obiettivi che ha l'altra persona sono certamente sbagliati.


A questo punto della nostra discussione, possiamo parlare le competenze necessarie per una trattativa di successo. Esse comprendono: - la lingua; - l’analisi psicologica; - la sensibilità culturale; - la padronanza delle procedure; - la conoscenza del dossier; - l’autocontrollo; - la pazienza; - la capacità di mediare; - la percezione del tempo; - la credibilità; - la visione tattica.


In conclusione, ecco un consiglio di negoziatori - una sintesi 'up-front'. • Essere pragmatici - la negoziazione è disordinata La negoziazione - come la politica - è l'arte del possibile • Ricordare - in qualsiasi momento - che la trattativa è a due facciate Anche gli altri possono fare scelte • Essere curiosi e acquisitivi Sempre chiedere 'perché?' E 'cosa se?' e 'possiamo ottenere un risultato migliore di questo?' • Creare un nuovo copione Abbiate fiducia gestione del processo, ma essere pronti a improvvisare. • Trattare gli altri con rispetto Questa è l'unica regola d'oro.

pres it-negotiation skills

Education