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Práticas de Apoio ao Planejamento e à Gestão
Profa. Lillian Alvares,
Faculdade de Ciência da Informação, Universidade de Brasília
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Benchmarking
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Conceitos
É a busca das melhores práticas que conduzem
ao melhor desempenho.
É um processo positivo e pró-ativo por meio do
qual uma empresa examina como outra
realiza uma função específica a fim de
melhorar a mesma função ou uma função
semelhante.
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Coceitos
Benchmarking é um processo contínuo de
comparação dos produtos, serviços e práticas
entre aqueles reconhecidas como líderes.
É um processo de pesquisa que permite realizar
comparações para identificar o melhor do melhor
e alcançar um nível de superioridade ou
vantagem competitiva.
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Conceitos
É uma técnica que consiste em acompanhar
processos
Em organizações concorrentes ou não…
… que sejam reconhecidas como
representantes das melhores práticas.
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Conceitos
Boas práticas:
Estratégias e processos que são considerados os
mais eficientes e que rendem os melhores
resultados.
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Conceitos
O benchmarking consiste na busca de vantagens
competitivas.
Por meio da observação de melhores práticas,
isso é . . .
. . . utiliza-se de pontos de referências ao
invés de criar algo novo.
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Conceitos
Qualquer organização
Pública ou privada
Com ou sem fins lucrativos
De qualquer setor ou porte
Pode utilizar o Benchmarking para
entender e melhorar os seus processos.
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Conceitos
É um processo gerencial permanente, que requer:
Atualização constante,
A análise cuidadosa daquilo que há de melhor
externamente em práticas e desempenho para
as funções de tomada de decisões.
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Conceitos
A idéia por trás do benchmarking é de que
ninguém é melhor em tudo.
Então, “copiar” modelos de outras empresas
significa economizar tempo e trabalho.
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Conceitos
Por definição, as “cópias” nunca serão iguais.
Sempre haverá ajustes, adaptações e
aprimoramentos, o que garante a “evolução” da
idéia original.
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Conceito
A origem japonesa do Benchmarking...
... Significa tornar-se o melhor do melhor.
Consiste no seguinte processo:
Procurar
Encontrar
Superar
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Terminologia
BENCHMARKING é o Processo
BENCHMARK é o Referencial
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Como fazer?
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Primeiro:
Um bom planejamento é crítico e deve ser
claramente documentado.
Segundo:
Determinar as áreas que precisam de
benchmark.
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Terceiro:
Identificar as questões fundamentais a serem
pesquisadas
Quarto:
Preparar questionários para coletar os dados
que serão usados na comparação.
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Quinto:
Aplicar o questionário dentro e na
organização identificada
Sexto:
Analisar os dados.
Isso envolve comparações dos seus dados
com os dados de outras empresas.
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Sétimo:
Implementar
Envolve os ajustes e melhorias necessários
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Ética no Benchmarking
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Ética no Processo de Benchmarking
A realização de benchmarking está sujeita a um
conjunto de 8 princípios:
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1. Princípio da Legalidade
Não divulgar e usar os resultados de um estudo
de benchmarking sem primeiro ter obtido o
consentimento das partes que participaram
no estudo.
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2. Princípio da Troca de Informações
Estar disponível para prestar o mesmo tipo e
nível de informações que pediu aos seus
parceiros de benchmarking.
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3. Princípio da Confidencialidade
A participação de uma instituição em um
estudo é confidencial e não deve ser revelada
sem a prévia autorização dessa empresa.
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4. Princípio da Utilização
Utilize as informações obtidas por meio do
benchmarking apenas para efeitos de
formular melhorias.
Não utilize o benchmarking para
comercializar ou vender as informações
conseguidas.
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5. Princípio do Primeiro Contato
Respeite a cultura empresarial das empresas
parceiras e trabalhe de acordo com
procedimentos mutuamente acordados.
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6. Princípio da Preparação
Tire o maior partido do tempo de benchmarking
dos seus parceiros estando totalmente preparado
para a troca.
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7. Princípio da Conclusão
Cumpra cada compromisso assumido com os
parceiros de benchmarking.
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8. Princípio da Compreensão e Ação
Compreenda de que modo os seus parceiros de
benchmarking gostariam de ser tratados.
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Quando Realizar
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Quando realizar Benchmarking
Nos processos de
planejamento
Na fase inicial do
desenvolvimento de
novos projetos
Quando desejar
melhorar uma
competência
Quando desejar
prosperar
economicamente
Todas as vezes que o
desempenho de um
processo
estiver abaixo das
expectativas.
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Quando realizar Benchmark: Fatores Desencadeadores
Programas de qualidade
Processo de redução de custos
Tentativa de melhorias diversas
Mudanças de gestão
Novos empreendimentos
Revisão das estratégias existentes
Crises
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Quando realizar Benchmarking: uma ferramenta para a melhoria contínua
Atualmente, o planejamento eficaz inclui a
adoção do conceito de "melhoria contínua”
como a principal meta:
O desejo de melhorar, todos os dias,
em todas as atividades.
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Quando realizar Benchmarking: uma ferramenta para a melhoria contínua
O benchmarking estabelece a base para
superar o passado, criando uma nova
cultura com o melhor do passado, mas sem a
bagagem improdutiva.
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3 Tipos de Benchmarking
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Benchmarking Competitivo
Caracteriza-se por ter como alvo específico as
práticas dos concorrentes.
É o menos usual uma vez que é quase
impossível que as empresas se prestem a
fornecer dados que estão ligados diretamente
com sua atividade à concorrência.
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Benchmarking Interno
A busca pelas melhores práticas ocorre dentro
da própria organização, em unidades
diferentes
A grande desvantagem é que as práticas
estarão sempre impregnadas com os mesmos
paradigmas.
Este é o tipo mais utilizado.
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Benchmarking Genérico
É baseado em um processo que atravessa várias
funções da organização e pode ser encontrado
na maioria das empresas do mesmo porte.
É neste tipo de Benchmarking que encontramos
a maioria dos exemplos práticos e onde as
empresas estão mais dispostas a colaborar e
serem mais verdadeiras.
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Fatores de Sucesso
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Alguns Fatores de Sucesso
Comprometimento da alta gerência
Disposição para aprender com os outros e mudar
Compreensão do seu processo de trabalho
Disposição de trocar informações
Compreensão que os outros estão sempre
melhorando
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O que é O que não é
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O que é
Um processo contínuo
Uma pesquisa que fornece informações
valiosas
Um processo de aprendizagem
Um trabalho intenso, consumidor de tempo, e que
requer disciplina
Uma ferramenta viável a qualquer organização
e aplicável a qualquer processo
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O que não é
Um evento isolado
Uma pesquisa que fornece respostas simples e
“receitas”
Cópia, imitação
Rápido e fácil
Mais um modismo da administração
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Para refletir
Se todos começarem a usar os mesmos processos
e se tornarem muito parecidos, então onde está
a vantagem que se espera conseguir?
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Pequeno Histórico
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Histórico
Durante a Segunda Guerra Mundial, tornou-se
prática empresarial comum nas empresas
americanas umas comparar-se as outras a fim
de determinar padrões para pagamento, cargas
de trabalho, segurança, higiene e outros fatores
administrativos.
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Histórico
Após a Segunda Guerra Mundial, os produtos
americanos fluíram para o Japão. E quanto
mais os japoneses conheciam os Estados Unidos,
mais viam a relação entre o seu próprio estilo de
vida.
Consequentemente, este tipo de prática
iniciou-se e consolidou-se no Japão
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Histórico
Os japoneses tem aplicado a prática de
benchmarking para desenvolvimentos de produto
e de processo, como meio de abreviar o
tempo necessário para implementar e
reduzir o tempo requerido para levar os
produtos ao mercado.
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Histórico
Os japoneses se destacaram na análise exaustiva
das melhores empresas de cada indústria,
aperfeiçoando continuamente seu
desempenho até que os produtos e serviços
japoneses acabem se tornando os melhores.