pracenje i kontrola realizacije projekta

Univerzitet u Novom SaduTehnički fakultet “Mihajlo Pupin”Zrenjanin

UPRAVLJANJE PROJEKTIMA

Tema: Praćenje i kontrola realizacije projekta

Predmetni nastavnik: Student: Prof. Dr Miodrag Ivković Tešić Nemanja IT79/11

Praćenje i kontrola realizacije projekta___________________________________________________

Zrenjanin, 2013

SADRŽAJ

Uvod ..................................................................................................... 2

Praćenje i kontrola realizacije projekta ................................................. 3

Praćenje i kontrola vremena realizacije projekta ................................... 5

Praćenje i kontrola resursa .................................................................... 6

Praćenje i kontrola troškova realizacije projekta .....................................7

Sistem operativnog planiranja i praćenja realizacije projekta .................. 9

Literatura ............................................................................................... 10

_________________________________________________1


UVOD

Celovit pristup upravljanju projektom podrazumeva da se nakon planiranja obavlja

praćenje i kontrola odvijanja realizacije projekta. Praćenje i kontrola realizacije projekta se

odvija u skladu sa procesom planiranja realizacije projekta i sa prethodno definisanim

planovima. Praćenje i kontrola realizacije obuhvata, pre svega, kontrolu vremena realizacije

projekta, znači praćenje i kontrolu da li je vremensko odvijanje radova na terenu u skladu sa

planiranim vremenima, zatim praćenje i kontrolu utrošenih resursa i troškova realizacije

projekta i njihovo poređenje sa planiranim.

Da bi se izvršilo dobro praćenje i kontrola realizacije projekta neophodno je da se

valjano postavi i organizuje praćenje i izveštavanje, pomoću koga se dobijaju potrebne

informacije o stvarnom stanju realizacije projekta u pogledu vremena izvršavanja pojedinih

aktivnosti, faza i projekata u celini, zatim utrošaka pojedinih vrsta resursa, i u pogledu

troškova realizacija projekta, kao i odnosa između izvršenih aktivnosti i učinjenih troškova.

Nakon obrade, informacije se dostavljaju odgovarajućim rukovodećim i upravljačkim

organima da bi doneli potrebne odluke i pokrenuli korektivne akcije za eventualno ubrzavanje

radova na terenu, hitno dostavljanje nedostajućeg materijala ili mehanizacije, i sl.

_________________________________________________2


PRAĆENJE I KONTROLA REALIZACIJE PROJEKTA

Sistem praćenja i izveštavanja se sastoji od organizovanog skupa informacija i

izveštaja koji se organizovano prikupljaju i u tačno određenom vremenu dostavljaju sa mesta

realizacije projekta u bazu podataka u kojoj su uskladištene i prolazne, odnosno planske

veličine i, dalje preduzimanje potrebnih akcija.

Cilj praćenja i kontrole realizacije projekta je da se uporedi da li se realizacija na terenu

odvija u skladu sa planiranom realizacijom, i da se na osnovu tih podataka definišu i lansiraju

upravljačke akcije koje bi izvršile korekciju odstupanja, i vratile tok realizacije projekta u

planirane okvire. Ovo utvrđivanje ostvarenih i planiranih radova na projektu može se odvijati

u redovnim vremenskim procesima (npr. jednom mesečno), te se na taj način ostvaruje

mogućnost da se prvobitni plan aktualizira svakog meseca, na osnovu redovnih mesečnih

izveštaja.

Odstupanja od planiranih troškova realizacije projekta, u praksi najčešće nastaje usled

trenutnog ili privremenog nedostatka pojedinih vrsta resursa, pre svega materijala, kapaciteta

ili kadrova određenog profila. Dobar sistem praćenja realizacije i izveštavanja sa terena mora

biti napravljen tako, da brzo reaguje na ovakve situacije, blagovremenim predviđanjem ovih

situacija ili brzim obaveštavanjem da su one nastale.

Ako na primer uzmemo materijal koji je potreban za realizaciju jednog projekta,

sigurno da i najbolji sistem planiranja i nabavke materijala ne može u potpunosti obezbediti

da u izgradnji objekta ne dođe do nedostatka određene vrste materijala. Takođe ni najbolji

sistem pregleda i održavanja mašina ne može sa sigurnošću da obezbedi da u izgradnji ne

dođe do iznenadnog kvara jedne neophodne dizalice i druge opreme.

_________________________________________________3


Na takve iznenadne slučajeve postojeći sistem praćenja i izveštavanja mora biti

maksimalno osetljiv tako da obezbedi sve potrebne informacije za pravovremeno

dejstvovanje i otklanjanje nepredviđenih situacija. I ne samo za otklanjanje nepredviđenih

situacija, već i za eventualno dostizanje zastoja u obavljanju planiranih radova na projektu.

Kontrola realizacije projekta, kao i planiranje, mora se obavljati pomoću računara, koji

je sposoban da obradi veliku količinu podataka dobijenih sistemom izveštavanja, da ih

uporedi sa planiranim veličinama koje su memorisane u računaru, i da prezentira moguća

odstupanja neophodna za definisanje daljih upravljačkih akcija.

Sve to u stvari implicira formiranje jednog jedinstvenog informacionog sistema za

upravljanje projektom, koji obuhvata bazu podataka o prolaznim planiranim veličinama

projekta, zatim kontinuirani priliv informacija sa terena, obradu ovih informacija i ažuriranje

mrežnih i drugih planova. Takođe obuhvata definisanje odstupanja od planiranih veličina,

odnosno odstupanja u izvršenju pojedinih aktivnosti i zakašnjenja u odvijanju događaja, i

odstupanja učinjenih, od planiranih troškova, što je neophodno za upravljanje vremenom i

troškovima realizacije projekta.

Na ovaj način koncipiran jedan složen informacioni sistem za upravljanje projektom je

osnovno sredstvo kojim se služi rukovodilac projekta i projektni tim. Oni stalno prate i

obrađuju podatke o izvođenju projekta koji se dobijaju sa terena, organizuju potrebne

sastanke na kojima se razmatra odvijanje radova na terenu i izveštavaju, o stanju i

napredovanju radova, i o uočenim troškovima, više rukovodstvo, uz sugestije koje akcije valja

preduzeti da bi se realizacija projekta odvijala što efikasnije.

_________________________________________________4


PRAĆENJE I KONTROLA VREMENA REALIZACIJE PROJEKTA

Jedan od ključnih elemenatta koji se prate i kontrolišu u procesu realizacije projekta je

vreme odvijanja realizavije projekta, odnosno vremenski rokovi realizacije projekta.

Osnovni cilj praćenja i kontrole vremena realizacije projekta je da se utvrdi da li

odvijanje realizacije projekta na terenu ide u skladu sa planiranim i da se stalno procenjuje da

li će se celokupan projekat realizovati u planiranom vremenu. Takođe da se u skladu sa

realnim odvijanjem realizacije projekta na terenu pravovremeno interveniše potrebnim

akcijama kako bi se nadoknadila ili smanjila eventualna zakašnjenja i realizacija projekta

vratila u planirane rokove.

Osnova za postizanje ovog cilja jeste stalno praćenje realizacije projekata na terenu

(gradilištu), i evidentiranje podataka koji su neophodni za vremensku kontrolu odvijanja

realizacije projekta. Evidencija ovih podataka se vrši na samom gradilištu uz pomoć

standardne dokumentacije kao što je građevinski dnevnik i građevinska knjiga, a takođe i

preko specijalne dokumentacije koncipirane za tačno određene namene.

Na osnovu ovih podataka sa terena vrši se ažuriranje i nova obrada mrežnih planova i

gantograma i vrše nove procene o tempu odvijanja radova na projektu - nove procene o

mogućnostima završetka pojedinih faza projekta u celini.

Za praćenje i kontrolu vremenskog napredovanja radova na projektu veoma je bitno da

se prati napredovanje radova po svakom izvođaču, i dalje unutar svakog izvođača, po

njihovim organizacionim jedinicama (odeljenjima, grupama i sl.). Ovo operativno praćenje i

kontrola pretpostavlja da se najpre na isti način izvrše planiranje odvijanja radova po

izvođačima i po njihvim odeljenjima.

_________________________________________________5


PRAĆENJE I KONTROLA RESURSA

Praćenje i kontrola resursa predstavlja podproces ukupnog procesa praćenja i kontrole

realizacije projekta, koji obuhvata praćenje i kontrolu trošenja resursa na terenu, odnosno

praćenje utrošenog materijala, ugrađene i korišćene opreme, i angažovane radne snage, i

poređenje ovih realno ostvarenih veličina sa planiranim veličinama.

Osnovni cilj praćenja i kontrole trošenja resursa je da se utvrdi da li se realizacija

projekta u pogledu resursa odvija kako je planirano, i da se pravovremeno uočavaju

odstupanja koja se najčešće ogledaju u nedostatku određenih resursa, i da se hitno reagije sa

odgovarajućim odlukama i potrebnim akcijama, kako bi se eliminisala odstupanja ili makar

svela na najmanju moguću meru.

Osnovu za funkcionisanje sistema praćenja i kontrole trošenja resursa predstavlja

organizovan sistem praćenja realizacije na terenu i prikupljanje svih potrebnih podataka koji

se odnose na stvarno angažovanje i trošenje pojedinih vrsta resursa. Prikupljanje i

evidentiranje potrebnih podataka vrši se na terenu, odnosno na mestu realizacija projekta, uz

neophodno korišćenje standardne dokumentacije koja se koristi kod izvođenja različitih

projekata (građevinski dnevnik, građevinska knjiga, narudžbenice i izdatnice materijala,

evidencije radne snage i mehanizacije, i dr.) takođe sistem praćenja i kontrole resursa zahteva

da se organizuje dobar sistem prenosa i obrade ovih podataka i formiranje odgovarajućih

kontrolnih izveštaja sa računara, koji daju stvarno stanje u realizaciji projekta i poređenje

stvarno utrošenih i planiranih resursa.

_________________________________________________6


PRAĆENJE I KONTROLA TROŠKOVA REALIZACIJE PROJEKTA

Upravljanje troškovima, i u sklopu toga praćenje i kontrola troškova realizacije

projekta, predstavlja izuzetno značajnu oblast ukupnog procesa upravljanja projektom, jer se

kroz troškove obuhvataju i ogledaju svi prethodni aspekti upravljanja vremenom realizacije

projekta, upravljanja materijalom, i dr.

Osnovni cilj praćenja i kontrole troškova realizacije projekta je da se ažurno prati

dinamika trošenja planiranih finansijskih sredstava, da se pravovremeno uoče i utvrde

odstupanja učinjenih troškova u odnosu na planirane i da se preduzimaju potrebne akcije da

se ostvareni troškovi usklade sa planiranim. Takođe da se prati i utvrdi da li je napredovanje

radova u skladu sa učinjenim troškovima i da se eventualna odstupanja od planiranih troškova

svedu na minimum. Praćenje u kontrola realizacije projekta obavlja se prema prethodno

utvrđenim planovima za sve osnovne, odnosno najznačajnije stavke troškova, a to su pre

svega materijal, rad, korišćenje opreme, itd.

Praćenje se odvija na samom terenu (gradilištu) uz pomoć standardne dokumentacije

kao što je građevinski dnevnik, građevinska knjiga, radni nalog, radni list, izveštaj o utrošku

materijala, situacije, i dr. Uz standardnu obično se formira i određena specijalna

dokumentacija koja omogućava sintetičko prikazivanje određenih podataka ili efikasnije

prenošenje podataka sa terena na mesto obrade.

Osnovno praćenje troškova realizacije projekta na terenu odnosi se na dve vrste troškova, a to

su troškovi materijala i troškovi rada.

_________________________________________________7


Poseban značaj ima evidentiranje i praćenje troškova po objektima, po fazama rada, i

po pojedinim izvođačima, jer to omogućava razgraničenje i kontrolu ukupnih troškova koji se

ostvaruju u realizaciji odnosnog projekta.

Osnovni kontrolni izveštaj koji služi za praćenje i kontrolu troškova je izveštaj o

troškovima aktivnosti. To je izveštaj koji treba da se radi po svakom izvođaču ili objektu i

dalje po svakoj organizacionoj jedinici izvođača, koja radi deo posla u realizaciji projekta. To

je izveštaj koji pruža osnovne podatke o troškovima svake aktovnosti, i on je baza za izradu

drugih izveštaja.

Pored izveštaja o troškovima aktivnosti, treba takođe da postoji i zbirni izveštaj po

izvođačima, koji daje celinu troškova projekta razvijenu na pojedine izvođače. Moguće je ove

izveštaje povezati sa vremenom i prikazati troškove pojedinih izvođača u određenom

proteklom vremenskom periodu ili u određenom vremenskom preseku.

_________________________________________________8


SISTEM OPERATIVNOG PLANIRANJA I PRAĆENJA REALIZACIJE PROJEKTA

Operativni planovi realizacije projekta obuhvataju sve aktivnosti koje su potrebne za

realizaciju faze ili dela projekta u kraćem vremenskom periodu i predstavljaju detaljnu

razradu odvijanja realizacije projekta. Da bi se izradio operativni plan potrebno je raspolagati

detaljnim informacijama o svim aktivnostima u vezi planiranog vremena realizacije

aktivnosti, planiranih troškova potrebnih za realizaciju aktivnosti. Na taj način operativni plan

predstavlja osnovnu bazu podataka za detaljnu analizu i upravljanje vremenom, resursima i

troškovima projekta. Operativni plan služi, pre svega, rukovodiocu projekta i timu koji radi na

upravljanju realizacijom projekta, za rad na upravljanju realizacijom projekta, ali takođe i

odnosnim izvođačima za neposredno obavljanje planiranih poslova.

Operativno praćenje i kontrola odvijanja realizacije vrši se tako što se podaci sa terena

sređuju i formiraju u vidu kontrolnog izveštaja o vremenskom napredovanju radova. Ovaj

kontrolni izveštaj je na isti način koncipiran kao i planski izveštaj, s tim što on sadrži osnovne

podatke o napredovanju radova - procenat izvršenja radova, zakašnjenje aktivnosti, uzroci

zakašnjenja, i dr.

Operativno praćenje i kontrolu vremenske realizacije radova moguće je vršiti i uz

pomoć operativnih gantogramskih planova, koji se rade za kraće vremenske periode od mesec

dana, i predstavljaju detaljne i precizne planove izvršenja pojedinih aktivnosti. Ovakvi

gantogramski planovi omogućavaju praćenje i prikazivanje napredovanja svake aktivnosti -

da li je započeta ili nije, koliko je od posmatrane aktivnosti izvršeno, da li je akrivnost u

potpunosti izvršena, i dr. Opšta procedura operativnog planiranja i praćenja realizacije jednog

projekta može da sadrži sledeće osnovne faze:

_________________________________________________9


Definisanje i izrada mesečnog operativnog plana realizacije projekta

Izrada nedeljnih operativnih planova realizacije projekta

Praćenje realizacije nedeljnih operativnih planova

Izrada izveštaja o realizaciji nedeljnih operativnih planova i celog projekta

Razmatranje izveštaja i definisanje potrebnih korektivnih mera i akcije

LITERATURA

Petar Jovanović (2002). Upravljanje projektom, osmo izdanje.

Beograd

Petar Jovanović (1999). Upravljanje projektom, Grafoslog. Beograd

Lock D. (1977). Project Management. Gower Press. London

Lock D. (1987). Project Management Handbook. Gower Press. London

www.wikipedia.org

_________________________________________________10

http://owl.english.purdue.edu/owl/resource/560/06/

pracenje i kontrola realizacije projekta

Documents