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Poder decidir, abre un mundo de posibilidades
Módulo de Suministros - SGIePrograma Anual y Presupuesto [PAP]
Taller Módulo de SuministrosSistema Gerencial Integrado (SGIe)
Julio 24-26, 2007
Bogotá, Colombia
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Programa Anual y Presupuesto [PAP] –Introducción
Informe Anual
Informe Anual
Informe Semestral
Pronóstico Anual
Estimación -PAP
Estimación – stock
de reserva
2006 200820072005 2009
Años Históricos
Año Actual Próximo Año
Para la elaboración del PAP (2008) es necesario tener en cuenta los siguientes informes/datos:
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PAP/Materiales Requeridos - 2008 2006 Informe Anual 2007 Informe Semestral 2007 PAP/Aprobación de Suministros 2007 Pedido(s) Suplementarios 2007 Cantidades Recibidas – IPPF, otras fuentes y/o
donantes 2007 Cantidades Recibidas – Compra Local 2007 Proyección de distribución – segundo semestre 2008 Lista de Precios 2008 Proyecciones de distribución por programa y/o
total 2009 Stock de Reserva/Proyección de distribución
anual
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PAP: SGIe MenúAgregar Productos
El PAP debe incluir todos los suministros (perecederos y no perecederos) que tengan un stock disponible en el momento de la preparación del PAP Para ingresar los productos a su Portafolio de Productos,
debe seleccionar el vínculo “Agregar Producto”
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PAP: Cómo Incorporar un Producto al Portafolio de Productos Seleccionar el Año de Transacción en el Portafolio de Productos (Ej.:
2008) Al final de Portafolio, seleccionar “Agregar Producto” para ver la
lista principal de productos Localizar el producto seleccionando el “Catálogo” (IPPF ICON / IPPF
WHR) y “Tipo” de producto correspondiente Al localizar el producto, oprimir el vínculo “Add” para incorporarlo
en el portafolio
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PAP: Vínculo de Información General del Producto
Identificar fuentes adicionales
Si el producto se compró localmente, incorporar precio unitario, taza de cambio, y justificación en esta sección [Notes]
Desde el Portafolio de Productos, seleccionar el vínculo “Info” para actualizar datos
Seleccionar fuente principal (pueden darse múltiples fuentes por producto) Solo puede haber un agente proveedor por producto
Incluye información sobre precios de ICON y empaque de envío.
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Cómo Entrar una Fuente & Agente Proveedor
En caso de compra local, seleccionar moneda e incluir precio y taza de cambio
Puede haber una variedad de fuentes, pero solo un proveedor principal por producto para el PAP
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PAP:SGIe/Menú
Proyecciones de Distribución Movimientos = Estimación de Movimiento y Saldos Finales Cálculo Final de Envío
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PAP: Ejercicio
Ejercicio Gradual
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PAP: Proyecciones de Distribución Encabezamiento Análisis de 5 Años
Azul – Años Anteriores - Informe Anual Púrpura/morado – Año Actual - Informe Semestral
Recomendado y Aprobado Reales IS Enero a Junio Pronóstico AM Enero a Diciembre
Amarillo – 1er. Año del Pronóstico – PAP Cantidad Ideal Enero a Diciembre Solicitud AM PAP Año
Naranja – 2do. Año del Pronóstico – PAP Solicitud AM stock de reserva
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PAP: Proyecciones de Distribución
La proyecciones de distribución deben reflejar las metas y planes de la Asociación. Su cálculo es responsabilidad del personal encargado del manejo de los programas y no solamente de las persona que entra los datos.
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PAP: Proyecciones de Distribución Datos Estadísticos:
% de Variación entre un año y otro Uso promedio mensual = Sub-Total dividido por 6 (IS) o 12 (IA, PAP) Consumo promedio de tres años
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PAP: Proyecciones de Distribución
El vínculo “Estimar 2006” le ayuda a calcular el pronostico de la distribución de Enero a Diciembre (suma los movimientos reales incluidos en el IS [columna T] con las cantidades proyectadas de Julio a Diciembre [columna X])
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Opción de Estimaciones por Porcentajes: Facilita la proyección?? Calculadora para facilitar la distribución de cambios porcentuales fijos en los canales de distribución
Ojo – Cambios basados en datos históricos
* Si no existe un base para el calculo necesita ingresar los datos manualmente
PAP: Proyecciones de Distribución
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PAP: Proyecciones de Distribución Notas
Alertas Notas: Incluir toda la informa posible para explicar
cambios significativos (en comparación con años anteriores) en las cantidades proyectadas de distribución.
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PAP: Movimientos de Inventario
Propósito: Estimar el Saldo
Final del año PAP, sin considerar envíos de IPPF Puede incluir pedidos
suplementarios pendientes que se recibirán en el año PAP
Estimar la diferencia entre el saldo final PAP y la proyección para el año de Stock de Reserva
Datos Necesarios/Año Actual Cantidades
Recibidas Ajustes
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PAP: Movimientos de Inventario Notas
Alertas Notas: Incluir toda la informa posible para explicar
cambios significativos (en comparación con años anteriores) en las cantidades recibidas o por recibir y en Ajustes.
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PAP: Cálculo Final de Envío
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PAP: Cálculo Final de Envío
Meses en Existencia en el Saldo Final Productos de IPPF: se recomienda mínimo 9 meses de stock de reserva en
existencia para evitar desabastecimientos teniendo en cuenta el lapso y periodo de reabastecimientos
Compras Locales: los meses de stock de reserva pueden variar dependiendo el lapso y periodo de reabastecimiento de los proveedores locales
Total de Distribución Proyectado para el Año
de Stock de Reserva
12 Meses
Número de Meses de Stock de Reserva
X
Proyección de cantidades a ser recibidas de Otras Fuentes (distintas de IPPF) durante el Año de Stock de Reserva
X2,367
12 meses9 meses
0 = ???
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PAP: Cálculo Final de Envío
Actualizar AM: Debe oprimir este vínculo para actualizar los datos
Propósito: Calcular la Cantidad a Ordenar en unidades (sin tener en cuenta la unidad de medida)
Balance de cierre deseado: Incluye el balance del Saldo Final del año PAP (sin tener en cuenta la cantidad de IPPF) y el stock de reserva para el final del mismo año.
Déficit :Si la cantidad total proyectada en stock es MENOR que el balance proyectado en el saldo final, la diferencia va a ser la cantidad a ordenar.
Superávit:Si la cantidad total proyectada en stock es MAYOR que el balance proyectado al final, la cantidad a necesitar es cero y, por consiguiente, no se necesita ordenar el producto.
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PAP: Cálculo Final de Envío
Orden Alternativa: Esta opción se utiliza cuando se desea que las cantidades a ser
ordenadas, sean superiores o inferiores a las cantidades calculadas por el sistema.
Utilice la sección de notas para explicar la Orden Alternativa Método de Envío: Automáticamente el sistema selecciona como “Método
de Envío”, el envío por mar. Si la Asociación no desea el método de envío por carga marítima, debe explicar el porqué en la sección de notas
Fechas estimadas para envíos: Anticonceptivos: Mayo a Agosto Suministros médicos: Agosto en adelante Suministros Perecederos: Septiembre en adelante
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PAP: Cálculo Final de Envío
Estimación Automática en el Sistema Incluye:
Numero de Unidades por Medida: Aproxima automáticamente el cálculo
Ejemplo: 1, 3 o 100 ciclos
Compara Numero de Unidades por Medida con Cantidad Mínima a Ordenar
Estima la cantidad a enviar con base en los múltiplos establecidos para cada producto.
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PAP: Cálculo Final de Envío
Indica el Saldo Final del producto para el año del PAP, en unidades, incluyendo la cantidad solicitada a IPPF.
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PAP: Cálculo Final de Envío
Refleja la cantidades a solicitar en el PAP. Todas las solicitudes del PAP son asignadas
automáticamente al proyecto ICON
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PAP: Cotizaciones/Estimaciones/Ordenes
Asignación de Costos a los Envíos por Método de Envío
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PAP: Cotizaciones/Estimaciones/Ordenes
Asignación de Costos a los Envíos por Método de Envío
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PAP: Cotizaciones/Estimaciones/Ordenes: Anexo 2/Acuerdo de Subvención
Asignación de Costos a los Envíos por Método de Envío
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Informe: Información del Presupuesto de Suministros
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Informe: Información del Presupuesto de Suministros
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Informe: Status de orden de la Asociación
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