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Centrale de Marchés de l’Enseignement Catholique - [email protected]
PLATEFORME DE COMMANDE EN LIGNE
DE LA CENTRALE DE MARCHES DE
L’ENSEIGNEMENT CATHOLIQUE
Livret explicatif – Version septembre 2020
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Centrale de Marchés de l’Enseignement Catholique - [email protected]
Table des matières
Partie 1 : Introduction générale .............................................................................................................. 3
1. Objectifs.................................................................................................................... ................... 3
2. Fonctionnement de la plateforme .............................................................................................. 3
3. Désignation des personnes et mandats ...................................................................................... 5
4. Les grands principes gouvernant la plateforme de commandes ................................................ 5
Partie 2 : Explication technique et précise du système de la plateforme ............................................... 7
1. La création des accès à la plateforme ....................................................................................... .. 7
A. Rôle de la personne de référence ........................................................................................... 7
B. Rôle du manager ..................................................................................................................... 9
2. La structure de la plateforme .................................................................................................... 13
A. Tableaux de bord ................................................................................................................... 13
B. Ergonomie de la plateforme .................................................................................................. 15
3. Suivi du flux complet d’une commande .................................................................................... 18
- ROLE 1 : DEMANDEUR ....................................................................................................... 18
- ROLE 2 : VALIDATEUR ........................................................................................................ 27
- ROLE 3 : ACHETEUR ........................................................................................................... 31
- ROLE 4 : SUPERACHETEUR ................................................................................................. 37
- ROLE 5 : RECEPTIONNISTE ................................................................................................. 39
Partie 3 : Ressources à votre disposition en cas de problème .............................................................. 43
Foire aux questions ........................................................................................................................... 43
Capsules vidéo ................................................................................................................................... 44
Contacter les fournisseurs ................................................................................................................. 44
Contacter la Centrale de Marchés ..................................................................................................... 45
Problème d’identifiant extranet ........................................................................................................ 46
Ce livret peut être retrouvé sur l’extranet du SeGEC et en pied de chaque page du site internet de la
plateforme de commandes (plateforme.commande.segec.be) et ce, même hors connexion sécurisée,
via la page d’accueil.
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Partie 1 : Introduction générale
1. Objectifs La plateforme de commandes a été mise au point par la Centrale dans un objectif de simplification
de la tâche des PO et directions. Ceux-ci pourront, en toute facilité, sélectionner les articles dont
ils ont besoin afin de remplir leur panier virtuel, de manière similaire à ce qui se fait sur des
plateformes en ligne bien connues. Plus besoin, désormais, d’aller rechercher des informations
sur des supports divers et au moyen de multiples contacts.
Le second objectif est d’harmoniser le processus de commande envers tous les fournisseurs.
Le but est d’assurer aux écoles qu’elles ont toujours le prix négocié à jour, qu’elles
commandent les articles négociés dans le cadre d’un marché public et de s’assurer que les fournisseurs respectent strictement les conditions des marchés.
Le dernier objectif a été de mettre sur pied un processus de commandes fiable facilitant
l’approbation finale de la facture par le service comptabilité.
2. Fonctionnement de la plateforme
Le fonctionnement de la plateforme de commandes est rythmé par les actions de 5
intervenants successifs : demandeur, validateur, acheteur (ou superacheteur), fournisseur et
réceptionniste. Le manager étant la personne qui, dans chaque établissement, désigne les
personnes aux différents rôles.
Quoiqu’il arrive, une commande, pour arriver physiquement dans les mains du réceptionniste de
chaque établissement, doit parcourir cette chaîne. Le système est adaptable à toutes les réalités
des PO et établissements. En effet, plusieurs rôles peuvent être tenus par une seule et même
personne dans le cas d’une petite structure. A l’inverse, chaque rôle peut être attribué à une
personne différente dans le cadre de structures plus importantes.
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DEMANDEUR VALIDATEUR ACHETEUR
MANAGER
FOURNISSEUR
SUPERACHETEUR (facultatif)
RECEPTIONNISTE (facultatif)
➢ Le MANAGER attribue, dans chaque établissement, les rôles de demandeur (différent
pour chaque marché public passé par la Centrale), de validateur, acheteur et
réceptionniste (identiques pour tous les marchés publics passés par la Centrale).
➢ Le DEMANDEUR est désigné par marché, à la différence des autres rôles qui sont
attribués pour tous les marchés. Il est en première ligne pour identifier les besoins des
écoles en différentes matières (mobilier, produits d’entretien, fournitures scolaires,
papier, …). Il est le premier maillon de la chaîne. Il crée un panier d’articles et soumet
son panier au validateur pour que celui-ci créer la commande.
➢ La demande arrive ensuite chez le VALIDATEUR. Il s’agit d’une personne de
l’établissement qui est désignée pour vérifier le(s) panier(s) constitué(s) par le(s)
demandeur(s) et créer le(s) commande(s) qui en découlent. Celles-ci parviennent alors
à l’acheteur.
➢ Une fois la commande créée, elle atterrit chez l’ACHETEUR. Cette personne est celle
qui passe réellement la commande auprès du fournisseur.
➢ Attention, si le montant de commande délégué par le PO à l’établissement est dépassé,
le SUPERACHETEUR intervient. Soit il donne son accord et la commande poursuit sa
route chez le fournisseur, soit il refuse et les choses en restent là. Le superacheteur
reçoit un mandat du PO qui l’autorise à accepter une commande dépassant le montant
fixé.
➢ Le FOURNISSEUR reçoit la commande, la prépare et la livre dans le respect des
conditions du marché conclu.
➢ Le RECEPTIONNISTE vérifie qu’il a bien reçu la quantité et la qualité de ce qui a été
commandé. Une fois qu’il a procédé à la vérification, il en introduit les résultats sur la
plateforme. Si la commande reçue est conforme à ce qui a été commandé, la facture
sera payée par le service comptabilité de l’établissement. Si non, le réceptionniste le
signale sur la plateforme en introduisant des éventuelles réclamations qui
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parviendront aux fournisseurs, les informations étant disponibles pour le service
comptable.
Chaque personne recevant un accès à la plateforme reçoit automatiquement accès aux pages
extranet de la Centrale de Marchés.
Un système de mails a été mis au point afin que les personnes devant prendre action soient
prévenues. Le système prévoit également que le demandeur soit informé de l’état de sa
demande. Chaque utilisateur peut, dans son tableau de bord, décocher l’envoi automatique de mails s’il considère qu’il n’en a pas besoin :
Une explication approfondie de chacun des rôles est faite dans la partie 3 de ce livret.
3. Désignation des personnes et mandats
La personne de référence du PO sera la personne amenée à lancer le processus de désignation des
personnes dans son PO. Cependant, avant toute action de la part de cette personne, il est
nécessaire qu’au cœur de chaque PO se tienne une importante réflexion interne concernant la
désignation des personnes aux différents rôles du processus de commande. En effet, les personnes
en question seront alors réellement mandatées par le PO afin de participer à la passation d’une
commande, acte qui engage le PO vis-à-vis du fournisseur.
4. Les grands principes gouvernant la plateforme de commandes ➢ Il s’agit d’une plateforme en ligne. Tout est consultable sur internet, en fonction des
droits dont les différents intervenants disposent. Il n’y a aucun document à imprimer
dans le processus. Il sera seulement possible d’imprimer le bon de commande final.
Dans la même logique, lorsqu’un membre de la chaîne de commande doit agir, il en
est informé par mail.
➢ Le système se caractérise également par une liberté d’organisation. Les structures des PO
varient beaucoup en fonction notamment de la grandeur du PO ou de son organisation. Il
est important que la plateforme puisse épouser toutes ces réalités. Les
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5 rôles de la plateforme et le rôle du manager peuvent donc être attribués
différemment en fonction de chaque PO.
➢ Un objectif de traçabilité a été poursuivi dans l’élaboration de la plateforme. Celle-ci
est un élément supplémentaire de contrôle de gestion qui enregistre toutes les actions
du système dans un logfile consultable en cas de contestation/vérification.
➢ Les montants qui peuvent être dépensés correspondent aux délégations faites par les
PO aux établissements. La plateforme permet un contrôle supplémentaire pour les
commandes qui dépasseront ces montants. Elles seront envoyées pour approbation à
un « superacheteur » qui reçoit un mandat du PO afin d’autoriser le dépassement des
montants alloués.
➢ Les login de la plateforme sont identiques à ceux de l’extranet mais il faut bien
comprendre que ces deux interfaces sont indépendantes l’une de l’autre.
➢ La plateforme de commandes est, comme son nom l’indique, un système de commande et non de facturation ou de comptabilité.
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Partie 2 : Explication technique et précise du système de la plateforme
1. La création des accès à la plateforme sur l’extranet
A. Rôle de la personne de référence
La personne de référence du PO (par défaut il s’agit du président de PO, sauf si celui-ci a
délégué ce rôle à une autre personne du PO) est le point de départ de la chaîne de désignation
des rôles. Après une réflexion menée avec son PO, la personne de référence a trois actions à
réaliser : (1) encoder pour chaque établissement composant le PO les montants maxima de
commandes délégués, (2) encoder un manager par établissement et (3) encoder un
superacheteur par établissement. Comment se fait cette désignation ? La personne de
référence se connecte sur l’extranet en se rendant sur https://extranet.segec.be/. Elle encode
son identifiant et son mot de passe. Si elle a oublié son mot de passe ou son identifiant, il suffit
de cliquer sur « identifiant ou mot de passe oublié » et de suivre la procédure indiquée :
La personne de référence, une fois connectée, doit se rendre en haut de la page à gauche sur
« Menu » :
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Et, ensuite, se rendre sur « gestion des accès » sous « gestion de l’extranet » :
La personne de référence arrive enfin sur cet écran qui présente de manière claire les deux
boutons que la personne de référence doit utiliser : « gestion des montants maxima » et
« ajouter un utilisateur » :
Elle clique sur « gestion de montants max » et encode, pour chacun des établissements dont
elle a la charge, le montant maximum de commande délégué à l’établissement par le PO, sans
qu’il ne doive y avoir action du superacheteur. Deux politiques sont possibles : soit indiquer 0,
dans ce cas l’acheteur ne pourra plus envoyer la commande au fournisseur et toutes les
commandes passent automatiquement par le superacheteur, soit indiquer le montant qui
autorise l’acheteur à passer sa commande vers le fournisseur. Pour toute commande au-delà
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de ce montant, seul le superacheteur sera habilité à passer la commande vers le fournisseur.
Enfin, il faut cliquer sur envoyer :
Ensuite, la personne de référence doit encoder, pour chacun des établissements dont elle a la
charge, un manager et un superacheteur. Pour ce faire, elle sélectionne d’abord
l’établissement pour lequel elle va ajouter un utilisateur. Ensuite, elle clique sur « ajouter un
utilisateur » :
Il s’agit d’abord de vérifier que l’utilisateur que l’on veut ajouter n’est pas déjà en mémoire du
système. Si non, il faut en créer un nouveau en remplissant les champs obligatoires càd nom,
prénom, date de naissance et email. Il faut, après, choisir le rôle que l’on veut donner à cet
utilisateur. Le manager est la personne qui, par établissement, a pour mission d’attribuer les
rôles de demandeur, validateur, acheteur et réceptionniste. Le superacheteur est mandaté
par le PO pour accepter toute commande qui dépasserait le montant maximum délégué par
le PO à l’établissement. Il faut savoir que la personne qui reçoit le rôle du superacheteur hérite
automatiquement des rôles de demandeur, validateur, acheteur et réception. Cet héritage est
géré par le système. La personne de référence sélectionne donc le rôle qu’elle veut attribuer
à la personne et clique enfin sur « envoyer » :
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Elle réitère l’opération pour les autres personnes à désigner pour cet établissement-ci et pour les autres établissements dont elle a la charge. Une fois que c’est fait, la mission de la personne de référence est terminée. Elle peut se déconnecter. Le manager et le superacheteur reçoivent un mail les informant de leur désignation.
➢ S’ils ont déjà un compte extranet du SeGEC, ils détiennent donc déjà un mot de passe
pour se connecter à la plateforme et/ou à l’extranet (sinon cliquez sur mot de passe
oublié).
Le superacheteur utilise son identifiant (adresse mail) et son mot de passe pour se
connecter à la plateforme. Le manager, quant à lui, n’a aucun rôle actif dans la
plateforme, il doit uniquement se connecter sur l’extranet pour continuer et terminer
la désignation des droits.
➢ Si non, ils reçoivent dans le mail informatif une invitation à créer un compte extranet.
Il suffit de compléter son nom, son prénom et de choisir un mot de passe. Ensuite, ils
peuvent se connecter dans la plateforme ou sur l’extranet au moyen des mêmes
identifiant et mot de passe.
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B. Rôle du manager
Une fois son identifiant et son mot de passe en poche, le manager peut se connecter sur
l’extranet afin de terminer la désignation des droits pour son établissement.
Le rôle du manager se joue exclusivement dans l’extranet afin de désigner les personnes qui
interviendront dans le processus de commande, càd les demandeurs, validateurs, acheteurs
et réceptionniste. Le demandeur est celui qui crée un panier, le validateur vérifie le panier et
crée la commande qui en découle, l’acheteur passe la commande au fournisseur et, enfin, le
réceptionniste effectue les formalités d’encodage des articles bien reçus ou éventuellement
des réclamations occasionnées.
De la même manière que la personne de référence, le manager se logge sur l’extranet et clique
sur le menu puis sur la gestion des accès. Il arrive sur la page plateforme de commandes et
constate bien qu’il est loggé en tant que manager :
Il sélectionne l’établissement pour lequel il veut procéder à la désignation des droits. Il choisit
ensuite le rôle qu’il veut donner à la personne et clique sur « ajouter un utilisateur ». Comme
pour la personne de référence, le manager soit utilise un compte déjà existant en le
recherchant dans la base de données, soit créer un nouvel utilisateur. Ensuite, il vérifie
l’héritage des rôles proposé par le système. En effet, si le rôle choisi à l’écran précédent est
celui d’acheteur, le système propose d’attribuer en même temps les rôles inférieurs de la
chaîne de commande. Nous partons de la logique que qui peut le plus peut le moins.
Cependant, vous avez la liberté en tant que manager de ne pas accepter cet héritage et donc
de décocher les rôles sur cet écran. Si vous désignez quelqu’un comme demandeur, vous devez
sélectionner les marchés pour lesquels celui-ci pourra remplir son panier. Cliquez enfin sur
« envoyer » :
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Réitérez l’opération pour toutes les personnes que vous souhaitez désigner pour votre établissement et, si vous êtes manager pour plusieurs établissements, répétez l’opération pour les autres. Si vous désirez supprimer un utilisateur, il faut cliquer sur « modifier » et ensuite tout décocher le concernant et cliquer sur « envoyer » :
Par établissement, il est important de vérifier qu’aucun rôle ne soit rempli que par une seule personne. Pour éviter cette situation, vous activez les héritages ou vous désignez au minimum deux personnes par rôle. Les personnes désignées par le manager vont recevoir soit un mail de « création de leur compte SeGEC » soit un mail de « mise à jour de leur compte SeGEC ». Une fois leurs identifiants en poche, les utilisateurs peuvent se connecter sur la plateforme de commandes.
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2. La structure de la plateforme
Vu le caractère confidentiel des informations prix qui se trouvent sur la plateforme et vu l’engagement pris envers le fournisseur au moment de la passation de la commande, la plateforme doit être sécurisée et les rôles doivent être délégués par le PO. Pour cette raison, à chaque connexion, un identifiant et un mot de passe vous seront demandés. Ces identifiants et mots de passe sont gérés à partir de l’Extranet du SeGEC et existent donc déjà pour ceux qui utilisent l’extranet. Par contre, ils devront être créés pour ceux qui ne l’utilisent pas encore. Attention, les identifiants extranet ne fonctionneront sur cette plateforme que si la personne qui désire se connecter a bien été désignée préalablement sur l’extranet conformément à la procédure décrite aux pages 7 à 10. Voici la page d’accueil publique de la plateforme, sur laquelle vous êtes invités à entrer vos
identifiant et mot de passe :
A. Tableaux de bord
Une fois l’identifiant et le mot de passe remplis, l’utilisateur arrive sur la page qui constitue son tableau de bord. Cette page reprend de manière structurée les données importantes du compte de chaque utilisateur. Le menu à gauche de l’écran permet une navigation plus facile. Tableau de bord du DEMANDEUR :
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On constate sur cette capture d’écran que le demandeur a également été désigné comme
réceptionniste sur l’extranet.
Tableau de bord du VALIDATEUR :
On constate sur cette capture d’écran que le validateur a également été désigné
comme demandeur et réceptionniste sur l’extranet.
Tableau de bord de l’ACHETEUR :
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On constate sur cette capture d’écran que l’acheteur a également été désigné
comme demandeur, validateur et réceptionniste sur l’extranet.
B. Ergonomie de la plateforme
La bande verte aide l’utilisateur à constituer son panier. Les produits proposés sont triés parmi ces différentes catégories. Le logo vert dans la partie supérieure droite de l’écran est le panier. Quand l’utilisateur clique
dessus, il peut voir l’entièreté de ses achats et lorsqu’il a terminé, il peut créer une demande et la
soumettre au validateur. Tout ceci est développé plus précisément dans le point suivant. Le logo
« enseignement catholique » permet le renvoi à la page d’accueil sécurisée du site.
Les 4 icônes dans le coin supérieur droit permettent l’accès à la page d’accueil sécurisée («
accueil »), au tableau de bord (« mon compte ») ou à la déconnexion (« me déconnecter »). La barre de recherche permet d’effectuer une recherche par mot clef et le système cherchera
dans toutes les catégories les articles y correspondant :
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Voici le bas de chaque page du site. Les coordonnées de la Centrale de Marchés de l’Enseignement Catholique sont renseignées sous le premier onglet et un formulaire de contact permet de communiquer avec nous.
Le deuxième renferme les conditions générales d’utilisation du site. Le troisième renvoie à notre foire aux questions en cas de problème. Le dernier vous donne accès à toute la documentation explicative de la plateforme (ce livret, les liens des vidéos, les
conditions des marchés, le guide des tailles mobilier et les liens vers les fiches des produits
d’entretien et d’hygiène) :
Voici la page d’accueil sécurisée de la plateforme que l’on atteint en cliquant soit sur l’icône
« enseignement catholique » soit sur « accueil ». Cette page permet, pour les PO et
établissements, d’avoir accès à toute une série d’informations importantes : nouveaux
marchés, futurs marchés, inscription aux futurs marchés :
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3. Suivi du flux complet d’une commande
Une fois que les droits et accès ont été définis dans l’extranet, chaque personne peut aller
prendre effectivement action dans la plateforme de commandes. Le site de commandes est
accessible via l’URL suivant : plateforme.commande.segec.be.
Pour l’exemple de ce flux, nous partons du principe que chaque rôle est rempli par une
personne différente, ce qui ne sera pas forcément le cas dans la réalité.
- ROLE 1 : DEMANDEUR
Le tableau de bord du demandeur se présente de la manière suivante. Tous les paniers qui ont été réalisés à un moment ou à un autre par le demandeur se retrouvent triés en fonction de leur stade d’avancement dans le tableau de bord. Si le demandeur a été désigné comme réceptionniste par le manager, il retrouve également en bas de son tableau de bord un récapitulatif du nombre de commandes qui attendent sa réception :
Voici un tableau récapitulatif de la signification des statuts :
Panier à confirmer Le panier a été créé par le demandeur qui doit le confirmer pour
l'envoyer au validateur
Panier non Le panier comporte au moins un produit pour lequel l’utilisateur n’a autorisé pas les droits pour l’établissement sélectionné. Le détail des produits
non autorisés se trouve dans le détail de la demande.
Panier en attente Le panier a été confirmé par le demandeur et attend maintenant
du validateur qu’une commande soit créée
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Panier commandé Tous les produits du panier ont une commande qui a été passée
Panier La ou les commandes référençant le panier ont été passées mais partiellement l’ensemble des articles du panier n’ont pas encore une commande
commandé passée
En dessous du tableau de bord, le demandeur retrouve un précieux tableau lui rappelant les marchés pour lesquels il est autorisé pour tel ou tel établissement, ainsi que le nom du manager qui l’a désigné.
En effet, le rôle du demandeur est LE SEUL rôle qui est attribué marché par marché et pas pour
tous les marchés d’un coup. Pour éviter de passer des commandes non autorisées, le
demandeur peut aller vérifier les marchés pour lesquels il détient une autorisation.
REMARQUE : Si le demandeur veut réaliser des paniers pour plusieurs établissements, il doit
scinder ses achats par établissement. Le panier n’existe que pour un établissement. Par
exemple, s’il veut demander du papier pour 12 établissements, il doit entrer 12 paniers
différents dans le système.
➢ Création du panier
Ensuite, en s’aidant de la barre verte de recherche, le demandeur clique sur la catégorie d’articles
qu’il désire acheter. Pour constituer un panier, il clique sur « ajouter au panier ». Tous les prix
présentés sont HTVA. Le pouce orange apposé sur certains articles annonce que ceux-ci font partie
de la sélection « inventaire » de la Centrale de Marchés. Cela garantit aux utilisateurs le meilleur
rapport qualité-prix concernant ces articles-là. Les produits « sans pouce » ont aussi été
sélectionnés par la Centrale dans un souci d’offrir une palette complète
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aux écoles mais ils ne présentent pas un rapport qualité-prix aussi excellent que les articles de
l’inventaire. Le cœur rouge permet, lui, aux utilisateurs d’établir une liste de produits favoris
dans laquelle ils pourront aller retrouver plus rapidement les produits à commander :
Lorsque le demandeur a fini sa sélection, il clique sur l’icône du panier :
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Le demandeur clique sur « créer le panier » pour passer à l’étape suivante.
Cela signifie que désormais, LE PANIER EST CREE. Il n’est alors plus possible d’y ajouter des
articles. Il est juste possible à ce stade de le supprimer, de supprimer des articles ou de
modifier les quantités des articles choisis. Il n’est pas encore dans les mains du validateur car il reste à le confirmer :
➢ Confirmation du panier
L’écran suivant « mon panier » propose un récapitulatif du panier avant que celui-ci ne soit confirmé par le demandeur. On voit apparaître le numéro du panier, la date et l’heure de la création du panier, les différents produits et leurs quantités, le prix total, … L’établissement pour lequel le panier est réalisé est également indiqué. C’est à ce moment-ci que le demandeur peut modifier l’établissement pour lequel il réalise son panier, il clique alors sur le menu déroulant qui lui présentera automatiquement tous les établissements pour lesquels il a des droits.
Une fois le panier confirmé, il arrive dans les mains du validateur. Le demandeur ne sait plus
rien faire, sauf reconstituer un autre panier.
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Le demandeur peut, finalement, aller retrouver son panier dans la liste « mes paniers ». Il
pourra suivre son évolution dans la chaîne de commandes via la colonne mentionnant le statut
du panier :
Chaque panier est toujours accompagné, en bas de page, d’un historique précis qui permet
toujours de retracer les actions posées :
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CAS PARTICULIERS : dans certains cas, le demandeur met dans son panier des articles faisant partie de marchés pour lesquels, pour un établissement X, il n’a reçu aucune autorisation de la part du manager.
Si le demandeur n’a les droits que pour un établissement, les articles auxquels il n’a pas accès seront grisés.
Si la demandeur a des droits pour plusieurs établissements et que ces droits varient en fonction des établissements, il arrive qu’il mette dans son panier pour l’établissement X des produits pour lesquels il n’a pas reçu autorisation.
Que se passe- t-il dans ces cas-là ? Le panier ne passera pas au stade supérieur (c-à -d le
validateur) car il est composé d’articles non autorisés. Cependant, le demandeur peut aller
récupérer son panier dans la liste « mes paniers » afin de faire passer au stade suivant les articles qui, eux, sont autorisés. Le message reçu est le suivant :
Le demandeur affiche d’abord le panier pour constater quels articles sont non autorisés. Les
articles autorisés seront dits « annulés » et les articles non autorisés « non autorisés ». Le but
est de dupliquer le panier en ne conservant que les articles autorisés.
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Le demandeur a autorisation de commander les deux articles annulés mais PAS l’article non
autorisé :
Ensuite, il faut revenir dans « mes paniers » et cette fois-ci, « dupliquer le panier » :
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Le demandeur arrive dans l’écran suivant et supprime l’article non autorisé pour qu’il ne lui
reste plus que des articles autorisés :
Enfin, il ne lui reste plus qu’à soumettre sa demande à nouveau :
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Il arrivera certainement aux demandeurs de devoir faire régulièrement des paniers identiques. Une marche à suivre facilitant le panier rapide a donc été mise sur pied. Il faut aller rechercher
dans « mes paniers », sur son tableau de bord, le panier en question et cliquer sur « dupliquer :
Se crée alors directement un panier identique à celui dupliqué. Il faut alors cliquer sur « confirmer le panier » pour l’envoyer au validateur.
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- ROLE 2 : VALIDATEUR
Après avoir reçu un mail lui signalant qu’il doit prendre action, le validateur se connecte à son
tour sur la plateforme afin de : créer les COMMANDES.
Attention cette étape est la dernière durant laquelle il est encore possible d’apporter des
modifications à la composition de la commande.
Le rôle du validateur est clé en ce qu’il gère le passage du panier du demandeur à la commande
de l’acheteur. Il s’agit de bien comprendre que le panier et la commande recouvrent deux
réalités différentes. Ils ont, d’une part, des numéros différents et, d’autre part, le panier peut
contenir plusieurs produits de fournisseurs différents tandis que la commande groupe par
fournisseur les produits commandés par un même établissement.
Le validateur se connecte sur la plateforme et arrive sur son tableau de bord lui présentant les
commandes à créer. L’héritage des droits a pour conséquence que le validateur est également
demandeur et réceptionniste, comme cela peut se voir sur la capture d’écran ci-dessous. Le
validateur a donc un onglet pour contrôler l’avancement de ses propres paniers en tant que
demandeur et un onglet pour aller réceptionner des commandes en tant que réceptionniste
et ce, en plus de son rôle de base de validateur :
Plus bas sur la même page, le validateur retrouve le récapitulatif des différents établissements
pour lesquels il agit en tant que validateur ainsi que les montants maxima de commande
délégués par le PO aux différents établissements :
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Le validateur se rend dans l’onglet « commandes à créer ». La page présente les différents
paniers des demandeurs, triés par établissement et par fournisseur. Dans le cas où les paniers
comportent des articles de différents fournisseurs, les paniers sont divisés afin que les
produits soient triés en différentes commandes. En effet, les commandes se font par
fournisseur.
Cet écran laisse une liberté totale au validateur de réunir différents paniers en une seule
commande ou au contraire de séparer tous les paniers présentés en différentes commandes
et cela, au moyen de la colonne permettant de (dé)cocher les paniers.
Le validateur, en fonction de sa sélection de paniers, voit le montant du total sélectionné
s’adapter et peut aussi anticiper l’ajout d’éventuels frais de livraison. Le montant minimum
de commande sans frais de livraison est indiqué pour chaque fournisseur.
Une fois que le validateur a coché les paniers qu’il souhaite grouper en une commande ou la
commande unique qu’il souhaite créer, il clique sur « commandes les paniers sélectionnés ».
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Dans l’écran suivant, tous les produits composant la commande sont indiqués, ainsi que les éventuels frais
de livraison. Le validateur peut aussi décider de laisser un message à destination du fouornisseur.
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Pour certains fournisseurs, il sera possible de choisir une date de livraison souhaitée et de
rédiger une mention qui sera inscrite sur l’étiquette du colis pour une meilleure gestion à la
réception. Un numéro de téléphone de contact sera également demandé :
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Au stade de la commande, le récapitulatif évolue quelque peu : le taux de TVA s’ajoute au prix
HTVA. Attention, l’acheteur n’aura plus aucun pouvoir de modifier le contenu de la commande
ni d’ajouter un commentaire à destination du fournisseur. Il pourra uniquement la passer ou
la refuser. Le validateur est ainsi responsable de la finalisation de la commande. Le validateur
crée ensuite la commande (ou la refuse).
- ROLE 3 : ACHETEUR
Après avoir reçu un mail qui lui signale qu’il doit prendre action, l’acheteur se connecte sur la
plateforme et arrive sur son tableau de bord. On constate sur la capture d’écran ci-dessous
que l’acheteur a hérité des rôles de demandeur, validateur et réceptionniste conformément
à ce qui a été décidé sur l’extranet par le manager. Son écran de bord lui présente donc un
récapitulatif des actions qu’il peut poser.
Rappel : l’acheteur a un simple rôle d’approbation ou de refus. Il n’est pas en capacité de
modifier la composition de la commande ni d’ajouter en commentaire des indications à
destination du fournisseur.
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En dessous du tableau de bord, l’acheteur peut également trouver un rappel des
établissements pour lesquels il a reçu des droits ainsi que les montants limites de commande
délégués par le PO à chacun des établissements :
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L’acheteur a pour rôle de PASSER les commandes. Il est la dernière personne dont
l’assentiment est requis avant l’envoi du bon de commande électronique au fournisseur. Il a
cette responsabilité sur les épaules. Il clique sur « voir toutes les commandes à passer » pour
accéder à la liste :
Il peut utiliser un filtre pour retrouver plus facilement une commande précise. L’acheteur ne
traitant que de commandes (et pas de paniers !), les montants seront toujours indiqués TVAC.
L’acheteur dispose, pour un souci de facilité, de la faculté de cocher plusieurs commandes
qu’il souhaite passer d’un coup. Par contre, il lui sera toujours possible d’aller consulter les
détails des commandes qu’il veut vérifier en cliquant sur « voir ».
Si l’acheteur ne sait pas cocher certaines commandes en vue de les passer, cela signifie que
ces commandes dépassent le montant maximum de commande délégué par le PO. Il faudra
donc que le superacheteur entre en jeu et passe cette commande.
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Si l’acheteur désire avoir plus de détail concernant une commande avant de la passer, il clique sur
« voir » et arrive sur l’écran « commande à passer » qui reprend tous les détails importants de la
commande. Avant de cliquer sur « passer la commande », l’acheteur peut consulter les conditions
du contrat passé entre la Centrale de Marchés et le fournisseur lors de la procédure en marché
public. Si l’acheteur clique sur « trouver ici », il a alors accès à un document explicatif résumant le
cahier des charges du marché et l’offre du fournisseur retenu :
Une fois qu’il a cliqué sur « passer la commande », que ce soit sur l’écran précédent ou dans
cet écran plus précis, la balle est dans le camp du fournisseur. L’écran vers lequel est redirigé
l’acheteur lui permet, s’il le souhaite, de consulter et de télécharger le bon de commande
(format xml ou pdf). Le format xml contient l’information précise communiquée au
fournisseur qui sera la référence en cas de différend :
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Voici un exemple de bon de commande format pdf :
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Dans le bas de chacun des écrans copiés ci-dessus, il est possible de retrouver la liste des
demandes qui composent la commande. Rappel : lorsque le validateur prend action, il valide
la demande et, ensuite, crée la commande. Les demandes se voient donc divisées puis
groupées afin de former des commandes par fournisseur et par établissement :
ATTENTION, la plateforme de commandes est un site utilisé par de nombreuses écoles. Il y a
des pics de fréquentation qui peuvent ralentir un peu les choses. Nous avons veillé à ce que le
site reste utilisable lorsque vous faites parvenir une ou plusieurs commandes aux
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fournisseurs. C’est pourquoi, quand vous passez vos commandes, vous voyez le message
suivant :
Cela signifie qu’il n’y a plus rien à faire de votre part mais que la commande met parfois jusqu’à
plusieurs heures avant de parvenir au fournisseur. En période de grosse fréquentation, nous nous
engageons à ce que la commande soit envoyée au plus tard dans la nuit qui suit le
moment de la passation de la commande. Comment vous assurer de la réception de la
commande par le fournisseur ? Il suffit d’aller dans l’onglet « toutes les commandes » et de
consulter le statut de votre commande.
Vous voyez ainsi que la première commande a été passée mais n’est pas encore parvenue au
fournisseur (le site charge). Tandis que la seconde est bien effectivement parvenue au
fournisseur. Cependant, dans les deux cas, vous n’avez plus rien à faire, ce n’est qu’une
question de temps avant que la commande arrive au fournisseur ou vous soit livrée.
Voici les différents statuts que peuvent avoir les commandes que vous réalisez :
Commande à passer Une commande a été créée et doit maintenant être passée
par l’acheteur
Commande à passer au-delà du Une commande a été créée et doit maintenant être passée
montant autorisé par le super acheteur
Commande refusée La passation de la commande a été refusée
Commande passée au fournisseur La commande a été envoyée au fournisseur
Partiellement réceptionnée Un ou plusieurs articles de la commande/panier ont été
réceptionnés
Réceptionnée Tous les articles du panier/de la commande ont été
réceptionnés
- ROLE 4 : SUPERACHETEUR
Dans la liste de « toutes les commandes », certaines portent comme statut « en attente du
superacheteur », cela signifie que l’acheteur n’a pas la capacité de les passer car leur montant
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dépasse le montant maximum délégué par le PO à l’établissement. Il faut donc qu’une
personne, désignée superacheteur à l’échelle du PO, intervienne. Un message apparaîtra pour
l’acheteur disant qu’il n’est pas en capacité de passer la commande :
Prévenu par mail, le superacheteur se logge sur la plateforme. Il arrive sur son tableau de bord. A
nouveau, il s’agit de bien comprendre que le superacheteur hérite automatiquement de tous les
rôles en amont du processus de commande. Il endosse, par conséquent, la mission très importante
de « back up » pour tous les rôles du système. Evidemment, comme pour tous les rôles, cet
héritage peut être contourné en allant désactiver l’accès aux différents rôles.
Le superacheteur, pour prendre action, clique sur « commandes à passer au-delà du montant
autorisé » :
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Ensuite, le superacheteur sélectionne la commande qu’il veut passer et clique sur « voir » :
Comme l’acheteur, le superacheteur clique ensuite sur « passer la commande » ou « annuler
la commande », après avoir lu, s’il le souhaite, les conditions du contrat.
Le superacheteur peut, également, télécharger le bon de commande après avoir passé
la commande.
- ROLE 5 : RECEPTIONNISTE
Le réceptionniste ne reçoit pas de mail le prévenant qu’il a des commandes en attente de
réception. Ce rôle de réception sera en principe couplé avec une autre responsabilité dans la
chaîne de commande (demandeur et/ou validateur et/ou acheteur et/ou superacheteur) mais
le système permet de considérer ce rôle de façon séparée.
Le rôle de réception n’est en aucun cas lié directement à la comptabilité de l’établissement ou aux
formalités de facturation. Ce rôle permet simplement de fournir une aide pour les personnes
chargées de cette comptabilité afin qu’elles puissent se rendre sur la plateforme et
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constater directement si les produits commandés ont été réceptionnés en bonne quantité et
qualité et introduire des réclamations à destination des fournisseurs concernés.
Le réceptionniste clique sur « voir toutes les commandes à réceptionner » :
Il sélectionne une commande et clique sur « voir ».
Le réceptionniste arrive sur cette page lui faisant deux rappels importants : - Le fournisseur est directement averti quand une réception de
produits/réclamation est effectuée. - Le rappel de la marche à suivre pour réceptionner et introduire des
réclamations.
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Par défaut, c’est la quantité totale qui est préinscrite dans la case « quantité reçue et conforme
». Si tout est ok, le réceptionniste clique sur « réceptionner les produits sélectionnés » :
Si certains articles n’ont pas été reçus ou ont été reçus en mauvaise qualité, il suffit de changer le
numéro inscrit par défaut dans « quantité reçue et conforme», de remplir une petite réclamation
en se servant de la bulle apparaissant en fin de ligne de chaque article. Cette réclamation
permettra aux utilisateurs de communiquer l’objet du problème (non réception partielle, mauvais
nombre d’articles, endommagement des produits, ….) au fournisseur.
Ensuite, le réceptionniste clique sur « réceptionner les produits sélectionnés et envoyer les
réclamations ».
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La réception pourra être effectuée totalement une fois que le fournisseur aura réagi à la réclamation.
Dans la liste « toutes les commandes », la commande aura désormais le statut « partiellement
réceptionné » s’il manquait un ou plusieurs articles ou qu’ils étaient endommagés, ou «
réceptionné » si tout était ok :
Le réceptionniste retrouve en bas de page de la commande à réceptionner l’historique des
réclamations encodées :
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Partie 3 : Ressources à votre disposition en cas de problème
Foire aux questions
A de multiples endroits de la plateforme, un lien est fait vers cette FAQ afin que l’utilisateur
puisse trouver une réponse rapide à des questions qui reviennent régulièrement.
Au bas de chaque page :
Dans chaque tableau de bord :
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Capsules vidéo
La Centrale de Marchés a mis sur pied quatre tutoriels pour aider les établissements et PO
dans l’utilisation de la plateforme :
- « Introduction au processus de commande » - « Accès, désignation et délégation des droits pour accéder à la plateforme
de commandes » - « Comment passer commande ? » - « Comment rechercher un article sur la plateforme ? »
Vous pouvez les retrouver sur toutes les pages de la plateforme de commandes (pied de page
> documentation explicative) :
Et sur l’extranet du Segec > Centrale de Marchés> Documentation :
Contacter les fournisseurs
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En cas de tout problème concernant le fournisseur, l’acheteur, le superacheteur et le
réceptionniste d’une commande peuvent entrer en contact avec le fournisseur via
l’onglet suivant :
Contacter la Centrale de Marchés
Au bas de chaque page du site, vous pouvez retrouver l’onglet pour contacter la Centrale de Marchés :
Vous arriverez ensuite sur cette page-ci :
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Merci de bien renseigner votre nom et votre numéro de téléphone EN PLUS de votre adresse
mail lorsque vous nous contactez.
Vous pouvez aussi nous contacter directement au départ de votre propre boîte mail
Problème d’identifiant extranet
Si la personne de référence ou une autre personne devant prendre action dans le cadre de la
plateforme de commandes a perdu son mot de passe ou rencontre un problème lors de sa
connexion, merci de contacter le helpdesk à [email protected].
Centrale de Marchés de l’Enseignement Catholique - [email protected]