СЕД працюють, переважно, на базі розподілених

архітектур і використовують різноманітні комбінації

технологій збору, індексування, збереження,

пошуку і перегляду електронних документів. У

більшості випадків, серверна частина СЕД складається з

наступних логічних компонентів (які можуть розташовуватися як на

одному, так і на декількох серверах):

1. Сховища атрибутів документів (карток);

2. Сховища документів;

3. Сервісів повнотекстової індексації.

У СЕД реалізовані надійні засоби розмежування повноважень і контролю за доступом до документів. У більшості випадків з їхньою допомогою визначаються наступні види доступу:- Повний контроль над документом;- Право редагувати, але не знищувати документ;- Право створювати нові версії документа, але не редагувати його;- Право анотувати документ, але не редагувати його і не створювати нові версії;- Право читати документ, але не редагувати його;- Право доступу до картки, але не до вмісту документа;- Повна відсутність прав доступу до документа

При застосуванні комп'ютерів обліковий регістр поєднує три складові частини:

а) комп'ютерну базу даних з певною структурою, призначеною для накопичення та зберігання облікової інформації на технічних носіях;

б) змінні величини, тимчасово створені в пам'яті комп'ютера для систематизації й узагальнення облікових даних, — бухгалтерські рахунки;

в) відеограми та машинограми, призначені для відображення згрупованої і систематизованої облікової інформації 

Технологічний процес обробки даних при комп'ютерній формі обліку можна поділити на

три етапи.Початковим етапом облікового процесу є збір і реєстрація первинних даних для обробки на комп'ютері. На другому етапі проводиться формування на електронних носіях масивів облікових даних: Журналу господарських операцій, структури синтетичних і аналітичних рахунків, довідників аналітичних об'єктів, постійної інформації. Заключним етапом процесу є отримання результатів за звітний період за запитом користувача або у вигляді регістрів синтетичного обліку, аналітичних таблиць, довідок із бухгалтерських рахунків або відображення на екрані потрібної інформації

Електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа. Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму. Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для приймання його змісту людиною.

Електронний підпис є обов'язковим реквізитом електронного документа, який використовується для ідентифікації автора та/або підписувача електронного документа іншими суб'єктами електронного документообігу. Накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа. Використання інших видів електронних підписів в електронному документообігу здійснюється суб'єктами електронного документообігу на договірних засадах.

Юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму. Допустимість електронного документа як доказу не може заперечуватися виключно на підставі того, що він має електронну форму. Електронний документ не може бути застосовано як оригінал: 1) свідоцтва про право на спадщину; 2) документа, який відповідно до законодавства

може бути створений лише в одному оригінальному примірнику, крім випадків

існування централізованого

сховища оригіналів електронних

документів; 3) в інших випадках,передбачених

законом.

Електронний документообіг здійснюється відповідно до законодавства України або на підставі договорів, що визначають взаємовідносини суб'єктів електронного документообігу. Використання електронного документа у цивільних відносинах здійснюється згідно із загальними вимогами вчинення правочинів, встановлених цивільним законодавством.

Суб'єкти електронного документообігу, які здійснюють його на договірних засадах, самостійно визначають режим доступу до електронних документів, що містять конфіденційну інформацію, та встановлюють для них систему (способи) захисту. В інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних системах, які забезпечують обмін електронними документами, що містять державні інформаційні ресурси, або інформацію з обмеженим доступом, повинен забезпечуватися захист цієї інформації відповідно до законодавства.

Суб'єкти електронного документообігу користуються правами та мають обов'язки, які встановлено для них законодавством. Якщо в процесі організації електронного документообігу виникає необхідність у визначенні додаткових прав та обов'язків суб'єктів електронного документообігу, що не визначені законодавством, такі права та обов'язки можуть встановлюватися цими суб'єктами на договірних засадах.

Вирішення спорів між суб'єктами електронного документообігу здійснюється в порядку, встановленому законом.

Особи, винні в порушенні законодавства про електронні документи та електронний документообіг, несуть відповідальність згідно з законами України.

На сьогоднішній день спостерігається значне відставання нашої держави від розвинених країн у впровадженні сучасних інформаційних технологій у сферу державного управління, хоча за останні декілька років Україна помітно прогресувала у цьому напрямі (згідно з даними ООН, за показником готовності до електронного урядування Україна у 2008 році посідала 41 місце серед 192 країн світу, піднявшись у світовому рейтингу країн з 2005 року на 7 позицій). За рівнем розвитку інформаційних і комунікаційних технологій, згідно з результатами останнього дослідження Міжнародного телекомунікаційного союзу, Україна посідає 51 місце серед 154 країн світу.

Отже, хоча більша частина документообігу у державних установах України здійснюється у паперовому вигляді, нинішній стан системи автоматизованого діловодства та документообігу в органах державної влади України створює гарні технологічні передумови для дальшого поширення електронного документообігу, доведення його до рівня стандартів країн Євросоюзу.

Дякуємо за увагу!