pm socialization

SAP Plant Maintenance OverviewCorporate Information System PT. Elnusa Tbk.

Sejarah SAP

• SAP didirikan pada tahun 1972 dengan nama Systemanalise und Programmentwicklung oleh 5 mantan karyawan IBM di Mannheim, Jerman. Kantor pusatnya di Walldorf, Jerman

• SAP = Systeme, Anwendungen, Produkte (German), Systems, Applications and Products in Data Processing (English)

• Lebih dari 232,000 customer di 188 negara

• Lebih dari 65,667 karyawan – dan di lokasi lebih dari 130 negara

• Mulai di implementasikan di Elnusa tahun 2002

13/04/2023® Corporate Information System PT. Elnusa Tbk 2013 2

Adalah modul di SAP yang membantu proses administrasi perbaikan peralatan yang dilakukan oleh tim maintenance agar aktivitas tersebut terintergrasi dengan modul lainnya sehingga dapat dilakukan analisa baik dari segi biaya ataupun history kerusakannya.


Plant Maintenance

OVERVIEW - BENEFIT


Integration & one system concept

• Mengeliminasi system/data ganda

• Meningkatkan Kepatuhan& Transparansi (integrasi data, bisnis proses &

Internal Control)

• Report bisa yang diakses secara online

• Dokumen dapat di audit & di telusuri

Control/ Reduction Cost

• Peningkatan otomisasi & menyederhanakan bisnis proses

• Alat perencanaan yang memungkinkan untuk melakukan pencocokan

permintaan & Stock ( Kontrol Budget & Target )

● Manage Assets

• Maintenance & control equipment untuk meningkatkan capacity utilization

• Menyediakan data histroris untuk melakukan anilisis dan perencanaan

maintenance asset ke depan.

Benefit

SAP R/3 System Integration

SAP Modules

ABAP/4

13/04/2023 5® Corporate Information System PT. Elnusa Tbk 2013

PM MASTER DATA


Work Center

Documents

All maintained by PM Master Data Maintainer / Administrator /Planner.....

ClassificationCharacteristic Catalog

Task List &Maintenance

Plan

Measuring Points

& Documents

Maintenance

Asset

Procurement

Maintenance

Operasi/Asset

7

Maintenance Process-PM

Work Order: External Service Material

Work Order: External Service Material

Good Issue

Good Issue

ReservationReservation

Material Material

External Service

External Service

PurchaseRequisition

PurchaseRequisition

PO Service

PO Service

Service Acceptance

Service Acceptance

$ Actual Cost

$ Plan Cost

$ Plan Cost

$ Actual Cost

13/04/2023® Corporate Information System PT. Elnusa Tbk 2013

NotificationNotification

Treasury

AP

Materials Management

Cost Accounting

Materials Management

Financial Accounting

Controlling

Project System

Material Master & Service MasterReservationProcurement of external services (PR, Service

Acceptance)Good Movement: Goods Issue

Integration of Plant Maintenance with Other Areas

Company CodeProfit Center

Cost CenterActivity Type Internal activity allocationMaintenance Costing & BudgetingOrder Settlement

WBS


Maintenance Process Flow


MASTER DATA • Work Center• Class• Characteristics• Catalog• Functional Location• Equipment• Bill Of Material• Counter• Document• Maint. Task List• Maintenance Plan

Planning Execution

Identification• Technical

Object• Inspection• Damage

• Operation : Resource/Man-Hour

• Material : Reservation• Service : PR

• Create Work Order• Capacity

Evaluation• Print Work Order

• Perform Job• Material

Consumption

Notification Approval Completion History

• List Object, Notification, Order

• Maintenance Cost• Document Flow• Mean Time Between

Repair (MTBR), Mean Time to Repair (MTTR)

• Confirm Job • Service

Acceptance• Technical

Feedback for Notification,

• Complete Work Order/Notification

• Close Work Order

User Role

Master Data Administrator (Division)• Maintain master data• Maintain preventive maintenance

Requestor (Division)• Membuat Notifikasi untuk : Kerusakan & Aktivitas rutin

Planner (Division)• Planning, Schedulling & Monitoring : Maintenance, Reservation & External service • Review & Analyse maintenance historical data• Propose master data PM

Approver (Division)• Approval of Work Order & Service acceptance• Review of planning & schedulling maintenance activities (cost & resources)

Executor (Division)• Execute maintenance activities based on WO• Confirm the actual maintenance job done• Create service acceptance for external service


ObjectObject

Work centerWork center

Scheduling of work

Scheduling of work

Material usage

Material usage

Costs byCosts by

classclass

DamageDamage

DamageDamage

DowntimesDowntimes

ActivitiesActivities

TasksTasks

descriptiondescription

objectsobjects

Completednotifications

Completedorders

Lists

Maintenance History


PM Information System


PM Information System-Order List



PM Information System-Graphics

Thank You


SAP Project System OverviewCorporate Information System PT. Elnusa Tbk.

Adalah modul di SAP yang membantu proses administrasi perencanaan proyek yang dilakukan oleh tim operasi agar aktivitas tersebut terintergrasi dengan modul lainnya sehingga dapat dilakukan analisa serta controll proyek baik dari segi biaya ataupun history proyeknya.


Project System

Latar Belakang & Tujuan

Akurasi & optimalisasi biaya proyek terhadap pengelolaan rencana penggunaan material maupun services

Menjamin ketersediaan material secara efektif & efisien Minimalisasi dan efektivitas pengunaan Panjar Kerja dalam

mendukung jalannya aktivitas proyek. Standarisasi business process pengelolaan proyek yang optimal Availability control & lock budget untuk WBS Memonitor penjadwalan setiap aktivitas proyek Penggunaan simulasi dalam membuat perencanaan biaya proyek Control atas dokumen-dokumen proyek Control atas pemakaian jasa (service acceptance)


SAP R/3 System Integration

SAP Modules

ABAP/4


Master Data in Project System

Work Center• Work center, merupakan resource yang mengerjakan

aktivitas operasi tertentu. Resource ini dapat berupa orang, alat, atau kombinasi keduanya. PS

• Digunakan untuk memonitor utilisasi resource beserta nilai utilisasinya pada project tertentu.

Cost Element• Cost Element, adalah bagian dari accounting yang

mengatur pengelompokkan biaya yang masuk FICO• Dalam PS, digunakan untuk pengalokasian biaya baik

dalam planning, aktual, dan budget

Material Master• Material master, berisi data material seperti jumlah stok,

moving average price, default alokasi pembiayaan MM• Digunakan untuk perencanaan dan monitoring kebutuhan

material project yaitu melalui reservasi material. Reservasi akan men-generate biaya, yang alokasi cost element dan besarnya ditentukan oleh data material master.



Bill of material• Bill of material, merupakan kumpulan komponen yang

berisi nomor dan jumlah material beserta satuannya. MM

• Dapat digunakan untuk mengelompokkan material yang biasa digunakan untuk setiap jenis project. Sehingga user tidak perlu menginput material satu per satu, jika terdapat project sejenis di waktu mendatang.

Equipment & Functional location (Funcloc)• Equipment & Functional Location (Funcloc), merupakan

struktur objek maintenance. Funcloc merepresentasikan tempat dilakukannya kegiatan maintenance. PM

• Digunakan sebagai data acuan pada saat muncul kebutuhan maintenance pada project, melalui notifikasi maintenance.



Service Master• Service master merupakan komponen untuk

perencanaan pekerjaan procurement eksternal (jasa). MM

• Digunakan sebagai data acuan pada saat melakukan permintaan jasa project melalui PR yang digenerate oleh external service activity. PR akan men-generate plan cost yang default alokasi cost element-nya menggunakan data pada service master.

Fixed Asset• Fixed asset, adalah long-term asset yang digunakan

untuk keperluan operasional bisnis perusahaan. FICO• Fixed asset yang dipakai oleh project akan di-assign ke

WBS Element milik project tersebut, gunanya adalah untuk memonitor utilisasi asset di project dan pengalokasian biaya depresiasi asset.


Project Structure

Project definition• Menyimpan data tentang project seperti durasi, dan client• Dapat digunakan sebagai template untuk membuat project lain yang sejenis• Di dalamnya mencakup integrasi struktur organisasi SAP, yaitu controlling area,

bussiness area, company code, plant, dan storage location

WBS element• Object pendetailan task project dalam bentuk hirarki• Wbs digunakan untuk perencanaan project, mencakup perencaan cost,

penjadwalan, juga sebagai tools untuk monitoring dan kontrol.• Di dalam WBS juga terdapat assignment struktur organisasi SAP, serta data kontrak

Network• Sebagai wadah dari activity dalam suatu project• merepresentasikan flow dari activity dalam project yang saling terhubung melalui

relationship• Digunakan untuk perencanaan, analisa, control, dan monitoring jadwal, dan

resource (cost, mesin, material, serta dokumen)

Activity• Internal kegiatan dikerjakan oleh resource internal perusahaan• Service kegiatan dikerjakan oleh pihak external/pihak ketiga, activity jenis ini akan

men-generate PR pada saat di-release• Cost perencanaan pengalokasian biaya. Untuk activity yang tidak melalui PR/PO

misalnya pengajuan PK


Project Definition

2. Aturan penamaan project – Tipe project– Asset operasional (jika ada)– Lokasi project– Nama client (TOTAL)– Tipe client (JOB, TAC, KSO, KPS, PTM)

Contohnya: – Well Testing Elsa 5 Balikpapan TOTAL KPS

1. Project ID G-09-00001

Nama DivisiGSC = GOFS = OEDS = D

No Urut/Running Project (System Generate)

No tahun kontrak FOO/SPK

D-09-00001.1.2.3.4.5.6

Project ID WBS structure level

3. WBS ID merupakan kombinasi Project ID and WBS level


•Membuat perencanaan project termasuk resource, material, biaya dengan berkoordinasi dengan departemen support lainnya•Input data project (struktur dan planning)

Project Planner

•Memberikan approval project•Independen terhadap project plannerProject Control

•Kontrol biaya dan budget selama eksekusi project•Create work center dan activity type•Carryforward budget

Project Financial Control

•Bertanggung jawab terhadap pekerjaan administratif project seperti pembuatan PK serta draft invoice•Membuat report monitoring & alert

Project Admin

PS Roles


Main Process

Initiation• Create

project template

Planning• Create project

structure (Status: Buss Plan/ New Prospect/ Bid/ Win)

• Revenue planning• Material planning• Service planning• Direct payment

planning• Asset utilization

planning• Resource planning• Activity relationship

& scheduling• Budget allocation

Execution• Update project

status• Draft invoice• Material reservation• PR service release• Pengajuan dan

pertanggungjawaban Direct Payment

• Asset depreciation• Resource utilization

cost• Activity confirmation• Budget reallocation• Carryforward budget

& commitment in year-end-closing

Closing• Settle

outstanding items (reservation, PR, PO)

• Project Closing Procedure

• Final settlement

• Change project status to CLOSED


® Corporate Information System PT. Elnusa Tbk 2013

Reservation

Company Code

Project Structure Project Definition BA, Pctr, Plant

WBS Element Pre Operation

Network

ActivityPurch Org, Purch Grp, Material Grp, Service

Cost Element & Billing Element

BA, Pctr, Plant, Func. Loc Equipment

OperationPost

Operation

MRP Controller

Internal - Material

Internal Services

Revenue & Cost

Planning

PR & PO GI/ SA Direct Cost DepresiasiSettlement/

Cost Allocation

Release

Daily Production

Output

OVERVIEW SAP PROJECT SYSTEMBusiness Process Integration

13/04/2023 27

Main Process (integrasi)

PM PS

MM(Asset,

Procurement)FICO

• Reservasi material

• PR jasa

• Good Issue• Service acceptance

• Notifikasi

• Settlement work order maintenance

• Pengajuan PK• Draft invoice

• Pertanggung jawaban PK• Jurnal transaksi aktual project• Settlement dan reposting biaya


Report Contract Carried Over


Report Sold Contract


Report Customer Segmentation


Report CO Version


Thank You


Appendix:Organization Structure Definition


Company CodeMerupakan unit organisasi terkecil dalam financial accounting yang mengelola dan menghasilkan laporan keuangan (balance sheet dan P & L).

Di dalamnya termasuk pencatatan seluruh transaksi yang relevan dan menghasilkan dokumen pendukung yang di perlukan untuk laporan keuangan.

Plant

Tempat dimana transaksi logistik berada

Sebuah plant dapat menjadi pusat penyimpanan, kantor penjualan regional, kantor pusat perusahaan

Maintenance PlantTempat dimana technical object (functional locations & equipments ) dari sebuah perusahaan di install

Tempat dimana kegiatan maintenance itu dilakukan baik untuk perencanaan, persiapan dan pelaksanaannya.

SAP Organization Structure Definition


Maintenance Planner Groups

Group karyawan yang merencanakan kegiatan maintenance

Group Planner juga dapat digunakan untuk memisahkan otorisasi akses terhadap kegiatan maintenance di SAP

PM MASTER DATA


Work Center

Documents

All maintained by PM Master Data Maintainer / Administrator /Planner.....

ClassificationCharacteristic Catalog

Task List &Maintenance

Plan

Measuring Points

& Documents

pm socialization

Documents

elnusa tbk

maintenance history

elnusa tahun

maintenance historical

maintenance apwork order

actual maintenance job

sap yang membantu

jerman sap