politique et procédures concernant la gestion des dossiers e n … · 2012-12-10 · rÉgie...
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RÉGIE REGIONALE DE LA SANTÉ ET DES SERVICES SOCIAUX DE MONTRÉAL-CENTRE
Direction de la santé publique
Politique et procédures concernant la gestion des dossiers en santé au travail
Stéphanie Lemoine Archiviste responsable
Février 2001 L555
INSPQ - Montréal
institut national de santé publique du Quebec 4335, avenue Christophe-Colomb, bureau 200
Montréal (Québec) H2J3G8
Tél.: (514) 597-0606
Uc&i
Table des matières
DOSSIER DE L'ÉTABLISSEMENT 3
GARDE DES DOSSIERS 4
Répondant ^ Lieu de garde 4
Contrôle de la circulation des dossiers 4
CONTENU DU DOSSIER DU TRAVAILLEUR 6
CONTENU DU DOSSIER D'ÉTABLISSEMENT 7
TENUE DE DOSSIERS 8 o Délai pour compléter les dossiers ° Normes de rédaction des dossiers 9 Retrait de documents du dossier ^
CONFIDENTIALITÉ. 11
ACCÈS ET COMMUNICATION DU DOSSIER DU TRAVAILLEUR 12 12
Règles générales Exclusion du droit d'accès à certains documents et aux renseignements fournis par un tiers ou concernant
13 un tiers Accès par un tiers avec l'autorisation du travailleur Accès par un tiers avec l'autorisation implicite du travailleur Accès par un tiers sans l'autorisation du travailleur ' 5 Traitement de la demande d'accès ^
Téléphone : 1 6
Télécopieur : 1 7
Demande écrite : ^ 1 ft Délai de traitement Nature des informations transmises ^ 1 ft Cahier d'enregistrement Transfert du dossier du travailleur ^ Demande de rectification ^
ACCÈS ET COMMUNICATION DU DOSSIER D'ÉTABLISSEMENT 21
CONSERVATION DES DOSSIERS 2 3 *yX
Dossier du travailleur 3
Dossier d'établissement "" 93 Dossier retrait préventif J
DESTRUCTION DE DOCUMENTS NOMINATIFS 24 Dossiers des travailleurs 24 Dossier d'établissement 24 Dossier retrait préventif 2 4
Documents de travail 25
RÉFÉRENCES 2 6
ANNEXE
OBJECTIFS
Les principaux objectifs de la présente politique du programme de santé au
travail du CLSC sont les suivants :
> Uniformiser le traitement des dossiers (travailleurs et établissements) et
assurer la protection des renseignements personnels;
> Assurer aux travailleurs et aux établissements la confidentialité des
informations contenues dans leur dossier;
> Assurer la conservation des dossiers selon les délais prescrits par les lois en
vigueur;
> Permettre à tout le personnel de la Santé au travail de connaître les
procédures de gestion des dossiers et de pouvoir l'appliquer pour le bénéfice
des travailleurs.
DOSSIER DE L'ÉTABLISSEMENT
Toutes les normes concernant le dossier de l'établissement sont de régie interne
puisque la Loi sur la santé et la sécurité du travail ne prévoit rien pour ce type de
dossier, à l'exception de la préservation du caractère confidentiel des procédés
industriels (article 123). Les renseignements concernant les travailleurs qui se
retrouvent dans les dossiers des établissements sont soumis aux mêmes règles de
confidentialité et de protection des renseignements personnels établies dans la
présente politique concernant les dossiers des travailleurs. À ce titre, le dossier
d'un établissement comprend au besoin la section médicale pour y consigner
entre autres les données nominatives concernant des travailleurs. L'employeur
ne peut avoir accès à cette section sauf avec l'autorisation des travailleurs
concernés.
GARDE DES DOSSIERS
Répondant
Le directeur général du CLSC est désigné par le directeur de la santé publique à
titre de répondant de la garde des dossiers des travailleurs et des dossiers
d'établissements, de leur utilisation et de la protection des renseignements
nominatifs qui y sont contenus.
Lieu de garde
Les dossiers doivent toujours être conservés dans des locaux (archives) ou dans
des classeurs verrouillés.
Contrôle de îa circulation des dossiers
> Les dossiers utilisés au cours de la journée par les intervenants doivent être
rapportés aux archives ou rangés dans un classeur verrouillé à la fin de la
journée. Aucun dossier ne doit être laissé sur le bureau d'un intervenant
> Un formulaire de sortie doit être complété pour tous les dossiers qui sont
sortis des archives. Ce formulaire sera classé à la place du dossier.
> Le dossier du travailleur peut être sorti de son lieu de garde sur ordonnance
de la Cour. Le Directeur des services professionnels doit être avisé dès la
réception d'un subpoena duces tecum. Le personnel des archives doit
préparer le dossier selon la procédure établie pour les cas de Cour. La
personne assignée doit apporter avec elle l'original du dossier ainsi qu'une
photocopie conforme à l'original. Si des documents doivent être versés au
dossier de la Cour, elle doit demander l'autorisation de déposer des
photocopies du dossier au lieu des originaux. Quelle que soit la décision du
juge, elle doit s'y conformer.
> La circulation du dossier ou d'une partie de dossier du travailleur hors du
CLSC est autorisée uniquement dans les cas suivants : lorsqu'une discussion
de cas concernant un travailleur a lieu à l'extérieur du CLSC, lors de services
de santé au travail dispensés dans l'entreprise, lors de services dispensés à un
point de service ou à un point de chute.
> Le transport des dossiers à l'extérieur du CLSC doit s'effectuer avec les
mesures requises pour conserver l'intégrité physique du dossier ainsi que la
confidentialité des informations qui y sont contenues. Un porte-document
verrouillé et identifié au nom du CLSC est utilisé à cette fin.
> Les dossiers ou parties de dossiers ne doivent pas être apportés au domicile
de l'intervenant ou du travailleur.
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CONTENU DU DOSSIER DU TRAVAILLEUR
Le dossier du travailleur contient, entre autres, les documents suivants :
> Les renseignements d'identification du travailleur;
> Les questionnaires de dépistage;
> Les rapports d'examens de dépistage;
> Les clichés radiologiques (ou résultats seulement s'il y a un dossier parallèle
pour les clichés); > Les ordonnances médicales;
> Les notes d'évolution;
> Le refus du travailleur à des soins ou à des services;
y Les demandes et rapports de consultation et d'évaluation;
> Le consentement à la communication de renseignements à un tiers;
> La correspondance reçue de l'extérieur.
CONTENU DU DOSSIER D'ÉTABLISSEMENT
Le dossier d'établissement est constitué comme suit :
Section médicale :
> Programmes de santé/Programme de prévention spécifique à l'établissement;
> Interventions;
> Surveillance médicale;
> Correspondance;
> Liste des travailleurs;
> Notes du médecin responsable;
> Notes d'infirmières;
> Premiers soins/premiers secours;
> Formation/ Information.
Section environnementale :
> Informations sur l'entreprise;
> Études environnementales;
> Projets spéciaux;
> Matières premières et fiches signalétiques;
> Échantillonnages et analyses.
TENUE DE DOSSIERS
Délai pour compléter les dossiers
> Les intervenants doivent compléter le dossier du client en y inscrivant toutes
les données pertinentes dans un délai maximum de 2 jours après
l'intervention.
> Les informations générales de l'établissement doivent être complétées au fur
et à mesure en considérant leur importance. Les notes évolutives doivent être
consignées au SMEST dans les plus brefs délais et au plus tard dans les 2
jours ouvrables suivant l'intervention.
> Les données du SMEST, module hygiène, doivent être complétées dans les
plus brefs délais ou au plus tard 14 jours après la fin d'une opération
d'hygiène.
> Dans le cas d'une consultation pour retrait préventif de travailleuse enceinte
ou qui allaite, le dossier SMEST doit être complété dans les plus brefs délais.
> Les informations contenues dans le module médical SMEST, section gestion
de dossier du travailleur, doivent être complétées dans les plus brefs délais.
> L'intervenant responsable du dossier d'un travailleur transféré dans un autre
établissement doit compléter le dossier par des données pertinentes. Ce
résumé doit être envoyé à l'établissement où est transféré le travailleur dans
les 72 heures suivant le transfert (Loi SSSS, R.O.A.E., art. 60). Une copie de la
note de transfert doit être gardée au dossier.
Normes de rédaction des dossiers
> Lorsqu'un intervenant consigne une note au dossier papier du travailleur, il
doit s'assurer d'inscrire la date de l'intervention et apposer sa signature
olographe à la fin de la note.
> Une note d'évolution comprend :
la date de l'intervention;
• la modalité d'intervention;
la raison de l'intervention;
• la nature de l'intervention;
* le nom et le code de l'intervenant et son titre professionnel.
> L'inscription de notes manuscrites au dossier du travailleur doit être faite par
ordre chronologique. Si une nouvelle feuille de notes d'évolution est entamée
sans avoir terminé la précédente, l'espace laissé libre doit être rayé pour
éviter que des ajouts soient faits ultérieurement.
> Lorsqu'une correction s'impose suite à une erreur de rédaction, on doit rayer
légèrement les mots que l'on souhaite corriger pour qu'ils demeurent lisibles
et ajouter le texte souhaité, avec les initiales de la personne qui fait la
correction. L'utilisation de liquide correcteur est interdite.
> Le refus de traitement ou de service par le travailleur est noté au dossier si le
travailleur n'a pas voulu signer le formulaire de refus.
> Toute correspondance est classée au dossier du travailleur.
> Les rapports d'examens de dépistage, les résumés de dossier et les rapports
de consultation venant de l'extérieur doivent être initialés par les médecins
responsables avant d'être classés au dossier afin d'attester qu'ils en ont pris
connaissance.
> Toute nouvelle feuille ajoutée au dossier doit être identifiée de façon
appropriée.
> Une attention particulière doit être apportée à l'ordre, la propreté et la
lisibilité du dossier, afin qu'il demeure un instrument de communication
valable et un outil légal.
Retrait de documents du dossier
> Il est interdit de détruire ou de retirer quelque document que ce soit du
dossier d'un travailleur sauf lorsque le délai de conservation du dossier est
expiré.
> À la demande d'un travailleur ou suite à une décision de la Commission
d'accès à l'information, un document peut être retiré du dossier d'un
travailleur lors d'une demande de rectification.
> Seules les personnes responsables de la garde du dossier sont autorisées à
retirer des documents du dossier dans le cadre de l'application d'une loi ou
d'un règlement interne.
CONFIDENTIALITÉ
Le travailleur a droit à la confidentialité des renseignements nominatifs qui le
concernent, le tout étant sujet aux règlements de divulgation émis en vertu de la
Loi sur les services de santé et les services sociaux (Loi SSSS; art. 19).
> Toute personne occupant un emploi ou exerçant sa profession au sein du
programme de santé au travail est tenue à la confidentialité. Lors de son
embauche, elle doit signer un engagement à la confidentialité. Cette
confidentialité s'applique à toutes les informations de toute nature portées à
sa connaissance et qui concernent la vie privée, l'identité des travailleurs, les
procédés industriels, les données d'établissement.
> Toute information concernant la maladie, le traitement, le comportement, la
situation financière ou familiale d'un travailleur est confidentielle et ne peut
être divulguée sans l'autorisation de ce dernier ou de son représentant légal.
> Les informations verbales personnalisées sont autorisées seulement dans les
discussions de cas.
> Le non-respect de la confidentialité, par un intervenant ou toute1 autre
personne ayant accès à un dossier dans le cadre de ses fonctions régulières ou
en vertu des exceptions prévues par les Lois, peut donner lieu à un recours en
dommages-intérêts pour obliger le fautif à réparer le préjudice causé (Code
civil du Québec; art.1457).
> La Loi sur la santé et la sécurité du travail prévoit que quiconque contrevient
à celle-ci et à ses règlements commet une infraction passible d'une amende
(Loi SSS; art.234). > L'intervenant peut encourir des mesures disciplinaires par l'établissement.
ACCÈS ET COMMUNICATION DU DOSSIER DU TRAVAILLEUR
Règles générales
> Tout travailleur a droit à son dossier (communication, consultation,
transmission d'une photocopie) et il peut déléguer ce droit de consultation à
toute personne de son choix. Le programme de santé au travail doit toujours
prendre les moyens nécessaires afin de faciliter au travailleur l'exercice de ce
droit (Loi SST, art. 129; Loi SSSS, art. 17; Loi sur l'accès, art. 83).
> Avant d'autoriser l'accès au dossier, il faut demander au travailleur de
présenter une preuve d'identité. Dans le cas d'une personne agissant
légalement au nom du travailleur à titre de mandataire, curateur, tuteur,
liquidateur de succession, d'héritier ou de bénéficiaire d'une assurance-vie, il
faut verser au dossier une copie du document attestant de la légitimité de la
personne.
> L'accès du travailleur à son dossier est gratuit. Dans le cas d'une consultation
du dossier, le chef de programme désignera un intervenant pour assister le
travailleur.
> Toute demande d'explication relative au contenu du dossier doit être référée
à un intervenant professionnel qui doit fournir toutes les informations
pertinentes à la bonne compréhension des données contenues au dossier.
> Durant la consultation du dossier, il faut assurer une présence attentive afin
qu'aucun document ne soit retiré du dossier.
Exclusion du droit d'accès à certains documents et aux renseignements fournis par un tiers ou concernant un tiers
> L'usager n'a pas le droit d'être informé de l'existence, ni de recevoir la
communication d'un renseignement le concernant et contenu dans son
dossier qui a été fourni à son sujet par un TIERS et dont l'information
permettrait d'identifier le TIERS, à moins que ce dernier n'ait consenti par
écrit à ce que ce renseignement et sa provenance soient révélés à l'usager (Loi
SSSS, art. 18,1er alinéa).
> Cependant, une telle restriction ne s'applique pas lorsque le TIERS en
question est un professionnel de la santé ou des services sociaux ou un
employé d'un établissement dans l'exercice de leurs fonctions. Un stagiaire, y
compris un résident en médecine, est assimilé à un professionnel de la santé
ou des services sociaux (Loi SSSS, art.18,2e alinéa).
> On doit refuser de communiquer à un usager un renseignement qui le
concerne, si la divulgation de ce renseignement nominatif peut avoir pour
effet de révéler un renseignement nominatif concernant un TIERS, à moins
que ce dernier n'y consente par écrit (Loi sur l'accès..., article 88) ou à moins
d'une situation d'urgence qui met en danger la vie, la santé ou la sécurité de
l'usager (Loi sur l'accès..., article 88 et 59, paragraphe 4). De plus, nous
devons refuser de donner accès à un usager à des renseignements contenus
dans son dossier et qui concernent la vie privée d'un TIERS. Cette restriction
qui prohibe l'accès de l'usager à ces renseignements nominatifs concernant
des tiers s'appuie juridiquement sur l'article 53 de la Loi sur l'accès qui édicté
que « les renseignements nominatifs sont confidentiels, à moins que leur
divulgation ne soit autorisée par la personne qu'ils concernent ».
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Accès par un tiers avec l'autorisation du travailleur
> Le travailleur peut exiger que des renseignements contenus dans son dossier
soient communiqués à toute personne désignée par lui (Loi SST, art.129, 2e
par.).
> Cette autorisation doit être écrite et comporter la signature originale du
travailleur. Elle doit également préciser les documents à transmettre ainsi que
le nom de la personne à qui ils doivent être envoyés.
> La correspondance, les photocopies de dossier ou les résumés de dossier
provenant d'autres établissements font partie intégrante du dossier du
travailleur. Ce dernier peut donc en autoriser la transmission à la personne ou
à l'établissement qu'il a désigné sur le formulaire d'autorisation de
communication de renseignements.
> Généralement, la communication de renseignements à un tiers se fait par
écrit. Cependant, à la demande du travailleur, l'intervenant peut
communiquer des renseignements par téléphone à un tiers désigné par le
travailleur lorsque cette information est requise immédiatement à des fins
d'investigation ou de traitement. L'intervenant doit s'assurer de valider
l'identité de son interlocuteur et de noter au dossier du travailleur
l'information divulguée.
Accès par un tiers avec l'autorisation implicite du travailleur
La communication et l'accès au dossier s'effectuent avec l'autorisation implicite
du travailleur pour les personnes suivantes :
• L'intervenant qui dispense des services au travailleur;
• Le stagiaire qui fait un stage d'intervention;
• Le personnel de secrétariat affecté au traitement des dossiers;
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• Le directeur de la santé publique;
• Le médecin responsable des services de santé d'un établissement;
• Le répondant de la garde des dossiers;
• Toute personne désignée par le directeur de la santé publique ou le médecin
responsable dans le cadre des responsabilités de la direction de la santé
publique envers le travailleur.
Accès par un tiers sans l'autorisation du travailleur
Compte tenu de l'exigence de certaines lois, la communication et l'accès au
dossier d'un travailleur peuvent s'effectuer sans autorisation du travailleur si les
personnes physiques ou morales sont les suivantes :
> La commission de la santé et de la sécurité du travail relativement aux
victimes d'un accident de travail ou d'une maladie professionnelle;
> Une personne, un conseil ou un comité qui exerce une fonction de contrôle ou
d'appréciation des actes posés par les intervenants dans les limites de son
mandat (Loi SSSS, art. 214, art.223,1er alinéa);
> L'assureur et l'avocat du CLSC ou de la Direction de la santé publique dans le
cas d'un travailleur ayant possiblement subi des dommages lorsque des
services lui ont été dispensés; l'assureur ou l'avocat de l'intervenant concerné
jouit du même privilège;
> L'intervenant impliqué dans un recours judiciaire suite à une réclamation en
dommages d'un travailleur;
> Toute personne qui détient une ordonnance d'un tribunal : une copie de
l'ordonnance doit être conservée au dossier;
> La Régie de l'Assurance maladie du Québec pour enquêter sur toute matière
de sa compétence;
> Un professionnel pour fins d'étude, d'enseignement ou de recherche, avec
l'autorisation écrite du directeur des services professionnels ou du directeur
de la santé publique. Ce professionnel doit se conformer aux exigences
suivantes : la demande d'accès est formulée par écrit, les objectifs poursuivis
sont identifiés, le professionnel responsable de la recherche, de l'étude ou de
l'enseignement est nommément identifié, une copie des résultats de la
recherche ou un rapport sur l'activité est remis au directeur général du CLSC
ou au directeur de la santé publique, selon le mandataire de la recherche ou
du rapport et enfin, aucun renseignement nominatif n'est divulgué.
Traitement de la demande d'accès
> Une demande d'accès peut s'effectuer de plusieurs façons : par téléphone, par
télécopieur, par écrit. Toute demande d'accès est référée au responsable de
l'application de l'accès à l'information.
> Toute divulgation d'information au travailleur doit faire l'objet d'une note au
dossier; cette note doit être signée et datée par la personne qui effectue la
divulgation.
Téléphone :
• Les demandes de renseignements par téléphone doivent être traitées avec
prudence. Aucune information d'ordre médical ne doit être divulguée par
téléphone sauf en cas d'urgence. Il est important de s'assurer de l'identité
du requérant et de rappeler, pour permettre une vérification de la
provenance de la demande, avant de donner une information d'ordre
médical.
Télécopieur :
• Dans le cas d'une demande d'accès à l'information reçue par télécopieur,
l'original de la demande devrait suivre par courrier régulier dans les plus
brefs délais. Cependant, pour ne pas retarder indûment la réponse, nous
devrions procéder immédiatement au traitement de la demande si un
retard devait occasionner un préjudice au travailleur. Dans le cas de
documents envoyés ou reçus par un établissement de santé, le télécopieur
devrait être utilisé lorsque l'urgence de l'état de santé d'un client l'impose.
L'envoi par télécopieur devrait être limité à un nombre restreint de
documents. De plus, dans le cas de documents reçus par erreur, il est
important de communiquer immédiatement avec l'expéditeur pour lui
signaler l'erreur puis de détruire le document qui ne nous était pas destiné
(ou à la demande de l'expéditeur de la télécopie, lui réexpédier le
document par courrier régulier). Il est important que le télécopieur soit
installé dans un endroit sûr, sous surveillance, et utilisé uniquement par le
personnel autorisé.
Demande écrite :
• Le formulaire intitulé « Autorisation de communiquer des renseignements
contenus au dossier » peut être utilisé. Il est souhaitable que l'usager
indique la durée de validité de son autorisation. En effet, l'usager est libre
de fixer une limite de validité à son autorisation. S'il omet de le faire,
l'établissement doit répondre tout de même à la demande puisqu'il ne
peut lui-même imposer de limite de temps. Lorsque la demande d'accès
est classée au dossier de l'usager, elle comporte le même délai de
conservation que le dossier lui-même.
Délai de traitement
> La demande d'accès doit être traitée dans les plus brefs délais et au plus tard
dans les vingt (20) jours suivant la réception de la demande. Si le traitement
de la demande dans le délai prévu n'est pas possible sans nuire au
déroulement normal des activités du programme de santé au travail, le
responsable de l'accès peut, avant l'expiration du délai, le prolonger d'une
période n'excédant pas dix (10) jours. Un avis doit alors être envoyé au
requérant, par courrier (Loi SSSS, art 26, Loi sur l'accès, art. 98).
Nature des informations transmises
> Lorsqu'il s'agit d'une demande de résumé ou de copie de dossier, il est
important que la réponse contienne les éléments pertinents, que le dossier soit
sur support papier ou sur tout autre support. Il est important de :
• S'en tenir à ce qui est indiqué sur la demande d'accès;
• Joindre les documents additionnels pour assurer un suivi pertinent;
• Demander au client de préciser sa demande s'il y a lieu.
Cahier d'enregistrement
> Le cahier d'enregistrement des demandes d'accès est un outil de travail pour
enregistrer les demandes d'accès et n'est pas obligatoire selon la Loi sur
l'accès. Cependant, il peut s'avérer utile pour le contrôle de la qualité des
services afin de vérifier le délai de réponse à une demande d'accès.
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Transfert du dossier du travailleur
> Lorsqu'un travailleur quitte un emploi et que son nouveau lieu de travail est
desservi par un autre service de santé, la partie « Santé au travail » du dossier
doit être transférée sur demande écrite du nouveau service de santé.
> L'autorisation écrite du travailleur pour transférer le contenu de son dossier
n'est pas requise puisque le nouveau service de santé est tenu par la Loi SST
de poursuivre son intervention auprès du travailleur.
> Le service de santé qui transfère les dossiers n'est pas tenu d'en conserver une
copie. Il peut cependant constituer une liste des dossiers transférés et faire
contresigner cette liste par le responsable du service de santé qui reçoit les
dossiers afin d'attester que le transfert a été fait de façon conforme.
> La même règle s'applique lorsqu'un travailleur occupe des emplois desservis
par deux services de santé différents.
Demande de rectification
> Tout travailleur peut exiger qu'un renseignement nominatif qui le concerne
soit rectifié s'il est inexact, incomplet ou équivoque (Loi sur l'accès; art.89).
> La demande de rectification ne peut être considérée que si elle est faite par
écrit et adressée au responsable de l'accès à l'information (Loi sur l'accès;
art.94).
> Sur réception de la demande, un accusé de réception doit être envoyé. De
plus, on doit donner suite à la demande de rectification avec diligence et au
plus tard dans les vingt jours qui suivent la date de réception (Loi sur l'accès;
art. 97,98).
Page 19
> Si l'on accède à la demande de rectification, on doit délivrer sans frais à la
personne qui l'a faite, une copie du renseignement modifié ou ajouté, ou
encore une attestation du retrait d'un renseignement (Loi sur l'accès; art.92).
> Si l'on refuse d'accéder à la demande de rectification, ce refus doit être motivé
et signifié par écrit au requérant. Celui-ci peut se prévaloir des recours prévus
par la Loi sur l'accès (Loi sur l'accès; art. 100,101).
ACCÈS ET COMMUNICATION DU DOSSIER D'ÉTABLISSEMENT
Le médecin responsable peut transmettre, sans autorisation de l'employeur, les
informations contenues au programme de santé spécifique ainsi qu'au rapport
environnemental ou au bilan dépersonnalisé aux requérants suivants (Loi SST;
art 60,61,114,123) :
• Le travailleur;
• Le représentant de l'association accréditée;
• Le directeur de la santé publique et son représentant;
• Le comité de santé et de sécurité ou le représentant à la prévention;
• La CSST.
La demande doit être faite par écrit et sera versée au dossier de l'établissement.
Les informations transmises respecteront la confidentialité des procédés
industriels.
Selon l'article 62.20 « un employeur est tenu de divulguer toute l'information
qu'il possède concernant un produit contrôlé : à la Commission, si elle lui en fait
la demande, à un médecin qui lui en fait la demande aux fins de poser un
diagnostic ou de traiter une personne dans une situation qu'il estime urgente, à
un infirmier qui lui en fait la demande aux fins de donner les premiers secours
dans une situation d'urgence. Les personnes qui obtiennent une information en
vertu de cet article sont tenues d'en assurer la confidentialité ».
> La transmission de toute autre information contenue au dossier de
l'établissement doit se faire avec l'autorisation écrite du représentant de
l'établissement.
> Les frais de transmission de documents et de renseignements et les règles de
transmission d'information par télécopieur sont les mêmes que pour le
dossier du travailleur.
CONSERVATION DES DOSSIERS
Dossier du travailleur
Selon l'article 127, 5e alinéa de la Loi SST, « Le dossier du travailleur doit être
conservé pendant une période d'au moins 20 ans après la fin de l'emploi du
travailleur ou 40 ans après le début de l'emploi, selon la plus longue durée »
Dossier d'établissement
La Loi SST ne fait pas mention du délai de conservation du dossier
d'établissement. Cependant, en tenant compte du délai de conservation du
dossier du travailleur, il serait préférable de le conserver pour une période d'au
moins 40 ans afin de respecter le délai de prescription légale permettant au
travailleur d'exercer un recours.
Dossier retrait préventif
La Loi SST ne fait pas mention du délai de conservation du dossier
d'établissement. Cependant, en se référant au délai de conservation élaboré dans
le Recueil des règles de conservation des documents des établissements de santé
et de services sociaux du Québec, il serait préférable de le conserver pour une
période de 6 ans.
DESTRUCTION DE DOCUMENTS NOMINATIFS (à caractère confidentiel)
Dossiers des travailleurs
> Seul le directeur de la santé publique peut autoriser la destruction des
dossiers après que leur délai de conservation est expiré.
> Avant de procéder à la destruction des dossiers des travailleurs, le directeur
général du CLSC, à titre de répondant de la garde des dossiers, doit en
demander l'autorisation au directeur de la santé publique et doit lui faire part
des procédures de destruction qu'il compte adopter.
> Le directeur de la santé publique signifiera par écrit son accord aux
procédures de destruction.
> On doit s'assurer de conserver un échantillonnage de dossiers à titre de
documents historiques. La norme de cinq dossiers sur cent est suggérée par
les Archives nationales du Québec.
Dossier d'établissement
> Comme le délai de conservation des dossiers d'établissements est de régie
interne, la destruction des dossiers inactifs depuis plus de 40 ans pourrait se
faire selon la même procédure que pour les dossiers des travailleurs.
Dossier retrait préventif
> Les procédures de destruction sont les mêmes que pour les dossiers des
travailleurs, à l'exception du critère d'échantillonnage. En se référant aux
critères de tri élaborés dans le Recueil des règles de conservation des
documents des établissements de santé et de services sociaux du Québec, il
est suggéré de conserver un dossier complet sur 50 sur la première tranche
annuelle de 1000 dossiers et de conserver un dossier complet sur 100 sur la
tranche annuelle de 1001 dossiers et plus.
Documents de travail
> Les documents de travail qui contiennent des informations sur un travailleur
ou des renseignements qui permettent de l'identifier doivent être supprimés
de façon sécuritaire. Pour ce faire, ils seront déchiquetés.
RÉFÉRENCES
• Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des
renseignements personnels : L.R.Q., chapitre A-2.1; à jour au 29 juillet 1997;
dernière modification : 19 juin 1997.
• Loi sur les Archives : L.R.Q., chapitre A-21.1; à jour au 21 septembre 1999;
dernière modification : 4 septembre 1996.
• Loi sur la santé et la sécurité du travail : L.R.Q., chapitre S2.1; à jour au 3 mars
1999; dernière modification : 20 juin 1998.
• Loi sur les accidents du travail et les maladies professionnelles L.R.Q.,
chapitre A-3.001; à jour au 29 août 1995; dernière modification :1er mai 1995.
• Loi sur les services de santé et les services sociaux : L.R.Q., chapitre S-4.2,
neuvième édition 1996-97.
• Code civil du Québec, 1999-2000, 7e édition, Règlements relatifs au code civil
du Québec et lois connexes.
• Tenue de dossier—Guide concernant la tenue de dossier par le médecin en
cabinet de consultation et en CLSC -Novembre 1996.
• Accès à l'information contenue au dossier de l'usager, Association
Québécoise des Archivistes Médicales, 1997
Politique et procédures concernant la gestion des dossiers en santé au travail,
CLSC Des Seigneuries, juillet 1997.
Gestion des dossiers des travailleurs, Santé au travail, CLSC-CHSLD
Champagnat de la Vallée des Forts, rédigé par Suzanne Coache en
collaboration avec France Authier, novembre 1998.
ANNEXE
Définition des termes ||
C.L.S.C. : Centre local de services communautaires
Demande ad hoc : Toute demande faite par un individu en rapport avec la
santé du travail dont l'objet n'est pas prévu aux activités
normales reliées à des programmes de santé
D.S.P. Direction de la santé publique (équipe régionale en santé au
travail)
Dossier du
Travailleur : Dossier médical constitué pour un travailleur qui fait l'objet
d'une intervention par l'infirmière ou par le médecin ainsi
que pour chaque travailleuse enceinte ou allaitant en vertu
de son droit au retrait préventif
Dossier de
l'établissement : Dossier constitué suite à une intervention auprès d'un
établissement
Établissement : Entreprise dont les travailleurs sont situés sur le territoire
desservi par l'équipe de santé au travail du CLSC Montréal-
Nord et définie par la Loi sur la Santé et la Sécurité du
travail.
Intervenant ; Toute personne qui exerce ses activités dans le cadre du
programme de santé au travail, soit médecin, infirmière,
technicien en hygiène du travail, hygiéniste
Intervention : L'ensemble des actions posées auprès d'un usager ou de
toute autre personne en relation avec lui lors d'une
rencontre, d'une visite en établissement ou d'une
conversation téléphonique. L'intervention exige une
ouverture de dossier et est toujours suivie d'une note
significative versée au dossier de l'usager.
Loi S.S.S.S : Loi sur les services de santé et les services sociaux (L.R.Q.
chapitre S-4.2, neuvième édition, 1996-97).
Loi sur l'accès Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur
la protection des renseignements personnels (L.R.Q., chapitre
A-2.1 à jour au 29 juillet 1997).
Loi S.S.T. : Loi sur la santé et la sécurité du travail (L.R.Q., chapitre S-
2.1).
R.O.A.E. : Règlement sur l'organisation et l'administration des
établissements
SMEST : Système de surveillance médico-environnementale de la
santé des travailleurs. Il s'agit d'un progiciel pour la gestion
des données en santé au travail.
Travailleur au sens de l'article 1 de la Loi sur la santé et la
sécurité du travail (L.R.Q., chapitre S-2.1)
Travailleur ou établissement desservi par le programme de
santé au travail.