praktische inzet van digitale interne communicatie_ 2007 kort

19 maart 2007

Praktisch inzetten van digitale media in interne communicatie

Praktisch inzetten van digitale media

2

De Buitenwereld, de markt, trends


3

Actualiteit is een commodity

Real time informatievoorziening is key

Verouderde informatie wordt niet meer geaccepteerd

Reminder of alert alleen als er een update is


4

Voortdurend beschikbaar

Instant messaging (IM) is populair Presence: via IM op de hoogte of collega’s beschikbaar

zijn Via mobiel sms altijd bereikbaar, wereldwijd Zowel op werk als thuis is trend richting (steeds

snellere) breedband verbindingen: altijd online


5

…en altijd onder handbereik


6

Publish & subscribe

Populariteit ‘online samenwerken’ neemt toe, wiki’s

‘Empowerment’ van de gebruiker

Gebruik intranet als portal voor alle bedrijfsinformatie groeit Do it your self contentmanagement dmv weblogs en wiki


7

Hierdoor…(content) power to the end user (zie ook Time)

Besturing van decentraal naar centraal: IT, design, taxonomie, guided search

Eigenaarschap content verschuift van centraal naar decentraal: End user empowerment

Centraal

Decentraal

Corporate Staf TeamMedewerke

r


8

dus verandert rol van…interne communicatie afdelingen

IC afdeling faciliteert, maar produceert niet meer Biedt de kanalen en mogelijkheden, bedenkt en stuurt op

randvoorwaarden

IC medewerker wordt ontvanger, collega wordt zender Weblogs, wiki’s

IC medewerker en collega creëren samen content Weblogs, instant messaging, wiki’s, beoordeling content door

collega’s, relevantie

IC organisatie structuur moet slag van off- naar online maken om gat met buitenwereld te dichten Oude offline organisatie rol opnieuw bekijken, organisaties

moeten online gaan denken, ook in proces


9

Web 2.0 en interne digitale media

Integratie van web 2.0 technieken in medewerkersportals

(intranetten) Alle informatie is doorzoekbaar in bestaande webapplicaties

binnen een bedrijf Niet alle informatie wordt gebruiksvriendelijk getoond

Oude ‘hype-ideeën’ komen voor een realistisch doel terug: Communities:

kennisdeling (wiki’s), sharing, (weblogs) creating, (podcasting, videologging) connecting (social networking)


10

Creating and sharing

•Ik heb deze persoon 2x zakelijk ontmoet•Blijkbaar wil hij zijn privé reis met mij delen•Zit ik daarop te wachten?•De keuze is aan mij

• email• msn• weblog


11

Deze overvloed aan mogelijkheden…

Schept verwachtingen bij de medewerker, want hij of zij wil:

een mening kunnen geven; geen zaken doen met ‘idioten’, dus serieus genomen worden; weten wanneer er iets niet werkt en wat je als bedrijf er aan doet om

het te maken; helpen bij het veranderen van zaken die hij of zij betekenisvol vindt; zijn of haar ervaringen delen (connect en share) met anderen die

dezelfde problemen hebben binnen het bedrijf; zaken regelen wanneer (moment) hij of zij dat wil; zelf bepalen wat hij of zij wil lezen of ontvangen; weten hoe het informatie of besluitvormingsproces gaat; weten wanneer het misgaat, maar ook wanneer het goed gaat, want

dan deel ik dat graag met anderen; werken bij een ethisch en transparant bedrijf; weten waar ik aan toe ben binnen mijn bedrijf, we zijn immers

partners toch?


12

Kennen we onze gebruiker eigenlijk?


13

Wat zien we gebeuren?

Steeds meer medewerkers die van huis of vorige werkgever uit gewend zijn met steeds modernere tools te werken

Steeds meer applicaties en tools die steeds meer kunnen Steeds meer mensen die op steeds meer verschillende plekken

en omstandigheden willen en moeten werken Steeds meer druk op staven, steeds meer selfservice Steeds minder echte formulieren, steeds meer electronische Steeds meer content, steeds meer ongestructureerd … en nog veel meer


14

Behoeftenbepaling


15

Dus, werk aan de winkel voor…

(Corporate) Communicatie-afdelingen

Beleving Betrokkenheid Wie is mijn doelgroep? Dagelijks testen Internal Branding Informatiestromen Faciliteren, stimuleren, vertalen Andere interne partijen enthousiasmeren Verbinden Buitenwereld binnen halen


16

Van pull naar push…

Gebruikers van intra- en internet (en overige digitale media) verwachten op maat gesneden diensten en content

Hoe meer er bekend is van de gebruiker, des te hoger de verwachting Hoe jonger de gebruiker des te hoger de verwachting Hoe makkelijker buiten het bedrijf digitale diensten worden aangeboden

des te hoger de verwachting van interne diensten

In plaats van informatie halen abonneert de gebruiker zich liever op content en diensten die voor hem haar relevant zijn

gepersonaliseerde nieuwsbrieven; (Beste Jan-Willem ivp Beste heer) delen van sites speciaal voor gebruiker; (extranetten) RSS feeds; emailalerts; track and trace; (wat gebeurt er met mijn actie, fedex) digitale betaaldiensten; (Ideal) single inlog (digid).


17

…maar dan op maat (bijv. hrm)

Divisie Functie

Werkinfo

ExpertiseArbeidsvoorwaarden

Contactinfo

Verjaardag

Etc. Performance

Ontwikkeling

Opleiding

Ken uw collega


18

Je kan je eigen internetpagina al maken…


19

Dus waarom niet je eigen intranet…

NieuwsLorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit. Vestibulum purus libero, sagittis sit amet, ultricies ac, accumsan sed, magna

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit.Vestibulum purus libero, sagittis sit amet,ultricies ac, accumsan sed, magna


Welkom bij HRM

E- declaratiesLorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit.Vestibulum purus libero, sagittis sit amet,ultricies ac, accumsan sed, magna


Utilies nieuws … Vestibulum purus libero, sagittis sit amet, …

Mijn gegevensLorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit.Vestibulum purus libero, sagittis sit amet,ultricies ac, accumsan sed, magna


A la carteLorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit.Vestibulum purus libero, sagittis sit amet,ultricies ac, accumsan sed, magna

Mijn bedrijfsmiddelenLorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit.Vestibulum purus libero, sagittis sit amet,ultricies ac, accumsan sed, magna


Uit externe nieuwsfeed

Uit Peoplesoft

Uit Tridion

Uit Peoplesoft Uit Peoplesoft Uit Tasper




Welkom bij HRM












Welkom bij HRM









Uit externe nieuwsfeed

Uit Peoplesoft

Uit Tridion

Uit Peoplesoft Uit Peoplesoft Uit Tasper

Goedemiddag Jan-Willem


20

of portalpagina?

Nut en noodzaak Corporate Intranet moet mensen helpen om steeds slimmer met

informatie om te gaan Alle informatie en functies moeten worden aangepast en

beschikbaargesteld aan de hand wat we van je weten

Rollen en functiesCall Center agents, projectmanagers, …

ProcessenDeclareren, registreren, …

InformatiegebiedenWat is…, nieuws, …


21

…bereikbaar via een van de vele nieuwe gezichten

19 maart 2007

Deel 2: Praktische inzet digitale media


23

Ludoblog

Banner ophomepage

Homepageblog

Inlog

Reactie


24

Weblog bij Nuon?

Idee: 2005 Uitvoering: mei 2006 Is onhold (niet meer zichtbaar): sept 2006 Vervolg? (nog) niet

Evaluatie? Wat doen we er aan?


25

Doelen

Ervaringen opdoen met bloggen mbt: Vormgeving – standaard, gratis tool Wordpress 2.0.1 Contentmanagement

Interviewster belt voorzitter RvB in auto, schrijf tekst, mailt dit naar IC, checkt dit bij voorzitter, mailt het naar persoon die live zet.

5 stappen Reacties

Niet veel, af en toe een gebruiker Beleidsontwikkeling Evaluatie

Enquete gehouden (veel lezers, bezoekers, weinig reacties), vervolg wordt nu bepaald

Evt als opmaat voor weblog op internet Kan een van de vervolgstappen zijn


26

Over de band tactiek?

Wat te doen? Nuon communicatie dag september (ca 60 collega’s) Marktplaats met ‘digitale stand’ gevuld Weblog van die dag aangemaakt Vooraf met sms-tool smsjes gestuurd

(1 dag vooraf) ( tijdens) ( 1 dag na)

Tijdens de dag zelf direct live verslag gedaan op het weblog Informatie gegeven aan de deelnemers en hen de weblog met hun

ervaringen laten vullen Resultaat: prijs voor de beste informatie stand door dir. CC Aandacht van collega’s voor het onderwerp, draagvlak Weblog nog in de lucht met als doel Comcollega’s te informeren


27

Grote organisatie?

Korte demo aan opdrachtgever Maak business case als startpunt Zoek stakeholders (vaak HRM) Richt een pilot in Testen bij gebruikers, desnoods virale marketing Uitrollen binnen je hele bedrijf Google labs, ‘Werk in uitvoering’ op Nuonline


28

Kleine organisatie?

Eigenlijk identiek als grote alleen op beperkte schaal Bepaal wat je wilt: bijv. alerts via SMS op belangrijk nieuws intern Bepaal wat het je oplevert (actualiteit, snelle reactie,

tevredenheid) Bepaal wat het je bespaart (aan bellen, rondlopen, vergaderingen

beleggen etc in tijd= uren x werktarief) Bepaal kosten van inzet voor sms-tool Zoek op internet een leverancier (bijv.

www.wireless.services.com) Overleg een proef met deze leverancier (kan vaak tegen geen of

lage kosten) Neem aantal sleutelfiguren in je organisatie mee in deze proef Peil reacties, bij positief uitbreiding naar organisatie


29

Cultuurverandering

Een digitaal project = Vaak verandering van werken-rol

Draagvlak nodig Vroegtijdig sleutelfiguren meenemen in pilot Faciliteer betekenisgeving van de verandering

Cultuur niet aanpassen, wel masseren;-) Voordelen zoeken en blijven herhalen (com is herhaling, ook hier)

Onzekerheden/weerstand wegnemen Laat mensen vroegtijdig meedenken/betekenis geven, geef hen de mogelijkheid tot kiezen Voorbeeld: telefoonboek-foto

Bedreiging benoemen, met alle partijen uitkomen Benoem alle onzekerheden en risico’s en bedenk er acties voor


30

Voor- en nadelen van digimedia als onderdeel interne communicatie mix

Voordelen

Snel Iedereen bereikbaar Aan te passen, actueel Intranet gebruik omhoog Verwijsfunctie naar ander

media

Nadelen

Moet via pc Toegang intra-internet vereist Altijd nog via offline media Beschikbaarheid technisch contentmanagement


31

Tot slot

Trends: informatie op maat, snel, rol ic verandert Verschuivende rollen van ic-afdeling en met name

content management. Intranet de voordeur voor toegang tot informatie en

werkproces Van pull naar push maar dan op maat. Nieuwe tools: weblog, rss, social software kunnen

helpen bij de push op maat. Pilot is de manier voor starten van groot project


32

Vragen?

Mail gerust Jan-Willem Koers Reaal Verzekeringen Email zakelijk: [email protected] Email privé: [email protected] Ook te vinden in http://www.linkedin.com/in/janwillemkoers

Interesse in deelname aan nationale intranetklankbord groep? Mail mij.

19 maart 2007

Bijlage 1: voorbeelden middelen


34

Roadmap Intranet 2007-2010

Content

Interne communicatie

Inhoud

OwnershipCorpCom

HRM

Intranet nog ic middel

Apart Decentraal cmgtIntranetInternet

Apart intranetApart internetApart extranet

Shared Service Center

Intranet platform voorAndere digimedia die

Voor ic zijn in te zetten

Hybridecontent

management

Intranet en internetGaan frontendcontent delen

Shared Service CenterBusiness

Offline ic verdwijnt

Enterprise contentmanagement

Intranet en internetGaan content en cmo

delen

Business

Alles online

Contentself

service

Intra-inter-extranetDelen content en

Cmo

Organisatie OngeorganiseerdMatige structuur

Discussie over apartwebstaf onderdeel

Inter-intranetStaf onderdeel

Geïntegreerd met business

2007 2008 2009 2010


35

Roadmap ‘Organisatie’

De kloof tussen CorpcomEn rest van organisatie

IntranetContent management

organisatie

Maak keuzesBepaal strategie

Communiceer deze

Zoek sponsorRicht intranet-Gebruikers en

Businessboard in

Ga in gesprek met Gebruikers en

sleutelpersonen

Maak en voerWerkafspraken uit

Bepaal inrichting CMO

Maak na inventarisatieVerwachtingen waar

Communiceer CMOToets werkbaarheid

Rol IC-IMNuon breed

IC onderzoekRollen ic-im afspreken

Organisatie weet wieWat doet bij ic en im op

Gebied digimedia

Toetsing rollenaan externe partijen

Inrichting rollenNaar nieuwe structuur

Obv onderzoek

Q1 Q2 Q3 Q4


36

Roadmap ‘Inhoud’

Kwaliteit content

Eigenaarschap content

Nieuws

Content ownerHandboek makenStructuur bouwen

KwaliteitseisenContent opstellenContent Handboek

Onderscheid statischeDynamische content

Duidelijk maken

Content ownersMeeting

Regels voor contentowners

ISM CMO en ICContent HandboekRegels doorvoeren

Voorstel uitDit plan operationeel

TechnischeHulp bij actueel houden

Toetsen van kwaliteitDmv onderzoek

Slimme functionaliteitendoorvoeren

Toetsen van plan

Toetsen van actualiteitBij eindgebruiker

Operationeel houdenToetsten Handboek

Aanpassen beleid Voor 2008

ContentActualisatie beleid

opstellenActueel maken Actueel houden

Toetsen of beleidHeeft gewerkt

Q1 Q2 Q3 Q4


37

Roadmap ‘Interne communicatie’

Interne communicatieBepalen strategie ism

Overige afdelingenUitvoeren Herijken Jaarplan 2008

Q1 Q2 Q3 Q4


38

Case: Bekendmaking jaarcijfers Nuonline

Combinatie van on-offline Jaarverslag op papier Persbericht op papier (via mail-fax verstuurd) Aangepast bericht (duiding) voor interne media Op intranet (onder water) SMS naar top 700 met verwijzing naar intranet Live op intranet Live op internet Uitgebreide Bijlage bij Personeelsblad Vraag en antwoord op forum Intranet Roadshow RVB langs vestigingen Toelichting in de lijn waar nodig


39

Inzet forums binnen Nuon

Forum vrij Succes, discussie, groeiend medium, moord Theo van Gogh Gebruikscijfers schoten omhoog

Forum met regels Hoofdregel: elk onderwerp moet Nuon gerelateerd zijn Mensen moeten zich registreren, Moderatoren Consequentie, gebruik omlaag

Forum zakelijk Vlootdagen, voor specifieke groep, RVB inzet Kennisdagen, kennisdeel functie, openbaar

Succes? Nee, zonder regels niet Ja, mits goed gemodereerd Ja, mits inzet gekoppeld is aan een specifiek project (tijdelijk).


40

Forum, screenshots


41

Case: pc tv ter vervanging bedrijfstelevisie

Interne bedrijfstelevisie Tv journaal, maandelijks, opname duur Videoband verspreiding Intern netwerk verspreiding Multimedianetwerk, content provider, VB Nuon: platte beeldbuizen, interne service kosten,

contentaanlevering Business case: stoppen

Alternatief: PC tv: afgeschreven PC, Linux software, Open Source ppt software, installeren mbv ict op netwerk, iedereen kan erbij, zelf invullen van content op lokaal niveau (secretaresse, officemanager, iedereen kan ppt).


42

Screenshots PC tv

praktische inzet van digitale interne communicatie_ 2007 kort

Documents