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Práticas de Apoio ao Planejamento e à Gestão
Universidade de Brasília
Faculdade de Economia, Administração, Contabilidade e Ciência da Informação e Documentação
Departamento de Ciência da Informação e Documentação
Disciplina: Planejamento e Gestão de Instituições Arquivísticas
Prof.: Lillian Alvares
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Benchmarking
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AQUELE QUE FAZ O QUE SEMPRE FEZ, CONTINUA
OBTENDO O QUE SEMPRE OBTEVE
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Conceitos
É a busca das melhores práticas que conduzem ao
desempenho superior.
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Coceitos
Benchmarking é um processo contínuo de
comparação dos produtos, serviços e práticas
entre os mais fortes concorrentes ou empresas
reconhecidas como líderes. É um processo de
pesquisa que permite realizar comparações de
processos e práticas "companhia-a-companhia"
para identificar o melhor do melhor e alcançar um
nível de superioridade ou vantagem competitiva.
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Conceitos
É um processo positivo e pró-ativo por meio do
qual uma empresa examina como outra realiza
uma função específica a fim de melhorar como
realizar a mesma ou uma função semelhante.
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Conceitos
É uma técnica que consiste em acompanhar
processos de organizações concorrentes ou não,
que sejam reconhecidas como representantes das
melhores práticas administrativas.
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Conceitos
É um processo de pesquisa, contínuo e
sistemático, para avaliar produtos, serviços e
métodos de trabalho, com o propósito de
melhoramento organizacional, procurando a
superioridade competitiva.
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Conceitos
O benchmarking consiste na busca das melhores
práticas da administração, como forma de ganhar
vantagens competitivas.
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Conceitos
Utiliza-se de pontos de referências ao invés de
criar algo novo.
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Conceitos
Implementar mudanças que levem a melhorias
significativas nos produtos e processos da
organização e, consequentemente, nos seus
resultados.
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Conceitos
Qualquer organização, pública ou privada, com ou
sem fins lucrativos, de qualquer setor ou porte
pode utilizar o Benchmarking para entender e
melhorar os seus processos.
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Conceitos
O benchmarking é uma das formas mais eficazes
de se estabelecer metas e tem um efeito
motivacional muito grande junto às equipes.
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Conceitos
É um processo gerencial permanente, que requer:
atualização constante,
a análise cuidadosa daquilo que há de melhor
externamente em práticas e desempenho para
as funções de tomada de decisões.
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Conceitos
A idéia por trás do benchmarking é de que
ninguém é melhor em tudo.
Então, “copiar” modelos de outras empresas
significa “economizar” tempo e trabalho.
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Conceitos
Por definição, as “cópias” nunca serão iguais.
Sempre haverá ajustes, adaptação e
aprimoramentos, o que garante a “evolução” da
idéia original.
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Conceito
A palavra japonesa “dantotsu” significa lutar para tornar-se
o “melhor do melhor”. Que consiste no seguinte processo:
Procurar
Encontrar
Superar os pontos fortes dos concorrentes
Este conceito enraizou-se na nova abordagem de
planejamento estratégico e, hoje, é conhecido como
Benchmarking.
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Resumo
Então:
Benchmarking consiste em avaliar e comparar
os processos de um competidor com o seus
próprios processos para que melhoras possam
ser feitas.
Esses processos de sucesso também são
chamados de "boas práticas".
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Glossário
Boas práticas:
Estratégias e processos documentados que são
considerados os mais eficientes e que rendem
os melhores resultados.
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Terminologia
BENCHMARKING é o Processo
BENCHMARK é o Referencial
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Resumo
É medir suas ações e processos para ver como
pode comparar com os processos e ações de
outros.
As informações obtidas são usadas para melhorar
seu próprio processo.
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Histórico
Durante a Segunda Guerra Mundial, tornou-se
prática empresarial comum nas empresas
americanas comparar-se a outras a fim de
determinar padrões para pagamento, cargas de
trabalho, segurança, higiene e outros fatores no
âmbito.
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Histórico
Após a Segunda Guerra Mundial, os produtos
americanos fluíram para o Japão. E quanto mais
os japoneses conheciam os Estados Unidos, mais
viam a relação entre o seu próprio estilo de vida.
Conseqüentemente, em virtude da curiosidade e
da inclinação por imitação dos Japoneses, este
tipo prática formou-se consistentemente no Japão
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Histórico
Muitos observadores têm descrito os empresários
japoneses como "copiadores” que têm se
sobressaído apenas na arte de imitação.
Isto não é verdade – os japoneses tem aplicado a
prática de benchmarking para seus
desenvolvimentos de produto e de processo, como
meio de abreviar o tempo necessário para
implementar aperfeiçoamentos e reduzir o tempo
requerido para levar os produtos ao mercado.
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Histórico
Os japoneses se sobressaem em benchmarking,
na análise exaustiva das melhores empresas de
cada indústria, aperfeiçoando continuamente seu
desempenho até que os produtos e serviços
japoneses acabem se tornando os melhores.
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Histórico
EUA : Xerox Corporation o pioneirismo na
introdução da prática de benchmarking. A Xerox
utilizou formalmente esta ferramenta no final dos
anos 70 para perceber e ultrapassar as suas
desvantagens competitivas.
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Histórico
Posteriormente, outras organizações destacaram-se
ao aplicar com sucesso o benchmarking, entre as
quais:
Ford Motor Company, Alcoa, Millken, AT&T, IBM,
Johnson & Johnson, Kodak, Motorola e Texas
Instruments,
tornando-se quase obrigatório para qualquer
organização que deseje melhorar os seus
produtos, serviços, processos e resultados.
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Características
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Benefícios
Melhoria na tomada de decisões sobre mudanças
nos processos
Ampliação da visão do negócio
Criação de estímulos e apoio à projetos
Aceleração do progresso de projetos
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Áreas mais procuradas
Desenvolvimento de funcionários
Satisfação do cliente
Marketing
Melhoria de processo
Benefícios para funcionários
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Coleta de Dados: o mais importante
Primeiro:
Determinar as áreas que precisam de
benchmark. Um bom planejamento do foco do
estudo é crítico e deve ser claramente
documentado.
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Coleta de Dados: o mais importante
Segundo:
Administrar os questionários e pesquisas dentro
da sua própria organização para coletar os
dados que serão usados na comparação.
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Coleta de Dados: o mais importante
Terceiro:
Analisar os dados. Isso envolve comparações
dos seus dados com os dados de outras
empresas.
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De Onde Obter as Informações
O benchmarking se constrói de fontes existente de
informação.
Informalmente, pode-se realizá-lo usando-se:
Matérias publicadas
Informações obtidas em reuniões de negócios
Conversas com especialistas do setor
Clientes e
Outros.
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De Onde Obter as Informações
Inclui:
Pesquisa em bancos de dados existentes
Pesquisa conduzida pelo correio, por telefone, em
meio eletrônicoou pessoalmente.
Cada abordagem tem os seus prós e contras,
incluindo a relação entre a disponibilidade da
informação e a sua precisão e aplicabilidade à
uma questão específica.
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De Onde Obter as Informações
A opção definitiva depende do tipo de projeto de
benchmarking empreendido, do grau de
necessidade de uma resposta imediata e da
importância global do projeto para o desempenho
competitivo à longo prazo da organização.
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De Onde Obter as Informações
Soluções rápidas podem servir para a análise de
curto prazo altamente focalizada, mas as
mudanças necessárias para se obter a melhoria
contínua e conquistar a vantagem competitiva,
exigem dados concretos, analisados e
contextualizados.
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Ética no Benchmarking
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Ética no Processo de Benchmarking
Informações obtidas legalmente
Vedada divulgação ou recepção de informações
confidenciais
Abertura e honestidade
Reciprocidade
Parceria e cooperação
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Ética no Processo de Benchmarking
A participação em exercícios de benchmarking
está sujeita a um conjunto de princípios dos quais
destacamos:
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Ética no Processo de Benchmarking
1- Princípio da Legalidade: Não faculte os
resultados de um estudo de benchmarking sem
primeiro ter obtido o consentimento das partes
que participaram no estudo;
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Ética no Processo de Benchmarking
2- Princípio da Troca de Informações: Esteja
disponível para prestar o mesmo tipo e nível de
informações que pediu aos seus parceiros de
benchmarking. Seja honesto e completo;
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Ética no Processo de Benchmarking
3 - Princípio da Confidencialidade: A participação
de uma empresa num estudo é confidencial e não
deve ser revelada ao exterior sem a prévia
autorização dessa empresa;
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Ética no Processo de Benchmarking
4 - Princípio da Utilização: Utilize as informações
obtidas através do benchmarking apenas para
efeitos de formular melhorias. Não utilize o
benchmarking como meio de comercializar ou
vender;
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Ética no Processo de Benchmarking
5 - Princípio do Primeiro Contato: Respeite a
cultura empresarial das empresas parceiras e
trabalhe de acordo com procedimentos
mutuamente acordados. Evite revelar o nome de
um contato numa reunião aberta sem ter obtido a
licença desse contato;
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Ética no Processo de Benchmarking
6 - Princípio da Preparação: Tire o maior partido
do tempo de benchmarking dos seus parceiros
estando totalmente preparado para a troca;
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Ética no Processo de Benchmarking
7 - Princípio da Conclusão: Cumpra cada
compromisso assumido para com os parceiros de
benchmarking;
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Ética no Processo de Benchmarking
8 - Princípio da Compreensão e da Ação:
Compreenda de que modo os seus parceiros de
benchmarking gostariam de ser tratados.
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Quando Realizar
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Quando realizar Benchmarking
Nos processos de Planejamento
Na fase inicial do Desenvolvimento de Novos
Projetos
Todas as vezes que o Desempenho de um
Processo
estiver aquém das expectativas.
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Quando realizar Benchmark II
Desejar atingir uma capacidade competitiva de
nível internacional
Desejar prosperar em uma economia global
Desejar sobreviver.
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Quando realizar Benchmarking: uma ferramenta para a melhoria contínua
A vantagem competitiva não se obtêm através da
espionagem industrial. Atualmente, o
planejamento eficaz inclui a adoção do conceito
de "melhoria contínua” como a principal meta, o
desejo de melhorar, todos os dias, em todas as
atividades.
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Quando realizar Benchmarking: uma ferramenta para a melhoria contínua
O benchmarking está emergindo como um valioso
instrumento para iniciar e orientar o caminho para
a melhoria contínua. Ao estabelecer um novo
conjunto de medidas, consegue desfazer a
mentalidade do "cumprimento de padrões“.
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Quando realizar Benchmarking: uma ferramenta para a melhoria contínua
Fornece uma estrutura em torno do processo de
mudança, resultando de uma avaliação objetiva
do ambiente competitivo.
Portanto, o benchmarking estabelece a base para
se superar o passado, criando-se uma nova
cultura com o melhor do passado, mas sem a
bagagem improdutiva
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Fatores de Sucesso
Comprometimento da alta gerência
Disposição para aprender com os outros e mudar
Compreensão do seu processo de trabalho
Disposição de trocar informações
Compreensão que a concorrência está melhorando
Focalizar nas práticas e nas mensurações
Treinamento
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Fatores Desencadeadores
Programas de qualidade
Processo de redução de custos
Tentativas de melhorar as operações
Mudanças de gerência
Novas operações/novos empreendimentos
Revisão das estratégias existentes e
Crises
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Tipos de Benchmarking
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Tipos
Benchmarking Competitivo
Caracteriza-se por ter como alvo específico as
práticas dos concorrentes.
É o menos usual uma vez que é quase
impossível que as empresas se prestem a
fornecer dados que estão ligados diretamente
com sua atividade à concorrência.
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Tipos Benchmarking Interno
A busca pelas melhores práticas ocorre dentro da
própria organização, em unidades diferentes
Tem como vantagens a facilidade de se obter
parcerias, custos mais baixos e a valorização do
pessoal interno.
A grande desvantagem é que as práticas estarão
sempre impregnadas com os mesmos paradigmas.
Este é o tipo mais utilizado.
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Tipos
Benchmarking Genérico
É baseado em um processo que atravessa várias
funções da organização e pode ser encontrado
na maioria das empresas do mesmo porte.
É neste tipo de Benchmarking que encontramos
a maioria dos exemplos práticos e onde as
empresas estão mais dispostas a colaborar e
serem mais verdadeiras.
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Processos
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Processo
O processo de Benchmarking tem, em geral, 5
fases:
Planejamento
Coleta de Dados
Análise
Adaptação
Implementação
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Processo Detalhada Identificar os marcos de
referência
Identificar empresas
comparativas
Definir método de coletar os
dados
Determinar a lacuna de
desempenho
Projetar níveis de
desempenho futuro
Comunicar descoberta do
benchmark dos marcos de
referência e obter aceitação
do grupo
Estabelecer metas funcionais
Desenvolver plano de ação
Implementar ações específicas
e monitorar progresso
Recalibrar marcos de
referência
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O que é e o que não é
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O que é
Um processo contínuo
Uma investigação que fornece informações valiosas
Um processo de aprendizagem
Um trabalho intenso, consumidor de tempo, que
requer disciplina
Uma ferramenta viável a qualquer organização e
aplicável a qualquer processo
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O que não é
Um evento isolado
Uma investigação que fornece respostas simples
e “receitas”
Cópia, imitação
Rápido e fácil
Mais um modismo da administração
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Desvantagens
Se todos os seus maiores concorrentes começarem a usar
os mesmos processos e se tornarem muito parecidos, então
onde está a vantagem sobre a concorrência que você
espera conseguir?
Um resultado possível é que companhias similares
conseguem apenas o lucro necessário para sobreviverem.
Mas isso pode estar relacionado, na maior parte, com
processos de fabricação e serviços.
O que significa que a chave do sucesso ainda será
encontrada nas técnicas inovadoras.
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Diretrizes
Examine todos os processos
Não abra muito os parâmetros do estudo
Consiga o comprometimento de todos os envolvidos
Seja detalhista a respeito dos parceiros de
benchmarking e empresas escolhidas para as "boas
práticas“
Implemente os resultados corretamente
Teste os resultados
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O PROCESSO BENCHMARKING
69
RESULTADOS, FCS
COLETA DE
DADOS
1- BENCHMARKING DE QUÊ?
2- QUEM/QUALÉ O MELHOR?
3- COMO NÓSFAZEMOS?
4- COMO ELESFAZEM?
Análise
PROCESSOS, PRÁTICAS, MÉTODOS
NÓS
ELES