Ministerul muncii, Familiei si Egalitatii de Sanse

Ministerul Muncii, Familiei si Protectiei SocialePROCEDURA OPERATIONALA

Actualizarea Cartei auditului intern la nivelul Ministerului Muncii, Familiei si Protectiei SocialeEditia: I/10.03.2008

Revizia: 2/28.04.2010

Pagina 1 din 12

Serviciul Audit Public -Compartimentul audit public Cod procedura operationalaNr. exemplar:

PROCEDURA OPERATIONALA

ACTUALIZAREA CARTEI AUDITULUI INTERN LA NIVELUL MINISTERULUI MUNCII, FAMILIEI SI PROTECTIEI SOCIALE

COD: PO______1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau, dupa caz, a reviziei in cadrul edititiei procedurii operationaleNr. crt.Elemente privind responsabilii/operatiuneaNumele si prenumeleFunctiaDataSemnatura

012345

1.1.ElaboratAnghelina Cristina

auditor superior

28.04.2010

1.2.VerificatApetre Danauditor superior28.04.2010

1.3.AprobatBuna MihaiSef serviciu S.A.P.28.04.2010

2. Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii operationaleNr. crt.Editia sau, dupa caz, revizia in cadrul editieiComponenta revizuitaModalitatea revizieiData de la care se aplica prevederile editiei sau reviziei editiei

01234

2.1.Editia Ixx

2.2.Revizia 2Titulatura conducator S.A.P. (sef serviciu), denumire minister, denumire structura audit din ministerAdaugare/modificare28.04.2010

.........................................................................................................................

2.n.......................................

3. Lista cuprinzand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa caz, revizia din cadrul procedurii operationaleNr. crt.Scopul difuzarii Exemplar nr. CompartimentFunctiaNumele si prenumeleDataSemnatura

01234567

3.1.aplicareC.A.P.

auditor superior

Anghelina Cristina

3.2.aplicareC.A.P.

auditor superior

Dedu Simona

3.3.aplicareC.A.P.

auditor superiorApetrei Dan

3.4.coordonareC.A.P.Sef serviciu S.A.P.Buna Mihai

3.5.informareC.A.P.

Sef serviciu S.A.P.Buna Mihai

3.6.evidentaC.A.P.

auditor superiorAnghelina Cristina

3.7.evidentaC.A.P.

auditor superiorDedu Simona

3.8.evidentaC.A.P.

auditor superiorApetrei Dan

3.9.arhivareC.A.P.

referent

superiorSpulber Mioara

4. Scopul procedurii operationaleStabileste modul de realizare a activitatii, compartimentele si persoanele implicate: - n cadrul Notei de fundamentare, se urmrete ca necesitile de actualizare s fie prezentate n context, s fie evideniate conexiunile dintre acestea n vederea facilitrii informrii i a nelegerii de ctre factorii de decizie;- trebuie avut n vedere armonizarea Cartei auditului intern cu reglementrile i tendinele interne i ale UE;- activitatea const n argumentarea tuturor propunerilor de actualizare a Cartei auditului intern;

- sarcina elaborrii procedurii operaionale revine Sefului serviciu S.A.P.;

- realizarea procedurii revine auditorilor interni, desemnati de Seful de serviciu S.A.P.;

4.2. D asigurri cu privire la existena documentaiei adecvate derulrii activitii prin:

- asigurarea c se are n vedere ansamblul elementelor din Notele de informare elaborate n faza de identificare a necesitilor de actualizare, pe baza crora se va elabora documentul de lucru Propuneri pentru actualizarea Cartei auditului intern;

- argumentarea propunerilor de actualizare a Cartei auditului intern, nsoite de motivaii ce in de modificarea standardelor de audit intern, apariia unor direcii noi de aciune, apariia unor contradicii ntre prevederile din vechea Cart a auditului intern i legislaia sau tendinele actuale;

- prezentarea n context i a corelaiilor dintre elementele de noutate, n vederea facilitrii nelegerii;

- prezentarea tuturor informaiilor obinute din alte surse i explicarea modului n care au fost prelucrate;

- documentul de lucru Propuneri pentru actualizarea Cartei auditului intern nsoit de Notele de informare va fi naintat conducerii S.A.P., n vederea verificrii i analizei;

- pe baza elementelor din documentul Propuneri pentru actualizarea Cartei auditului intern, auditorii interni vor elabora documentul Not de fundamentare;- documentul Not de fundamentare nsoit de documentul Propuneri pentru actualizarea Cartei auditului intern se nainteaz conducerii S.A.P. pentru a fi analizat ;- organizarea sistemului de arhivare, pentru facilitarea accesului ulterior.

4.3. Asigur continuitatea activitii, inclusiv n condiii de fluctuaie a personalului:

- organizarea de instruiri i a unor programe de pregtire profesional pentru personalul nou angajat;

- repartizarea sarcinilor ntre titular i colaborator;

- asigurarea condiiilor n care transferul de cunotine de la personalul cu experien ctre celelalte categorii de personal s se realizeze cu uurin.

4.4. Sprijin auditul i/sau alte organisme abilitate n aciuni de auditare i/sau control, iar pe manager n luarea deciziei:

PO furnizeaz informaii utile:

- factorilor de decizie din conducerea M.M.F.P.S., n vederea nelegerii scopului i a obiectivelor actualizrii Cartei auditului intern;

- ajuta managerul (sef serviciu) in luarea deciziei prin evidentierea obiectivelor care nu pot fi atinse in absenta actualizari Cartei auditului interni;

- U.C.A.A.P.I in evaluare externa prin verificarea respectarii Cartei auditului intern .5. Domeniul de aplicare a procedurii operationale

5.1. Precizarea (definirea) activitii la care se refer procedura operaional:

- PO const n fundamentarea elementelor modificate / adugate Cartei auditului intern prin: - identificarea din timp a elementelor care trebuie modificate;

- activitatea de identificare sistematic a elementelor care impun actualizarea, avnd n vedere c este plasat n faza iniial a calendarului privind modificarea Cartei auditului intern.

- argumentarea modificrilor Cartei auditului intern;

- descrierea detaliat a propunerilor de modificare, nsoit de explicaii;

- motivarea propunerilor n contextul normativ actual sau preconizat;

- prezentarea direciilor de aciune n vederea atingerii obiectivelor care se urmresc.

5.2. Delimitarea explicit a activitii procedurate n cadrul portofoliului de activiti desfurate de entitatea public:

- de aceast procedur operaional depinde aprobarea Proiectului de modificare i completare a Cartei auditului intern;

- ignorarea unor motivri n Nota de fundamentare poate conduce la eliminarea aspectelor la care se face referire, din structura Cartei auditului intern, la dificulti n nelegerea inteniilor avute n vedere;

- desconsiderarea unor elemente privind fundamentarea poate afecta coerena analizelor realizate de ctre persoanele care au competena de aprobare;

- msura n care Nota de fundamentare este ct mai explicit are implicaii asupra declanrii celorlalte proceduri din cadrul activitii.

5.3. Listarea principalelor activiti de care depinde i/sau care depind de activitatea procedurat:

a) activiti de care depinde elaborarea PO:

- identificarea sistematic, documentarea i analizarea elementelor ce trebuie actualizate n Carta auditului intern;

- centralizarea propunerilor, sugestiilor, semnalelor primite la nivelul UCAAPI, cu privire la necesitile de modificare a Cartei auditului intern.

b) activiti care depind de elaborarea PO

- elaborarea proiectului de modificare i completare a Cartei auditului intern;

- aprobarea Proiectului Cartei auditului intern.

5.4 Listarea compartimentelor furnizoare de date i/sau beneficiare de rezultate ale activitii procedurate; listarea compartimentelor implicate n procesul activitii:

a) structuri furnizoare de date:

U.C.A.A.P.I.-M.F.P.;

C.A.P.-M.M.F.P.S.;

b) compartimente beneficiare de rezultate ale activitatii: C.A.P.-M.M.F.P.S.;

c) compartimente implicate in procesul activitatii:

C.A.P.-M.M.F.P.S.;

6. Documente de referinta (reglementari) aplicabile activitatii procedurate

6.1. Reglementri internaionale:

- Standardele Internaionale de Audit Intern;

6.2. Legislaie primar

- Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificarile si completarile ulterioare;

6.3. Legislaie secundar:

- O.G. nr.37/2004 pentru modificarea i completarea reglementrilor privind auditul intern;

- O.M.F.P. nr. 252/2004 pentru aprobarea Codului privind conduita etic a auditorului intern;- O.M.F.P. nr. 38/2003 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activitii de audit public intern;

- O.M.F.P. nr. 423/2004 pentru modificarea i completarea Normelor generale privind exercitarea activitii de audit public intern, aprobate prin Ordinul nr. 38/2003;

- O.M.F.P. nr.1702/2005 pentru aprobarea normelor privind organizarea i exercitarea activitii de consiliere.6.4 Alte documente, inclusiv reglementri interne ale entitii publice

- Regulamentul de organizare i funcionare;

- Fiele posturilor;

- Rapoarte de evaluare ntocmite de ctre U.C.A.A.P.I.

7. Definitii si abrevieri ale termenilor utilizati in procedura operationala7.1. Definiii ale termenilor

Nr. crt.TermenulDefiniia i/sau, dac este cazul, actul care definete termenul

1.Procedura operaionalPrezentarea formalizat, n scris, a tuturor pailor ce trebuie urmai, a metodelor de lucru stabilite i a regulilor de aplicat n vederea realizrii activitii, cu privire la aspectul procesual

2.Ediie a unei proceduri operaionaleForma iniial sau actualizat, dup caz, a unei proceduri operaionale, aprobat i difuzat

3.Revizia n cadrul unei ediiiAciunile de modificare, adugare, suprimare sau altele asemenea, dup caz, a uneia sau a mai multor componente ale unei ediii a procedurii operaionale, aciuni care au fost aprobate i difuzate

4.Standarde de auditModelele sau standardele de audit furnizeaz un cadru minim, ce permite auditorilor s stabileasc etapele auditului i procedurile necesare realizrii obiectivelor auditului. Pe baza acestor criterii se evalueaz calitatea rezultatelor auditului, ele avnd caracter de norm.

7.2. Abrevieri ale termenilor

Nr. crt.AbreviereaTermenul abreviat

1.AAprobare

2.AhArhivare

3.ApAplicare

4.AuAuditor

5.AvAvizare

6.AzAnaliz

7.CCRCurtea de Conturi a Romniei

8.CAPCompartimentul Audit Public

9.SAPServiciul Audit Public

10.EElaborare

11.MMFPSMinisterul Muncii, Familiei si Protectiei Sociale

12.MFPMinisterul Finanelor Publice

13.POProcedur operaional

14.UCAAPIUnitatea Central pentru Armonizarea Auditului Public Intern

15.UCASMFCUnitatea Central pentru Armonizarea Sistemelor de Management Financiar i Control

16.VVerificare

17.SSupervizare

18.TsTransmitere sef serviciu SAP

19.TmTransmitere ministru

20.TdgTransmitere director general UCAAPI

21.InInformare

22.IInregistrare

23.PParticipare

24.OOrganizare

25.TjTransmitere compartiment juridic

26.TsTransmitere structura auditata

27.TauTransmitere audit intern

28.mministru

n.

8. Descrierea procedurii operationale8.1. Generalitati:

Procedura operationala se refera la - actualizare Cartei Auditului Intern la nivelul Ministerului Muncii, Familiei si Protectiei Sociale si stabileste modul de realizare al acesteia, compartimentele si persoanele implicate in aceasta activitate, avand ca punct de plecare legislatia primara si legislatia secundara.

De asemenea, prin procedura sunt stabilite responsabilitatile compartimentelor si persoanelor implicate.

8.2. Documente utilizate:

- Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificrile i completrile ulterioare;

- O.M.F.P. nr. 38/2003 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activitii de audit public intern;- rapoarte de evaluare-UCAAPI;

8.2.1. Provenienta documentelor

- programul de legislatie ,,LEX;

- Compartimentul audit public din cadrul Serviciului Audit Public;- Standardele de audit intern nou aparute, sau modificarile aduse celor existente,de pe site-ul IIA;

- U.C.A.A.P.I.-M.F.P.8.2.2. Continutul si rolul documentelor

a) Standardele internaionale de audit intern conform evoluiei i bunei practici n domeniu au drept obiect:

definirea principiilor de baz pe care practica auditului intern trebuie s le urmeze; furnizarea unui cadru de referin n vederea realizrii activitii de audit intern, care s aduc un plus de valoare;

stabilirea criteriilor de apreciere a funcionrii auditului intern; favorizarea mbuntirii proceselor organizaionale i a operaiilor.Standardele internaionale se compun din Standarde de Calificare; Standarde de Funcionare; Standarde de Aplicare.

b) Legea nr.672/2002 privind auditul public intern cu modificrile i completrile ulterioare:

- dispoziii generale;

- organizarea auditului public intern;

- desfurarea auditului public intern;

- auditorii interni;

- contravenii i sanciuni;

- dispoziii finale.

c) Rapoartele de evaluare a activitatii de audit public intern desfasurata la nivelul M.M.F.P.S. elaborate de U.C.A.A.P.I. cuprind:- constatri;

- concluzii;

- recomandari (stadiul de implementare a recomandarilor date in rapoartele anterioare/ recomandrile nensuite de ctre structurile auditate i motivul pentru care nu au fost nsuite).

8.2.3. Circuitul documentelor

- auditorii interni din cadrul S.A.P. analizeaz i prelucreaz noutile, le coreleaz cu informaiile existente n alte surse de informare, proces n urma cruia elaboreaz notele de informare pe care le transmite Sefului de serviciu S.A.P..

8.3. Resurse necesare8.3.1. Resurse materiale:

- program legislativ actualizat;

- computere, laptopuri;

- acces nelimitat la internet;

- birotica si consumabile.

8.3.2. Resurse umane

- auditori interni;

- Sef serviciu S.A.P.

8.3.3. Resurse financiare- prevederile bugetare ale sumelor necesare att cheltuielilor de funcionare (materiale consumabile, ntreinerea logisticii, cheltuielile aferente drepturilor personalului direct implicat).

8.4. Modul de lucru

8.4.1. Planificarea operaiunilor i aciunilor activitii:

- actualizare Cartei Auditului Intern la nivelul Ministerului Muncii, Familiei si Protectiei Sociale are la baza culegerea informatiilor, de pe diferite site-uri, forumuri in cadrul site-urilor, in Monitorul Oficial, studierea legislatiei primare si secundare privind auditul public intern, precum si recomandarile U.C.A.A.P.I, regulamentul de organizare si functionare, etc..8.4.2. Derularea operatiunilor si actiunilor activitatii:Auditorii interni

- analizeaz starea actual a Cartei auditului intern fa de evoluia profesiei de auditor intern pe plan internaional i recomandrile organismelor care coordoneaz i evalueaz activitatea de audit intern;- analizeaz activitile care urmeaz a fi reglementate, istoricul legislaiei n domeniu precum i reglementrile similare din cadrul normativ internaional;- solicit informaii de la Compartiment legislatia muncii din MMFPS pentru documentarea legislativ.

- analizeaz vechiul Cartei auditului intern pentru:

- identificarea necesitilor de actualizare la capitolele din Carta auditului intern: puncte slabe, direcii de aciune i resurse:- identificarea conceptelor care trebuie modificate i/sau completate;

- identificarea textelor care trebuie reformulate sau adugate;- identificarea elementelor n conexiune, care se impun a fi actualizate;- localizarea componentei din Carta auditului intern n care vor fi implementate noile concepte sau modificrile / completrile aduse acestora;- identificarea situaiilor speciale create ca urmare a modificrii Cartei auditului intern;- identificarea i evaluarea prealabil a costurilor pentru elementele actualizate, structurate pe: resurse materiale, informatice, umane .a.;- analiza oportunitii implementrii conceptelor;- grupeaz ideile/conceptele n funcie de conexiunile i de raportul firesc dintre ele n cadrul concepiei generale a reglementrii.

- analizeaz concluziile i recomandrile cu impact asupra dezvoltrii Controlului financiar preventiv propriu, cuprinse n rapoartele de evaluare / monitorizare ntocmite de instituiile abilitate;- centralizeaz corespondena care se realizeaz la nivelul S.AP. i rein propunerile pentru soluionarea principalelor aspecte nefuncionale, pe care le analizeaz i le conexeaz n vederea prezentrii ulterioare ntr-o form uor accesibil;- elaboreaz si transmit Sefului de serviciu S.A.P. Note de informare n care prezint noutile aprute ntr-o anumit surs de informare, corelate cu aspecte privitoare la aceeai problematic din alte surse de informare, nsoite de explicaii referitoare la necesitatea, oportunitatea i consecinele implementrii acestora. De asemenea, prezint variante de definiii ale conceptelor noi;- primete de la Seful de serviciu S.A.P.Notele de informare, cu observaiile acestuia.Seful de serviciu S.A.P.:

- coordoneaz activitile privind identificarea elementelor ce trebuie actualizate n Carta auditului intern astfel: - analizeaz starea actual a Cartei auditului intern; - analizeaz i stabilete necesitile de modificare (punctele slabe, direcii de aciune, resurse);- analizeaz i stabilete alineatele din Carta auditului intern de la capitolele: puncte slabe, direcii de aciune i resurse, n structura crora vor fi implementate actualizrile; - stabilete conceptele care trebuie modificate i/sau completate; - stabilete necesitile de reformulare/completare a textelor; - stabilete elementele n conexiune, care se impun a fi actualizate; - analizeaz i discut cu auditorii interni modificrile i adugirile propuse de acetia in Carta auditului intern;

- soluioneaz situaiile speciale aprute ca urmare a modificrii Cartei auditului intern;

- retransmite auditorilor interni elementele noi rezultate n urma analizei proprii, n vederea corelrii i integrrii n structura Cartei auditului intern;-informeaz n legtur cu neconformitile constatate n vechea Cart a auditului intern, msurile corective de implementat precum i cu elementele care trebuie actualizate;- definitiveaz forma elementelor din Carta auditului intern care vor fi actualizate.

- evalueaz propunerile privind conceptele, textele modificate/adugate i elementele n conexiune, care vor fi actualizate pornind de la starea actual a Cartei auditului intern;- decide n legtur cu problemele care vor fi actualizate. 8.4.3. Valorificarea rezultatelor activitatii - luarea deciziei privind modificrile i completrile Cartei auditului intern - pregtirea fazei de fundamentare a modificrilor i completrilor Cartei auditului intern

- modificarea cadrului legal al auditului intern.

9. Responsabilitati si raspunderi in derularea activitatiiNr. crt.Compartimentul (postul) / aciunea (operaiunea)CAPSecretariat SAPSef serviciu S.A.P.M

012345

1- analiza strii actuale a cartei auditului intern fa de evoluia profesiei de auditor intern pe plan internaional i recomandrile organismelor care coordoneaz i evalueaz activitatea de audit internEAhV

2-stabilirea locului unde se vor introduce dispozitii noiEAhV

3- stabilirea necesitii de actualizare periodic a Cartei auditului intern datorit evoluiei pe plan internaional a activitii de audit intern, respectiv urmrirea unor noi obiective strategice sau a diversificrii direciilor de aciune.EAhVS

4-redactarea Notei de fundamentareE

5-elaborarea Notelor de informare ctre Seful de serviciu S.A.P.care prezint noutile aprute ntr-o anumit surs de informare.EAhV

6-coordonarea activitatilor privind Proiectul de modificare si completare a Cartei

7- analiza cartei auditului intern vechiEAhVS

8- analiza concluziilor i recomandrilor cu impact asupra cartei auditului intern, cuprinse n rapoartele de evaluare, monitorizare ntocmite de instituiile abilitate.EAhVS

9- centralizarea corespondenei purtate la nivelul SAP i extragerea soluiilor implementate pentru soluionarea principalelor aspecte nefuncionale.E /AhV

10- verificarea motivarilor si explicatiilor si explicatiilor aferente fiecarui element de noutateVS

10. Anexe, inregistrari, arhivariNr.

Crt.Denumirea anexeiElaboratorAprobNr. de exemplareDifuzareArhivare

LocPerioada

1.Vechea Carta a auditului internSAPMinistru-CAPSecretariat-SAP-

2.Recomandarile UCAAPIRaport evaluare UCCAPI-Secretariat-SAP-

3.Notele de informare elaborateSAPMinistru -CAPSecretariat-SAP-

4.Propuneri pentru actualizarea Cartei auditului internSAP-CAPSecretariat-SAP-

5.Proiectul de modificare si completare a Cartei auditului internSAPMinistru MFP-CAPSecretariat-SAP-

11. Cuprins

Numrul componentei n cadrul procedurii operaionaleDenumirea componentei din cadrul procedurii operaionalePagina

Coperta1

1.Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei sau, dup caz, a reviziei n cadrul ediiei procedurii operaionale2

2.Situaia ediiilor i a reviziilor la care se difuzeaz ediia sau, dup caz, revizia din cadrul ediiei procedurii operaionale2

3.Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia sau, dup caz, revizia din cadrul ediiei procedurii operaionale2-3

4.Scopul procedurii operaionale3-4

5.Domeniul de aplicare a procedurii operaionale4-5

6.Documente de referin (reglementri) aplicabile activitii procedurate5-6

7.Definiii i abrevieri ale termenilor utilizai n procedura operaional6-7

8.Descrierea procedurii operaionale7-10

9.Responsabiliti i rspunderi n derularea activitii10-11

10.Anexe, nregistrri, arhivri11-12

11.Cuprins 12

PAGE 1