ppid pt ppa (persero) secara berkala...karyawan ppa induk, anak dan cucu perusahaan melalui kegiatan...
TRANSCRIPT
PPID PT PPA (Persero)
1
A. Gambaran Umum Kebijakan Pelayanan Informasi Publik
di PT PPA (Persero)
Berdasarkan amanah Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan
Informasi Publik, PT Perusahaan Pengelola Aset (Persero) telah menerbitkan
Keputusan Direksi PT Perusahaan Pengelola Aset (Persero) tentang Kebijakan
Keterbukaan Informasi Perusahaan (Lampiran 1).
Guna melaksanakan fungsi pelayanan informasi publik PPA, telah dibentuk Pejabat
Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) berdasarkan Keputusan Direksi PT
Perusahaan Pengelola Aset (Persero) tentang Tim Pejabat Pengelola Informasi dan
Dokumentasi PT Perusahaan Pengelola Aset (Persero) (Lampiran 2).
PPA juga telah melakukan serangkaian kegiatan untuk sosialisasi, edukasi, dan
publikasi segala hal terkait dengan pengelolaan informasi publik baik kepada
stakeholder internal (karyawan, Direksi, dan Dewan Komisaris beserta organ)
maupun stakeholder eksternal (Pemegang Saham, investor, kreditur, media massa,
calon klien, klien existing, dan masyarakat).
LAPORAN TAHUNAN 2019
PENGELOLAAN LAYANAN INFORMASI PUBLIK PPA
2
Penyebaran informasi dikemas dalam berbagai kegiatan diantaranya:
1. Pembuatan konten-konten sosial media dan website dalam bentuk foto, video, dan
narasi.
2. Penyebaran informasi terkait peristiwa penting di lingkungan PPA dalam
bentuk PPAINFO melalui e-mail kepada Dewan Komisaris beserta organ,
Direksi, dan karyawan.
3. Penyebaran informasi melalui buletin SAPPA kepada Dewan Komisaris beserta
organ, Direksi, dan karyawan yang disebarluaskan melalui e-mail dan website.
4. Penyebaran informasi melalui TVC Antara Digital Media yang merupakan media
luar ruangan kerjasama dengan anak perusahaan Perum LKBN Antara.
5. Produksi dan Pengiriman Siaran Pers ke berbagai media massa.
6. Penyelenggaraan Konferensi Pers.
7. Penyelenggaraan Press Gathering.
8. Penyelenggaraan Media Visit.
9. Penyelenggaraan webinar dengan narasumber Direksi PPA bekerjasama dengan
narasumber eksternal dengan konten terkait perkembangan aktivitas PPA.
10. Pengenalan PPA melalui media promosi dan branding seperti company profile,
video profile, dan branding kit lainnya.
11. Penerimaan permohonan informasi untuk keperluan penelitian atau karya ilmiah.
12. Penyebaran informasi melalui advertorial pada media cetak, media online dan
televisi.
13. Penyebarluasan informasi terkait pesan-pesan manajemen kepada seluruh
karyawan PPA induk, anak dan cucu perusahaan melalui kegiatan Town Hall
Meeting dan PPA Group Meeting.
14. Penyebarluasan informasi terkait rekam jejak PPA sejak berdiri pada tahun 2004
sampai dengan tahun 2020 melalui buku berjudul Dua Windu PPA Sang Dokter
Korporasi.
15. Penyebarluasan informasi melalui seminar dengan mengikutsertakan jajaran
manajemen PPA sebagai narasumber atau key note speakers.
PPID PT PPA (Persero)
3
Dalam rangka melayani permohonan informasi dan menerima pengaduan
masyarakat, beragam layanan disediakan diantaranya:
1. Website PPID di alamat http://www.ptppa.com/ppid.php
2. Layanan Aspirasi dan Pengaduan Online Rakyat (disingkat LAPOR!) adalah
aplikasi media sosial pertama di Indonesia yang melibatkan partisipasi publik
dan bersifat dua arah, sehingga dalam aplikasi ini masyarakat dapat
berinteraksi dengan pemerintah secara interaktif dengan prinsip mudah dan
terpadu untuk pengawasan pembangunan dan pelayanan publik. Layanan ini
telah terhubung dengan Kementerian BUMN sebagai pemegang saham PPA.
3. Ruang Layanan Informasi publik sebagai tempat layanan tatap muka terpadu
untuk berbagai layanan administrasi akademik, kemahasiswaan, fasilitas
kampus, teknologi informasi dan berbagai layanan lainnya.
4. Layanan informasi berbasis email ke [email protected]
Secara umum tata cara permohonan informasi baik online maupun offline tersaji
dalam info grafis yang tersaji dalam gambar berikut ini.
LAPORAN TAHUNAN 2019
PENGELOLAAN LAYANAN INFORMASI PUBLIK PPA
4
PPID PT PPA (Persero)
5
Adapun mekanisme pengajuan keberatan dan sengketa informasi bagi para
pemohon informasi melalui mekanisme PPID tersaji dalam gambar berikut.
B. Gambaran Umum Pelaksanaan Pelayanan Informasi
Publik
1. Sarana dan prasarana pelayanan Informasi Publik yang
dimiliki beserta kondisinya
PPA memberikan layanan informasi publik dalam bentuk tatap muka, aplikasi
online, telepon, email, sosial media, media cetak dan surat-menyurat. Demi
memberikan kenyamanan bagi pemohon informasi publik khususnya yang
tatap muka, telah disiapkan ruang khusus pelayanan publik yang berlokasi di
Gedung Sampoerna Strategic Square North Tower Lantai 12, Jalan Jenderal
Sudirman Kav.45-46, Jakarta Selatan.
Ruangan tersebut dilengkapi dengan meja pelayanan dengan fasilitas ruangan
berstandar layanan publik seperti tersedianya Air Conditioner (AC), lemari arsip,
komputer, printer, borang-borang layanan informasi, alat tulis kantor (ATK),
akses internet, air minum, permen, makanan ringan, meja dan kursi tamu, WIFI
LAPORAN TAHUNAN 2019
PENGELOLAAN LAYANAN INFORMASI PUBLIK PPA
6
serta fasilitas pendukung lainnya.
Selain itu, PPA juga menyediakan layanan informasi online yang dapat diakses
di website http://www.ptppa.com/ppid.php. Website ini berisi penjelasan
terkait layanan informasi publik PPA, daftar informasi publik, formulir online
permohonan informasi publik, dan peraturan-peraturan terkait kebijakan
pengelolaan informasi publik di PPA. Daftar informasi publik memuat
informasi yang wajib tersedia setiap saat dan informasi yang wajib disediakan
dan diumumkan secara berkala. Selain itu berbagai media lain seperti email,
sosial media (twitter, facebook, instagram, Youtube, mailing-list), kliping media
elektronik maupun cetak, e-flyer dan spanduk juga disediakan sebagai media
informasi layanan publik.
Ruang Layanan Informasi
PPID PT PPA (Persero)
7
Dokumentasi Kegiatan Layanan Informasi Publik
Town Hall Meeting Media Visit
Media Gathering Direksi sebagai
Pembicara Seminar
Ngopi BUMN Pembicara Seminar BI
TVC Ruang Publik Buletin SAPPA
LAPORAN TAHUNAN 2019
PENGELOLAAN LAYANAN INFORMASI PUBLIK PPA
8
Dokumentasi Kegiatan Layanan Informasi Publik
Distribusi Siaran Pers Penayangan Siaran Pers
Saluran Komunikasi Publik
Media Sosial Official PPA
PPID PT PPA (Persero)
9
2. Sumber daya manusia yang menangani pelayanan Informasi
Publik
Sesuai dengan Surat Keputusan Direksi PT PPA (Persero) Nomor SK-
76/PPA/12/18 tentang Tim Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi PT
PPA (Persero), berikut ini adalah susunan Tim Pejabat Pengelola Informasi dan
Dokumentasi PPA:
3. Anggaran pelayanan informasi serta laporan penggunaannya
Selama periode 2019, belum dianggarkan secara khusus untuk kegiatan
pelayanan informasi publik sehingga menggunakan mata anggaran kegiatan
lain yang termasuk dalam kegiatan Grup Komunikasi Perusahaan, Divisi
Sekretariat Perusahaan seperti anggaran website, media sosial, seminar,
advertorial, media visit, dan media workshop.
LAPORAN TAHUNAN 2019
PENGELOLAAN LAYANAN INFORMASI PUBLIK PPA
10
C. Rincian pelayanan Informasi Badan Publik meliputi:
1. Jumlah Permohonan Informasi Publik
PPA dalam mendukung keterbukaan informasi senantis mengoptimalkan
layanan informasi dengan membuka beberapa kanal komunikasi. Selain
formulir online pada website PPID, tersedia juga layanan email
[email protected]. Selain itu kanal pengaduan juga tersedia melalui website
PPID.
Pada tahun 2019 jumlah pemohon informasi publik sebanyak 23 pemohon
informasi. Tidak seluruh pendaftar dengan serta merta mengajukan
permohonan informasi. Pemohon informasi berasal dari berbagai kalangan
dengan jenis pertanyaan yang sangat beragam. Daftar pemohon informasi
sebagai berikut.
PPID PT PPA (Persero)
11
No Nama Pemohon Instansi Tanggal Permohonan
Tanggal Diselesaikan
1 Annisa Listania Universitas Budi Luhur 10/12/2019 17/12/2019
2 Novita Intan Sari Republika 14/11/2019 16/11/2019
3 Seno Tri Sulistiyono Tribunnews 14/11/2019 16/11/2019
4 Husen Miftahudin Medcom 14/11/2019 16/11/2019
5 Riky Anwardi MNC TV/IDX Channel 14/11/2019 16/11/2019
6 Heru Febrianto Djaafar Koran SINDO 14/11/2019 16/11/2019
7 Suzanne Dianice Imq21.com 14/11/2019 16/11/2019
8 Ilyas Istianur Pradipta Liputan6.com 14/11/2019 16/11/2019
9 Ahmad Wijaya Antara News 14/11/2019 16/11/2019
10 Giri Hartomo Okezone.com 14/11/2019 16/11/2019
11 Idris Rusadi Putra Merdeka 14/11/2019 16/11/2019
12 Corry Olifia Economic Review 14/11/2019 16/11/2019
13 Rina Anggraeni Sindonews.com 14/11/2019 16/11/2019
14 Iwan Supriyatna Kompas.com 14/11/2019 16/11/2019
15 Fajar Widhiyanto Majalah Investor 14/11/2019 16/11/2019
16 Rezkiana Nisaputra Majalah Infobank 14/11/2019 16/11/2019
17 Monica Ramadhona Wareza CNBC Indonesia.com 14/11/2019 16/11/2019
18 Herdi Alif Al Hikam Detik.com 14/11/2019 16/11/2019
19 Lorenzo Anugrah Mahardhika Bisnis Indonesia 14/11/2019 16/11/2019
20 Yessy Artada JPNN.com 14/11/2019 16/11/2019
21 Arynda Irning Pradja Institut Teknologi Bisnis Ahmad Dahlan
08/10/2019 17/10/2019
22 Nadya Tara Fonna Batu Bara Universitas Trisakti 28/05/2019 05/06/2019
23 Irlangga Magister Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis UNPAD
30/04/2019 15/05/2019
LAPORAN TAHUNAN 2019
PENGELOLAAN LAYANAN INFORMASI PUBLIK PPA
12
Jumlah penyebaran informasi melalui berbagai saluran sebanyak 1.089
posting, dengan rincian sebagai berikut:
Media Sosial Jumlah Posting
Instagram 281
Youtube 26
Facebook 281
Twitter 281
Website 110
Portal BUMN 110
1.089
PPID PT PPA (Persero)
13
Jumlah Penyebaran Informasi melalui press release dan penayangan berita
tentang PPA sebagai berikut.
Press Release 13
Penayangan berita 374
Jumlah Program Promosi meliputi advertorial dan seminar sebagai berikut:
Advertorial 3
Seminar 6
Kegiatan lainnya sebagai berikut :
1. Memperkenalkan PPA melalui program Siswa Mengenal Nusantara.
2. Pelayanan informasi dan/atau data untuk keperluan penelitian atau karya
ilmiah lainnya.
3. Kunjungan dalam rangka benchmark.
LAPORAN TAHUNAN 2019
PENGELOLAAN LAYANAN INFORMASI PUBLIK PPA
14
D. Hasil Survey Kepuasan Layanan Informasi Publik PPA Tahun 2019
Survei pelayanan informasi dilakukan sepanjang tahun 2019 dengan total
responden pengisi kuesioner sebanyak 15 orang. Berikut ringkasan hasil survey:
PPID PT PPA (Persero)
15
LAPORAN TAHUNAN 2019
PENGELOLAAN LAYANAN INFORMASI PUBLIK PPA
16
Rekomendasi perbaikan sebagai berikut:
PPID PT PPA (Persero)
17
1. Waktu yang diperlukan dalam memenuhi setiap Permohonan
Informasi Publik dengan klasifikasi tertentu
Setiap pertanyaan yang masuk melalui media email maupun aplikasi online
dikategorikan dalam Jangka Waktu Pemberian Informasi Publik 1-3 hari, 7 hari,
dan 10 hari. 82% dapat diselesaikan dalam 1-2 hari, selain itu diselesaikan
dalam 3, 7, 10, dan lebih dari 10 hari sesuai dengan prioritas hak jawab.
2. Jumlah permohonan Informasi Publik yang dikabulkan baik
sebagian atau seluruhnya, dan permohonan Informasi Publik
yang ditolak beserta alasannya sebagai berikut :
Seluruh permohonan informasi maupun layanan pengaduan seluruhnya
dikabulkan dan tidak ada yang ditolak karena jenis informasi yang diminta
merupakan informasi yang bersifat umum dan bukan termasuk informasi yang
dikecualikan. Untuk informasi yang berkaitan dengan unit kerja lain dilakukan
cek silang sebelum disampaikan kepada penanya.
LAPORAN TAHUNAN 2019
PENGELOLAAN LAYANAN INFORMASI PUBLIK PPA
18
E. Rincian penyelesaian sengketa Informasi Publik
Sepanjang tahun 2019 tidak ada satu pun pemohon yang mengajukan keberatan
atas respon jawaban yang diberikan PPID PPA.
F. Kendala eksternal dan internal dalam pelaksanaan
layanan Informasi Publik
• Beberapa kendala dalam pelaksanaan layanan informasi publik di PPA
adalah sebagai berikut:
• Kendala Substansi: Pemahaman terhadap UU KIP belum secara optimal
merata di seluruh unit teknis di PPA. Masih terbatasnya pemahaman tentang
kewajiban melakukan keterbukaan informasi publik sehingga masih ragu
untuk membuka data.
• Kendala Teknis: Pemahaman pelaksana pelayanan informasi publik atas alur
proses belum maksimal.
• Kendala Eksternal: Permohonan informasi yang berkaitan dengan klien atau
BUMN dalam penanganan restrukturisasi dan/atau revitalisasi BUMN
membutuhkan waktu lebih lama dalam pemberian respons karena
memerlukan proses verifikasi kepada klien atau BUMN dalam penanganan
R/R.
PPID PT PPA (Persero)
19
G. Rekomendasi dan rencana tindak lanjut untuk
meningkatkan kualitas pelayanan informasi
Rekomendasi dan rencana tindak lanjut untuk meningkatkan kualitas pelayanan
informasi PPID antara lain:
1. Melakukan pembaruan terhadap jenis informasi yang dikecualikan serta
melakukan uji konsekuensi dengan melibatkan berbagai stakeholder.
2. Melakukan evaluasi terhadap Prosedur Operasional Baku (POB) pelayanan
informasi agar dapat mengikuti perkembangan tuntutan pelayanan yang
semakin dinamis.
3. Agar bisa mewadahi dinamika pelayanan informasi publik di PPA perlu
dilakukan review tahunan terhadap:
a. Surat Keputusan Direksi Nomor SK-33/PPA/0516 tentang Kebijakan
Keterbukaan Informasi Perusahaan;
b. Surat Keputusan Direksi Nomor SK-76/PPA/1218 tentang Tim Pejabat
Pengelola Informasi dan Dokumentasi.
4. Melakukan evaluasi dan pembaruan terhadap instrumen survei pelayanan
informasi publik agar lebih sesuai dengan karakter pelayanan yang
diberikan.
5. Melakukan evaluasi terhadap sarana dan prasarana pelayanan baik tempat,
peralatan, sistem informasi hingga berbagai aplikasi yang selama ini
digunakan dalam pelayanan.
6. Melakukan berbagai kegiatan pembekalan dan pelatihan teknis untuk para
petugas pelayanan di PPID agar dapat terus meningkatkan kualitas
pelayanan.
20
Lampiran 1. Surat Keputusan Direksi PT PPA (Persero)
tentang Kebijakan Keterbukaan Informasi Perusahaan
PPID PT PPA (Persero)
21
22
PPID PT PPA (Persero)
23
24
PPID PT PPA (Persero)
25
26
PPID PT PPA (Persero)
27
Lampiran 2. Surat Keputusan Direksi PT PPA (Persero)
tentang Tim Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi
PPID PT PPA (Persero)
29
30
PPID PT PPA (Persero)
31
32