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PLATAFORMA CLAV DE PORTUGAL: ORGANIZAR Y EVALUAR PARA PRESERVAR MEJOR LA INFORMACIÓN
Pedro Penteado - [email protected]
eArchiving Building Block
Madrid, 04.04.2019
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PLATAFORMA CLAV DE PORTUGAL: ORGANIZAR Y EVALUAR PARA PRESERVAR MEJOR LA INFORMACIÓN
• 1. Un modelo para organizar y evaluar antes de preservar• 2. Una respuesta a las políticas europeas y nacionales de
transformación digital• 3. Estrategia de la DGLAB (órgano de coordinación de la
política archivística)• 4. Plataforma CLAV• 5. Apoyo DGLAB à la aplicación• 6. Medidas legislativas de apoyo al cambio• 7. Organizar y evaluar para mejor preservar
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[Submission Information Package]
1. Un modelo para organizar y evaluar antes de preservar
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2. Una respuesta a las políticas europeas y nacionales de transformación digital
“… la visión general sigue siendo esforzarse por ser abiertos, eficientes e inclusivos, proporcionando servicios públicos digitales sin fronteras, interoperables, personalizados, fáciles de usar y de extremo a extremo a todos los ciudadanos y empresas, en todos los niveles de la administración pública”
Declaración de Tallín (2017)
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2. Una respuestaa las europeas y nacionales de transformación digital
Resolución del Consejo de Ministros (RCM) 108/2017
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3. Estrategia de la DGLAB • La estrategia del órgano de coordinación de la política archivística para la
gestión de la información pública, en contexto de desmaterialización, quiere garantizar: ▫ Datos e información auténtica, fidedigna y de calidad para uso y reutilización▫ Enfoque funcional y orientación a procesos de trabajo▫ Procedimientos normalizados y transversales (para facilitar la transparencia e
interoperabilidad) – ej.: de clasificación y evaluación funcional de la información (perspectiva suprainstitucional)
▫ Eficiencia, economía y recursos compartidos▫ Acceso abierto y continuado a la información▫ Preservación digital
▫ Salvaguarda del patrimonio documental del futuro (incluido el patrimonio digital)
▫ Responsabilidad
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Regime Jurídico da classificação e
avaliação + Regulamento Geral
Plataforma CLAV
Lista Consolidada
Componente informacional
Componente jurídica
Componente tecnológica
3. Estrategia de la DGLAB
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Macroestrutura Funcional/ MEF(complementa
MIP)
2011
Projeto Harmonização de processos de negócio
(3.ºs níveis)
2013
PAEIS (**)
Projeto ASIA –Avaliação
Suprainstitucionalda Informação
Arquivística
2014 20152012 2016 2017 2018
Lista Consolidada para a classificação
e avaliação da informação
arquivística / LC
Plataforma CLAV
RCM 51/2017 –Papel Zero
(desmaterialização)
(*) Pendiente de aprobación. (**) Programa Administração Eletrónica e Interoperabilidade Semântica.
Regime Jurídico da Classificação e Avaliação da Informação
Arquivística (*)
2. Estrategia de la DGLAB RCM 12/2012 –
Plano estratégico TIC na AP / M15-
CEAE
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LISTA CONSOLIDADA
(LC)
ASIA Avaliação
Suprainstitucional
3ºs níveis Proc. Negócio
MEF Funções
Resultados de uno processo colaborativo y transversal: cronología
+ de 200 entidades de la ACE y AL en el proceso de elaboración+ de 150 entidadesinvolucradas (fase de audiencia publica)
3. Estrategia de la DGLAB
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Classe nível 1
Classe nível 2
Classe nível 3
Classe nível 3
Classe nível 4**
Classe nível 4**Classe
nível 2Classe nível 3
3. Estrategia de la DGLABDe la interoperabilidad semántica a la clasificación y evaluación suprainstitucional
MEF
MIP = Metainformação para a Interoperabilidade *
MEF = Macroestrutura Funcional
Funciones Procesosde negócio
* Base del Modelo de Dados Canónico (iAP/AMA). **Sólo para respuesta a necesidades de evaluación
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MEF – Macroestrutura Funcional - v. 2 (2013)
(Extracto)
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• Responsabilidades da DGLAB
▫ Coordenação da atribuição dos códigos de classificação
▫ Lista consolidada dos 3ºs níveis representativos dos processos de negócio (trabalho colaborativo)
▫ Publicitação da Lista consolidada
Projecto “Harmonização de 3ºs níveis em Planos de classificação conformes à MEF”
Planos de classificação específicos
1º nível
2º nível
3º nível
MEF (Macroestrutura Funcional)
Processos incluídos na “Harmonização dos 3ºs níveis
em planos de classificação conformes à MEF”
Identificação e descrição de processos específicos
3. Estrategia de la DGLABDe la interoperabilidad semántica a la clasificación y evaluación suprainstitucional
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100
100.10
100.20
1º e 2º nível do plano de classificação
Norma Jurídica
Norma técnica
Atos legislativos
Atos regulamentares
Gerais
Locais
Institucionais
Mapa conceptual
100.010.001 Produção
e comunicação de atos
legislativos
100.010.200 Produção
e comunicação de atos
regulamentares gerais
100.010.400 Produção
e comunicação de atos
regulamentares locais
100.010.600 Produção
e comunicação de
regras institucionais
100.010.800 Produção
e comunicação de
normas técnicas
3º nível do plano de classificação
Plano de classificação
• Subdivisão derivada da
definição do conceito
expresso em 100.10
• Principio de oposição
(contrariedade)
• Subdivisão com base no art.
112 da Constituição da
Republica Portuguesa
• Principio partitivo (as duas
partes completam-se)
• Subdivisão com base no âmbito de aplicação
• Princípio do género-espécie (todos os
elementos da subdivisão possuem
características idênticas, mas cada um possui
uma característica que o torna específico)
Subdivisão
funcional
MEF
Projecto “Harmonização de 3ºs níveis…” - Desarrollo de metodología específica : el mapa conceptual
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3. Estrategia de la DGLABDe la interoperabilidad semántica a la clasificación y evaluación suprainstitucional
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Lista Consolidada (LC)
Disponible en: http://arquivos.dglab.gov.pt/wp-content/uploads/sites/16/2017/08/Lista-Consolidada_Versao-1.1a_Divulgacao.xls
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CRITÉRIO
CRITÉRIO
CRITÉRIO
CRITÉRIO
Com base no principio da finalidade e no fundamento jurídicoLC: instrumento facilitador de la aplicación del RGPD
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4. Plataforma CLAV
1. Inicio: Medida Simplex+ n.º 51/107 – “Arquivo digital”
2. “Projeto M51-CLAV –Arquivo digital”, com el apoyo SAMA (en el marco delAviso SAMA n.º 02/SAMA2020/2016)1. Plataforma modular de
clasificación y evaluación de la información pública (CLAV)
2. Legislación de apoyo à la utilización de la Plataforma
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4. Plataforma CLAV Objectivos
• Crear, mantener y publicar un catálogo de referencia nacional de todos los procesos de la
Administración Pública (AP): la Lista Consolidada;
• Disponibilizar la Lista Consolidada como referencial común para la clasificación y evaluación de
la información pública (LC), de forma legible, por humanos y máquinas;
• Posibilitar la presentación y control de propuestas o actualizaciones de cuadros de clasificación y
calendarios de conservación, aumentando la transparencia de las decisiones de la evaluación;
• Desmaterializar los procedimientos de control de la eliminación de la información archivística;
• Ofrecer herramientas para la elaboración y presentación de planes de preservación digital y
planes de sustitución de soporte;
• Promover el uso de datos abiertos y LOD / web semántica.
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Proyecto CLAV: Paso 2 -Modelación y análisis de la información
Relaciones de la classe de nivel 14. Plataforma CLAV
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4. Plataforma CLAV
Proyecto CLAV: Paso 2 - Modelación y análisis de la información
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4. Plataforma CLAVFuncionalidades
CLAV
Publicación de la Lista Consolidada
CLAVDisponible en
clav.dglab.gov.pt
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Publicación de la Lista Consolidada
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Publicación de la Lista Consolidada
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Publicación de la Lista Consolidada
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Publicación de la Lista Consolidada
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Metodología de evaluaciónversus
Resultados de la Lista Consolidada / CLAV
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Metodología de evaluaciónversus
Resultados de la Lista Consolidada / CLAV
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Elaboración delcalendário de conservación
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Elaboración delcalendário de conservación
1 2 3
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Propuesta de nuevasclases
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Consulta de procesosde negócio de una entidade
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Nueva acta de eliminación / CLAV
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Exportación: algunasoperaciones disponibles
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5. Apoyo DGLAB à la aplicación
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5. Apoyo DGLAB à la aplicación
Soluciones
Ejemplo de la Ficha técnica 7 – “Constituição de agregações”
1. Manual2. Fichas técnicas,3. Formación,4. Planes de acción,5. Apoio técnico,…
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5. Apoyo DGLAB à la aplicaciónDisponibilización de fichas técnicas (FT) de apoyo
FT1 – Elaboração de relatórios de
avaliação de documentação acumulada
FT2 – O que é a Lista Consolidada
FT3 – Apresentação de novo processo de
negócio para integração na Lista
Consolidada
FT4 – Elaboração de uma Portaria de
Gestão de Documentos a partir da Lista
Consolidada
FT5 – Aplicação de uma tabela de seleção
FT6 – Forma de contagem de prazos de
conservação administrativa
FT7 – Subdivisão de processos de negócio e
constituição de agregações
FT8 – Aplicação do destino final – o papel do
dono e do participante
FT9 – Boas práticas de eliminação de
documentos
http://arquivos.dglab.gov.pt/programas-e-projectos/modernizacao-administrativa/macroestrutura-funcional-mef/fichas-tecnicas/
Pendiente de aprobación
Disponibles
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6. Medidas legislativas de apoyo al cambio• “Regime Jurídico da classificação e avaliação da informação
arquivística” - Principales novedades:
• 1. Revocación de la legislación que obligaba a la elaboración de Portarias de gestión de documentos (Reglamento + Calendario de conservación /“tabelasde seleção” + Modelos de formularios)
• 2. Agilización de la aprobación de Calendario de conservación • 3. Uso obligatorio de la Plataforma CLAV para:
▫ Elaboración, actualización y aprobación más rápida del Plan de clasificación / Calendario de conservación organizacional o pluriorganizacional (basada en la LC)
▫ Control de la eliminación por DGLAB▫ Envío y aprobación de informes de evaluación de documentación acumulada▫ Envío de planes de preservación digital▫ Envío de planes de sustitución de soporte
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6. Medidas legislativas de apoyo al cambio• “Regime Jurídico da classificação e avaliação da informação
arquivística” - Principales novedades:
• 4. Registro y clasificación de los documentos de archivo y su colocación en agregaciones
• 5. Garantía de preservación digital y buena conservación de la información en soporte analógico
• 6. Existencia de SGD o business systems con requisitos adecuados para la gestión de la información archivística
• 7. Cumplimiento del “Regulamento Geral da Classificação e Avaliação de Informação Arquivística” (RG) (complementario al “Regime Jurídico..:”)
• 8. Obligación de los directores definir objetivos estratégicos para la aplicación en 3 años
• 9. DGLAB - Elaboración de un programa de apoyo técnico• 10. DGLAB - Fiscalización y aplicación de contraordenaciones
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Produtor
Responsabilização pela apresentação
e atualização
LC-CLASSES
LC-ENTIDADES
LC- LEGISLAÇÃO
PE
RSP
ET
IVA
FU
NC
ION
AL
E
SUP
RA
INST
ITU
CIO
NA
L
SG (ACE) Órgão de
Coordenação
Apoio (nos casos aplicáveis)
Coordenação ministerial (nos casos aplicáveis)
Definição de metodologia e instrumentos
Articulação entre partes
Validação
Gestão e disponibilização da Lista Consolidada
Apoio
Supervisão
Tabela de seleção
Autos de eliminação
Plano de preserv. digital Plano de subst.
suporte
Responsabilização pela aplicação
“Regime jurídico…”: Competências de entidadesintervenientes no processo
6. Medidas legislativas de apoyo al cambio
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7. Organizar y evaluar para mejor preservar
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Modelos colaborativos de preservacióndigital sometidos a debate en Portugal
7. Organizar y evaluar para mejor preservar
RODA: ej. de preservación digital centralizada
https://roda.arquivos.pt
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Para saber más:
• Gago, M. R.; Lourenço, A.; Penteado, P.; Ramalho, J. C. (2018) – Transformação digital: novas políticas e procedimentos para a classificação e a avaliação da informação. In “Actas do 13.º Congresso Nacional de Bibliotecários, Arquivistas e Documentalistas: Sustentabilidade e Transformação”. Fundão, 24 a 26 de Outubro de 2018.▫ https://www.bad.pt/publicacoes/index.php/congressosbad/article/view/1861/pdf