LAPORAN PRATIKUM MANAJEMEN PERGUDANGAN

Nama Dosen :Bpk.Bilal Ahmadi, S.T.,M.T

Nama kelompok :

PROGRAM STUDI MANAJEMEN LOGISTIK INDUSTRI ELEKTRONIKAAKADEMI PIMPINAN PERUSAHAANJAKARTA 2015

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Kuasa yang telah memberikan kami kemudahan sehingga dapat menyelesaikan tugas Laporan Pratikum Manajemen Pergudangan ini dengan baik dan lancar. Tanpa pertolongan-Nya mungkin penulis tidak akan sanggup menyelesaikan tugas laporan ini.Laporan ini disusun agar pembaca dapat memperluas ilmu dan wawasanya tentang Manajemen Pergudangan ini, yang saya sajikan berdasarkan referensi dari internet atau dari buku.Dalam kesempatan ini saya mengucapkan terimakasih kepada Bpk.Bilal Ahmadi, S.T.,M.T sebagai dosen dari mata kuliah Manajemen Pergudangan yang telah memberikan pelajaran pelajaran dan wawasan kepada kita semua.Penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan pada penulisan ini. Dengan segala kekurangannya penulis mengharapkan kritk dan saran. Semoga laporan ini menjadi bermanfaat bagi orang yang membaca laporan ini.

Jakarta, 13 September 2015

Penulis

KATA PENGANTARDAFTAR ISI

BAB I PENDAHULUAN0. Manajemen Pergudangan....................................................................0. Aktifitas Pergudangan..........................................................................

BAB IIKEGIATAN PRAKTIKUM0. Alur Gudang..........................................................................................2.1.1 Receiving and Put away...............................................................2.2.2 Picking..........................................................................................2.2.3 Shipping........................................................................................BAB IIIANALISABAB IVKESIMPULAN DAN PENUTUP

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Manajemen Pergudangan

Gudang atau Stroge merupakan tempat menyimpan barang baik dalam baku yang akan menjalani proses manufacturing, maupun barang jadi yang siap di pasarkan. Sedangkan pergudangan tidak hanya merupakan kegiatan menyimpan barang saja, melainkan proses penanganan barang mulai dari penerimaan barang,pencatatan,penyimpanan,pemilihan,pelabelan,samapai proses pengiriman barang. Melalui manajamen pergudangan dapat memperpendek jarak transportasi dalam pendistribusian barang dan juga dapat meningkatkan frekuensi pengambilan item dan pengiriman ke pelanggan.Tujuan dari sistem pergudangan adalah untuk mengurus dan menyimpan barang - barang yang siap untuk didistribusikan dan disalurkan. Melalui perancangan gudang yang baik dapat meminimalkan biaya pengadaan dan pengoperasian sebuah gudang serta tercapai kelancaran pada proses pendistribusian barang dari gudang ke konsumen.Dalam produksi,idealnya raw material sampai pada fasilitas baprik pada saat dibutuhkan dan harus segera di proses, hasil dari produk harus di rakit tanpa adanya penundaan dan produk yang sudah jadi harus segera di kirim ke costumer.Faktor faktor yang memepengaruhi tingkat kepuasan konsumen adalah harga produk yang murah,mutu produk yang tinggi dan waktu pengiriman yang tepat. Dan salah satu cara yang harus dilakukan agar faktor tersebut dapat terpenuhi adalah melakukan perancangan tata letak pergudangan.Tujuan dari pendirian gudang yu gudang dibutuhkan di dalam proses koordinasi penyaluran barang, yang muncul sebagai akibat kurangnya seimbang proses supply (penawaran) dan demand (permintaan). Kurang seimbangnya antar proses penawaran dan permintaan tersebut mendorong munculnya inventori (persediaan), persediaan membutuhkan ruang sebagai tempat penyimpanan sementara yang disebut sebagai gudang.

Manfaat Gudang terdapat dua manfaat penting yang diperoleh dari keberadaan gudang,yaitu: Manfaat waktu yang didapatkan adalah bahwa barang akan memberikan keuntungan lebih apabila barang tersebut disimpan digudang dan dikeluarkan ke pasar saat yang tepat. Manfaat bentuk diperoleh apabila pada saat menunggu digudang dilakukan proses perakitan sehingga dari sisi bentuk, barang tersebut akan memberikan manfaat lebih kepada konsumen.

Kegunaan Gudang pada dasarnya gudang ada empat kegunaan,yaitu: Inboundconsolidation, dimana barang-barang yang akan diproses dikonsolidasikan terlebih dahulu di dalam gudang sebelum masuk ke proses ke dalam produksi. Goods In Process (Product mixing), selama proses produksi untuk menghasilkan produk akhir, dari pabrik pabrik dilokasi yang berbeda di konsolidasikan di dalam susatu gudang untuk dirakit terlebihh dahulu sebelum didistribusikan ke pasar. Outbound Consolidation, barang- barang yang diproduksi di pebrik pabrik yang terletak di lokasi yang berbeda, dikonsolidasikan sebelum diserahkan kepada para pelanggan. Outbound Dispertion (break bulk), barang barang yang telah di hasilakan disuatu pabrik dimasukan kegudang untuk di bagi bagi ke dalam voleme yang lebih kecil sebelum didistribusikan ke pasar atau ke para pelanggan.

Fungsi Pergudangan, pergudangan memiliki beberapa fungsi seperti :1. Movement atau material handlings di bagi menjadi empat aktivitas utama yaitu: Receiving Transfer Order Selection Shipping

2. Storage, terdiri dari empat kegiatan utama yaitu: Holding, atau penyimpanan dengan tujuan untuk memberika proses perlindungan keamaan dan persediaan terhadap barang. Consolidation, proses konsolidasi barang, baik inbound consolidation maupun outbound consolidation. Outbound dispertion (break bulk) Goods in process, dalam hal ini adalah product mixing.3. Information transfer, informasi yang tepat waktu dan akurat sangat diperlukan terutama yang terkait dengan kegiatan : Tingkat Persediaan Tingkat Perputaran Tingkat Pemakaian Barang Persediaan Transportasi Pemanfaatan Ruang Gudang PersonaliaTujuan dari proses pergudangan ini antara lain:A. Good Receiving anf Putaway Mempermudah aktivitas transportasi Mempermudah dalam aktivitas pengecekan dokumen vs dokumenB. Storage Mempermudah dalam pengecekan barang dan lokasi Mempermudah dalam proses pemberangkatan ke lokasi ke lokasi penyimpanan Mempermudah untuk konfirmasiC. Picking Mempermudah dalam pengambilan barang Mempermudah dalam pembagian dokumen picking list

2.1 Aktifitas Pergudangan

Didalam proses pergudangan ini ada banyak aktivitas aktivitas yang membantu proses pergudangan ini menjadi lebih lancar dan berjalan dengan baik antara lain :1. Receiving Receiving adalah Merupakan aktivitas penerimaan barang dimana didalamnya terdapat aktivitas-aktivitas seperti pembongkaran muatan, perhitungan kuantitas yang diterima dan inspeksi kualitas dan kerusakan, juga aktivitas-aktivitas lain yang berkaitan dengan penerimaan barang di gudang.2. Put WayPut way merupakan proses pemindahan barang dari dokumen penerimaan ke gudang penyimpanan. Didalam put way terdapat aktivitas- aktivitas yang harus di jalanin seperti mengidentifikasi jenis produk dan mengidentifikasi lokasi produk serta membuat penacatatan terbaru.3. StorageStorage adalah menempatkan barang dalam kondisi tunggu untuk di order atau di persiapkan untuk diproses selanjutnya dan penyimapanan dilakukan sesuai dengan karateristik barang.4. Order Picking Order Picking merupakan aktivitas untuk pengambilan barang.5. Shipping PreparationShipping Preparation merupakan aktivitas persiapan pengiriman yang akan dikirim sebelum barang tersebut akan dikirim ke konsumen adapun aktivitas aktvitas yaitu Jadwal pengangkutan,memberi labeling(merk) dan penyusunun barang barang.6. ShippingShipping adalah aktivitas pengiriman yang meliputi proses pembuatan dokumen barang yang akan dikirimkan serta jadwal keberangkatan brang tersebut akan dikirim.

BAB IIKEGIATAN PRAKTIKUM

2.1 Alur gudang

a. Administrasi dalam GudangAdministrasi menurut saya merupakan sutradara dibalik segala operasional Gudang. Administrasi mengurus data -data gudang seperti data pemesanan barang, data persediaan, data pengeluaran barang, data permintaan, bahkan sampai peramalan permintaan. Oleh karena itu, ibarat sebuah film maka Administrasi adalah penulis skenario yang menentukan jalan ceritanya.

Ada bermacam-macam jenis administrasi gudangdiantaranya yaitu::1. Daftar Stok Barang :Informasiini akan sangat bermanfaat bagi para agen marketingperusahaan. Mereka bisa ekspansi pasar yang lebih luas jika ternyata stokbarangmasih banyak. Pengiriman barang yang sudah dipesan terlalu lama membuat konsumen kecewa dan bisa saja memutuskan kontrak atau tidak akan memesan padaperusahaanitu lagi.2. Daftar Input Barang: Daftar ini sangatpentinguntuk mengetahui apakah masih adatempat bagi barang-barang berikutnya.3. Daftar Keluar Barang: Barang yang keluar akan mempengaruhi pemesanan barang.4. Jadwal Pengiriman Barang:Jadwalini akan mempermudah peletakan barang. Menunjukkan mana barang yang harus diambil terlebih dahulu sehingga tidak ada barang yang tertinggal dan menjadi kadaluarsa.5. Prediksi Pemesanan:Pemesanan barang sesuai dengan data barang yang keluar.6. Daftar Stok Opnam:Daftar stok opnam dilakukan setahun sekali. Hal ini sama seperticuci gudang.7. Daftar Pengelompokan Barang:Daftarini akan mempermudah pengambilan barang.8. Daftar Jumlah Barang:Daftarjumlahtiap-tiap barang dilengkapispesifikasidan tanggal masuk sampai tanggal kadaluarsa.

Berikut adalah alur dalam administrasi gudang, yaitu:1. Data pemesanan barang Sebuah gudang menyimpan barang-barang tertentu dan mengeluarkan dalam jumlah tertentu. Misalkan pengeluaran adalah x maka penyimpanan bisa saja x atau x + y , dimana y adalah buffer stock, Tingkat buffer diperlukan di Indonesia, mengingat kontinuitas suplai yang tidak terjamin oleh pemasok, padahal teori mengatakan zero stock adalah hal yang baik, tetapi itu beresiko tinggi terhadap potential loss sales dari perusahaan.Pemesanan dilakukan administrasi berdasarkan kebutuhan pengeluaran. Kebutuhan pengeluaran diramalkan terlebih dahulu melalui data historis ataupun diestimasi. Pemesanan dilakukan kepada pemasok dengan perjanjian waktu bayar (term of payment(TOP)), dimana TOP nantinya diusahakan angkanya lebih besar daripada DSI (Day Sales Inventory) atau waktu barang tersimpan dampai menjadi uang. Misalkan jika perusahaan berhasil menjual dalam waktu 3 hari dan TOP adalah 6 hari, maka perusahan untung, karena sudah berhasil menjual 2 kali tetapi baru membayar sebanyak 1 kali. Administrasi banyak berkaitan dengan pemasok. Perjanjian produk yang returnable juga menguntungkan perusahaan dibandingkan sistem beli putus.Perjanijian ini bahkan bisa sebegitu ketat, semisal satu peritel luar negeri yang tersangkut kasus di KPPU, salah satunya karena diduga mengadakan perjanjian pada pemasok supaya harga yang masuk ke ritel tersebut harus lebih murah dibanding ritel mana saja yang memesan barang sama dengan pemasok. Ini merupakan bentuk praktek monopoli. Hubungan erat pihak administrasi juga dijalankan dalam rangka menjalin supplier relationship management. Banyak faktor yang mempengaruhi supplier relationship management dan itu banyak menyangkut etika bisnis.2. Data InventoryAdministrasi menjadi ujung tombak seluruh pencatatan arus keluar masuk barang, sehingga pengendalian operasional lebih dimudahkan dengan adanya akurasi data. Bukti pencatatan barang keluar masuk akan mempengaruhi beberapa hal berikut :a. Jumlah stok barang.b. Klaim pembayaran barang masuk dan keluar.c. Dasar memesan barang.d. Mempelajari trend sales.

Data persediaan ini menuntut akurasi data secara real time dan dapat dipertanggungjawabkan. Administrasi yang kuat perlu dibangun melalui integrasi antara komputerisasi dan sumber daya yang menjalankannya. Sistem informasi yang berkaitan dengan database memerlukan orang-orang yang akrab dengan database.

b. Penerimaan BarangPenerimaan barang merupakan segala awal arus barang yang bergerak di gudang. Penerimaan barang dari distributor dilihat sangat mudah, namun bila hal ini tidak memiliki sistem yang mengatur, maka bisa dipastikan akan mengganggu produktifitas. Berikut adalah hal-hal penting dalam penerimaan barang :1) Bukti pesanan barang dari Gudang ( untuk memastikan pesanan barang dalam spesifikasi yang tepat ).2) Bukti Tanda Barang diterima ( untuk penagihan ).3) Cek Bukti Pemesanan dengan Fisik Barang.4) Cek Expired Date dan Kondisi Barang.5) Surat Jalan ( Untul Retur )6) Memasukkan Barang ke Penyimpanan.Bukti Pemesanan ( Purchase Order )Ketika satu pihak memesan sejumlah barang ke pemasok, Maka dia akan mengirimkan PO ke distributor. Barang sesuai jumlah PO ini nantinya akan dibawa ke Gudang tempat yang disiapkan oleh konsumen. Tim Gudang tentunya tidak selalu tahu jenis barang apa yang dipesan, Oleh sebab itu tim Gudang perlu memastikan kesesuaian PO dengan fisik barang yang ada. Setelah PO diperiksa dan sesuai dengan seluruh item yang dibawa, maka selanjutnya dibuat Bukti Tanda terima Barang.Bukti Tanda Terima BarangBukti Tanda Terima Barang serta Faktur akan berhubungan dengan penagihan uang. Bukti Tanda Terima barang akan dijadikan dasar oleh pihak supplier untuk menagih kepemesan barang. Pentingnya untuk membuat Bukti Tanda Terima Barang ini asli danada tanda-tanda yang dilampirkan, semisal PO atau surat lain yang menjamin keasliandokumen ini.

c. Penyimpanan barangYaitu dimana gudang di jadikan tempat yang aman untuk meletakkan hasil produksi. Semua barang yang sudah memenuhi standar untuk di pasarkan semua harus ada di gudang. Masalah penyimpanan barang merupakan hal yang penting untuk diperhatikan, sejak barang tersebut keluar dari tempat produksi, tempat transit dan tujuan. Bagi perusahaan yang tidak mempunyai fasilitas tempat penyimpanan sendiri dapat menggunakan gudang (warehouse) cara menyewa dari pihak lain yang menyewakan gudang umum (public warehouse).Dalam penyimpanan barang harus mengatur barang dengan tata letak yang baik. Pengaturan tata letak barang dalam gudang tidaklah mudah jika dilakukan secara manual. Selain banyaknya proses keluar masuk barang, kesulitan juga ditimbulkan oleh proses pencarian barang yang harus dikeluarkan dari gudang. Kesulitan kesulitan tersebut bisa diatasi dengan adanya sistem inventori yang baik serta pengaturan letak barang dalam gudang yang dilakukan secara terkomputerisasi.

d. Pengemasan BarangDalam manajemen gudang, terdapat pula pengemasan barang, yaitu membungkus atau mengemas barang hasil produksi. Kemasan dapat didefinisikan sebagai seluruh kegiatan merancang dan memproduksi wadah atau bungkus atau kemasan suatu produk. Kemasan meliputi tiga hal, yaitu merek, kemasan itu sendiri dan label.Ada tiga alasan utama untuk melakukan Pengemasan barang, yaitu:1. Kemasan dapat melindungi produk dalam perjalanannya dari produsen ke konsumen. Produk-produk yang dikemas biasanya lebih bersih, menarik dan tahan terhadap kerusakan yang disebabkan oleh cuaca.2. Melalui kemasan identifikasi produk menjadi lebih efektif dan dengan sendirinya mencegah pertukaran oleh produk pesaing. Kemasan merupakan satu-satunya cara perusahaan membedakan produknya.3. Dengan kemasan yang sangat menarik diharapkan dapat memikat dan menarik perhatian konsumen. Selain itu, kemasan juga dapat mangurangi kemungkinan kerusakan barang dan kemudahan dalam pengiriman.e. Pengeluaran BarangPada proses pengeluaran barang, kegiatan utamanya yaitu pengiriman barang kepada pelanggan sesuai dengan pesanan ataupun pengiriman barang ke distributor pelanggan. Pengeluaran barang sesuai dengan nota penjualan yang sudah dibuat dan dibuat juga surat jalan untuk barang yang sudah dikeluarkan.

2.1.1 Receiving and Put awayReceiving aktivitas penerimaan barang dimana didalamnya terdapat aktivitas-aktivitas seperti pembongkaran muatan, perhitungan kuantitas yang diterima dan inspeksi kualitas dan kerusakan, juga aktivitas-aktivitas lain yang berkaitan dengan penerimaan barang di gudang.

2.2.2 Picking

2.2.3 Shipping

BAB IIIANALISAAnalisa yang bisa kami ambil dari proses pergudangan ini adalah kami semua dapat mengetahui aktivitas aktivitas dari awal hingga akhir yaitu:1. Receiving ( Penerimaan barang )2. Putaway (Pemindahan barang)3. Storage (Menempatkan barang)4. Order Picking (Pengambilan barang)5. Shipping Preparation (Persiapan pengiriman)6. Shipping (Pengiriman )Kemudian kami juga dapat mengetahui dokumen dokumen apa saja yang dapat dikeluarkan yaitu :1.Purchase order2.Receipt and putaway3.Delivery order4.Berita acara penerimaan barang5.Buku penerimaan barang6.Dispath label7.Picking list

BAB IV KESIMPULAN DAN PENUTUP

Jadi kesimpulan dari laporan ini adalah Gudang merupakan tempat menyimpan barang baik dalam baku yang akan menjalani proses manufacturing, maupun barang jadi yang siap di pasarkan. Sedangkan pergudangan tidak hanya merupakan kegiatan menyimpan barang saja, melainkan proses penanganan barang mulai dari penerimaan barang, pencatatan, penyimpanan, pemilihan, pelabelan,sampai proses pengiriman barang. Melalui manajamen pergudangan dapat memperpendek jarak transportasi dalam pendistribusian barang dan juga dapat meningkatkan frekuensi pengambilan item dan pengiriman ke pelanggan.Proses utama yang ada di dalam gudang terbagi menjadi tiga yaitu receiving (penerimaan barang), storage (menempatkan barang), picking (pengambilan barang).