SUBDIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION 05/07/04 IT-DRM-02 Versin 02

SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

DIRECCION DE RECURSOS MATERIALES

CONTROL DE BIENES DE CONSUMO Y DE ACTIVO FIJO

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Derechos Reservados 2003 Consejo de Promocin Turstica de Mxico, S.A. de C.V. Subdireccin General de Administracin Direccin de Recursos Materiales

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CONTENIDO

Nmero Tema Pgina

1 Objetivo 2

2 Alcance 2

3 Referencias 2

4 Polticas 2

5 Responsabilidades 3

6 Definiciones 4

7 Mtodo de Trabajo 5

7.1 Diagramas de Flujo 5

7.2 Descripcin de Actividades 6

8. Registros 8

9. Anexos 8

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1. OBJETIVO

Mantener el control, guarda y custodia de los bienes de consumo y activo fijo del Almacn, as como su distribucin eficiente y racional a las reas solicitantes, procurando un mejor aprovechamiento de los bienes.

2. ALCANCE

Esta instruccin de Trabajo aplica desde la recepcin de los bienes de consumo y activo fijo, su registro y su distribucin.

3. REFERENCIAS

3.1 Manual de Organizacin.

3.2 Manual de la Calidad de la Subdireccin General de Administracin, seccin 7, Realizacin del Servicio.

3.3 Gua Electrnica de Servicios Administrativos.

4. POLITICAS

Con base a estadsticas de consumo se deber mantener la existencia adecuada de artculos de oficina y bienes de consumo de uso continuo que requieran las reas para el desarrollo de sus funciones.

Anualmente se deber, actualizar y difundir el catlogo de artculos de oficina y bienes de consumo.

Anualmente se deber realizar el levantamiento del padrn inventarial de activo fijo en oficinas centrales con el propsito de actualizar los resguardos del personal de acuerdo al resultado del inventario.

Anualmente se debern actualizar los resguardos del personal de oficinas en el exterior.

Se dar entrada al almacn a aquellos artculos que cumplan con las especificaciones, cantidad y fecha de entrega estipulada.

Se deber realizar dos veces al ao el Inventario fsico de existencias de artculos y materiales de oficina y bienes de consumo e informar a la Direccin de Recursos Materiales el resultado de los mismos.

No se surtirn artculos y materiales durante el levantamiento del inventario debiendo comunicar con oportunidad la suspensin del suministro a todas las reas de la Institucin.

No proceder el pago de facturas de bienes adquiridos, que no observen el sello de entrada de almacn.

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Todas aquellas entregas de artculos que realicen los proveedores posterior a la fecha de entrega establecida se debern reportar a el rea de adquisiciones para que se proceda a la penalizacin correspondiente.

La Gerencia de Control Administrativo de Oficinas en el Exterior deber reportar la adquisicin de cualquier bien de activo fijo que realicen las oficinas en el exterior para el alta correspondiente y elaboracin del resguardo.

La Gerencia de Administracin de Personal deber notificar cualquier movimiento de personal o cambio en la estructura del CPTM

5. RESPONSABILIDADES Director de Recursos Materiales

5.1 Aprobar la Aplicacin de esta Instruccin de Trabajo. 5.2 Apegarse a las disposiciones contenidas en esta Instruccin de Trabajo.

5.3 Instruir para que los procedimientos de adquisicin estn apegados a la normatividad

Vigente.

5.4 Atender oportunamente los requerimientos formulados por las reas solicitantes. 5.5 Promover la atencin ante las instancias que correspondan de las necesidades de

capacitacin que se requieran por el personal a su cargo.

5.6 Revisar y mantener actualizado esta Instruccin de Trabajo

5.7 Coordinar y revisar los inventarios de bienes de consumo y de activo fijo.

5.8 Mantener una adecuada supervisin y control de las actividades objeto de esta Instruccin de Trabajo.

Asistente Administrativo (Encargada de Almacenes e Inventarios).

5.9 Elaborar esta Instruccin de trabajo y mantenerla actualizada. 5.10 Apegarse a las disposiciones contenidas en esta Instruccin de Trabajo.

5.11 Custodiar y controlar los bienes de consumo y activo fijo.

5.12 Controlar el padrn inventarial de activo fijo en oficinas centrales y del exterior.

5.13 Controlar la existencia de los materiales y artculos de oficina y bienes de consumo.

5.14 Comunicar todo cambio o mejora que pueda realizarse a este Documento.

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6 DEFINICIONES

6.1 Almacn. Sitio donde se encuentran los bienes de consumo de la Institucin.

6.2 Inventario. Procedimiento que se efecta para conocer la existencia de materiales, artculos de oficina, bienes de consumo y/o activo fijo.

6.3 DRM. Director de Recursos Materiales. 6.4 AA. Asistente Administrativo.

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7 METODO DE TRABAJO

Este diagrama presenta de forma general las actividades para el procedimiento de Control de Bienes de Consumo y de Activo Fijo.

7.1 DIAGRAMAS DE FLUJO

Reporte

Oficio

Reporte

Reporte

4. Captura en sistema Informacin de Inventarios

5. Revisa reporte de evaluacin de Inventario

2. Elabora etiquetas

de identificacin para inventarios

Asistente Administrativo

1. Elabora Programa para Inventarios Fsicos

INICIO

Etiquetas de Identificacin de

Inventario y marbetes

Director de Recursos Materiales

6. Recibe ajustes y recomendaciones

FIN

Programa para Inventario

7. Instruye a Asistente para realizar ajustes.

Resguardo de Activos

3. Lleva a cabo el levantamiento de

Inventarios

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7.2 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

Responsable Paso Actividad Documento de Trabajo

Asistente Administrativo

1. Elabora programa para inventarios fsicos.

1.1 Elabora el programa para el levantamiento de inventarios fsicos de bienes de consumo y activo fijo.

Programa de Inventario

1.2 Informa va Lotus Notes y/o circular a todas las reas de la Institucin los das en que se llevar a cabo la toma del padrn inventarial de activo fijo.

Correo Electrnico y/o Circular

1.3 Informa va Lotus Notes y/o circular a todas las reas de la Institucin los das que el Almacn no surtir artculos y materiales.

1.4 Realiza por medio del Sistema de Almacn, la impresin de artculos y materiales.

Listado de Materiales

2. Elabora etiquetas de identificacin para inventarios.

Etiquetas de Identificacin de

Inventario 2.1 Elabora las etiquetas de identificacin de

inventario fsico de activo fijo,

2.2 Elabora marbetes de identificacin de artculos y materiales de oficina contenidos en el almacn.

Marbetes

3. Lleva a cabo el levantamiento de inventarios

Hoja de Control

3.1 Para el activo fijo Revisa cada bien, anotando el No. de Inventario y en su caso el No. de Serie y Modelo del activo y coloca etiqueta de identificacin.

3.2 Localiza la ubicacin y el nombre del usuario responsable del bien.

3.3 Para bienes de consumo Efecta el conteo de artculos del almacn y anota en listado el resultado del conteo por artculo.

Listado de Materiales

4. Captura en Sistema Informacin del Inventario

Base de datos

electrnica Resguardo de Activos

Anexo 1

4.1

Para el activo fijo Identifica en el Sistema de Inventario y actualiza el resguardo correspondiente.

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Responsable Paso Actividad Documento de Trabajo

4.2 Recaba firma en el resguardo y entregar al usuario un tanto del mismo. Base de datos

electrnica

Reporte

4.3

Para bienes de consumo Captura en el Sistema de Control de Almacn el resultado del Inventario.

4.4 Turna al Director de Recursos Materiales el reporte de evaluacin del inventario.

Director de Recursos Materiales

5. Revisa reporte de evaluacin de inventario.

Reporte

5.1 Revisa que el reporte de evaluacin del inventario no presente diferencia mayor al 10% del valor total en existencias del Almacn General contra las cifras del Sistema de Almacn.

5.2 Informa al rgano Interno de Control el resultado del inventario.

6. Recibe ajustes y recomendacin

6.1 Recibir ajustes y recomendacin por parte del rea de auditoria.

7. Instruye al Asistente para realizar ajustes.

Reporte

7.1 Solicita al Asistente que realice los ajustes y emita un nuevo reporte de evaluacin del inventario.

7.2 Recibe del Asistente un nuevo reporte

7.3 Verifica que no presente diferencia mayor al 10% del valor total en existencias del Almacn General contra las cifras del Sistema de Almacn.

7.4 Emitir un reporte definitivo.

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8 ANEXOS

Anexo Nombre No. De Control

1 Resguardo de Activos FO-DRM-GS-02