politecnico di milano paolo.catti@polimi · 2011. 11. 17. · logistica ciclo amministra tivo...
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eProcurement
Paolo Catti
Politecnico di Milano
eProcurement - Riproduzione riservata
Gli ambiti applicativi e l’mpatto sulla catena del valore
• I diversi “mondi” del B2b
• L’eSourcing
• L’eCatalog
I principali benefici di business e le criticità di adozione
Appendice
Agenda
eProcurement - Riproduzione riservata
Corso di eBusiness
Gli ambiti applicativi
e l’impatto sulla catena del valore
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Corso di eBusiness
L’impatto sulla catena del valore
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Fornitori Clienti
Business partners
eProcurement impacts
Impresa
Consumatori
Stakeholders
Firm infrastructure HR Management
Technology Development Procurement
Inbound Logistic
Operations
Outbound Logistic
Marketing & Sales
Service
Corso di eBusiness
I diversi “mondi” del B2b
eCata
log
eSupply
Chain
Collabora
tion
ePro
cure
ment
EDI (+ sistemi proprietari) Internet EDI su Internet
eSourc
ing
eSupply
Chain
Executi
on
eSupply
Chain
Strumenti a supporto del processo di acquisto ricorsivo, basato su catalogo Web, di un prodotto/servizio di cui è già stato definito un contratto o comunque sono chiare tutte le specifiche della fornitura, non legato ai normali strumenti di pianificazione della “produzione”
Strumenti a supporto delle attività che vanno dalla ricerca di nuovi fornitori (scouting), alla loro qualificazione e certificazione, alla fase di negoziazione vera e propria
Analisi dei
fabbisogni
Qualifica dei
fornitori
Condivisione delle
specifiche
Negoziazione
Scouting dei
fornitori
Gestione del catalogo
Autorizza zione ed emissione
ordine
Logistica
Ciclo amministra
tivo contabile
Richiesta di
acquisto
eProcurement - Riproduzione riservata
Corso di eBusiness
I diversi “mondi” del B2b
eCata
log
eSupply
Chain
Collabora
tion
ePro
cure
ment
EDI (+ sistemi proprietari) Internet EDI su Internet
eSourc
ing
eSupply
Chain
Executi
on
eSupply
Chain
eSupplyChain Execution e
Collaboration su Internet
eSourcing su Internet
eCatalog su Internet
eSupplyChain Execution e
Collaboration su EDI
tradizionale
eSupplyChain Execution e
Collaboration via EDI su Internet
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Corso di eBusiness 2007 - L'eProcurement - Riproduzione riservata - Paolo Catti
Focus sui meccanismi di transazione
Request For Quote/Request For Proposal (RFx)
Aste/Gare (vere e proprie, gare di acquisto/vendita, dirette, inverse, olandesi, vickery, in busta chiusa, ecc.)
Borsa elettronica (confronto continuativo tra domanda e offerta)
Catalogo (creazione di cataloghi specializzati per ogni fornitore, aggregazione di cataloghi di diversi fornitori, aggregazione di alcuni prodotti a prezzi prenegoziati)
L’eSourcing
9
L’eSourcing: gli strumenti a supporto del processo
Ricerca di fornitori a partire da:
• conoscenze pregresse;
• lista fonritori del buyer
• suggerimenti da parte dei tecnici
• indagine (spesso destrutturata) sul campo
• contatti diretti con fornitori nuovi
• Richiesta di informazioni su bilanci, referenze, liquidità, ecc. ai fornitori
• Valutazione del materiale e allineamento delle informazioni raccolte
• Condivisione delle informazioni relative all’acquisto da effettuare
• Scambi documentali • Prima scrematura sui fornitori da portare in negoziazione
• Incontri con i fornitori giunti a questa fase
• Raccolta di ulteriori informazioni
• Ricircoli di incontri coi fornitori
• Forte leva sul prezzo
Analisi dei fabbisogni
Qualifica dei fornitori
Condivisione della specifiche
Negoziazione
Scouting dei fornitori
• Definizione strategica degli obiettivi
• Raccolta di Richieste di Acquisto (RdA) da parte del personale interno
• Aggregazione, analisi e gestione delle RdA
Le fasi del processo di Sourcing
N°
forn
itori
t
Scelta del fornitore
20
3-5
11 8
Analisi dei fabbisogni
Qualifica dei fornitori
Condivisione della specifiche
Negoziazione
Scouting dei fornitori
Le fasi del processo di Sourcing
N°
forn
itori
t
20
3-5
Scelta del fornitore
11 8
• Strumenti di scouting passivo online
• Struementi di pre-qualifica
• Sistemi di gestione dell’Albo fornitori e sistemi di Vendor Rating
• Sistemi di autocandidatura per fornitori già qualificati
•Strumenti di RFx per supportare l’interazione clienti-fornitore
•Richiesta di informazioni •Richiesta di prezzo •Richiesta di preventivo
•Sistemi di eCollaboration e Document Management a supporto della negoziazione
•Firma digitale •Strumenti di Contract Management
• Strumenti di asta elettronica (inglese, mascherata, segreta, multiparametrica, ecc.)
• Sistemi di gare in busta chiusa
• Strumenti di analisi dei dati e reportistica
>50 >50 - … 20-30-…
Gli strumenti di eSourcing a supporto del processo
L’eSourcing: gli strumenti a supporto del processo
L’eCatalog
Corso di eBusiness
Gestione RdA: • Raccolta di Richieste di Acquisto (RdA) da parte del personale interno • Aggregazione, analisi e gestione delle RdA • Gestione ciclo autorizzativo
• Gestione elenchi di prodotti per cui è effettuabile un call-off • Tentativi di condivisione degli Elenchi a livello aziendale
Gestione delle informazioni legate alla Consegna, da “chiudere” con le informazioni provenienti dall’ordine e dalla fatturazione
Chiusura del ciclo Ordine-Consegna-Fatturazione-Pagamento e seguenti riconciliazioni contabili
L’eCatalog: gli strumenti a supporto
del processo
Le fasi del processo di acquisto ricorsivo di materiali indiretti
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Gestione del catalogo
Autorizzazione ed emissione
ordine Logistica
Ciclo Amministrativo contabile
Richiesta di acquisto
•Strumenti di Workflow per la gestione del ciclo autorizzativo della richiesta di acquisto •Strumenti di RFx per prodotti non a catalogo o variazioni di specifiche
•Catalogo Web di acquisto, con una sua struttura per categorie ed attributi e tool di ricerca •Strumenti di caricamento e aggiornamento del catalogo
Gestione del catalogo
Autorizzazione ed emissione
ordine Logistica
Ciclo Amministrativo contabile
Richiesta di acquisto
Middleware di integrazione per gestire lo scambio di dati
Integrazione per lo scambio documentale legato alla fatturazione elettronica (eInvoicing)
Gli strumenti di eCatalog a supporto del processo
L’eCatalog: gli strumenti a supporto
del processo
Corso di eBusiness
I principali benefici di business e le
criticità di adozione
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Corso di eBusiness 2007 - L'eProcurement - Riproduzione riservata
Benefici e Criticità dell’eSourcing: l’ottica del buyer
• Riduzione del prezzo di acquisto •Possibilità di coinvolgere più fornitori, a cominciare dalla fase iniziale (RFx)
•Dinamiche psicologiche indotte dal sistema di negoziazione online in tempo reale
•Possibilità di cogliere al meglio alcune situazioni contingenti del mercato
• Aumento dell’efficienza del processo di sourcing
•Riduzione del tempo di interazione e negoziazione coi fornitori
•Migliore valutazione e confronto delle offerte
•Riduzione dei tempi per la ricerca di nuovi fornitori e la pre-qualifica
• Riduzione dei tempi di fornitura • Maggiore trasparenza, tracciabilità, controllabilità della spesa
• Maggiori informazioni a disposizione • Aumento dell’efficacia complessiva del processo di Acquisto
Benefici
• La scelta di quali categorie merceologiche conviene gestire con l’eSourcing
• La stesura del capitolato
• Il numero e la tipologia di fornitori da
invitare
• La definizione dei parametri “tecnici”
dell’asta: • la base d’asta • il tempo di estensione (hammer time) • il target price • il ribasso minimo
• La modalità di aggiudicazione (automatica o
no)
• La gestione delle inerzie interne al
cambiamento
Criticità
Verso un nuovo ruolo del buyer?
Più tempo dedicabile dal buyer ad attività a maggiore valore aggiunto (analisi della spesa, studio dei mercati, scouting dei fornitori, collaborazione con i “tecnici”, ecc.)
Corso di eBusiness eProcurement - Riproduzione riservata
Benefici e Criticità dell’eSourcing: l’ottica dei fornitori
Il rischio di una minore valutazione della qualità a causa dell’eccessiva enfasi sulla competizione sul prezzo
La valutazione nella negoziazione di criteri differenti dal prezzo
L’eccessiva riduzione del margine, con effetti negativi sulla capacità di investimento (se non di sopravvivenza)
L’effetto del possibile “stravolgimento” delle relazioni consolidate
Criticità…
•Maggiori opportunità per le imprese più competitive (riduzione dell’asimmetria informativa)
•Nuovi “canali di business” (anche per le imprese con strutture commerciali meno forti, nel caso il buyer ricorra ad operatori B2b)
•Opportunità di “sfruttare” al meglio negozialmente situazioni contingenti (saturazione delle risorse, presenza di overstock, ecc.)
•Maggiore trasparenza della negoziazione (a livello sia di prezzo che di aggiudicazione)
•Possibilità di benchmark competitivo •Maggiore efficienza del processo negoziale E comunque… •Possibilità di utilizzare, anche da parte dei fornitori, gli strumenti di negoziazione elettronica per i propri acquisti (aumento dell’efficienza lungo l’intera supply chain)
… con alcuni benefici
Verso nuovi ruoli commerciali?
Nuove competenze e attività: ricerca continua delle opportunità nel proprio mercato, valutazione delle negoziazioni cui prendere parte, comprensione delle logiche dei nuovi strumenti, ecc.
Corso di eBusiness
L’albero dei value driver per applicazioni
di eSourcing
Creazione di valore
Flussi di cassa
Efficienza Efficacia Flessibilità
Δ produttività Δ Stock
Δ livello di
servizio
Δ tempi di
consegna
Δ qualità
Δ buyer Δ fornitori
Δ eventi
negoziali
Δ nuove
fornitur
e Δ costi di
acquisto Δ qualità
esterna
Δ tempi
stesura
capitola
to
Δ tempi
valutazio
ne
offerte
Δ tempi
ricerca
e
qualific
a
fornitori
Δ tempi
interazion
e con
fornitori Δ prezzo
per
singolo
evento
Δ prezzo
per n. di
eventi
Δ tempi
fornitur
e
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Corso di eBusiness
Le barriere all’adozione e i falsi “miti”
“L’eSourcing va bene solo per le grandi imprese”
“I tool di eSourcing si utilizzano solo in relazione a
negoziazioni di grandi volumi”
“L’eSourcing può essere adottato solo se si negoziano
prodotti indiretti e/o standard”
“L’eSourcing comporta il rischio di abbassare la qualità
della fornitura”
“L’eSourcing incrina il rapporto con i fornitori”
“L’eSourcing porta alla spersonalizzazione del rapporto con
il fornitore”
“I fornitori non vogliono utilizzare l’eSourcing”
“I fornitori non sono pronti per l’eSourcing”
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Corso di eBusiness
Benefici e criticità dell’eCatalog: l’ottica dei buyer
•Efficienza ed efficacia dei processi operativi: strutturazione e manutenzione del
catalogo logistica e prestazioni di servizio
associate gestione automatica dello scambio
documentale •Identificazione delle specifiche del servizio
Gestione “in house” di alcune della attività, soprattutto nei modelli di tipo Procurement Service Providing: catalogo logistica (ultimo miglio)
… con attenzione a
•Introduzione dell’eProcurement: • riduzione dei costi di processo • maggiore controllo della spesa
•Fruizione dell’applicativo • variabilizzazione dei costi della tecnologia secondo la formula “pay per use”
• semplificazione della gestione informatica
•Outsourcing del processo: • riduzione della complessità interna • miglioramento del servizio agli utenti interni
•Gestione centralizzata:
• semplificazione amministrativa • semplificazione della logistica • riduzione dei prezzi di acquisto
Benefici …
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Corso di eBusiness
Benefici e criticità dell’eCatalog: l’ottica dei seller
• Aumento delle opportunità di vendita su canali usualmente non presidiati
• Efficienza di processo, legata al ruolo di “centrale” svolto dall’operatore B2b:
• semplificazione amministrativa • semplificazione logistica • maggiore prevedibilità della domanda
• Gestione dei rapporti con il canale • cannibalizzazione • conflittualità
• Maggiori oneri di processo
• creazione del catalogo • aggiornamento del catalogo
(disponibilità, nuovi prodotti, prezzi, ecc.)
• logistica per piccoli ordini • Integrazione con i sistemi gestionali dell’operatore B2b
… con attenzione a Benefici …
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Corso di eBusiness
L’albero dei value driver per investimenti in
applicazioni di eCatalog
Creazione di valore
Flussi di cassa
Efficienza Flessibilità
Δ produttività Δ Stock Δ utenti
Δ base fornitori/
prodotti
Δ volumi
acquistati
Δ costi di
acquisto
Δ qualità
interna
Utente
Amministrazione
Staff Δ errori in
processo RdA -
Ordine -
Forniture
Ricorso ad
accordi
quadro
Razionalizzazi
one parco
fornitori
Aggregazio
ne volumi
Δ tempi
fornitura
BPR
fulfilment
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Corso di eBusiness
Le barriere all’adozione e i falsi
“miti”
Reale barriera
Difficoltà nel valutare i benefici ottenibili a fronte
invece di uno sforzo ed un investimento molto chiari
Miti
“L’eCatalog non serve: abbiamo già i listini sul
gestionale”
“L’eCatalog non porta benefici in quanto intercetta
volumi di acquisto esigui”
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Corso di eBusiness 2007 - L'eProcurement - Riproduzione riservata - Paolo Catti
Il circolo virtuoso
La diffusione degli strumenti di eProcurement sta cambiando profondamente il ruolo degli addetti agli Acquisti:
“automatizzando” una buona parte delle attività più operative e “routinarie”
consentendo di concentrarsi sulle attività più strategiche, a valore aggiunto, quali il marketing di acquisto, lo strategic sourcing, le attività collaborative, ecc.
Nuovo ruolo “più strategico”
della Funzione Acquisti
Processo di trasformazione
eProcurement
Corso di eBusiness
Uno sguardo al fenomeno
dell’eProcurement nella Pubblica
Amministrazione
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Corso di eBusiness
Gli strumenti di eProcurement per la PA italiana
eProcurement - Riproduzione riservata
Analisi dei fabbisogni
Negoziazione
Condivisione della specifiche
Qualifica dei fornitori
Scouting dei fornitori
Aggiudicazione
dell’appalto
Autorizzazione e emissione ordine
Gestione del Catalogo
Ciclo amministrativo-contabile
Ciclo logistico
Richiesta di Offerta/Acquisto
Il processo di acquisto
•Strumenti di Richiesta di Offerta (RdO) a supporto
dell’interazione cliente-fornitore
•Firma digitale
•Strumenti di asta elettronica
•Sistemi di gare telematiche-busta chiusa
•Strumenti di analisi dei dati e reportistica
•Catalogo online di acquisto (sia relativo a Cataloghi di vendita
di fornitori, sia a Cataloghi per Ordini di Acquisto - OdA - da
Mercati elettronici, sia a Negozi elettronici per le
Convenzioni), con struttura per categorie e attributi e tool di
ricerca
•Tool di caricamento e aggiornamento del catalogo
•Strumenti di integrazione per lo scambio documentale legato
alla fatturazione elettronica (eInvoicing)
•Strumenti di Workflow per la gestione del ciclo autorizzativo
•Firma digitale
•Strumenti di RdO per variazioni di specifiche
eProcurement
Mercato elettronico
RdO
OdA
Corso di eBusiness
La valutazione quantitativa dei benefici di Gare
e Aste elettroniche
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
Scenario tradizionale
Scenario ibrido
Scenario elettronico
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
Scenario tradizionale
Scenario ibrido
Scenario elettronico
100 % 35 % 0 %
0 % 65 % 100 %
Tradizionale Ibrido/reale Elettronico
Procedura aperta tradizionale
Procedura aperta mediante Gara elettronica
Scenario Nella modellizzazione tutte le procedure effettuate sono procedure
aperte, il 50% delle quali con valutazione dell’Offerta
Economicamente più Vantaggiosa
Lo scenario “ibrido” corrisponde
all’effettiva situazione dell’Ente analizzato
Beneficio:
-33 % tempo
effettivo Beneficio:
-51 % tempo
effettivo
Beneficio:
-35 % risorse
necessarie Beneficio:
-54 % risorse
necessarie
Riduzione tempo effettivo Riduzione risorse impiegate
I dati presentati sono relativi all’applicazione del modello di valutazione dei benefici legati all’uso di Aste
e Gare online nel caso dell’Azienda Ospedaliera “G. Salvini” di Garbagnate, analizzata tra 2007 e 2008
Tempi
(giorni) Risorse
(gg.uu)
Corso di eBusiness
Gli approcci tecnologici all’eProcurement G
li s
trum
enti
uti
lizzati
La soluzione tecnologica
Operatore privato Operatore pubblico Consip Interna
Esterna
Gare
ed A
ste
ele
ttro
nic
he
Merc
ati
ele
ttro
nic
i e C
ata
loghi online
Negozi online
Utenti di Mercati elettronici
Utenti di Negozi online delle Convenzioni
Utenti di Cataloghi online
Utenti di Gare e Aste elettroniche
Soprattutto Regioni
Corso di eBusiness
Gli approcci organizzativi all’eProcurement Com
mit
menr
ePro
cure
ment
Obiettivi
Tattici Strategici
Bass
o
Alt
o
Acquisti Vertice
amministrativo Vertice politico
Approccio
“tattico”
Approccio
“per gioco”
Approccio strategico
“bottom-up”
Approccio strategico
“amministrativo”
Approccio strategico
“politico”
Corso di eBusiness
Il livello di maturità degli Enti Livello di maturità eProcurement
Tempo
Infanti
Adolescenti
Peter Pan
Gamberi
Adulti Le dimensioni della maturità eProcurement
La tipologia di strumenti di eProcurement utilizzati (Gare/aste, RdO,
eMarketplace, negozi, ecc.) e le modalità di utilizzo
La frequenza di utilizzo degli strumenti
La gamma di prodotti/servizi transati online (beni, servizi, lavori)
L’entità dei volumi transati (sia sotto che sopra soglia)
Corso di eBusiness
Il livello di maturità degli Enti Adulti Livello di maturità
eProcurement
Infanti
Adolescenti
Peter Pan
Gamberi Crescita limitata del numero degli Infanti (bassa natalità), nonostante
diffusione di conoscenza e pressione normativa
alcuni Enti, “convinti”, si sono mossi non appena la piattaforma
regionale è stata resa disponibile
altri hanno iniziato le prime sperimentazioni, ben poco convinti,
“forzati” dalle normative locali
Corso di eBusiness
Il livello di maturità degli Enti Livello di maturità eProcurement
Infanti
Adolescenti
Adulti
Peter Pan
Gamberi
Cresce il numero degli Enti
“Adolescenti”, come
naturale evoluzione
dall’Infanzia …
… e cresce anche il
numero degli Enti Adulti,
anche se rimangono
ancora pochi
Corso di eBusiness
Il livello di maturità degli Enti Livello di maturità eProcurement
Tempo
Infanti
Adolescenti
Peter Pan
Gamberi
Si riduce il numero dei Enti Gamberi – a
dimostrazione di una maggiore maturità
nell’approcciare questi strumenti …. ma
abbiamo rilevato alcuni fenomeni
regressivi anche in Enti già in fase
Adolescenziale, a causa di cambiamenti
discontinui di natura politica e/o
organizzativa che hanno annullato il
commitment
Permane il fenomeno del
“PeterPanismo”, determinato da una
scarso commitment reale
Adulti
Corso di eBusiness
5
7a Creazione
consenso e
maggiore
commitment
8a
Scelta
strumento &
approccio
tecnologico
3
Scelta
tipologia di
acquisto Beni
o Servizi
9a
Allargamento
su nuove
categorie
merceologiche Beni+Servizi+Lavori
Benefici
paragonabili
alle Criticità
6b
2
Scelta
Strumento
& approccio
tecnologico
Creazione
di un
commitment
iniziale
1
4
Mancanza di
interesse
Benefici
maggiori delle
Criticità
6a
Termine
attività
7c
12 Change Management
13
11 Consenso diffuso
e Obiettivi chiari
Criticità come
Barriere
6c
Adulti
Infanti
Adolescenti
Peter Pan Gamberi
7b Esperienze
reiterate
con scarso
commitment
Evidenza di nuovi Benefici
10
Il “gioco dell’oca” dell’eProcurement nella PA
eProcurement
Paolo Catti
Politecnico di Milano
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